Lançamento contábil da folha: salário bruto, retenção e impostos

Como faço o lançamento contábil da folha de pagamento de um pagamento?

Um lançamento contábil da folha para um pagamento debita duas despesas: o salário bruto e os impostos do empregador sobre a folha. Ele credita o banco pelo salário líquido e uma conta de passivo para cada imposto retido ou devido. Os débitos são iguais aos créditos. Lance-o a partir do relatório da folha (payroll register), o relatório do provedor com o salário bruto, as deduções e o salário líquido de cada empregado no pagamento, e não a partir do débito no banco.

Uma conta transitória da folha é uma conta temporária: o salário líquido entra quando você lança o pagamento e sai quando o dinheiro deixa o banco, então ela termina em zero.

O salário bruto é tudo o que o empregado ganhou, então o imposto descontado do pagamento dele não é um custo adicional para o negócio. Só os impostos do próprio empregador são. O IRS chama o imposto de renda retido e o Social Security e Medicare do empregado de “trust fund taxes” (impostos retidos em custódia) porque o empregador os guarda para o Tesouro dos EUA (Publication 15). Por isso eles ficam em contas de passivo e nunca em despesa. Se não forem repassados, o IRS pode cobrar de cada responsável que deixa de pagá-los por vontade própria, como um diretor ou sócio, 100% do valor não pago, conforme a seção 6672 (Publication 15, seção 11). Em geral, o IRS tem 3 anos a partir de 15 de abril do ano seguinte ao do pagamento dos salários, ou da data de entrega, se for posterior, para lançar essa multa, e não há limite enquanto uma declaração não foi entregue (seção 6501; o manual interno do IRS a aplica no IRM 5.7.3). Veja a trust fund recovery penalty.

O lançamento deixa de ser simples quando:

• O relatório do seu provedor, o seu banco e os seus livros mostram valores diferentes para o mesmo pagamento.
• O Form 941 de um trimestre não bate com os totais dos W-2 nem com os seus livros, o relatório do provedor mostra um depósito que a sua conta no IRS não mostra, ou o IRS mandou uma carta.
• Meses anteriores da folha nunca foram lançados, ou foram lançados como uma única despesa.
• Os empregados trabalham em mais de um estado, porque cada estado acrescenta suas próprias contas.
• Deduções antes do imposto, benefícios tributáveis ou o seguro-saúde do proprietário de uma corporação S fazem o salário bruto do relatório da folha diferir dos salários do Form 941.
• Você é proprietário. O proprietário de uma corporação que trabalha no negócio é empregado, então o pagamento passa por este lançamento e as distribuições nunca passam. A Publication 15 lista os pagamentos a sócios como isentos de retenção e de imposto sobre a folha, e quem trabalha por conta própria em geral não é empregado, então a retirada de um empresário individual ou de um sócio não passa pela folha (Publication 15).

Se qualquer um dos três primeiros casos se aplica, lançar corretamente o próximo pagamento não resolve os períodos que já passaram. Cada um precisa ser rastreado do relatório da folha até a sua conta no IRS e as declarações. A última seção diz aonde ir em seguida.

Reúna antes de lançar: o relatório da folha do pagamento, o relatório de passivos de impostos do provedor, as linhas do banco e os Forms 941 e 940 entregues até agora.

Quais impostos da folha saem do pagamento e quais o empregador deve além disso?

O imposto de renda, o Social Security e o Medicare saem do pagamento do empregado, e o empregador paga o mesmo valor dos dois últimos. O imposto federal de seguro-desemprego é só do empregador, e cada estado define o seu imposto de seguro-desemprego.

As alíquotas e o limite de salário estão na Publication 15 e no Topic 751. O Social Security para de incidir sobre um empregado quando os salários dele chegam ao limite, mas o Medicare continua o ano todo. O crédito do FUTA é menor se o imposto estadual é pago com atraso ou se o estado tem redução de crédito (credit reduction state), e não há crédito sobre salários que o estado exclui do seu imposto de seguro-desemprego, como o pagamento de diretores de corporações em alguns estados (instruções do Form 940).

Alguns pagamentos a familiares têm menos linhas. Um empresário individual, ou uma sociedade de pessoas cujos sócios são todos pais da criança, não deve Social Security nem Medicare sobre o pagamento de um filho menor de 18 anos e não deve FUTA sobre o pagamento de um filho menor de 21. Um empresário individual não deve FUTA sobre o pagamento do cônjuge. A retenção do imposto de renda continua valendo, e uma corporação ou qualquer outra sociedade de pessoas não tem nenhum desses benefícios (Publication 15, seção 3; como contratar seus filhos).

Na Publication 15, “imposto de renda” significa só o imposto de renda federal, e ela manda os empregadores procurar o órgão de impostos estadual ou local para as regras do estado. A retenção estadual, o seguro-desemprego estadual e qualquer imposto local ganham, cada um, a sua conta de passivo, com o nome que o relatório de impostos do provedor usa. Alguns estados também descontam do pagamento do empregado uma contribuição de invalidez ou licença remunerada (Califórnia, Nova York), e alguns descontam parte do imposto de seguro-desemprego (Department of Labor). Tudo o que sai do pagamento é passivo, não despesa do empregador. O lançamento muda conforme o estado.

Regime de caixa ou de competência: em que data entram os salários e os impostos da folha?

O lançamento tem as mesmas linhas em livros de caixa e de competência. Só a data muda. Livros em regime de caixa lançam o pagamento inteiro, salários e imposto do empregador, na data do pagamento. Livros em regime de competência lançam os salários no período em que o trabalho foi feito (Publication 538).

Essas colunas são os livros. A declaração pode ser diferente: uma declaração em regime de caixa deduz as despesas no ano em que são pagas, uma declaração em regime de competência em geral deduz os impostos sobre a folha quando são pagos (a exceção do item recorrente pode antecipar isso, como explica folha provisionada no fim do ano), e salários devidos a uma parte relacionada em regime de caixa, como um proprietário, só são dedutíveis quando pagos (Publication 538). Seu preparador resolve essa diferença no fim do ano.

O imposto retido é um passivo também nos livros de caixa. O prazo do depósito começa na data do pagamento, e o Form 941 informa o passivo pela data em que os salários foram pagos, não pela data em que foi provisionado nem pela data do depósito (instruções do Form 941; Publication 15). Os salários do Form W-2 seguem o ano-calendário em que são pagos (instruções do W-2).

Um período de pagamento dentro de um mesmo mês não precisa de provisão. Para um período que atravessa o fim de um mês ou de um ano, veja salários ganhos em dezembro e pagos em janeiro.

Meu provedor de folha debita um único valor do banco. Como separo esse valor?

Separe o débito em salário líquido, imposto retido pelo provedor (tax impound) e a taxa do provedor, usando o resumo do provedor para o pagamento, e confira com o lançamento da folha. Lançar o débito inteiro em uma única despesa de folha infla os salários, esconde o imposto do empregador e a taxa, e não deixa nenhum passivo para conferir com os depósitos.

Se o seu provedor envia o próprio lançamento para os seus livros, abra-o e compare cada linha com a tabela do início desta página. Procure imposto lançado como despesa, a taxa dentro dos salários e um único crédito no banco para tudo.

1. Peça o resumo do pagamento. Ele mostra o salário bruto, cada imposto, o salário líquido e a taxa, se o provedor a cobra junto com o pagamento.
2. Faça o lançamento pela tabela do início desta página, creditando uma conta transitória da folha pelo salário líquido.
3. Separe a linha do banco. O salário líquido baixa a conta transitória da folha. Cada valor de imposto debita a sua própria conta de passivo. A taxa vai para uma conta de despesa com taxas da folha, não para salários nem para imposto sobre a folha.
4. Confira a separação. As partes devem somar o valor do banco até o centavo, e a conta transitória da folha deve ficar em zero depois de cada pagamento.
5. Confirme os depósitos na sua própria conta no IRS. O débito no banco mostra o dinheiro saindo, não o imposto chegando ao IRS. O empregador em geral continua responsável pelos depósitos mesmo quando um provedor os faz, e o IRS recomenda ativar o Inquiry PIN que o empregador recebe quando um provedor o cadastra no EFTPS, o sistema federal de depósitos, para acompanhar a conta (Publication 15, seção 16).

Se a conta no IRS não mostra o que o relatório do provedor diz, veja um provedor que não pagou os impostos.

Como lanço os depósitos de impostos e os pagamentos do Form 941 e do Form 940?

Um depósito baixa passivos e nunca é uma segunda despesa. Debite cada conta de passivo pelo valor depositado e credite o banco. O mesmo lançamento registra um saldo pago com o Form 941 ou o Form 940. Se o seu provedor retira o imposto do seu banco a cada pagamento e o deposita para você, a separação acima já baixou os passivos nos livros, então não lance o depósito de novo quando o provedor repassar o valor. Você continua responsável até o depósito chegar ao IRS, então confirme-o na sua conta no IRS (Publication 15, seção 16).

Empregadores acima desse limite do período de referência depositam duas vezes por semana (semiweekly), e qualquer empregador deve depositar até o dia útil seguinte quando um passivo chega a $100.000. O depositante mensal que chega a esse valor passa a depositar duas vezes por semana a partir do dia seguinte, pelo resto daquele ano e pelo ano seguinte (Publication 15, seção 11). O lançamento é o mesmo. Os calendários e o pagamento de saldos pequenos com o Form 941 estão em como fazer a folha você mesmo.

Os depósitos federais devem ser feitos por meio eletrônico (Publication 15, seção 11). As datas de vencimento acima estão na Publication 15 e nas instruções do Form 941 e do Form 940. Registre cada depósito com data, valor e número de confirmação. Multas e juros de um depósito em atraso vão para uma conta separada, para que a despesa com imposto sobre a folha continue batendo com as declarações. Para depósitos perdidos, veja atraso nos impostos da folha.

O que cada conta de passivo da folha deve mostrar depois de um depósito?

Logo depois de um depósito, uma conta de passivo deve conter apenas o imposto das datas de pagamento que o depósito não cobriu. O saldo de um depositante mensal no fim do mês é o imposto daquele mês, e cai a zero quando o depósito sai.

Se o seu provedor retira o imposto a cada pagamento, a separação acima baixa os passivos de imediato, então espere saldos próximos de zero depois de cada pagamento. A conferência passa a ser a sua conta no IRS, não o saldo dos livros. O FUTA é a exceção ao saldo zero: um valor pequeno pode passar de um trimestre para o outro até ultrapassar o limite (Publication 15, seção 14). Um saldo negativo pode significar que se depositou mais do que se lançou, que um pagamento ficou de fora ou que um depósito foi lançado na conta errada. Para saldos que não zeram, veja passivos da folha que não zeram.

Como concilio os livros com o relatório da folha, o Form 941 e os totais dos W-2?

A cada trimestre, os totais da folha nos livros devem ser iguais ao relatório da folha e ao Form 941. A cada ano, os quatro Forms 941 devem concordar com os totais do Form W-3. O IRS cruza esses dados e pode entrar em contato com o empregador quando houver diferença (instruções do Form 941). Um empregador que o IRS mandou por escrito entregar o Form 944 concilia com essa declaração anual, nas linhas dela.

O total anual do FUTA deve concordar com o Form 940: a linha 12 é o imposto após ajustes e a linha 13 o valor depositado (instruções do Form 940).

No fim do ano, compare os quatro Forms 941 com o Form W-3, entregue com os W-2 até 1º de fevereiro de 2027. O imposto de renda retido deve bater com a caixa 2 do W-3, exceto o imposto de renda que um pagador terceirizado de auxílio-doença reteve, que aparece nos W-2, mas não na linha 3 do Form 941. As linhas de salários devem bater com as caixas 3 e 5. O imposto de Social Security e Medicare dos quatro Forms 941 deve ser cerca do dobro das caixas 4 e 6 do W-3, porque o Form 941 inclui a parte do empregador. Guarde a conciliação, porque o IRS ou a SSA podem entrar em contato sobre uma diferença (instruções do W-2).

Uma diferença que a tabela não explica pode ser uma diferença legítima, um erro de escrituração (um pagamento lançado duas vezes, salários no trimestre errado) ou um erro de entrega (um depósito creditado no trimestre errado). Descubra qual é antes de mudar qualquer coisa (instruções do W-2). Isso define se você corrige lançamentos, entrega uma declaração ajustada (Form 941-X) ou as duas coisas (instruções do Form 941). Ajustes de um ano anterior ficam fora dos W-2 e do W-3 do ano corrente. Não force a diferença para os livros baterem.

Quais registros da folha preciso guardar, e por quanto tempo?

Guarde todos os registros de impostos de emprego por pelo menos quatro anos. A Publication 15 os lista, incluindo os valores e as datas de todos os pagamentos de salários, os dados de identificação e o Form W-4 de cada empregado, as datas, os valores e os números de confirmação dos depósitos de impostos e as cópias das declarações entregues.

A Publication 583 conta o prazo a partir da data de vencimento do imposto ou da data do pagamento, a que for posterior. A página de manutenção de registros do IRS conta a partir da entrega da declaração do quarto trimestre. A contagem mais tardia entre as duas é a mais segura. Os registros por trás de alguns créditos e de regras estaduais podem exigir prazos maiores; veja prazo para guardar registros da folha.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Um empregado, um pagamento mensal

Um empregado ganha US$10.000 brutos no mês. O imposto de renda federal retido é de US$1.000. O Social Security (6,2%) e o Medicare (1,45%) retidos são de US$620 e US$145, então o salário líquido é de US$8.235. O empregador deve os mesmos US$765 de contrapartida.

O custo total da folha é de US$10.765 antes dos impostos de seguro-desemprego. Os três passivos somam US$2.530. O depositante mensal deposita esse valor até o dia 15 do mês seguinte, debitando os três passivos e creditando o banco. O imposto de seguro-desemprego acrescenta um débito em despesa com imposto sobre a folha e um crédito em sua própria conta a pagar. Com o crédito estadual integral, o FUTA é de 0,6% dos primeiros US$7.000, ou seja, US$42 por empregado no ano.

O provedor debita um valor único

Um provedor debita US$19.500 em uma única linha. O resumo dele mostra salário bruto de US$18.000, imposto de renda retido de US$2.400, Social Security do empregado de US$1.116 e Medicare de US$261, a mesma contrapartida do empregador e uma taxa de US$123. O salário líquido é de US$14.223. O imposto de seguro-desemprego não está nesse débito.

O lançamento da folha debita salários de US$18.000 e despesa com imposto sobre a folha de US$1.377. Ele credita a conta transitória da folha em US$14.223, imposto de renda retido em US$2.400, Social Security a pagar em US$2.232 e Medicare a pagar em US$522. A linha do banco é então separada assim:

Se tivesse sido lançado como uma única despesa de folha, os livros mostrariam salários de US$19.500 contra US$18.000 no relatório da folha, nenhuma despesa com imposto sobre a folha, nenhuma linha de taxa e nenhum passivo para comparar com os depósitos.

Uma corporação S em regime de caixa paga o seu proprietário

Uma corporação S com livros em regime de caixa paga ao seu proprietário US$60.000 por ano pela folha, US$5.000 por mês, no último dia do mês. O imposto de renda retido é de US$500 por mês. A cada mês, a retenção de Social Security e Medicare do proprietário é de US$382,50, e a corporação deve o mesmo valor.

A cada mês, os livros mostram salários de US$5.000 e despesa com imposto sobre a folha de US$382,50 no mês do pagamento. O imposto de seguro-desemprego fica de fora. O FUTA sobre os primeiros US$7.000 de salário do proprietário é de US$42 com o crédito estadual integral, ou US$420 a 6,0% se o estado exclui o pagamento de diretores do seu imposto de seguro-desemprego (instruções do Form 940). Ele não consta do Form 941. O lançamento mensal credita o banco em US$4.117,50 pelo salário líquido, imposto de renda retido em US$500, Social Security a pagar em US$620 e Medicare a pagar em US$145: US$1.265 de passivo por mês.

No trimestre, os salários são de US$15.000 e os passivos creditados são de US$3.795. O Form 941 mostra o mesmo: linha 3, US$1.500; linha 5a, imposto de US$1.860; linha 5c, imposto de US$435; linha 5e, US$2.295; e linha 12, US$3.795. Como depositante mensal, a corporação deposita US$1.265 até o dia 15 de cada mês seguinte. Em 31 de março, os três passivos ainda guardam os US$1.265 de março, e o depósito de abril os baixa. As distribuições do proprietário nunca passam por este lançamento.

E no seu caso?

• O relatório do seu provedor, o seu banco e os seus livros mostram números diferentes, ou o Form 941 de um trimestre não bate com os totais dos W-2: a causa está nos livros ou em uma declaração, e qual delas define se você corrige lançamentos, entrega uma declaração ajustada ou as duas coisas. Rastreie cada trimestre do relatório da folha e dos relatórios de impostos do provedor até a sua conta no IRS e as declarações, ou peça ajuda com escrituração contábil para fazer isso.
• O provedor deixou de fazer um depósito ou o IRS mandou uma carta: veja um provedor que não pagou os impostos e atraso nos impostos da folha. Os livros precisam da mesma correção. Procure ajuda com escrituração contábil quando as declarações e os livros precisarem mudar.
• Meses de folha nunca foram lançados, ou foram lançados como uma única despesa: os livros precisam ser refeitos a partir dos relatórios do provedor e conferidos com a sua conta no IRS, e as declarações podem precisar de correção. Veja como pôr em dia livros atrasados ou, para uma corporação S, escrituração de corporação S em atraso. Ou peça ajuda com escrituração contábil para refazê-los.
• Um pagamento da folha saiu errado: veja como corrigir um erro na folha de pagamento.
• Salários foram ganhos em dezembro e pagos em janeiro: veja folha provisionada no fim do ano.
• O saldo de um passivo da folha não zera: veja passivos da folha que não zeram.
• Você está trocando de provedor de folha no meio do ano: veja como trocar de provedor de folha.
• Você vai contratar o primeiro empregado, ou a sua corporação vai colocar você na folha: veja como montar a folha de pagamento.
• Você é dono de uma corporação S e se paga: veja salário do proprietário de uma corporação S para saber quanto, e escrituração de uma corporação S para as contas.
• Você tem empregados em mais de um estado: veja empregados em outro estado. Cada imposto estadual precisa da sua própria conta de passivo, e os livros e as declarações se multiplicam.
• Você precisa dos mesmos lançamentos para uma empresa canadense: veja o lançamento contábil da folha de pagamento no Canadá.