Por quanto tempo guardar recibos e registros fiscais da empresa

Por quanto tempo devo guardar registros fiscais, recibos e extratos bancários da empresa?

Para fins fiscais, guarde os recibos, extratos bancários, faturas e outros registros que sustentam um item de uma declaração por 3 anos após entregá-la (IRS). Esse é o prazo usual que o IRS tem para cobrar mais imposto e que você tem para pedir restituição. Uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento. O que um recibo precisa mostrar está em exigências do IRS para recibos.

Três anos é só o padrão. O caso deixa de ser simples se um ano nunca foi entregue, se renda ficou de fora de uma declaração, se a empresa tem empregados, equipamentos ou uma conta no exterior, ou se a empresa está sendo encerrada ou vendida. Cada situação muda o prazo; a próxima seção mostra como.

Antes de destruir qualquer coisa, reúna: todas as declarações entregues com a prova da data de entrega, a lista de bens com as faturas de compra, os arquivos da folha de pagamento, os papéis de empréstimos, aluguéis e seguros e os extratos de qualquer conta fora dos EUA. Se você não sabe dizer quais anos ainda estão abertos, o que acontece mais ao encerrar, vender, cancelar um software de contabilidade ou esvaziar caixas, separe primeiro os registros por ano.

Quando preciso guardar os registros da empresa por mais de três anos?

Estes são prazos federais, em sua maioria para declarações de imposto de renda; impostos estaduais e outros impostos podem ser diferentes (IRS).

O teste de 25% usa a renda bruta antes do custo das mercadorias vendidas, no caso de uma empresa. Ele não conta valores informados de forma adequada na declaração ou em um anexo, exceto que a informação não ajuda quando a omissão vem de um custo-base inflado (26 U.S.C. 6501(e)). Quando ele se aplica, o prazo maior alcança a declaração inteira; por isso, guarde todos os registros daquele ano, e não só o item que faltou.

A regra de guarda do FBAR é mais curta que o prazo de seis anos em que uma multa civil de FBAR pode ser lançada (31 U.S.C. 5321(b)(1)).

Quando começa a contar o prazo de três anos?

O prazo começa no dia em que você entrega a declaração, ou na data de vencimento dela, se você entregou antes (Publication 583). Uma declaração entregue com atraso, ou com prorrogação, começa a contar no dia em que é de fato entregue (26 U.S.C. 6501(a)). Uma declaração nunca entregue nunca o inicia.

Entregar uma declaração retificadora não inicia outros três anos; a data da entrega original continua definindo o prazo. Há uma exceção: uma declaração retificadora assinada que mostra mais imposto, recebida nos últimos 60 dias do prazo, o estende até 60 dias depois de o IRS recebê-la (26 U.S.C. 6501(c)(7)).

As declarações de empresas acrescentam um segundo prazo, porque os proprietários informam os números da entidade nas próprias declarações:

Assim, os registros de uma corporação S ficam abertos até 3 anos depois do vencimento ou da entrega da declaração do último acionista, o que ocorrer depois, e os de uma sociedade até o mesmo ponto para a declaração da sociedade e a de cada sócio. Uma sociedade sob o regime centralizado de auditoria também fica aberta a ajustes do IRS até 3 anos depois da mais tardia entre a data de entrega da declaração, a data de vencimento ou um pedido de ajuste administrativo (administrative adjustment request) que ela entregar, com prazos maiores em alguns casos (26 U.S.C. 6235).

Por quanto tempo valem os registros de impostos sobre a folha?

Guarde os registros de impostos sobre a folha por no mínimo quatro anos após o vencimento ou o pagamento do imposto, o que ocorrer depois (26 CFR 31.6001-1(e); IRS). A página do IRS conta os quatro anos a partir da entrega da declaração do quarto trimestre do ano, o que costuma dar aos trimestres anteriores uma data final posterior. Um trimestre sem declaração da folha entregue não tem limite de prazo; por isso, guarde os registros dele até a declaração atrasada ser entregue e o prazo próprio dela ter corrido. Para um pedido de restituição, crédito ou abatimento da folha, guarde os registros do pedido por no mínimo quatro anos depois que ele for apresentado.

Os registros dos salários de licença médica e familiar qualificada para licenças tiradas após 31 de março de 2021, e dos salários do crédito de retenção de empregados (employee retention credit) pagos após 30 de junho de 2021, devem ser guardados por no mínimo 6 anos (IRS). Para o crédito de retenção de empregados, o prazo de lançamento termina no mínimo 6 anos após a mais tardia entre a data de entrega da declaração original, a data de entrega presumida dela ou a data em que o pedido do crédito é feito; por isso, conte a partir daí (26 U.S.C. 3134(l)). Quais registros da folha guardar, e em que forma, está em guarda dos registros da folha de pagamento.

Por quanto tempo devo guardar os registros de equipamentos e outros bens?

Guarde os registros dos bens até o fim do prazo do ano em que você os vende ou os aliena em uma alienação tributável, e não do ano em que os comprou (Publication 583). Eles provam a depreciação que você deduziu e o custo-base (em geral, o custo mais as melhorias, menos a depreciação que você deduziu ou poderia ter deduzido (Publication 551)) usado para apurar o ganho ou a perda em uma venda. Guarde as faturas de compra, os custos de melhorias e as tabelas de depreciação; as instruções das declarações de entidades dizem o mesmo (instruções do Form 1120-S).

• Permuta não tributável: guarde os registros do bem antigo e do bem novo até o fim do prazo do ano em que você aliena o bem novo.
• Veículo: guarde também os registros de uso comercial de cada ano em que o veículo é depreciado (Publication 463); a regra do ano da alienação acima continua valendo.

Quais registros da empresa devo guardar por mais tempo?

Declarações entregues, livros contábeis, registros de custo-base do proprietário e registros de prejuízo ou crédito levado para anos seguintes duram mais que recibos comuns, porque declarações posteriores se apoiam neles. As fontes abaixo não fixam uma data final para nenhum deles.

• Declarações entregues: o IRS diz para guardar as cópias, porque elas ajudam em declarações posteriores e retificadoras (IRS). Guarde também a prova da data de entrega, como a aceitação da entrega eletrônica ou o comprovante de postagem, porque a data de entrega inicia o prazo.
• Livros contábeis: razões e diários são guardados enquanto seu conteúdo puder ser relevante para a aplicação de qualquer lei tributária (26 CFR 1.6001-1(e)).
• Registros de custo-base do proprietário: um acionista de corporação S ou um sócio é responsável por guardar o registro necessário para apurar o custo-base das ações ou da participação na sociedade (instruções do Form 7203; instruções do sócio para o Schedule K-1). Uma corporação também deve guardar as atas das reuniões do conselho (Publication 583).
• Prejuízos e créditos levados para anos posteriores: os registros de um prejuízo ou crédito que ainda está sendo levado para frente podem se tornar relevantes no ano posterior que o usar. A regulamentação fixa um teste, e não um número de anos; por isso, a leitura mais segura é guardá-los até o fim do prazo desse ano posterior (26 CFR 1.6001-1(e)).

E se eu encerrar ou vender a empresa?

Encerrar ou vender não encurta nenhum prazo deste guia. O IRS diz aos proprietários que encerram para guardarem os registros dos bens até o fim do prazo do ano da alienação e os registros de impostos sobre a folha por no mínimo quatro anos (IRS: encerramento de uma empresa).

• Quem ainda pode ser cobrado: encerrar não acaba com o imposto de um ano que o IRS ainda pode lançar. Proprietários que receberam os ativos da empresa podem responder como sucessores (transferees) até um ano depois do fim do prazo de lançamento da empresa (26 U.S.C. 6901(c)), e quem é responsável por imposto da folha retido e não pago pode dever esse imposto pessoalmente (26 U.S.C. 6672). Guarde os registros da empresa encerrada durante esse ano adicional.
• Declarações finais: a declaração final de imposto de renda inicia o próprio prazo de três anos quando é entregue. As declarações finais da folha seguem a regra de quatro anos da folha.
• Registros da folha: um Form 941 ou 944 final traz uma declaração com o nome de quem guarda os registros da folha e onde.
• Uma venda: guarde o contrato de venda, a alocação do preço e os registros de custo-base até o fim do prazo do ano da venda. Se o preço é pago ao longo de vários anos, as declarações posteriores que informam a venda também dependem deles: os registros ficam enquanto seu conteúdo puder ser relevante (26 CFR 1.6001-1(e)), e vale o prazo próprio de cada declaração (IRS Topic 305).
• Software de contabilidade: exporte todos os anos em aberto antes de cancelá-lo. Veja registros a guardar ao cancelar o software de contabilidade.

As etapas de entrega estão em encerramento de uma empresa e venda da sua empresa.

E se eu nunca entreguei a declaração de um ano?

Um ano sem declaração não tem limite de prazo: o prazo nunca começa, então o IRS pode lançar imposto sobre ele a qualquer momento (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Guarde todos os registros desse ano pelo menos até a declaração atrasada ser entregue e o prazo próprio dela ter corrido. Uma declaração atrasada inicia o prazo usual no dia em que é entregue.

Até quantos anos para trás o IRS espera as declarações em atraso, e em que ordem entregá-las, está em como regularizar declarações empresariais não entregues. Isso não encurta a regra de ausência de limite acima; por isso, guarde todos os registros dos anos em falta. Se a escrituração está faltando, veja como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários.

Bancos, seguradoras ou estados exigem prazos maiores?

Podem exigir. Quando os registros não são mais necessários para fins fiscais, confira antes de descartá-los, porque seguradoras ou credores podem exigi-los por mais tempo que o IRS (Publication 583). Contratos de empréstimo, de aluguel e apólices de seguro podem fixar prazos próprios.

Os órgãos de impostos estaduais fixam os próprios limites para as declarações estaduais, e alguns são maiores que o padrão federal. A Califórnia é um exemplo: o Franchise Tax Board (órgão de impostos da Califórnia) diz que o prazo usual é de quatro anos a partir do vencimento ou da entrega, e maior em alguns casos, como uma auditoria federal ou uma omissão grande de renda. Confira o órgão de impostos de cada estado em que a empresa entrega declarações.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Os recibos de uma autônoma e um notebook vendido

Uma autônoma entrega a declaração de 2023 em 10 de abril de 2024. O vencimento era 15 de abril de 2024, então o prazo começa nessa data. Salvo se um prazo maior se aplicar, os recibos e extratos bancários comuns de 2023 são guardados até abril de 2027.

Ela compra um notebook de US$1.800 em 2023 e o vende em 2026. Os registros dele seguem o ano da venda:

• 2023: comprado e depreciado.
• 2024 e 2025: ainda em uso.
• 2026: vendido. O ano da venda define o prazo.
• Abril de 2027: a declaração de 2026 é entregue.
• Abril de 2030: a data mais cedo em que os registros do notebook podem ser descartados.

O proprietário de um restaurante encerra a empresa com empregados

O proprietário de um restaurante encerra a empresa em dezembro de 2026, depois de pagar os últimos salários. A última declaração trimestral da folha vence no fim de janeiro de 2027, e o imposto é pago até lá. Os registros da folha ficam no mínimo quatro anos depois disso, até o início de 2031; se o imposto for pago depois, os quatro anos contam da data posterior. A declaração final indica quem os guarda e onde.

Uma consultora deixou renda fora de uma declaração

Uma consultora entrega a declaração de 2023 em abril de 2024, informando US$120.000 de renda bruta. Depois, ela descobre que deixou de fora US$40.000 e não informou esse valor em nenhum lugar da declaração. Um quarto de US$120.000 é US$30.000, então os US$40.000 passam do limite. O prazo de lançamento é de seis anos, e não três; por isso, todos os registros de 2023 dela ficam até abril de 2030, e não só os da renda omitida.

E no seu caso?

• Você está encerrando ou vendendo a empresa, ou esvaziando caixas, e não sabe dizer quais anos ainda estão abertos. A resposta depende da data de entrega de cada declaração, de qualquer ano não entregue, de contas no exterior e de equipamentos que você ainda deprecia. Separar os registros por ano antes de destruir qualquer coisa ou cancelar uma conta é trabalho de escrituração: procure a ajuda com escrituração contábil e veja encerramento de uma empresa.
• Você recebeu uma carta ou aviso do IRS sobre um ano: guarde todos os registros desse ano, mesmo que o prazo usual tenha passado, e veja um aviso do IRS para a sua empresa. Separar o que você tem por ano antes de responder é trabalho de escrituração: procure a ajuda com escrituração contábil.
• Um ano nunca foi entregue: use como regularizar declarações empresariais não entregues e procure a ajuda com escrituração contábil se os registros estiverem incompletos.
• Renda ficou de fora de uma declaração já entregue: veja como retificar para incluir renda omitida em declarações anteriores.
• A empresa ou os proprietários têm uma conta ou uma empresa no exterior, ou uma pessoa de fora dos EUA é dona da empresa americana: veja quais contas contam no FBAR, formulários informativos para uma empresa estrangeira e registros de uma LLC de propriedade estrangeira.
• Faltam registros de equipamentos: veja como refazer uma tabela de depreciação perdida.
• Recibos foram perdidos, ou você quer digitalizar e jogar fora o papel: veja recibos perdidos, recibos digitalizados no lugar do papel e multas por não manter registros.
• Você aluga imóveis: veja registros e recibos de imóveis alugados.
• Você também entrega declarações no Canadá, ou a empresa é canadense: a CRA (Agência da Receita do Canadá) tem o próprio prazo, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa no Canadá. Os registros da declaração de cada país seguem as regras desse país.