Formulaire 5472 non produit : reconstituer les livres d'abord

Je viens d'apprendre que la LLC n'a jamais produit le formulaire 5472 pendant plusieurs années : quelles années dois-je reconstituer?

Reconstituez chaque année d'imposition où la LLC a fait une opération à déclarer avec son propriétaire ou une autre partie liée. Chaque année est une production distincte : un formulaire 1120 pro forma (déclaration allégée qui ne contient que le nom et l'adresse de la LLC et deux éléments) avec le formulaire 5472 joint (instructions du formulaire 5472; 26 CFR 1.6038A-2(a)(1)). Une LLC américaine détenue en totalité par une seule personne étrangère est traitée comme une société à cette seule fin (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Une LLC constituée en 2018 ou après est visée dès sa première année; le tableau ci-dessous couvre les LLC plus anciennes.

Examinez chaque année séparément. L'argent que le propriétaire verse pour constituer ou financer la LLC, l'argent que la LLC verse au propriétaire et les frais payés par l'un pour l'autre sont tous des opérations : la première année de la LLC peut donc être une année de production. L'exemple sur quatre ans du règlement donne à chaque année une obligation de déclaration et de registres (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), exemple 1). Une année sans opération à déclarer n'exige aucun formulaire (26 CFR 1.6038A-2(e)(1)), mais les prêts sont déclarés selon leurs soldes au début et à la fin de l'année, emprunts déjà en place compris : une année avec un prêt du propriétaire en cours et aucun nouvel argent peut donc quand même en exiger un (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(vii); instructions).

Reconstituez les années de la plus ancienne à la plus récente : le solde de clôture d'un prêt une année est le solde d'ouverture de l'année suivante, et le formulaire déclare les deux (instructions). Demandez à la personne qui prépare les formulaires tardifs (le préparateur) quelle révision du formulaire 5472 sert chaque année; l'IRS énumère toutes les révisions sur sa page à propos du formulaire 5472.

Un dossier est simple quand un seul propriétaire détient toute la LLC, que tout l'argent a transité par un seul compte bancaire américain, que les quelques transferts du propriétaire étaient en dollars américains, que tous les relevés sont en main et qu'aucune lettre de l'IRS n'est arrivée. Il exige le jugement d'un professionnel quand plusieurs années manquent, que personne n'a suivi les transferts du propriétaire ni gardé les relevés de plateformes et de cartes, que l'argent du propriétaire et celui de la LLC sont mélangés, que le propriétaire a payé des factures de la LLC avec une carte personnelle ou étrangère, que de l'argent est venu de l'étranger dans d'autres devises, que la LLC a fait affaire avec les autres sociétés ou la famille du propriétaire, ou qu'une lettre de l'IRS est arrivée. La dernière section donne un lien pour chacun de ces cas.

Si une lettre de l'IRS est arrivée, vérifiez d'abord sa date limite : un défaut qui se poursuit plus de 90 jours après que l'IRS en a posté l'avis entraîne une pénalité supplémentaire, et la reconstitution n'arrête pas ce délai (instructions; voir formulaire 5472 manqué et pénalités).

À rassembler d'abord : la lettre du numéro d'identification de l'employeur (EIN), les documents de constitution, tous les relevés depuis le premier mois (y compris ceux du propriétaire), ainsi que le nom et l'adresse du propriétaire, tout numéro fiscal américain, son numéro d'identification fiscale de son pays d'origine et ses pays de citoyenneté et de résidence fiscale (formulaire 5472, partie II).

Pourquoi reconstituer chaque année avec soin, et où se situe la pénalité du formulaire 5472?

La pénalité frappe la LLC elle-même, en tant que société déclarante : 25 000 $ pour chaque année d'imposition comportant un défaut, appliquée une fois pour chaque partie liée cette année-là. Pour une année d'imposition commencée en 2017, la plus ancienne visée par cette règle, elle est de 10 000 $ (IRM 20.1.9). Elle vise aussi bien le défaut de tenir les registres exigés que le défaut de produire, et un formulaire 5472 substantiellement incomplet est considéré comme non produit (26 CFR 1.6038A-4(a); instructions). Les sources ne définissent pas « substantiellement » : omettre une partie liée ou un type d'opération risque donc ce traitement. Une pénalité supplémentaire peut commencer si le défaut se poursuit après un avis de l'IRS.

Produire en retard ne règle pas l'affaire à lui seul : selon l'IRS, des pénalités peuvent être établies selon ses procédures habituelles lorsqu'une déclaration de renseignements en retard est produite (IRS : déclarations de renseignements internationales en retard). Les montants après un avis, l'annulation de la pénalité, la déclaration de motif raisonnable, l'avis CP215 et la période que l'IRS peut examiner sont expliqués dans formulaire 5472 manqué et pénalités.

Qu'est-ce qui figure au formulaire 5472, et qu'est-ce qui reste seulement dans les livres?

Le formulaire 5472 déclare les opérations entre la LLC et une partie liée (formulaire 5472; instructions; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3) et (4)). Les ventes aux clients, les achats auprès des fournisseurs et le reste de l'activité ordinaire de la LLC restent seulement dans les livres.

Les livres alimentent aussi la partie I, qui demande l'actif total et la valeur totale des opérations avec des parties liées étrangères (instructions). Conservez un solde de fin d'année et des totaux annuels pour chaque année reconstituée, et pas seulement une liste de transferts. Les instructions tirent l'actif total de l'élément D du formulaire 1120, qu'un formulaire 1120 pro forma n'exige pas autrement, et n'expliquent pas comment une LLC le remplit : le préparateur le confirme.

Si un montant réel lié à une opération ou à une série d'opérations avec une partie liée étrangère ne dépasse pas 50 000 $, la partie IV peut l'indiquer comme « 50 000 $ ou moins » (instructions; 26 CFR 1.6038A-2(b)(9)). Cela ne change que ce qui est imprimé : le journal garde donc chaque entrée. Les instructions n'expliquent pas comment regrouper les opérations pour ce critère et ne mentionnent pas ce raccourci pour la partie V : inscrivez donc le montant réel de chaque apport et de chaque distribution. Pour savoir quels transferts comptent, voir registres d'une LLC détenue par un étranger.

Où trouver les données des années que personne n'a suivies?

Dans les relevés. Le compte bancaire de la LLC est l'épine dorsale de la reconstitution, et les comptes du propriétaire, les rapports de plateformes et les factures complètent l'autre côté de chaque ligne. Si la LLC n'a jamais eu de compte à elle, le compte qui a reçu son argent devient l'épine dorsale : classez chaque ligne comme appartenant à la LLC ou au propriétaire, et attendez-vous à une liste d'écarts plus longue (voir démêler les fonds d'entreprise et les fonds personnels). Le règlement énumère les relevés bancaires, les registres, les contrats de vente et les factures d'achat comme des registres d'écriture initiale (26 CFR 1.6038A-3(c)(2)(i)), et les registres que détient le propriétaire peuvent être obtenus ou compilés sous la direction de la LLC (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)).

Demandez dès maintenant à chaque banque et à chaque plateforme l'historique complet, car le reste de la reconstitution en dépend. La règle refuge du règlement prévoit que les registres comptables de base qui documentent les effets fiscaux américains des opérations entre parties liées doivent être créés et conservés s'ils n'existent pas (26 CFR 1.6038A-3(c)(1)) : le journal reconstitué est donc le genre de registre que la règle demande. L'IRS accepte tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses (IRS : tenue des registres). Pour la méthode, voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Comment classer chaque ligne : argent entrant, argent sortant, prêts et frais payés par le propriétaire?

Marquez chaque ligne des relevés de la LLC selon la personne de l'autre côté : le propriétaire ou une autre partie liée, par opposition à une personne sans lien. Donnez ensuite un seul type à chaque ligne liée à une partie liée.

Le formulaire 5472 compte les paiements et recettes courus, ce que le règlement exige d'une LLC qui utilise la méthode d'exercice (instructions; 26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). Consignez chaque facture d'une partie liée à la date de facturation et à la date de paiement, en la comptant une seule fois : voir tenue de livres d'une société américaine détenue par un étranger.

Qu'un montant soit un apport ou un prêt dépend des faits et des documents, et cela détermine s'il va en partie V ou en partie IV (instructions). Ne créez pas maintenant de documents qui prétendent être plus anciens qu'ils ne le sont. Quand rien ne montre l'intention, marquez la ligne « à décider » et réglez-la avec le préparateur avant de produire. Voir apport du propriétaire ou prêt à votre LLC. Si une autre personne que le propriétaire a envoyé ou reçu l'argent (un proche, un ami, une autre société du propriétaire), consignez-le au nom de cette personne, avec la mention « à confirmer » pour la vérification des parties liées ci-dessous. Les champs que chaque ligne du journal doit contenir figurent dans registres d'une LLC détenue par un étranger.

Consignez une facture que le propriétaire paie pour la LLC avec une carte personnelle ou étrangère comme de l'argent envoyé à la LLC pour son compte, car une opération comprend tout transfert d'argent, quel qu'en soit le moyen et qu'il soit consigné par écrit ou non (26 CFR 1.482-1(i)(7)). Les sources ne traitent pas expressément des factures payées par le propriétaire : le préparateur confirme donc comment le formulaire 5472 les déclare. Pour une carte émise à l'étranger, consignez le montant en dollars américains facturé par le fournisseur et gardez sur la même écriture le débit converti de la carte et les frais; le préparateur confirme quel chiffre le formulaire utilise. Une facture personnelle que la LLC paie pour le propriétaire est une distribution (un prêt au propriétaire si un remboursement est prévu), et non un coût de la LLC, car les dépenses personnelles ne sont pas déductibles (26 USC 262(a)); ventilez tout débit en partie personnel. Les versements de plateformes arrivent nets de frais : consignez donc séparément les ventes brutes et les frais, et rapprochez-les du dépôt : voir rapprocher les ventes et les versements.

Comment inscrire l'argent venu de mon compte bancaire étranger?

Inscrivez chaque transfert en dollars américains, avec à côté le montant étranger envoyé, la date, les frais et le taux. Les montants du formulaire 5472 sont exprimés en dollars américains, avec un tableau des taux de change utilisés (instructions; 26 CFR 1.6038A-2(c)).

Utilisez une seule source de taux de change publiés pour toute écriture en devise étrangère, chaque année, et nommez-la dans le tableau. L'IRS n'a pas de taux de change officiel et accepte généralement tout taux publié utilisé de façon constante (IRS : taux de change). Pour les revenus et dépenses d'une déclaration américaine, sa règle générale est le taux en vigueur lorsque l'élément est reçu, payé ou couru (IRS : devises étrangères); les sources du formulaire 5472 ne fixent aucune règle de taux au-delà du tableau.

Quand une banque ou un service de transfert convertit l'argent en cours de route, les sources ne disent pas quel chiffre le formulaire 5472 attend lorsque des frais et le taux propre à la banque s'interposent entre le montant envoyé et le montant reçu : le préparateur confirme donc le choix avant la production. D'ici là, consignez les dollars que la LLC a reçus, tels que son relevé les montre, et gardez sur la même écriture le montant envoyé, les frais et le taux. Si la confirmation ne donne aucun taux, calculez le taux que les deux montants impliquent et étiquetez-le « implicite ».

Pour les gains et pertes de change dans les livres de la LLC elle-même, voir comptes en devises étrangères dans des livres américains.

Et si des registres manquent ou n'existent qu'en estimations?

Reconstituez d'abord à partir de l'autre côté de chaque opération, estimez seulement ce qui ne peut être déterminé et marquez chaque estimation. Un écart est une raison de continuer à chercher, et non de sauter une écriture.

1. Demandez le relevé manquant. Gardez une liste datée de chaque demande et de chaque réponse. Pour savoir si cela appuie un allègement des pénalités, voir formulaire 5472 manqué et pénalités.
2. Utilisez le document correspondant de l'autre côté. Un transfert entre le propriétaire et la LLC laisse une ligne des deux côtés : une ligne absente d'un relevé se retrouve souvent sur l'autre. Une ligne de versement manquante peut se trouver dans le rapport de la plateforme.
3. Estimez ce qui est encore inconnu. Quand les montants réels ne peuvent être déterminés, déclarez une estimation raisonnable : au moins 75 % et au plus 125 % du montant réel. Une estimation hors de cette fourchette peut quand même être acceptée si les faits sont exposés dans une déclaration écrite faite sous peine de parjure, et c'est l'IRS qui décide (instructions; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3) et (8)). La règle d'estimation du règlement vise les types d'opérations qu'il énumère, dont les apports et les distributions.
4. Notez chaque écart dans le journal. Consignez l'entrée, ce qui manque, comment le chiffre a été obtenu et qui l'a confirmé.

Les estimations ne remplacent pas les registres : ne pas tenir les registres exigés entraîne la même pénalité de 25 000 $ que ne pas produire (instructions).

Dois-je produire un formulaire 5472 distinct pour chaque partie liée?

Oui. La LLC produit un formulaire 5472 pour chaque partie liée avec laquelle elle a fait une opération à déclarer dans l'année (26 CFR 1.6038A-2(a)(1); instructions). Le propriétaire est la partie habituelle, en tant qu'actionnaire étranger détenant directement ou indirectement 25 %. Une société que le propriétaire contrôle peut en être une autre, de même que le conjoint du propriétaire, son frère ou sa sœur, son parent ou grand-parent, ou son enfant ou petit-enfant qui a prêté de l'argent à la LLC ou en a reçu d'elle; d'autres personnes peuvent être liées selon les faits (instructions; 26 USC 267(b) et (c)(4)).

Cela change le journal de quatre façons :

• Une colonne des parties liées. Totalisez séparément les lignes de chaque partie, car chaque formulaire ne porte que les opérations de cette partie.
• Un numéro de référence par partie liée étrangère sans numéro fiscal américain, propriétaire compris. Il n'utilise que des lettres et des chiffres, sans espaces, jusqu'à 50 caractères. Les instructions exigent le même numéro chaque année pour une partie donnée et interdisent de réutiliser un numéro retiré pour une autre : attribuez-le donc une seule fois et employez-le dans chaque année reconstituée (instructions).
• Un nombre de formulaires pour chaque année. Le formulaire demande le nombre de formulaires 5472 produits pour l'année et leur valeur totale : le journal doit donc contenir un nombre et un total par année (instructions).
• Une partie omise est un formulaire omis. La pénalité s'applique une fois pour chaque partie liée dans une année (26 CFR 1.6038A-4(a)(3)).

Les instructions demandent un formulaire distinct pour chaque partie liée, étrangère ou américaine, qui a fait une opération à déclarer, et précisent aussi que les opérations avec une partie liée américaine n'ont pas à être précisément identifiées dans les parties IV, V et VI (instructions). Gardez quand même les opérations avec la partie américaine dans le journal et demandez au préparateur comment cette partie est traitée.

Comment vérifier chaque année reconstituée avant de produire?

Une année reconstituée est prête quand le journal concorde avec les relevés à chacun des points ci-dessous. Vérifiez d'abord l'année la plus ancienne, puis reportez ses chiffres de clôture dans la suivante.

Un écart qui ne peut être éliminé va dans la liste des écarts, avec son montant et ce qui est inconnu.

Produisez ensuite chaque année. La LLC ne peut pas produire le formulaire 5472 par voie électronique : le formulaire 1120 pro forma de chaque année, avec le formulaire 5472, est envoyé par télécopieur ou par la poste à l'adresse réservée de l'IRS (voir ce que produit une LLC à membre unique détenue par un étranger), avec la mention « Foreign-owned U.S. DE » inscrite en haut. Chaque état joint doit être en anglais (instructions; 26 CFR 1.6038A-2(c)). Si le formulaire 1120 pro forma d'une année a déjà été produit sans le formulaire 5472, le dossier à envoyer est différent : voir formulaire 5472 manqué et pénalités. Une année récente peut ne pas être encore en retard : elle est en général exigible le 15e jour du quatrième mois suivant la fin de l'exercice (instructions du formulaire 1120), et un formulaire 7004 produit à cette date la prolonge de six mois (instructions).

Quels registres la LLC doit-elle tenir à partir de maintenant?

Des livres qui montrent chaque opération avec une partie liée, avec le document à l'appui de chaque écriture, conservés aussi longtemps qu'ils peuvent compter. Le règlement demande des registres permanents, exacts et complets qui montrent le traitement fiscal américain correct des opérations entre parties liées (26 CFR 1.6038A-3(a)(1)).

• Consignez chaque transfert du propriétaire au moment où il se produit, avec la confirmation ou la ligne du relevé, et rapprochez le compte bancaire chaque mois : voir la liste de contrôle de la clôture mensuelle.
• Gardez les rapports de plateformes, les factures des coûts que le propriétaire paie personnellement, les documents de prêt, le tableau des taux de change et un dossier par année d'imposition avec le formulaire 1120 pro forma, le formulaire 5472 et la preuve de leur envoi.

Gardez les registres aussi longtemps qu'ils peuvent être pertinents, et au moins jusqu'à l'expiration du délai pour établir et percevoir l'impôt de l'année que l'opération touche (26 CFR 1.6038A-3(g)). Pour savoir jusqu'où l'IRS peut remonter pour une année dont le formulaire n'a jamais été produit, voir formulaire 5472 manqué et pénalités. Voir aussi combien de temps garder les registres d'entreprise et, pour savoir qui tient les livres à l'avenir, tenue de livres d'une société américaine détenue par un étranger.

Et si la LLC a un vrai bénéfice, des employés ou plus d'un propriétaire?

Le formulaire 5472 de cette LLC ne couvre que les opérations avec des parties liées : le bénéfice, la paie et les copropriétaires soulèvent donc chacun une question distincte.

• Un vrai bénéfice. La LLC n'a aucune obligation de produire une déclaration de revenus à elle, et son formulaire 1120 pro forma n'exige que son nom, son adresse et les éléments B et E (instructions). Que le propriétaire doive ou non de l'impôt américain sur le bénéfice dépend de sa situation : voir quand les propriétaires étrangers doivent l'impôt américain et déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise. Si le propriétaire doit le déclarer, les lignes de ventes et de coûts reconstituées sont le point de départ.
• Des employés. Une LLC qui a des employés est traitée comme une société aux fins de l'impôt sur l'emploi et produit les formulaires de paie sous son propre nom et son propre EIN (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(iv)). La paie d'employés sans lien relève des livres et d'une production distincte, hors du formulaire 5472; les sommes versées à une partie liée, comme un proche, restent une opération à consigner.
• Plus d'un propriétaire. Cette règle ne s'applique que lorsqu'une seule personne étrangère détient la totalité de la LLC (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Voir société avec un copropriétaire étranger et LLC multimembre fermée qui n'a jamais produit. Si la détention a changé au fil des ans, la réponse peut différer selon l'année.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains, sauf indication contraire, et chaque LLC utilise l'année civile.

Trois ans, trois journaux

Un propriétaire qui vit en Chine, et qui n'est ni citoyen ni résident américain, détient la totalité d'une LLC américaine constituée l'année 1. Sur trois ans, il vire 40 000 $ US à la LLC, en retire 12 000 $ US et paie 3 000 $ US de factures de site web avec une carte personnelle; il traite les virements et les factures comme des apports (s'il s'agissait de prêts, ils passeraient en partie IV, et seraient quand même déclarés).

Chaque année a son propre formulaire 1120 pro forma et son propre formulaire 5472, établis de la plus ancienne à la plus récente, et son propre état de la partie V qui énumère les virements, la facture de site web et la distribution de cette année-là, avec dates et preuves. Le total cumulé sert à vérifier le registre du propriétaire; ce n'est pas une ligne du formulaire. Si aucune des trois années n'a été produite, chacune peut entraîner sa propre pénalité : si le propriétaire est la seule partie liée, trois années manquées donnent trois pénalités initiales, et non une.

Argent venu d'un compte bancaire canadien

Un propriétaire qui vit au Canada, et qui n'est ni citoyen ni résident américain, transfère 50 000 $ CA au compte américain de la LLC en quatre virements, tous à titre d'apports sans conditions de prêt. Après le taux et les frais du service de transfert, les relevés de la LLC montrent un total de 36 500 $ US crédités. Le journal consigne chaque transfert aux dollars crédités, avec à côté le montant canadien envoyé, les frais et le taux. Sur cette base, l'apport de l'année est de 36 500 $ US; le préparateur confirme si le formulaire 5472 retient les dollars reçus ou le montant envoyé, et le journal garde les deux. La source du taux est nommée une seule fois et utilisée pour chaque écriture, chaque année.

Versements de plateformes

Une année, un compte de plateforme de paiement au nom de la LLC verse à la LLC 85 000 $ US après 15 000 $ US de frais. Les livres consignent 100 000 $ US de ventes et 15 000 $ US de frais. Sans réserve retenue ni versement en transit à l'une ou l'autre des fins d'année, les ventes moins les frais égalent les dépôts des relevés bancaires. Les clients n'ont aucun lien avec la LLC et le compte est celui de la LLC : ces lignes restent donc dans les livres, et seuls les transferts du propriétaire figurent au formulaire 5472. Si le compte est au nom du propriétaire, voir versements de places de marché dans une LLC détenue par un étranger. Le rapprochement montre que le compte bancaire est entièrement expliqué avant qu'on en retire les lignes du propriétaire.

Votre situation est différente?

• Vous avez appris que la LLC aurait dû produire le formulaire 5472, peut-être pour plusieurs années, et que personne n'a suivi l'argent du propriétaire ni gardé les relevés de plateformes. Les années à reconstituer en premier, la part qui peut être récupérée ou estimée et la personne qui prépare les formulaires tardifs relèvent du jugement. Apportez les relevés à l'aide en fiscalité transfrontalière, et voyez l'aide en tenue de livres pour la reconstitution elle-même.
• Vous avez un avis de l'IRS ou une pénalité. La date limite d'un avis peut changer ce qu'il faut produire en premier : voir formulaire 5472 manqué et pénalités et aide en fiscalité transfrontalière.
• La LLC est déjà fermée. L'année de fermeture peut quand même être une année de production, car un dernier paiement au propriétaire est une opération (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), exemple 1). Pour savoir si la fermeture change le sort des années manquées antérieures, voir formulaire 5472 manqué et pénalités.
• D'autres déclarations d'entreprise ne sont pas produites non plus. Voir rattraper les déclarations d'entreprise non produites.
• La LLC vend par des places de marché ou des boutiques d'applications, ou votre argent et celui de la LLC sont mélangés dans un même compte. Voir versements de places de marché dans une LLC détenue par un étranger et démêler les fonds d'entreprise et les fonds personnels, avec l'aide en tenue de livres.
• La LLC a un compte à l'étranger. Voir FBAR pour les comptes de société à l'étranger.
• La LLC a des bénéfices, des employés ou un deuxième propriétaire, ou vous vivez au Canada. Voir quand les propriétaires étrangers doivent l'impôt américain, société avec un copropriétaire étranger et propriétaire canadien d'une LLC américaine.
• Vous voulez que les livres soient tenus à partir de maintenant. Voir tenue de livres d'une société américaine détenue par un étranger et ce que la LLC produit chaque année.