Kanada'da Muhasebe Sorumlusu ve Muhasebeci: Aylık, Yıllık İşler

Kanada'da bir muhasebe sorumlusu şirketim için her ay neler yapmalı?

Muhasebe sorumlusu, her ay defterleri güncel ve mutabık tutmalıdır; böylece tarihli her beyan bankayla uyuşan rakamlardan hazırlanır. CRA'nın kayıt sayfaları bir muhasebe sorumlusunun aylık görevlerini listelemez. CRA, bir şirketin neleri saklaması gerektiğini ve her beyanname ile ödemenin ne zaman yapılacağını belirler; aylık döngü bu tarihlerden çıkar. İşi kim yaparsa yapsın sorumluluk şirkette kalır.

Şirkette şunlardan herhangi biri varsa durum basit değildir:

• Bu işe ödeme yapıyorsunuz ve hangi görevlerin yapıldığını anlayamıyorsunuz ya da bir beyanname veya aktarım zaten geç kalmış olabilir.
• Çalışanlar veya sahibe ödenen maaş.
• Her ay veya her çeyrek verilen GST/HST beyannameleri.
• Sahip ile şirket arasında para hareketi.
• Geride kalmış defterler ya da kişisel ve iş harcamalarını karıştıran bir hesap.
• İkinci bir ülkede sahipler veya gelir ya da Québec veya Alberta şirket beyannamesi.

Önce toplayın: CRA hesabına erişim veya temsilci yetkilendirmesi, on iki aylık banka ve kart hesap özetleri, bordro kayıtları, verilmiş GST/HST ve bordro beyannameleri ile son T2 ve tarhiyat bildirimi (CRA'nın beyannameyi nasıl tarh ettiğini gösteren yazısı).

Nelerin yapıldığını anlayamıyorsanız bu sayfanın ilerisindeki CRA hesabı kontrolüyle başlayın. Kimseye sormadan neyin verildiğini ve neyin borç olduğunu gösterir.

Aylık çalışmanın hiç gerekli olup olmadığı için bkz. yalnızca yıl sonu mu aylık mı muhasebe kayıtları. Ücretler için bkz. aylık muhasebe maliyeti.

Banka ve kredi kartı mutabakatları bana ne sağlar?

Mutabakat, defterlerin bankayla uyuştuğunu gösterir; böylece GST/HST beyannamesi, bordro kontrolü ve yıl sonu mali tabloları kontrol edilmiş rakamlardan başlar. Mutabakatı yapılmamış bir hesaba dayanan beyanname, kimsenin bankayla doğrulamadığı rakamlara dayanır.

Bunları her hesap için isteyin; her kredi kartı ve satış ödemelerini alan her hesap dahildir:

• Hesap özeti bakiyesi, defter bakiyesi ve her mutabakat kalemi; örneğin henüz tahsil edilmemiş bir çek. Bu kalemlerden sonra açıklanamayan fark sıfır olmalıdır.
• Eşleşmeyen kalemlerin, her biri bir gerekçeyle, listesi.
• Önceki aylardan açıklanmamış kalem kalmaması.

Mutabakat, makbuzu olmayan ödemeleri de ortaya çıkarır. CRA, girdi vergisi kredisi talep edilmeden önce belgeli kanıt arar; bu yüzden faturası olmayan bir ödeme için şirket kredi talep edemeyebilir. Şirket hesabında bulunan kişisel harcamalar, aşağıda ele alınan hissedar hesabına taşınır.

GST/HST beyannamesini kim hazırlar ve son tarihi ne zaman?

Şirket kayıtlı mükelleftir ve beyannameden sorumludur; muhasebe sorumlusu veya muhasebeci, ancak anlaşmanız öyle diyorsa hazırlar. Aylık ve üç aylık beyan verenler, dönem bittikten 1 ay sonra beyanname verir ve öder. Yıllık beyan verenler, mali yıl sonundan 3 ay sonra beyanname verir ve son ödemeyi yapar (CRA); bir önceki mali yılın net vergisi $3.000 veya daha fazlaysa üç aylık taksit ödemek zorunda kalabilirler (CRA).

Varsayılanı CRA atar ve kayıtlı mükellef, seçimle daha sık bir dönem seçebilir (Form GST20 veya CRA hesabı); bu seçim seçimin yürürlüğe gireceği günden iki ay sonra içinde verilir (Excise Tax Act, s. 250). Aynı RC4022 sayfası, gelire neyin dahil edildiğini listeler. CRA hesabınız dönemlerinizi ve son tarihlerinizi gösterir.

Kayıtlı olan veya kayıt yaptırması gereken bir şirket, satış olmasa bile her dönem için beyanname vermelidir. CRA buna sıfır beyanname der (Excise Tax Act, s. 238). İkisi de olmayan bir şirket, yalnızca net verginin aktarılabilir olduğu bir dönem için beyanname verir. Bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır. Vergisi ödenmemiş geç bir beyanname, geciken her tam ayla artan bir cezaya yol açabilir ve faiz de uygulanabilir; borç yoksa veya iade söz konusuysa olağan geç beyan cezası uygulanmaz (CRA). Bkz. geç GST/HST beyan cezası. Verginin nasıl kaydedildiği için bkz. defterlerinizde GST/HST.

Bordro aktarımlarını kim yürütür ve son tarihler nedir?

Şirket, ücretlerden kestiklerini ve kendi CPP ile EI payını CRA'ya aktarmalıdır (CRA). Maaş veya ücret ödemeyen bir şirketin aktaracağı kesinti yoktur; çalışanı olmayan veya yalnızca mevsimlik işçisi olan bir bordro hesabı tutuyorsa, son tarihine kadar sıfır aktarım bildirir (CRA). Bordroyu bir muhasebe sorumlusu, bir bordro sağlayıcısı veya sahibi yürütebilir. Kim yürütürse yürütsün son tarih, şirketin CRA'ya ne sıklıkla ödeme yapması gerektiğine (aktarım türü) bağlıdır; CRA bunu cari yıla göre değil, önceki yılların ortalama aylık stopajına göre belirler.

Kaynak: CRA, bordro kesintileri ne zaman aktarılır. Hafta sonuna veya CRA'nın tanıdığı bir tatile denk gelen tarih sonraki iş gününe kayar. Geç aktarım, gecikme gününe göre artan bir ceza ile faize yol açar. Oranlar, tekrar cezası kuralı ve yapılacaklar geç bordro aktarımı bölümündedir.

Yıl bittikten sonra verilen T4 özeti, bildirilen toplam kesintileri yapılan aktarımlarla karşılaştırır (CRA); bu yüzden kaçırılmış bir aktarım orada ödenecek bakiye olarak ortaya çıkar. Beklemek yerine her ay kontrol edin. Kayıtlar için bkz. bordro mahsup kaydı.

Muhasebe sorumlusu hissedar kredi hesabı ve sahip ücreti konusunda ne yapar?

Muhasebe sorumlusu her ay, sahip ile şirket arasındaki her transferi maaş, temettü, gider iadesi veya kredi olarak etiketlemelidir; çünkü vergiyi etiket belirler. Etiketsiz bir transfer, hissedar hesabında sahibin şirkete borçlu olduğu veya şirketin sahibe borçlu olduğu para olarak durur.

En önemli kural: bir şirketin hissedara verdiği kredi, kredinin verildiği şirket vergi yılının bitiminden bir yıl sonra içinde geri ödenmezse ve geri ödeme bir dizi kredi ile geri ödemenin parçası değilse, genellikle kredinin verildiği yılın hissedar geliri sayılır. Bir kredinin var olup olmadığı, muhasebe kaydına değil işlemin özüne bağlıdır. Gelirin dışında kalan bir kredi, faizi çok düşükse veya hiç yoksa hissedarın bildirmesi gerekebilecek bir faiz menfaati doğurabilir. Kredi gelire dahil edildikten sonra yapılan geri ödeme, yine bir dizinin parçası değilse, geri ödendiği yılda indirilebilir (CRA folio S3-F1-C1; Income Tax Act, s. 15(2) ve para. 20(1)(j)).

Aylık kontrol basittir: bakiye, yönü ve şirkete borçlu bir bakiyenin kapatılması gereken tarih. Maaş için bordro kesintileri, aktarımlar ve bir T4 gerekir. Temettü ilan edilir; Kanada mukimi bir hissedara ödenen vergilendirilebilir temettü genellikle bir T5 belgesinde bildirilir ve son tarihi temettü yılından sonraki Şubat'ın son günü. Sermaye temettüleri ve mukim olmayanlara yapılan ödemeler farklı kurallara tabidir; bu yüzden ödemeden önce bildirimi ve olası stopajı doğrulayın. Bkz. hissedar kredi hesabı ve temettülerin defterlere kaydı.

Her ay hangi raporları almalıyım?

Her ay yedi rapor isteyin: mutabakatlar, kâr ve zarar tablosu, bilanço, GST/HST özeti, ödeme kanıtlı bordro özeti, hissedar hesabı dökümü ve ödenmemiş müşteri ve tedarikçi listeleri. CRA'nın kayıt kuralları aylık bir paket belirlemez; bu yüzden paket, hizmet sağlayıcıyla anlaştığınız şeydir. Geçerli olmayan bir satırı atlayın.

Paketin her ay hangi tarihe kadar geleceğini kararlaştırın ve geç veya eksik geldiğinde not edin.

Muhasebecimden her yıl ne beklemeliyim ve T2 için ne zaman neyin son tarihi gelir?

Muhasebeci, yılın defterlerini yıl sonu mali tablolarına ve T2'ye dönüştürür ve vergiyi hesaplar. Kayıtlı hayır kurumları gibi birkaç istisna dışında bir şirket, ödenecek vergi olmasa bile her vergi yılı için T2 verir. Vergi bakiyesi, beyannameden önce ödenmelidir (CRA T2 kılavuzu). Her Kanada kontrollü özel şirket (CCPC) dahil çoğu şirket T2'yi elektronik olarak vermelidir; CRA istisnaları listeler.

Geç verilen bir T2, beyanname son tarihinde ödenmemiş verginin %5 kadarı ile geciken her tam ay için bunun %1 kadarı, en fazla 12 ay süreyle ceza doğurur. CRA beyannameyi talep edip önceki üç yılın herhangi birinde geç beyan cezası uyguladıysa daha yüksek bir ceza geçerlidir (CRA T2 kılavuzu).

Yılı kimin kapattığı ve mali tabloları kimin hazırladığı hizmet sağlayıcılar arasında değişir. Bunu yazılı olarak teyit edin. T2'den önceki adımlar yıl sonu kapanış kontrol listesinde, mali tablolar ise şirket için yıl sonu mali tabloları bölümündedir.

Muhasebe sorumlum ve muhasebecim birbirine neleri teslim etmeli?

Muhasebe sorumlusu mutabakatı yapılmış bir defter seti teslim eder, muhasebeci de yıl sonu düzeltmelerini geri verir; böylece gelecek yılın açılış bakiyeleri bu yılın kapanışıyla eşleşir. CRA bu paylaşımı belirlemez; bu, üzerinde anlaşılacak bir kontrol listesidir.

Bunların her birini kimin yaptığını ve her beyan onayının bir kopyasını kimin alacağını yazılı olarak teyit edin:

• GST/HST beyannamesini kim hazırlar ve verir.
• Bordroyu kim hesaplar ve aktarır.
• T4 ve T5 belgelerini kim düzenler.
• Taksitleri kim hesaplar ve öder.
• CRA yazısına kim yanıt verir.
• CRA hesap yetkilendirmesini kim tutar.

CRA'nın neyin verildiğini ve neyin borç olduğunu söylediğini nasıl kontrol ederim?

My Business Account'a girin ve her program hesabına bakın. Ortaklar, yönetim kurulu üyeleri ve yöneticiler dahil işletme sahipleri bunu kullanabilir; yetkili temsilciler aynı hizmetlere Represent a Client üzerinden ulaşır (CRA). Aşağıdaki adımlar CRA'nın yönettiği alanları kapsar. Revenu Québec'in yönettiği GST/HST için CRA sizi Revenu Québec'in sitesine yönlendirir; CRA, Québec bordro kesintilerini ve Québec ile Alberta şirket vergisini de yönetmez (bkz. eyalet bölümü).

Kaynak: CRA, My Business Account hizmetleri. Menü adları değişebilir; bu yüzden hesabınızda teyit edin.

Her CRA bakiyesini defterlerdeki ilgili hesapla karşılaştırın. Sıfır bordro bakiyesi, bir ayın aktarıldığını göstermez: ödemenin kendisini CRA hesabında bulun ve bordro kaydıyla eşleştirin. Bakiyeler farklıysa bkz. ödenecek GST/HST'nin CRA ile mutabakatı. Yılda bir kez değil, her son tarihten sonra kontrol edin.

İşletme, My Business Account'ta bir muhasebe sorumlusunu veya muhasebeciyi temsilcisi olarak yetkilendirebilir (CRA). Seviye 1 yalnızca bilgiye erişime izin verir; seviye 2 bazı hesap değişikliklerine de izin verir (CRA).

Hangi işaretler bir şeyin kaçırılmış olabileceğini gösterir?

Yedi işaret, bir beyanın, ödemenin veya kaydın kaçırılmış olabileceğini gösterir. Her birinin arkasında bir kural ve bir maliyet vardır.

• Mutabakat yok ya da bankayla uyuşmayan raporlar. Beyannameler kontrol edilmemiş rakamlara dayanıyor olabilir.
• Beklediğiniz bir GST/HST beyannamesi, son tarihten sonra CRA'nın verilenler listesinde yok ya da satış yapılan bir dönemde sıfır beyanname. Yukarıdaki cezaya bakın.
• Ücretten kesilen bordro tutarları için CRA'ya eşleşen bir ödeme yok. İşveren, kesilen tutarları Receiver General (federal hükümet) adına emanet olarak tutar (CRA). Bir yönetim kurulu üyesi, aktarılmamış kesintiler ve net GST/HST için şirketle birlikte kişisel olarak sorumlu olabilir; bu, sınırlara ve gereken özen savunmasına tabidir. Eski bir yönetim kurulu üyesine karşı talep, kişinin yönetim kurulu üyeliğinden en son ayrılmasından sonra iki yıl içinde başlamalıdır (Income Tax Act, s. 227.1; Excise Tax Act, s. 323).
• Sahibin şirkete borçlu göründüğü ve sürekli büyüyen bir hissedar hesabı ya da etiketsiz transferler.
• T4 belgeleri (ücret ödendiyse) veya T5 belgeleri (Kanada mukimlerine vergilendirilebilir temettü ödendiyse) Şubat ayının son gününe kadar verilmedi. O gün hafta sonuna veya CRA'nın tanıdığı bir tatile denk gelirse son tarih sonraki iş gününe kayar.
• Yalnızca başkasının hesabında veya e-postasında tutulan kayıtlar. CRA kayıtları görmek isteyebilir; şirket bunları, ilgili oldukları son vergi yılının bitiminden itibaren altı yıl (geç verilen beyanname için verilme tarihinden itibaren altı yıl), CRA yazılı olarak başka türlü izin vermedikçe Kanada'daki iş yerinde veya konutunda saklamalıdır (CRA). Pay sicili ve mülk kayıtlarının daha uzun saklanması gerekebilir ve itiraz ya da temyiz süreyi uzatır; bkz. iş kayıtları ne kadar süre saklanır.
• Bir son tarihten sonra beyan onayı yok ya da yanıtsız kalan sorular. Bkz. beyanları kaçıran veya yanıt vermeyi bırakan muhasebeci.

Eyaletim bunu değiştirir mi?

Yukarıdaki federal tarihler Kanada genelinde geçerlidir; şu farklarla.

• Québec. Québec'te GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir (CRA). Québec işverenleri QPP, QPIP ve Québec gelir vergisi kesintilerini Revenu Québec'e, federal tutarları ise CRA'ya gönderir (CRA). Québec tarihlerini Revenu Québec'ten teyit edin.
• Québec ve Alberta şirketleri. CRA, Québec ve Alberta dışında her yerde eyalet şirket vergisini yönetir (CRA). Muhasebecinizin hangi eyalet beyannamesini verdiğini sorun.
• HST eyaletleri. New Brunswick, Newfoundland and Labrador, Nova Scotia, Ontario ve Prince Edward Island tek bir GST/HST beyannamesi kullanır; bu yüzden Ontario'daki bir şirketin ikinci bir satış vergisi beyannamesi yoktur (CRA).
• British Columbia, Manitoba ve Saskatchewan. Her biri GST/HST'den ayrı kendi eyalet satış vergisini (PST) uygular; CRA bunun için sizi eyaletin web sitesine yönlendirir (CRA). O beyannameyi kimin verdiğini sorun. Bkz. eyalet satış vergisi.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

Üç aylık HST veren Ontario'daki bir danışmanlık şirketi

Tek sahip yılda C$150.000 fatura keser ve HST'yi üç aylık vermeyi seçmiştir. Muhasebe sorumlusu her ay banka ve kart hesaplarının mutabakatını yapar ve HST'yi toplar. Çeyrek 31 Mart'ta biter; bu yüzden beyanname ve varsa ödeme 30 Nisan'a kadar yapılmalıdır. Sahip, beyannamenin verilmiş görünüp görünmediğini doğrulamak için 1 Mayıs'ta CRA hesabını açar. Yıl sonunda muhasebe sorumlusu, T2 için muhasebeciye mutabakatı yapılmış defterleri teslim eder.

Üç çalışanı olan Alberta'daki bir şirket

Kesintiler artı işverenin CPP ve EI payı her ay C$4.000 tutar ve bu, yukarıdaki tablonun düzenli aralığına düşer. Düzenli aktarım türündeki bir şirket için mart bordrosunun son tarihi 15 Nisan'dır. Muhasebe sorumlusu ödeme onayını aylık paketle gönderir. Sahip, C$4.000'lık ödemenin CRA bordro hesabında doğru dönem için göründüğünü kontrol eder ve bordro kaydıyla eşleştirir.

Aralık yıl sonlu bir şirket ve C$30.000'lık çekim

Kanada mukimi hissedar olan sahip, 1. yılın Mart ayında hiçbir belge olmadan C$30.000 çeker ve çalışan kredisi istisnası geçerli değildir. Nisan'daki aylık inceleme bunu bulur ve maaş, temettü, gider iadesi ya da kredi olup olmadığını sorar. Kredi ise hissedar hesabında durur. Vergi yılı 1. yılın 31 Aralık'ında biter; bu yüzden CRA'nın bir yıllık kuralına göre, bir dizi kredi ve geri ödemenin parçası olmadığı sürece 2. yılın 31 Aralık'ına kadar geri ödeme bunu gelirin dışında tutabilir. Zamanında geri ödenmezse ve başka bir istisna geçerli değilse C$30.000, sahibin 1. yıl gelirine dahil edilir. Bunu dışarıda bırakan 1. yıl beyannamesi o zaman düzeltilmelidir ve faiz uygulanabilir. Bunun kredi olup olmadığı olgulara bağlıdır. Maaş veya temettü olarak amaçlandıysa bunun yerine bordro veya T5 adımları gerekir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Muhasebe sorumlusuna ödeme yapıyorsunuz ve bu görevlerden hangilerinin yapıldığını göremiyorsunuz ya da bir aktarım, GST/HST beyannamesi veya T2 zaten gecikti: yukarıdaki CRA hesabı kontrolüyle başlayın, ardından CRA bakiyelerinizi, banka hesap özetlerinizi ve son T2'nizi muhasebe desteği için getirin. Hangi beyanların tamamlandığı, her görevin kimde olduğu ve yıl sonundan önce neyin düzeltileceği bu kayıtlara bağlıdır.
• Defterleriniz aylarca geride: bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması ve muhasebe desteği.
• Yeni şirket kurdunuz ve henüz muhasebe sorumlunuz yok: bkz. yeni bir CCPC için defterler ve şirket kurduktan sonra.
• Bir bordro aktarımı kaçırıldı: bkz. geç bordro aktarımı.
• Bir GST/HST beyannamesi geç kaldı: bkz. geç GST/HST beyan cezası.
• Muhasebeciniz beyanları kaçırdı ve yanıt vermeyi bıraktı: bkz. beyanları kaçıran veya yanıt vermeyi bırakan muhasebeci, ardından muhasebeci değiştirme.
• Muhasebe sorumlusuna, muhasebeciye mi yoksa CPA'ya mı ihtiyacınız olduğundan emin değilsiniz: bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci ve CPA farkı.
• Sahip ile şirket sık sık para aktarıyor: hissedar kredi hesabı, mutabakatı yapılacak ilk bakiyedir.
• Şahıs işletmesi sahibisiniz, şirket değil: bu sayfa geçerli değildir; bkz. şahıs işletmesi sahibi olarak muhasebecinize ne vermelisiniz.
• Şirketin kontrolü değişti ya da şirket CCPC olmaktan çıktı: vergi yılının o anda sona erdiği kabul edilir ve bu T2 tarihlerini değiştirir (Income Tax Act, s. 249). Bkz. kontrol devralındığında farazi yıl sonu.
• Bir sahip yurt dışında yaşıyor, temettüler mukim olmayana gidiyor ya da gelir iki ülkeden geliyor: bkz. Kanada şirketinin mukim olmayan sahipleri ve sınır ötesi vergi desteği.