Responsável contábil e contador no Canadá: mensal e anual

O que um responsável contábil deve fazer por mês na minha corporação no Canadá?

Um responsável contábil deve manter a contabilidade em dia e conciliada todo mês, para que cada entrega com data marcada seja montada com números que batem com o banco. As páginas da CRA sobre registros não listam as tarefas mensais de um responsável contábil. A CRA define o que uma corporação precisa guardar e quando cada declaração e pagamento vence, e o ciclo mensal decorre dessas datas. A obrigação continua com a corporação, seja quem for que faça o trabalho.

O caso não é simples quando a corporação tem qualquer um destes pontos:

• Você paga por este trabalho e não sabe dizer quais tarefas estão feitas, ou uma declaração ou recolhimento pode já estar atrasado.
• Empregados, ou salário pago ao proprietário.
• Declarações de GST/HST todo mês ou trimestre.
• Dinheiro indo e voltando entre o proprietário e a corporação.
• Contabilidade atrasada, ou uma conta que mistura gastos pessoais e do negócio.
• Proprietários ou renda em um segundo país, ou uma declaração de corporação de Quebec ou Alberta.

Reúna antes: acesso à conta da CRA ou uma autorização de representante, doze meses de extratos bancários e de cartão, registros da folha de pagamento, declarações de GST/HST e de folha de pagamento já entregues e a última T2 com seu aviso de lançamento (a carta da CRA que mostra como ela lançou a declaração).

Se você não sabe dizer o que está feito, comece pela verificação da conta da CRA mais adiante nesta página. Ela mostra o que foi entregue e o que está em aberto sem precisar perguntar a ninguém.

Para saber se o trabalho mensal é mesmo necessário, veja escrituração contábil só no fim do ano ou mensal. Para os honorários, veja custo mensal de escrituração contábil.

O que as conciliações bancárias e de cartão me dão?

Uma conciliação mostra que a contabilidade bate com o banco, então a declaração de GST/HST, a conferência da folha de pagamento e as demonstrações do fim do exercício partem de números que foram conferidos. Uma declaração montada sobre uma conta não conciliada se apoia em números que ninguém confirmou com o banco.

Peça estes itens para cada conta, incluindo cada cartão de crédito e qualquer conta que receba repasses de vendas:

• O saldo do extrato, o saldo da contabilidade e cada item de conciliação, como um cheque ainda não compensado. A diferença sem explicação depois desses itens deve ser zero.
• Uma lista de itens sem correspondência, cada um com um motivo.
• Nenhum item sem explicação de um mês anterior.

Uma conciliação também revela pagamentos sem recibo. A CRA exige evidência documental antes de pedir um crédito de imposto sobre insumos, então um pagamento sem fatura é um que a corporação talvez não consiga creditar. Gastos pessoais encontrados em uma conta da corporação vão para a conta do acionista, tratada abaixo.

Quem prepara a declaração de GST/HST e quando ela vence?

A corporação é a contribuinte registrada e responsável pela declaração; o responsável contábil ou o contador a prepara apenas se o seu contrato disser isso. Quem declara mensal e trimestralmente entrega e paga 1 mês depois do fim do período. Quem declara anualmente entrega e faz o pagamento final 3 meses depois do fim do exercício fiscal (CRA), e pode ter de pagar parcelas trimestrais se o imposto líquido do exercício fiscal anterior foi de $3.000 ou mais (CRA).

A CRA atribui o período padrão, e um contribuinte registrado pode escolher um período mais frequente por opção (Form GST20 ou a conta da CRA), entregue dentro de dois meses após o dia em que a opção deve passar a valer (Excise Tax Act, seção 250). A mesma página do RC4022 lista o que conta para a receita. A sua conta da CRA mostra o seu período e as datas de vencimento.

Uma corporação registrada, ou obrigada a se registrar, deve entregar uma declaração para cada período, mesmo sem vendas. A CRA a chama de declaração zerada (nil return) (Excise Tax Act, seção 238). Uma corporação que não é nem uma nem outra entrega apenas para um período em que haja imposto líquido a recolher. Veja quando se registrar no GST/HST. Uma declaração atrasada com imposto não pago pode gerar uma multa que cresce a cada mês completo de atraso, e juros podem se aplicar; a multa comum por atraso na entrega não se aplica quando nada é devido ou há uma restituição (CRA). Veja a multa por atraso na entrega do GST/HST. Para saber como o imposto é registrado, veja registrar o GST/HST na sua contabilidade.

Quem cuida dos recolhimentos da folha de pagamento e quais são os vencimentos?

A corporação deve recolher à CRA o que desconta da remuneração, mais a sua própria parte do CPP (Canada Pension Plan, plano de previdência do Canadá) e do EI (Employment Insurance, seguro-desemprego do Canadá) (CRA). Uma corporação que não paga salário nem remuneração não tem descontos a recolher; se mantém uma conta de folha de pagamento sem empregados ou só com trabalhadores sazonais, informa um recolhimento zerado até o vencimento (CRA). Um responsável contábil, um provedor de folha de pagamento ou o proprietário pode cuidar da folha. Seja quem for, o vencimento depende da frequência com que a corporação deve pagar à CRA (seu tipo de recolhedor), que a CRA define pela média mensal de retenções dos anos anteriores, não do ano corrente.

Fonte: CRA, quando recolher as retenções da folha de pagamento. Uma data que cai em um fim de semana ou feriado reconhecido pela CRA passa para o próximo dia útil. Um recolhimento atrasado gera uma multa que aumenta com os dias de atraso, mais juros. As taxas, a regra de multa repetida e o que fazer estão em recolhimento atrasado da folha de pagamento.

O resumo T4, entregue depois do fim do ano, compara o total de descontos informados com os recolhimentos feitos (CRA), então um recolhimento perdido aparece ali como saldo a pagar. Confira todo mês em vez de esperar por ele. Para os lançamentos, veja lançamento contábil da folha de pagamento.

O que o responsável contábil faz com a conta de empréstimo do acionista e a remuneração do proprietário?

Todo mês, o responsável contábil deve identificar cada transferência entre o proprietário e a corporação como salário, dividendo, reembolso de despesa ou empréstimo, porque o tipo define o imposto. Uma transferência sem identificação fica na conta do acionista como dinheiro que o proprietário deve à corporação, ou que a corporação deve ao proprietário.

A regra mais importante: um empréstimo que uma corporação faz a um acionista geralmente é incluído na renda do acionista do ano em que foi feito, a menos que seja pago dentro de um ano após o fim do ano fiscal da corporação em que o empréstimo foi feito e o pagamento não faça parte de uma série de empréstimos e pagamentos. Se existe um empréstimo depende da substância da transação, não do lançamento contábil. Um empréstimo que fica fora da renda ainda pode gerar um benefício de juros que o acionista talvez precise declarar, se tiver pouco ou nenhum juro. Um pagamento feito depois de o empréstimo ter sido incluído na renda pode ser dedutível no ano em que é pago, de novo salvo se fizer parte de uma série (folio S3-F1-C1 da CRA; Income Tax Act, seção 15(2) e parágrafo 20(1)(j)).

A verificação mensal é simples: o saldo, o sentido dele e a data até a qual um saldo devido à corporação deve ser quitado. O salário exige descontos da folha de pagamento, recolhimentos e um T4. Um dividendo é declarado; um dividendo tributável pago a um acionista residente no Canadá geralmente é informado em um informe T5, que vence o último dia de fevereiro após o ano do dividendo. Dividendos de capital e pagamentos a não residentes seguem regras diferentes, então confirme a declaração e qualquer retenção antes de pagar. Veja a conta de empréstimo do acionista e registrar dividendos na contabilidade.

Que relatórios devo receber todo mês?

Peça sete relatórios por mês: conciliações, demonstração do resultado, balanço patrimonial, um resumo do GST/HST, um resumo da folha de pagamento com comprovante de pagamento, uma listagem da conta do acionista e as listas de clientes e fornecedores em aberto. As regras de registros da CRA não definem um pacote mensal, então ele é o que você combinar com o prestador. Pule uma linha que não se aplique.

Combine a data de cada mês em que o pacote deve chegar e anote quando ele atrasar ou vier incompleto.

O que devo esperar do meu contador a cada ano e o que vence quando para a T2?

O contador transforma a contabilidade do ano nas demonstrações financeiras do fim do exercício e na T2, e calcula o imposto. Uma corporação entrega uma T2 para cada ano fiscal, mesmo sem imposto a pagar, com poucas exceções, como instituições de caridade registradas. O saldo do imposto vence antes da declaração (guia T2 da CRA). A maioria das corporações, incluindo toda corporação privada sob controle canadense (CCPC), deve entregar a T2 eletronicamente; a CRA lista as exceções.

Uma T2 atrasada gera uma multa de 5% do imposto não pago no prazo de entrega, mais 1% dele por cada mês completo de atraso, até 12 meses. Uma multa maior se aplica quando a CRA exigiu a declaração e cobrou uma multa por atraso em algum dos três anos anteriores (guia T2 da CRA).

Quem fecha o ano e quem prepara as demonstrações varia entre prestadores. Confirme por escrito. As etapas antes da T2 estão no checklist de fechamento do exercício, e as demonstrações em demonstrações financeiras do fim do exercício de uma corporação.

O que o responsável contábil e o contador devem entregar um ao outro?

O responsável contábil entrega uma contabilidade conciliada e o contador devolve os ajustes do fim do exercício, para que os saldos iniciais do próximo ano batam com o fechamento deste. A CRA não prescreve essa divisão; esta é uma lista para vocês combinarem.

Confirme por escrito quem faz cada um destes itens e quem recebe uma cópia de cada confirmação de entrega:

• Quem prepara e entrega a declaração de GST/HST.
• Quem calcula e recolhe a folha de pagamento.
• Quem emite os informes T4 e T5.
• Quem calcula e paga as parcelas.
• Quem responde a uma carta da CRA.
• Quem tem a autorização de acesso à conta da CRA.

Como verifico o que a CRA diz que foi entregue e o que está em aberto?

Entre no My Business Account e olhe cada conta de programa. Proprietários de empresas, incluindo sócios, administradores e diretores, podem usá-lo, e representantes autorizados chegam aos mesmos serviços pelo Represent a Client (CRA). As etapas abaixo cobrem o que a CRA administra. Para o GST/HST que a Revenu Québec administra, a CRA remete ao site da Revenu Québec, e a CRA também não administra descontos da folha de pagamento de Quebec nem o imposto de corporações de Quebec e Alberta (veja a seção sobre a província).

Fonte: CRA, serviços no My Business Account. Os nomes dos menus podem mudar, então confirme-os na sua conta.

Compare o saldo de cada conta da CRA com a conta correspondente na contabilidade. Um saldo zero da folha de pagamento não mostra que um mês foi recolhido: ache o próprio pagamento na conta da CRA e confira-o com o registro da folha de pagamento. Se os saldos diferirem, veja conciliar o GST/HST a pagar com a CRA. Verifique depois de cada vencimento, não uma vez por ano.

Uma empresa pode autorizar um responsável contábil ou um contador como seu representante no My Business Account (CRA). O nível 1 permite acesso somente a informações; o nível 2 também permite certas alterações na conta (CRA).

Quais sinais mostram que algo pode ter sido deixado de lado?

Sete sinais mostram que uma entrega, um pagamento ou um registro pode ter sido perdido. Cada um tem uma regra e um custo por trás.

• Nenhuma conciliação, ou relatórios que não batem com o banco. As declarações podem se apoiar em números não conferidos.
• Uma declaração de GST/HST que deveria estar na lista de entregues da CRA e não está depois do vencimento, ou uma declaração zerada em um período com vendas. Veja a multa acima.
• Folha de pagamento descontada sem pagamento correspondente à CRA. Um empregador mantém os valores descontados em custódia para o Receiver General, o governo federal (CRA). Um administrador pode ser pessoalmente responsável junto com a corporação por descontos não recolhidos e por imposto líquido de GST/HST, sujeito a limites e a uma defesa de devida diligência, e uma cobrança contra um ex-administrador deve ser iniciada dentro de dois anos depois de a pessoa deixar de ser administrador pela última vez (Income Tax Act, seção 227.1; Excise Tax Act, seção 323).
• Uma conta de acionista que mostra o proprietário devendo à corporação e continua crescendo, ou transferências sem identificação.
• Informes T4 (se foram pagos salários) ou T5 (se foram pagos dividendos tributáveis a residentes no Canadá) não entregues até o último dia de fevereiro. Quando esse dia cai em um fim de semana ou feriado reconhecido pela CRA, o vencimento passa para o próximo dia útil.
• Registros guardados apenas no login ou no e-mail de outra pessoa. A CRA pode pedir para ver os registros, e a corporação deve guardá-los por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (seis anos a partir da data de entrega, para uma declaração entregue com atraso), em seu local de negócios ou residência no Canadá, a menos que a CRA dê permissão por escrito em contrário (CRA). Registros do livro de ações e de propriedades podem precisar ser guardados por mais tempo, e uma contestação ou um recurso prolonga o prazo; veja por quanto tempo guardar os registros do negócio.
• Nenhuma confirmação de entrega depois de um vencimento, ou perguntas que ficam sem resposta. Veja um contador que deixou de entregar declarações ou parou de responder.

Minha província muda isso?

As datas federais acima valem em todo o Canadá, com estas diferenças.

• Quebec. A Revenu Québec geralmente administra o GST/HST em Quebec (CRA). Empregadores de Quebec enviam os descontos do QPP (plano de previdência de Quebec), do QPIP (plano de seguro parental de Quebec) e do imposto de renda de Quebec à Revenu Québec, e os valores federais à CRA (CRA). Confirme as datas de Quebec com a Revenu Québec.
• Corporações de Quebec e de Alberta. A CRA administra o imposto provincial de corporações em todos os lugares, exceto em Quebec e Alberta (CRA). Pergunte a seu contador qual declaração provincial ele entrega.
• Províncias com HST. Novo Brunswick, Terra Nova e Labrador, Nova Escócia, Ontário e Ilha do Príncipe Eduardo usam uma única declaração de GST/HST, então uma corporação de Ontário não tem uma segunda declaração de imposto sobre vendas (CRA).
• Colúmbia Britânica, Manitoba e Saskatchewan. Cada uma cobra o próprio imposto provincial sobre vendas (PST), separado do GST/HST; a CRA remete ao site da província para ele (CRA). Pergunte quem entrega essa declaração. Veja imposto provincial sobre vendas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma corporação de consultoria de Ontário com HST trimestral

Um proprietário fatura C$150.000 por ano e escolheu declarar o HST trimestralmente. Todo mês o responsável contábil concilia as contas bancárias e de cartão e soma o HST. O trimestre termina em 31 de março, então a declaração e qualquer pagamento vencem em 30 de abril. O proprietário abre a conta da CRA em 1º de maio para confirmar que a declaração aparece como entregue. No fim do ano, o responsável contábil entrega ao contador uma contabilidade conciliada para a T2.

Uma corporação de Alberta com três empregados

Os descontos mais a parte do empregador no CPP e no EI somam C$4.000 por mês, o que cai na faixa regular da tabela acima. Para um recolhedor regular, a folha de março vence em 15 de abril. O responsável contábil envia a confirmação de pagamento com o pacote mensal. O proprietário verifica se o pagamento de C$4.000 aparece na conta da folha de pagamento da CRA no período certo e o confere com o registro da folha de pagamento.

Uma corporação com exercício encerrado em dezembro e uma retirada de C$30.000

O proprietário, um acionista residente no Canadá, retira C$30.000 em março do Ano 1 sem nenhuma documentação, e nenhuma exceção de empréstimo a empregado se aplica. A revisão mensal de abril encontra o valor e pergunta se foi salário, dividendo, reembolso de despesa ou empréstimo. Se for um empréstimo, ele fica na conta do acionista. O ano fiscal termina em 31 de dezembro do Ano 1, então, pela regra de um ano da CRA, o pagamento até 31 de dezembro do Ano 2 pode manter o valor fora da renda, a menos que faça parte de uma série de empréstimos e pagamentos. Se não for pago a tempo e nenhuma outra exceção se aplicar, os C$30.000 são incluídos na renda do proprietário do Ano 1. Uma declaração do Ano 1 que o deixou de fora deve então ser retificada, e juros podem se aplicar. Se é um empréstimo depende dos fatos. Se a intenção era salário ou dividendo, são necessárias as etapas da folha de pagamento ou do T5.

E no seu caso?

• Você paga por escrituração contábil e não consegue ver quais destas tarefas estão feitas, ou um recolhimento, uma declaração de GST/HST ou a T2 já escorregou: comece pela verificação da conta da CRA acima e depois leve os saldos da CRA, os extratos bancários e a última T2 à ajuda com escrituração contábil. Quais entregas estão feitas, quem responde por cada tarefa e o que corrigir antes do fim do ano dependem desses registros.
• Sua contabilidade está meses atrasada: veja como colocar em dia a contabilidade atrasada e ajuda com escrituração contábil.
• Você acabou de constituir a corporação e ainda não tem um responsável contábil: veja contabilidade para uma nova CCPC e depois de constituir a corporação.
• Um recolhimento da folha de pagamento foi perdido: veja recolhimento atrasado da folha de pagamento.
• Uma declaração de GST/HST está atrasada: veja a multa por atraso na entrega do GST/HST.
• Seu contador deixou de entregar declarações e parou de responder: veja contador que deixou de entregar declarações ou parou de responder e depois trocar de contador.
• Você não sabe se precisa de um responsável contábil, de um contador ou de um CPA (contador público habilitado): veja responsável contábil, contador ou CPA.
• O proprietário e a corporação movimentam dinheiro com frequência: a conta de empréstimo do acionista é o primeiro saldo a conciliar.
• Você é um empresário individual, não uma corporação: esta página não se aplica; veja o que entregar ao seu contador como empresário individual.
• O controle da corporação mudou, ou ela deixou de ser uma CCPC: considera-se que o ano fiscal terminou naquele momento, o que muda as datas da T2 (Income Tax Act, seção 249). Veja fim do exercício presumido na aquisição de controle.
• Um proprietário mora no exterior, dividendos vão para um não residente, ou a renda vem de dois países: veja proprietários não residentes de uma corporação canadense e ajuda com impostos entre países.