加拿大記帳員與會計師每月、每年該做什麼

加拿大公司的記帳員每個月應該做什麼？

記帳員每個月都應讓帳簿保持最新並完成對帳，使每一項有期限的申報，都根據與銀行相符的數字編製。CRA 的記錄頁面沒有列出記帳員每月的工作。CRA 規定公司必須保存哪些記錄，以及每份申報表和每筆付款何時到期，每月的工作流程就是從這些日期推出來的。無論由誰做這些工作，責任都在公司。

如果公司有以下任何一種情況，情況就不單純：

• 您為這項工作付費，卻分不清哪些工作已經完成，或者某份申報表或匯繳可能已經逾期。
• 有雇員，或向股東發放薪金。
• 每月或每季提交 GST/HST 申報表。
• 股東與公司之間有資金往來。
• 帳簿落後，或某個帳戶混合了個人和業務支出。
• 股東或收入涉及第二個國家，或是魁北克省或艾伯塔省的公司稅表。

請先準備：CRA 帳戶存取權限或代表授權、12 個月的銀行和信用卡對帳單、工資登記冊、已提交的 GST/HST 和工資申報表，以及上一份 T2 及其評稅通知書（CRA 發出的信函，顯示它如何評定該申報表）。

如果您分不清哪些工作已經完成，請從本頁後面的 CRA 帳戶檢查開始。它不必問任何人，就能顯示哪些已經提交、哪些有欠款。

關於是否真的需要每月做帳，請見只在年底記帳還是每月記帳。關於費用，請見每月記帳費用。

銀行和信用卡對帳能給我什麼？

對帳能證明帳簿與銀行相符，所以 GST/HST 申報表、工資檢查和年度財務報表，都從核對過的數字開始。建立在未對帳帳戶上的申報表，用的是沒有人與銀行核實過的數字。

每個帳戶都要索取這些，包括每張信用卡，以及接收銷售款項的任何帳戶：

• 對帳單餘額、帳簿餘額，以及每個對帳項目，例如尚未兌現的支票。扣除這些項目後，無法解釋的差額應為零。
• 一份未對上項目的清單，每項都附原因。
• 之前月份沒有任何未解釋的項目。

對帳還能暴露沒有收據的付款。CRA 要求申請進項稅抵免之前必須有文件證據，所以沒有發票的付款，公司可能無法申請抵免。在公司帳戶中發現的個人支出，要轉入股東帳戶，下面會說明。

誰來編製 GST/HST 申報表？何時到期？

公司是登記人，對申報表負責；只有在您的協議這樣約定時，記帳員或會計師才編製。按月和按季申報者，在期間結束後 1 個月 內提交並付款。按年申報者在財政年度結束後 3 個月 內提交並繳付最後一筆款項（CRA）；如果上一財政年度的淨稅額達到 $3,000 或以上，可能須按季分期預繳（CRA）。

預設期間由 CRA 指定，登記人可以通過選擇（GST20 表或 CRA 帳戶），在 選擇生效日期後 2 個月 內提出，選擇更頻繁的期間（《消費稅法》第 250 條）。同一份 RC4022 頁面列出哪些項目計入收入。您的 CRA 帳戶會顯示您的期間和到期日。

已登記或須登記的公司，每個期間都必須提交申報表，即使沒有銷售也一樣。CRA 稱之為零申報（nil return）（《消費稅法》第 238 條）。既沒有登記、也不須登記的公司，只在有須匯繳淨稅額的期間才提交。請見何時須登記 GST/HST。逾期提交且有稅款未付的申報表，可能被處罰款，每逾期一個完整的月份罰款增加，並可能加收利息；沒有欠款或有退款時，一般的逾期申報罰款不適用（CRA）。請見GST/HST 逾期申報罰款。稅款如何入帳，請見在帳簿中記錄 GST/HST。

誰負責辦理工資匯繳？到期日是哪天？

公司必須把從工資中扣除的款項，加上公司自己負擔的 CPP 和 EI 部分，匯繳給 CRA（CRA）。不發放薪金或工資的公司沒有需要匯繳的扣繳款項；如果它設有沒有雇員或只有季節性員工的工資帳戶，則須在到期日前報告零匯繳（CRA）。記帳員、工資服務供應商或股東都可以辦理工資。無論由誰辦理，到期日取決於公司須多久向 CRA 付款一次（它的匯繳人類別），CRA 根據前幾年的平均每月預扣額，而不是當年的預扣額來決定。

資料來源：CRA，何時匯繳工資扣繳款項。落在週末或 CRA 認可的假日的日期，順延到下一個營業日。逾期匯繳會被罰款，罰款隨逾期天數增加，並加收利息。罰款比率、重複罰款的規則和處理辦法，請見逾期的工資匯繳。

T4 匯總表在年度結束後提交，把申報的扣繳總額與已匯繳的款項比較（CRA），所以漏繳的匯繳會在那裡顯示為欠款。請每月檢查，不要等到那時。分錄請見工資分錄。

記帳員對股東貸款帳戶和股東報酬要做什麼？

記帳員每個月都應把公司與股東之間的每筆轉帳，標明為薪金、股息、費用報銷或貸款，因為標明的類別決定稅務處理。沒有標明的轉帳，會留在股東帳戶中，成為股東欠公司的錢，或公司欠股東的錢。

最重要的規則是：公司向股東提供的貸款，一般須計入股東在貸款發生那一年的收入，除非在 貸款當年公司稅務年度結束後一年 內償還，並且償還不屬於一系列貸款與還款的一部分。是否存在貸款，取決於交易的實質，不取決於會計分錄。即使貸款不計入收入，如果它利息很低或沒有利息，仍可能產生股東可能要申報的利息福利。貸款已計入收入後所作的償還，可能可以在償還當年扣除，同樣不適用於屬於一系列貸款與還款的情況（CRA Folio S3-F1-C1；《所得稅法》第 15(2) 款和第 20(1)(j) 段）。

每月的檢查很簡單：餘額、餘額的方向，以及欠公司的餘額必須結清的日期。薪金需要有工資扣繳款項、匯繳和 T4。股息要先宣派；付給加拿大居民股東的應稅股息，一般用 T5 憑證申報，在 股息年度之後二月的最後一天 到期。資本股息和付給非居民的款項適用不同的規則，所以付款之前，請先確認申報要求和任何預扣。請見股東貸款帳戶和在帳簿中記錄股息。

我每個月應該收到哪些報表？

每月要求提供七份報表：對帳單、損益表、資產負債表、GST/HST 彙總、附付款證明的工資彙總、股東帳戶明細，以及客戶和供應商的未付清單。CRA 的記錄規定沒有設定每月的報表組合，所以由您與服務提供者約定。不適用的項目可以略過。

約定每個月報表送達的日期，並記錄遲到或不完整的情況。

我應該期待會計師每年做什麼？T2 稅表何時到期？

會計師把全年的帳簿轉為年度財務報表和 T2 稅表，並計算稅款。公司每個稅務年度都要提交 T2，即使沒有應繳稅款，註冊慈善機構等少數例外除外。稅款餘額的到期日早於稅表的到期日（CRA T2 指南）。大多數公司，包括所有加拿大控股私營公司（CCPC），都必須以電子方式提交 T2；CRA 列出了例外情況。

逾期提交 T2 的罰款，是提交期限當日未付稅款的 5%，加上每逾期一個完整月份再加該未付稅款的 1%，最多 12 個月。如果 CRA 曾經催交稅表，並在前三年中的任何一年收取過逾期提交罰款，則適用更高的罰款（CRA T2 指南）。

由誰結帳、由誰編製報表，各服務提供者的做法不同。請以書面確認。T2 之前的步驟，請見年結檢查清單，報表請見公司的年度財務報表。

記帳員和會計師各應交給對方什麼？

記帳員交出已對帳的帳簿，會計師交回年度調整分錄，這樣下一年的期初餘額才會與本年的期末餘額相符。CRA 沒有規定如何分工；這是一份供您約定的清單。

請以書面確認由誰做以下各項，以及每份申報確認函的副本發給誰：

• 由誰編製並提交 GST/HST 申報表。
• 由誰計算並匯繳工資。
• 由誰簽發 T4 和 T5 憑證。
• 由誰計算並支付分期預繳款。
• 由誰回覆 CRA 的來函。
• 由誰持有 CRA 帳戶授權。

我怎樣核對 CRA 認為哪些已提交、哪些有欠款？

登入「我的企業帳戶」，查看每個項目帳戶。企業的股東，包括合夥人、董事和高級職員，都可以使用，授權代表通過「代表客戶」使用相同的服務（CRA）。下面的步驟涵蓋 CRA 管理的事項。魁北克稅務局（Revenu Québec）管理的 GST/HST，CRA 會讓您前往魁北克稅務局的網站；CRA 也不管理魁北克的工資扣繳款項，以及魁北克省和艾伯塔省的公司稅（見省份一節）。

資料來源：CRA，「我的企業帳戶」中的服務。選單名稱可能改變，請在您的帳戶中確認。

把每個 CRA 餘額與帳簿中對應的帳戶比較。工資餘額為零，並不表示某個月已經匯繳：請在 CRA 帳戶中找到付款本身，並與工資登記冊核對。如果餘額不一致，請見GST/HST 應付款與 CRA 對帳。每個到期日之後都要檢查，不要一年才檢查一次。

企業可以在「我的企業帳戶」中授權記帳員或會計師作為其代表（CRA）。第 1 級只允許查看資料；第 2 級還允許對帳戶作某些更改（CRA）。

哪些跡象顯示可能有遺漏？

七種跡象顯示某項申報、付款或記錄可能被遺漏。每一種背後都有規則和代價。

• 沒有對帳，或報表與銀行不符。申報表可能建立在未核對的數字上。
• 到期日之後，您預期的 GST/HST 申報表沒有出現在 CRA 的已提交清單中，或在有銷售的期間提交了零申報。請見上面的罰款說明。
• 工資已從薪金中扣除，卻沒有對應的 CRA 付款。雇主以信託方式持有已扣除的款項，是替 Receiver General（即聯邦政府）持有（CRA）。董事可能與公司一起，對未匯繳的扣繳款項和淨 GST/HST 承擔個人責任，但有限制，並有盡職調查抗辯；針對前任董事的追討，必須在該人最後一次不再擔任董事後的 兩年 內開始（《所得稅法》第 227.1 條；《消費稅法》第 323 條）。
• 股東帳戶顯示股東欠公司的錢，而且一直增加，或有未標明的轉帳。
• T4 憑證（如果發放了工資）或 T5 憑證（如果向加拿大居民發放了應稅股息）沒有在 2 月的最後一天之前提交。該日落在週末或 CRA 認可的假日時，到期日順延到下一個營業日。
• 記錄只保存在別人的登入帳戶或電子郵件中。CRA 可以要求查看記錄，公司必須從記錄所屬最後一個稅務年度結束起保存 六年（逾期提交的稅表，則從提交日起保存 六年），存放在公司在加拿大的營業地點或住所，除非 CRA 書面許可例外（CRA）。股份登記簿和財產記錄可能需要保存更久，異議或上訴也會延長期間；請見營業記錄要保存多久。
• 到期日之後沒有收到申報確認函，或問題得不到回覆。請見會計師遺漏申報或不再回覆。

我所在的省會改變這些嗎？

上面的聯邦日期適用於加拿大全國，但有以下不同。

• 魁北克省。魁北克稅務局（Revenu Québec）一般負責管理魁北克省的 GST/HST（CRA）。魁北克的雇主把 QPP（魁北克退休金計劃）、QPIP（魁北克父母保險計劃）和魁北克所得稅的扣繳款項匯給魁北克稅務局，把聯邦的金額匯給 CRA（CRA）。魁北克的日期請向魁北克稅務局確認。
• 魁北克省和艾伯塔省的公司。除魁北克省和艾伯塔省之外，CRA 在各地都負責管理省級公司稅（CRA）。請問您的會計師提交的是哪份省級稅表。
• HST 省份。新不倫瑞克省、紐芬蘭與拉布拉多省、新斯科舍省、安大略省和愛德華王子島省使用同一份 GST/HST 申報表，所以安大略省的公司沒有第二份銷售稅申報表（CRA）。
• 卑詩省、曼尼托巴省和薩斯喀徹溫省。三省各自徵收自己的省銷售稅（PST），與 GST/HST 分開；CRA 會讓您前往該省的網站辦理（CRA）。請問由誰提交該申報表。請見省銷售稅。

例子

以下例子僅作說明；所有金額以加元計。

按季申報 HST 的安大略省諮詢公司

一位股東每年開出 C$150,000 的帳單，選擇按季申報 HST。記帳員每個月對銀行和信用卡帳戶對帳，並合計 HST。季度在 3 月 31 日結束，所以申報表和任何付款在 4 月 30 日到期。股東在 5 月 1 日打開 CRA 帳戶，確認申報表顯示為已提交。年底，記帳員把已對帳的帳簿交給會計師，用於 T2。

有三名雇員的艾伯塔省公司

扣繳款項加上雇主負擔的 CPP 和 EI，每月合計 C$4,000，落在上表的一般範圍內。對一般匯繳人而言，3 月的工資在 4 月 15 日到期。記帳員把付款確認函與每月報表一起寄出。股東檢查這筆 C$4,000 的付款，是否出現在 CRA 工資帳戶的正確期間，並與工資登記冊核對。

年結在 12 月的公司與 C$30,000 提款

股東是加拿大居民，在第 1 年 3 月沒有任何文件就提走 C$30,000，並且不適用任何雇傭貸款例外。4 月的每月檢查發現了它，並問這是薪金、股息、費用報銷還是貸款。如果是貸款，它就放在股東帳戶中。稅務年度在第 1 年 12 月 31 日結束，所以按 CRA 的一年規則，在第 2 年 12 月 31 日之前還款，可能使它不計入收入，除非它屬於一系列貸款與還款的一部分。如果沒有及時還款，也沒有其他例外適用，這 C$30,000 就計入股東第 1 年的收入。把它遺漏在外的第 1 年稅表，就必須更正，並可能加收利息。是否屬於貸款，取決於事實。如果它本來是薪金或股息，就需要改走工資或 T5 的步驟。

您的情況不同？

• 您為記帳付費，卻看不出這些工作哪些已經完成，或者某筆匯繳、某份 GST/HST 申報表或 T2 已經逾期：請先做上面的 CRA 帳戶檢查，然後把 CRA 餘額、銀行對帳單和上一份 T2 帶到記帳協助。哪些申報已經完成、每項工作由誰負責，以及年底前要修正什麼，都取決於這些記錄。
• 您的帳簿落後好幾個月：請見補做逾期的帳簿和記帳協助。
• 您剛註冊成立公司，還沒有記帳員：請見新 CCPC 的帳簿和註冊成立公司之後。
• 漏繳了一筆工資匯繳：請見逾期的工資匯繳。
• GST/HST 申報表逾期：請見GST/HST 逾期申報罰款。
• 您的會計師遺漏了申報，也不再回覆：請見會計師遺漏申報或不再回覆，然後見更換會計師。
• 您不確定需要記帳員、會計師還是 CPA：請見記帳員、會計師與 CPA 的區別。
• 股東與公司之間經常有資金往來：股東貸款帳戶是第一個要對帳的餘額。
• 您是獨資經營者，不是公司：本頁不適用；請見獨資經營者要給會計師什麼。
• 公司的控制權發生變更，或它不再是 CCPC：稅務年度視同在那一刻結束，這會改變 T2 的日期（《所得稅法》第 249 條）。請見取得控制權時的視同年結。
• 股東住在境外、股息付給非居民，或收入來自兩個國家：請見加拿大公司的非居民股東和跨境稅務協助。