Checklist de fechamento mensal para pequenas empresas e startups

O que entra no checklist de fechamento mensal de uma pequena empresa?

O fechamento mensal é uma rotina fixa que faz a contabilidade do mês bater com os registros de fora. O IRS recomenda conciliar a conta corrente todo mês, e as orientações sobre manutenção de registros pedem uma escrituração que mostre com clareza as receitas e as despesas. Siga as etapas nesta ordem:

1. Reúna os extratos: de todas as contas bancárias, de cartão e de processadores de pagamento, os relatórios da folha de pagamento e os extratos dos empréstimos.
2. Concilie cada conta bancária e de cartão com o respectivo extrato.
3. Resolva os itens sem correspondência e sem categoria, e lance as tarifas bancárias que faltam na contabilidade.
4. Confira a folha de pagamento com o relatório da folha e com os depósitos de imposto feitos.
5. Confira contas a receber, contas a pagar, empréstimos e imposto sobre vendas cobrado com as respectivas listas e extratos.
6. Registre as retiradas e os aportes do proprietário e tire das despesas as cobranças pessoais.
7. Revise a demonstração do resultado e o balanço patrimonial em comparação com o mês anterior.
8. Anote as próximas datas de pagamento e depois bloqueie o mês: defina no software a data de fechamento, para que alterações em um mês fechado sejam bloqueadas ou sinalizadas.

Conferir um saldo é verificar se ele é igual a um registro externo, como um extrato ou um relatório. A SBA cita as mesmas áreas: contas a receber, contas a pagar, caixa, conciliação bancária e folha de pagamento.

Nenhuma regra tributária federal dos EUA define uma data para o fechamento: feche antes da primeira data em que alguém dependa dos números (veja a última seção).

O fechamento deixa de ser simples com empregados em mais de um estado, contas de imposto sobre vendas em vários estados, um credor ou investidor que exige relatórios em data marcada, vários proprietários retirando dinheiro ou uma contabilidade já atrasada. Cada um desses casos acrescenta uma conferência que um extrato bancário não consegue fazer. Relatórios que chegam tarde ou parecem errados, ou uma rotina sem responsável, são sinais de que um checklist sozinho pode não bastar.

Reúna primeiro: extratos bancários e de cartão, relatórios dos processadores de pagamento, relatórios da folha com as confirmações de depósito, extratos de empréstimos e o balanço patrimonial fechado do mês anterior.

Em que ordem devo conciliar as contas?

Concilie primeiro as contas de caixa, depois as contas que alimentam essas, e revise os relatórios por último. Nenhuma regra define essa ordem; é prática de trabalho. Uma transferência entre duas contas aparece nas duas, então resolver primeiro o lado do banco deixa menos incógnitas no lado do cartão, do processador e do empréstimo.

A importação de lançamentos do banco não concilia nada; para saber por quê, e para fazer uma conciliação que não tome um fim de semana, veja importação bancária não é conciliação. Para pagamentos de cartão, veja pagamentos de cartão de crédito na contabilidade; para os repasses de processadores, como conciliar vendas e repasses.

Como concilio a conta corrente e encontro uma diferença?

Conciliar é fazer o extrato bancário, o talão de cheques e a contabilidade baterem. Eles podem divergir por dois motivos comuns: o extrato inclui tarifas bancárias que ainda não foram lançadas na contabilidade, e deixa de fora os depósitos feitos depois da data do extrato e os cheques que ainda não foram compensados (Publication 583).

As etapas do IRS, em ordem:

1. Compare os depósitos do extrato com os depósitos da contabilidade e anote cada diferença de valor.
2. Compare cada cheque compensado ou pagamento, por número e valor, com a contabilidade. Os lançamentos sem correspondência no extrato estão pendentes.
3. Prepare uma conciliação bancária. O exemplo da publicação parte do saldo do extrato, soma os depósitos que ainda não aparecem nele e subtrai os cheques pendentes.
4. Lance o que falta na contabilidade, como tarifas de serviço.
5. Verifique se o saldo ajustado do extrato é igual ao saldo ajustado da contabilidade. Se não for, volte pelas etapas anteriores.

Se o extrato de um cartão ou empréstimo fecha no meio do mês, concilie até a data do extrato; o mês só é definitivo quando chega o extrato que cobre o último dia dele.

Para achar uma diferença que continua, a Publication 583 começa pela contabilidade: o saldo final do mês anterior, mais os depósitos do mês, menos os pagamentos, deve ser igual ao saldo deste mês. Se não for, um cheque ou depósito foi lançado de forma errada. No software, compare separadamente o total de depósitos e o total de pagamentos do mês com o extrato e depois vá estreitando até o dia e o item.

As causas típicas são um item pendente, uma tarifa bancária ou débito automático nunca lançado, um valor errado, um lançamento feito duas vezes ou um lançamento na conta errada. São verificações de trabalho, não regras do IRS: uma diferença igual a uma transação indica que ela falta ou foi lançada duas vezes; o dobro desse valor, que foi lançada no lado errado; um múltiplo de 9, em geral dígitos trocados de lugar. Se a diferença resiste a uma passada linha por linha, pare de fazer ajustes para forçar o resultado e peça a uma segunda pessoa que olhe. Se o saldo inicial não bate mais com o extrato do mês anterior, em geral um lançamento de um mês já conciliado foi editado, excluído ou acrescentado, ou o saldo de abertura foi lançado de forma errada; veja saldo inicial errado em uma conciliação.

Quais depósitos e relatórios da folha de pagamento devo conferir todo mês?

Confira o relatório da folha do mês com a despesa de folha e o passivo da folha na contabilidade, e com os depósitos de imposto feitos. Os impostos federais sobre a folha são depositados por meio eletrônico, e o calendário depende do passivo de períodos anteriores (IRS). O depósito segue a data em que os salários são pagos, não a data em que a contabilidade registra o passivo (Publication 15). Sem empregados, pule esta seção.

Um depositante mensal que chega a $100.000 passa a ser depositante semanal duplo pelo menos pelo restante daquele ano e pelo ano seguinte. O empregador cujo imposto do Form 941 do trimestre atual ou do anterior é menor que $2.500, sem obrigação de depósito no dia seguinte no trimestre atual, pode pagar junto com o Form 941 entregue no prazo, em vez de depositar (Publication 15); o passivo dele é quitado quando esse pagamento é feito.

Para quem entrega o Form 941, o período de referência (lookback period) são os 12 meses de 1º de julho de dois anos antes do ano do depósito até 30 de junho do ano anterior a ele (Tabela 1 da Publication 15), e o calendário é definido uma vez para o ano-calendário. A conferência de cada mês:

• Os salários brutos do relatório da folha são iguais à despesa de salários na contabilidade; no regime de competência, some os salários ganhos mas ainda não pagos.
• Os impostos retidos e os impostos do empregador no relatório são iguais ao passivo de imposto sobre a folha que a contabilidade mostra como devido.
• Cada depósito, com seu número de confirmação, reduz esse passivo. Isso vale também para depósitos feitos por um provedor de folha de pagamento, porque o empregador que terceiriza a folha em geral continua responsável pelos impostos (Publication 15). Depois de um depósito, o passivo dos pagamentos depositados é zero. Um saldo que não zera indica um depósito que faltou ou foi lançado como despesa; veja passivos da folha que não zeram.
• No fim do trimestre, os relatórios da folha dos três meses devem bater com o Form 941, que vence o último dia do primeiro mês após cada trimestre. O IRS dá mais 10 dias corridos quando todos os depósitos foram feitos no prazo. O empregador que o IRS mandou entregar o Form 944 declara uma vez por ano. Para o Form 940 e o imposto federal de seguro-desemprego, veja como rodar a folha de pagamento por conta própria.
• Uma empresa pode precisar de números de identificação fiscal estaduais ou locais para a folha de pagamento (SBA); veja empregados em outro estado.

Um depósito atrasado pode gerar multa de 2% a 15% do valor não pago, embora causa razoável possa eliminá-la ou reduzi-la (IRS). O proprietário ou outra pessoa responsável que deixa de repassar de forma deliberada o imposto retido pode responder pessoalmente, pela seção 6672, por 100% do imposto retido não pago, e isso pode incluir um contador ou qualquer pessoa que assine cheques pela empresa (Publication 15). O IRS em geral tem 3 anos, contados de 15 de abril do ano seguinte ou de uma data de entrega posterior, para lançar essa multa (IRM 5.7.3). Veja a trust fund recovery penalty. Se um depósito ou uma declaração foi esquecido, veja impostos da folha atrasados.

O que confiro em contas a receber, contas a pagar, empréstimos e imposto sobre vendas?

Cada um desses saldos do balanço patrimonial deve bater com uma lista de fora: faturas de clientes, contas de fornecedores, extratos de credores ou declarações de imposto sobre vendas. Quais se aplicam depende do método contábil. No regime de competência, a renda em geral é declarada no ano em que é ganha e as despesas no ano em que são incorridas; no regime de caixa, as despesas em geral são deduzidas quando pagas (Publication 538). Uma empresa no regime de caixa só confere faturas e contas não pagas se a contabilidade as acompanha; para escolher entre os métodos, veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.

• Contas a receber. A lista de faturas de clientes não pagas soma o saldo de contas a receber. Um pagamento depositado mas nunca aplicado a uma fatura é a causa mais comum de divergência.
• Contas a pagar. A lista de contas de fornecedores não pagas soma o saldo de contas a pagar. No regime de competência, lance as contas que chegam depois do fim do mês referentes a custos incorridos no mês.
• Empréstimos. O dinheiro tomado em um empréstimo de boa-fé não é renda, e a empresa em geral pode deduzir os juros de dívidas ligadas ao negócio (Publication 334). Divida cada pagamento entre juros e a parte que reduz o saldo, e confira o saldo com o extrato do credor. Para os lançamentos, veja como registrar um empréstimo da empresa.
• Imposto sobre vendas. O imposto sobre vendas cobrado do comprador, que a empresa deve coletar e repassar, não é renda. Um imposto cobrado da empresa como vendedora é diferente: o valor cobrado entra na receita bruta (Publication 334). Os estados descrevem seus impostos de formas diferentes, então verifique de qual tipo é o do seu estado. Nos dois casos, mantenha o imposto devido como passivo até a declaração ser entregue e paga. Liste também as compras em que não foi cobrado imposto sobre vendas, porque pode haver imposto de uso a pagar; veja imposto de uso em compras da empresa. O imposto cobrado é mantido em nome do estado e, em Nova York, certos proprietários, diretores, sócios e membros podem responder pessoalmente pelo imposto que a empresa deve (Publication 750). Veja lançamentos contábeis do imposto sobre vendas e imposto sobre vendas a pagar que não bate com a declaração.

Cada estado define o próprio calendário de entrega. Por exemplo, a Califórnia e Nova York exigem declaração mesmo para um período sem vendas. Veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Como trato retiradas, aportes e cobranças pessoais do proprietário?

Registre cada dólar que passa entre o proprietário e a empresa como um tipo próprio de lançamento, nunca como receita ou despesa do negócio por padrão. O IRS recomenda manter a conta do negócio separada da conta pessoal e usada só para o negócio, e identificar cada depósito como receita do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo. O exemplo da publicação observa que uma despesa pessoal paga com a conta do negócio ainda seria registrada, mesmo que não pudesse ser deduzida (Publication 583).

O dinheiro que o proprietário coloca na empresa é registrado como aporte ou como empréstimo, nunca como vendas. Qual dos dois depende do acordo e dos fatos; veja aporte ou empréstimo à sua LLC e empréstimos de acionistas a uma corporação S. Um empréstimo de boa-fé não é renda (Publication 334), e a Publication 583 diz para identificar a origem do que se recebe, de modo que o que é do negócio e o que não é, e a renda tributável e a não tributável, fiquem separados.

Todo mês, leia os extratos em busca de cobranças pessoais e tire-as das despesas, levando-as para a conta do proprietário. Para o empresário individual ou o sócio, essa é a conta de retiradas ou de distribuições. Para uma corporação, se uma cobrança pessoal é distribuição, salário ou empréstimo ao proprietário depende dos fatos; veja corporação S pagando despesas pessoais e tomar dinheiro emprestado da sua própria corporação. Para os lançamentos e as outras armadilhas, veja como registrar as retiradas do proprietário, guaranteed payments e retiradas de sócios e como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal.

Quais relatórios reviso, e o que parece errado?

A demonstração do resultado mostra receitas e despesas de um período; o balanço patrimonial mostra ativos, passivos e patrimônio em uma data (Publication 583). Depois das conciliações, leia os dois em comparação com o mês anterior, linha por linha. São verificações de trabalho, não regras do IRS.

Se uma demonstração ainda parece errada, veja por que a demonstração do resultado parece errada; para itens sem categoria que sobraram, veja despesas sem categoria antes da época dos impostos. O pacote para investidores e conselho está em demonstrações financeiras mensais para investidores e conselho.

Quais pagamentos de imposto estimado e datas de vencimento caem no mês?

Proprietários e corporações pagam o imposto estimado em um calendário próprio. As pessoas físicas, incluindo empresários individuais, sócios e acionistas de corporação S, em geral pagam quando esperam dever $1.000 ou mais na entrega da declaração; as corporações em geral pagam quando esperam dever $500 ou mais (IRS). Uma data que cai em fim de semana ou feriado passa para o dia útil seguinte. Para saber quanto pagar e quanto custa um pagamento perdido, veja pagamentos trimestrais de imposto estimado.

O imposto estimado federal do empresário individual é o imposto pessoal do proprietário, e o IRS diz para não deduzir o imposto de renda federal (Publication 334); por isso um pagamento feito da conta do negócio em geral é registrado como retirada, não como despesa. O pagamento de um sócio também é imposto pessoal, então em geral é uma distribuição a esse sócio. Quando uma corporação S paga o imposto de um acionista, pode ser distribuição, empréstimo ou salário, conforme os fatos; veja pagamentos de imposto estimado de uma corporação S. Uma corporação C paga o próprio imposto, que não é uma distribuição aos proprietários. O imposto que uma sociedade de pessoas ou corporação S deve por conta própria é dela, não uma distribuição: as estimativas federais da corporação S para o imposto sobre ganhos embutidos (built-in gains), sobre renda passiva líquida excedente ou sobre a recaptura de crédito de investimento, devidas nas datas das corporações (instruções do Form 1120-S), e um imposto estadual no nível da entidade, como o imposto sobre entidades de repasse (pass-through entity tax) optativo.

Outras datas que dependem da contabilidade: os depósitos da folha e o Form 941 (acima), as declarações de imposto sobre vendas no calendário de cada estado e qualquer relatório a credor ou investidor na data fixada no acordo.

Existe prazo para o fechamento mensal, e como agilizá-lo?

Nenhuma regra tributária federal dos EUA define uma data de fechamento. O IRS diz que, exceto em poucos casos, a lei não exige nenhum tipo específico de registro, apenas um sistema que mostre com clareza receitas e despesas (Publication 583), e recomenda a conciliação mensal da conta corrente. Os prazos que importam vêm das datas acima.

Feche antes da primeira data em que alguém dependa dos números:

• A conferência da folha antes da data do depósito.
• Os números de lucro antes de um pagamento de imposto estimado.
• Os números do imposto sobre vendas antes de cada declaração estadual.
• A contabilidade antes da data de relatório de um credor ou investidor.

Fechar antes de chegar o último extrato é uma armadilha: o mês só é definitivo depois que todos os extratos chegam. Estes hábitos de trabalho, que não são regras, aceleram o fechamento sem cortar etapas: use o mesmo checklist todo mês, dê a cada etapa um responsável, concilie quando os extratos são lançados e não no fim do trimestre, e reúna os relatórios da folha no dia do pagamento. Uma startup com investidores pode precisar fechar antes de cada reunião do conselho; o pacote em si está na página mensal para investidores. A versão de fim de ano é o checklist de fechamento do ano.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Uma LLC de café com seis funcionários e US$80.000 de vendas por mês

Todas as vendas são no cartão. O relatório do caixa mostra US$80.000 de vendas de março mais US$5.000 de imposto sobre vendas cobrado. O processador de cartões depositou US$82.600 e ficou com US$2.400 de tarifas, então os depósitos mais as tarifas são iguais às vendas mais o imposto sobre vendas. Os US$5.000 ficam em imposto sobre vendas a pagar até a declaração ser paga. A conciliação bancária está com US$4.000 de diferença: o cheque do aluguel de março foi compensado mas nunca foi lançado. Depois do lançamento, o extrato e a contabilidade batem, e a demonstração do resultado mostra o aluguel do mês.

Os impostos da folha de março somam US$4.000. Os impostos do café no período de referência foram de $50.000 ou menos, então ele é depositante mensal e deposita até 15 de abril. O balanço patrimonial de 31 de março mostra um passivo de folha de US$4.000, e depois do depósito o passivo de março é zero.

Um consultor autônomo com US$12.000 de renda por mês

O consultor é empresário individual, e o fechamento de maio é curto. Ele concilia a única conta corrente do negócio, categoriza os depósitos e as despesas do mês e registra os US$5.000 levados para uma conta pessoal como retirada do proprietário, não como despesa. Uma conta poupança do negócio recebe US$3.000 para o imposto estimado; essa movimentação é uma transferência, não uma despesa. Quando o próximo pagamento vence (15 de junho), pagá-lo com essa conta é uma retirada.

Uma startup corporação C que gasta US$50.000 por mês

A startup usa o regime de competência, e o conselho se reúne no dia 20, então o fechamento acontece na primeira semana. O caixa pago no mês é de US$44.000, mas chegaram sem pagamento US$6.000 de contas de fornecedores referentes ao mês. O fechamento as lança, e a demonstração do resultado mostra US$50.000 de gastos. O pacote do conselho é montado a partir dessa contabilidade fechada.

E no seu caso?

• Os relatórios chegam tarde ou parecem errados, uma conciliação não zera ou ninguém é responsável pela rotina mensal: veja saldo inicial errado em uma conciliação e ajuda com a escrituração contábil.
• A contabilidade já está atrasada há meses: veja como atualizar uma contabilidade atrasada e ajuda com a escrituração contábil.
• Um credor ou investidor quer a contabilidade fechada em data marcada todo mês: veja demonstrações financeiras mensais para investidores e conselho e ajuda com a escrituração contábil.
• Um depósito ou uma declaração da folha foi esquecido, um provedor de folha esqueceu um, ou chegou uma carta do IRS sobre a folha: veja impostos da folha atrasados e provedor de folha que não pagou seus impostos.
• Contas de imposto sobre vendas em vários estados: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas, como acompanhar vendas por estado para o nexus e ajuda com a escrituração contábil.
• Você é proprietário de uma corporação S: veja escrituração contábil de uma corporação S e ajuda com a escrituração contábil.
• O dinheiro pessoal e o do negócio estão misturados: veja como corrigir a mistura de dinheiro do negócio e pessoal e ajuda com a escrituração contábil.
• Uma pessoa que não é dos EUA é dona da sua LLC ou corporação, ou a financia do exterior: veja escrituração contábil de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e ajuda com a escrituração contábil.
• Decidir quem cuida da contabilidade, ou conferir o trabalho de quem cuida: veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil, quanto custa um responsável contábil por mês, como conferir o trabalho do seu responsável contábil e ajuda com a escrituração contábil.