캐나다 장부 담당자와 회계사의 월별·연간 업무

캐나다 법인의 장부 담당자는 매달 무엇을 해야 하나요?

장부 담당자는 매달 장부를 최신 상태로 유지하고 대사해서, 기한이 정해진 모든 제출이 은행 기록과 맞는 숫자로 만들어지게 해야 합니다. CRA의 기록 안내 페이지에는 장부 담당자의 월별 업무 목록이 없습니다. CRA는 법인이 보관해야 할 기록과 신고서, 납부의 기한을 정하고, 월별 업무 주기는 이 기한에서 나옵니다. 누가 일을 하든 책임은 법인에 남습니다.

다음 중 하나라도 해당하면 단순한 경우가 아닙니다.

• 이 일에 비용을 내고 있지만 어떤 업무가 끝났는지 알 수 없거나, 신고서나 납부가 이미 늦었을 수 있습니다.
• 직원이 있거나 소유주에게 급여를 지급합니다.
• GST/HST 신고서를 매월 또는 분기마다 제출합니다.
• 소유주와 법인 사이에 자금이 오갑니다.
• 장부가 밀렸거나, 한 계정에 개인 지출과 사업 지출이 섞여 있습니다.
• 다른 나라에 소유주나 소득이 있거나, 퀘벡 주 또는 앨버타 주의 법인 신고서가 필요합니다.

먼저 준비할 자료: CRA 계정 접근 권한 또는 대리인 권한 부여, 은행·카드 명세서 12개월 치, 급여 대장, 제출한 GST/HST 및 급여 신고서, 마지막 T2 신고서와 그 세액 결정 통지서(notice of assessment, CRA가 신고서를 어떻게 결정했는지 알려 주는 서신).

무엇이 끝났는지 알 수 없다면 이 페이지 아래의 CRA 계정 확인부터 시작하세요. 누구에게도 묻지 않고 제출 완료 내역과 납부할 금액을 볼 수 있습니다.

월별 업무가 필요한지부터 알고 싶다면 결산 때만 또는 매달 하는 장부 관리를 참고하세요. 비용은 월 장부 관리 비용을 참고하세요.

은행과 신용카드 대사로 무엇을 얻을 수 있나요?

대사는 장부가 은행 기록과 일치한다는 것을 보여 주므로, GST/HST 신고서, 급여 점검, 결산 재무제표가 확인된 숫자에서 출발합니다. 대사하지 않은 계정으로 만든 신고서는 은행과 대조하지 않은 숫자에 의존합니다.

신용카드와 매출 정산금을 받는 계정을 포함한 모든 계정에 대해 다음을 요청하세요.

• 명세서 잔액, 장부 잔액, 아직 결제되지 않은 수표 같은 각 대사 항목. 이 항목들을 반영한 뒤 설명되지 않는 차이는 없어야 합니다.
• 일치하지 않는 항목의 목록과 각 항목의 사유.
• 이전 달부터 설명되지 않은 채 남은 항목이 없을 것.

대사하면 영수증이 없는 지출도 드러납니다. CRA는 매입세액공제를 청구하기 전에 증빙 서류를 요구하므로, 청구서가 없는 지출은 법인이 공제를 청구하지 못할 수 있습니다. 법인 계정에서 발견된 개인 지출은 아래에서 설명하는 주주 계정으로 옮깁니다.

GST/HST 신고서는 누가 준비하고, 기한은 언제인가요?

법인이 등록 사업자이며 신고서에 대한 책임이 있습니다. 장부 담당자나 회계사는 계약에서 정한 경우에만 신고서를 준비합니다. 월별·분기별 신고자는 기간이 끝나고 1개월 이내에 신고하고 납부합니다. 연간 신고자는 회계연도 말로부터 3개월 이내에 신고하고 최종 납부를 마치며(CRA), 직전 회계연도 순세액이 $3,000 이상이었다면 분기별로 분납해야 할 수 있습니다(CRA).

기본 신고 기간은 CRA가 지정하며, 등록 사업자는 선택서(Form GST20 또는 CRA 계정)를 선택이 효력을 갖는 날부터 2개월 후 이내에 제출해 더 잦은 신고 기간을 선택할 수 있습니다(Excise Tax Act, 제250조). 어떤 항목이 수익에 포함되는지는 같은 RC4022 페이지에 나옵니다. CRA 계정에서 본인의 신고 기간과 기한을 볼 수 있습니다.

GST/HST에 등록했거나 등록 의무가 있는 법인은 매출이 없어도 모든 기간에 신고서를 제출해야 합니다. CRA는 이를 무실적 신고서(nil return)라고 부릅니다(Excise Tax Act, 제238조). 둘 다 해당하지 않는 법인은 납부할 순세액이 있는 기간에만 신고합니다. GST/HST 등록 시기를 참고하세요. 세금을 내지 않은 채 늦게 낸 신고서에는 늦은 달이 꽉 찰 때마다 늘어나는 가산세가 붙을 수 있고 이자도 붙을 수 있습니다. 납부할 금액이 없거나 환급받을 금액이 있다면 일반 지연 제출 가산세는 적용되지 않습니다(CRA). GST/HST 지연 제출 가산세를 참고하세요. 세금을 장부에 기록하는 방법은 장부에 GST/HST 기록하기를 참고하세요.

급여 원천공제 납부는 누가 처리하고, 기한은 언제인가요?

법인은 급여에서 공제한 금액과 법인 부담분 CPP와 EI를 CRA에 납부해야 합니다(CRA). 급여를 지급하지 않는 법인은 납부할 공제액이 없습니다. 직원이 없거나 계절 근로자만 있는 급여 계정을 유지하는 경우에는 기한까지 납부액이 없다고 보고합니다(CRA). 급여 처리는 장부 담당자, 급여 대행업체, 소유주 누구든 할 수 있습니다. 누가 하든 기한은 법인이 CRA에 얼마나 자주 납부해야 하는지(납부 주기 유형, remitter type)에 따라 달라지며, CRA는 이를 올해가 아닌 이전 연도의 월평균 원천징수액으로 정합니다.

출처: CRA, 급여 원천공제 납부 시기. 기한이 주말이나 CRA가 인정하는 공휴일이면 다음 영업일로 넘어갑니다. 늦게 납부하면 지연 일수에 따라 커지는 가산세와 이자가 붙습니다. 가산세율, 반복 위반 규정, 대처 방법은 급여 원천공제 납부 지연에 있습니다.

연말 이후 제출하는 T4 요약표는 보고한 공제 총액과 납부한 금액을 비교하므로(CRA), 납부를 놓치면 여기서 납부할 잔액으로 드러납니다. 그때까지 기다리지 말고 매달 확인하세요. 분개 방법은 급여 분개를 참고하세요.

장부 담당자는 주주 대여금 계정과 소유주 보수를 어떻게 다루나요?

장부 담당자는 매달 소유주와 법인 사이의 모든 자금 이동에 급여, 배당, 비용 상환, 대여금 중 하나로 구분 표시를 해야 합니다. 구분에 따라 세금이 달라지기 때문입니다. 구분 표시가 없는 이동은 소유주가 법인에 갚아야 하거나 법인이 소유주에게 갚아야 하는 돈으로 주주 계정에 남습니다.

가장 중요한 규정: 법인이 주주에게 해 준 대여금은 대여한 해의 주주 소득에 포함하는 것이 원칙입니다. 다만 대출이 이뤄진 법인 과세연도 종료 후 한 해 이내에 상환하고, 그 상환이 연속적인 대여와 상환의 일부가 아닌 경우는 예외입니다. 대여금이 있는지는 회계 분개가 아니라 거래의 실질에 따라 달라집니다. 소득에서 제외되는 대여금이라도 이자가 거의 없거나 전혀 없으면 주주가 신고해야 할 수 있는 이자 혜택이 생길 수 있습니다. 대여금이 소득에 포함된 뒤 상환하면 상환한 해에 공제받을 수 있으며, 이 역시 연속적인 대여와 상환의 일부이면 예외입니다(CRA folio S3-F1-C1; Income Tax Act, 제15조(2)와 20(1)(j)항).

월별 점검은 간단합니다. 잔액, 잔액의 방향, 법인에 갚아야 하는 잔액을 정리해야 하는 기한을 확인하세요. 급여에는 급여 원천공제, 납부, T4 명세서가 필요합니다. 배당은 결의가 필요합니다. 캐나다 거주 주주에게 지급한 과세 배당은 일반적으로 T5 명세서로 보고하며, 기한은 배당 연도 다음 해 2월 말일입니다. 자본 배당과 비거주자에 대한 지급은 규정이 다르므로 지급하기 전에 보고와 원천징수를 확인하세요. 주주 대여금 계정과 장부에 배당 기록하기를 참고하세요.

매달 어떤 보고서를 받아야 하나요?

매달 일곱 가지 보고서를 요청하세요. 대사 내역, 손익계산서, 재무상태표, GST/HST 요약, 납부 증빙이 있는 급여 요약, 주주 계정 목록, 미수 고객과 미지급 공급업체 목록입니다. CRA의 기록 규정은 월별 보고서 묶음을 정하지 않으므로, 제공자와 합의한 대로 받으면 됩니다. 해당하지 않는 항목은 빼세요.

매달 보고서 묶음이 도착하는 날짜를 합의하고, 늦거나 불완전할 때는 기록해 두세요.

회계사에게서 매년 무엇을 받아야 하고, T2 신고서의 기한은 언제인가요?

회계사는 그해 장부를 결산 재무제표와 T2 신고서로 만들고 세금을 계산합니다. 법인은 납부할 세금이 없어도 등록 자선단체 같은 몇몇 예외를 제외하고 모든 과세연도에 T2 신고서를 제출합니다. 세금 잔액은 신고서보다 먼저 납부해야 합니다(CRA T2 안내서). 캐나다 지배 민간 법인(CCPC)을 포함한 대부분의 법인은 T2 신고서를 전자 방식으로 제출해야 하며, CRA가 예외를 안내합니다.

T2 신고서를 늦게 제출하면 제출 기한까지 내지 않은 세금의 5%에 더해, 늦은 달이 꽉 찰 때마다 그 세금의 1%가 최대 12개월까지 가산세로 붙습니다. CRA가 신고서 제출을 요구했고 직전 3년 중 어느 해에든 지연 제출 가산세를 부과한 경우에는 더 큰 가산세가 적용됩니다(CRA T2 안내서).

결산을 누가 마무리하고 재무제표를 누가 준비하는지는 제공자마다 다릅니다. 서면으로 확인하세요. T2 신고서 이전 단계는 결산 점검표에, 재무제표는 법인 결산 재무제표에 있습니다.

장부 담당자와 회계사는 서로에게 무엇을 넘겨야 하나요?

장부 담당자는 대사를 마친 장부를 넘기고, 회계사는 결산 조정 분개를 돌려줘서 내년 기초 잔액이 올해 마감 잔액과 일치하게 합니다. CRA는 역할 분담을 정하지 않으므로 이는 합의해야 할 점검표입니다.

다음 업무를 누가 하는지, 그리고 각 제출 확인서를 누가 사본으로 받는지 서면으로 확인하세요.

• GST/HST 신고서를 누가 준비하고 제출하는가.
• 급여를 누가 계산하고 납부하는가.
• T4 명세서와 T5 명세서를 누가 발행하는가.
• 분납액을 누가 계산하고 납부하는가.
• CRA 서신에 누가 답하는가.
• CRA 계정 접근 권한을 누가 가지고 있는가.

CRA에서 제출 완료로 보는 것과 납부할 금액은 어떻게 확인하나요?

My Business Account에 로그인해 프로그램 계정을 하나씩 확인하세요. 파트너, 이사, 임원을 포함한 사업주가 사용할 수 있고, 권한을 받은 대리인은 Represent a Client를 통해 같은 서비스에 접근합니다(CRA). 아래 단계는 CRA가 관리하는 항목을 다룹니다. Revenu Québec이 관리하는 GST/HST는 CRA가 Revenu Québec 사이트로 안내하며, 퀘벡 주의 급여 원천공제와 퀘벡 주·앨버타 주의 법인세도 CRA가 관리하지 않습니다(주별 섹션 참고).

출처: CRA, My Business Account 서비스. 메뉴 이름은 바뀔 수 있으므로 본인 계정에서 확인하세요.

CRA 잔액마다 장부의 해당 계정과 비교하세요. 급여 잔액이 없다고 해서 그달 납부가 되었다는 뜻은 아닙니다. CRA 계정에서 납부 내역 자체를 찾아 급여 대장과 맞춰 보세요. 잔액이 다르면 GST/HST 미지급금과 CRA 잔액 대사를 참고하세요. 1년에 한 번이 아니라 기한이 지날 때마다 확인하세요.

사업체는 My Business Account에서 장부 담당자나 회계사를 대리인으로 지정할 수 있습니다(CRA). 레벨 1은 정보 열람만 허용하고, 레벨 2는 일부 계정 변경도 허용합니다(CRA).

무언가 빠졌을 수 있다는 신호는 무엇인가요?

제출, 납부, 기록이 빠졌을 수 있음을 보여 주는 신호는 일곱 가지입니다. 각각 뒤에 규정과 비용이 있습니다.

• 대사가 없거나, 보고서가 은행 기록과 맞지 않습니다. 신고서가 확인되지 않은 숫자에 의존하고 있을 수 있습니다.
• 제출할 것으로 예상한 GST/HST 신고서가 기한이 지났는데도 CRA의 제출 목록에 없거나, 매출이 있는 기간에 무실적 신고서가 제출되었습니다. 위의 가산세를 참고하세요.
• 급여에서 공제했는데 CRA에 납부한 내역이 없습니다. 고용주는 공제한 금액을 연방 정부인 Receiver General을 위해 신탁으로 보유합니다(CRA). 이사는 납부하지 않은 공제액과 순 GST/HST에 대해 법인과 함께 개인 책임을 질 수 있으며, 한도와 상당한 주의 항변(due diligence defence)이 적용됩니다. 전직 이사에 대한 청구는 그 사람이 이사 직을 마지막으로 그만둔 뒤 2년 이내에 시작해야 합니다(Income Tax Act, 제227.1조; Excise Tax Act, 제323조).
• 소유주가 법인에 갚아야 하는 주주 계정이 계속 늘어나고 있거나, 구분 표시가 없는 이동이 있습니다.
• 임금을 지급했다면 T4 명세서, 캐나다 거주자에게 과세 배당을 지급했다면 T5 명세서를 2월 마지막 날까지 제출하지 않았습니다. 그날이 주말이나 CRA가 인정하는 공휴일이면 기한이 다음 영업일로 넘어갑니다.
• 기록이 다른 사람의 로그인이나 이메일에만 있습니다. CRA는 기록 제출을 요구할 수 있으며, 법인은 기록이 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 동안(늦게 제출한 신고서는 제출일부터 6년), CRA가 서면으로 달리 허가하지 않는 한 캐나다 내 사업장이나 거주지에 보관해야 합니다(CRA). 주주 명부와 재산 기록은 더 오래 보관해야 할 수 있고, 이의 신청이나 항소가 있으면 기간이 연장됩니다. 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.
• 기한이 지났는데 제출 확인이 없거나, 질문에 답이 없습니다. 제출을 놓치거나 연락이 끊긴 회계사를 참고하세요.

주에 따라 달라지나요?

위의 연방 기한은 캐나다 전역에 적용되며, 다음과 같은 차이가 있습니다.

• 퀘벡 주. 퀘벡 주의 GST/HST는 일반적으로 Revenu Québec이 관리합니다(CRA). 퀘벡 주 고용주는 퀘벡 연금제도(QPP), 퀘벡 부모보험제도(QPIP), 퀘벡 주 소득세 공제액을 Revenu Québec에, 연방 금액을 CRA에 납부합니다(CRA). 퀘벡 주 기한은 Revenu Québec에 확인하세요.
• 퀘벡 주와 앨버타 주의 법인. CRA는 퀘벡 주와 앨버타 주를 제외한 모든 곳의 주 법인세를 관리합니다(CRA). 회계사가 어느 주 신고서를 제출하는지 물어보세요.
• HST 적용 주. 뉴브런즈윅 주, 뉴펀들랜드 래브라도 주, 노바스코샤 주, 온타리오 주, 프린스에드워드아일랜드 주는 하나의 GST/HST 신고서를 사용하므로, 온타리오 주 법인은 별도의 판매세 신고서가 없습니다(CRA).
• 브리티시컬럼비아 주, 매니토바 주, 서스캐처원 주. 각 주는 GST/HST와 별도로 자체 주 판매세(PST)를 부과하며, CRA는 이에 대해 해당 주의 웹사이트로 안내합니다(CRA). 그 신고서를 누가 제출하는지 물어보세요. 주 판매세를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며, 모든 금액은 캐나다 달러입니다.

HST를 분기별로 신고하는 온타리오 주의 컨설팅 법인

소유주 한 명이 1년에 C$150,000을 청구하고 HST를 분기별로 신고하기로 했습니다. 장부 담당자는 매달 은행·카드 계정을 대사하고 HST를 합산합니다. 분기가 3월 31일에 끝나므로 신고서와 납부 금액은 4월 30일까지입니다. 소유주는 5월 1일에 CRA 계정을 열어 신고서가 제출 완료로 표시되는지 확인합니다. 연말에 장부 담당자는 대사를 마친 장부를 회계사에게 넘겨 T2 신고서를 준비하게 합니다.

직원이 세 명인 앨버타 주의 법인

공제액과 법인 부담분 CPP, EI가 매달 합쳐 C$4,000이며, 위 표의 일반 범위에 해당합니다. 일반 납부자의 3월 급여는 4월 15일이 기한입니다. 장부 담당자는 월별 보고서 묶음과 함께 납부 확인서를 보냅니다. 소유주는 C$4,000 납부가 CRA 급여 계정의 올바른 기간에 나타나는지 확인하고 급여 대장과 맞춰 봅니다.

12월에 결산하는 법인과 C$30,000 인출

캐나다 거주자인 주주 소유주가 1년차 3월에 서류 없이 C$30,000을 인출했고, 고용 관련 대여 예외는 적용되지 않습니다. 4월 월별 검토에서 이를 발견하고 급여, 배당, 비용 상환, 대여금 중 무엇인지 묻습니다. 대여금이라면 주주 계정에 남습니다. 과세연도가 1년차 12월 31일에 끝나므로, CRA의 한 해 규정에 따라 2년차 12월 31일까지 상환하면 소득에서 제외될 수 있습니다. 다만 연속적인 대여와 상환의 일부인 경우는 예외입니다. 제때 상환하지 않았고 다른 예외도 없다면 C$30,000은 소유주의 1년차 소득에 포함됩니다. 이를 빼고 제출한 1년차 신고서는 수정해야 하고 이자가 붙을 수 있습니다. 대여금인지는 사실관계에 따라 달라집니다. 급여나 배당으로 의도했다면 대신 급여 처리나 T5 단계가 필요합니다.

상황이 다르다면?

• 장부 관리에 비용을 내고 있지만 어떤 업무가 끝났는지 알 수 없거나, 납부, GST/HST 신고서, T2 신고서가 이미 늦어졌습니다. 위의 CRA 계정 확인부터 시작하고, CRA 잔액, 은행 명세서, 마지막 T2 신고서를 장부 관리 지원에 가져오세요. 어떤 제출이 끝났는지, 각 업무를 누가 맡는지, 결산 전에 무엇을 고쳐야 하는지는 그 기록에 달려 있습니다.
• 장부가 몇 달 밀렸습니다. 밀린 장부 정리와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 방금 법인을 설립했고 아직 장부 담당자가 없습니다. 신규 CCPC의 장부와 법인 설립 후 할 일을 참고하세요.
• 급여 원천공제 납부를 놓쳤습니다. 급여 원천공제 납부 지연을 참고하세요.
• GST/HST 신고서가 늦었습니다. GST/HST 지연 제출 가산세를 참고하세요.
• 회계사가 제출을 놓치고 답이 없습니다. 제출을 놓치거나 연락이 끊긴 회계사를 참고하고, 이어서 회계사 교체를 참고하세요.
• 장부 담당자, 회계사, CPA 중 누가 필요한지 확실하지 않습니다. 장부 담당자, 회계사, CPA 비교를 참고하세요.
• 소유주와 법인 사이에 자금이 자주 오갑니다. 주주 대여금 계정이 가장 먼저 대사할 잔액입니다.
• 법인이 아닌 개인사업자입니다. 이 페이지는 해당하지 않습니다. 개인사업자가 회계사에게 줄 자료를 참고하세요.
• 법인의 지배권이 바뀌었거나 CCPC에 해당하지 않게 되었습니다. 그 시점에 과세연도가 끝난 것으로 간주되어 T2 기한이 달라집니다(Income Tax Act, 제249조). 지배권 취득에 따른 간주 결산을 참고하세요.
• 소유주가 해외에 살거나, 배당이 비거주자에게 가거나, 소득이 두 나라에서 나옵니다. 캐나다 법인의 비거주자 소유주와 국경 간 세무 지원을 참고하세요.