Doações da conta empresarial: como registrá-las na contabilidade

Uma doação a uma instituição de caridade feita pela conta empresarial é despesa da empresa?

Em geral, não. Nos EUA, uma doação a uma instituição de caridade não é despesa comum da empresa; por isso, fica fora das deduções que reduzem o lucro da empresa. As instruções do Schedule C dizem para não incluir doações nas outras despesas, e a Publication 334 as lista entre os custos que em geral não podem ser deduzidos como despesas da empresa.

Qualquer dedução vem da regra separada das doações a instituições de caridade, e quem a pede depende da declaração que a empresa entrega:

A declaração define a linha da tabela, não o nome dado pela lei estadual. A LLC de um único membro entrega o Schedule C (ou o Schedule E ou F, para atividade de aluguel ou rural), a menos que tenha optado por ser tributada como corporação (instruções do Schedule C). A LLC com dois ou mais membros é uma sociedade de pessoas, a menos que tenha optado pelo tratamento de corporação (instruções do Form 1065). Uma LLC pertencente apenas a cônjuges, como bem comum do casal (community property), pode ser tratada como empresa de um único proprietário (Revenue Procedure 2002-69); por isso, siga a declaração que ela entrega.

Uma exceção: um pagamento que na verdade é publicidade é despesa da empresa (veja a seção sobre patrocínio, abaixo).

O caso deixa de ser simples quando a doação foi feita para a causa de um só proprietário, as doações de uma corporação podem passar do limite, a empresa doou produtos ou outros bens, ou as doações foram lançadas como despesas comuns em uma declaração já entregue. Reúna:

• o recibo por escrito da instituição de caridade e o registro bancário
• o tipo de declaração e a porcentagem de cada proprietário
• uma ata do conselho, no caso de uma corporação
• o custo e a data de compra de qualquer coisa doada que não seja dinheiro

Em qual conta ou categoria lanço uma doação a uma instituição de caridade?

Não em uma categoria de despesa comum. No seu plano de contas, use uma conta de retiradas do patrimônio para a doação feita pelo próprio proprietário e uma conta separada de doações beneficentes, mantida fora das despesas operacionais, para a doação feita pela empresa. Nenhuma regra fiscal dá nome à conta. Essa é uma escolha de escrituração contábil que permite tirar a doação da renda comum da empresa quando a declaração é preparada. Os menus dos programas variam; por isso, escolha o tipo de conta, e não apenas o nome.

1. Crie a conta uma vez, com o tipo indicado na tabela.
2. Lance cada pagamento com a razão social da instituição de caridade como beneficiária e anexe o recibo dela.
3. Revise a demonstração do resultado em busca de doações lançadas em publicidade, doações em geral ou despesas diversas, e mude-as de conta. Se o ano já foi declarado, veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue.
4. No fim do ano, entregue ao preparador o total da conta com os recibos e as confirmações por escrito.

O lucro líquido na escrituração de uma sociedade de pessoas ou corporação S será menor do que a renda comum da empresa na declaração, no valor da doação. Isso é esperado; o preparador concilia a renda contábil com a renda da declaração.

Empresário individual ou LLC de um único membro: como registro uma doação e onde ela entra na minha declaração?

Registre-a como retirada do proprietário. A doação é do proprietário, paga pela conta empresarial, e nunca chega ao Schedule C. O lançamento está em como registrar a retirada do proprietário; uma conta pessoal paga pela conta empresarial é o mesmo lançamento (despesas pessoais pagas pela conta empresarial).

Na declaração do próprio proprietário, a doação é dedutível de uma de duas formas:

• Detalhando as deduções no Schedule A. A doação só conta na medida em que o total das doações excede 0,5% da base de contribuição, que em geral é a renda bruta ajustada (seção 170). Os limites do proprietário, baseados na renda, também se aplicam (Publication 526).
• Sem detalhar as deduções. A pessoa física pode deduzir até $1.000 ($2.000 em declaração conjunta) de doações em dinheiro a certas organizações qualificadas (Topic 506). Doações a fundos de doadores (donor-advised funds) e a organizações de apoio não contam, e doações em bens e saldos levados para anos seguintes não se qualificam (IRS).

Sociedade de pessoas ou LLC com vários membros: como a doação é registrada e o que os sócios recebem?

A sociedade de pessoas não deduz a doação. Ela informa o valor separadamente, ou seja, em uma linha própria, e não somado ao lucro da empresa, e cada sócio leva uma parte para a própria declaração. A lei proíbe a dedução pela própria sociedade (seção 703) e manda cada sócio considerar separadamente uma parte da doação (seção 702).

Doações em dinheiro vão na linha 13a do Schedule K e doações em bens na linha 13b. A parte de cada sócio aparece na caixa 13 do K-1 (instruções do Form 1065). A doação não reduz a renda comum da empresa na página 1. A parte também reduz o custo-base (basis) do sócio, o investimento tributário acumulado dele na sociedade (seção 705). O sócio só pode deduzir a parte até esse custo-base, e o restante espera um ano com custo-base suficiente; a parte do valor de uma doação de bem acima do custo-base ajustado fica fora desse limite (seção 704(d)). Cada sócio pessoa física então a pede como na seção acima sobre o empresário individual. As páginas e as instruções do IRS citadas aqui não dizem se a parte de uma doação em dinheiro, recebida no K-1, conta para o limite de quem não detalha as deduções; por isso, pergunte ao preparador antes de contar com isso.

Na escrituração, lance a doação na conta de doações beneficentes. No fim do ano, divida o total entre as contas de capital dos sócios, conforme a parte de cada um (contas de patrimônio da LLC, contas de capital dos sócios). O contrato de sociedade define cada parte, desde que a divisão tenha efeito econômico real para os sócios, e não apenas finalidade fiscal; do contrário, as partes seguem a participação de cada sócio na sociedade (seção 704).

Se apenas um sócio deve ser beneficiado, pode ser a retirada desse sócio ou uma doação da sociedade que o contrato atribui a ele. Qual das duas depende do contrato e do consentimento dos outros sócios; por isso, resolva isso antes de emitir um K-1.

Corporação S: como a doação é registrada e o que fazer se ela foi feita para a causa de um proprietário?

A corporação S também não deduz a doação. Ela informa as doações em dinheiro na linha 12a do Schedule K, e a parte proporcional de cada acionista vai na caixa 12 do K-1 (instruções do Form 1120-S). As partes são atribuídas por ação e por dia (seção 1377); portanto, a divisão segue a propriedade das ações, e não quem pediu a doação. Cada acionista então pede a parte dele como na seção acima sobre o empresário individual. Como no caso dos sócios, as páginas e as instruções do IRS citadas aqui não dizem se a parte de uma doação em dinheiro, recebida no K-1, conta para o limite de quem não detalha as deduções; por isso, pergunte ao preparador antes de contar com isso.

A parte também reduz o custo-base das ações de cada acionista: pela parte do dinheiro ou, no caso de bens doados, pela parte do custo-base ajustado deles, e não do valor (seção 1367); veja como o custo-base do acionista muda. O acionista só pode deduzir a parte até o custo-base das ações e da dívida, com o restante levado para os anos seguintes; a parte do valor de uma doação de bem acima do custo-base ajustado fica fora desse limite (seção 1366(d)). Lance a doação de uma corporação S no ano em que ela é paga; ao contrário da corporação C, ela não pode contar uma doação paga depois do fim do ano no ano em que o conselho a aprovou (instruções do Form 1120-S).

Saber se um pagamento é uma doação da corporação depende dos fatos. Se a corporação paga uma promessa pessoal de um proprietário, ou uma instituição de caridade que um proprietário escolheu e os outros não, o pagamento pode ser uma distribuição, uma remuneração ou um empréstimo a esse proprietário, e não uma doação da corporação. A regulamentação olha para as disposições que regem a empresa, quanto a direitos idênticos de distribuição, e as distribuições que diferem em momento ou valor recebem “efeito tributário apropriado” conforme os fatos (26 CFR 1.1361-1(l)).

Decida antes de lançar:

1. Se a doação atendeu a uma finalidade da própria empresa e os acionistas a tratam como da empresa, ela pode ser lançada como doação da corporação e repassada proporcionalmente.
2. Se pagou a promessa de um proprietário ou a causa que ele escolheu, pode ser uma distribuição, uma remuneração ou um empréstimo a esse proprietário. Uma distribuição a um único acionista tem valor diferente da dos outros e pode precisar de correção. Veja como registrar as distribuições da corporação S, distribuições desiguais e despesas pessoais pagas por uma corporação S, e peça a revisão dos fatos antes de lançar.

Corporação C: como a doação é registrada e quais limites se aplicam?

A corporação C deduz a doação por conta própria, na linha 19 do Form 1120. Lance-a em uma conta de despesa de doações beneficentes. A escrituração pode mostrar a doação inteira, enquanto a declaração permite menos; por isso, acompanhe a diferença. A Public Law 119-21 criou o piso para os anos fiscais iniciados depois de 31 de dezembro de 2025; assim, o primeiro ano afetado de uma corporação com exercício fiscal pode começar depois do ano-calendário (seção 70426).

A resolução do conselho só é exigida para a opção do regime de competência. Vale guardar uma ata que aprove a instituição de caridade e o valor, porque ela mostra que a doação foi uma decisão da corporação. Se por trás da doação há uma promessa pessoal de um proprietário, veja corporação C que paga despesas do proprietário. O saldo de prejuízo operacional líquido levado de anos anteriores muda o cálculo do teto; por isso, a corporação que o tem deve preparar a declaração levando isso em conta (instruções do Form 1120).

A instituição de caridade é qualificada, e e as doações a pessoas, a vaquinhas ou a grupos políticos?

Somente uma doação a uma organização qualificada é uma doação a uma instituição de caridade. Pergunte à organização se ela é qualificada ou use a ferramenta de busca do IRS indicada na Publication 526.

Uma doação que não se qualifica fica fora da conta de doações beneficentes. Uma doação pessoal é retirada do proprietário, e um custo com finalidade empresarial vai para a própria conta de despesa.

Um patrocínio, ingresso ou evento: é doação ou publicidade?

Pode ser publicidade, uma despesa da empresa, quando tem relação direta com a empresa e a empresa espera razoavelmente um retorno financeiro proporcional ao pagamento (26 CFR 1.162-15(a)). O exemplo da regulamentação é um empresário individual que paga a uma igreja um anúncio de meia página no programa de um concerto, com o endereço do site da empresa, e espera novos clientes.

Em um pagamento misto, divida-o. A confirmação da instituição de caridade deve dizer se ela deu bens ou serviços e informar um valor de boa-fé (Topic 506); use-a para fazer a divisão.

Produtos ou outros bens doados: o que é dedutível e como registrar?

Credite o estoque pelo custo, não pelo preço de venda. Debite doações beneficentes (a retirada do proprietário, no caso do empresário individual) somente se o item estava no estoque inicial, comprado em um ano anterior. Se foi comprado e doado no mesmo ano, o custo dele permanece no custo das mercadorias vendidas e não há dedução de doação; por isso, não o lance como doação. Anote a data da compra, porque a declaração trata os dois casos de forma diferente. Para estoque não vendido ou obsoleto, veja como dar baixa em estoque parado.

A Publication 334 e a Publication 526 descrevem esses dois casos (26 CFR 1.170A-1(c)(4)). Outros bens da empresa são deduzidos pelo valor justo de mercado menos a renda comum que uma venda produziria, como a recaptura de depreciação, o que em geral limita a dedução ao custo-base; um bem que vale menos que o custo-base fica limitado ao valor justo de mercado (Publication 526). A corporação C aplica a mesma redução conforme a Publication 542. A sociedade de pessoas ou a corporação S informa a cada proprietário o valor justo de mercado e o custo-base ajustado do bem. A maioria dos outros bens (que não sejam dinheiro, estoque ou títulos negociados em bolsa) com dedução acima de $5.000 exige uma avaliação qualificada, com os detalhes na Seção B do Form 8283. A avaliação em si só é anexada acima de $500.000 (seção 170(f)(11); instruções do Form 8283). Itens semelhantes contam em conjunto; obtenha a avaliação antes de entregar a declaração.

O estoque doado para o cuidado de doentes, necessitados ou bebês tem regra própria e pode permitir mais do que o custo. Ela abrange o excedente de alimentos de empresários individuais, sociedades de pessoas, corporações S e corporações C, e também o outro estoque de uma corporação C (seção 170(e)(3)). Exige uma declaração por escrito da instituição de caridade; por isso, peça a revisão de uma doação assim antes de lançá-la pelo custo (Publication 526; Publication 542).

Trabalho gratuito ou horas de funcionários dados a uma instituição de caridade não são doação (Publication 526).

Que registros devo guardar e até quando?

Guarde a comprovação da instituição de caridade para cada doação e uma confirmação por escrito para as maiores. Nenhuma dedução é permitida para uma doação de $250 ou mais sem essa confirmação.

Uma doação conta no ano em que é entregue, e não no ano em que o banco a compensa. Um cheque conta na data em que é postado, e uma doação paga no cartão de crédito conta no ano da cobrança (Publication 526). Lance-a nesse ano; veja a lista de verificação do fechamento do ano.

Estas regras vêm do Topic 506, para pessoas físicas, das instruções do Form 1065, do Form 1120-S e do Form 1120, para as entidades, e, quanto ao prazo da doação em dinheiro, do 26 CFR 1.170A-15. Um registro bancário, por si só, não atende à regra de confirmação para uma doação desse valor; por isso, peça o documento à instituição de caridade antes de entregar a declaração. As regras de recibos estão em exigências do IRS para recibos, o caso de uma instituição de caridade que não consegue dar um recibo está em recibos perdidos, e o tempo de guarda dos registros está em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos, em dólares americanos.

Empresário individual: uma doação a uma igreja

Um encanador que entrega o Schedule C paga US$2.000 a uma igreja pela conta empresarial. O responsável contábil debita a retirada do proprietário e credita o banco. O Schedule C não mostra nada. No Form 1040 do encanador, quem entrega a declaração individual e não detalha as deduções pode deduzir no máximo US$1.000 da doação em um ano fiscal iniciado depois de 2025, e a declaração conjunta, no máximo US$2.000. O proprietário que detalha as deduções lança a doação no Schedule A, acima do piso.

LLC com dois membros, 50/50

Dois membros que dividem 50/50, conforme o acordo, fazem uma doação de US$4.000 pela conta da LLC. A escrituração debita doações beneficentes e credita o banco. A LLC entrega o Form 1065. A doação aparece na linha 13a do Schedule K, e não na renda comum, e a caixa 13 de cada K-1 mostra US$2.000. A conta de capital e o custo-base de cada membro caem US$2.000. Supondo que cada membro tenha custo-base suficiente, cada um pede US$2.000 na própria declaração, sujeito aos próprios limites.

Corporação C: o piso de 1%

Uma corporação C tem US$100.000 de renda tributável antes da doação, calculada como as regras fiscais exigem, e doa US$5.000. O piso de 1% é de US$1.000 e o teto de 10% é de US$10.000. A dedução na linha 19 é de US$4.000. A escrituração mostra US$5.000 de despesa com doações beneficentes; assim, a declaração deduz US$1.000 a menos que a escrituração. Os US$1.000 abaixo do piso não são levados para os anos seguintes, porque a doação não excedeu o teto.

E no seu caso?

• A doação foi paga para a causa de um proprietário em uma corporação S ou LLC com vários proprietários: o lançamento, quem fica com a dedução e os registros do custo-base dependem disso. Veja distribuições desiguais e busque ajuda com impostos de corporação.
• Uma corporação C está perto do teto, tem prejuízo operacional líquido ou fez doações grandes: as regras de piso, teto, saldo para anos seguintes e prejuízo interagem ano a ano. Busque ajuda com impostos de corporação.
• A empresa doou produtos, equipamentos ou outros bens: a dedução, o custo das mercadorias vendidas, os formulários e o custo-base de cada proprietário mudam. Busque ajuda com impostos de corporação.
• Você não tem certeza de como a LLC ou a corporação é tributada: o tipo de declaração define para onde vai a doação; por isso, confirme qualquer opção antes de lançar. Busque ajuda com impostos de corporação.
• As doações foram lançadas como despesas comuns em uma declaração já entregue: veja como corrigir uma declaração empresarial já entregue e busque ajuda com impostos de corporação.
• A escrituração está atrasada: comece pela lista de verificação para limpar a escrituração e busque ajuda com a escrituração contábil.
• A doação foi para uma instituição de caridade estrangeira, ou um proprietário mora no Canadá: as regras variam conforme o país. Busque ajuda com impostos entre países.
• Uma corporação C pagou uma promessa pessoal de um proprietário: veja corporação C que paga despesas do proprietário. Se os pagamentos abrangem vários anos ou foram deduzidos, busque ajuda com impostos de corporação.