Yeniden Faturalanan Giderlerde GST/HST: Reklam, Seyahat, Harcırah

GST/HST'yi faturanın tamamı üzerinden mi alırım, yoksa yalnızca ücretim üzerinden mi?

GST/HST için kayıtlıysanız veya kayıt yaptırmanız gerekiyorsa genellikle faturanın tamamı üzerinden alırsınız. GST/HST, müşterinin hizmetiniz için ödediği fiyatın tamamına uygulanır (Excise Tax Act 165. madde) ve işi yapmak için satın aldığınız maliyet bu fiyatın parçasıdır. İstisna gerçek bir aktarma kalemidir: müşterinin acentesi olarak, müşterinin aldığı bir şey için üçüncü tarafa ödediğiniz tutar. Kayıtlı olmayan bir küçük tedarikçi faturanın hiçbir kısmına GST/HST eklemez; bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır.

Test, alımın kim için yapıldığıdır (CRA Info Sheet GI-012). CRA'nın cepten yapılan giderler hakkındaki bilgi sayfası da aynı görüştedir: müşterinin acentesi olarak satın almadığınız bir maliyet, hizmetiniz için ek bedeldir ve aynı oranda vergilendirilir (GI-197).

Fiyatın tamamına uygulanan oran, hizmetinizin sunulduğu yerin oranıdır; örneğin Ontario'da %13 HST (CRA). Diğer eyaletler için bkz. eyaletlere göre GST/HST, PST ve QST alma. Hizmetiniz kendisi sıfır oranlıysa, yani vergi oranı sıfırsa (165(3) bendi), fiyatın hiçbir kısmına GST/HST eklenmez; bkz. ABD'li müşterilerden GST/HST alma.

Reklam harcaması veya ajans işi faturaladığınızda, yeniden faturaladığınız bazı maliyetlere vergi uygulayıp bazılarına uygulamadığınızda ya da müşteri bir satırdaki vergiyi sorguladığında durum basit olmaktan çıkar. Fiyatınızın parçası olan bir maliyette almanız gereken vergiyi (Excise Tax Act 221(1) bendi) faturaya eklemezseniz, onu siz ödemek zorunda kalabilirsiniz; bkz. kayıtlı ama GST/HST almadı. Şunları toplayın: müşteri sözleşmesi, üçüncü taraf faturaları ve bunların kimi adlandırdığı, satıcıyla hesabın kimde olduğu ve faturanın kime kesildiği.

GST/HST bakımından masraf aktarımı (disbursement) sayılan nedir?

Bir tutar, yalnızca kendiniz için satın almadığınız mal veya hizmetler için müşteri adına üçüncü bir tarafa ödediyseniz aktarma kalemi sayılır. Günlük dilde buna disbursement denir; CRA buna acenteye ödenen masraf iadesi der (GI-012).

Müşterinin acentesi olabilmeniz için üç şey doğru olmalıdır:

• Rıza: siz ve müşteri, müşteri adına hareket ettiğiniz konusunda anlaşırsınız. CRA bunu bir etiketten veya sözleşme eksikliğinden değil, ikinizin davranışından okur.
• Yetki: müşterinin hukuki durumunu etkileyebilirsiniz; örneğin müşteriyi alıma bağlayabilirsiniz.
• Kontrol: müşteri yaptıklarınızı yönlendirir.

CRA ayrıca acenteliğe işaret eden göstergeleri de sayar:

Bunun tersi acenteliğin aksine işaret eder. Mal veya hizmeti kendiniz kullanıyorsanız bu genellikle onları acente olarak satın almadığınıza işaret eder. Bunlar gösterge olup kontrol listesi değildir; bu nedenle cevap tüm olgulara bağlıdır.

CRA'nın bilgi sayfaları seyahat, otel ve günlük harcırah yemeklerini adlandırır ama reklam harcamasını adlandırmaz; bu nedenle reklam harcaması cevapları acente testini uygular ve “genellikle” der.

Bir müşteri için ödediğim reklam harcaması aktarma kalemi mi?

Genellikle yalnızca reklamları müşterinin acentesi olarak satın alıyorsanız. Reklamları kendiniz için satın alıp yönetilen hizmete dahil ediyorsanız fiyatınızın parçası olurlar. Bu satırlar CRA'nın göstergelerinin bir okumasıdır (GI-012), CRA listesi değildir ve tek bir satır sonucu belirlemez:

Yalnızca satıcıya fiilen ödediğiniz tutar masraf iadesi olabilir. Ödediğinizden fazlasını faturalamak acenteliğin aksine işaret eder; çünkü CRA, maliyetin üzerinde satış yaparak gelir elde edip etmediğinizi sorar ve bu yüzden yalnızca kâr payı değil kalemin tamamı fiyatınızın parçası olabilir (GI-012).

Satıcı reklamlar için GST/HST aldıysa ve gerçek bir acenteyseniz müşterinin size geri ödemesi bu vergiyi içerir. Daha fazla vergi eklemezsiniz ve kredi talep etmezsiniz; CRA'ya göre kredi hakkı asıl taraftadır. Platformun aldığı vergi ve platforma verilecek numara için bkz. reklam platformlarından alınan reklamlarda GST/HST.

Seyahat, konaklama ve diğer yan giderleri yeniden faturaladığımda vergi eklemem gerekir mi?

Genellikle evet. İşi yapabilmek için yaptığınız uçuş, otel, araç kiralama, otopark, taksi ve benzeri maliyetler kendi kullanımınız içindir; bu nedenle fiyatınızın parçasıdır ve hizmetinizin oranında vergi taşır. CRA'nın cepten yapılan giderler sayfası bunları genellikle acente olarak yapılmayan tipik maliyetler arasında sayar (GI-197).

Bir maliyet size tam girdi vergisi kredisi veriyorsa, onu üzerinde ödediğiniz GST/HST olmadan faturalayın. Geri alamadığınız vergiyi, örneğin eyalet satış vergisini, önce tutara ekleyebilirsiniz (GI-197). Hızlı Yöntem'i (Quick Method) kullanıyorsanız genellikle işletme maliyetlerinde, yeniden faturalananlarda bile, kredi talep edemezsiniz (RC4058); bkz. GST/HST Hızlı Yöntemi.

Müşterinin kendi çalışanları için, onların adına ve onların yetkisiyle aldığınız bir bilet veya oda aktarma kalemi olabilir. Üzerinde acente testini uygulayın.

Bazı seyahat maliyetleri yalnızca kısmi kredi verir veya hiç vermez; bkz. girdi vergisi kredisi olmayan veya kısmi olan giderler.

Müşteriye yüklediğim yemekler ve sabit tutarlı günlük harcırah vergiye tabi mi?

Genellikle evet. Bir müşteriye yüklediğiniz yemek maliyeti veya günlük harcırah fiyatınızın parçasıdır ve hizmetinizin oranında vergilendirilir. CRA, yemek gibi günlük harcırah tutarlarını genellikle acente olarak yapılmayan tipik cepten giderler arasında sayar (GI-197). Günlük harcırah, müşteri adına üçüncü bir tarafa ödediğiniz bir tutar değil, sizin yüklediğiniz sabit bir tutardır; bu nedenle masraf iadesi değildir.

CRA'nın ödenekler hakkındaki memorandumu çalışanlara, ortaklara ve gönüllülere ödenen ödenekleri kapsar; serbest çalışan yüklenici gibi başkaları için ödenek, vergiye tabi bir tedarikin bedeli olabilir (Memorandum 9-3). Kendi çalışanlarınıza veya ortaklarınıza günlük harcırah ödüyorsanız o ödenek için kredi talep edebilirsiniz ve aşağıdaki yemek sınırı geçerli olabilir (aynı memorandum; Excise Tax Act 236. madde). Yüklediğiniz günlük harcırah kendi başına bir alım değildir; bu yüzden onu alıp tutan yüklenicinin üzerinde kredisi yoktur. Diğer durumlarda krediler, satın aldığınız yemeklerin makbuzlarından gelir.

Bir maliyeti kendi satırında “masraf iadesi” olarak listelemek vergiyi değiştirir mi?

Hayır. Kendi kullanımınız için satın aldığınız maliyet, faturada “masraf iadesi” etiketli ayrı bir satırda gösterilse bile hizmetiniz için ödemenin parçası olmaya devam eder; CRA'nın kendi örneği bir acentenin otel konaklamasıdır (GI-012). Vergiyi etiket değil, alımın kim için yapıldığı belirler.

CRA'nın masraf iadesi memorandumu müşteri faturalamasını değil, çalışanları, ortakları ve gönüllüleri kapsar; iki şirket arasındaki ödemeler masraf iadesi değil, tedarikin bedelidir (Memorandum 9-4).

Ayrı bir satır, gerçek bir aktarma kalemini göstermenin hâlâ doğru yoludur. Yalnızca bir aktarma kalemi oluşturmaz.

Yeniden faturaladığım maliyetlerde girdi vergisi kredisi talep edebilir miyim ve yemek sınırı nedir?

Fiyatınızın parçası olan maliyetlerde, olağan koşullar sağlanıyorsa ve Hızlı Yöntem'de değilseniz genellikle evet; gerçek aktarma kalemlerinde hayır, bunları talep edebilecek olan müşteridir. Sizin olan bir maliyette ödediğiniz GST/HST'yi zamanında talep edin. Çoğu mükellef için kredi, ilgili olduğu dönemin sona ermesinden sonra dört yıl içinde biten son beyan dönemi için son tarihe kadar verilen bir beyannamede yer almalıdır (Excise Tax Act 225(4) bendi; Guide RC4022). Krediyi destekleyen bir fatura saklayın. Bkz. makbuzda neler görünmelidir.

Yiyecek, içecek ve eğlencede ödediğiniz GST/HST'nin genellikle yalnızca %50 kadarını talep edebilirsiniz; çünkü bunlar için gelir vergisi indirimi de yarıyla sınırlıdır (Excise Tax Act 236. madde; Memorandum 8-2).

Müşteri tutarı geri öderse, tutar makulse ve bunu müşteriye yazılı olarak yiyecek, içecek veya eğlence gideri olarak bildirirseniz yarım sınır sizin için geçerli olmaz (Income Tax Act 67.1(2) bendi; GI-197). Makul bir tutarla kendi fatura satırında yeniden faturaladığınız müşteri yemeği bu testi karşılayabilir. Belirtilmeden ücretinize katılan yemek karşılamaz. İstisnaya güvenmeden önce olgularınızı doğrulayın.

Sınır bu durumda müşteriye geçer: belirtilmiş bir yemek faturalanan kayıtlı müşteri, genellikle onun kredisinin %50 kadarını geri öder (GI-197). Bir şirketin yarım sınırı nasıl takip ettiği için bkz. şirket defterlerinde yemek ve eğlence.

Müşterinin acentesi olarak hareket ettiğimi hangi kanıt gösterir?

Rıza, yetki ve kontrolü ve tutarın sizin değil müşterinin olduğunu gösteren kayıtları saklayın:

• Alımdan önce yürürlükte olan, adlandırılmış maliyet türleri için müşterinin acentesi olarak satın aldığınızı belirten yazılı şartlar.
• Müşterinin bütçe veya alım onayları.
• Satıcının faturaları ve makbuzları, bunların alıcı olarak kimi adlandırdığı, satıcıyla hesabın kimde olduğu ve faturanın kime kesildiği ve ödemekle kimin yükümlü olduğu.
• Müşterinin parasının sizinkinden ayrı tutulduğunu gösteren banka kayıtları ve tutarların kendi gelir ve giderlerinizin dışında olduğunu gösteren defterler.

Bunları, ilgili oldukları yılın sonundan itibaren 6 yıl saklayın (Guide RC4022). Fatura çıkmadan önce toplamak en kolayıdır.

Gerçek bir aktarma kalemini faturada ve defterlerde nasıl gösteririm?

Ücreti ve aktarma kalemini ayrı satırlar olarak gösterin ve aktarma kalemini kendi gelir ve giderlerinizin dışında tutun.

1. Satın almadan önce acente koşullarını doğrulayın.
2. Faturada ücretinizi, hizmetinizin oranındaki GST/HST ile faturalayın.
3. Altına, müşteri için ödenen tutar için tam maliyetiyle, satıcıyı adlandıran ve faturasını ekleyen bir satır ekleyin. Kendi vergi eklemeyin. Satıcı vergi aldıysa ödediğiniz tutar zaten onu içerir. Müşteri kayıtlıysa onun kredisini talep edebilir.
4. Defterlerde ödemeyi gider olarak değil, müşterinin size borcu olarak kaydedin. Müşterinin geri ödemesini, geliri değil, bu borcun kapanması olarak kaydedin.
5. GST/HST beyannamesinde yalnızca ücretinizi satış olarak bildirin ve aktarma kaleminde kredi talep etmeyin.

CRA, bu tutarların sizin gelir ve giderlerinizin dışında tutulmasını ve paranın sizinkinden ayrı olmasını acenteliğe uygun sayar (GI-012). Sizin olan maliyetler ters yöne gider: bunları ayrı bir satırda gösterin veya ücretinize katın, her iki durumda toplam üzerinden GST/HST uygulayın, gider olarak kaydedin ve ödediklerinizde muhasebe yönteminizin izin verdiği kredileri talep edin.

Olgular belirsizse kimden karar alabilirim?

Genellikle bir CRA GST/HST Rulings Centre'dan. CRA, bir kişinin acente olarak hareket edip etmediği belirsizse karar veya yorum isteyebileceğinizi söyler (GI-012). Québec'teki işletmeler genellikle orada GST/HST'yi yöneten Revenu Québec'e başvurur (Memorandum 1-4).

Karar, belirttiğiniz olgulara ilişkin yazılı bir görüştür ve CRA, sınırlar içinde kendini bununla bağlı sayar. Yorum genel bir durumu kapsar ve CRA bununla bağlı olmadığını söyler (aynı memorandum).

Reklam harcaması cevapları acente testini uygular ve CRA'nın sizin olgularınız hakkındaki görüşü farklı olabilir. Önce olguları yazın: sözleşme, hesabın kimde olduğu, faturanın kime kesildiği ve faturanın ne gösterdiği.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır, Kanada dolarıyla verilmiştir ve Ontario'da %13 HST uygular. Hızlı Yöntem'i değil, olağan muhasebe yöntemini varsayarlar.

İş için ayarlanan seyahat

Ontario'daki bir danışman, bir müşteri işi için C$3.000 tutarında uçuş ve otel satın alır (üzerinde ödenen HST öncesi) ve bunları C$7.000 ücretle birlikte faturalar. C$10.000'ın tamamı hizmetin fiyatıdır; bu nedenle HST C$1.300'dür ve müşteri C$11.300 öder. Danışman, olağan koşullara tabi olarak seyahatte ödenen GST/HST için kredi talep eder.

Müşterinin acentesi olarak veya olmayarak reklam harcaması

Platformun iki senaryoda da GST/HST almadığını varsayın. Bir ajans, yazılı bir sözleşme uyarınca müşterinin acentesi olarak bir reklam platformuna C$10.000 öder, ardından C$2.000 ücret faturalar. Acente koşulları karşılanıyorsa yalnızca ücret HST taşır: C$260. Müşteri C$12.260 öder ve ajans C$10.000 için kredi talep etmez.

Ajans reklamları kendisi için satın aldıysa HST C$12.000'a uygulanır: C$1.560. Fark C$1.300'dür.

Sabit günlük harcırah

Bir yüklenici, 20 gün boyunca günlük C$75'lik sabit yemek harcırahı ekler: C$1.500. Bu yüklenicinin fiyatının parçasıdır; bu nedenle HST C$195'tir. Yüklenici başka kimseye günlük harcırah ödemez, dolayısıyla üzerinde kredi yoktur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Reklam harcaması, seyahat veya yemekleri yeniden faturalıyorsunuz ve faturalarınız bunlara farklı davranıyor ya da bir müşteri vergiyi sorguladı: hangi maliyetlerin gerçek aktarma kalemi olduğu, fatura şablonunuzun neyi göstermesi gerektiği ve verilmiş beyannamelerin düzeltilmesi gerekip gerekmediği sözleşmelerinize ve faturalarınıza bağlıdır. Olağan yeniden tarhiyat süresi, son tarihin ve verilme tarihinin geç olanından itibaren 4 yıl sürer. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Bir platform reklamlar için sizden GST/HST aldı: bkz. reklam platformlarından alınan reklamlarda GST/HST.
• Bazı maliyetleriniz kredinin yalnızca bir kısmını veriyor: bkz. girdi vergisi kredisi olmayan veya kısmi olan giderler.
• Müşteri ABD'de: bkz. ABD'li müşterilerden GST/HST alma.
• İş masraflarını kişisel kartla ödediniz: bkz. şahsen ödenen iş giderleri.
• Bir fatura yanlış vergiyle çıktı: bkz. yanlış GST/HST oranı alındı.
• Müşteri depozito ödedi veya henüz ödemedi: bkz. depozito ve ödenmemiş faturalarda GST/HST.
• Kredileri talep etmeniz veya beyannameyi vermeniz gerekiyor: bkz. GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri.