T1044 e T3010: contas de entidades sem fins lucrativos no Canadá

Minha organização é sem fins lucrativos ou entidade beneficente registrada?

A CRA trata as duas como entidades diferentes, e qual delas você é define a declaração que entrega e as regras de registros que segue. Uma entidade beneficente registrada (registered charity) é registrada na CRA, emite recibos oficiais de doação e entrega a T3010 todos os anos. Uma associação atlética amadora canadense registrada (RCAAA), um órgão esportivo registrado na CRA, entrega o Form T2052 em até seis meses após o fim do período fiscal, e não a T3010 nem a T1044 (subseção 149.1(14); T4117). Uma organização sem fins lucrativos (NPO) é um clube, sociedade ou associação que não é uma entidade beneficente, é organizada e opera exclusivamente para bem-estar social, melhoria cívica, lazer ou recreação ou outra finalidade que não seja o lucro, e nenhuma parte da sua renda é paga, nem fica disponível para benefício pessoal, a um proprietário, membro ou acionista (Income Tax Act, parágrafo 149(1)(l); guia T4117 da CRA). Uma NPO não pode emitir recibos fiscais de doações ou de mensalidades de associados (T4117). Um clube esportivo que nunca se registrou só é uma NPO se atender a esse teste.

Três pontos tornam o caso mais complexo. Primeiro, a definição de entidade beneficente na lei não depende do registro (subseção 149.1(1)), e o parágrafo 149(1)(l) cobre apenas a entidade que, na opinião do Ministro, não é uma entidade beneficente. Se uma organização não registrada com finalidades beneficentes é uma entidade beneficente ou uma NPO depende das suas finalidades e de como ela usa seus recursos, e quem decide é a CRA. Segundo, uma organização que opera com fins lucrativos ou paga sua renda aos membros pode nem atender ao teste de NPO. Terceiro, uma T1044, T2 ou T3010 não entregue em um ano anterior, uma carta da CRA ou livros recebidos sem demonstrações pedem que se confira o histórico de entregas e se reconstruam os anos afetados, sem perder de vista os prazos atuais; veja “E no seu caso?” no final.

Reúna antes de entregar qualquer coisa: o regimento interno ou o estatuto, a carta de registro da CRA, se houver, as últimas demonstrações financeiras, os extratos bancários, os contratos de subvenção e as listas de membros, diretores remunerados e empregados.

Quem precisa entregar a T1044, e quando ela vence?

Uma NPO entrega a T1044 quando qualquer um dos três testes é atendido, e ela vence seis meses depois do fim do período fiscal. O Income Tax Act exige a declaração se (subseção 149(12); T4117):

• Dividendos tributáveis e valores recebidos ou a receber como juros, aluguéis ou royalties somam mais de $10.000 no período fiscal.
• Os ativos totais, apurados pelos princípios contábeis geralmente aceitos (as regras contábeis padrão), eram maiores que $200.000 no fim do período fiscal anterior. Um livro-razão que registra apenas entradas e saídas de dinheiro pode subestimá-los; veja regime de caixa ou de competência.
• Uma T1044 foi exigida em um período fiscal anterior. Quando a declaração passa a valer, ela é devida em todos os períodos seguintes.

Para um exercício que termina em 31 de dezembro, o vencimento é 30 de junho.

O caso deixa de ser simples quando um teste foi ultrapassado em um ano anterior e nenhuma declaração foi entregue: a declaração está então em atraso em todos os anos desde então. Reúna os extratos de investimentos e bancários para os juros, aluguéis e royalties, e o balanço do último fim de exercício para os ativos totais.

Uma organização sem fins lucrativos constituída como corporação também entrega a T2?

Uma organização sem fins lucrativos constituída como corporação geralmente entrega também a T2. A corporação, inclusive uma NPO ou outra corporação isenta de imposto, entrega a T2 em todos os anos fiscais, mesmo sem imposto a pagar (guia da T2; T4117). A T2 vence seis meses após o fim do ano fiscal. A T1044 não a substitui: as duas podem vencer no mesmo ano.

Se a finalidade principal da organização é oferecer instalações de refeição, recreação ou esporte a seus membros, os bens dela são considerados mantidos por um trust (a corporação é a administradora) e uma declaração T3 também deve ser entregue; esse trust é tributado sobre a renda de seus bens e sobre os ganhos de capital tributáveis (T4117; subseção 149(5)). A T3 não substitui a T2 do clube nem uma T1044 que ele deva. A declaração de um trust vence em até 90 dias após o fim do ano dele (parágrafo 150(1)(c)), antes dos seis meses citados acima. Juros e aluguéis podem ser tributáveis para esse clube mesmo quando suas outras rendas não são.

Um clube ou associação não constituído como corporação não tem T2, mas ainda pode dever a T1044. Uma corporação isenta de imposto pela seção 149 pode usar a T2 Short Return, sujeita às outras condições do guia.

A única exceção é a corporação que foi uma entidade beneficente registrada durante todo o ano (subseção 150(1.1)). A corporação registrada só por parte do ano não tem essa exceção. Os anos de T2 em atraso estão em regularizar declarações de corporação não entregues.

A entidade beneficente registrada entrega a T3010, e quando ela vence?

Toda entidade beneficente registrada entrega a T3010 a cada ano, o mais tardar seis meses depois do fim do período fiscal (visão geral da CRA; quando entregar). Para um período fiscal que termina em 31 de dezembro, o vencimento é 30 de junho. A declaração pode ser enviada hoje online ou pelo correio; a CRA diz que pretende ter todas as T3010 entregues online a partir de 2027.

Uma entidade beneficente constituída como corporação não entrega a T2 em um ano em que esteve registrada o ano todo; assim, a T3010 é a declaração anual dela.

O que acontece se a T1044, a T2 ou a T3010 for entregue com atraso?

A multa da T1044 é pela falta de entrega; por isso, pode ser aplicada mesmo quando nenhum imposto é devido, e vale para cada falta, de modo que cada período fiscal em atraso pode ter a sua (T4117; subseção 162(7)). A multa da T3010 é definida pela subseção 188.1(6); a subseção 162(7) deixa de fora as entidades beneficentes registradas. A CRA diz que pode dispensar a multa da T1044 quando a declaração atrasa por circunstâncias extraordinárias fora do controle da organização; o alívio está em multas, juros e alívio.

A entidade beneficente que tem o registro revogado não pode mais emitir recibos oficiais de doação e deixa de ser isenta de imposto de renda. A CRA diz que ela deve entregar todos os ativos restantes a um donatário elegível ou pagar um imposto de revogação igual ao valor total dos seus ativos; o cálculo do imposto está na lei; por isso, a entidade diante de uma revogação deve ter o valor apurado antes de agir (CRA). A CRA diz que pode revogar por falta de entrega; a revogação não é automática.

Quais livros e registros uma organização sem fins lucrativos deve manter?

Uma organização sem fins lucrativos mantém livros e registros detalhados que permitam à CRA conferir os valores da declaração, por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem, em papel ou em formato eletrônico (T4117).

O guia não cita registros específicos. Para sustentar as linhas da T1044 abaixo, um tesoureiro normalmente guardaria:

• Um livro-razão de cada recebimento e pagamento, conciliado com os extratos bancários.
• Registros dos membros e das mensalidades recebidas de cada um.
• Faturas e recibos das despesas e o contrato por trás de cada subvenção.
• Registros da folha de pagamento dos funcionários remunerados e um registro de tudo o que foi pago a um membro ou diretor.
• Atas que aprovam pagamentos grandes e as demonstrações anuais.

Seis anos é a regra geral, não a única. Uma organização constituída como corporação guarda seu livro-razão, as atas dos administradores e dos membros e os acordos especiais que sustentam o livro-razão até dois anos após a dissolução (Regulations, parágrafo 5800(1)(a)). Os registros de um ano cuja declaração foi entregue com atraso são guardados por seis anos a partir da data de entrega, e os registros ligados a uma contestação ou a um recurso, até ele terminar (subseções 230(5) e (6)). As regras completas, inclusive o que muda quando a organização encerra, estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Quais registros a entidade beneficente registrada deve manter, e onde?

A entidade beneficente registrada deve manter livros e registros adequados no endereço canadense que informou à CRA (livros e registros da CRA). O prazo de guarda depende do registro:

A entidade beneficente com registro revogado guarda o grupo do livro-razão e o grupo das atas por dois anos após a data da revogação. A entidade beneficente constituída como corporação também guarda seu livro-razão e as atas dos administradores até dois anos após a dissolução da corporação, o que pode ser mais que o prazo da tabela (Regulations, parágrafo 5800(1)(a)); uma T3010 entregue com atraso também move a contagem de seis anos para a data da entrega.

Os registros eletrônicos devem permanecer em formato eletrônico legível. A CRA afirma que registros mantidos fora do Canadá, mas acessíveis eletronicamente no Canadá, não atendem à regra do endereço canadense; por isso, registros guardados só em um servidor no exterior são um risco. Os registros feitos originalmente em outro idioma que não inglês ou francês também devem estar disponíveis em tradução. Registros inadequados podem levar a multas, à suspensão do direito de emitir recibos e à perda do status de entidade registrada.

Os livros devem permitir que a CRA confira toda a receita, inclusive as doações recebidas, que os recursos são gastos em programas beneficentes e que as finalidades e atividades são beneficentes. Na prática, mantenha as doações em contas próprias, separadas das outras receitas, e agrupe as despesas por programa.

O que a T1044 pergunta e, portanto, o que a contabilidade deve acompanhar?

A T1044 informa o dinheiro recebido, os ativos e as dívidas e o que foi pago a empregados, diretores e membros. Contas que correspondem às linhas dela permitem que a contabilidade produza a declaração (T4117).

A declaração também pede uma descrição das atividades, e só um diretor atual pode assinar a certificação.

Quais demonstrações financeiras os membros recebem, e quando é preciso revisão ou auditoria?

As demonstrações que os membros recebem, e se um contador precisa revisá-las ou auditá-las, dependem da lei sob a qual a corporação foi constituída, e não da declaração da CRA. Esta página cobre a lei federal e a de Ontário; as outras províncias e Quebec são diferentes e não estão cobertos aqui. A lei aparece no certificado e no estatuto de constituição: um certificado federal da Corporations Canada ou um de um registro provincial ou territorial.

Lei federal. Os administradores apresentam as demonstrações financeiras aos membros em toda assembleia anual. Elas vão aos membros com antecedência mínima de 21 dias e máxima de 60 dias da assembleia, a menos que o regimento interno permita avisar que elas estão disponíveis na sede registrada (Corporations Canada). Uma corporação é captadora de recursos do público (soliciting) quando recebeu mais de $10.000 em um exercício de fontes públicas, como doações de não membros e subvenções do governo, e o status dura da primeira assembleia anual após esse exercício até a terceira assembleia anual depois dessa primeira (Corporations Canada; Regulations, seção 16). A corporação captadora também envia à Corporations Canada uma cópia dos mesmos documentos pelo menos 21 dias antes da assembleia anual (ou sem demora após uma resolução escrita substituir a assembleia) e, de qualquer forma, em até seis meses após o fim do exercício (Act, seção 176; Regulations, seção 78).

Fontes: Act, seções 179 a 190 e Regulations, seções 80 e 84. A receita é a do último exercício concluído. Essas resoluções valem até a próxima assembleia anual; uma resolução ordinária que exige auditoria pode definir um período próprio. Quando nenhum contador é nomeado, a Corporations Canada diz que basta uma compilação.

Ontário. O nível de uma corporação de Ontário depende da receita e de ela ser ou não uma corporação de benefício público: uma corporação beneficente, ou uma não beneficente que recebe mais de $10.000 por exercício em doações de pessoas que não são membros, administradores, diretores ou empregados, ou em subvenções de um governo ou de seus órgãos (Ontário).

A auditoria é a regra geral. Ontário diz que uma auditoria, ou uma auditoria e um trabalho de revisão, só pode ser dispensada por uma resolução extraordinária: pelo menos 80% dos votos dados em uma assembleia especial de membros, ou o consentimento por escrito de todos os membros com direito a voto. O guia de Ontário lê as linhas assim: uma corporação de benefício público na linha “dispensar” pode dispensar a auditoria e a revisão; uma na linha “trabalho de revisão” pode dispensar a auditoria, mas ainda precisa de uma revisão; uma corporação sem benefício público acima do seu limite pode dispensar a auditoria, mas ainda precisa de uma revisão. A dispensa vale até a próxima assembleia anual dos membros (guia de Ontário sobre a lei). Confira o regimento interno, que pode definir regras mais rígidas. O que envolvem um trabalho de revisão e uma compilação está em compilação ou trabalho de revisão.

Uma organização sem fins lucrativos se registra para o GST/HST, e o que é o reembolso para órgãos de serviço público?

Uma organização sem fins lucrativos ou entidade beneficente se registra para o GST/HST com base na receita de vendas tributáveis, e, separadamente, o reembolso para órgãos de serviço público devolve parte do imposto pago nas compras, registrada ou não. As regras de registro estão em quando se registrar para o GST/HST; o registro do imposto está em registrar o GST/HST na contabilidade.

• Registro: as organizações sem fins lucrativos e as entidades beneficentes têm seus próprios testes de pequeno fornecedor, e não o limite comum das empresas, publicados no RC4081 e no RC4082.
• Reembolso: uma entidade beneficente ou NPO qualificada pode pedir 50% do GST e da parte federal do HST pagos em compras e despesas elegíveis para as quais não pode pedir créditos de imposto sobre insumos; qualquer outro reembolso de GST/HST que ela peça é deduzido. As províncias participantes somam um reembolso de parte do HST provincial. Uma NPO se qualifica quando seu percentual de financiamento do governo é de pelo menos 40%; o percentual é calculado por um regulamento e, depois do primeiro ano, uma NPO que fica abaixo no ano corrente pode se qualificar pelo um ou dois anos anteriores; por isso, não a exclua só pelas contas deste ano (RC4034).
• Como e quando pedir: no Form GST66. O prazo é quatro anos a partir do vencimento da declaração do período do pedido (para quem é registrado) ou do último dia do período do pedido (para quem não é registrado).

Temos um novo tesoureiro: o que ele recolhe do antigo?

O novo tesoureiro recolhe tudo o que serve de base para a próxima declaração, antes de o acesso do tesoureiro anterior terminar:

• O regimento interno ou o estatuto, a carta de registro da CRA, se houver, e as atas do conselho que nomeiam o novo tesoureiro.
• O histórico de entregas: quais declarações T1044, T2 e T3010 foram entregues e quando.
• As últimas demonstrações financeiras aprovadas e os papéis de trabalho de fim de exercício por trás delas.
• O arquivo contábil, com um login que não seja a conta pessoal do tesoureiro anterior, todos os extratos bancários até a data e uma conciliação bancária e de caixa até a data da passagem de cargo, assinada pelos dois tesoureiros, para que a nova contabilidade comece com saldos acordados. Inclua depósitos a prazo, GICs e qualquer dinheiro em caixa.
• O acesso ao banco online e a autoridade de assinatura em nome da organização.
• Contratos e relatórios de subvenções, com o que foi gasto e o que não foi.
• A lista de membros, os registros de mensalidades e uma lista de quem recebeu pagamento e de quem é membro.
• Cópias dos recibos de doação e o registro de recibos, no caso de uma entidade beneficente.
• Quaisquer cartas da CRA e quem está autorizado a tratar com a CRA em nome da organização.

Se faltam demonstrações de um ano, comece pelos extratos bancários; o método está em atualizar a contabilidade atrasada. Para um novo conjunto de contas montado em torno das declarações, veja montar a contabilidade de um novo negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma associação de futebol constituída como corporação com renda de juros

Uma associação comunitária de futebol é constituída como corporação e não é registrada na CRA como entidade beneficente nem como associação atlética amadora, com C$80.000 de receita e C$25.000 de juros de GIC no exercício fiscal. Os juros passam do teste de C$10.000; por isso, ela entrega a T1044 seis meses após o fim do exercício e, como NPO constituída como corporação, geralmente também a T2. Com o exercício terminando em 31 de dezembro, as duas vencem em 30 de junho. No ano seguinte, mesmo que os juros caiam para C$2.000, a T1044 continua exigida, porque já foi exigida antes. Se a finalidade principal for administrar instalações esportivas para os membros, a T3 também é exigida, em até 90 dias após o fim do exercício, e os juros podem ser tributáveis; a T2 e a T1044 continuam devidas.

Um banco de alimentos que é entidade beneficente registrada

Um banco de alimentos de bairro é uma entidade beneficente registrada que recebeu C$150.000 em doações. Ele entrega a T3010 em até seis meses após o fim do exercício e, se for constituído como corporação, continua sem entregar a T2 em um ano em que esteve registrado o ano todo. Ele guarda livros-razão, demonstrações financeiras e cópias da T3010 por seis anos, cópias dos recibos de doação por dois anos e suas atas e regimento interno enquanto estiver registrado. Se a T3010 não for entregue, a CRA pode revogar o registro e os recibos deixam de poder ser emitidos.

Um clube de idosos sem constituição de corporação, com um grande saldo bancário

Um clube de idosos não é constituído como corporação, com C$30.000 de receita e C$220.000 no banco no fim do último ano. Ativos totais de C$220.000 ou mais no fim do período fiscal anterior ficam acima do teste de C$200.000; assim, se o clube for uma NPO pelo parágrafo 149(1)(l), ele entrega a T1044 seis meses após o fim do exercício neste ano e nos seguintes, mesmo que os ativos caiam. Não há T2, porque o clube não é uma corporação. O tesoureiro informa mensalidades, subvenções, juros e qualquer remuneração a diretores que sejam membros.

Um clube que ultrapassou o teste de ativos e não entregou nada

Um clube que é uma NPO pelo parágrafo 149(1)(l) tem C$250.000 em ativos no fim do ano 1 e não entrega a T1044 nos anos 2, 3 e 4. Cada período fiscal em atraso pode ter a sua multa; assim, até três multas se aplicam, cada uma de no máximo C$2.500, até C$7.500 no total. Entregar as três declarações é o primeiro passo, e a contabilidade de cada um desses anos vem antes.

E no seu caso?

Se chegou uma carta da CRA, uma T1044, T2 ou T3010 deixou de ser entregue ou o conselho herdou livros sem demonstrações, três pontos precisam ser resolvidos em conjunto: quais declarações a organização deve, se os anos anteriores estão em atraso e como a contabilidade é organizada para que as próximas declarações saiam direto dela. Comece com ajuda com a contabilidade.

• Uma carta da CRA ou aviso de multa: veja multas, juros e alívio; a contabilidade dos anos em questão vem primeiro, com ajuda com a contabilidade.
• Vários anos de declarações T1044, T2 ou T3010 não entregues: cada período fiscal em atraso pode ter a sua multa. O lado da T2 está em regularizar declarações de corporação não entregues; a contabilidade de cada ano que falta vem primeiro.
• O conselho herdou livros sem demonstrações: veja atualizar a contabilidade atrasada.
• A receita está perto de um limite de revisão ou auditoria, ou um financiador quer demonstrações revisadas: veja compilação ou trabalho de revisão.
• Um clube que tem ou administra um salão, uma pista de patinação, quadras ou uma sede: a T3 e o imposto sobre renda de bens podem se aplicar; confirme antes da próxima entrega.
• Subvenções financiam os programas: veja subvenções do governo na contabilidade.
• A organização paga funcionários ou cobra GST/HST: se uma organização constituída como corporação deixa de recolher os descontos da folha de pagamento ou o GST/HST líquido, os administradores da época podem responder com ela, e uma cobrança pode ser feita até dois anos depois de o administrador deixar o conselho (Income Tax Act, seção 227.1; Excise Tax Act, seção 323). Veja executar a folha de pagamento.
• Registro ou reembolso do GST/HST: os testes de registro estão no RC4081 e no RC4082 acima, e o reembolso, no RC4034; o processo geral está em quando se registrar para o GST/HST.
• Constituída em Quebec ou em uma província diferente de Ontário: esta página não apresenta as regras de demonstrações, revisão e auditoria dessas jurisdições; por isso, confirme-as antes da próxima assembleia anual.