מה עושים איש מקצוע להנהלת חשבונות ורואה חשבון בקנדה: חודשי ושנתי

מה איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך לעשות עבור החברה שלי בכל חודש בקנדה?

איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך לשמור את הספרים מעודכנים ומותאמים בכל חודש, כך שכל הגשה במועד נבנית ממספרים שתואמים לבנק. דפי הרישומים של CRA אינם מפרטים משימות חודשיות של איש מקצוע להנהלת חשבונות. CRA קובעת מה חברה חייבת לשמור ומתי כל דוח ותשלום נדרשים, ומחזור החודש נובע מהתאריכים האלה. האחריות נשארת על החברה, גם אם מישהו אחר עושה את העבודה.

המקרה אינו פשוט כשלחברה יש אחד מאלה:

• אתם משלמים על העבודה הזו ולא יודעים אילו משימות בוצעו, או שדוח או העברה אולי כבר באיחור.
• עובדים, או משכורת ששולמה לבעלים.
• דוחות ⁦GST/HST⁩ בכל חודש או רבעון.
• כסף שעובר בין הבעלים לחברה.
• ספרים שמפגרים, או חשבון אחד שמערבב הוצאות אישיות ועסקיות.
• בעלים או הכנסה במדינה שנייה, או דוח חברה בקוויבק או באלברטה.

אספו קודם: גישה לחשבון CRA או הרשאת נציג, שנים עשר חודשים של דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי, רישומי שכר, דוחות ⁦GST/HST⁩ ושכר שהוגשו, ואת ה-⁠⁦T2⁩ האחרון עם הודעת השומה שלו (המכתב של CRA שמראה איך קבעה שומה לדוח).

אם אינכם יכולים לדעת מה בוצע, התחילו בבדיקת החשבון ב-⁠CRA בהמשך העמוד. היא מראה מה הוגש ומה חייבים בלי לשאול אף אחד.

השאלה אם בכלל צריך עבודה חודשית מוסברת במדריך הנהלת חשבונות רק בסוף השנה או חודשית. על עלויות, ראו עלות הנהלת חשבונות בחודש.

מה אני מקבל מהתאמות בנק וכרטיס אשראי?

התאמה מראה שהספרים תואמים לבנק, ולכן דוח ה-⁠⁦GST/HST⁩, בדיקת השכר והדוחות הכספיים של סוף השנה מתחילים ממספרים שנבדקו. דוח שנבנה על חשבון שלא הותאם נשען על נתונים שאיש לא אישר מול הבנק.

בקשו את אלה לכל חשבון, כולל כל כרטיס אשראי וכל חשבון שמקבל תשלומים ממכירות:

• יתרת דף החשבון, יתרת הספרים וכל פריט מתאם, כמו צ׳ק שטרם נפרע. ההפרש שנשאר בלי הסבר אחרי הפריטים האלה צריך להיות אפס.
• רשימה של פריטים שלא הותאמו, כל אחד עם סיבה.
• אף פריט מחודש קודם לא נשאר בלי הסבר.

התאמה חושפת גם תשלומים בלי קבלה. CRA דורשת ראיות תיעודיות לפני שתובעים זיכוי מס תשומות, ולכן תשלום בלי חשבונית הוא תשלום שהחברה אולי לא תוכל לתבוע. הוצאות אישיות שנמצאות בחשבון החברה עוברות לחשבון בעל המניות, כפי שמוסבר בהמשך.

מי מכין את דוח ה-⁠⁦GST/HST⁩, ומתי מועדו?

החברה היא הרשומה והיא האחראית לדוח; איש מקצוע להנהלת חשבונות או רואה חשבון מכינים אותו רק אם ההסכם שלכם קובע כך. מגישים חודשיים ורבעוניים מגישים ומשלמים 1 חודש אחרי סוף התקופה. מגישים שנתיים מגישים ומשלמים את התשלום האחרון 3 חודשים אחרי סוף שנת הכספים (CRA), ועשויים להידרש לשלם מקדמות רבעוניות אם המס נטו בשנת הכספים הקודמת היה ⁦$3,000⁩ או יותר (CRA).

CRA מקצה את ברירת המחדל, ורשום יכול לבחור תקופה תכופה יותר בבחירה (טופס ⁦GST20⁩ או החשבון ב-⁠CRA), שמוגשת תוך חודשיים אחרי היום שבו הבחירה אמורה להיכנס לתוקף (Excise Tax Act, סעיף 250). אותו עמוד ⁦RC4022⁩ מפרט מה נחשב להכנסות. החשבון שלכם ב-⁠CRA מציג את התקופה ואת המועדים שלכם.

חברה רשומה, או שחייבת להירשם, חייבת להגיש דוח לכל תקופה, גם בלי מכירות. CRA קוראת לזה דוח אפס (nil return) (Excise Tax Act, סעיף 238). חברה שאינה רשומה ואינה חייבת להירשם מגישה רק לתקופה שבה יש מס נטו להעברה. ראו מתי נרשמים ל-⁠⁦GST/HST⁩. דוח שמוגש באיחור כשמס לא שולם יכול למשוך קנס שגדל עם כל חודש מלא של איחור, וריבית עשויה לחול; קנס האיחור הרגיל אינו חל כשאין מה לשלם או כשמגיע החזר (CRA). ראו קנס איחור בהגשת ⁦GST/HST⁩. איך המס נרשם, ראו רישום ⁦GST/HST⁩ בספרים.

מי מריץ את העברות ניכויי השכר, ומהם המועדים?

החברה חייבת להעביר ל-⁠CRA את מה שהיא מנכה מהשכר, בתוספת החלק שלה בתוכנית הפנסיה של קנדה (CPP) ובביטוח תעסוקה (EI) (CRA). לחברה שאינה משלמת משכורת או שכר אין ניכויים להעביר; אם היא מחזיקה חשבון שכר בלי עובדים או רק עם עובדים עונתיים, היא מדווחת על העברה אפסית עד מועדה (CRA). איש מקצוע להנהלת חשבונות, ספק שכר או הבעלים יכולים להריץ את השכר. מי שעושה זאת, המועד תלוי בתדירות שבה החברה חייבת לשלם ל-⁠CRA (סוג המעביר, remitter type), ש-⁠CRA קובעת לפי ממוצע הניכוי החודשי בשנים קודמות, לא בשנה הנוכחית.

מקור: CRA, מתי מעבירים ניכויי שכר. תאריך שחל בסוף שבוע או בחג ש-⁠CRA מכירה בו עובר ליום העסקים הבא. העברה באיחור מושכת קנס שעולה עם מספר ימי האיחור, וכן ריבית. השיעורים, כלל הקנס החוזר ומה לעשות מפורטים במדריך העברת שכר באיחור.

סיכום ⁦T4⁩, שמוגש אחרי סוף השנה, משווה את סך הניכויים שדווחו להעברות שבוצעו (CRA), ולכן העברה שהוחמצה מופיעה שם כיתרה לתשלום. בדקו מדי חודש במקום להמתין לזה. לרישומים, ראו פקודת יומן לשכר.

מה איש המקצוע להנהלת חשבונות עושה בחשבון הלוואת בעל המניות ובתשלומי בעלים?

מדי חודש איש המקצוע להנהלת חשבונות צריך לסמן כל העברה בין הבעלים לחברה כמשכורת, דיבידנד, החזר הוצאות או הלוואה, כי הסימון קובע את המס. העברה בלי סימון נשארת בחשבון בעל המניות ככסף שהבעלים חייב לחברה, או שהחברה חייבת לבעלים.

הכלל החשוב ביותר: הלוואה שחברה נותנת לבעל מניות נכללת בדרך כלל בהכנסת בעל המניות בשנה שבה ניתנה ההלוואה, אלא אם היא הוחזרה תוך שנה אחת אחרי סוף שנת המס של החברה שבה ניתנה ההלוואה וההחזר אינו חלק מסדרת הלוואות והחזרים. אם יש הלוואה תלוי במהות העסקה, לא ברישום החשבונאי. הלוואה שנשארת מחוץ להכנסה עדיין יכולה ליצור הטבת ריבית שבעל המניות עשוי להידרש לדווח עליה, אם היא נושאת ריבית נמוכה או אפסית. החזר שנעשה אחרי שההלוואה נכללה בהכנסה עשוי להיות ניתן לניכוי בשנה שבה הוחזר, שוב אלא אם הוא חלק מסדרה (CRA folio S3-F1-C1; Income Tax Act, סעיף ⁦15(2)⁩ וכן פסקה ⁦20(1)(j)⁩).

הבדיקה החודשית פשוטה: היתרה, הכיוון שלה, והתאריך שעד אליו צריך לסגור יתרה שחייבים לחברה. משכורת דורשת ניכויי שכר, העברות וטופס ⁦T4⁩. דיבידנד מוכרז; דיבידנד חייב במס ששולם לבעל מניות תושב קנדה מדווח בדרך כלל באמצעות טופס ⁦T5⁩, שמועדו היום האחרון של פברואר שאחרי שנת הדיבידנד. דיבידנדי הון ותשלומים לתושבי חוץ כפופים לכללים אחרים, ולכן ודאו את הדיווח ואת הניכוי במקור לפני התשלום. ראו חשבון הלוואת בעל מניות וכן רישום דיבידנדים בספרים.

אילו דוחות אני צריך לקבל מדי חודש?

בקשו שבעה דוחות מדי חודש: התאמות, רווח והפסד, מאזן, סיכום ⁦GST/HST⁩, סיכום שכר עם הוכחת תשלום, רשימת חשבון בעל המניות ורשימות הלקוחות והספקים שלא שולמו. כללי הרישומים של CRA אינם קובעים חבילה חודשית, ולכן היא מה שתסכמו עם נותן השירות. דלגו על שורה שאינה רלוונטית.

קבעו מדי חודש תאריך שעד אליו החבילה מגיעה, ורשמו מתי היא מאחרת או חסרה.

מה לצפות מרואה החשבון בכל שנה, ומה המועדים של ⁦T2⁩?

רואה החשבון הופך את הספרים של השנה לדוחות הכספיים של סוף השנה ולדוח ⁦T2⁩, ומחשב את המס. חברה מגישה ⁦T2⁩ לכל שנת מס, גם אם אין מס לתשלום, פרט לכמה יוצאים מן הכלל כמו ארגוני צדקה רשומים. מועד התשלום של יתרת המס קודם למועד הגשת הדוח (מדריך ⁦T2⁩ של CRA). רוב החברות, כולל כל חברה פרטית בשליטה קנדית (CCPC), חייבות להגיש ⁦T2⁩ באופן אלקטרוני; CRA מפרטת את היוצאים מן הכלל.

דוח ⁦T2⁩ שמוגש באיחור מושך קנס של ⁦5%⁩ מהמס שלא שולם במועד ההגשה, בתוספת ⁦1%⁩ ממנו לכל חודש מלא של איחור, עד 12 חודשים. קנס גדול יותר חל כש-⁠CRA דרשה את הדוח וחייבה בקנס איחור בהגשה באחת משלוש השנים הקודמות (מדריך ⁦T2⁩ של CRA).

מי סוגר את השנה ומי מכין את הדוחות משתנה בין נותני שירות. אשרו זאת בכתב. ראו את רשימת הבדיקה לסגירת סוף שנה לשלבים שלפני ⁦T2⁩, ואת דוחות כספיים לסוף שנה בחברה לדוחות.

מה כל אחד מאיש המקצוע להנהלת חשבונות ומרואה החשבון צריך למסור לשני?

איש המקצוע להנהלת חשבונות מוסר ספרים מותאמים, ורואה החשבון מחזיר את התאמות סוף השנה, כך שיתרות הפתיחה של השנה הבאה תואמות לסגירה של השנה הזו. CRA אינה קובעת את החלוקה; זו רשימה שכדאי להסכים עליה.

אשרו בכתב מי עושה כל אחד מאלה, ומי מקבל עותק מאישור כל הגשה:

• מי מכין ומגיש את דוח ה-⁠⁦GST/HST⁩.
• מי מחשב ומעביר שכר.
• מי מנפיק טפסי ⁦T4⁩ ו-⁠⁦T5⁩.
• מי מחשב ומשלם מקדמות.
• מי עונה למכתב מ-⁠CRA.
• מי מחזיק הרשאה לחשבון CRA.

איך בודקים מה CRA אומרת שהוגש ומה חייבים?

היכנסו ל-⁠My Business Account ועיינו בכל חשבון תוכנית. בעלי עסקים, כולל שותפים, דירקטורים ונושאי משרה, יכולים להשתמש בו, ונציגים מורשים ניגשים לאותם שירותים דרך Represent a Client (CRA). השלבים שלהלן מכסים מה ש-⁠CRA מנהלת. ב-⁠⁦GST/HST⁩ ש-⁠Revenu Québec מנהלת, CRA מפנה לאתר של Revenu Québec, ו-⁠CRA אינה מנהלת גם ניכויי שכר של קוויבק ומס חברות של קוויבק ואלברטה (ראו הסעיף על פרובינציות).

מקור: CRA, שירותים ב-⁠My Business Account. שמות תפריטים יכולים להשתנות, ולכן אשרו אותם בחשבון שלכם.

השוו כל יתרה של CRA לחשבון המתאים בספרים. יתרת שכר אפס אינה מראה שחודש הועבר: מצאו את התשלום עצמו בחשבון CRA והתאימו אותו לרישום השכר. אם היתרות שונות, ראו התאמת ⁦GST/HST⁩ לתשלום מול CRA. בדקו אחרי כל מועד, לא פעם בשנה.

עסק יכול למנות איש מקצוע להנהלת חשבונות או רואה חשבון כנציג ב-⁠My Business Account (CRA). רמה 1 מאפשרת גישה למידע בלבד; רמה 2 מאפשרת גם שינויים מסוימים בחשבון (CRA).

אילו סימנים מראים שמשהו אולי הוחמץ?

שבעה סימנים מראים שהגשה, תשלום או רישום אולי הוחמצו. מאחורי כל אחד יש כלל ועלות.

• אין התאמה, או דוחות שאינם תואמים לבנק. דוחות עלולים להישען על נתונים שלא נבדקו.
• דוח ⁦GST/HST⁩ שציפיתם לו חסר ברשימת הדוחות שהוגשו ב-⁠CRA אחרי המועד, או דוח אפס בתקופה עם מכירות. ראו את הקנס לעיל.
• ניכויי שכר שנוכו מהשכר בלי תשלום תואם ל-⁠CRA. מעסיק מחזיק סכומים שנוכו בנאמנות עבור Receiver General, הממשלה הפדרלית (CRA). דירקטור יכול להיות אחראי אישית יחד עם החברה לניכויים שלא הועברו ולמס נטו של ⁦GST/HST⁩, בכפוף למגבלות ולהגנה של בדיקת נאותות (due diligence), ותביעה נגד דירקטור לשעבר חייבת להתחיל תוך שנתיים אחרי שהאדם הפסיק לאחרונה להיות דירקטור (Income Tax Act, סעיף 227.1; Excise Tax Act, סעיף 323).
• חשבון בעל מניות שמראה שהבעלים חייב לחברה וממשיך לגדול, או העברות בלי סימון.
• טפסי ⁦T4⁩ (אם שולם שכר) או טפסי ⁦T5⁩ (אם שולמו דיבידנדים חייבים במס לתושבי קנדה) שלא הוגשו עד היום האחרון של פברואר. כשהיום הזה חל בסוף שבוע או בחג ש-⁠CRA מכירה בו, המועד עובר ליום העסקים הבא.
• רישומים שנמצאים רק בהתחברות או בדוא״ל של מישהו אחר. CRA יכולה לבקש לראות את הרישומים, והחברה חייבת לשמור אותם שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם שייכים אליה (שש שנים ממועד ההגשה בדוח שהוגש באיחור), במקום העסק או המגורים שלה בקנדה, אלא אם CRA נותנת אישור בכתב אחרת (CRA). רישומי פנקס המניות והנכסים עשויים להידרש לשמירה ארוכה יותר, והשגה או ערעור מאריכים את התקופה; ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.
• אין אישור הגשה אחרי מועד, או שאלות שנשארות בלי מענה. ראו רואה חשבון שהחמיץ הגשות או הפסיק להגיב.

האם הפרובינציה שלי משנה משהו מזה?

המועדים הפדרליים שלמעלה חלים בכל קנדה, עם ההבדלים האלה.

• קוויבק. Revenu Québec מנהלת בדרך כלל את ⁦GST/HST⁩ בקוויבק (CRA). מעסיקים בקוויבק שולחים ניכויי תוכנית הפנסיה של קוויבק (QPP), ביטוח ההורות של קוויבק (QPIP) ומס הכנסה של קוויבק ל-⁠Revenu Québec, וסכומים פדרליים ל-⁠CRA (CRA). אשרו מועדים בקוויבק מול Revenu Québec.
• חברות בקוויבק ובאלברטה. CRA מנהלת מס חברות פרובינציאלי בכל מקום מלבד קוויבק ואלברטה (CRA). שאלו איזה דוח פרובינציאלי רואה החשבון שלכם מגיש.
• פרובינציות HST. ניו ברנזוויק, ניופאונדלנד ולברדור, נובה סקושה, אונטריו והאי הנסיך אדוארד משתמשות בדוח ⁦GST/HST⁩ אחד, ולכן לחברה באונטריו אין דוח מס מכירה שני (CRA).
• קולומביה הבריטית, מניטובה וססקצ׳ואן. כל אחת גובה מס מכירה פרובינציאלי (PST) משלה, נפרד מ-⁠⁦GST/HST⁩; CRA מפנה לאתר הפרובינציה לגביו (CRA). שאלו מי מגיש את הדוח הזה. ראו מס מכירה פרובינציאלי.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים קנדיים.

חברת ייעוץ באונטריו עם HST רבעוני

בעלים אחד מחייב ⁦C$150,000⁩ בשנה ובחר להגיש HST רבעוני. מדי חודש איש המקצוע להנהלת חשבונות מתאים את חשבונות הבנק והכרטיס ומסכם את ה-⁠HST. הרבעון מסתיים ב-⁠31 במרץ, ולכן הדוח וכל תשלום נדרשים עד 30 באפריל. הבעלים פותח את חשבון CRA ב-⁠1 במאי כדי לוודא שהדוח מופיע כמוגש. בסוף השנה איש המקצוע להנהלת חשבונות מוסר לרואה החשבון ספרים מותאמים עבור ⁦T2⁩.

חברה באלברטה עם שלושה עובדים

ניכויים בתוספת חלק המעסיק ב-⁠CPP וב-⁠EI מגיעים ל-⁦C$4,000⁩ בכל חודש, מה שנמצא בטווח הרגיל בטבלה שלמעלה. אצל מעביר רגיל, שכר מרץ נדרש עד 15 באפריל. איש המקצוע להנהלת חשבונות שולח את אישור התשלום עם החבילה החודשית. הבעלים בודק שתשלום ⁦C$4,000⁩ מופיע בחשבון השכר ב-⁠CRA לתקופה הנכונה ומתאים אותו לרישום השכר.

חברה עם סוף שנה בדצמבר ומשיכה של ⁦C$30,000⁩

הבעלים, בעל מניות תושב קנדה, מושך ⁦C$30,000⁩ במרץ של שנה 1 בלי שום מסמך, ואין חריג של הלוואת עובד שחל. הבדיקה החודשית באפריל מוצאת זאת ושואלת אם זו משכורת, דיבידנד, החזר הוצאות או הלוואה. אם זו הלוואה, היא נמצאת בחשבון בעל המניות. שנת המס מסתיימת ב-⁠31 בדצמבר של שנה 1, ולכן לפי כלל השנה של CRA, החזר עד 31 בדצמבר של שנה 2 עשוי להשאיר אותה מחוץ להכנסה, אלא אם היא חלק מסדרת הלוואות והחזרים. אם היא לא הוחזרה בזמן ואין חריג אחר, ⁦C$30,000⁩ נכללים בהכנסת הבעלים בשנה 1. דוח של שנה 1 שהשמיט אותם חייב אז תיקון, וריבית עשויה לחול. אם זו הלוואה תלוי בעובדות. אם כוונתה הייתה משכורת או דיבידנד, נדרשים במקום זאת שלבי השכר או ⁦T5⁩.

המצב שלכם שונה?

• אתם משלמים על הנהלת חשבונות ולא רואים אילו משימות בוצעו, או שהעברה, דוח ⁦GST/HST⁩ או ⁦T2⁩ כבר התעכבו: התחילו בבדיקת חשבון CRA שלמעלה, ואז הביאו את יתרות CRA, דפי חשבון הבנק ואת ה-⁠⁦T2⁩ האחרון אל עזרה בהנהלת חשבונות. אילו הגשות בוצעו, מי אחראי לכל משימה ומה לתקן לפני סוף השנה תלויים ברישומים האלה.
• הספרים שלכם מפגרים בחודשים: ראו השלמת הנהלת חשבונות באיחור וכן עזרה בהנהלת חשבונות.
• התאגדתם לאחרונה ועדיין אין לכם איש מקצוע להנהלת חשבונות: ראו ספרים ל-⁠CCPC חדשה וכן אחרי ההתאגדות.
• העברת שכר הוחמצה: ראו העברת שכר באיחור.
• דוח ⁦GST/HST⁩ באיחור: ראו קנס איחור בהגשת ⁦GST/HST⁩.
• רואה החשבון שלכם החמיץ הגשות והפסיק להגיב: ראו רואה חשבון שהחמיץ הגשות או הפסיק להגיב, ואחר כך החלפת רואה חשבון.
• אתם לא בטוחים אם אתם צריכים איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA: ראו איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA.
• הבעלים והחברה מעבירים כסף זה לזה לעיתים קרובות: חשבון הלוואת בעל מניות הוא היתרה הראשונה להתאים.
• אתם בעלי עסק יחידני ולא חברה: העמוד הזה אינו חל; ראו מה למסור לרואה החשבון כבעל עסק יחידני.
• השליטה בחברה השתנתה, או שהיא הפסיקה להיות CCPC: שנת המס נחשבת כמסתיימת באותו רגע, מה שמזיז את מועדי ⁦T2⁩ (Income Tax Act, סעיף 249). ראו סוף שנה לכאורה ברכישת שליטה.
• בעלים גר בחו״ל, דיבידנדים הולכים לתושב חוץ, או שההכנסה מגיעה משתי מדינות: ראו בעלים תושבי חוץ בחברה קנדית וכן עזרה במיסוי חוצה גבולות.