加拿大记账员和会计师的工作：每月、每年要做什么

在加拿大，记账员每月应该为我的公司做什么？

记账员应每月保持账簿更新并完成对账，这样每一项有截止日期的申报，都建立在与银行相符的数字之上。CRA 的记录页面没有列出记账员的月度工作。CRA 规定公司必须保存什么记录，以及每份申报表和每笔付款何时到期，月度工作周期由这些日期决定。无论由谁来做，责任仍然在公司。

公司出现下列任何一种情况，就不简单了：

• 您为这项工作付费，却不知道哪些任务已经完成，或者有申报表或汇缴可能已经逾期。
• 有员工，或向业主发放工资。
• 每月或每季度要提交 GST/HST 申报表。
• 资金在业主和公司之间往来。
• 账簿落后，或者有一个账户混用个人和经营支出。
• 业主或收入在第二个国家，或是魁北克或阿尔伯塔省的公司税表。

先准备好：CRA 账户的访问权限或代表授权、十二个月的银行和信用卡对账单、工资登记册、已提交的 GST/HST 和工资申报表，以及上一份 T2 税表及其评税通知（CRA 说明如何核定该税表的信函）。

如果您不知道哪些事已经做完，请先做本页后面的 CRA 账户检查。它不用问任何人，就能显示哪些已申报、哪些还欠款。

每月工作是否有必要，请参阅只在年末做账还是按月做账。费用请参阅每月记账费用。

银行和信用卡对账能给我带来什么？

对账能证明账簿与银行一致，所以 GST/HST 申报表、工资核对和年末财务报表，都从核对过的数字出发。建立在未对账账户上的申报表，依据的是没有人与银行核实过的数字。

每个账户都要求提供这些，包括每张信用卡，以及接收销售款项的任何账户：

• 对账单余额、账面余额和每个调节项目，例如尚未兑现的支票。扣除这些项目后，无法解释的差额应为零。
• 未匹配项目的清单，每项都附原因。
• 早先月份没有遗留未解释的项目。

对账还能发现没有收据的付款。CRA 要求申请进项税抵免之前有书面凭证，所以没有发票的付款，公司可能无法申请抵免。在公司账户中发现的个人支出，要转入股东账户，下文会说明。

谁来准备 GST/HST 申报表？何时到期？

公司是登记人，对申报表负责；只有在您的约定中写明时，才由记账员或会计师来准备。按月和按季申报的登记人，在期间结束后 1 个月 内申报并付款。按年申报的登记人，在财政年度结束后 3 个月 内申报并缴付最后一笔款项（CRA）；如果上一财政年度的净税额为 $3,000 或以上，可能还须按季度分期预缴（CRA）。

默认期间由 CRA 分配，登记人也可以通过选择改用更频繁的期间（提交 GST20 表或通过 CRA 账户），须在 选择生效之日起两个月 内提交（《消费税法》第 250 条）。同一 RC4022 页面列出了哪些计入收入。您的 CRA 账户会显示您的期间和截止日期。

已登记或必须登记的公司，每个期间都必须提交申报表，即使没有销售。CRA 称之为零申报（《消费税法》第 238 条）。既未登记也不必登记的公司，只需为有净税额可汇缴的期间申报。请参阅何时登记 GST/HST。迟交申报表且税款未付，可能被罚款，每迟交一个整月罚款随之增加，还可能产生利息；没有欠款或应退款时，不适用一般的迟报罚款（CRA）。请参阅GST/HST 迟报罚款。税款如何入账，请参阅在账簿中记录 GST/HST。

谁负责工资汇缴？截止日期是什么时候？

公司必须把从工资中扣除的款项，加上雇主自己负担的 CPP 和 EI，汇缴给 CRA（CRA）。不发工资的公司没有代扣款需要汇缴；如果开设了工资账户，但没有员工或只有季节性工人，则须在截止日前提交零汇缴报告（CRA）。记账员、工资服务商或业主都可以负责发薪。无论谁来做，截止日期都取决于公司须向 CRA 缴款的频率（汇缴类型），而 CRA 是根据往年的月平均代扣额来确定的，不是当年的。

来源：CRA，何时汇缴工资代扣款。截止日落在周末或 CRA 认可的假日时，顺延到下一个工作日。迟交汇缴会被罚款，罚款随迟交天数增加，另加利息。罚款比率、重复罚款规则和处理办法，请参阅迟交工资汇缴。

T4 汇总表在年度结束后提交，它把申报的总代扣额与已汇缴款项比较（CRA），所以漏缴的汇缴款项会在那里显示为应缴余额。请每月核查，不要等到那时。分录请参阅工资日记账分录。

记账员对股东贷款账户和业主取酬要做什么？

记账员每月应把业主与公司之间的每笔转账标注为工资、股息、费用报销或贷款，因为标注决定了税务处理。没有标注的转账，会停留在股东账户里，成为业主欠公司或公司欠业主的钱。

最重要的规则：公司借给股东的贷款，一般要计入股东贷款发生当年的收入，除非在 贷款发放所在公司纳税年度结束后一年 内还清，并且还款不属于一系列借款和还款的一部分。贷款是否存在，取决于交易的实质，而不是会计分录。不计入收入的贷款，如果利息很低或没有利息，仍可能产生利息福利，股东可能需要申报。贷款已计入收入之后的还款，可以在还款当年扣除，同样以不属于一系列借款和还款为前提（CRA 专题 S3-F1-C1；《所得税法》第 15(2) 款和第 20(1)(j) 段）。

月度检查很简单：看余额、余额的方向，以及公司应收余额必须在哪一天之前清零。工资需要代扣、汇缴和 T4 税单。股息需要先宣布；支付给加拿大居民股东的应税股息，一般要填报在 T5 税单上，截止日期为 股息所属年度次年二月的最后一天。资本股息和支付给非居民的款项适用不同规则，所以付款之前，请先确认申报和任何预扣。请参阅股东贷款账户和在账簿中记录股息。

我每月应该收到哪些报表？

每月要求七份报表：对账表、损益表、资产负债表、GST/HST 汇总表、附付款证明的工资汇总表、股东账户明细，以及客户和供应商未付款清单。CRA 的记录规则没有规定月度报表包，所以由您与服务方约定。不适用的一项可以跳过。

约定每月报表包送达的日期，并记下迟到或不完整的情况。

我每年应期待会计师做什么？T2 的截止日期是什么时候？

会计师把全年的账簿编成年末财务报表和 T2 税表，并计算税款。公司每个纳税年度都要提交 T2 税表，即使没有应缴税款，注册慈善机构等少数例外除外。税款余额的截止日早于税表的截止日（CRA T2 指南）。大多数公司，包括所有加拿大控股私人公司（CCPC），必须以电子方式提交 T2 税表；CRA 列出了例外情况。

迟交 T2 税表会被罚款，金额为申报截止日未付税款的 5%，加上每迟交一个整月未付税款的 1%，最长 12 个月。如果 CRA 曾发出催报要求，并在前三年中的任何一年收取过迟报罚款，则适用更重的罚款（CRA T2 指南）。

谁来做年末结账、谁来编制财务报表，各服务方不同。请以书面确认。T2 之前的步骤请参阅年末结账清单，财务报表请参阅公司年末财务报表。

记账员和会计师各自应该向对方交接什么？

记账员交出已对账的账簿，会计师交回年末调整分录，这样下一年的期初余额才能与本年的期末余额一致。CRA 没有规定怎么分工；这是一份供双方约定的清单。

请以书面确认以下每件事由谁来做，以及每份申报确认件由谁保存副本：

• 谁准备并提交 GST/HST 申报表。
• 谁计算并汇缴工资。
• 谁开具 T4 和 T5 税单。
• 谁计算并缴纳分期预缴。
• 谁回复 CRA 的来函。
• 谁持有 CRA 账户的授权。

我怎样查看 CRA 记录的已申报和欠款情况？

登录我的企业账户，查看每个项目账户。企业所有人，包括合伙人、董事和高级职员，都可以使用，授权代表则通过代表客户使用同样的服务（CRA）。下面的步骤涵盖 CRA 管理的内容。魁北克税务局管理的 GST/HST，CRA 会指引您到魁北克税务局的网站，而魁北克的工资代扣款，以及魁北克和阿尔伯塔省的公司税，CRA 也不管理（见省份一节）。

来源：CRA，我的企业账户中的服务。菜单名称可能变化，请在您的账户中确认。

把 CRA 的每个余额与账簿中对应的账户比较。工资余额为零，并不能说明某个月已经汇缴：请在 CRA 账户里找到那笔付款本身，并与工资登记册核对。如果余额不一致，请参阅核对 GST/HST 应付款与 CRA 账户。每个截止日之后都要检查，不要一年只查一次。

企业可以在我的企业账户中授权记账员或会计师作为其代表（CRA）。第 1 级只允许查看信息；第 2 级还允许进行某些账户更改（CRA）。

哪些迹象说明可能有遗漏？

七种迹象说明某项申报、付款或记录可能被遗漏。每一种背后都有规则和代价。

• 没有对账，或报表与银行对不上。申报表可能建立在未经核对的数字上。
• 您预期的 GST/HST 申报表，截止日期过后仍不在 CRA 的已提交列表中，或在有销售的期间提交了零申报。请参阅上文的罚款说明。
• 从工资中扣了款，却没有对应的 CRA 付款。雇主以信托方式为联邦政府（即总会计长）持有扣下的款项（CRA）。对于未汇缴的代扣款和净 GST/HST，董事可能与公司一起承担个人责任，但有一定限制，并有尽职调查抗辩；针对前董事的追索，必须在其最后一次不再担任董事后的 两年 内开始（《所得税法》第 227.1 条；《消费税法》第 323 条）。
• 股东账户显示业主欠公司的钱而且不断增加，或有转账没有标注。
• T4 税单（如果发过工资）或 T5 税单（如果向加拿大居民支付过应税股息）在 2 月最后一天前没有提交。该日落在周末或 CRA 认可的假日时，截止日顺延到下一个工作日。
• 记录只保存在别人的登录账户或邮箱里。CRA 可以要求查看这些记录，公司必须从记录所属最后一个纳税年度结束起保存 六年（延迟申报的税表，自提交日起 六年），并保存在公司在加拿大的营业地点或住所，除非 CRA 书面许可另行安排（CRA）。股份登记册和财产记录可能需要保存更久，异议或申诉也会延长期限；请参阅经营记录要保存多久。
• 截止日之后没有收到申报确认，或问题一直没有回复。请参阅会计师漏报申报或不再回复。

我所在的省份会改变这些吗？

上面的联邦日期适用于全加拿大，但有以下差别。

• 魁北克。魁北克的 GST/HST 一般由魁北克税务局管理（CRA）。魁北克雇主把 QPP、QPIP 和魁北克所得税代扣款汇给魁北克税务局，联邦部分汇给 CRA（CRA）。魁北克的日期请向魁北克税务局确认。
• 魁北克和阿尔伯塔省的公司。除魁北克和阿尔伯塔省外，各地的省级公司税都由 CRA 管理（CRA）。请问问会计师提交哪一份省级税表。
• HST 省份。新不伦瑞克省、纽芬兰与拉布拉多省、新斯科舍省、安大略省和爱德华王子岛省使用同一份 GST/HST 申报表，所以安大略省的公司没有第二份销售税申报表（CRA）。
• 卑诗省、曼尼托巴省和萨斯喀彻温省。三省各自征收省销售税（PST），与 GST/HST 分开；CRA 会让您到该省的网站办理（CRA）。请问谁来提交这份申报表。请参阅省销售税。

示例

这些示例仅作说明，所有金额均为加元。

按季度申报 HST 的安大略省咨询公司

一位业主每年开出 C$150,000 的账单，并选择按季度申报 HST。记账员每月对银行和信用卡账户做对账，并汇总 HST。季度在 3 月 31 日结束，所以申报表和任何付款在 4 月 30 日到期。业主在 5 月 1 日打开 CRA 账户，确认申报表显示为已提交。年末，记账员把已对账的账簿交给会计师，用于 T2 税表。

有三名员工的阿尔伯塔省公司

代扣款加上雇主负担的 CPP 和 EI，每月合计 C$4,000，落在上表的常规范围内。对于常规汇缴人，3 月的工资在 4 月 15 日到期。记账员随月度报表包附上付款确认。业主检查 C$4,000 的付款是否出现在 CRA 工资账户的正确期间，并与工资登记册核对。

12 月年末的公司和一笔 C$30,000 的提款

业主是加拿大居民股东，在第 1 年 3 月拿走 C$30,000，没有任何文件，也不适用任何雇佣贷款例外。4 月的月度检查发现了这笔钱，并问它是工资、股息、费用报销还是贷款。如果是贷款，它就留在股东账户里。纳税年度在第 1 年 12 月 31 日结束，所以按 CRA 的一年规则，在第 2 年 12 月 31 日之前还清，可能不计入收入，除非它属于一系列借款和还款的一部分。如果没有及时还清，又不适用其他例外，这 C$30,000 就计入业主第 1 年的收入。漏报的第 1 年税表则必须更正，并可能产生利息。它是否算贷款取决于事实。如果它本意是工资或股息，就需要按工资或 T5 的步骤处理。

您的情况不同？

• 您为记账付费，却看不到这些任务哪些已经完成，或者汇缴、GST/HST 申报表或 T2 税表已经逾期：请先做上面的 CRA 账户检查，然后把 CRA 余额、银行对账单和上一份 T2 税表交给记账服务。哪些申报已经完成、每项任务由谁负责，以及年末前要改正什么，都要看这些记录。
• 您的账簿已落后几个月：请参阅补做逾期账簿和记账服务。
• 您刚成立公司，还没有记账员：请参阅新 CCPC 的账簿和成立公司之后。
• 漏缴了一次工资汇缴：请参阅迟交工资汇缴。
• GST/HST 申报表迟交了：请参阅GST/HST 迟报罚款。
• 您的会计师漏报了申报并且不再回复：请参阅会计师漏报申报或不再回复，再看更换会计师。
• 您不确定需要记账员、会计师还是 CPA：请参阅记账员、会计师与 CPA 的区别。
• 业主和公司之间经常有资金往来：股东贷款账户是第一个要核对的余额。
• 您是独资经营者，不是公司：本文不适用；请参阅独资经营者该给会计师什么资料。
• 公司的控制权发生变化，或不再是 CCPC：纳税年度视为在那一时点结束，T2 的日期随之改变（《所得税法》第 249 条）。请参阅收购控制权时的视同年末。
• 业主住在国外、股息付给非居民，或收入来自两个国家：请参阅加拿大公司的非居民业主和跨境税务服务。