GST/HST ao repassar anúncios, viagens, refeições e diárias

Cobro GST/HST sobre a fatura toda ou só sobre os meus honorários?

Se você é registrado no GST/HST, ou é obrigado a ser, geralmente sobre a fatura toda. O GST/HST incide sobre o preço total que o cliente paga pelo seu serviço (Excise Tax Act s. 165), e um custo que você comprou para fazer o trabalho faz parte desse preço. A exceção é o repasse puro: um valor que você pagou a um terceiro como agente do cliente, por algo que o cliente recebe. Um pequeno fornecedor não registrado não cobra GST/HST sobre nenhuma parte da fatura; veja quando se registrar para o GST/HST.

O teste é para quem é a compra (CRA Info Sheet GI-012). A folha da CRA sobre despesas pagas por conta do cliente concorda: um custo que você não comprou como agente do cliente é contrapartida adicional pelo seu serviço, tributada pela mesma alíquota (GI-197).

A alíquota sobre o preço todo é a do local onde seu serviço é fornecido, por exemplo 13% de HST em Ontário (CRA); para outras províncias, veja como cobrar GST/HST, PST e QST por província. Se o seu próprio serviço tem alíquota zero (s. 165(3)), nenhum GST/HST é somado a qualquer parte do preço; veja cobrar GST/HST de clientes dos EUA.

O caso deixa de ser simples quando você repassa gastos com anúncios ou trabalho de agência, tributou alguns custos repassados e outros não, ou um cliente questionou o imposto de uma linha. O imposto que você era obrigado a cobrar sobre um custo que fazia parte do seu preço (Excise Tax Act s. 221(1)) pode ficar por sua conta se você deixou de somá-lo; veja registrado mas não cobrou GST/HST. Reúna o contrato com o cliente, as faturas de terceiros e o nome que elas trazem, quem tem a conta junto ao vendedor e quem é cobrado.

O que conta como desembolso para o GST/HST?

Um valor só conta como repasse puro se você pagou um terceiro em nome do cliente por bens ou serviços que não comprou para si. No uso do dia a dia isso se chama desembolso (disbursement); a CRA o chama de reembolso pago a um agente (GI-012).

Para ser agente do cliente, três coisas devem ser verdadeiras:

• Consentimento: você e o cliente concordam que você age em nome dele. A CRA lê isso pelo modo como os dois agem, não por um rótulo nem pela falta de contrato.
• Autoridade: você pode afetar a posição jurídica do cliente, por exemplo obrigando-o à compra.
• Controle: o cliente dirige o que você faz.

A CRA também lista indicadores que apontam para a existência de agência:

O contrário aponta no sentido oposto. Se você usa os bens ou serviços, isso geralmente indica que não os comprou como agente. São indicadores, não uma lista de verificação, então a resposta depende de todos os fatos.

As folhas da CRA citam viagens, hotéis e refeições por diária, mas não gastos com anúncios, então as respostas sobre anúncios aplicam o teste do agente e dizem “geralmente”.

O gasto com anúncios que pago por um cliente é um repasse puro?

Geralmente só quando você compra os anúncios como agente do cliente. Se você os compra para si e os embute em um serviço gerenciado, eles fazem parte do seu preço. As linhas abaixo são uma leitura dos indicadores da CRA (GI-012), não uma lista da CRA, e nenhuma linha decide o caso sozinha:

Só o valor que você realmente pagou ao vendedor pode ser reembolso. Cobrar mais do que pagou aponta contra a agência, porque a CRA pergunta se você ganha receita vendendo por mais do que o custo, então o item inteiro pode fazer parte do seu preço, e não só a margem (GI-012).

Se o vendedor cobrou GST/HST sobre os anúncios e você é um verdadeiro agente, o reembolso do cliente inclui esse imposto. Você não soma mais imposto e não pede crédito; a CRA diz que o titular do direito a qualquer crédito é o principal (o cliente). Para o imposto que uma plataforma cobra e o número a informar a ela, veja GST/HST sobre anúncios de plataformas.

Somo imposto ao repassar viagens, hospedagem e outros gastos acessórios?

Geralmente sim. Passagens, hotéis, aluguel de carro, estacionamento, táxis e custos parecidos que você tem para poder fazer o trabalho são para seu próprio uso, então fazem parte do seu preço e levam imposto pela alíquota do seu serviço. A folha da CRA sobre despesas pagas por conta do cliente os lista como custos típicos que geralmente não são incorridos como agente (GI-197).

Quando um custo dá crédito de imposto sobre insumos integral, cobre-o sem o GST/HST que você pagou sobre ele. O imposto que você não consegue recuperar, como o imposto provincial sobre vendas, pode ser somado antes ao valor (GI-197). Se você usa o Quick Method (método simplificado de apuração do GST/HST), geralmente não pode pedir créditos sobre custos operacionais, mesmo os repassados (RC4058); veja o Quick Method do GST/HST.

Uma passagem ou um quarto que você reserva para as pessoas do próprio cliente, em nome delas e com a autoridade delas, pode ser um repasse puro. Aplique a ele o teste do agente.

Alguns custos de viagem dão apenas crédito parcial ou nenhum; veja despesas sem crédito de imposto sobre insumos ou com crédito parcial.

Refeições e uma diária de valor fixo são tributáveis quando as cobro de um cliente?

Geralmente sim. O custo de uma refeição ou uma diária que você cobra de um cliente faz parte do seu preço, tributado pela alíquota do seu serviço. A CRA lista valores de diária, como refeições, entre os custos típicos que geralmente não são incorridos como agente (GI-197). Uma diária é um valor fixo que você cobra, não um valor que você pagou a um terceiro em nome do cliente, então não é um reembolso.

O memorando da CRA sobre ajudas de custo trata das ajudas pagas a empregados, sócios e voluntários; para qualquer outra pessoa, como um prestador autônomo, uma ajuda de custo pode ser contrapartida de um fornecimento tributável (Memorandum 9-3). Se você paga uma diária a seus próprios empregados ou sócios, talvez possa pedir um crédito sobre essa ajuda, e o limite das refeições abaixo pode se aplicar (mesmo memorando; Excise Tax Act s. 236). Uma diária que você cobra não é, em si, uma compra, então um prestador que a recebe não tem crédito sobre ela. Fora isso, os créditos vêm de recibos de refeições que você comprou.

Listar um custo como “reembolso” em linha própria muda o imposto?

Não. Um custo que você comprou para uso próprio continua fazendo parte do pagamento pelo seu serviço mesmo quando a fatura o mostra em linha separada com o rótulo de reembolso; o exemplo da própria CRA é a hospedagem em hotel de um agente (GI-012). Quem decide o imposto é para quem a compra foi feita, não o rótulo.

O memorando da CRA sobre reembolsos trata de empregados, sócios e voluntários, não de cobrança de clientes; pagamentos entre duas empresas são contrapartida de um fornecimento, não reembolsos (Memorandum 9-4).

Uma linha separada continua sendo a forma certa de mostrar um repasse puro. Ela só não cria um.

Posso pedir créditos de imposto sobre insumos sobre custos que repasso, e qual é o limite das refeições?

Geralmente sim sobre custos que fazem parte do seu preço, se as condições habituais forem cumpridas e você não estiver no Quick Method, e não sobre repasses puros; quem pode pedir esses é o cliente. Para um custo que é seu, peça o GST/HST que você pagou dentro do prazo. Para a maioria dos registrados, o crédito deve constar de uma declaração entregue até a data de vencimento do último período de declaração que termina em quatro anos após o fim do período a que o crédito se refere (Excise Tax Act s. 225(4); Guide RC4022). Guarde uma fatura que o sustente. Veja o que um recibo deve mostrar.

Para alimentos, bebidas e entretenimento, você geralmente pode pedir só 50% do GST/HST que pagou, porque a dedução no imposto de renda para essas despesas também é limitada à metade (Excise Tax Act s. 236; Memorandum 8-2).

O limite de metade não se aplica a você quando o cliente reembolsa o valor, o valor é razoável e você o identifica ao cliente, por escrito, como despesa com alimentos, bebidas ou entretenimento (Income Tax Act s. 67.1(2); GI-197). Uma refeição de cliente que você repassa por um valor razoável em linha própria da fatura pode atender a esse teste. Uma refeição diluída nos seus honorários sem ser identificada não atende. Confirme os seus fatos antes de contar com a exceção.

O limite passa então para o cliente: um cliente registrado que recebe a cobrança de uma refeição identificada geralmente recupera 50% do seu crédito sobre ela (GI-197). Para ver como uma corporação controla o limite de metade, veja refeições e entretenimento na escrituração de uma corporação.

Que prova mostra que agi como agente do cliente?

Guarde registros que mostrem consentimento, autoridade e controle, e que o valor era do cliente, não seu:

• Termos escritos, em vigor antes da compra, dizendo que você compra como agente do cliente certos tipos de custos.
• As aprovações do cliente para orçamentos ou compras.
• As faturas e os recibos do vendedor, quem eles indicam como comprador, quem tem a conta junto ao vendedor e quem é cobrado e responde pelo pagamento.
• Registros bancários que mostrem o dinheiro do cliente mantido separado do seu, e livros que mostrem os valores fora da sua própria receita e das suas despesas.

Guarde-os por 6 anos a partir do fim do ano a que se referem (Guide RC4022). É mais fácil reuni-los antes de a fatura sair.

Como mostro um repasse puro na fatura e na escrituração?

Mostre os honorários e o repasse puro em linhas separadas e mantenha o repasse fora da sua receita e das suas despesas.

1. Confirme as condições de agente antes de comprar.
2. Na fatura, cobre seus honorários com GST/HST pela alíquota do seu serviço.
3. Abaixo, acrescente uma linha com o valor pago pelo cliente, pelo custo exato, indicando o vendedor e anexando a fatura dele. Não some imposto seu. Se o vendedor cobrou imposto, o valor que você pagou já o inclui. O cliente, se registrado, pode pedir o crédito sobre ele.
4. Na escrituração, registre o pagamento como dinheiro que o cliente lhe deve, não como despesa. Registre o reembolso do cliente como baixa dessa conta, não como receita.
5. Na declaração de GST/HST, informe como vendas apenas os seus honorários e não peça crédito sobre o repasse puro.

A CRA considera coerente com a existência de agência manter esses valores fora da sua receita e das suas despesas e o dinheiro separado do seu (GI-012). Os custos que são seus seguem o caminho oposto: mostre-os em linha separada ou embuta-os nos honorários, com GST/HST sobre o total de qualquer modo, registre-os como despesas e peça os créditos que o seu método contábil permitir sobre o que você pagou.

Quando os fatos não são claros, quem pode me dar um parecer?

Geralmente um GST/HST Rulings Centre da CRA. A CRA diz que, quando não é claro se uma pessoa atua como agente, você pode pedir um parecer (ruling) ou uma interpretação (GI-012). Empresas em Quebec geralmente consultam a Revenu Québec, que administra o GST/HST lá (Memorandum 1-4).

Um parecer é uma posição escrita sobre os fatos que você informou, e a CRA se considera vinculada a ele, dentro de limites. Uma interpretação trata de uma situação geral, e a CRA diz que não está vinculada a ela (mesmo memorando).

As respostas sobre anúncios aplicam o teste do agente, e a posição da CRA sobre os seus fatos pode ser diferente. Escreva antes os fatos: o contrato, quem tem a conta, quem é cobrado e o que a fatura mostra.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares canadenses, com HST de 13% em Ontário. Eles pressupõem o método regular de contabilização, não o Quick Method.

Viagem comprada para fazer o trabalho

Um consultor de Ontário compra C$3.000 em passagens e hotel (antes do HST pago sobre eles) para fazer um trabalho para um cliente e os cobra com honorários de C$7.000. Os C$10.000 inteiros são o preço do serviço, então o HST é de C$1.300 e o cliente paga C$11.300. O consultor pede créditos sobre o GST/HST pago na viagem, sujeito às condições habituais.

Gasto com anúncios como agente do cliente, ou não

Suponha que a plataforma não cobre GST/HST em nenhuma das versões. Uma agência paga C$10.000 a uma plataforma de anúncios como agente do cliente, conforme um contrato escrito, e depois cobra honorários de C$2.000. Se as condições de agente forem cumpridas, só os honorários levam HST: C$260. O cliente paga C$12.260, e a agência não pede crédito sobre os C$10.000.

Se a agência comprou os anúncios para si, o HST incide sobre C$12.000: C$1.560. A diferença é de C$1.300.

Uma diária de valor fixo

Um prestador soma uma diária fixa de refeição de C$75 por dia durante 20 dias: C$1.500. Ela faz parte do preço do prestador, então o HST é de C$195. O prestador não paga diária a ninguém, então não há crédito sobre ela.

E no seu caso?

• Você repassa anúncios, viagens ou refeições e suas faturas os tratam de modo diferente, ou um cliente questionou o imposto: quais custos eram repasses puros de verdade, o que o modelo de fatura deve mostrar e se declarações já entregues precisam ser corrigidas dependem dos seus contratos e das suas faturas. A janela habitual de novo lançamento é de 4 anos a partir da mais tardia entre a data de vencimento e a de entrega. Veja ajuda com escrituração contábil.
• Uma plataforma cobrou GST/HST de você sobre anúncios: veja GST/HST sobre anúncios de plataformas.
• Alguns dos seus custos dão só parte de um crédito: veja despesas sem crédito de imposto sobre insumos ou com crédito parcial.
• O cliente está nos EUA: veja cobrar GST/HST de clientes dos EUA.
• Você pagou custos do negócio com um cartão pessoal: veja despesas do negócio pagas com dinheiro pessoal.
• Uma fatura já saiu com o imposto errado: veja cobrou a alíquota errada de GST/HST.
• O cliente pagou um sinal ou ainda não pagou: veja GST/HST sobre sinais e faturas não pagas.
• Você precisa pedir os créditos ou entregar a declaração: veja entregar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos.