TPS/TVH sur les frais refacturés : débours, publicité, per diem

Dois-je facturer la TPS/TVH sur toute la facture ou seulement sur mes honoraires?

Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, ou tenu de l'être, c'est généralement sur toute la facture. La TPS/TVH s'applique au prix total que le client paie pour votre service (Loi sur la taxe d'accise, art. 165), et un coût que vous avez engagé pour faire le travail fait partie de ce prix. L'exception est le débours véritable : une somme que vous avez payée à un tiers à titre de mandataire du client, pour quelque chose que le client reçoit. Un petit fournisseur non inscrit ne facture aucune TPS/TVH sur aucune partie de la facture; voyez quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Le critère est la personne pour qui l'achat est fait (feuillet d'information GI-012 de l'ARC). Le feuillet de l'ARC sur les frais remboursables est du même avis : un coût que vous n'avez pas engagé à titre de mandataire du client est une contrepartie additionnelle pour votre service, taxée au même taux (GI-197).

Le taux appliqué au prix total est celui du lieu où votre service est fourni, par exemple la TVH de 13 % en Ontario (ARC); pour les autres provinces, voyez facturer la TPS/TVH, la TVP et la TVQ selon la province. Si votre service est lui-même détaxé, donc que son taux de taxe est zéro (art. 165(3)), aucune TPS/TVH n'est ajoutée à aucune partie du prix; voyez facturer la TPS/TVH aux clients américains.

Les cas cessent d'être simples quand vous facturez des dépenses publicitaires ou un travail d'agence, quand vous avez taxé certains coûts refacturés et pas d'autres, ou quand un client a mis en doute la taxe sur une ligne. La taxe que vous deviez percevoir sur un coût faisant partie de votre prix (Loi sur la taxe d'accise, art. 221(1)) peut vous incomber si vous l'avez omise; voyez inscrit, mais sans avoir facturé la TPS/TVH. Réunissez le contrat du client, les factures des tiers et les personnes qu'elles nomment, le titulaire du compte auprès du vendeur et la personne facturée.

Qu'est-ce qui constitue un débours aux fins de la TPS/TVH?

Une somme n'est un débours véritable que si vous avez payé un tiers au nom du client pour des biens ou des services que vous n'avez pas achetés pour vous-même. L'usage courant parle de débours; l'ARC parle d'un remboursement versé à un mandataire (GI-012).

Pour être le mandataire du client, trois conditions doivent être réunies :

• Consentement : vous et le client convenez tous deux que vous agissez pour le client. L'ARC le déduit de la façon dont vous agissez tous les deux, non d'une étiquette ni de l'absence de contrat.
• Pouvoir : vous pouvez modifier la situation juridique du client, par exemple en l'engageant dans l'achat.
• Contrôle : le client dirige ce que vous faites.

L'ARC énumère aussi des indices qui vont dans le sens d'un mandat :

L'inverse indique le contraire. Si vous utilisez vous-même les biens ou les services, cela indique généralement que vous ne les avez pas achetés à titre de mandataire. Ce sont des indices, non une liste de contrôle; la réponse dépend donc de tous les faits.

Les feuillets de l'ARC nomment les déplacements, les hôtels et les repas par per diem, mais non les dépenses publicitaires; les réponses sur les dépenses publicitaires appliquent donc le critère du mandataire et disent « généralement ».

Les dépenses publicitaires que je paie pour un client sont-elles un débours?

Généralement seulement lorsque vous achetez les publicités à titre de mandataire du client. Si vous les achetez pour vous-même et les intégrez à un service géré, elles font partie de votre prix. Ces lignes sont une lecture des indices de l'ARC (GI-012), non une liste de l'ARC, et aucune ligne ne décide à elle seule :

Seule la somme que vous avez réellement payée au vendeur peut être un remboursement. Facturer plus que ce que vous avez payé va à l'encontre d'un mandat, parce que l'ARC se demande si vous tirez un revenu d'une vente à un prix supérieur au coût; la totalité de l'élément peut donc faire partie de votre prix, et non seulement la majoration (GI-012).

Si le vendeur a facturé la TPS/TVH sur les publicités et que vous êtes un véritable mandataire, le remboursement du client comprend cette taxe. Vous n'ajoutez aucune autre taxe et ne demandez aucun crédit; l'ARC précise que le mandant est celui qui a droit à tout crédit. Pour la taxe qu'une plateforme facture et le numéro à lui donner, voyez la TPS/TVH sur les publicités des plateformes publicitaires.

Dois-je ajouter la taxe quand je refacture des déplacements, de l'hébergement et d'autres frais accessoires?

Généralement oui. Les vols, les hôtels, les locations de voiture, le stationnement, les taxis et les coûts semblables que vous engagez pour faire le travail servent à votre propre usage; ils font donc partie de votre prix et comportent la taxe au taux de votre service. Le feuillet de l'ARC sur les frais remboursables les cite comme des coûts typiques qui ne sont généralement pas engagés à titre de mandataire (GI-197).

Lorsqu'un coût vous donne droit à un crédit de taxe sur les intrants complet, facturez-le sans la TPS/TVH que vous avez payée dessus. La taxe que vous ne pouvez pas récupérer, comme la taxe de vente provinciale, vous pouvez l'ajouter d'abord au montant (GI-197). Si vous utilisez la méthode rapide, vous ne pouvez généralement pas demander de crédits sur les frais d'exploitation, même refacturés (RC4058); voyez la méthode rapide de la TPS/TVH.

Un billet ou une chambre que vous réservez pour les propres employés du client, à leur nom et avec leur autorisation, peut être un débours. Appliquez-y le critère du mandataire.

Certains coûts de déplacement n'ouvrent droit qu'à un crédit partiel ou nul; voyez les dépenses sans crédit de taxe sur les intrants ou à crédit partiel.

Les repas et un per diem forfaitaire sont-ils taxables quand je les facture à un client?

Généralement oui. Le coût d'un repas ou un per diem que vous facturez à un client fait partie de votre prix, taxé au taux de votre service. L'ARC cite les montants de per diem, comme les repas, parmi les coûts typiques qui ne sont généralement pas engagés à titre de mandataire (GI-197). Un per diem est un montant fixe que vous facturez, non une somme que vous avez payée à un tiers au nom du client; ce n'est donc pas un remboursement.

Le mémorandum de l'ARC sur les allocations vise les allocations versées aux employés, aux associés et aux bénévoles; pour toute autre personne, comme un entrepreneur travailleur autonome, une allocation peut être la contrepartie d'une fourniture taxable (mémorandum 9-3). Si vous versez un per diem à vos propres employés ou associés, vous pourriez demander un crédit sur cette allocation, et la limite pour les repas ci-dessous peut s'appliquer (même mémorandum; Loi sur la taxe d'accise, art. 236). Un per diem que vous facturez n'est pas lui-même un achat; l'entrepreneur qui le conserve n'a donc aucun crédit à ce titre. Autrement, les crédits proviennent des reçus de repas que vous avez achetés.

Inscrire un coût comme « remboursement » sur sa propre ligne change-t-il la taxe?

Non. Un coût que vous avez engagé pour votre propre usage reste une partie du paiement de votre service, même si la facture le présente sur une ligne distincte intitulée remboursement; l'exemple de l'ARC lui-même est le séjour à l'hôtel d'un mandataire (GI-012). C'est la personne pour qui l'achat a été fait qui décide de la taxe, non l'étiquette.

Le mémorandum de l'ARC sur les remboursements vise les employés, les associés et les bénévoles, non la facturation à un client; les paiements entre deux sociétés sont la contrepartie d'une fourniture, non des remboursements (mémorandum 9-4).

Une ligne distincte demeure la bonne façon de présenter un véritable débours. Elle n'en crée tout simplement pas un.

Puis-je demander des crédits de taxe sur les intrants sur les coûts que je refacture, et quelle est la limite pour les repas?

Généralement oui sur les coûts qui font partie de votre prix, si les conditions habituelles sont remplies et que vous n'utilisez pas la méthode rapide, et non sur les véritables débours; c'est le client qui peut en demander un. Pour un coût qui est le vôtre, demandez la TPS/TVH que vous avez payée dans les délais. Pour la plupart des inscrits, le crédit doit figurer dans une déclaration produite au plus tard à la date limite de la dernière période de déclaration qui se termine dans les quatre ans suivant la fin de la période à laquelle se rapporte le crédit (Loi sur la taxe d'accise, art. 225(4); guide RC4022). Conservez une facture à l'appui. Voyez ce que doit indiquer un reçu.

Pour les aliments, les boissons et les divertissements, vous ne pouvez généralement demander que 50 % de la TPS/TVH payée, parce que la déduction pour l'impôt sur le revenu est aussi limitée à la moitié (Loi sur la taxe d'accise, art. 236; mémorandum 8-2).

La limite de la moitié ne s'applique pas à vous lorsque le client rembourse le montant, que le montant est raisonnable et que vous l'indiquez par écrit au client comme une dépense d'aliments, de boissons ou de divertissements (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 67.1(2); GI-197). Un repas de client que vous refacturez à un montant raisonnable sur sa propre ligne de facture peut répondre à ce critère. Un repas intégré à vos honoraires sans être indiqué n'y répond pas. Confirmez vos faits avant de compter sur l'exception.

La limite passe alors au client : un client inscrit à qui l'on facture un repas indiqué doit généralement rajouter à sa taxe nette 50 % de son crédit sur ce repas, ce que l'on appelle la récupération du crédit (GI-197). Pour savoir comment une société suit la limite de la moitié, voyez les repas et divertissements dans les livres d'une société.

Quelles preuves montrent que j'ai agi à titre de mandataire du client?

Conservez des registres qui montrent le consentement, le pouvoir et le contrôle, et que la somme appartenait au client, non à vous :

• Des conditions écrites, en place avant l'achat, qui précisent que vous achetez à titre de mandataire du client certaines catégories de coûts.
• Les approbations du client pour les budgets ou les achats.
• Les factures et reçus du vendeur, la personne qu'ils nomment comme acheteur, le titulaire du compte auprès du vendeur, et la personne qui est facturée et tenue de payer.
• Des relevés bancaires qui montrent que l'argent du client est gardé à part du vôtre, et des livres qui montrent les sommes hors de vos propres produits et charges.

Conservez-les pendant 6 ans à compter de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent (guide RC4022). Il est plus facile de les réunir avant l'envoi de la facture.

Comment présenter un véritable débours sur la facture et dans les livres?

Présentez les honoraires et le débours sur des lignes distinctes, et gardez le débours hors de vos produits et de vos charges.

1. Confirmez les conditions du mandat avant d'acheter.
2. Sur la facture, facturez vos honoraires avec la TPS/TVH au taux de votre service.
3. En dessous, ajoutez une ligne pour la somme payée pour le client, au coût exact, en nommant le vendeur et en joignant sa facture. N'ajoutez aucune taxe de votre part. Si le vendeur a facturé de la taxe, la somme que vous avez payée l'inclut déjà. Le client, s'il est inscrit, peut en demander le crédit.
4. Dans les livres, inscrivez le paiement comme une somme que le client vous doit, non comme une charge. Inscrivez le remboursement du client comme son règlement, non comme un produit.
5. Dans la déclaration de TPS/TVH, déclarez seulement vos honoraires comme ventes et ne demandez aucun crédit sur le débours.

L'ARC considère que garder ces sommes hors de vos propres produits et charges, et l'argent à part du vôtre, est compatible avec un mandat (GI-012). Les coûts qui sont les vôtres vont dans l'autre sens : présentez-les sur une ligne distincte ou intégrez-les à vos honoraires, avec la TPS/TVH sur le total dans les deux cas, inscrivez-les comme charges et demandez les crédits que permet votre méthode comptable sur ce que vous avez payé.

Quand les faits ne sont pas clairs, qui peut me donner une décision?

Généralement un centre des décisions de la TPS/TVH de l'ARC. L'ARC indique que lorsqu'il n'est pas clair qu'une personne agit à titre de mandataire, vous pouvez demander une décision ou une interprétation (GI-012). Les entreprises du Québec s'adressent généralement à Revenu Québec, qui y administre la TPS/TVH (mémorandum 1-4).

Une décision est une position écrite sur les faits que vous avez exposés, et l'ARC se considère liée par elle, dans certaines limites. Une interprétation porte sur une situation générale, et l'ARC précise qu'elle n'est pas liée par elle (même mémorandum).

Les réponses sur les dépenses publicitaires appliquent le critère du mandataire, et l'opinion de l'ARC sur vos faits peut différer. Notez d'abord les faits : le contrat, le titulaire du compte, la personne facturée et ce que montre la facture.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars canadiens, avec une TVH de 13 % en Ontario. Ils supposent la méthode comptable ordinaire, non la méthode rapide.

Déplacements réservés pour faire le travail

Un consultant de l'Ontario achète 3 000 $ CA de vols et d'hôtel (avant la TVH payée dessus) pour faire un travail pour un client et les facture avec des honoraires de 7 000 $ CA. La totalité des 10 000 $ CA est le prix du service; la TVH est donc de 1 300 $ CA et le client paie 11 300 $ CA. Le consultant demande des crédits sur la TPS/TVH payée sur les déplacements, sous réserve des conditions habituelles.

Dépenses publicitaires à titre de mandataire du client, ou non

Supposons que la plateforme ne facture aucune TPS/TVH dans l'une ou l'autre version. Une agence paie 10 000 $ CA à une plateforme publicitaire à titre de mandataire du client en vertu d'une entente écrite, puis facture des honoraires de 2 000 $ CA. Si les conditions du mandat sont remplies, seuls les honoraires comportent la TVH : 260 $ CA. Le client paie 12 260 $ CA, et l'agence ne demande aucun crédit sur les 10 000 $ CA.

Si l'agence avait acheté les publicités pour elle-même, la TVH s'applique à 12 000 $ CA : 1 560 $ CA. L'écart est de 1 300 $ CA.

Un per diem forfaitaire

Un entrepreneur ajoute un per diem de repas forfaitaire de 75 $ CA par jour pendant 20 jours : 1 500 $ CA. Il fait partie du prix de l'entrepreneur; la TVH est donc de 195 $ CA. L'entrepreneur ne verse de per diem à personne d'autre; il n'y a donc aucun crédit à ce titre.

Votre situation est différente?

• Vous refacturez des dépenses publicitaires, des déplacements ou des repas et vos factures les traitent différemment, ou un client a mis la taxe en doute : les coûts qui étaient de véritables débours, ce que votre modèle de facture devrait indiquer et la nécessité de corriger des déclarations déjà produites dépendent tous de vos contrats et de vos factures. Le délai habituel de nouvelle cotisation est de 4 ans à compter de la plus tardive de la date limite et de la date de production. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Une plateforme vous a facturé la TPS/TVH sur des publicités : voyez la TPS/TVH sur les publicités des plateformes publicitaires.
• Certains de vos coûts n'ouvrent droit qu'à une partie d'un crédit : voyez les dépenses sans crédit de taxe sur les intrants ou à crédit partiel.
• Le client est aux États-Unis : voyez facturer la TPS/TVH aux clients américains.
• Vous avez payé des frais d'entreprise avec une carte personnelle : voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement.
• Une facture est déjà partie avec la mauvaise taxe : voyez mauvais taux de TPS/TVH facturé.
• Le client a versé un dépôt ou n'a pas encore payé : voyez la TPS/TVH sur les dépôts et les factures impayées.
• Vous devez demander les crédits ou produire la déclaration : voyez produire la TPS/TVH et demander les crédits de taxe sur les intrants.