مهام مسؤول مسك الدفاتر والمحاسب في كندا: شهريًا وسنويًا

ما الذي يجب أن يفعله مسؤول مسك الدفاتر لشركتي كل شهر في كندا؟

يجب أن يُبقي مسؤول مسك الدفاتر الدفاتر محدَّثة ومسوّاة كل شهر، حتى تُبنى كل إقرارات المواعيد المحددة من أرقام تطابق البنك. ولا تسرد صفحات السجلات لدى CRA المهام الشهرية لمسؤول مسك الدفاتر. فالذي تحدده CRA هو ما يجب على الشركة حفظه وموعد كل إقرار ودفعة، والدورة الشهرية تنتج من هذه المواعيد. وتبقى المسؤولية على الشركة أيًّا كان من يؤدي العمل.

تكون الحالة غير بسيطة إذا كان لدى الشركة أي مما يلي:

• تدفع مقابل هذا العمل ولا تعرف أي المهام قد أُنجز، أو قد يكون إقرار أو سداد متأخرًا بالفعل.
• موظفون، أو راتب يُدفع للمالك.
• إقرارات ⁦GST/HST⁩ كل شهر أو كل ربع سنة.
• أموال تنتقل بين المالك والشركة.
• دفاتر متأخرة، أو حساب واحد يخلط الإنفاق الشخصي والتجاري.
• مالكون أو دخل في بلد ثانٍ، أو إقرار شركة في كيبك أو ألبرتا.

اجمع أولًا: صلاحية الدخول إلى حساب CRA أو تفويض ممثل، وكشوف البنك والبطاقات لاثني عشر شهرًا، وسجلات الرواتب، وإقرارات ⁦GST/HST⁩ والرواتب المقدَّمة، وآخر إقرار ⁦T2⁩ مع إشعار التقدير الخاص به (رسالة CRA التي تبيّن كيف قدّرت الإقرار).

إذا كنت لا تعرف ما أُنجز، فابدأ بفحص حساب CRA الوارد أدناه في هذه الصفحة. فهو يُظهر ما قُدّم وما هو مستحق دون أن تسأل أحدًا.

وللاطلاع على هل العمل الشهري ضروري أصلًا، راجع مسك الدفاتر عند نهاية السنة فقط أم شهريًا. وللاطلاع على الرسوم، راجع تكلفة مسك الدفاتر شهريًا.

ماذا تعطيني تسويات الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان؟

تُظهر التسوية أن الدفاتر تطابق البنك، فتبدأ إقرار ⁦GST/HST⁩ وفحص الرواتب والقوائم المالية لنهاية السنة من أرقام جرى التحقق منها. أما الإقرار المبني على حساب غير مسوّى فيقوم على أرقام لم يؤكدها أحد مع البنك.

اطلب هذه البنود لكل حساب، بما فيها كل بطاقة ائتمان وأي حساب يستقبل دفعات المبيعات:

• رصيد الكشف ورصيد الدفاتر وكل بند تسوية، مثل شيك لم يُصرف بعد. ويجب أن يكون الفرق غير المفسَّر بعد تلك البنود صفرًا.
• قائمة بالبنود غير المطابقة، لكل منها سبب.
• لا بند متبقيًا بلا تفسير من شهر سابق.

وتكشف التسوية أيضًا الدفعات التي لا إيصال لها. تشترط CRA دليلًا مستنديًا قبل المطالبة بائتمان ضريبة المدخلات، فالدفعة التي لا فاتورة لها قد لا تستطيع الشركة المطالبة بها. والإنفاق الشخصي الموجود في حساب الشركة ينتقل إلى حساب المساهم، وهو مغطى أدناه.

من يعدّ إقرار ⁦GST/HST⁩، ومتى يستحق؟

الشركة هي المسجَّلة والمسؤولة عن الإقرار؛ ولا يعدّه مسؤول مسك الدفاتر أو المحاسب إلا إذا نص اتفاقكما على ذلك. يقدّم من يقدّم الإقرار شهريًا أو ربع سنويًا إقراره ويسدّد بعد 1 شهر من نهاية الفترة. ويقدّم من يقدّم الإقرار سنويًا إقراره ويسدّد الدفعة الأخيرة بعد 3 أشهر من نهاية السنة المالية (CRA)، وقد يضطر إلى سداد دفعات مقدّمة ربع سنوية إذا كان صافي ضريبة السنة المالية السابقة 3,000 دولار أو أكثر (CRA).

تحدد CRA الفترة الافتراضية، ويجوز للمسجَّل اختيار فترة أكثر تكرارًا بالاختيار (النموذج ⁦GST20⁩ أو حساب CRA)، يُقدَّم خلال مهلة مدتها شهران بعد اليوم الذي يبدأ فيه سريان الاختيار (قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 250). وتسرد صفحة ⁦RC4022⁩ نفسها ما يُحتسب ضمن الإيرادات. ويُظهر حساب CRA فترتك ومواعيد الاستحقاق.

على الشركة المسجَّلة، أو المطالبة بالتسجيل، أن تقدّم إقرارًا لكل فترة، حتى لو لم تكن هناك مبيعات. تسمي CRA هذا إقرارًا صفريًا (قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 238). أما الشركة التي ليست أيًّا من الاثنين فتقدّم إقرارًا فقط عن فترة يجب فيها سداد صافي ضريبة. راجع متى تسجّل في ⁦GST/HST⁩. والإقرار المتأخر الذي بقيت فيه ضريبة غير مسدّدة قد يستوجب غرامة تزداد مع كل شهر كامل من التأخر، وقد تُحتسب فوائد؛ ولا تنطبق غرامة التأخر العادية عندما لا يكون هناك مبلغ مستحق أو يكون هناك استرداد (CRA). راجع غرامة التأخر في تقديم ⁦GST/HST⁩. ولمعرفة كيف تُسجَّل الضريبة، راجع تسجيل ⁦GST/HST⁩ في دفاترك.

من يدير سداد استقطاعات الرواتب، وما مواعيد الاستحقاق؟

على الشركة أن تسدّد إلى CRA ما تستقطعه من الرواتب، إضافة إلى حصتها هي من CPP وEI (CRA). والشركة التي لا تدفع راتبًا أو أجورًا ليس لديها استقطاعات تسددها؛ وإذا احتفظت بحساب رواتب بلا موظفين أو بعاملين موسميين فقط، فإنها تبلّغ عن سداد صفري بحلول موعده (CRA). ويمكن لمسؤول مسك الدفاتر أو مزوّد رواتب أو المالك أن يدير الرواتب. وأيًّا كان من يفعل، فإن موعد الاستحقاق يعتمد على عدد مرات سداد الشركة إلى CRA (نوع المسدِّد)، وتحدده CRA من متوسط الاستقطاع الشهري في السنوات السابقة، لا الحالية.

المصدر: CRA، متى تسدّد استقطاعات الرواتب. التاريخ الذي يصادف عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة تعترف بها CRA ينتقل إلى يوم العمل التالي. والسداد المتأخر يستوجب غرامة تزداد بزيادة أيام التأخر، إضافة إلى الفوائد. والنسب وقاعدة الغرامة المتكررة وما يجب فعله في تأخر سداد استقطاعات الرواتب.

يقارن ملخص ⁦T4⁩، الذي يُقدَّم بعد انتهاء السنة، إجمالي الاستقطاعات المبلَّغ عنها بالمدفوعات المسدّدة (CRA)، فيظهر فيه السداد الفائت كرصيد مستحق. تحقق شهريًا بدلًا من انتظاره. وللاطلاع على القيود، راجع قيد يومية الرواتب.

ماذا يفعل مسؤول مسك الدفاتر بشأن حساب قرض المساهم وأجر المالك؟

يجب أن يصنّف مسؤول مسك الدفاتر كل شهر كل تحويل بين المالك والشركة: راتبًا أو توزيع أرباح أو سداد مصروف أو قرضًا، لأن التصنيف هو الذي يحدد الضريبة. والتحويل الذي بلا تصنيف يبقى في حساب المساهم على أنه مال يدين به المالك للشركة، أو تدين به الشركة للمالك.

القاعدة الأهم: القرض الذي تمنحه شركة لمساهم يُدرج عمومًا في دخل المساهم عن السنة التي مُنح فيها، ما لم يُسدَّد خلال سنة واحدة بعد نهاية السنة الضريبية للشركة التي مُنح فيها القرض ولم يكن السداد جزءًا من سلسلة قروض وسدادات. ووجود القرض يعتمد على جوهر المعاملة لا على القيد المحاسبي. والقرض الذي يبقى خارج الدخل قد يترتب عليه مع ذلك ميزة فوائد قد يضطر المساهم إلى الإبلاغ عنها إذا كان بفائدة ضئيلة أو بلا فائدة. والسداد الذي يتم بعد إدراج القرض في الدخل قد يكون قابلًا للخصم في السنة التي سُدّد فيها، ما لم يكن جزءًا من سلسلة أيضًا (CRA: النشرة ⁦S3-F1-C1⁩؛ قانون ضريبة الدخل، المادة ⁦15(2)⁩ والبند ⁦20(1)(j)⁩).

الفحص الشهري بسيط: الرصيد، واتجاهه، والتاريخ الذي يجب أن يُسوّى بحلوله الرصيد المستحق للشركة. والراتب يتطلب استقطاعات رواتب وسدادًا وكشف ⁦T4⁩. وتوزيع الأرباح يُعلن عنه؛ وتوزيع الأرباح الخاضع للضريبة المدفوع لمساهم مقيم في كندا يُبلَّغ عنه عمومًا في كشف ⁦T5⁩، ويستحق في آخر يوم من فبراير بعد سنة توزيع الأرباح. وتوزيعات الأرباح الرأسمالية والدفعات لغير المقيمين لها قواعد مختلفة، فتأكد من الإبلاغ وأي استقطاع قبل الدفع. راجع حساب قرض المساهم وتسجيل توزيعات الأرباح في الدفاتر.

ما التقارير التي يجب أن أتسلّمها كل شهر؟

اطلب سبعة تقارير كل شهر: التسويات، وقائمة الأرباح والخسائر، والميزانية العمومية، وملخص ⁦GST/HST⁩، وملخص الرواتب مع إثبات الدفع، وقائمة حساب المساهم، وقائمتي العملاء والموردين غير المسدّدين. ولا تحدد قواعد السجلات لدى CRA حزمة شهرية، فهي ما تتفقون عليه مع مقدّم الخدمة. وتجاوز أي بند لا ينطبق عليك.

اتفق على التاريخ الشهري الذي تصل بحلوله الحزمة، ودوّن متى تتأخر أو تأتي ناقصة.

ماذا أتوقع من محاسبي كل سنة، وما المواعيد المستحقة لإقرار ⁦T2⁩؟

يحوّل المحاسب دفاتر السنة إلى القوائم المالية لنهاية السنة وإقرار ⁦T2⁩، ويحسب الضريبة. وتقدّم الشركة إقرار ⁦T2⁩ لكل سنة ضريبية، حتى لو لم تكن هناك ضريبة مستحقة، باستثناء حالات قليلة مثل الجمعيات الخيرية المسجَّلة. ويستحق رصيد الضريبة قبل الإقرار (دليل CRA لإقرار ⁦T2⁩). وعلى معظم الشركات، ومنها كل شركة كندية خاصة خاضعة لسيطرة كندية (CCPC)، تقديم إقرار ⁦T2⁩ إلكترونيًا؛ وتسرد CRA الاستثناءات.

يستوجب إقرار ⁦T2⁩ المتأخر غرامة قدرها ⁦5%⁩ من الضريبة غير المسدّدة في موعد التقديم، إضافة إلى ⁦1%⁩ منها عن كل شهر كامل من التأخر، حتى 12 شهرًا. وتنطبق غرامة أكبر إذا طلبت CRA تقديم الإقرار وفرضت غرامة تأخر في أي من السنوات الثلاث السابقة (دليل CRA لإقرار ⁦T2⁩).

من يغلق السنة ومن يُعدّ القوائم المالية يختلف بين مقدّمي الخدمة. أكّد ذلك كتابةً. وخطوات ما قبل إقرار ⁦T2⁩ في قائمة إغلاق نهاية السنة، والقوائم المالية في القوائم المالية لنهاية السنة للشركة.

ماذا يجب أن يسلّم مسؤول مسك الدفاتر والمحاسب كل منهما للآخر؟

يسلّم مسؤول مسك الدفاتر مجموعة دفاتر مسوّاة، ويعيد المحاسب تسوياته لنهاية السنة، بحيث تطابق الأرصدة الافتتاحية للسنة القادمة إغلاق هذه السنة. ولا تحدد CRA هذا التقسيم؛ وهذه قائمة تتفقان عليها.

أكّد كتابةً من يقوم بكل مما يلي، ومن يحصل على نسخة من تأكيد كل إقرار:

• من يعدّ إقرار ⁦GST/HST⁩ ويقدّمه.
• من يحسب الرواتب ويسدّدها.
• من يصدر كشوف ⁦T4⁩ و⁦T5⁩.
• من يحسب الدفعات المقدّمة ويسدّدها.
• من يردّ على خطاب CRA.
• من يحمل تفويض الوصول إلى حساب CRA.

كيف أتحقق مما تقول CRA إنه مقدَّم ومستحق؟

سجّل الدخول إلى My Business Account وانظر إلى كل حساب برنامج. يستطيع مالكو الأعمال، ومنهم الشركاء والمديرون والمسؤولون التنفيذيون، استخدامه، ويصل الممثلون المفوَّضون إلى الخدمات نفسها عبر Represent a Client (CRA). وتغطي الخطوات أدناه ما تديره CRA. أما ⁦GST/HST⁩ التي تديرها Revenu Québec فتوجّهك CRA إلى موقع Revenu Québec، كما أن CRA لا تدير استقطاعات الرواتب في كيبك ولا ضريبة الشركات في كيبك وألبرتا (راجع قسم المقاطعات).

المصدر: CRA، الخدمات في My Business Account. قد تتغير أسماء القوائم، فتأكد منها في حسابك.

قارن كل رصيد لدى CRA بالحساب المقابل في الدفاتر. والرصيد الصفري في الرواتب لا يثبت أن شهرًا قد سُدّد: ابحث عن الدفعة نفسها في حساب CRA وطابقها مع سجل الرواتب. وإذا اختلفت الأرصدة، فراجع تسوية ⁦GST/HST⁩ المستحقة مع CRA. تحقق بعد كل موعد استحقاق، لا مرة واحدة في السنة.

يمكن للنشاط التجاري تفويض مسؤول مسك دفاتر أو محاسب ممثلًا له في My Business Account (CRA). يتيح المستوى 1 الوصول إلى المعلومات فقط؛ ويتيح المستوى 2 أيضًا إجراء بعض تغييرات الحساب (CRA).

ما العلامات التي تدل على احتمال فوات شيء؟

سبع علامات تدل على احتمال فوات إقرار أو دفعة أو سجل. ولكل منها قاعدة وتكلفة وراءها.

• لا تسوية، أو تقارير لا تطابق البنك. قد تقوم الإقرارات على أرقام لم يجرِ التحقق منها.
• إقرار ⁦GST/HST⁩ كنت تتوقعه غير موجود في قائمة المقدَّم لدى CRA بعد الموعد، أو إقرار صفري في فترة فيها مبيعات. راجع الغرامة أعلاه.
• رواتب خُصمت من الأجور بلا دفعة مطابقة إلى CRA. يحتفظ صاحب العمل بالمبالغ المستقطعة أمانةً للمحاسب العام (Receiver General)، أي الحكومة الفيدرالية (CRA). وقد يكون المدير مسؤولًا شخصيًا مع الشركة عن الاستقطاعات غير المسددة وصافي ⁦GST/HST⁩، ضمن حدود ودفاع العناية الواجبة، ويجب أن تبدأ المطالبة ضد مدير سابق خلال مهلة مدتها سنتان بعد آخر مرة ترك فيها المنصب (قانون ضريبة الدخل، المادة 227.1؛ قانون ضريبة المبيعات (Excise Tax Act)، المادة 323).
• حساب مساهم يُظهر أن المالك مدين للشركة ويستمر في الازدياد، أو تحويلات بلا تصنيف.
• كشوف ⁦T4⁩ (إن دُفعت أجور) أو كشوف ⁦T5⁩ (إن دُفعت توزيعات أرباح خاضعة للضريبة لمقيمين في كندا) لم تُقدَّم بحلول آخر يوم من فبراير. وإذا صادف ذلك اليوم عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة تعترف بها CRA، ينتقل الموعد إلى يوم العمل التالي.
• سجلات محفوظة فقط في حساب دخول أو بريد إلكتروني لشخص آخر. يمكن لـ CRA أن تطلب الاطلاع على السجلات، وعلى الشركة حفظها ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها (ست سنوات من تاريخ التقديم في حال إقرار قُدّم متأخرًا)، في مقر عملها أو سكنها في كندا ما لم تمنح CRA إذنًا كتابيًا بخلاف ذلك (CRA). وقد تحتاج سجلات سجل المساهمين والممتلكات إلى حفظ أطول، والاعتراض أو الاستئناف يمدّد المدة؛ راجع مدة الاحتفاظ بسجلات الأعمال.
• لا تأكيد تقديم بعد موعد استحقاق، أو أسئلة بلا إجابة. راجع محاسب فاتته إقرارات أو توقف عن الرد.

هل تغيّر مقاطعتي شيئًا من ذلك؟

تنطبق المواعيد الفيدرالية أعلاه في كل كندا، مع الاختلافات التالية.

• كيبك. تدير Revenu Québec عمومًا ⁦GST/HST⁩ في كيبك (CRA). ويرسل أصحاب العمل في كيبك استقطاعات QPP وQPIP وضريبة الدخل في كيبك إلى Revenu Québec، والمبالغ الفيدرالية إلى CRA (CRA). أكّد مواعيد كيبك مع Revenu Québec.
• شركات كيبك وألبرتا. تدير CRA ضريبة الشركات المقاطعية في كل مكان عدا كيبك وألبرتا (CRA). اسأل أي إقرار مقاطعي يقدّمه محاسبك.
• مقاطعات HST. تستخدم نيو برنزويك ونيوفاوندلاند ولابرادور ونوفا سكوشا وأونتاريو وجزيرة الأمير إدوارد إقرار ⁦GST/HST⁩ واحدًا، فليس لدى شركة في أونتاريو إقرار ثانٍ لضريبة المبيعات (CRA).
• كولومبيا البريطانية ومانيتوبا وساسكاتشوان. تفرض كل منها ضريبة مبيعات إقليمية (PST) خاصة بها، منفصلة عن ⁦GST/HST⁩؛ وتوجّهك CRA إلى موقع المقاطعة بشأنها (CRA). اسأل من يقدّم ذلك الإقرار. راجع ضريبة المبيعات الإقليمية.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الكندي.

شركة استشارات في أونتاريو تقدّم HST ربع سنويًا

مالك واحد يفوتر 150,000 دولار كندي في السنة واختار تقديم HST ربع سنويًا. يسوّي مسؤول مسك الدفاتر كل شهر الحسابات المصرفية وحسابات البطاقات ويجمع HST. ينتهي الربع في 31 مارس، فيستحق الإقرار وأي دفعة في 30 أبريل. يفتح المالك حساب CRA في 1 مايو ليتأكد من أن الإقرار يظهر مقدَّمًا. وفي نهاية السنة يسلّم مسؤول مسك الدفاتر المحاسب دفاتر مسوّاة لإقرار ⁦T2⁩.

شركة في ألبرتا لديها ثلاثة موظفين

تبلغ الاستقطاعات مع حصة صاحب العمل من CPP وEI 4,000 دولار كندي كل شهر، وهي تقع ضمن النطاق العادي في الجدول أعلاه. وبالنسبة للمسدِّد العادي، تستحق رواتب مارس في 15 أبريل. يرسل مسؤول مسك الدفاتر تأكيد الدفعة مع الحزمة الشهرية. ويتحقق المالك من ظهور دفعة الـ4,000 دولار كندي في حساب الرواتب لدى CRA للفترة الصحيحة، ويطابقها مع سجل الرواتب.

شركة سنتها تنتهي في ديسمبر وسحب بقيمة 30,000 دولار كندي

يسحب المالك، وهو مساهم مقيم في كندا، 30,000 دولار كندي في مارس من السنة 1 دون أي مستندات، ولا ينطبق أي استثناء لقروض الموظفين. تكتشفه المراجعة الشهرية في أبريل وتسأل: هل كان راتبًا أم توزيع أرباح أم سداد مصروف أم قرضًا. إذا كان قرضًا فإنه يبقى في حساب المساهم. تنتهي السنة الضريبية في 31 ديسمبر من السنة 1، فبحسب قاعدة السنة الواحدة لدى CRA قد يُبقيه السداد بحلول 31 ديسمبر من السنة 2 خارج الدخل، ما لم يكن جزءًا من سلسلة قروض وسدادات. وإذا لم يُسدَّد في الوقت المناسب ولم ينطبق استثناء آخر، فإن الـ30,000 دولار كندي تُدرج في دخل المالك للسنة 1. ويجب حينئذٍ تعديل إقرار السنة 1 الذي استبعدها، وقد تُحتسب فوائد. وكون المبلغ قرضًا يعتمد على الوقائع. وإذا كان المقصود به راتبًا أو توزيع أرباح، فيحتاج بدلًا من ذلك إلى خطوات الرواتب أو كشف ⁦T5⁩.

هل وضعك مختلف؟

• تدفع مقابل مسك الدفاتر ولا ترى أي هذه المهام أُنجز، أو أن سدادًا أو إقرار ⁦GST/HST⁩ أو ⁦T2⁩ قد فات بالفعل: ابدأ بفحص حساب CRA أعلاه، ثم أحضر أرصدة CRA وكشوف البنك وآخر إقرار ⁦T2⁩ إلى مساعدة مسك الدفاتر. فأي الإقرارات قد أُنجز ومن يتولى كل مهمة وما يجب إصلاحه قبل نهاية السنة يعتمد على تلك السجلات.
• دفاترك متأخرة بأشهر: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة مسك الدفاتر.
• أسست شركتك للتو وليس لديك مسؤول مسك دفاتر بعد: راجع دفاتر شركة CCPC جديدة وبعد تأسيس الشركة.
• فات سداد استقطاعات الرواتب: راجع تأخر سداد استقطاعات الرواتب.
• إقرار ⁦GST/HST⁩ متأخر: راجع غرامة التأخر في تقديم ⁦GST/HST⁩.
• فاتت محاسبك إقرارات وتوقف عن الرد: راجع محاسب فاتته إقرارات أو توقف عن الرد، ثم تغيير المحاسب.
• لست متأكدًا هل تحتاج إلى مسؤول مسك دفاتر أم محاسب أم CPA: راجع مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA.
• ينقل المالك والشركة الأموال بينهما كثيرًا: حساب قرض المساهم هو أول رصيد يجب تسويته.
• أنت صاحب منشأة فردية لا شركة: هذه الصفحة لا تنطبق عليك؛ راجع ما الذي تعطيه لمحاسبك كصاحب منشأة فردية.
• تغيّرت السيطرة على الشركة، أو لم تعد CCPC: تُعدّ السنة الضريبية منتهية في ذلك الوقت، فتتغير مواعيد ⁦T2⁩ (قانون ضريبة الدخل، المادة 249). راجع نهاية السنة الافتراضية عند الاستحواذ على السيطرة.
• مالك يعيش في الخارج، أو توزيعات أرباح تذهب إلى غير مقيم، أو دخل من بلدين: راجع المالكون غير المقيمين لشركة كندية ومساعدة الضرائب عبر الحدود.