Empréstimo SBA: demonstrações financeiras e Form 413 exigidos

Quais são as exigências de demonstrações financeiras para um empréstimo da SBA a uma empresa existente?

O credor da SBA pede a uma empresa existente três anos de histórico financeiro, uma demonstração intermediária, uma relação de dívidas da empresa, um demonstrativo financeiro pessoal de cada proprietário e garantidor, e transcrições do IRS para conferir tudo isso. Você faz o pedido por meio de um credor, não da SBA, e quem manda é a lista de documentos do credor. O manual de normas da SBA para credores, o Standard Operating Procedure 50 10 (o SOP, abaixo), define o que os credores devem coletar; a política do próprio credor pode acrescentar exigências. Esta página segue a versão 8.1, e a SBA revisa o SOP, então pergunte ao credor com quais datas e limites ele está trabalhando (SBA: empréstimos 7(a), SOP 50 10).

A maioria das pequenas empresas usa um de dois programas. O empréstimo 7(a) é o principal empréstimo empresarial da SBA, concedido por um credor participante. O empréstimo 504 é um financiamento de longo prazo, com taxa fixa, para grandes ativos fixos, concedido por uma Certified Development Company (CDC, empresa de desenvolvimento certificada) em conjunto com um credor principal (SBA: empréstimos 504). Um 7(a) Small loan é um empréstimo 7(a) a prazo de até $350.000. As tabelas abaixo indicam onde os programas diferem.

Os três anos são declarações de imposto ou, para cada ano, um balanço patrimonial com relação de dívidas e uma demonstração do resultado. O credor os coleta do solicitante e de quaisquer afiliadas (13 CFR 120.191, SOP 50 10).

O caso deixa de ser simples quando os livros estão meses atrasados (uma demonstração intermediária precisa vir de livros fechados e conciliados), quando as demonstrações e as declarações entregues não batem, quando empréstimos de proprietários ou cartões de crédito da empresa nunca foram registrados, quando uma corporação mistura o dinheiro do proprietário com o da empresa, ou quando empresas relacionadas também precisam enviar demonstrações.

Antes de preparar qualquer coisa, confira quem é o proprietário da empresa. A SBA limita esses empréstimos a empresas cujos proprietários diretos e indiretos e garantidores obrigatórios sejam todos cidadãos dos EUA ou nacionais dos EUA (U.S. nationals) com residência principal nos Estados Unidos, em seus territórios ou possessões. Toda pessoa jurídica proprietária também deve ter sido constituída lá, então uma controladora estrangeira é uma proprietária inelegível. A lista de pessoas inelegíveis do SOP inclui ainda os residentes permanentes legais (portadores de green card) e os portadores de visto, com uma exceção estreita para uma garantia limitada ou complementar (SOP 50 10). Pergunte ao credor sobre qualquer proprietário ou garantidor cuja cidadania ou residência seja duvidosa.

Reúna:

• Três anos de declarações entregues, ou balanços patrimoniais e demonstrações do resultado do fim de cada ano
• Um balanço patrimonial e uma demonstração do resultado intermediários, de livros fechados e conciliados
• Uma lista de todas as dívidas da empresa, inclusive empréstimos de proprietários e cartões de crédito da empresa
• Relatórios de vencimento das contas a receber e a pagar (um pacote 504 os pede; pergunte a um credor 7(a) se ele também os quer)
• Demonstrações ou declarações de qualquer empresa afiliada (um pacote 504 pede os últimos dois ou três anos)
• O Form 413 de cada proprietário com 20% ou mais e de cada garantidor (um pacote 504 também pede a última declaração federal de cada um)
• Confirmações de entrega eletrônica e comprovantes de pagamento de impostos

Quão recente deve ser a demonstração intermediária?

As demonstrações intermediárias devem ser datadas de até 120 dias antes de o credor enviar o pedido à SBA, tanto nos empréstimos 7(a) quanto nos 504 (SOP 50 10). O prazo corre até a data do envio, então o tempo de processamento do credor conta contra você. Pergunte ao credor quando pretende enviar e qual data da demonstração ele considera, e depois conte 120 dias para trás: uma demonstração com data anterior a essa é velha demais e deve ser substituída por uma de um fim de mês mais recente. Pergunte também se o credor quer as demonstrações de fim de ano assinadas ou datadas dentro dessa janela: a lista de documentos do pedido, no SOP, diz que as demonstrações financeiras da empresa devem ter data dentro dela e não separa as de fim de ano das intermediárias.

O empréstimo 504 tem um segundo teste. Antes de o título de dívida ser financiado, a CDC deve dar um parecer por escrito de que não houve mudança substancial adversa, ainda não sanada, na sua capacidade de pagamento, apoiado em demonstrações datadas de até 120 dias antes da data-limite do financiamento. Se o fechamento atrasar, pode ser preciso um novo parecer e uma demonstração mais recente (SOP 50 10).

Em um 7(a) Small loan, o credor só pode calcular a cobertura do serviço da dívida com a última demonstração de fim de ano, sozinha, se ela estiver datada e tiver sido recebida em até 120 dias do fim do ano. Para uma empresa com ano-calendário, essa janela fecha por volta do fim de abril. Depois disso, o credor combina a demonstração de fim de ano com uma intermediária, ou usa projeções. Esse é um de três métodos permitidos, e a lista de documentos do pedido ainda cita uma demonstração intermediária, então pergunte se o credor a quer de qualquer modo. Em um empréstimo SBA Express, o credor segue os próprios procedimentos para empréstimos semelhantes que não são da SBA (SOP 50 10).

O que é o demonstrativo financeiro pessoal de um empréstimo da SBA (Form 413)?

O Form 413 da SBA lista os ativos, os passivos, as fontes de renda e os passivos contingentes de uma pessoa e é usado nos empréstimos 7(a) e 504 (Form 413 da SBA). Cada empresário individual, sócio geral, membro administrador de uma LLC, proprietário de 20% ou mais do patrimônio e qualquer pessoa que garanta o empréstimo preenche um, e o formulário de um proprietário inclui os ativos do cônjuge e dos filhos menores (instruções do Form 413). Segundo o SOP, ter 20% ou mais também significa uma garantia pessoal: cada pessoa física com essa participação, direta ou por meio de outra entidade, deve dar uma garantia ilimitada do empréstimo e, se ninguém a tiver, pelo menos um proprietário deve garantir o empréstimo integralmente. Uma entidade com essa participação também garante, com as próprias demonstrações financeiras. Um cônjuge que tem menos também deve garantir integralmente quando a participação somada dos cônjuges e dos filhos menores chega a 20%. Quem estava sujeito a essa regra 6 meses antes do pedido continua sujeito depois de reduzir a participação abaixo do limite, a menos que abra mão de toda a propriedade e de qualquer função na empresa. O SOP também diz que um cônjuge que não é proprietário não precisa assinar o demonstrativo financeiro pessoal, enquanto a certificação do formulário cita o cônjuge de um proprietário quando os ativos do cônjuge são incluídos, então pergunte ao credor quem assina. O SOP abre exceção para a pessoa a quem o credor pede a garantia por cautela, não porque a SBA a exija, e permite que o credor use um formulário equivalente próprio (SOP 50 10).

O formulário cobre dinheiro em caixa, contas de aposentadoria, imóveis e financiamentos imobiliários, notas a pagar por credor, impostos em atraso, outros passivos e seguros de vida. Liste cada imóvel separadamente, inclusive os alugados. Os passivos contingentes incluem dívidas que você assinou em conjunto ou endossou. Use informações pessoais, não da empresa, e divida os ativos e passivos em conjunto (Form 413).

Assine e date o formulário em até 90 dias antes do envio à SBA. O cabeçalho do próprio formulário traz 120 dias para os empréstimos 7(a) e 504, mas o limite do SOP é mais curto, e as regras de garantia e do 504 também medem o período até a aprovação do empréstimo, então um formulário pode ficar velho enquanto o pedido está em análise. Conte com o limite do SOP (SOP 50 10).

Quem assina certifica, sob pena de processo criminal, que as informações são verdadeiras e completas. Monte o formulário a partir de demonstrações atuais, não de memória.

O que é a relação de dívidas da empresa, e ela inclui empréstimos de proprietários?

A relação de dívidas da empresa é uma lista que a própria empresa prepara de tudo o que deve. Nos empréstimos 7(a) padrão (acima de $350.000), o SOP considera importante que o credor obtenha uma relação atual preparada pelo solicitante, inclusive qualquer dívida com acionistas (SOP 50 10). Os empréstimos de proprietários e de acionistas entram nela ao lado da dívida bancária, com seus prazos de pagamento ou a indicação de que não há nenhum.

O pacote 504 detalha as colunas, que servem de modelo para qualquer credor: data e valor originais, parcela mensal, situação (em dia, em atraso, quitado ou baixado como prejuízo), taxa de juros, saldo atual, vencimento, a quem é devido e garantia. Ele cobre cada empréstimo de curto e de longo prazo em aberto ou previsto para os próximos 12 meses, exceto o próprio empréstimo 504. O pacote 504 também lista financiamentos governamentais anteriores; em um empréstimo 7(a), o Form 1919 da SBA coleta a dívida existente e os financiamentos governamentais (SOP 50 10).

Liste também os cartões de crédito da empresa, as linhas de crédito e os financiamentos de equipamentos. O SOP mede a cobertura contra os pagamentos de todas as dívidas da empresa. Em 7(a) Small loans, o credor analisa os dois meses mais recentes de extratos da principal conta operacional para confirmar que toda dívida está no cálculo, então um pagamento recorrente que você não consiga ligar a uma dívida listada gera uma pergunta (SOP 50 10).

Minhas demonstrações precisam bater com minhas declarações de imposto, e como o credor confere?

O credor deve testar se as suas demonstrações concordam com as declarações que você entregou e conciliar qualquer diferença com as transcrições do IRS. Se houver diferenças, leve uma ponte escrita do lucro das demonstrações até a renda da declaração, com comprovação de cada etapa. A verificação fiscal da SBA pergunta se o solicitante entregou as declarações da empresa e se as demonstrações financeiras concordam com elas; um solicitante que não entregou as declarações federais exigidas não é elegível (SOP 50 10).

Em um empréstimo 7(a) que não seja SBA Express, o credor obtém as transcrições e as concilia antes do primeiro desembolso. Um credor SBA Express pode desembolsar primeiro, mas, se confiar nas suas demonstrações, ainda deve conferi-las e conciliá-las depois. Em um empréstimo 504, a CDC faz isso antes de pedir o financiamento do título de dívida, a parte do financiamento garantida pela SBA. As diferenças significativas devem ser resolvidas a contento do credor e, em um empréstimo que a própria SBA analisa (não delegado), do centro de processamento da SBA. Se um credor desembolsar e depois não conseguir conciliar, a garantia dele pode ser sujeita a reparo ou negada nos termos do SOP.

O credor obtém as transcrições pelo Income Verification Express Service do IRS, que só libera registros com o consentimento do contribuinte, usando o Form 4506-C, ou pelo Form 8821, que indica o credor como designado. A SBA não permite que o tomador do empréstimo nem o próprio preparador de declarações dele entreguem o Form 8821. O IRS deve receber um Form 4506-C assinado em até 120 dias da assinatura, então um formulário assinado muito antes de o credor enviá-lo pode perder a validade e precisar ser assinado de novo. Sobre os tipos de transcrição, veja como comprovar renda a um credor.

O credor solicita as transcrições dos últimos três anos, no máximo, e de menos anos para uma empresa mais nova. O último exercício fiscal fica de fora se terminou em até 6 meses antes de a SBA receber o pedido; havendo prorrogação, o credor precisa de uma cópia do pedido de prorrogação e de comprovantes dos pagamentos de imposto estimado. Para uma empresa individual, o credor confere o Schedule C. Em um território dos EUA em que a empresa não entrega declaração federal de imposto de renda, o credor confere, em vez disso, as declarações do território com carimbo de recebimento. Guarde as confirmações de entrega eletrônica e os comprovantes de pagamento: quando o IRS não tem registro de uma declaração, o credor precisa de comprovante de entrega e de pagamento ou restituição (SOP 50 10).

Os livros e as declarações costumam diferir por motivos comuns: depreciação lançada de forma diferente para fins fiscais, receitas e despesas que caem em períodos diferentes, ou itens pessoais pagos pela empresa. O SOP não lista motivos aceitáveis; ele exige a conciliação.

A SBA exige demonstrações preparadas, revisadas ou auditadas por um CPA?

Não como regra geral: o SOP não estabelece nenhum nível de CPA para um empréstimo a prazo 7(a) a uma empresa existente e, nos empréstimos pequenos, permite que a demonstração de fim de ano seja uma declaração de imposto, uma demonstração interna ou uma demonstração preparada por um contador. Ele cita um nível de CPA apenas nos casos abaixo e em um empréstimo para comprar uma empresa, e a política do próprio credor pode exigir mais (SOP 50 10).

Uma compilação, uma revisão e uma auditoria são serviços diferentes. Se um credor pedir uma demonstração de CPA, pergunte qual nível ele aceita antes de contratar uma. Veja demonstrações auditadas quando um credor pede.

O que entrego se a empresa é nova?

A SBA trata como nova uma empresa que opera há 2 anos ou menos quando o empréstimo é aprovado. Ela apresenta projeções no lugar do histórico que falta, mais as demonstrações dos meses em que já operou. Em um empréstimo 7(a) padrão, o credor precisa de projeções detalhadas, com premissas, que alcancem a cobertura de 1,15:1 em até 2 anos após o financiamento. Em um 7(a) Small loan, projeções de 12 meses devem alcançar 1,10:1 em até um ano (SOP 50 10).

O pacote 504 de uma empresa nova acrescenta um balanço patrimonial pro forma, demonstrações do resultado projetadas, quando couber, e uma análise mensal do fluxo de caixa (SOP 50 10). O Form 413 e a documentação dos proprietários e garantidores continuam sendo exigidos, e os meses já operados precisam de livros fechados para a demonstração intermediária.

O que muda entre um empréstimo 7(a) e um 504?

Um empréstimo 7(a) passa por um credor participante; um empréstimo 504 passa por uma CDC que trabalha com um credor principal. Os pacotes de demonstrações do SOP são diferentes:

Ambos limitam as demonstrações intermediárias a 120 dias e fixam uma cobertura mínima de 1,15:1 para um empréstimo padrão, medida de formas diferentes (veja a tabela de cobertura abaixo). Fonte: SOP 50 10.

O que o credor calcula a partir das minhas demonstrações?

O credor calcula a cobertura do serviço da dívida: o fluxo de caixa operacional dividido pelo serviço da dívida. O SOP define o fluxo de caixa operacional como o lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização, e o serviço da dívida como os pagamentos futuros obrigatórios de principal e juros de todas as dívidas da empresa, inclusive o novo empréstimo (SOP 50 10).

O credor ajusta o fluxo de caixa e deve justificar cada ajuste, como gastos de capital não financiados, receitas não recorrentes, distribuições (inclusive distribuições para pagar os impostos dos proprietários de uma corporação S), aluguel e retiradas do proprietário. Se os resultados passados ficarem aquém, um credor 7(a) padrão ou 504 analisa, em vez deles, pelo menos dois anos de projeções. Um pedido de 7(a) Small loan aumentado para mais de $350.000 passa a ser um empréstimo 7(a) padrão. Um empréstimo para comprar uma empresa segue seus próprios mínimos de cobertura, então os valores acima não se aplicam a ele (SOP 50 10).

Todos os números vêm dos seus livros. Um empréstimo que falta na relação subestima o serviço da dívida; custos pessoais pagos pela empresa ou remuneração do proprietário lançada na conta errada mudam o fluxo de caixa que o credor precisa explicar. Identifique as retiradas do proprietário, as distribuições, os itens pontuais e os custos pessoais para que o credor possa vê-los.

Exemplo

Apenas valores ilustrativos em dólares americanos.

Uma demonstração intermediária velha

O proprietário de um restaurante pede um empréstimo SBA 7(a) de US$350.000. O credor vai enviar o pedido à SBA em 15 de novembro. Uma demonstração do resultado datada de 30 de junho tem 138 dias, acima do limite de 120 dias. Uma datada de 31 de agosto tem 76 dias e serve, então o proprietário fecha os livros até agosto antes de o pacote ser entregue.

Uma relação de dívidas com um empréstimo do proprietário

Uma corporação deve US$60.000 por um equipamento, US$25.000 ao proprietário e US$10.000 em um cartão de crédito da empresa. A relação lista as três dívidas, US$95.000 no total, cada uma com credor, valor original, saldo, taxa, pagamento, vencimento e garantia. Os US$25.000 do proprietário ficam ao lado da dívida bancária, porque, em um empréstimo 7(a) padrão, o SOP pede aos credores uma relação que inclua as dívidas com acionistas. Se os livros nunca registraram os US$25.000 nem o saldo do cartão, a relação não vai bater com o balanço patrimonial, então os livros precisam ser corrigidos antes de a relação poder ser produzida.

Demonstrações e declaração que não batem

As demonstrações mostram lucro de US$85.000 e a declaração entregue mostra US$60.000. O credor deve conciliar a diferença de US$25.000 com a transcrição do IRS. O proprietário leva uma ponte escrita de US$85.000 até US$60.000, apontando cada causa (depreciação, itens pessoais, diferença de período) com um demonstrativo ou razão por trás, para que o credor possa resolver a diferença.

E no seu caso?

• Seu credor enviou uma lista de documentos e seus livros estão meses ou anos atrasados: as demonstrações só podem sair de livros fechados e conciliados. Veja como atualizar uma escrituração contábil atrasada e contrate ajuda com escrituração contábil dimensionada para a lista.
• Suas demonstrações não batem com suas declarações, ou empréstimos de proprietários e cartões de crédito da empresa nunca foram registrados: o credor deve resolver a diferença com as transcrições do IRS, e os livros muitas vezes precisam de correções e de uma conciliação escrita antes do envio. A lista de verificação do fechamento do ano mostra o que deve estar fechado; a ajuda com escrituração contábil cobre correções e conciliações.
• Sua corporação mistura o dinheiro do proprietário com o da empresa: veja despesas pessoais pagas pela conta da empresa e empréstimos de acionistas a uma corporação S. Se o histórico nunca foi separado, a ajuda com escrituração contábil pode reconstruí-lo antes que o credor pergunte.
• Uma declaração não foi entregue: um solicitante que não entregou as declarações federais exigidas não é elegível. Veja como regularizar declarações de empresa não entregues. Para os livros dos quais as declarações são montadas, veja a ajuda com escrituração contábil; para as declarações, declarações de imposto de empresas ou, para um empresário individual, declarações de imposto de pessoa física.
• Um proprietário ou garantidor não é cidadão dos EUA, ou mora fora dos Estados Unidos: as regras de elegibilidade de proprietários da SBA decidem isso antes de qualquer demonstração importar. Pergunte primeiro ao credor; esta página não aborda elegibilidade.
• Você precisa do pacote geral de um empréstimo bancário ou está comprovando renda de autônomo: veja demonstrações financeiras para um empréstimo bancário, como comprovar renda a um credor e renda do Schedule C para um financiamento imobiliário.
• Você está comprando uma empresa com um empréstimo da SBA: o credor também testa os números do vendedor, e um relatório de quality of earnings pode ser exigido. Veja relatórios de quality of earnings.
• O empréstimo foi aprovado, ou você tem um empréstimo para desastres da SBA (EIDL): esta página cobre empréstimos 7(a) e 504. Para um empréstimo aprovado, veja como registrar um empréstimo empresarial; para saber por quanto tempo guardar os registros do empréstimo, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.