Nhân viên ghi sổ, kế toán viên ở Canada: việc mỗi tháng, mỗi năm

Nhân viên ghi sổ nên làm gì cho công ty của tôi mỗi tháng ở Canada?

Nhân viên ghi sổ phải giữ sổ sách luôn cập nhật và được đối chiếu mỗi tháng, để mọi khoản khai có hạn nộp đều được lập từ những con số khớp với ngân hàng. Các trang về hồ sơ của CRA không liệt kê công việc hằng tháng của nhân viên ghi sổ. CRA quy định công ty phải giữ những gì và khi nào đến hạn từng tờ khai và khoản thanh toán, và chu kỳ hằng tháng được suy ra từ các ngày đó. Trách nhiệm vẫn thuộc về công ty, bất kể ai làm việc.

Trường hợp không đơn giản khi công ty có bất kỳ điều nào sau đây:

• Bạn trả tiền cho công việc này nhưng không biết việc nào đã xong, hoặc một tờ khai hay khoản nộp có thể đã trễ.
• Có nhân viên, hoặc trả lương cho chủ sở hữu.
• Tờ khai GST/HST mỗi tháng hoặc mỗi quý.
• Tiền chuyển qua lại giữa chủ sở hữu và công ty.
• Sổ sách bị trễ, hoặc một tài khoản lẫn chi tiêu cá nhân với chi tiêu kinh doanh.
• Chủ sở hữu hoặc thu nhập ở nước thứ hai, hoặc tờ khai công ty tại Quebec hay Alberta.

Cần chuẩn bị trước: quyền truy cập tài khoản CRA hoặc giấy ủy quyền cho người đại diện, sao kê ngân hàng và thẻ của mười hai tháng, sổ lương, các tờ khai GST/HST và tiền lương đã nộp, và tờ khai T2 gần nhất cùng thông báo ấn định thuế (thư của CRA cho biết CRA đã ấn định tờ khai như thế nào).

Nếu bạn không biết việc gì đã xong, hãy bắt đầu bằng bước kiểm tra tài khoản CRA ở phần sau của trang này. Bước đó cho biết những gì đã nộp và còn nợ mà không cần hỏi ai.

Về việc có cần làm hằng tháng hay không, xem chỉ ghi sổ cuối năm hay ghi sổ hằng tháng. Về phí, xem chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng.

Việc đối chiếu tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng mang lại gì cho tôi?

Đối chiếu cho thấy sổ sách khớp với ngân hàng, nên tờ khai GST/HST, bước kiểm tra tiền lương và báo cáo tài chính cuối năm bắt đầu từ những con số đã được kiểm tra. Tờ khai lập trên tài khoản chưa đối chiếu dựa vào những con số chưa ai xác nhận với ngân hàng.

Hãy yêu cầu những điều này cho mọi tài khoản, kể cả từng thẻ tín dụng và mọi tài khoản nhận tiền thanh toán từ bán hàng:

• Số dư sao kê, số dư sổ sách và từng khoản đối chiếu, như séc chưa được thanh toán. Chênh lệch không giải thích được sau các khoản đó phải bằng không.
• Danh sách các khoản chưa khớp, mỗi khoản có lý do.
• Không còn khoản nào chưa được giải thích từ các tháng trước.

Việc đối chiếu cũng làm lộ các khoản thanh toán không có biên lai. CRA yêu cầu có chứng từ trước khi xin tín thuế đầu vào, nên khoản thanh toán không có hóa đơn là khoản công ty có thể không xin được tín thuế. Chi tiêu cá nhân tìm thấy trong tài khoản công ty được chuyển sang tài khoản cổ đông, nói ở phần sau.

Ai lập tờ khai GST/HST, và khi nào đến hạn?

Công ty là người đăng ký và chịu trách nhiệm về tờ khai; nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên chỉ lập tờ khai nếu thỏa thuận của bạn quy định như vậy. Người khai hằng tháng và hằng quý nộp tờ khai và thanh toán trong vòng 1 tháng sau khi kỳ kết thúc. Người khai hằng năm nộp tờ khai và khoản thanh toán cuối cùng trong vòng 3 tháng sau ngày kết thúc năm tài chính (CRA), và có thể phải nộp thuế tạm tính hằng quý nếu thuế ròng của năm tài chính trước là $3.000 trở lên (CRA).

CRA ấn định kỳ mặc định, và người đăng ký có thể chọn kỳ thường xuyên hơn bằng lựa chọn (Form GST20 hoặc tài khoản CRA), nộp trong vòng hai tháng sau ngày lựa chọn có hiệu lực (Excise Tax Act, s. 250). Trang RC4022 đó cũng liệt kê những gì được tính vào doanh thu. Tài khoản CRA của bạn cho biết kỳ khai và ngày đến hạn.

Công ty đã đăng ký, hoặc phải đăng ký, phải nộp tờ khai cho mọi kỳ, kể cả khi không có doanh thu. CRA gọi đó là tờ khai bằng không (nil return) (Excise Tax Act, s. 238). Công ty không thuộc diện nào trong hai trường hợp đó chỉ phải nộp tờ khai cho kỳ có thuế ròng phải nộp. Xem khi nào phải đăng ký GST/HST. Tờ khai nộp trễ khi còn thuế chưa trả có thể bị phạt, tiền phạt tăng theo mỗi tháng trọn vẹn nộp trễ, và có thể bị tính tiền lãi; tiền phạt nộp trễ thông thường không áp dụng khi không có thuế nào còn nợ hoặc đang có khoản hoàn (CRA). Xem tiền phạt nộp trễ tờ khai GST/HST. Về cách ghi thuế, xem ghi GST/HST vào sổ sách.

Ai thực hiện các khoản nộp thuế lương, và ngày đến hạn là khi nào?

Công ty phải nộp cho CRA những gì đã khấu trừ từ tiền lương, cộng phần CPP và EI của người sử dụng lao động (CRA). Công ty không trả lương thì không có khoản khấu trừ nào để nộp; nếu công ty giữ tài khoản thuế lương mà không có nhân viên hoặc chỉ có lao động thời vụ, công ty báo cáo khoản nộp bằng không trước ngày đến hạn (CRA). Nhân viên ghi sổ, đơn vị cung cấp dịch vụ tiền lương hoặc chủ sở hữu có thể chạy bảng lương. Dù ai làm, ngày đến hạn tùy theo tần suất công ty phải nộp cho CRA (loại người nộp, remitter type), do CRA xác định từ mức khấu trừ trung bình hằng tháng của các năm trước, không phải năm hiện tại.

Nguồn: CRA, khi nào phải nộp các khoản khấu trừ tiền lương. Ngày rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận sẽ chuyển sang ngày làm việc kế tiếp. Khoản nộp trễ bị phạt, tiền phạt tăng theo số ngày trễ, cộng tiền lãi. Mức phạt, quy tắc phạt lặp lại và cách xử lý nằm trong nộp thuế lương trễ.

Bản tóm tắt T4, nộp sau khi năm kết thúc, so sánh tổng khoản khấu trừ đã báo cáo với các khoản đã nộp (CRA), nên khoản nộp bị bỏ lỡ sẽ hiện ra ở đó dưới dạng số dư phải trả. Hãy kiểm tra mỗi tháng, đừng chờ đến lúc đó. Về các bút toán, xem bút toán tiền lương.

Nhân viên ghi sổ xử lý tài khoản khoản vay của cổ đông và khoản chi trả cho chủ sở hữu như thế nào?

Mỗi tháng, nhân viên ghi sổ phải gắn nhãn mọi khoản chuyển tiền giữa chủ sở hữu và công ty là tiền lương, cổ tức, khoản hoàn chi phí hoặc khoản vay, vì nhãn quyết định cách tính thuế. Khoản chuyển không có nhãn nằm trong tài khoản cổ đông như tiền chủ sở hữu nợ công ty, hoặc công ty nợ chủ sở hữu.

Quy tắc quan trọng nhất: khoản vay công ty cho cổ đông nhìn chung được tính vào thu nhập của cổ đông trong năm cho vay, trừ khi được hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện và việc hoàn trả không nằm trong một chuỗi các khoản vay và hoàn trả. Việc có khoản vay hay không tùy theo bản chất của giao dịch, không tùy bút toán kế toán. Khoản vay không bị tính vào thu nhập vẫn có thể phát sinh lợi ích từ lãi mà cổ đông có thể phải khai, nếu khoản vay có lãi rất thấp hoặc không có lãi. Khoản hoàn trả sau khi khoản vay đã được tính vào thu nhập có thể được khấu trừ trong năm hoàn trả, cũng trừ khi nằm trong một chuỗi (CRA folio S3-F1-C1; Income Tax Act, s. 15(2) và para. 20(1)(j)).

Bước kiểm tra hằng tháng rất đơn giản: số dư, chiều của số dư, và ngày mà số dư nợ công ty phải được thanh toán xong. Tiền lương cần có khoản khấu trừ tiền lương, khoản nộp và chứng từ T4. Cổ tức phải được công bố; cổ tức chịu thuế trả cho cổ đông cư trú tại Canada nhìn chung được khai trên chứng từ T5, đến hạn ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm chi trả cổ tức. Cổ tức vốn và các khoản trả cho người không cư trú theo quy tắc khác, nên hãy xác nhận cách khai và mọi khoản khấu trừ thuế trước khi trả. Xem tài khoản khoản vay của cổ đông và ghi cổ tức vào sổ sách.

Mỗi tháng tôi nên nhận những báo cáo nào?

Hãy yêu cầu bảy báo cáo mỗi tháng: bảng đối chiếu, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, bảng tóm tắt GST/HST, bảng tóm tắt tiền lương kèm bằng chứng thanh toán, danh sách tài khoản cổ đông và danh sách khoản phải thu, phải trả chưa thanh toán. Quy tắc hồ sơ của CRA không quy định bộ báo cáo hằng tháng, nên bộ này là điều bạn thỏa thuận với bên cung cấp dịch vụ. Bỏ dòng nào không áp dụng.

Hãy thỏa thuận ngày mỗi tháng mà bộ báo cáo phải đến, và ghi lại khi nào bộ báo cáo đến trễ hoặc thiếu.

Tôi nên mong đợi gì từ kế toán viên mỗi năm, và T2 đến hạn khi nào?

Kế toán viên biến sổ sách của năm thành báo cáo tài chính cuối năm và tờ khai T2, rồi tính thuế. Công ty phải nộp T2 cho mọi năm thuế, kể cả khi không có thuế phải trả, trừ một vài ngoại lệ như tổ chức từ thiện đã đăng ký. Số thuế còn lại đến hạn trước khi tờ khai đến hạn (hướng dẫn T2 của CRA). Đa số công ty, kể cả mọi công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC), phải nộp T2 điện tử; CRA liệt kê các ngoại lệ.

T2 nộp trễ bị phạt 5% số thuế chưa trả tại hạn nộp, cộng 1% số đó cho mỗi tháng trọn vẹn nộp trễ, tối đa 12 tháng. Mức phạt cao hơn áp dụng khi CRA đã yêu cầu nộp tờ khai và tính tiền phạt nộp trễ trong bất kỳ năm nào của ba năm trước (hướng dẫn T2 của CRA).

Ai đóng sổ cuối năm và ai lập báo cáo tài chính tùy theo từng bên cung cấp dịch vụ. Hãy xác nhận bằng văn bản. Các bước trước T2 nằm trong danh sách việc cần làm khi đóng sổ cuối năm, và các báo cáo tài chính nằm trong báo cáo tài chính cuối năm của công ty.

Nhân viên ghi sổ và kế toán viên của tôi nên bàn giao gì cho nhau?

Nhân viên ghi sổ bàn giao bộ sổ sách đã đối chiếu, còn kế toán viên trả lại các bút toán điều chỉnh cuối năm, để số dư đầu kỳ của năm sau khớp với số dư cuối kỳ của năm nay. CRA không quy định cách phân chia; đây là danh sách để hai bên thỏa thuận.

Hãy xác nhận bằng văn bản ai làm từng việc sau, và ai nhận bản sao xác nhận của mỗi lần nộp:

• Ai lập và nộp tờ khai GST/HST.
• Ai tính và nộp thuế lương.
• Ai phát hành chứng từ T4 và T5.
• Ai tính và trả thuế tạm tính.
• Ai trả lời thư của CRA.
• Ai giữ quyền ủy quyền tài khoản CRA.

Làm sao kiểm tra những gì CRA cho là đã nộp và còn nợ?

Đăng nhập My Business Account và xem từng tài khoản chương trình. Chủ doanh nghiệp, kể cả thành viên hợp danh, giám đốc và cán bộ điều hành, có thể dùng dịch vụ này, và người đại diện được ủy quyền dùng các dịch vụ tương tự qua Represent a Client (CRA). Các bước dưới đây áp dụng cho những gì CRA quản lý. Với GST/HST do Revenu Québec quản lý, CRA hướng bạn đến trang web của Revenu Québec, và CRA cũng không quản lý các khoản khấu trừ tiền lương của Quebec hay thuế công ty của Quebec và Alberta (xem phần về tỉnh bang).

Nguồn: CRA, các dịch vụ trong My Business Account. Tên menu có thể thay đổi, nên hãy xác nhận trong tài khoản của bạn.

Hãy so sánh từng số dư của CRA với tài khoản tương ứng trong sổ sách. Số dư tiền lương bằng không không chứng minh một tháng đã được nộp: hãy tìm chính khoản thanh toán trong tài khoản CRA và đối chiếu với sổ lương. Nếu các số dư khác nhau, xem đối chiếu GST/HST phải trả với CRA. Hãy kiểm tra sau mỗi ngày đến hạn, không phải mỗi năm một lần.

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên làm người đại diện trong My Business Account (CRA). Level 1 chỉ cho phép truy cập thông tin; level 2 còn cho phép một số thay đổi trên tài khoản (CRA).

Những dấu hiệu nào cho thấy có thể đã bỏ sót điều gì?

Bảy dấu hiệu cho thấy một khoản khai, khoản thanh toán hoặc hồ sơ có thể đã bị bỏ sót. Mỗi dấu hiệu có một quy tắc và một cái giá đằng sau.

• Không có đối chiếu, hoặc báo cáo không khớp với ngân hàng. Các tờ khai có thể dựa trên những con số chưa được kiểm tra.
• Tờ khai GST/HST bạn mong đợi không có trong danh sách đã nộp của CRA sau ngày đến hạn, hoặc tờ khai bằng không trong kỳ có doanh thu. Xem phần tiền phạt ở trên.
• Tiền lương đã bị khấu trừ nhưng không có khoản thanh toán tương ứng cho CRA. Người sử dụng lao động giữ các khoản đã khấu trừ như tài sản ủy thác cho Receiver General, tức chính phủ liên bang (CRA). Giám đốc có thể chịu trách nhiệm cá nhân cùng với công ty về các khoản khấu trừ chưa nộp và GST/HST ròng, tùy theo giới hạn và lập luận bào chữa về sự cẩn trọng hợp lý (due diligence), và yêu cầu đối với một giám đốc cũ phải bắt đầu trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối (Income Tax Act, s. 227.1; Excise Tax Act, s. 323).
• Tài khoản cổ đông cho thấy chủ sở hữu nợ công ty và ngày càng tăng, hoặc các khoản chuyển tiền không có nhãn.
• Chứng từ T4 (nếu đã trả lương) hoặc chứng từ T5 (nếu đã trả cổ tức chịu thuế cho người cư trú tại Canada) chưa được nộp vào ngày cuối cùng của tháng 2. Khi ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận, ngày đến hạn chuyển sang ngày làm việc kế tiếp.
• Hồ sơ chỉ nằm trong tài khoản đăng nhập hay email của người khác. CRA có thể yêu cầu xem hồ sơ, và công ty phải giữ hồ sơ sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (sáu năm kể từ ngày nộp đối với tờ khai nộp trễ), tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú ở Canada, trừ khi CRA cho phép khác bằng văn bản (CRA). Sổ đăng ký cổ phần và hồ sơ tài sản có thể phải giữ lâu hơn, và khiếu nại hoặc kháng nghị kéo dài thời hạn; xem thời gian giữ hồ sơ kinh doanh.
• Không có xác nhận đã nộp sau ngày đến hạn, hoặc các câu hỏi không được trả lời. Xem kế toán viên bỏ lỡ các khoản khai hoặc ngừng phản hồi.

Tỉnh bang của tôi có làm thay đổi điều này không?

Các ngày liên bang ở trên áp dụng trên toàn Canada, với những khác biệt sau.

• Quebec. Revenu Québec nhìn chung quản lý GST/HST tại Quebec (CRA). Người sử dụng lao động ở Quebec nộp các khoản khấu trừ QPP, QPIP và thuế thu nhập Quebec cho Revenu Québec, và các khoản liên bang cho CRA (CRA). Hãy xác nhận các ngày của Quebec với Revenu Québec.
• Công ty tại Quebec và Alberta. CRA quản lý thuế công ty cấp tỉnh bang ở mọi nơi trừ Quebec và Alberta (CRA). Hãy hỏi kế toán viên của bạn nộp tờ khai cấp tỉnh bang nào.
• Các tỉnh bang dùng HST. New Brunswick, Newfoundland and Labrador, Nova Scotia, Ontario và Prince Edward Island dùng một tờ khai GST/HST chung, nên công ty ở Ontario không có tờ khai thuế bán hàng thứ hai (CRA).
• British Columbia, Manitoba và Saskatchewan. Mỗi tỉnh bang thu thuế bán hàng cấp tỉnh bang (PST) riêng, tách khỏi GST/HST; CRA hướng bạn đến trang web của tỉnh bang đó (CRA). Hãy hỏi ai nộp tờ khai đó. Xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Công ty tư vấn ở Ontario nộp HST hằng quý

Một chủ sở hữu xuất hóa đơn C$150.000 mỗi năm và chọn khai HST hằng quý. Mỗi tháng nhân viên ghi sổ đối chiếu các tài khoản ngân hàng và thẻ và cộng tổng HST. Quý kết thúc ngày 31 tháng 3, nên tờ khai và khoản thanh toán nếu có đến hạn ngày 30 tháng 4. Ngày 1 tháng 5, chủ sở hữu mở tài khoản CRA để xác nhận tờ khai hiển thị là đã nộp. Cuối năm, nhân viên ghi sổ bàn giao cho kế toán viên bộ sổ sách đã đối chiếu để làm T2.

Công ty ở Alberta có ba nhân viên

Các khoản khấu trừ cộng phần CPP và EI của người sử dụng lao động là C$4.000 mỗi tháng, nằm trong nhóm thông thường của bảng trên. Với người nộp thông thường, tiền lương tháng 3 đến hạn ngày 15 tháng 4. Nhân viên ghi sổ gửi xác nhận thanh toán cùng bộ báo cáo hằng tháng. Chủ sở hữu kiểm tra khoản thanh toán C$4.000 có xuất hiện trong tài khoản tiền lương của CRA đúng kỳ không và đối chiếu với sổ lương.

Công ty có năm tài chính kết thúc tháng 12 và khoản rút C$30.000

Chủ sở hữu, là cổ đông cư trú tại Canada, rút C$30.000 vào tháng 3 của Năm 1 mà không có giấy tờ nào, và không có ngoại lệ về khoản vay của nhân viên nào áp dụng. Lần xem xét hằng tháng vào tháng 4 phát hiện khoản này và hỏi đó là tiền lương, cổ tức, khoản hoàn chi phí hay khoản vay. Nếu là khoản vay, nó nằm trong tài khoản cổ đông. Năm thuế kết thúc ngày 31 tháng 12 của Năm 1, nên theo quy tắc một năm của CRA, việc hoàn trả chậm nhất vào ngày 31 tháng 12 của Năm 2 có thể giữ khoản này ngoài thu nhập, trừ khi nó nằm trong một chuỗi các khoản vay và hoàn trả. Nếu không được hoàn trả đúng hạn và không có ngoại lệ nào khác áp dụng, C$30.000 được tính vào thu nhập Năm 1 của chủ sở hữu. Khi đó tờ khai Năm 1 đã bỏ sót khoản này phải được điều chỉnh, và có thể bị tính tiền lãi. Việc đó có phải khoản vay hay không tùy theo sự việc. Nếu khoản tiền được dự định là tiền lương hoặc cổ tức thì cần các bước về bảng lương hoặc T5.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn trả tiền cho việc ghi sổ và không thấy được việc nào đã xong, hoặc một khoản nộp, tờ khai GST/HST hay T2 đã trễ: hãy bắt đầu với bước kiểm tra tài khoản CRA ở trên, rồi mang số dư CRA, sao kê ngân hàng và T2 gần nhất đến hỗ trợ ghi sổ kế toán. Khoản khai nào đã xong, ai phụ trách từng việc và cần sửa gì trước cuối năm đều tùy vào các hồ sơ đó.
• Sổ sách của bạn bị trễ nhiều tháng: hãy xem bắt kịp sổ sách quá hạn và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn vừa thành lập công ty và chưa có nhân viên ghi sổ: hãy xem sổ sách cho một CCPC mới và sau khi thành lập công ty.
• Đã bỏ lỡ một khoản nộp thuế lương: hãy xem nộp thuế lương trễ.
• Tờ khai GST/HST bị trễ: hãy xem tiền phạt nộp trễ tờ khai GST/HST.
• Kế toán viên của bạn bỏ lỡ các khoản khai và ngừng trả lời: hãy xem kế toán viên bỏ lỡ các khoản khai hoặc ngừng phản hồi, rồi đổi kế toán viên.
• Bạn chưa rõ mình cần nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA: hãy xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.
• Chủ sở hữu và công ty thường xuyên chuyển tiền qua lại: tài khoản khoản vay của cổ đông là số dư đầu tiên cần đối chiếu.
• Bạn là chủ doanh nghiệp một chủ, không phải công ty: trang này không áp dụng; xem những gì cần đưa cho kế toán viên khi là chủ doanh nghiệp một chủ.
• Quyền kiểm soát công ty đã thay đổi, hoặc công ty không còn là CCPC: năm thuế được coi là kết thúc tại thời điểm đó, làm thay đổi các ngày của T2 (Income Tax Act, s. 249). Xem năm thuế được coi là kết thúc khi thay đổi quyền kiểm soát.
• Chủ sở hữu sống ở nước ngoài, cổ tức trả cho người không cư trú, hoặc thu nhập đến từ hai quốc gia: hãy xem chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.