GST/HST auf weiterberechnete Kosten, Werbung, Tagespauschalen

Berechne ich GST/HST auf die ganze Rechnung oder nur auf mein Honorar?

Wenn Sie für die GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) registriert oder dazu verpflichtet sind, in der Regel auf die ganze Rechnung. Die GST/HST gilt für den vollen Preis, den der Kunde für Ihre Leistung zahlt (Excise Tax Act s. 165), und ein Aufwand, den Sie für den Auftrag eingekauft haben, ist Teil dieses Preises. Die Ausnahme ist ein echter durchlaufender Posten: ein Betrag, den Sie als Vertreter des Kunden an einen Dritten gezahlt haben, für etwas, das der Kunde erhält. Ein nicht registrierter Kleinunternehmer (Small Supplier) berechnet auf keinen Teil der Rechnung GST/HST; siehe wann die Registrierung für GST/HST nötig ist.

Entscheidend ist, für wen der Einkauf erfolgt (CRA Info Sheet GI-012). Das Merkblatt der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) zu Auslagen sieht das genauso: Ein Aufwand, den Sie nicht als Vertreter des Kunden eingekauft haben, ist zusätzliches Entgelt für Ihre Leistung und wird mit demselben Satz besteuert (GI-197).

Der Satz auf den gesamten Preis ist der Satz für den Ort, an dem Ihre Leistung erbracht wird, zum Beispiel 13 % HST in Ontario (CRA); für andere Provinzen siehe GST/HST, PST und QST nach Provinz berechnen. Ist Ihre Leistung selbst nullbesteuert, ihr Steuersatz also null (s. 165(3)), wird auf keinen Teil des Preises GST/HST aufgeschlagen; siehe GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen.

Fälle sind nicht mehr einfach, wenn Sie Werbeausgaben oder Agenturarbeit abrechnen, manche weiterberechnete Kosten besteuert haben und andere nicht oder ein Kunde die Steuer auf einer Zeile hinterfragt hat. Steuer, die Sie auf einen Aufwand als Teil Ihres Preises hätten erheben müssen (Excise Tax Act s. 221(1)), müssen möglicherweise Sie selbst zahlen, wenn Sie sie weggelassen haben; siehe registriert, aber keine GST/HST berechnet. Halten Sie bereit: den Kundenvertrag, die Rechnungen Dritter und wen sie nennen, wer das Konto beim Verkäufer führt und wem Rechnung gestellt wird.

Was gilt für die GST/HST als durchlaufender Posten (Disbursement)?

Ein Betrag gilt nur dann als durchlaufender Posten, wenn Sie im Namen des Kunden einen Dritten für Waren oder Dienstleistungen bezahlt haben, die Sie nicht für sich selbst eingekauft haben. Im Alltag heißt das Disbursement; die CRA nennt es eine an einen Vertreter gezahlte Kostenerstattung (GI-012).

Um Vertreter des Kunden zu sein, müssen drei Dinge zutreffen:

• Einverständnis: Sie und der Kunde sind sich einig, dass Sie für den Kunden handeln. Die CRA liest das aus dem Verhalten beider, nicht aus einer Bezeichnung oder dem Fehlen eines Vertrags.
• Vollmacht: Sie können die Rechtsstellung des Kunden beeinflussen, etwa den Kunden an den Kauf binden.
• Kontrolle: Der Kunde bestimmt, was Sie tun.

Die CRA nennt außerdem Indizien, die für eine Vertretung sprechen:

Das Gegenteil spricht dagegen. Nutzen Sie die Waren oder Dienstleistungen selbst, deutet das in der Regel darauf hin, dass Sie sie nicht als Vertreter eingekauft haben. Das sind Indizien, keine Checkliste; die Antwort hängt von allen Tatsachen ab.

Die Merkblätter der CRA nennen Reisen, Hotels und Tagespauschalen für Mahlzeiten, aber keine Werbeausgaben; die Antworten zu Werbeausgaben wenden daher den Vertretertest an und sagen „in der Regel“.

Sind Werbeausgaben, die ich für einen Kunden zahle, ein durchlaufender Posten?

In der Regel nur, wenn Sie die Werbung als Vertreter des Kunden einkaufen. Kaufen Sie sie für sich selbst und bündeln sie in einer verwalteten Dienstleistung, sind sie Teil Ihres Preises. Diese Zeilen sind eine Lesart der Indizien der CRA (GI-012), keine Liste der CRA, und keine einzelne Zeile entscheidet:

Nur der Betrag, den Sie tatsächlich an den Verkäufer gezahlt haben, kann eine Kostenerstattung sein. Berechnen Sie mehr, als Sie gezahlt haben, spricht das gegen eine Vertretung, weil die CRA fragt, ob Sie Einnahmen erzielen, indem Sie über den Kosten verkaufen; dann kann der gesamte Posten Teil Ihres Preises sein, nicht nur der Aufschlag (GI-012).

Hat der Verkäufer auf die Werbung GST/HST berechnet und sind Sie ein echter Vertreter, enthält die Rückzahlung des Kunden diese Steuer. Sie schlagen keine weitere Steuer auf und machen keinen Vorsteuerabzug geltend; laut CRA hat der Auftraggeber (Principal) den Anspruch auf einen etwaigen Vorsteuerabzug. Zur Steuer, die eine Plattform berechnet, und zur Nummer, die Sie ihr angeben, siehe GST/HST auf Werbung von Werbeplattformen.

Schlage ich Steuer auf, wenn ich Reisen, Unterkunft und andere Nebenkosten weiterberechne?

In der Regel ja. Flüge, Hotels, Mietwagen, Parkgebühren, Taxis und ähnliche Kosten, die Sie haben, um den Auftrag auszuführen, dienen Ihrem eigenen Gebrauch, sind also Teil Ihres Preises und tragen Steuer zum Satz Ihrer Leistung. Das Merkblatt der CRA zu Auslagen führt sie als typische Kosten auf, die in der Regel nicht als Vertreter anfallen (GI-197).

Gibt ein Aufwand Ihnen den vollen Vorsteuerabzug, berechnen Sie ihn ohne die darauf gezahlte GST/HST. Steuer, die Sie nicht zurückholen können, etwa Provinzumsatzsteuer, dürfen Sie dem Betrag vorher hinzufügen (GI-197). Wenden Sie die Quick Method an, können Sie auf Betriebskosten in der Regel keinen Vorsteuerabzug geltend machen, auch nicht auf weiterberechnete (RC4058); siehe die Quick Method der GST/HST.

Ein Ticket oder Zimmer, das Sie für die eigenen Leute des Kunden buchen, in deren Namen und mit deren Vollmacht, kann ein durchlaufender Posten sein. Wenden Sie darauf den Vertretertest an.

Manche Reisekosten geben nur einen teilweisen oder keinen Vorsteuerabzug; siehe Ausgaben ohne oder mit teilweisem Vorsteuerabzug.

Sind Mahlzeiten und eine pauschale Tagespauschale steuerpflichtig, wenn ich sie einem Kunden berechne?

In der Regel ja. Mahlzeitenkosten oder eine Tagespauschale, die Sie einem Kunden berechnen, sind Teil Ihres Preises und werden mit dem Satz Ihrer Leistung besteuert. Die CRA führt Tagespauschalen, etwa für Mahlzeiten, unter den typischen Auslagen auf, die in der Regel nicht als Vertreter anfallen (GI-197). Eine Tagespauschale ist ein festgelegter Betrag, den Sie berechnen, kein Betrag, den Sie im Namen des Kunden an einen Dritten gezahlt haben; sie ist daher keine Kostenerstattung.

Das Memorandum der CRA zu Pauschalen betrifft Pauschalen an Arbeitnehmer, Gesellschafter und Ehrenamtliche; für alle anderen, etwa einen selbstständigen Auftragnehmer, kann eine Pauschale ein Entgelt für eine steuerpflichtige Leistung sein (Memorandum 9-3). Zahlen Sie eigenen Arbeitnehmern oder Gesellschaftern eine Tagespauschale, können Sie auf diese Pauschale möglicherweise einen Vorsteuerabzug geltend machen, und die Mahlzeitengrenze unten kann gelten (dasselbe Memorandum; Excise Tax Act s. 236). Eine Tagespauschale, die Sie berechnen, ist selbst kein Einkauf, daher hat ein Auftragnehmer, der sie behält, darauf keinen Vorsteuerabzug. Ansonsten ergeben sich Vorsteuerabzüge aus Belegen für Mahlzeiten, die Sie eingekauft haben.

Ändert sich die Steuer, wenn ich einen Aufwand in einer eigenen Zeile als „Kostenerstattung“ aufführe?

Nein. Ein Aufwand, den Sie für den eigenen Gebrauch eingekauft haben, bleibt Teil der Zahlung für Ihre Leistung, auch wenn die Rechnung ihn in einer eigenen Zeile mit der Bezeichnung Kostenerstattung zeigt; das eigene Beispiel der CRA ist der Hotelaufenthalt eines Vertreters (GI-012). Für wen der Einkauf erfolgte, entscheidet über die Steuer, nicht die Bezeichnung.

Das Memorandum der CRA zu Kostenerstattungen betrifft Arbeitnehmer, Gesellschafter und Ehrenamtliche, nicht die Abrechnung gegenüber Kunden; Zahlungen zwischen zwei Unternehmen sind Entgelt für eine Leistung, keine Kostenerstattungen (Memorandum 9-4).

Eine eigene Zeile ist weiterhin der richtige Weg, einen echten durchlaufenden Posten auszuweisen. Sie schafft nur keinen.

Kann ich auf weiterberechnete Kosten Vorsteuerabzüge geltend machen, und wie lautet die Mahlzeitengrenze?

In der Regel ja bei Kosten, die Teil Ihres Preises sind, wenn die üblichen Voraussetzungen erfüllt sind und Sie nicht die Quick Method nutzen, und nein bei echten durchlaufenden Posten; dort kann nur der Kunde den Abzug geltend machen. Bei einem Aufwand, der Ihnen gehört, machen Sie die gezahlte GST/HST rechtzeitig geltend. Bei den meisten Registrierten muss ein Vorsteuerabzug in einer Erklärung stehen, die bis zum Fälligkeitstermin für den letzten Meldezeitraum eingereicht wird, der innerhalb von vier Jahre nach dem Ende des Zeitraums endet, auf den sich der Abzug bezieht (Excise Tax Act s. 225(4); Guide RC4022). Bewahren Sie eine Rechnung auf, die ihn belegt. Siehe was ein Beleg zeigen muss.

Bei Speisen, Getränken und Bewirtung können Sie in der Regel nur 50 % der gezahlten GST/HST geltend machen, weil auch der Abzug bei der Einkommensteuer auf die Hälfte begrenzt ist (Excise Tax Act s. 236; Memorandum 8-2).

Die Begrenzung auf die Hälfte gilt für Sie nicht, wenn der Kunde den Betrag erstattet, der Betrag angemessen ist und Sie ihn dem Kunden schriftlich als Aufwand für Speisen, Getränke oder Bewirtung kenntlich machen (Income Tax Act s. 67.1(2); GI-197). Eine Kundenmahlzeit, die Sie zu einem angemessenen Betrag in einer eigenen Rechnungszeile weiterberechnen, kann diesen Test erfüllen. Eine Mahlzeit, die ohne Kennzeichnung in Ihrem Honorar aufgeht, nicht. Prüfen Sie Ihre Tatsachen, bevor Sie sich auf die Ausnahme verlassen.

Die Begrenzung geht dann auf den Kunden über: Ein registrierter Kunde, dem eine gekennzeichnete Mahlzeit berechnet wird, muss in der Regel 50 % seines Vorsteuerabzugs darauf wieder abgeben (GI-197). Wie eine Kapitalgesellschaft die Begrenzung auf die Hälfte erfasst, siehe Mahlzeiten und Bewirtung in der Buchhaltung einer Kapitalgesellschaft.

Welcher Nachweis zeigt, dass ich als Vertreter des Kunden gehandelt habe?

Bewahren Sie Unterlagen auf, die Einverständnis, Vollmacht und Kontrolle belegen und zeigen, dass der Betrag dem Kunden gehörte, nicht Ihnen:

• Schriftliche Bedingungen, die vor dem Einkauf bestanden und besagen, dass Sie für bestimmte Arten von Kosten als Vertreter des Kunden einkaufen.
• Die Genehmigungen von Budgets oder Einkäufen durch den Kunden.
• Die Rechnungen und Belege des Verkäufers, wen sie als Käufer nennen, wer das Konto beim Verkäufer führt, wem berechnet wird und wer zur Zahlung verpflichtet ist.
• Bankunterlagen, die zeigen, dass das Geld des Kunden getrennt von Ihrem geführt wurde, und Bücher, die die Beträge außerhalb Ihrer eigenen Einnahmen und Ausgaben zeigen.

Bewahren Sie sie 6 Jahre ab dem Ende des Jahres auf, auf das sie sich beziehen (Guide RC4022). Am leichtesten stellen Sie sie zusammen, bevor die Rechnung rausgeht.

Wie weise ich einen echten durchlaufenden Posten auf der Rechnung und in der Buchhaltung aus?

Weisen Sie Honorar und durchlaufenden Posten in getrennten Zeilen aus und halten Sie den durchlaufenden Posten aus Ihren Einnahmen und Ausgaben heraus.

1. Prüfen Sie die Vertreterbedingungen, bevor Sie einkaufen.
2. Berechnen Sie auf der Rechnung Ihr Honorar mit GST/HST zum Satz für Ihre Leistung.
3. Fügen Sie darunter eine Zeile für den für den Kunden gezahlten Betrag zu genau den Kosten hinzu, mit dem Namen des Verkäufers und dessen beigelegter Rechnung. Schlagen Sie keine eigene Steuer auf. Hat der Verkäufer Steuer berechnet, enthält der gezahlte Betrag sie bereits. Der Kunde kann, falls registriert, den Vorsteuerabzug darauf geltend machen.
4. Erfassen Sie in der Buchhaltung die Zahlung als Geld, das der Kunde Ihnen schuldet, nicht als Aufwand. Erfassen Sie die Rückzahlung des Kunden als Ausgleich dieser Forderung, nicht als Ertrag.
5. Melden Sie in der GST/HST-Erklärung nur Ihr Honorar als Umsatz und machen Sie auf den durchlaufenden Posten keinen Vorsteuerabzug geltend.

Die CRA sieht es als mit einer Vertretung vereinbar an, wenn diese Beträge aus Ihren eigenen Einnahmen und Ausgaben herausgehalten und das Geld getrennt von Ihrem geführt wird (GI-012). Kosten, die Ihnen gehören, laufen umgekehrt: Weisen Sie sie in einer eigenen Zeile aus oder fassen Sie sie in Ihr Honorar, mit GST/HST auf die Summe in beiden Fällen, erfassen Sie sie als Aufwand und machen Sie die Vorsteuerabzüge geltend, die Ihre Buchführungsmethode auf das Gezahlte erlaubt.

Wer kann mir bei unklaren Tatsachen eine verbindliche Auskunft geben?

In der Regel ein GST/HST Rulings Centre der CRA. Die CRA sagt, dass Sie eine Auskunft (Ruling) oder Auslegung (Interpretation) beantragen können, wenn unklar ist, ob jemand als Vertreter handelt (GI-012). Unternehmen in Québec wenden sich in der Regel an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec), das dort die GST/HST verwaltet (Memorandum 1-4).

Eine Auskunft (Ruling) ist eine schriftliche Stellungnahme zu den von Ihnen angegebenen Tatsachen, an die sich die CRA im Rahmen von Grenzen gebunden sieht. Eine Auslegung (Interpretation) betrifft eine allgemeine Situation, und die CRA sagt, dass sie daran nicht gebunden ist (dasselbe Memorandum).

Die Antworten zu Werbeausgaben wenden den Vertretertest an, und die Sicht der CRA auf Ihre Tatsachen kann abweichen. Schreiben Sie die Tatsachen zuerst auf: den Vertrag, wer das Konto führt, wem Rechnung gestellt wird und was die Rechnung zeigt.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung, in kanadischen Dollar, mit 13 % HST in Ontario. Sie gehen von der regulären Buchführungsmethode aus, nicht von der Quick Method.

Für den Auftrag gebuchte Reisen

Ein Berater in Ontario kauft Flüge und ein Hotel für C$3.000 (vor der darauf gezahlten HST), um einen Kundenauftrag auszuführen, und berechnet sie zusammen mit einem Honorar von C$7.000. Die gesamten C$10.000 sind der Preis der Leistung, die HST beträgt also C$1.300, und der Kunde zahlt C$11.300. Der Berater macht Vorsteuerabzüge auf die für die Reise gezahlte GST/HST geltend, vorbehaltlich der üblichen Voraussetzungen.

Werbeausgaben als Vertreter des Kunden oder nicht

Angenommen, die Plattform berechnet in beiden Varianten keine GST/HST. Eine Agentur zahlt C$10.000 als Vertreter des Kunden aufgrund einer schriftlichen Vereinbarung an eine Werbeplattform und berechnet dann ein Honorar von C$2.000. Sind die Vertreterbedingungen erfüllt, trägt nur das Honorar HST: C$260. Der Kunde zahlt C$12.260, und die Agentur macht auf die C$10.000 keinen Vorsteuerabzug geltend.

Hat die Agentur die Werbung für sich selbst gekauft, fällt HST auf C$12.000 an: C$1.560. Der Unterschied beträgt C$1.300.

Eine feste Tagespauschale

Ein Auftragnehmer schlägt eine feste Mahlzeiten-Tagespauschale von C$75 pro Tag für 20 Tage auf: C$1.500. Sie ist Teil des Preises des Auftragnehmers, die HST beträgt also C$195. Der Auftragnehmer zahlt niemand anderem eine Tagespauschale, daher gibt es darauf keinen Vorsteuerabzug.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie berechnen Werbeausgaben, Reisen oder Mahlzeiten weiter, Ihre Rechnungen behandeln sie unterschiedlich, oder ein Kunde hat die Steuer hinterfragt: Welche Kosten echte durchlaufende Posten waren, was Ihre Rechnungsvorlage zeigen sollte und ob bereits eingereichte Erklärungen korrigiert werden müssen, hängt von Ihren Verträgen und Rechnungen ab. Das übliche Zeitfenster für eine Neufestsetzung beträgt 4 Jahre ab dem späteren von Fälligkeitstermin und Einreichungsdatum. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine Plattform hat Ihnen GST/HST auf Werbung berechnet: siehe GST/HST auf Werbung von Werbeplattformen.
• Manche Ihrer Kosten geben nur einen Teil des Vorsteuerabzugs: siehe Ausgaben ohne oder mit teilweisem Vorsteuerabzug.
• Der Kunde sitzt in den USA: siehe GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen.
• Sie haben Geschäftskosten mit einer privaten Karte bezahlt: siehe privat bezahlte Geschäftsausgaben.
• Eine Rechnung ist schon mit falscher Steuer raus: siehe falschen GST/HST-Satz berechnet.
• Der Kunde hat eine Anzahlung geleistet oder noch nicht bezahlt: siehe GST/HST auf Anzahlungen und unbezahlte Rechnungen.
• Sie müssen Vorsteuerabzüge geltend machen oder die Erklärung einreichen: siehe GST/HST und Vorsteuerabzüge einreichen.