GST/HST trên chi phí tính lại cho khách: quảng cáo, đi lại, phụ cấp

Tôi tính GST/HST trên toàn bộ hóa đơn hay chỉ trên phí dịch vụ của mình?

Nếu bạn đã đăng ký GST/HST, hoặc bắt buộc phải đăng ký, nói chung là tính trên toàn bộ hóa đơn. GST/HST áp dụng cho toàn bộ giá mà khách hàng trả cho dịch vụ của bạn (Excise Tax Act s. 165), và chi phí bạn mua để làm công việc là một phần của giá đó. Ngoại lệ là khoản chi hộ thật sự: số tiền bạn trả cho bên thứ ba với tư cách đại diện của khách hàng, cho thứ khách hàng nhận. Nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký không tính GST/HST trên bất kỳ phần nào của hóa đơn; xem khi nào đăng ký GST/HST.

Phép thử là khoản mua đó dành cho ai (CRA Info Sheet GI-012). Tài liệu của CRA về chi phí tự trả cũng nói vậy: chi phí bạn không mua với tư cách đại diện của khách hàng là đối giá thêm cho dịch vụ của bạn, chịu thuế cùng mức (GI-197).

Thuế suất áp dụng trên toàn bộ giá là thuế suất của nơi dịch vụ của bạn được cung cấp, ví dụ HST 13% tại Ontario (CRA); với các tỉnh bang khác, xem tính GST/HST, PST và QST theo từng tỉnh bang. Nếu bản thân dịch vụ của bạn là zero-rated, tức thuế suất bằng không (s. 165(3)), thì không cộng GST/HST vào phần nào của giá; xem tính GST/HST cho khách hàng ở Hoa Kỳ.

Trường hợp trở nên phức tạp khi bạn tính lại chi phí quảng cáo hoặc công việc của agency, đã tính thuế một số chi phí tính lại mà không tính một số khác, hoặc khách hàng đã thắc mắc về thuế trên một dòng. Thuế bạn bắt buộc phải thu trên một chi phí là một phần giá của bạn (Excise Tax Act s. 221(1)) có thể do bạn phải trả nếu bạn bỏ sót; xem đã đăng ký nhưng không tính GST/HST. Hãy chuẩn bị hợp đồng với khách hàng, hóa đơn của bên thứ ba và tên người được ghi trên đó, ai đứng tên tài khoản với người bán, và ai được lập hóa đơn.

Khoản nào được coi là khoản chi hộ (disbursement) đối với GST/HST?

Một khoản chỉ được coi là khoản chi hộ khi bạn trả cho bên thứ ba thay mặt khách hàng để mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn không mua cho chính mình. Trong cách nói thường ngày, người ta gọi đó là disbursement; CRA gọi đó là khoản hoàn chi phí trả cho người đại diện (GI-012).

Để là đại diện của khách hàng, ba điều phải đúng:

• Đồng thuận: bạn và khách hàng cùng đồng ý rằng bạn hành động cho khách hàng. CRA xem điều này qua cách hai bên hành động, không qua nhãn gọi hay việc thiếu hợp đồng.
• Thẩm quyền: bạn có thể tác động đến vị thế pháp lý của khách hàng, chẳng hạn ràng buộc khách hàng vào khoản mua.
• Kiểm soát: khách hàng chỉ đạo việc bạn làm.

CRA cũng liệt kê các dấu hiệu cho thấy quan hệ đại diện:

Điều ngược lại cho thấy không phải quan hệ đại diện. Nếu bạn tự dùng hàng hóa hoặc dịch vụ, điều đó nói chung cho thấy bạn không mua với tư cách đại diện. Đây là các dấu hiệu, không phải danh sách kiểm tra, nên câu trả lời phụ thuộc vào toàn bộ sự việc.

Tài liệu của CRA nêu đi lại, khách sạn và bữa ăn theo phụ cấp ngày nhưng không nêu chi phí quảng cáo, nên các câu trả lời về chi phí quảng cáo áp dụng phép thử đại diện và dùng chữ "nói chung".

Chi phí quảng cáo tôi trả cho khách hàng có phải khoản chi hộ không?

Nói chung chỉ khi bạn mua quảng cáo với tư cách đại diện của khách hàng. Nếu bạn mua cho chính mình rồi gộp vào một dịch vụ quản lý, chúng là một phần giá của bạn. Các dòng dưới đây là cách đọc các dấu hiệu của CRA (GI-012), không phải danh sách của CRA, và không dòng nào tự quyết định kết quả:

Chỉ số tiền bạn thực sự đã trả cho người bán mới có thể là khoản hoàn chi phí. Tính nhiều hơn số đã trả cho thấy không phải quan hệ đại diện, vì CRA hỏi bạn có kiếm doanh thu bằng cách bán cao hơn giá vốn hay không, nên cả khoản đó có thể là một phần giá của bạn, không chỉ phần chênh lệch (GI-012).

Nếu người bán đã tính GST/HST trên quảng cáo và bạn là đại diện thật sự, khoản khách hàng hoàn trả cho bạn đã gồm thuế đó. Bạn không cộng thêm thuế và không yêu cầu tín thuế; CRA nói bên ủy quyền (principal) mới là bên có quyền được tín thuế. Về thuế mà nền tảng tính và mã số cần đưa cho nền tảng, xem GST/HST trên quảng cáo từ nền tảng quảng cáo.

Tôi có cộng thuế khi tính lại chi phí đi lại, lưu trú và các khoản phát sinh khác không?

Nói chung là có. Vé máy bay, khách sạn, thuê xe, bãi đỗ xe, taxi và các chi phí tương tự bạn phát sinh để làm công việc là dùng cho chính bạn, nên là một phần giá của bạn và chịu thuế theo thuế suất của dịch vụ. Tài liệu về chi phí tự trả của CRA liệt kê chúng là các chi phí điển hình thường không phát sinh với tư cách đại diện (GI-197).

Khi một chi phí cho bạn tín thuế đầu vào đầy đủ, hãy lập hóa đơn khoản đó không kèm GST/HST bạn đã trả cho nó. Thuế bạn không thu hồi được, như thuế bán hàng cấp tỉnh bang, bạn có thể cộng vào số tiền trước (GI-197). Nếu bạn dùng Quick Method, nói chung bạn không thể yêu cầu tín thuế trên chi phí hoạt động, kể cả chi phí tính lại (RC4058); xem phương pháp Quick Method của GST/HST.

Vé hoặc phòng bạn đặt cho người của chính khách hàng, đứng tên họ và theo ủy quyền của họ, có thể là khoản chi hộ. Hãy áp dụng phép thử đại diện cho khoản đó.

Một số chi phí đi lại chỉ cho tín thuế một phần hoặc không cho; xem chi phí không có hoặc chỉ có một phần tín thuế đầu vào.

Bữa ăn và phụ cấp theo ngày mức cố định có chịu thuế khi tôi tính cho khách hàng không?

Nói chung là có. Chi phí bữa ăn hoặc phụ cấp theo ngày bạn tính cho khách hàng là một phần giá của bạn, chịu thuế theo thuế suất của dịch vụ. CRA liệt kê các khoản phụ cấp theo ngày, như bữa ăn, trong số các chi phí tự trả điển hình thường không phát sinh với tư cách đại diện (GI-197). Phụ cấp theo ngày là số tiền cố định bạn tính, không phải số tiền bạn trả cho bên thứ ba thay mặt khách hàng, nên không phải khoản hoàn chi phí.

Memorandum của CRA về các khoản phụ cấp bao gồm phụ cấp trả cho nhân viên, thành viên hợp danh và tình nguyện viên; với người khác, như nhà thầu tự kinh doanh, phụ cấp có thể là đối giá cho giao dịch cung cấp chịu thuế (Memorandum 9-3). Nếu bạn trả phụ cấp theo ngày cho nhân viên hoặc thành viên hợp danh của chính mình, bạn có thể yêu cầu tín thuế trên khoản phụ cấp đó, và giới hạn bữa ăn dưới đây có thể áp dụng (cùng memorandum; Excise Tax Act s. 236). Phụ cấp theo ngày bạn tính cho khách không tự nó là một khoản mua, nên nhà thầu giữ khoản này không có tín thuế trên nó. Ngoài ra, tín thuế đến từ biên lai các bữa ăn bạn đã mua.

Ghi một chi phí là "khoản hoàn trả" trên dòng riêng có làm thay đổi thuế không?

Không. Chi phí bạn mua để dùng cho chính mình vẫn là một phần khoản thanh toán cho dịch vụ của bạn, kể cả khi hóa đơn ghi nó trên dòng riêng với nhãn "khoản hoàn trả"; ví dụ của chính CRA là tiền khách sạn của một người đại diện (GI-012). Khoản mua dành cho ai quyết định thuế, không phải nhãn.

Memorandum của CRA về khoản hoàn chi phí bao gồm nhân viên, thành viên hợp danh và tình nguyện viên, không phải việc lập hóa đơn cho khách hàng; khoản thanh toán giữa hai công ty là đối giá cho một giao dịch cung cấp, không phải khoản hoàn chi phí (Memorandum 9-4).

Dòng riêng vẫn là cách đúng để thể hiện một khoản chi hộ thật sự. Nhưng nó không tự tạo ra khoản chi hộ.

Tôi có thể yêu cầu tín thuế đầu vào trên chi phí tôi tính lại không, và giới hạn bữa ăn là bao nhiêu?

Nói chung là có đối với chi phí là một phần giá của bạn, nếu đáp ứng các điều kiện thông thường và bạn không dùng Quick Method, và không đối với khoản chi hộ thật sự; khách hàng mới là bên có thể yêu cầu. Với chi phí của bạn, hãy yêu cầu GST/HST đã trả đúng hạn. Với hầu hết người đã đăng ký, tín thuế phải nằm trong tờ khai nộp chậm nhất là hạn của kỳ báo cáo cuối cùng kết thúc trong vòng bốn năm sau khi kỳ mà tín thuế liên quan kết thúc (Excise Tax Act s. 225(4); Guide RC4022). Hãy giữ hóa đơn làm căn cứ. Xem biên lai phải ghi những gì.

Với đồ ăn, thức uống và giải trí, nói chung bạn chỉ yêu cầu được 50% GST/HST đã trả, vì khoản khấu trừ thuế thu nhập cho chúng cũng bị giới hạn ở một nửa (Excise Tax Act s. 236; Memorandum 8-2).

Giới hạn một nửa không áp dụng cho bạn khi khách hàng hoàn trả số tiền đó, số tiền hợp lý, và bạn nêu rõ bằng văn bản cho khách hàng đó là chi phí đồ ăn, thức uống hoặc giải trí (Income Tax Act s. 67.1(2); GI-197). Một bữa ăn với khách bạn tính lại ở mức hợp lý trên dòng hóa đơn riêng có thể đáp ứng phép thử đó. Bữa ăn gộp vào phí của bạn mà không được nêu rõ thì không. Hãy xác nhận sự việc của bạn trước khi dựa vào ngoại lệ này.

Khi đó giới hạn chuyển sang khách hàng: khách hàng đã đăng ký được lập hóa đơn một bữa ăn đã nêu rõ nói chung bị thu hồi 50% tín thuế của mình trên bữa ăn đó (GI-197). Về cách một công ty theo dõi giới hạn một nửa, xem bữa ăn và giải trí trong sổ sách của công ty.

Bằng chứng nào cho thấy tôi đã hành động với tư cách đại diện của khách hàng?

Hãy giữ hồ sơ cho thấy sự đồng thuận, thẩm quyền và quyền kiểm soát, và cho thấy số tiền đó thuộc về khách hàng, không phải của bạn:

• Điều khoản bằng văn bản, có trước khi mua, ghi rằng bạn mua với tư cách đại diện của khách hàng cho các loại chi phí được nêu tên.
• Các phê duyệt của khách hàng về ngân sách hoặc khoản mua.
• Hóa đơn và biên lai của người bán, người được ghi là bên mua, ai đứng tên tài khoản với người bán, và ai được lập hóa đơn và có trách nhiệm trả tiền.
• Hồ sơ ngân hàng cho thấy tiền của khách hàng được tách khỏi tiền của bạn, và sổ sách cho thấy các khoản nằm ngoài doanh thu và chi phí của chính bạn.

Hãy giữ chúng trong 6 năm kể từ cuối năm mà chúng liên quan (Guide RC4022). Dễ thu thập nhất là trước khi hóa đơn được gửi đi.

Làm thế nào để thể hiện một khoản chi hộ thật sự trên hóa đơn và trong sổ sách?

Hãy thể hiện phí dịch vụ và khoản chi hộ trên các dòng riêng, và không đưa khoản chi hộ vào doanh thu và chi phí của bạn.

1. Xác nhận các điều kiện đại diện trước khi bạn mua.
2. Trên hóa đơn, tính phí dịch vụ của bạn kèm GST/HST theo thuế suất của dịch vụ.
3. Bên dưới, thêm một dòng cho số tiền đã trả thay khách hàng, đúng bằng giá vốn, ghi tên người bán và đính kèm hóa đơn của họ. Không cộng thuế riêng của bạn. Nếu người bán đã tính thuế, số tiền bạn trả đã gồm thuế đó. Khách hàng, nếu đã đăng ký, có thể yêu cầu tín thuế trên khoản này.
4. Trong sổ sách, ghi khoản thanh toán là tiền khách hàng nợ bạn, không phải chi phí. Ghi khoản khách hàng hoàn trả là xóa khoản nợ đó, không phải doanh thu.
5. Trên tờ khai GST/HST, chỉ khai phí dịch vụ của bạn là doanh số, và không yêu cầu tín thuế trên khoản chi hộ.

CRA coi việc giữ các khoản này ngoài doanh thu và chi phí của bạn, và giữ tiền tách khỏi tiền của bạn, là phù hợp với quan hệ đại diện (GI-012). Chi phí của chính bạn thì ngược lại: hãy thể hiện trên dòng riêng hoặc gộp vào phí của bạn, với GST/HST trên tổng số theo cách nào cũng vậy, ghi là chi phí, và yêu cầu các khoản tín thuế mà phương pháp kế toán của bạn cho phép trên số đã trả.

Khi sự việc chưa rõ, ai có thể đưa ra quyết định (ruling) cho tôi?

Nói chung là một GST/HST Rulings Centre của CRA. CRA nói khi chưa rõ một người có hành động với tư cách đại diện hay không, bạn có thể yêu cầu một ruling hoặc interpretation (GI-012). Doanh nghiệp tại Quebec nói chung hỏi Revenu Québec, cơ quan quản lý GST/HST tại đó (Memorandum 1-4).

Ruling là lập trường bằng văn bản về các sự việc bạn nêu, và CRA coi mình bị ràng buộc bởi đó, trong giới hạn nhất định. Interpretation bao gồm một tình huống chung, và CRA nói mình không bị ràng buộc (cùng memorandum).

Các câu trả lời về chi phí quảng cáo áp dụng phép thử đại diện, và quan điểm của CRA về sự việc của bạn có thể khác. Hãy ghi lại sự việc trước: hợp đồng, ai đứng tên tài khoản, ai được lập hóa đơn, và hóa đơn ghi gì.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa, bằng đô la Canada, với HST 13% tại Ontario. Giả định dùng phương pháp kế toán thông thường, không phải Quick Method.

Chi phí đi lại để làm công việc

Một nhà tư vấn ở Ontario mua vé máy bay và khách sạn trị giá C$3.000 (trước HST đã trả trên chúng) để làm một công việc cho khách hàng và lập hóa đơn chúng cùng khoản phí C$7.000. Toàn bộ C$10.000 là giá của dịch vụ, nên HST là C$1.300 và khách hàng trả C$11.300. Nhà tư vấn yêu cầu tín thuế trên GST/HST đã trả cho chi phí đi lại, tuân theo các điều kiện thông thường.

Chi phí quảng cáo với tư cách đại diện của khách hàng, hoặc không

Giả sử nền tảng không tính GST/HST trong cả hai trường hợp. Một công ty agency trả C$10.000 cho nền tảng quảng cáo với tư cách đại diện của khách hàng theo thỏa thuận bằng văn bản, rồi tính phí C$2.000. Nếu đáp ứng các điều kiện đại diện, chỉ phí dịch vụ chịu HST: C$260. Khách hàng trả C$12.260, và công ty agency không yêu cầu tín thuế trên C$10.000.

Nếu công ty agency mua quảng cáo cho chính mình, HST áp dụng cho C$12.000: C$1.560. Chênh lệch là C$1.300.

Phụ cấp theo ngày mức cố định

Một nhà thầu cộng khoản phụ cấp bữa ăn cố định C$75 mỗi ngày trong 20 ngày: C$1.500. Đó là một phần giá của nhà thầu, nên HST là C$195. Nhà thầu không trả phụ cấp theo ngày cho ai khác, nên không có tín thuế trên khoản này.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn tính lại chi phí quảng cáo, đi lại hoặc bữa ăn và hóa đơn của bạn xử lý chúng khác nhau, hoặc khách hàng đã thắc mắc về thuế: chi phí nào là khoản chi hộ thật sự, mẫu hóa đơn của bạn nên ghi gì, và các tờ khai đã nộp có cần sửa hay không đều phụ thuộc vào hợp đồng và hóa đơn của bạn. Thời hạn ấn định lại thông thường là 4 năm tính từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp và ngày nộp. Xem dịch vụ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một nền tảng đã tính GST/HST cho bạn trên quảng cáo: xem GST/HST trên quảng cáo từ nền tảng quảng cáo.
• Một số chi phí của bạn chỉ cho một phần tín thuế: xem chi phí không có hoặc chỉ có một phần tín thuế đầu vào.
• Khách hàng ở Hoa Kỳ: xem tính GST/HST cho khách hàng ở Hoa Kỳ.
• Bạn trả chi phí kinh doanh bằng thẻ cá nhân: xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• Một hóa đơn đã gửi đi với thuế sai: xem tính sai thuế suất GST/HST.
• Khách hàng đã đặt cọc hoặc chưa trả tiền: xem GST/HST trên tiền đặt cọc và hóa đơn chưa thanh toán.
• Bạn cần yêu cầu tín thuế hoặc nộp tờ khai: xem nộp GST/HST và tín thuế đầu vào.