Plano de contas de uma startup: margem bruta, P&D e burn rate

Que plano de contas uma startup deve criar?

O plano de contas de uma startup é a lista de contas contábeis em que cada transação é lançada. Monte-o de trás para frente, a partir das demonstrações que os investidores leem, e depois confira se a declaração de imposto pode ser preenchida com ele. Nenhuma regra tributária fixa essa lista: a lei geralmente não exige um tipo específico de registro, e o negócio pode usar qualquer sistema que mostre com clareza suas receitas e despesas (Publication 583). O modelo abaixo é um plano para relatórios a investidores, não uma regra.

Parta deste esqueleto e só acrescente uma conta quando alguém for lê-la. A numeração é uma convenção: deixe lacunas para poder inserir contas depois.

Depreciação e amortização ficam nos custos operacionais, em contas próprias: no custo da receita ou na função que usa o ativo (o guia da SEC deduz a depreciação do lucro bruto). O burn rate as soma de volta.

O caso deixa de ser simples quando:

• a escrituração ainda usa o plano de contas padrão do software de contabilidade;
• uma única conta de Salários reúne todos os empregados, ou uma única conta de Prestadores reúne desenvolvedores e o responsável contábil;
• engenheiros ou prestadores de serviços trabalham fora dos EUA;
• clientes pagam adiantado, ou entraram SAFEs e notas;
• uma rodada de investimento ou uma reunião do conselho está próxima e os meses passados precisam ser reclassificados.

Reúna: o plano de contas atual exportado, a folha de pagamento por pessoa com o cargo de cada uma, a lista de fornecedores com o que cada um faz, a composição acionária com os documentos assinados dos SAFEs ou das notas e os relatórios que os investidores pediram.

Reclassificar meses já fechados, decidir como dividir o tempo de um fundador e ligar as mesmas linhas à declaração de imposto exigem julgamento. É aí que uma startup com rodada de investimento ou reunião do conselho próxima costuma chamar um profissional; veja a última seção.

Quais linhas da demonstração do resultado os investidores leem?

Os investidores leem a demonstração do resultado de cima para baixo: receita, custo da receita, margem bruta e, depois, despesas operacionais por função. O guia da SEC sobre demonstrações financeiras descreve uma sequência usual de receita líquida, custo das vendas, lucro bruto e despesas operacionais, mas diz que as linhas podem aparecer em várias ordens. A regra da SEC para a demonstração do resultado de empresas de capital aberto mostra o custo dos serviços separado das despesas de vendas, gerais e administrativas (17 CFR 210.5-03). Essa regra não tem uma rubrica de P&D, e o padrão do FASB exige divulgar o total das despesas de P&D (Statement No. 2). Dividir as despesas operacionais em P&D, vendas e marketing e G&A é a convenção comum entre startups, não algo que essas fontes exijam.

O momento de reconhecer a receita está no guia reconhecimento de receita em uma startup.

O que entra no custo da receita e o que fica nas despesas operacionais?

O custo da receita (chamado de custo das mercadorias vendidas, ou COGS, em muitos planos de contas padrão) reúne os custos de entregar o que os clientes pagam; todo o resto é despesa operacional. Ele é a visão do investidor, não o custo das mercadorias vendidas do Form 1125-A usado na declaração de imposto (veja a seção sobre a declaração). Um custo lançado na seção errada muda a margem bruta sem mudar o prejuízo. Em uma empresa de software, os lançamentos usuais são:

Uma política de uma página, aplicada todo mês e comunicada ao conselho quando mudar, mantém os resultados comparáveis. GPUs, APIs de modelos e computação em nuvem precisam de uma divisão própria: veja custos de computação em nuvem na escrituração.

Como divido as despesas operacionais em P&D, vendas e marketing e G&A?

As despesas operacionais são divididas pela finalidade do trabalho: P&D constrói ou melhora o produto, vendas e marketing conquista clientes e G&A administra a empresa. Cada empregado, prestador de serviços e fornecedor vai para uma função, ou é dividido por uma regra declarada.

• P&D: equipe de engenharia, produto, design e dados; seus prestadores de serviços; ambientes de desenvolvimento e de teste (staging).
• Vendas e marketing: equipe de vendas e marketing, comissões (algumas podem ser capitalizadas e diluídas conforme as regras contábeis de receita; veja reconhecimento de receita em uma startup), publicidade, eventos, ferramentas de vendas.
• G&A: finanças, jurídico, RH, administração executiva, seguros, aluguel, software usado pela empresa toda.

Duas formas de embutir a divisão na escrituração:

• Contas por função. Um conjunto de contas de salários, prestadores e software sob cada função, como “Salários de P&D” e “Salários de G&A”. Funciona em qualquer software e sobrevive à exportação para uma planilha, ao custo de ter mais contas.
• Contas por tipo, mais uma etiqueta de departamento. Menos contas, mas cada fatura e cada linha da folha precisa de uma etiqueta, e uma etiqueta esquecida deixa o custo sem atribuição ou na função errada.

De qualquer forma, a folha de pagamento precisa lançar cada pessoa na função certa, então configure esse mapeamento primeiro. Custos compartilhados, como o aluguel, podem ficar em G&A ou ser rateados pelo número de pessoas, segundo uma regra escrita. A remuneração em ações costuma aparecer na função da pessoa que a ganhou, em conta própria, para o burn rate poder somá-la de volta.

O que conta como P&D na escrituração e em que o crédito de pesquisa é diferente?

O P&D na escrituração segue a definição do padrão contábil. A dedução de imposto e o crédito de pesquisa usam, cada um, um teste diferente, então um mesmo custo pode passar em um e falhar em outro.

O desenvolvimento de software também pode ser capitalizado, segundo uma norma contábil separada, aplicada pelo seu contador ou auditor. Se você capitalizar algum, mantenha uma conta de software capitalizado separada da despesa de P&D; quando capitalizar não é tratado aqui.

A seção 174A alcança a pesquisa doméstica paga em ligação com uma atividade empresarial, e o crédito geralmente exige que o negócio esteja em operação. Só para pesquisa interna, o crédito considera esse teste cumprido quando a finalidade principal do gasto é usar os resultados em uma futura atividade empresarial ativa do contribuinte (26 U.S.C. 41(b)(4)). Mantenha os custos internos de antes do lançamento separados da pesquisa feita por prestadores, que essa regra não cobre.

Três consequências para o plano de contas. A linha de P&D da escrituração é uma lista inicial de pessoas e fornecedores, não a base de custos do crédito. A pesquisa feita fora dos EUA pertence a contas próprias, porque a regra de dedução é diferente. E o Form 6765 pede os gastos com pesquisa por componente do negócio, como um produto, um processo ou um software, então uma etiqueta de produto ou projeto nos custos de P&D permite que a escrituração responda depois. A dedução está em dedução de custos de desenvolvimento de software nos EUA e o formulário em crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha.

Como divido a remuneração de fundadores e engenheiros entre as funções?

Divida a remuneração de cada pessoa pela parcela do tempo dedicada a cada função, registre a parcela e o período a que ela se refere e guarde por trás dela um registro de tempo feito na época. O crédito geralmente aloca os salários pelo tempo qualificado, mas uma regra anual de “substancialmente todo” o tempo pode mudar o resultado (26 CFR 1.41-2(d)). Um único registro de tempo pode sustentar as duas visões; o crédito ainda exige o salário integral e os registros de serviço de cada pessoa.

1. Lance inteiramente na função as pessoas de uma só função e mantenha uma lista com o cargo e as datas de cada uma. Para funções mistas, como fundadores que programam e também vendem, defina um percentual mensal e escreva como o obteve: registros de tickets ou de projetos, ou um diário curto mantido enquanto o trabalho acontece.
2. Mantenha os salários separados dos impostos sobre a folha e dos benefícios pagos pelo empregador. O FASB conta os salários e outros custos relacionados das pessoas que fazem P&D, então a escrituração pode somar impostos sobre a folha e benefícios do empregador a uma função. O crédito conta os salários como definidos na seção 3401(a) (26 U.S.C. 41(b)(2)(D)). Contas separadas mantêm as duas visões.
3. Divida os prestadores de serviços pelo que cada um faz. Um desenvolvedor vai para P&D e um responsável contábil para G&A. Guarde cada contrato assinado e sua data: o crédito conta só parte da pesquisa contratada, e apenas sob um contrato feito antes de a pesquisa começar (26 CFR 1.41-2(e)). Prestadores fora dos EUA têm contas próprias, ou uma subconta por país, e o contrato deve dizer onde o trabalho é feito; veja desenvolvimento de software feito no exterior.
4. Mantenha os diretores identificáveis por pessoa. A remuneração de diretores é informada separada dos demais salários na linha 12 do Form 1120, com o Form 1125-E acima de um limite de receita (instruções do Form 1120, instruções do Form 1125-E), então dê a cada fundador uma conta própria para sua remuneração. Veja salário de fundador em uma corporação financiada por venture capital.

Os fundadores de uma sociedade de pessoas recebem por pagamentos garantidos ou retiradas, não por folha de pagamento, porque os sócios não são empregados (IRS: Partnerships); o Form 1065 informa os pagamentos garantidos na linha 10, separados dos salários na linha 9 (instruções). Veja pagamentos garantidos e retiradas de sócios.

Quais contas do balanço patrimonial uma startup deve abrir no primeiro dia?

Abra estas no primeiro dia: caixa por conta, contas a receber e despesas antecipadas, contas a pagar e provisões, receita diferida, SAFEs e notas e patrimônio líquido. Ao contrário das contas de receita e despesa, que são encerradas todo ano, elas ficam abertas para sempre (Publication 583). Um conjunto inicial:

Se um SAFE é registrado como passivo ou como patrimônio líquido depende dos seus termos segundo o US GAAP; é um julgamento dos contadores da empresa, revisado por um auditor, se houver. A conversão está em registro de uma rodada precificada e o patrimônio líquido de uma LLC em contas de patrimônio líquido de uma LLC. O burn rate líquido é refeito a partir do fluxo de caixa, usando as contas acima de custos que não saem do caixa, receita diferida, despesas antecipadas, contas a pagar e financiamento.

Quantas contas bastam?

Um teste comum para abrir uma conta: alguém de fora da contabilidade a lê pelo nome, como uma linha para investidores, uma linha do conselho, uma linha da declaração de imposto ou um registro de que o crédito de pesquisa precisa. Se juntar duas contas não muda nenhuma resposta de que elas servem, junte-as.

Como as linhas da demonstração do resultado se ligam à declaração de imposto?

A declaração pede os custos por tipo, não por função. As linhas de dedução do Form 1120 incluem remuneração de diretores, salários, aluguéis, impostos e licenças, juros, depreciação, programas de benefícios a empregados e outras deduções listadas por tipo (instruções); nenhuma é P&D, vendas ou G&A. Por isso o plano de contas precisa das duas visões: função para os investidores e tipo para a declaração. Mantenha um mapa de uma página de cada conta para a sua linha da declaração. Os números de linha abaixo seguem os formulários de 2025; confira o formulário do ano corrente antes de confiar neles.

O Form 1125-A gira em torno de estoque, compras e mão de obra de produção, e se aplica quando a entidade informa uma dedução de custo das mercadorias vendidas (formulário). Saber se o custo da receita de uma empresa de software ou de serviços cabe aí é uma questão de fatos; veja custo das mercadorias vendidas em uma empresa de serviços e da escrituração à declaração de imposto da empresa. Uma corporação S entrega o Form 1120-S, que tem seus próprios números de linha.

Que mudanças no plano de contas são seguras no meio do ano, e quando o histórico precisa ser reclassificado?

Acrescentar contas é seguro a qualquer momento; mover custo entre seções não é, porque muda uma comparação.

Quando o histórico precisa ser reclassificado:

1. Escreva a nova política com a data em que começa a valer.
2. Mantenha uma lista que liga cada conta antiga à nova.
3. Reclassifique todos os meses que ficarão ao lado dos meses novos em um pacote para o conselho ou em um data room (sala virtual de documentos), usando os registros de cada mês, para que a mudança não seja lida como uma oscilação nos resultados. Não aplique uma divisão de tempo posterior aos meses anteriores.
4. Para meses já fechados, ou usados em uma declaração entregue ou em demonstrações emitidas, refaça a classificação no relatório a partir da lista de mapeamento, em vez de editar as transações. Veja data de fechamento depois de entregues os impostos.

Mover um valor entre linhas sem mudar o momento em que a renda é incluída ou a dedução é tomada não é, por si só, uma mudança de método contábil para fins de imposto; já uma mudança como a do regime de caixa para o de competência é, e geralmente precisa de aprovação do IRS (Publication 538). Veja passar do regime de caixa para o de competência.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

O custo da receita define a margem bruta

Uma startup de SaaS em estágio seed tem receita mensal de US$50.000. A hospedagem custa US$8.000, as taxas de pagamento US$1.500 e o salário de suporte US$4.500. Esses US$14.000 vão para o custo da receita, e a margem bruta é de 72%. Se o plano de contas padrão lançar os mesmos três custos em G&A, o custo da receita é de US$0 e a demonstração do resultado mostra 100%; os investidores então refazem os 72% a partir das faturas.

A divisão do tempo de um engenheiro

Dois engenheiros recebem US$15.000 por mês cada um. Cada um dedica 80% do tempo ao produto novo e 20% a correções para clientes do produto em operação. Pela política escrita da startup, P&D mostra US$24.000 e o custo da receita mostra US$6.000. Um registro de tempo feito na época sustenta a divisão na escrituração. A divisão contábil não define os salários qualificados para o crédito: os testes do próprio crédito, incluindo a regra anual de substancialmente todo o tempo, podem dar um resultado diferente.

Uma conta única de Prestadores

Uma conta única de Prestadores reúne US$12.000 por mês: um desenvolvedor nos EUA com US$9.000 e um responsável contábil com US$3.000. Dividi-la leva US$9.000 para P&D e US$3.000 para G&A. Para o crédito, no máximo 65% dos US$9.000 do desenvolvedor, ou US$5.850, podem contar, e só se o desenvolvedor estiver nos EUA, a pesquisa se qualificar e o contrato tiver sido feito antes de o trabalho começar.

E no seu caso?

• Uma rodada de investimento ou reunião do conselho está a poucos meses e a demonstração do resultado não mostra margem bruta nem P&D por função, ou a escrituração está no plano de contas padrão e os meses passados precisam ser reclassificados: quais contas manter, como refazer o histórico e como as linhas chegam à declaração dependem dos seus registros; veja contabilidade para startups.
• Sua LLC tributada como sociedade de pessoas vai virar corporação C, muitas vezes antes de uma rodada seed: as contas de patrimônio líquido e a coluna da declaração na tabela acima mudam a partir da data da conversão; veja como levar uma startup para uma corporação de Delaware.
• Você precisa do pacote para o conselho e do fechamento mensal: veja demonstrações financeiras mensais para investidores e para o conselho.
• GPUs, APIs de modelos ou hospedagem em nuvem puxam seus custos: veja custos de computação em nuvem na escrituração.
• Clientes pagam planos anuais adiantados: veja receita diferida em assinaturas de SaaS.
• Sua escrituração está atrasada ou em uma planilha: veja como arrumar a escrituração antes de captar investimento e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você está escolhendo software ou planejando o primeiro ano depois de uma rodada: veja software de contabilidade para startups antes do investimento e escrituração contábil de uma startup financiada por venture capital.
• Você quer o crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha, ou os desenvolvedores trabalham fora dos EUA: veja crédito de pesquisa contra o imposto sobre a folha e desenvolvimento de software feito no exterior.