Tenue de livres et comptable : tâches mensuelles et annuelles

Que devrait faire chaque mois un spécialiste de la tenue de livres pour ma société au Canada?

Un spécialiste de la tenue de livres devrait garder les livres à jour et rapprochés chaque mois, de sorte que chaque production datée s'appuie sur des chiffres qui concordent avec la banque. Les pages de l'ARC sur les registres ne dressent pas la liste des tâches mensuelles d'un spécialiste de la tenue de livres. L'ARC fixe ce qu'une société doit conserver et la date due de chaque déclaration et de chaque paiement, et le cycle mensuel découle de ces dates. L'obligation reste celle de la société, quel que soit celui qui fait le travail.

Un dossier n'est pas simple quand la société présente l'un de ces éléments :

• Vous payez pour ce travail et ne pouvez pas dire quelles tâches sont faites, ou une déclaration ou un versement est peut-être déjà en retard.
• Des employés, ou un salaire versé au propriétaire.
• Des déclarations de TPS/TVH chaque mois ou chaque trimestre.
• De l'argent qui circule entre le propriétaire et la société.
• Des livres en retard, ou un compte qui mêle dépenses personnelles et d'entreprise.
• Des propriétaires ou des revenus dans un deuxième pays, ou une déclaration de société du Québec ou de l'Alberta.

À réunir d'abord : l'accès au compte de l'ARC ou une autorisation de représentant, douze mois de relevés bancaires et de cartes, les registres de paie, les déclarations de TPS/TVH et de paie produites, et la dernière T2 avec son avis de cotisation (la lettre de l'ARC qui montre comment elle a cotisé la déclaration).

Si vous ne savez pas ce qui est fait, commencez par la vérification du compte de l'ARC plus bas dans cette page. Elle montre ce qui est produit et dû sans rien demander à personne.

Pour savoir si un travail mensuel est nécessaire, voyez la tenue de livres à la fin de l'exercice seulement ou chaque mois. Pour les honoraires, voyez le coût mensuel de la tenue de livres.

Que m'apportent les rapprochements bancaires et de cartes de crédit?

Un rapprochement montre que les livres concordent avec la banque; la déclaration de TPS/TVH, la vérification de la paie et les états financiers de fin d'exercice partent donc de chiffres qui ont été vérifiés. Une déclaration fondée sur un compte non rapproché repose sur des chiffres que personne n'a confirmés avec la banque.

Demandez-les pour chaque compte, y compris chaque carte de crédit et tout compte qui reçoit des versements de ventes :

• Le solde du relevé, le solde des livres et chaque élément de rapprochement, comme un chèque pas encore encaissé. L'écart inexpliqué après ces éléments devrait être nul.
• Une liste des éléments non appariés, chacun avec une raison.
• Aucun élément inexpliqué des mois précédents.

Un rapprochement fait aussi ressortir les paiements sans reçu. L'ARC exige des preuves documentaires avant qu'un crédit de taxe sur les intrants soit demandé; un paiement sans facture est donc un paiement que la société risque de ne pas pouvoir réclamer. Les dépenses personnelles trouvées dans un compte de la société passent au compte de l'actionnaire, traité plus bas.

Qui prépare la déclaration de TPS/TVH, et quand est-elle due?

La société est l'inscrite et elle est responsable de la déclaration; le spécialiste de la tenue de livres ou le comptable la prépare seulement si votre entente le prévoit. Les déclarants mensuels et trimestriels produisent et paient 1 mois après la fin de la période. Les déclarants annuels produisent et font le dernier paiement 3 mois après la fin de l'exercice (ARC), et peuvent devoir verser des acomptes provisionnels trimestriels si la taxe nette de l'exercice précédent était de 3 000 $ ou plus (ARC).

L'ARC attribue la période par défaut, et un inscrit peut choisir une période plus fréquente par un choix (formulaire GST20 ou compte de l'ARC), produit dans un délai de deux mois après le jour où le choix doit prendre effet (Loi sur la taxe d'accise, art. 250). La même page RC4022 énumère ce qui compte dans les revenus. Votre compte de l'ARC montre votre période et vos dates dues.

Une société inscrite, ou tenue de l'être, doit produire une déclaration pour chaque période, même sans ventes. L'ARC parle d'une déclaration nulle (Loi sur la taxe d'accise, art. 238). Une société qui n'est ni l'un ni l'autre produit seulement pour une période où la taxe nette est à verser. Voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH. Une déclaration tardive avec de la taxe impayée peut entraîner une pénalité qui augmente à chaque mois complet de retard, et des intérêts peuvent s'appliquer; la pénalité ordinaire pour production tardive ne s'applique pas quand rien n'est dû ou qu'un remboursement est à recevoir (ARC). Voyez la pénalité pour production tardive de la TPS/TVH. Pour la façon d'inscrire la taxe, voyez l'enregistrement de la TPS/TVH dans vos livres.

Qui s'occupe des versements de la paie, et quelles sont les dates dues?

La société doit verser à l'ARC ce qu'elle retient sur la paie, plus sa propre part du RPC et de l'AE (ARC). Une société qui ne verse ni salaire ni traitement n'a aucune retenue à verser; si elle garde un compte de paie sans employés ou avec seulement des travailleurs saisonniers, elle déclare un versement nul à sa date due (ARC). Un spécialiste de la tenue de livres, un fournisseur de services de paie ou le propriétaire peut faire la paie. Quel que soit celui qui la fait, la date due dépend de la fréquence à laquelle la société doit payer l'ARC (son type de verseur), que l'ARC fixe d'après la retenue mensuelle moyenne des années antérieures, non de l'année en cours.

Source : ARC, quand verser les retenues sur la paie. Une date qui tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'ARC est reportée au jour ouvrable suivant. Un versement tardif entraîne une pénalité qui augmente avec les jours de retard, plus des intérêts. Les taux, la règle de la pénalité répétée et la marche à suivre figurent dans le versement tardif de la paie.

Le sommaire T4, produit après la fin de l'année, compare le total des retenues déclarées avec les versements faits (ARC); un versement manqué y apparaît donc comme un solde dû. Vérifiez chaque mois plutôt que d'attendre. Pour les écritures, voyez l'écriture de journal de la paie.

Que fait le spécialiste de la tenue de livres au sujet du compte de prêt de l'actionnaire et de la rémunération du propriétaire?

Chaque mois, le spécialiste de la tenue de livres devrait étiqueter chaque transfert entre le propriétaire et la société comme salaire, dividende, remboursement de dépenses ou prêt, parce que l'étiquette détermine l'impôt. Un transfert sans étiquette reste dans le compte de l'actionnaire comme de l'argent que le propriétaire doit à la société, ou que la société doit au propriétaire.

La règle la plus importante : un prêt qu'une société consent à un actionnaire est généralement inclus dans le revenu de l'actionnaire pour l'année où le prêt a été consenti, sauf s'il est remboursé dans le délai prévu (un an après la fin de l'année d'imposition de la société durant laquelle le prêt a été consenti) et que le remboursement ne fait pas partie d'une série de prêts et de remboursements. L'existence d'un prêt dépend de la substance de l'opération, non de l'écriture comptable. Un prêt qui reste hors du revenu peut quand même donner lieu à un avantage d'intérêt que l'actionnaire peut devoir déclarer, s'il porte peu ou pas d'intérêts. Un remboursement fait après que le prêt a été inclus dans le revenu peut être déductible dans l'année où il est remboursé, là encore sauf s'il fait partie d'une série (folio S3-F1-C1 de l'ARC; Loi de l'impôt sur le revenu, par. 15(2) et al. 20(1)j)).

La vérification mensuelle est simple : le solde, son sens et la date limite à laquelle un solde dû à la société doit être réglé. Le salaire exige des retenues sur la paie, des versements et un feuillet T4. Un dividende est déclaré; un dividende imposable versé à un actionnaire résident du Canada est généralement déclaré sur un feuillet T5, à produire le dernier jour de février suivant l'année du dividende. Les dividendes en capital et les paiements à des non-résidents suivent d'autres règles; confirmez donc la déclaration et toute retenue avant de payer. Voyez le compte de prêt de l'actionnaire et l'enregistrement des dividendes dans les livres.

Quels rapports devrais-je recevoir chaque mois?

Demandez sept rapports par mois : les rapprochements, l'état des résultats, le bilan, un sommaire de la TPS/TVH, un sommaire de la paie avec la preuve de paiement, une liste du compte de l'actionnaire et les listes des clients et des fournisseurs impayés. Les règles de l'ARC sur les registres ne fixent pas de dossier mensuel; il s'agit de ce dont vous convenez avec le fournisseur. Passez une ligne qui ne s'applique pas.

Convenez de la date de chaque mois à laquelle le dossier doit arriver, et notez quand il est en retard ou incomplet.

Que dois-je attendre de mon comptable chaque année, et quelles sont les dates dues pour la T2?

Le comptable transforme les livres de l'année en états financiers de fin d'exercice et en T2, et calcule l'impôt. Une société produit une T2 pour chaque année d'imposition, même sans impôt à payer, sauf quelques exceptions comme les organismes de bienfaisance enregistrés. Le solde d'impôt est dû avant la déclaration (guide T2 de l'ARC). La plupart des sociétés, y compris toute société privée sous contrôle canadien (SPCC), doivent produire la T2 par voie électronique; l'ARC en énumère les exceptions.

Une T2 tardive entraîne une pénalité de 5 % de l'impôt impayé à la date limite de production, plus 1 % de cet impôt pour chaque mois complet de retard, jusqu'à 12 mois. Une pénalité plus élevée s'applique quand l'ARC a exigé la déclaration et imposé une pénalité pour production tardive au cours de l'une des trois années précédentes (guide T2 de l'ARC).

Qui clôt l'exercice et qui prépare les états financiers varie d'un fournisseur à l'autre. Confirmez-le par écrit. Les étapes avant la T2 figurent dans la liste de contrôle de fin d'exercice, et les états financiers dans les états financiers de fin d'exercice d'une société.

Que doivent se remettre l'un à l'autre mon spécialiste de la tenue de livres et mon comptable?

Le spécialiste de la tenue de livres remet des livres rapprochés et le comptable remet les rajustements de fin d'exercice, de sorte que les soldes d'ouverture de l'an prochain concordent avec la clôture de cette année. L'ARC ne prescrit pas ce partage; c'est une liste de contrôle dont il faut convenir.

Confirmez par écrit qui fait chacune de ces tâches, et qui reçoit une copie de chaque confirmation de production :

• Qui prépare et produit la déclaration de TPS/TVH.
• Qui calcule et verse la paie.
• Qui émet les feuillets T4 et T5.
• Qui calcule et paie les acomptes provisionnels.
• Qui répond à une lettre de l'ARC.
• Qui détient l'autorisation d'accès au compte de l'ARC.

Comment vérifier ce que l'ARC dit être produit et dû?

Ouvrez une session dans Mon dossier d'entreprise et examinez chaque compte de programme. Les propriétaires d'entreprise, y compris les associés, les administrateurs et les dirigeants, peuvent l'utiliser, et les représentants autorisés accèdent aux mêmes services par Représenter un client (ARC). Les étapes ci-dessous couvrent ce que l'ARC administre. Pour la TPS/TVH qu'administre Revenu Québec, l'ARC vous renvoie au site de Revenu Québec, et l'ARC n'administre pas non plus les retenues sur la paie du Québec ni l'impôt des sociétés du Québec et de l'Alberta (voyez la section sur la province).

Source : ARC, services dans Mon dossier d'entreprise. Les noms de menu peuvent changer; confirmez-les dans votre compte.

Comparez chaque solde de l'ARC au compte correspondant dans les livres. Un solde de paie nul ne montre pas qu'un mois a été versé : trouvez le paiement lui-même dans le compte de l'ARC et rapprochez-le du registre de paie. Si les soldes diffèrent, voyez le rapprochement de la TPS/TVH à payer avec l'ARC. Vérifiez après chaque date due, pas une seule fois par année.

Une entreprise peut autoriser un spécialiste de la tenue de livres ou un comptable comme représentant dans Mon dossier d'entreprise (ARC). Le niveau 1 donne accès aux renseignements seulement; le niveau 2 permet aussi certaines modifications au compte (ARC).

Quels signes montrent que quelque chose a pu être oublié?

Sept signes montrent qu'une production, un paiement ou un registre a pu être manqué. Chacun repose sur une règle et un coût.

• Aucun rapprochement, ou des rapports qui ne concordent pas avec la banque. Les déclarations peuvent reposer sur des chiffres non vérifiés.
• Une déclaration de TPS/TVH attendue qui manque dans la liste des déclarations produites de l'ARC après la date due, ou une déclaration nulle pour une période avec des ventes. Voyez la pénalité plus haut.
• Des retenues sur la paie prélevées sans paiement correspondant à l'ARC. Un employeur détient les montants retenus en fiducie pour le receveur général, soit le gouvernement fédéral (ARC). Un administrateur peut être personnellement responsable avec la société des retenues non versées et de la taxe nette de TPS/TVH, sous réserve de limites et d'une défense de diligence raisonnable, et une réclamation contre un ancien administrateur doit commencer dans un délai de deux ans après la dernière date à laquelle il a cessé d'être administrateur (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1; Loi sur la taxe d'accise, art. 323).
• Un compte de l'actionnaire qui montre le propriétaire en dette envers la société et qui continue de grossir, ou des transferts sans étiquette.
• Des feuillets T4 (si des salaires ont été versés) ou T5 (si des dividendes imposables ont été versés à des résidents du Canada) non produits au plus tard le dernier jour de février. Quand ce jour tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié reconnu par l'ARC, la date due est reportée au jour ouvrable suivant.
• Des registres conservés seulement dans la session ou le courriel de quelqu'un d'autre. L'ARC peut demander à voir les registres, et la société doit les conserver six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (six ans après la date de production pour une déclaration produite en retard), à son établissement ou à sa résidence au Canada, sauf permission écrite contraire de l'ARC (ARC). Les registres des actionnaires et les registres de biens peuvent devoir être conservés plus longtemps, et une opposition ou un appel prolonge la période; voyez la durée de conservation des registres d'entreprise.
• Aucune confirmation de production après une date due, ou des questions sans réponse. Voyez un comptable qui a manqué des productions ou ne répond plus.

Ma province change-t-elle cela?

Les dates fédérales ci-dessus s'appliquent partout au Canada, avec ces différences.

• Québec. Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH au Québec (ARC). Les employeurs du Québec envoient les retenues du RRQ, du RQAP et de l'impôt sur le revenu du Québec à Revenu Québec, et les montants fédéraux à l'ARC (ARC). Confirmez les dates du Québec auprès de Revenu Québec.
• Sociétés du Québec et de l'Alberta. L'ARC administre l'impôt provincial des sociétés partout sauf au Québec et en Alberta (ARC). Demandez quelle déclaration provinciale votre comptable produit.
• Provinces à TVH. Le Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, la Nouvelle-Écosse, l'Ontario et l'Île-du-Prince-Édouard utilisent une seule déclaration de TPS/TVH; une société de l'Ontario n'a donc pas de seconde déclaration de taxe de vente (ARC).
• Colombie-Britannique, Manitoba et Saskatchewan. Chacune perçoit sa propre taxe de vente provinciale (TVP), distincte de la TPS/TVH; l'ARC vous renvoie au site de la province pour cette taxe (ARC). Demandez qui produit cette déclaration. Voyez la taxe de vente provinciale.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens.

Une société de consultation de l'Ontario avec TVH trimestrielle

Un propriétaire facture 150 000 $ CA par année et a choisi de produire la TVH chaque trimestre. Chaque mois, le spécialiste de la tenue de livres rapproche les comptes bancaires et de cartes et fait le total de la TVH. Le trimestre se termine le 31 mars; la déclaration et tout paiement sont donc dus le 30 avril. Le propriétaire ouvre le compte de l'ARC le 1er mai pour confirmer que la déclaration est produite. À la fin de l'exercice, le spécialiste de la tenue de livres remet au comptable des livres rapprochés pour la T2.

Une société de l'Alberta avec trois employés

Les retenues plus la part de l'employeur du RPC et de l'AE s'élèvent à 4 000 $ CA par mois, ce qui se situe dans la fourchette régulière du tableau ci-dessus. Pour un verseur régulier, la paie de mars est due le 15 avril. Le spécialiste de la tenue de livres envoie la confirmation de paiement avec le dossier mensuel. Le propriétaire vérifie que le paiement de 4 000 $ CA apparaît dans le compte de paie de l'ARC pour la bonne période et le rapproche du registre de paie.

Une société à fin d'exercice en décembre et un retrait de 30 000 $ CA

Le propriétaire, un actionnaire résident du Canada, retire 30 000 $ CA en mars de l'année 1 sans aucun papier, et aucune exception relative aux prêts d'employés ne s'applique. L'examen mensuel d'avril le trouve et demande s'il s'agissait d'un salaire, d'un dividende, d'un remboursement de dépenses ou d'un prêt. S'il s'agit d'un prêt, il reste dans le compte de l'actionnaire. L'année d'imposition se termine le 31 décembre de l'année 1; selon la règle d'un an de l'ARC, un remboursement au plus tard le 31 décembre de l'année 2 peut le garder hors du revenu, sauf s'il fait partie d'une série de prêts et de remboursements. S'il n'est pas remboursé à temps et qu'aucune autre exception ne s'applique, les 30 000 $ CA sont inclus dans le revenu de l'année 1 du propriétaire. Une déclaration de l'année 1 qui l'avait omis doit alors être modifiée, et des intérêts peuvent s'appliquer. L'existence d'un prêt dépend des faits. S'il était destiné à être un salaire ou un dividende, il faut plutôt suivre les étapes de la paie ou du feuillet T5.

Votre situation est différente?

• Vous payez pour la tenue de livres et ne pouvez pas voir quelles tâches sont faites, ou un versement, une déclaration de TPS/TVH ou une T2 a déjà glissé : commencez par la vérification du compte de l'ARC ci-dessus, puis apportez les soldes de l'ARC, les relevés bancaires et la dernière T2 à l'aide en tenue de livres. Les productions qui sont faites, le responsable de chaque tâche et ce qu'il faut corriger avant la fin de l'exercice dépendent de ces registres.
• Vos livres ont des mois de retard : voyez le rattrapage de livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Vous venez de vous constituer en société et n'avez pas encore de spécialiste de la tenue de livres : voyez les livres d'une nouvelle SPCC et après la constitution en société.
• Un versement de la paie a été manqué : voyez le versement tardif de la paie.
• Une déclaration de TPS/TVH est en retard : voyez la pénalité pour production tardive de la TPS/TVH.
• Votre comptable a manqué des productions et ne répond plus : voyez un comptable qui a manqué des productions ou ne répond plus, puis le changement de comptable.
• Vous ne savez pas si vous avez besoin d'un spécialiste de la tenue de livres, d'un comptable ou d'un CPA : voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.
• Le propriétaire et la société déplacent souvent de l'argent : le compte de prêt de l'actionnaire est le premier solde à rapprocher.
• Vous êtes un entrepreneur individuel, non une société : cette page ne s'applique pas; voyez ce qu'un entrepreneur individuel doit remettre à son comptable.
• Le contrôle de la société a changé, ou elle a cessé d'être une SPCC : l'année d'imposition est réputée se terminer à ce moment, ce qui déplace les dates de la T2 (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 249). Voyez la fin d'exercice réputée lors d'une acquisition de contrôle.
• Un propriétaire vit à l'étranger, des dividendes vont à un non-résident, ou le revenu vient de deux pays : voyez les propriétaires non résidents d'une société canadienne et l'aide en fiscalité transfrontalière.