Burn rate y runway: cómo calcularlos con su contabilidad

¿Cómo calculamos el burn rate y el runway con nuestra contabilidad?

El burn bruto es el efectivo que un negocio paga en sus operaciones en un mes. El burn neto es esa cifra menos el efectivo que recibe de los clientes. El runway (los meses de caja disponibles) es el efectivo conciliado disponible (el efectivo de la contabilidad una vez cotejado con el estado de cuenta del banco) dividido entre el burn neto, en meses. Indica cuánto tiempo dura el efectivo al ritmo actual. Los inversionistas, un prestamista o una junta directiva comprobarán la cifra de burn contra el estado de cuenta del banco, así que una cifra que no cuadre con el efectivo conciliado es la que hay que arreglar antes de una ronda de inversión o de una reunión de la junta. Son medidas de gestión, no términos definidos en el código tributario ni en las normas contables, así que anote cómo las calcula y mantenga el mismo método cada mes.

Si el efectivo recibido es igual o mayor que el efectivo pagado, no hay burn neto y no hay runway que calcular.

El burn neto es una cifra de efectivo, así que sale del estado de flujo de efectivo, no de la utilidad. Ese estado informa el dinero que entra y sale durante un período, y está relacionado con el ingreso neto, pero no es lo mismo (SEC: Beginners' Guide to Financial Statements).

El caso no es sencillo cuando se recaudó o se pidió prestado dinero en el período, los clientes prepagan planes anuales, hay facturas o cuentas abiertas al cierre del mes, la contabilidad usa el método de efectivo o el saldo de efectivo de la contabilidad nunca se concilió con el banco. Cada uno aleja el burn de la pérdida o del saldo bancario; el primer ejemplo muestra una pérdida que sugiere 14 meses de runway cuando el efectivo alcanza para 12. Las secciones siguientes los tratan uno por uno.

Si la diferencia entre su burn y la baja del saldo bancario sigue sin explicarse después de revisar esas diferencias de tiempo, si la contabilidad no se puede conciliar con el banco, o si una ronda de inversión o una reunión de la junta necesita una cifra de efectivo que usted deba defender, es el momento de que un profesional revise la contabilidad.

Reúna los estados de cuenta del banco y de las tarjetas de todas las cuentas, los informes de depósitos de los procesadores de pago, el saldo de efectivo conciliado, una lista de cuentas por pagar y facturas de clientes sin cobrar por antigüedad, el calendario de deudas, una lista de las rondas de inversión de este año y cualquier contrato con inversionistas o prestamistas que defina el efectivo o el burn.

¿Qué líneas de la contabilidad dan el burn neto: el estado de flujo de efectivo o el estado de resultados?

El burn neto es el efectivo neto usado en actividades operativas en el estado de flujo de efectivo. Ese estado tiene tres partes: actividades operativas, actividades de inversión (compra o venta de activos de largo plazo, como equipo) y actividades de financiamiento (captar dinero, pedir prestado y pagar deudas). La mayoría de los estados usan el método indirecto: la parte operativa parte del ingreso neto y lo ajusta por las partidas que no son efectivo y por el efectivo usado o aportado por otros activos y pasivos operativos (SEC). Con ese método, la pérdida neta del estado de resultados es la línea de partida, no la respuesta.

Para calcularlo cada mes:

1. Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta del mes (vea la sección sobre el saldo bancario más abajo).
2. Lea el efectivo neto usado en actividades operativas. Si la contabilidad no genera un estado de flujo de efectivo, o su resultado final no es igual al cambio en el efectivo conciliado, reconstrúyalo a partir de las líneas bancarias conciliadas, clasificando cada línea como operativa, de inversión o de financiamiento. Ignore las transferencias entre sus propias cuentas y cuente la factura de la tarjeta cuando se paga, no también cada cargo de la tarjeta. Un saldo de tarjeta sin pagar es una cuenta ya incurrida, así que muéstrelo junto a las cuentas por pagar.
3. Decida si las compras de equipo cuentan y anote la decisión.
4. Promedie una ventana de meses definida. Un solo mes oscila con el calendario de pagos; una ventana que incluya una renovación anual lo compensa.
5. Divida el efectivo conciliado entre ese promedio.

Algunos paquetes para la junta directiva muestran el burn con base en el estado de resultados: costos menos ingresos tal como están registrados, sin los costos que no son efectivo y sumando el efectivo gastado en equipo, como en estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva. Esa cifra es igual al burn de efectivo solo cuando no cambió ninguna cuenta por cobrar, cuenta por pagar, costo prepagado, ingreso diferido u otro saldo operativo, y el equipo se cuenta de la misma manera. Indique qué medida usa una cifra de runway y concilie ambas antes de compararlas.

¿Por qué el burn según el estado de resultados difiere de cuánto bajó el saldo bancario?

El estado de resultados registra los ingresos cuando se ganan y los costos cuando se incurren (base de acumulación). El saldo bancario registra cada dólar que se movió, incluidos el dinero captado, los préstamos y el equipo. La contabilidad con base de efectivo registra los ingresos y los costos cuando el dinero se mueve. El IRS describe esos mismos dos métodos para las declaraciones de impuestos (Publication 538), y una empresa puede llevar su contabilidad con una base distinta de la de su declaración. Cinco cosas separan la pérdida de la baja del saldo bancario:

El estado de flujo de efectivo es el cuadro que enumera estas partidas entre la pérdida y el cambio en el efectivo. Las secciones siguientes tratan el saldo bancario, el financiamiento y el momento de los pagos, en ese orden.

¿Por qué el saldo de efectivo de la contabilidad no coincide con el saldo del banco?

La contabilidad y el banco registran el mismo dinero en momentos distintos, o uno de los dos tiene un error. El IRS señala tres causas de una diferencia: el estado de cuenta incluye cargos bancarios que aún no se ingresan en la contabilidad, no incluye los depósitos hechos después de la fecha del estado de cuenta y no incluye los cheques que no se habían liquidado a esa fecha (Publication 583).

Una conciliación cierra la diferencia. Sume los depósitos que aún no están en el estado de cuenta, reste los cheques pendientes, ingrese lo que le falta a la contabilidad (como los cargos por servicios) y corrija lo que se registró mal. El saldo ajustado del estado de cuenta debe ser entonces igual al saldo ajustado de la contabilidad y, si no lo es, queda un error por encontrar (Publication 583).

Cuente todo el efectivo de la empresa: cada cuenta bancaria y los saldos que un procesador de tarjetas aún retiene y debe depositar. Deje fuera el dinero que la empresa no puede gastar, como el impuesto sobre las ventas cobrado y aún no remitido o los fondos de clientes que se guardan para terceros, o muéstrelo en una línea aparte junto al runway. Use el saldo conciliado de cada cuenta como el efectivo en la fórmula del runway. Una diferencia sin explicar significa que la cifra de efectivo aún no es confiable, y el runway que se base en ella tampoco. Una conexión bancaria no es una conciliación; vea la conexión bancaria no es una conciliación. Si la contabilidad lleva meses de atraso, vea cómo ordenar su contabilidad antes de captar inversión.

¿Qué movimientos de efectivo deben quedar fuera del burn: una ronda de inversión, dinero de un SAFE, préstamos recibidos, pagos de préstamos, retiros de los propietarios?

Las rondas de inversión, el dinero de un SAFE (acuerdo simple de capital futuro) o de un pagaré convertible, los préstamos recibidos y los pagos de préstamos quedan fuera del burn neto. Son financiamiento (dinero de propietarios, inversionistas y prestamistas, no dinero ganado de los clientes), no operaciones: la SEC ubica el efectivo captado al vender acciones o bonos o al pedir prestado a bancos, y el pago de un préstamo bancario, en las actividades de financiamiento, separadas de las actividades operativas (SEC). Los SAFE, los pagarés y los fondos de los propietarios por lo general se tratan igual; cómo se registran es una decisión de criterio que se explica en cómo ordenar su contabilidad antes de captar inversión y cómo registrar una ronda con precio.

Una ronda de inversión cambia el efectivo en el numerador del runway, no el burn en el denominador. El pago programado de un préstamo o un retiro de un propietario queda fuera del burn, pero igual usa efectivo; por eso anótelo junto a la cifra de burn e indique si el runway es antes o después de ese pago. El pago por trabajo, como el sueldo de un fundador o el pago garantizado a un socio, es un costo operativo y se queda en el burn; un retiro de utilidades o de capital no.

Contar el dinero de una ronda de inversión como si redujera el burn hace que el runway parezca más largo de lo que es.

¿Cómo alejan la utilidad del efectivo los planes anuales prepagados, las cuentas sin pagar y las facturas sin cobrar?

Los planes anuales prepagados, las cuentas sin pagar y las facturas sin cobrar son diferencias de tiempo: el estado de resultados registra la partida en un mes y el efectivo se mueve en otro. La diferencia se revierte más adelante, pero el mes intermedio distorsiona el ritmo.

Suavice las oscilaciones promediando una ventana lo bastante larga para absorber el pago grande, o proyectando el efectivo mes a mes para que cada pago conocido caiga en el mes en que se pagará. Las cuentas sin pagar son efectivo ya comprometido, así que muestre la antigüedad de las cuentas por pagar junto al saldo de efectivo. Una factura enviada antes de hacer el trabajo todavía no es ingreso; vea la guía de ingresos diferidos que se enlaza más abajo.

En una contabilidad con base de efectivo, los ingresos y los costos se registran cuando el dinero se mueve, así que el estado de resultados no muestra facturas sin cobrar ni cuentas sin pagar. La pérdida queda entonces más cerca del efectivo en esas dos partidas, pero quedan otras diferencias (equipo, pagos de préstamos), y las cuentas que aún esperan pago usarán efectivo y llegarán al estado de resultados solo cuando se paguen, así que inclúyalas en la proyección de efectivo. Cómo registrar los planes prepagados se explica en ingresos diferidos de suscripciones SaaS, y la contabilidad de efectivo frente a la de acumulación para inversionistas, en cómo pasar del método de efectivo al de acumulación. Un negocio rentable con la cuenta vacía se explica en rentable pero sin efectivo.

¿Cómo cambian los temas tributarios el burn de efectivo?

La compensación contra el impuesto de nómina por investigación cambia el burn de efectivo directamente. Las reglas de deducción del impuesto sobre la renta (Section 174A) cambian la declaración de impuestos, no los sueldos ni los pagos a proveedores del efectivo operativo; pueden cambiar el impuesto sobre la renta que paga una empresa rentable, que es efectivo operativo cuando se paga (instrucciones del Form 6765).

Una pequeña empresa calificada puede elegir aplicar hasta $500,000 al año de su crédito por investigación contra el impuesto de nómina del empleador. La elección se hace a más tardar en la fecha de vencimiento, prórrogas incluidas, de la declaración del impuesto sobre la renta presentada originalmente (la presenta la propia entidad si es una sociedad de personas o una corporación S), y no por más de cinco años (instrucciones del Form 6765). Quién califica y cómo hacer la elección se explica en el crédito por investigación contra el impuesto de nómina. La compensación llega tarde:

• El crédito se reclama en la declaración de impuestos de empleo del primer trimestre que comienza después de presentar la declaración del impuesto sobre la renta con la elección, con el Form 8974 adjunto (instrucciones del Form 8974). Para una empresa de año calendario que presenta el 17 de marzo, el segundo trimestre es el primero en que puede reclamarlo. Un empleador que presenta el Form 943 o 944 lo reclama en la declaración del año que incluye ese trimestre.
• Cada trimestre, el crédito reduce primero la parte del empleador del impuesto del Seguro Social hasta $250,000, y luego la parte del empleador del impuesto de Medicare; cualquier monto no usado pasa al trimestre siguiente.

Así que la compensación no es efectivo en el período en que se hace la investigación. Cuéntela en una proyección solo a partir del primer trimestre en que se pueda reclamar, y solo hasta el monto del impuesto de nómina que realmente se debe.

¿Cuántos meses hacia adelante debe mirar el runway y qué tiene que ver la prueba de negocio en marcha a un año?

Ninguna de las fuentes de esta página fija cuántos meses de runway conviene mantener; eso es una decisión de la gerencia y de la junta directiva. Existe una referencia oficial para mirar hacia adelante: la norma de negocio en marcha (going concern) para los estados financieros preparados según los US GAAP. En cada conjunto de estados anuales e intermedios, la gerencia evalúa si hay condiciones que generen una duda sustancial sobre la capacidad de la empresa de cumplir sus obligaciones a medida que venzan dentro del año posterior a la fecha de emisión de los estados, o a la fecha en que estén disponibles para emitirse cuando corresponda (completos en forma GAAP, con todas las aprobaciones de emisión obtenidas) (FASB ASU 2014-15). La norma se aplica a todas las entidades que preparan esos estados.

Cómo leer una cifra de runway frente a ese horizonte:

• La evaluación considera las obligaciones que vencen dentro del año posterior a la emisión de los estados (o a la fecha en que estén disponibles para emitirse), por lo que una proyección de efectivo mes a mes hasta esa fecha es la forma habitual de verlas, con los pagos grandes conocidos, como renovaciones anuales, pagos de préstamos y el primer trimestre de una compensación del impuesto de nómina, en el mes en que caen.
• Un runway de menos de doce meses es una condición que la gerencia pondera; por sí solo no prueba ni descarta una duda sustancial. La norma pregunta si es probable que la empresa no pueda cumplir sus obligaciones en ese año, considerando su liquidez, las obligaciones por vencer y los fondos necesarios para operar.
• Una ronda de inversión o un préstamo que aún no se cierra queda fuera del primer análisis. Cuenta después solo si es probable que el plan se lleve a cabo dentro del año y es probable que alivie la duda, lo cual generalmente requiere que la gerencia haya aprobado el plan antes de emitir los estados.
• Los planes alivien o no la duda, las notas deben describir las condiciones y los planes; si la duda no se alivia, también deben decirlo con claridad.

El runway es una cifra de planificación; la evaluación de negocio en marcha es un paso de información financiera con sus propios criterios. Si un contrato con inversionistas o una cláusula de un préstamo define el efectivo, el burn o un saldo mínimo de efectivo, use esa definición para ese fin y mantenga su propio método para planificar. Si sus estados deben prepararse según los US GAAP es una pregunta aparte; vea estados financieros auditados para inversionistas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

El burn neto es mayor que la pérdida

Una startup termina el mes con $1,200,000 de efectivo conciliado. Su estado de resultados muestra una pérdida de $85,000 sin costos que no sean en efectivo, pero el efectivo bajó $100,000. Cobró $5,000 de facturas anteriores, lo que sumó efectivo, y pagó $20,000 de cuentas del mes pasado, lo que usó efectivo. El burn neto es $85,000 - $5,000 + $20,000 = $100,000. El runway es de 12 meses ($1,200,000 ÷ $100,000), no los 14 meses que sugiere la pérdida.

Se cierra una ronda de inversión

Una empresa empieza el mes con $1,000,000 de efectivo y usa $200,000 en operaciones. El día 28 se cierra una ronda de $4,000,000. El saldo bancario sube $3,800,000 hasta $4,800,000, pero el burn neto sigue siendo $200,000 porque la ronda es financiamiento. El runway era de 4 meses antes de la ronda ($800,000 ÷ $200,000) y es de 24 meses después ($4,800,000 ÷ $200,000). Si se leyera el burn en el saldo bancario, se vería que el efectivo sube, no que se quema.

La contabilidad y el banco difieren

La contabilidad muestra $398,000 de efectivo y el banco muestra $412,000. La empresa giró cheques por un total de $14,000 que no se han liquidado, así que el saldo bancario ajustado es $398,000 y ambos coinciden. El efectivo que se debe usar es $398,000. Con un burn neto de $20,000, el runway es de 19.9 meses; la cifra del banco daría 20.6. Si solo se hubieran encontrado $12,000 en cheques, quedarían $2,000 sin explicar, la conciliación no estaría terminada y la cifra de efectivo aún no estaría lista para dividirse.

¿Es diferente en su caso?

• El burn de su modelo y la baja de su saldo bancario no coinciden, o el saldo de efectivo de su contabilidad no está conciliado: empiece con la conexión bancaria no es una conciliación y, si la diferencia sigue sin explicarse, lleve sus estados de cuenta del banco y su libro a ayuda contable para startups.
• Una ronda de inversión o su primera reunión de la junta necesita estados financieros que pueda defender: vea estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva; si las cifras deben resistir el análisis de los inversionistas, llévelas a ayuda contable para startups.
• Su contabilidad está atrasada, se lleva en una hoja de cálculo o nunca se concilió con el banco: vea cómo ordenar su contabilidad antes de captar inversión y reciba ayuda para ponerse al día con la contabilidad.
• Los clientes prepagan planes anuales o de varios años: vea ingresos diferidos de suscripciones SaaS.
• Sus cuentas no separan los costos de nómina, hosting e investigación como los leen los inversionistas: vea plan de cuentas para una startup.
• Planea usar el crédito por investigación contra el impuesto de nómina: vea el crédito por investigación contra el impuesto de nómina y reciba ayuda con impuestos para startups.
• Su contabilidad usa el método de efectivo pero los inversionistas quieren el de acumulación: vea cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.
• Un auditor o un prestamista plantea la duda de negocio en marcha, o el runway es de menos de un año sin financiamiento cerrado: la evaluación es una decisión de la gerencia y del auditor, así que lleve su proyección de efectivo a ayuda contable para startups; sobre las auditorías en general, vea estados financieros auditados para inversionistas.