Responsable contable y contador en Canadá: tareas por mes y año

¿Qué debe hacer un responsable contable por mi corporación cada mes en Canadá?

Un responsable contable debe mantener los libros al día y conciliados cada mes, de modo que cada declaración con fecha límite se arme con cifras que coincidan con el banco. Las páginas de registros de la CRA no enumeran las tareas mensuales de un responsable contable. La CRA define qué debe conservar una corporación y cuándo vence cada declaración y pago, y el ciclo mensual se deriva de esas fechas. La responsabilidad sigue siendo de la corporación, sin importar quién haga el trabajo.

Un caso no es sencillo cuando la corporación tiene alguna de estas situaciones:

• Paga por este trabajo y no sabe qué tareas están hechas, o una declaración o remesa puede estar ya atrasada.
• Empleados, o sueldo pagado al propietario.
• Declaraciones de GST/HST cada mes o trimestre.
• Dinero que se mueve entre el propietario y la corporación.
• Libros atrasados, o una cuenta que mezcla gastos personales y del negocio.
• Propietarios o ingresos en un segundo país, o una declaración de corporación de Quebec o de Alberta.

Reúna primero: acceso a la cuenta de la CRA o una autorización de representante, doce meses de estados de cuenta bancarios y de tarjeta, registros de nómina, las declaraciones de GST/HST y de nómina ya presentadas, y la última T2 con su aviso de determinación (la carta de la CRA que muestra cómo determinó la declaración).

Si no sabe qué está hecho, empiece con la revisión de la cuenta de la CRA más abajo en esta página. Muestra qué está presentado y qué se debe sin tener que preguntar a nadie.

Para saber si hace falta trabajo mensual, vea contabilidad solo al cierre del año o mensual. Para los honorarios, vea costo mensual de la contabilidad.

¿Qué me dan las conciliaciones bancarias y de tarjeta de crédito?

Una conciliación demuestra que los libros coinciden con el banco, de modo que la declaración de GST/HST, la revisión de nómina y los estados financieros del cierre parten de cifras verificadas. Una declaración armada sobre una cuenta sin conciliar descansa en cifras que nadie ha confirmado contra el banco.

Pida esto para cada cuenta, incluida cada tarjeta de crédito y cualquier cuenta que reciba pagos de ventas:

• El saldo del estado de cuenta, el saldo de los libros y cada partida conciliadora, como un cheque que aún no se ha cobrado. La diferencia sin explicar después de esas partidas debe ser cero.
• Una lista de partidas sin conciliar, cada una con su motivo.
• Ninguna partida sin explicar de un mes anterior.

Una conciliación también deja al descubierto pagos sin recibo. La CRA exige evidencia documental antes de reclamar un crédito fiscal por insumos, así que un pago sin factura es uno que la corporación quizá no pueda reclamar. Los gastos personales hallados en una cuenta de la corporación pasan a la cuenta del accionista, que se explica más abajo.

¿Quién prepara la declaración de GST/HST y cuándo vence?

La corporación es la registrante y es responsable de la declaración; el responsable contable o el contador la prepara solo si su acuerdo lo dice. Quienes declaran mensual y trimestralmente presentan y pagan 1 mes después de terminar el período. Quienes declaran anualmente presentan y hacen el pago final 3 meses después del cierre del ejercicio fiscal (CRA), y pueden tener que pagar pagos anticipados trimestrales si el impuesto neto del ejercicio fiscal anterior fue de $3,000 o más (CRA).

La CRA asigna el período por defecto, y un registrante puede elegir un período más frecuente mediante una elección (Form GST20 o la cuenta de la CRA), presentada dentro de dos meses después del día en que la elección entra en vigor (Excise Tax Act, s. 250). La misma página del RC4022 enumera qué cuenta para los ingresos. Su cuenta de la CRA muestra su período y sus fechas de vencimiento.

Una corporación registrada, o que debe estarlo, debe presentar una declaración por cada período, aun sin ventas. La CRA la llama declaración en cero (nil return) (Excise Tax Act, s. 238). Una corporación que no está en ninguno de los dos casos presenta solo por un período en que el impuesto neto es remisible. Vea cuándo registrarse para el GST/HST. Una declaración tardía con impuesto sin pagar puede generar una multa que crece con cada mes completo de atraso, y pueden aplicar intereses; la multa ordinaria por presentación tardía no aplica cuando no se debe nada o corresponde un reembolso (CRA). Vea la multa por presentar tarde el GST/HST. Para saber cómo se registra el impuesto, vea cómo registrar el GST/HST en sus libros.

¿Quién se encarga de las remesas de nómina y cuáles son las fechas de vencimiento?

La corporación debe remitir a la CRA lo que deduce del pago, más su propia parte del CPP y del EI (CRA). Una corporación que no paga sueldos ni salarios no tiene deducciones que remitir; si mantiene una cuenta de nómina sin empleados o solo con trabajadores de temporada, informa una remesa en cero antes de su fecha de vencimiento (CRA). Un responsable contable, un proveedor de nómina o el propietario pueden encargarse de la nómina. Quien lo haga, la fecha de vencimiento depende de con qué frecuencia debe pagar la corporación a la CRA (su tipo de remitente), que la CRA fija según la retención mensual promedio de años anteriores, no la del año en curso.

Fuente: CRA, cuándo remitir las retenciones de nómina. Una fecha que cae en fin de semana o en un feriado reconocido por la CRA pasa al siguiente día hábil. Una remesa tardía genera una multa que aumenta con los días de atraso, más intereses. Las tasas, la regla de multa por reincidencia y qué hacer están en remesa de nómina tardía.

El resumen del T4, que se presenta después de terminado el año, compara el total de deducciones informadas con las remesas hechas (CRA), así que una remesa omitida aparece allí como un saldo a pagar. Revise cada mes en lugar de esperar a ese resumen. Para los asientos, vea asiento contable de la nómina.

¿Qué hace el responsable contable con la cuenta de préstamo del accionista y el pago al propietario?

Cada mes, el responsable contable debe etiquetar cada transferencia entre el propietario y la corporación como sueldo, dividendo, reembolso de gastos o préstamo, porque la etiqueta determina el impuesto. Una transferencia sin etiqueta queda en la cuenta del accionista como dinero que el propietario debe a la corporación, o que la corporación debe al propietario.

La regla que más importa: un préstamo que una corporación hace a un accionista generalmente se incluye en el ingreso del accionista del año en que se hizo el préstamo, salvo que se pague dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo y el pago no sea parte de una serie de préstamos y pagos. Que exista un préstamo depende de la sustancia de la transacción, no del asiento contable. Un préstamo que queda fuera del ingreso aún puede generar un beneficio por intereses que el accionista quizá deba informar, si lleva poco o ningún interés. Un pago hecho después de que el préstamo se incluyó en el ingreso puede ser deducible en el año en que se paga, también salvo que sea parte de una serie (folio S3-F1-C1 de la CRA; Income Tax Act, s. 15(2) y párr. 20(1)(j)).

La revisión mensual es sencilla: el saldo, su dirección y la fecha límite para liquidar un saldo que se debe a la corporación. El sueldo requiere retenciones de nómina, remesas y un T4. Un dividendo se declara; un dividendo gravable pagado a un accionista residente en Canadá generalmente se informa en un comprobante T5, con vencimiento el último día de febrero después del año del dividendo. Los dividendos de capital y los pagos a no residentes siguen otras reglas, así que confirme el reporte y cualquier retención antes de pagar. Vea la cuenta de préstamo del accionista y cómo registrar dividendos en los libros.

¿Qué informes debo recibir cada mes?

Pida siete informes cada mes: conciliaciones, estado de resultados, balance general, un resumen de GST/HST, un resumen de nómina con comprobante de pago, un listado de la cuenta del accionista y las listas de clientes y proveedores con saldo pendiente. Las reglas de registros de la CRA no fijan un paquete mensual, así que es lo que acuerde con el proveedor. Omita una línea que no aplique.

Acuerde la fecha de cada mes en que debe llegar el paquete y anote cuando llegue tarde o incompleto.

¿Qué debo esperar de mi contador cada año y qué vence cuándo para la T2?

El contador convierte los libros del año en los estados financieros del cierre y la T2, y calcula el impuesto. Una corporación presenta una T2 por cada año fiscal, aun sin impuesto por pagar, salvo unas pocas excepciones como las organizaciones benéficas registradas. El saldo del impuesto vence antes que la declaración (guía de la T2 de la CRA). La mayoría de las corporaciones, incluida toda sociedad privada bajo control canadiense (CCPC), debe presentar la T2 por vía electrónica; la CRA enumera las excepciones.

Una T2 tardía genera una multa de 5% del impuesto sin pagar en la fecha límite de presentación, más 1% de ese impuesto por cada mes completo de atraso, hasta 12 meses. Se aplica una multa mayor cuando la CRA exigió la declaración y cobró una multa por presentación tardía en alguno de los tres años anteriores (guía de la T2 de la CRA).

Quién cierra el año y quién prepara los estados financieros varía entre proveedores. Confírmelo por escrito. Los pasos previos a la T2 están en la lista de verificación del cierre del año, y los estados financieros en estados financieros del cierre de una corporación.

¿Qué debe entregar el responsable contable al contador y qué debe devolver el contador?

El responsable contable entrega libros conciliados y el contador devuelve los ajustes del cierre, de modo que los saldos iniciales del próximo año coincidan con el cierre de este. La CRA no prescribe la división; esta es una lista para acordar.

Confirme por escrito quién hace cada una de estas tareas y quién recibe una copia de cada confirmación de presentación:

• Quién prepara y presenta la declaración de GST/HST.
• Quién calcula y remite la nómina.
• Quién emite los comprobantes T4 y T5.
• Quién calcula y paga los pagos anticipados.
• Quién responde una carta de la CRA.
• Quién tiene la autorización de acceso a la cuenta de la CRA.

¿Cómo verifico qué dice la CRA que está presentado y qué se debe?

Inicie sesión en My Business Account y revise cada cuenta de programa. Los propietarios de negocios, incluidos socios, directores y ejecutivos, pueden usarla, y los representantes autorizados llegan a los mismos servicios mediante Represent a Client (CRA). Los pasos siguientes cubren lo que administra la CRA. Para el GST/HST que administra Revenu Québec, la CRA lo remite al sitio de Revenu Québec, y la CRA tampoco administra las retenciones de nómina de Quebec ni el impuesto corporativo de Quebec y Alberta (vea la sección sobre las provincias).

Fuente: CRA, servicios en My Business Account. Los nombres del menú pueden cambiar, así que confírmelos en su cuenta.

Compare cada saldo de la CRA con la cuenta correspondiente de los libros. Un saldo de nómina en cero no demuestra que se remitió un mes: encuentre el pago mismo en la cuenta de la CRA y concílielo con el registro de nómina. Si los saldos difieren, vea cómo conciliar el GST/HST por pagar con la CRA. Revise después de cada fecha de vencimiento, no una vez al año.

Un negocio puede autorizar a un responsable contable o a un contador como su representante en My Business Account (CRA). El nivel 1 permite acceso solo a información; el nivel 2 también permite ciertos cambios en la cuenta (CRA).

¿Qué señales indican que algo pudo omitirse?

Siete señales indican que una declaración, un pago o un registro pudo omitirse. Cada una tiene una regla y un costo detrás.

• Sin conciliación, o informes que no coinciden con el banco. Las declaraciones pueden descansar en cifras sin verificar.
• Una declaración de GST/HST que esperaba no aparece en la lista de presentadas de la CRA después de la fecha de vencimiento, o una declaración en cero en un período con ventas. Vea la multa más arriba.
• Nómina deducida del pago sin un pago correspondiente a la CRA. Un empleador mantiene en fideicomiso las cantidades deducidas para el Receiver General, el gobierno federal (CRA). Un director puede ser personalmente responsable junto con la corporación por deducciones no remitidas y por el impuesto neto de GST/HST, con ciertos límites y una defensa de debida diligencia, y un reclamo contra un exdirector debe iniciarse dentro de dos años después de que la persona dejó de ser director por última vez (Income Tax Act, s. 227.1; Excise Tax Act, s. 323).
• Una cuenta del accionista que muestra al propietario debiendo a la corporación y que sigue creciendo, o transferencias sin etiqueta.
• Comprobantes T4 (si se pagaron salarios) o T5 (si se pagaron dividendos gravables a residentes de Canadá) no presentados a más tardar el último día de febrero. Cuando ese día cae en fin de semana o en un feriado reconocido por la CRA, la fecha de vencimiento pasa al siguiente día hábil.
• Registros que están solo en el acceso o el correo de otra persona. La CRA puede pedir ver los registros, y la corporación debe conservarlos seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (seis años desde la fecha de presentación en el caso de una declaración presentada tarde), en su lugar de negocios o residencia en Canadá, salvo que la CRA dé permiso por escrito en otro sentido (CRA). Los registros de acciones y de bienes pueden requerir una conservación más larga, y una objeción o apelación extiende el plazo; vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.
• Sin confirmación de presentación después de una fecha de vencimiento, o preguntas que quedan sin respuesta. Vea un contador que omitió declaraciones o dejó de responder.

¿Mi provincia cambia esto?

Las fechas federales de arriba aplican en todo Canadá, con estas diferencias.

• Quebec. Revenu Québec generalmente administra el GST/HST en Quebec (CRA). Los empleadores de Quebec envían las deducciones del Plan de Pensiones de Quebec (QPP), del Régimen de Seguro Parental de Quebec (QPIP) y del impuesto sobre la renta de Quebec a Revenu Québec, y los montos federales a la CRA (CRA). Confirme las fechas de Quebec con Revenu Québec.
• Corporaciones de Quebec y Alberta. La CRA administra el impuesto corporativo provincial en todas partes excepto en Quebec y Alberta (CRA). Pregunte qué declaración provincial presenta su contador.
• Provincias con HST. Nuevo Brunswick, Terranova y Labrador, Nueva Escocia, Ontario y la Isla del Príncipe Eduardo usan una sola declaración de GST/HST, así que una corporación de Ontario no tiene una segunda declaración de impuesto sobre las ventas (CRA).
• Columbia Británica, Manitoba y Saskatchewan. Cada una cobra su propio impuesto provincial sobre las ventas (PST), separado del GST/HST; la CRA lo remite al sitio web de la provincia (CRA). Pregunte quién presenta esa declaración. Vea el impuesto provincial sobre las ventas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Una corporación de consultoría de Ontario con HST trimestral

Un propietario factura C$150,000 al año y eligió presentar el HST por trimestre. Cada mes, el responsable contable concilia las cuentas bancarias y de tarjeta y suma el HST. El trimestre termina el 31 de marzo, así que la declaración y cualquier pago vencen el 30 de abril. El propietario abre la cuenta de la CRA el 1 de mayo para confirmar que la declaración figura como presentada. Al cierre del año, el responsable contable entrega al contador libros conciliados para la T2.

Una corporación de Alberta con tres empleados

Las deducciones más la parte del empleador del CPP y del EI suman C$4,000 cada mes, lo que cae en el rango regular de la tabla de arriba. Para un remitente regular, la nómina de marzo vence el 15 de abril. El responsable contable envía la confirmación de pago con el paquete mensual. El propietario verifica que el pago de C$4,000 aparezca en la cuenta de nómina de la CRA para el período correcto y lo concilia con el registro de nómina.

Una corporación con cierre en diciembre y un retiro de C$30,000

El propietario, un accionista residente en Canadá, retira C$30,000 en marzo del Año 1 sin ningún documento, y no aplica ninguna excepción de préstamo a empleados. La revisión mensual de abril lo encuentra y pregunta si fue sueldo, un dividendo, un reembolso de gastos o un préstamo. Si es un préstamo, queda en la cuenta del accionista. El año fiscal termina el 31 de diciembre del Año 1, así que, según la regla de un año de la CRA, pagarlo a más tardar el 31 de diciembre del Año 2 puede mantenerlo fuera del ingreso, salvo que sea parte de una serie de préstamos y pagos. Si no se paga a tiempo y no aplica otra excepción, los C$30,000 se incluyen en el ingreso del propietario del Año 1. Una declaración del Año 1 que lo omitió debe entonces enmendarse, y pueden aplicar intereses. Que sea un préstamo depende de los hechos. Si se pensó como sueldo o dividendo, necesita los pasos de nómina o del T5 en su lugar.

¿Su caso es distinto?

• Paga por la contabilidad y no puede ver cuáles de estas tareas están hechas, o una remesa, una declaración de GST/HST o la T2 ya se atrasó: empiece con la revisión de la cuenta de la CRA de arriba y luego lleve los saldos de la CRA, los estados de cuenta bancarios y la última T2 a ayuda con la contabilidad. Qué declaraciones están presentadas, quién es responsable de cada tarea y qué corregir antes del cierre del año dependen de esos registros.
• Sus libros están atrasados por meses: vea cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda con la contabilidad.
• Acaba de constituir su corporación y todavía no tiene un responsable contable: vea libros para una CCPC nueva y después de constituir la corporación.
• Se omitió una remesa de nómina: vea remesa de nómina tardía.
• Una declaración de GST/HST está atrasada: vea la multa por presentar tarde el GST/HST.
• Su contador omitió declaraciones y dejó de responder: vea un contador que omitió declaraciones o dejó de responder y luego cómo cambiar de contador.
• No sabe si necesita un responsable contable, un contador o un CPA: vea responsable contable, contador o CPA.
• El propietario y la corporación mueven dinero con frecuencia: la cuenta de préstamo del accionista es el primer saldo que debe conciliar.
• Es propietario único, no una corporación: esta página no le aplica; vea qué entregar a su contador como propietario único.
• Cambió el control de la corporación, o dejó de ser una CCPC: se considera que el año fiscal termina en ese momento, lo que cambia las fechas de la T2 (Income Tax Act, s. 249). Vea cierre del ejercicio presunto al adquirirse el control.
• Un propietario vive en el extranjero, los dividendos van a un no residente, o los ingresos vienen de dos países: vea propietarios no residentes de una corporación canadiense y ayuda con impuestos transfronterizos.