Despesa em moeda estrangeira: qual taxa de câmbio e valor lançar

Qual valor entra na escrituração de uma despesa paga em moeda estrangeira?

Lance cada despesa na moeda da sua declaração (dólares americanos em uma declaração dos EUA, dólares canadenses em uma do Canadá), convertida pela taxa do dia em que você pagou (ou do dia em que ela foi reconhecida, se você a lançou antes de pagar), de uma fonte de taxa documentada usada sempre. O IRS diz para converter despesas em moeda estrangeira pela taxa em vigor quando você as recebe, paga ou reconhece. O Income Tax Act usa a taxa do dia em que o valor surgiu.

Uma compra gera três valores:

Lance o valor convertido. Se o cartão cobrou mais ou menos, registre a diferença em uma linha de tarifas de cartão e câmbio, para que a conta continue batendo com o extrato, e guarde os dois documentos. Nem o IRS nem a CRA dizem qual dos dois valores tem prioridade; o que eles estabelecem é a conversão por uma taxa documentada do dia. Portanto, este é um método de escrituração, não uma regra.

O caso deixa de ser simples quando os gastos no exterior passam por vários cartões ou contas, os recibos não batem com os extratos, os empregados trazem muitos recibos ou a empresa tem obrigações nos dois países. Reúna os recibos, os extratos de cartão e bancários, as datas e o motivo da viagem, o nome da fonte de taxa usada e uma nota curta sobre o que cada recibo em língua estrangeira mostra (fornecedor, itens, valor).

A taxa de câmbio de qual dia vale: a da compra, a do lançamento no cartão ou a do reembolso?

Use o dia da compra, a data do recibo. As regras dos EUA e do Canadá ligam a taxa ao dia em que a despesa foi paga ou surgiu. Nenhuma menciona a data de lançamento no cartão, então use a data da compra para todos os cartões.

Uma fatura de fornecedor paga depois é diferente. O IRS diz para usar a taxa de quando você “recebe, paga ou reconhece” o item. Para uma empresa dos EUA que lança a despesa antes de pagar, o regulamento fixa a taxa na data em que a despesa “é reconhecida ou considerada de outra forma”, que nem sempre é a data da fatura. A variação da taxa até o dia do pagamento é um ganho ou perda cambial à parte (veja contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e ganho ou perda cambial em uma conta em USD). Uma empresa dos EUA que deduz as despesas quando pagas converte no dia do pagamento. No Canadá, o Act usa o dia em que o valor surgiu, e o folio da CRA não diz se, para uma fatura não paga, esse dia é a data da fatura ou a do pagamento; escolha um método documentado e aplique-o todos os anos.

Um reembolso é um pagamento posterior, na moeda da sua declaração, por uma despesa que já ocorreu. As regras ligam a taxa ao dia em que a despesa foi paga ou surgiu, não a um reembolso feito depois.

Se o Bank of Canada não divulga taxa para o dia (fim de semana ou feriado), o Income Tax Act usa o dia anterior mais próximo que tenha taxa. O IRS não tem regra escrita equivalente; use a mesma convenção na escrituração dos EUA e mantenha-a.

Qual fonte de taxa de câmbio o IRS e a CRA aceitam?

Os EUA aceitam qualquer taxa divulgada usada de forma consistente. O Canadá adota por padrão a taxa do Bank of Canada e só aceita outra fonte quando condições definidas são atendidas.

As taxas do Bank of Canada são indicativas e publicadas uma vez por dia útil. Guarde a taxa, a fonte e a data junto de cada lançamento.

Posso usar uma taxa média mensal ou anual em vez da taxa de cada dia?

Para despesas, converta cada uma pela taxa do próprio dia. Médias são exceções estreitas.

• Estados Unidos: a regra geral é a taxa do dia em que você paga. O IRS publica uma tabela de médias anuais e aceita “qualquer taxa de câmbio divulgada que seja usada de forma consistente”, mas suas páginas não dizem se uma média anual é aceitável para cada despesa. Usar a taxa de cada dia evita a dúvida. Um regulamento permite uma convenção de taxa de um trimestre ou menos para ganho ou perda cambial em certas contas a pagar e a receber, não para converter uma despesa paga à vista; veja contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA.
• Canadá: o folio da CRA diz que ela pode aceitar uma média para certos itens de renda, mas em geral não quando as taxas de câmbio oscilam muito.
• GST/HST: o Memorandum 3-6 tem regras próprias, incluindo uma média mensal, para um valor de GST/HST informado em moeda estrangeira.

Que comprovante preciso para um recibo estrangeiro sem detalhe de imposto?

Um recibo não precisa mostrar uma linha de imposto para sustentar uma dedução de imposto de renda. As fontes pedem o que foi comprado, quando, onde e por quanto.

• Estados Unidos: a Publication 463 trata o recibo como adequado, em regra, quando mostra o valor, a data, o local e a natureza essencial da despesa. Os registros de viagem também precisam das datas da viagem e do motivo comercial, e valores estimados não são dedutíveis. A Publication 583 lista extratos de conta, comprovantes de cartão de crédito e faturas entre os documentos de apoio.
• Canadá: a CRA diz que um recibo mostra a data, os nomes e endereços do vendedor e do comprador e uma descrição completa. O número de empresa do vendedor só é exigido quando o vendedor é registrado para GST/HST (há um limite de preço); um vendedor não registrado, como muitos vendedores fora do Canadá, não tem número para mostrar. Sem recibo, escreva os detalhes no diário de despesas.

Acrescente o valor estrangeiro, a moeda, a taxa e a fonte da taxa a cada lançamento. Guarde o recibo, o extrato e o registro da taxa juntos: em geral seis anos no Canadá e 3 anos nos EUA, e mais tempo em alguns casos. Para as regras completas sobre recibos, veja o guia de recibos do IRS e o guia de recibos da CRA.

Posso pedir crédito de GST/HST ou de imposto sobre vendas em uma compra no exterior?

Só para o GST/HST (imposto federal sobre bens e serviços do Canadá) que foi pago ou se tornou devido. Um vendedor fora do Canadá muitas vezes não cobra nada, mas confira o imposto pago na importação ou autoavaliado sobre um serviço ou software comprado do exterior. Um VAT (imposto sobre valor agregado) ou imposto sobre vendas estrangeiro não é GST/HST. Se um vendedor estrangeiro cobrou GST/HST pelo sistema de registro simplificado, um contribuinte registrado não pode pedir esse valor como crédito.

• Canadá: um crédito de imposto sobre insumos (ITC) surge do GST/HST que se tornou devido ou foi pago e exige documentos de apoio antes da entrega da declaração. A CRA diz que nenhum crédito pode ser pedido quando não há GST/HST devido. O imposto cobrado de um contribuinte registrado por um fornecedor não residente pelo sistema simplificado não dá direito a créditos nem a reembolsos (seção 211.17); a CRA diz para dar a esse fornecedor a prova do seu registro, e o caminho para o imposto já cobrado é um reembolso ou crédito do próprio fornecedor.
• Estados Unidos: a Publication 334 trata o imposto sobre vendas que você paga numa compra do negócio como parte do custo do que foi comprado, não como um crédito separado. Ela cobre o imposto sobre vendas dos EUA e não trata de VAT estrangeiro. Um VAT estrangeiro que o país devolve a empresas estrangeiras pode mudar o custo real da viagem; levante o assunto antes de fechar a escrituração.

Se uma empresa precisa autoavaliar o GST/HST sobre um serviço ou software comprado de fora do Canadá (CRA) e se pode pedir um crédito sobre ele depende do registro e de como ela usa a compra; veja faturas de fornecedores estrangeiros.

Como reembolsar um empregado por recibos de viagem de negócios em moeda estrangeira?

Converta cada recibo pela taxa do próprio dia, pague o total na moeda da sua declaração e guarde os registros do empregado. Nem o IRS nem a CRA fixam uma taxa para um pedido de reembolso; a regra de conversão acima rege a despesa da empresa.

1. O empregado lista cada recibo: data, local, motivo comercial, valor e moeda estrangeira, com o recibo anexado.
2. O empregador converte cada linha pela data do recibo, usando a fonte de taxa escolhida, e escreve a taxa e a fonte no relatório.
3. O empregador paga o total, e o empregado devolve qualquer adiantamento não gasto.
4. O empregador guarda o relatório, os recibos e o registro das taxas.

Decida por escrito se os empregados recebem pela taxa documentada ou pelo valor cobrado no cartão, e aplique a mesma regra a todos. Os testes abaixo dependem das despesas reais do empregado, então guarde o extrato do cartão com o relatório. Para dinheiro comprado em uma casa de câmbio, guarde o comprovante da operação.

Como reembolsar a mim mesmo ou a um proprietário por custos de viagem ao exterior?

A conversão é a mesma; o caminho de volta ao proprietário depende do tipo de empresa.

Uma viagem que mistura dias de negócios e dias pessoais é dividida primeiro; veja viagem de negócios com dias pessoais.

A diária (per diem) é diferente em viagens ao exterior?

O método é o mesmo; a tabela de valores não.

• Estados Unidos: a Publication 463 diz que o Department of State define os valores de diária para áreas no exterior. Para a sua própria dedução, a diária padrão de refeições cobre apenas refeições e despesas incidentais; não existe valor padrão de hospedagem, então a hospedagem no exterior é o custo real pela taxa do dia. O limite usual de 50% para refeições se aplica à diária padrão de refeições.
• Estados Unidos, diária do empregador: ela só atende à prestação de contas adequada se, entre outras condições, for semelhante em forma e não superior ao valor federal e o empregado comprovar datas, local e motivo. Um proprietário de mais de 10% das ações de uma corporação é parte relacionada ao empregador e precisa conseguir comprovar as despesas ao IRS.
• Canadá: a CRA pergunta se um auxílio cobre o que se espera razoavelmente que o empregado pague e se você consegue justificá-lo. A página de despesas de viagem não traz valores de diária para o exterior, então reembolse os recibos reais ou esteja pronto para justificar o auxílio. As refeições são, em geral, dedutíveis a 50% (Act).

E se a despesa saiu de um saldo em moeda estrangeira ou de uma conta na moeda errada?

Lance a despesa pelo valor convertido do dia em que foi paga (ou reconhecida, se você lançou a fatura antes), e depois acerte a diferença na conta que pagou.

• Pago com saldo na mesma moeda (uma fatura em euros paga com saldo em euros): a despesa é a fatura pela taxa do dia. O ganho ou perda cambial do próprio saldo é um lançamento à parte, e o IRS observa que a regra dos EUA sobre ganhos e perdas cambiais (seção 988) pode exigir que ele seja reconhecido. Veja contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e ganho ou perda cambial em uma conta em USD.
• Pago com conta em outra moeda (uma fatura em euros paga com uma conta em dólares): o banco converteu pela própria taxa. O valor debitado é o que saiu da conta. Lance a despesa como a fatura pela sua taxa documentada; a diferença vai para uma linha de tarifas bancárias e câmbio, para que a conta bata com o extrato.
• Pago com conta pessoal: veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal.

Um cliente que paga você em uma conta na moeda errada gera receita, não despesa; veja saldos em várias moedas na escrituração.

Exemplo

As taxas abaixo são arredondadas e ilustrativas, não cotações reais.

Uma LLC de Chicago paga um hotel em Berlim

A LLC paga uma fatura de hotel de €300 em 12 de maio com o cartão da empresa. A fonte de taxa mostra 1,10 dólar americano por euro nesse dia. O extrato do cartão lança US$335.

Uma forma viável de lançar: US$330 em viagens e os US$5 de diferença em uma linha de tarifas de cartão e câmbio, para que a conta do cartão bata com o extrato. O extrato não diz se a diferença é a taxa do emissor ou uma tarifa, e nem o IRS nem a CRA colocam o extrato acima da taxa. O arquivo guarda a fatura, o extrato e o registro da taxa.

O empregado de uma corporação de Toronto volta de Londres

O empregado traz £1.200 em recibos. Cada um é convertido pela taxa do Bank of Canada da sua própria data, e o empregado entrega à corporação cópias dos recibos e o relatório de despesas.

A corporação reembolsa C$2.210 e guarda o relatório, os recibos e as taxas.

Um empresário individual de Ontário compra software de um fornecedor dos EUA

A fatura é de US$800, paga no dia em que é lançada, e o fornecedor não cobra GST/HST, então não há imposto cobrado pelo fornecedor para pedir de volta. Com a taxa de 1,40, a despesa é C$1.120, antes de qualquer imposto autoavaliado. Se o empresário precisa autoavaliar o GST/HST e pode pedir um crédito relacionado depende do registro e do uso; veja faturas de fornecedores estrangeiros.

E no seu caso?

• Os gastos no exterior passam por vários cartões ou contas, ou lançamentos antigos foram feitos por valores diferentes (alguns pela cobrança do cartão, outros convertidos): a escrituração precisa de um único método de taxa antes de preparar a declaração ou um reembolso; veja ajuda com escrituração contábil.
• Um reembolso ou pedido de fim de ano tem dezenas de recibos estrangeiros que não batem com os extratos: converta e concilie tudo antes de pagar o pedido, com ajuda com escrituração contábil.
• Você opera nos dois países e a escrituração e as declarações não concordam: veja escrituração de uma empresa canadense e de sua empresa nos EUA, escrituração de uma LLC dos EUA de propriedade de um canadense e ajuda com escrituração contábil.
• Sua escrituração está atrasada em meses: veja como colocar em dia a escrituração atrasada no Canadá ou nos EUA, com ajuda com escrituração contábil.
• O negócio mantém a escrituração principalmente na moeda de outro país (uma filial ou escritório no exterior, ou uma corporação canadense que optou por declarar em moeda funcional): o IRS permite que algumas dessas unidades façam seus cálculos nessa moeda; veja balanço de um negócio no exterior. Uma corporação canadense pode optar por declarar em dólar americano, euro, libra, iene ou dólar australiano, entregando o pedido em até 60 dias após o primeiro dia do ano em que começa (Act, seção 261(3)); nesse caso, a conversão em dólares canadenses desta página não se aplica. Veja ganhos cambiais na declaração de uma corporação.
• Um recibo foi perdido ou nunca foi emitido: veja recibos perdidos ou despesas sem recibo no Canadá.