GST/HST al refacturar gastos, desembolsos, publicidad y per diem

¿Cobro GST/HST sobre toda la factura o solo sobre mi honorario?

Si usted está registrado para el GST/HST, o está obligado a estarlo, por lo general se cobra sobre toda la factura. El GST/HST se aplica al precio completo que el cliente paga por su servicio (Excise Tax Act s. 165), y un costo que usted compró para hacer el trabajo forma parte de ese precio. La excepción es un traslado directo verdadero: un monto que usted pagó a un tercero como agente del cliente, por algo que recibe el cliente. Un pequeño proveedor que no está registrado no cobra GST/HST en ninguna parte de la factura; vea cuándo registrarse para el GST/HST.

La prueba es para quién es la compra (CRA Info Sheet GI-012). La hoja de la CRA sobre gastos de bolsillo coincide: un costo que usted no compró como agente del cliente es una contraprestación adicional por su servicio y se grava a la misma tasa (GI-197).

La tasa sobre todo el precio es la del lugar donde se presta su servicio, por ejemplo 13% de HST en Ontario (CRA); para otras provincias, vea cómo cobrar GST/HST, PST y QST por provincia. Si su servicio es de tasa cero, es decir, su tasa de impuesto es cero (s. 165(3)), no se suma GST/HST a ninguna parte del precio; vea cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..

El caso deja de ser simple cuando usted factura publicidad o trabajo de agencia, ha gravado algunos costos refacturados y otros no, o un cliente cuestionó el impuesto de una línea. El impuesto que usted debía cobrar sobre un costo que formaba parte de su precio (Excise Tax Act s. 221(1)) puede ser suyo si no lo cobró; vea registrado pero sin cobrar GST/HST. Reúna el contrato con el cliente, las facturas de terceros y a quién nombran, quién tiene la cuenta con el vendedor y a quién se factura.

¿Qué cuenta como desembolso para el GST/HST?

Un monto cuenta como traslado directo solo si usted pagó a un tercero en nombre del cliente por bienes o servicios que no compró para sí mismo. En el uso cotidiano esto se llama desembolso; la CRA lo llama reembolso pagado a un agente (GI-012).

Para ser agente del cliente, deben cumplirse tres condiciones:

• Consentimiento: usted y el cliente acuerdan que usted actúa por el cliente. La CRA lo deduce de cómo actúan ambos, no de una etiqueta ni de la falta de un contrato.
• Autoridad: usted puede afectar la posición legal del cliente, por ejemplo obligándolo a la compra.
• Control: el cliente dirige lo que usted hace.

La CRA también enumera indicadores que apuntan a una relación de agencia:

Lo contrario apunta en otra dirección. Si usted usa los bienes o servicios, por lo general eso indica que no los compró como agente. Son indicadores, no una lista de verificación, así que la respuesta depende de todos los hechos.

Las hojas de la CRA mencionan viajes, hoteles y comidas por per diem, pero no el gasto en publicidad, así que las respuestas sobre publicidad aplican la prueba del agente y dicen «por lo general».

¿El gasto en publicidad que pago por un cliente es un traslado directo?

Por lo general solo cuando usted compra los anuncios como agente del cliente. Si los compra para usted y los incluye en un servicio administrado, forman parte de su precio. Estas filas son una lectura de los indicadores de la CRA (GI-012), no una lista de la CRA, y ninguna fila decide por sí sola:

Solo el monto que usted pagó realmente al vendedor puede ser un reembolso. Facturar más de lo que pagó apunta en contra de la agencia, porque la CRA pregunta si usted obtiene ingresos vendiendo a más del costo; por eso todo el concepto puede formar parte de su precio, no solo el margen (GI-012).

Si el vendedor cobró GST/HST sobre los anuncios y usted es un agente verdadero, el reembolso del cliente incluye ese impuesto. Usted no suma más impuesto ni reclama crédito; la CRA dice que el principal es quien tiene derecho a cualquier crédito. Para el impuesto que cobra una plataforma y el número que debe entregarle, vea el GST/HST sobre anuncios de plataformas de publicidad.

¿Sumo impuesto cuando refacturo viajes, alojamiento y otros gastos menores?

Por lo general sí. Los vuelos, hoteles, alquileres de autos, estacionamiento, taxis y costos similares en que usted incurre para hacer el trabajo son para su propio uso, así que forman parte de su precio y llevan impuesto a la tasa de su servicio. La hoja de la CRA sobre gastos de bolsillo los enumera como costos típicos que por lo general no se incurren como agente (GI-197).

Cuando un costo le da un crédito fiscal por insumos completo, factúrelo sin el GST/HST que pagó por él. El impuesto que no puede recuperar, como el impuesto provincial sobre las ventas, puede sumarlo antes al monto (GI-197). Si usa el Quick Method (método simplificado), por lo general no puede reclamar créditos sobre los costos operativos, ni siquiera los refacturados (RC4058); vea el Quick Method del GST/HST.

Un boleto o una habitación que usted reserva para el propio personal del cliente, a nombre de este y con su autorización, puede ser un traslado directo. Aplique la prueba del agente.

Algunos costos de viaje dan solo un crédito parcial o ninguno; vea gastos sin crédito fiscal por insumos o con crédito parcial.

¿Las comidas y un per diem de monto fijo son gravables cuando los cobro a un cliente?

Por lo general sí. El costo de una comida o un per diem que usted cobra a un cliente forma parte de su precio y se grava a la tasa de su servicio. La CRA enumera los montos de per diem, como las comidas, entre los costos de bolsillo típicos que por lo general no se incurren como agente (GI-197). Un per diem es un monto fijo que usted cobra, no un monto que pagó a un tercero en nombre del cliente, así que no es un reembolso.

El memorándum de la CRA sobre asignaciones cubre las asignaciones pagadas a empleados, socios y voluntarios; para cualquier otra persona, como un contratista trabajador independiente, una asignación puede ser contraprestación por un suministro gravable (Memorandum 9-3). Si usted paga un per diem a sus propios empleados o socios, es posible que pueda reclamar un crédito sobre esa asignación, y puede aplicarse el límite de comidas que se explica abajo (mismo memorándum; Excise Tax Act s. 236). Un per diem que usted cobra no es en sí una compra, así que un contratista que lo conserva no tiene crédito sobre él. En los demás casos, los créditos vienen de los recibos de las comidas que usted compró.

¿Cambia el impuesto si anoto un costo como «reembolso» en una línea aparte?

No. Un costo que usted compró para su propio uso sigue formando parte del pago por su servicio aunque la factura lo muestre en una línea separada con la etiqueta de reembolso; el ejemplo de la propia CRA es la estadía en un hotel de un agente (GI-012). Lo que decide el impuesto es para quién fue la compra, no la etiqueta.

El memorándum de la CRA sobre reembolsos cubre a empleados, socios y voluntarios, no la facturación a clientes; los pagos entre dos empresas son contraprestación por un suministro, no reembolsos (Memorandum 9-4).

Una línea aparte sigue siendo la forma correcta de mostrar un traslado directo verdadero. Simplemente no lo crea.

¿Puedo reclamar créditos fiscales por insumos sobre los costos que refacturo y cuál es el límite de comidas?

Por lo general sí sobre los costos que forman parte de su precio, si se cumplen las condiciones habituales y usted no usa el Quick Method, y no sobre los traslados directos verdaderos; quien puede reclamarlos es el cliente. Para un costo que es suyo, reclame a tiempo el GST/HST que pagó. Para la mayoría de los registrantes, un crédito debe estar en una declaración presentada a más tardar en la fecha de vencimiento del último período de declaración que termina dentro de cuatro años después del fin del período al que se refiere el crédito (Excise Tax Act s. 225(4); Guide RC4022). Conserve una factura que lo respalde. Vea qué debe mostrar un recibo.

En alimentos, bebidas y entretenimiento, por lo general solo puede reclamar 50% del GST/HST que pagó, porque la deducción del impuesto sobre la renta para esos gastos también está limitada a la mitad (Excise Tax Act s. 236; Memorandum 8-2).

El límite de la mitad no se aplica a usted cuando el cliente le reembolsa el monto, el monto es razonable y usted se lo identifica al cliente por escrito como un gasto de alimentos, bebidas o entretenimiento (Income Tax Act s. 67.1(2); GI-197). Una comida de un cliente que usted refactura por un monto razonable en una línea propia de la factura puede cumplir esa prueba. Una comida incluida en su honorario sin identificarla, no. Confirme sus hechos antes de apoyarse en la excepción.

El límite pasa entonces al cliente: un cliente registrado a quien se le factura una comida identificada por lo general recupera 50% de su crédito sobre ella (GI-197). Para ver cómo una corporación lleva el límite de la mitad, vea comidas y entretenimiento en la contabilidad de una corporación.

¿Qué prueba demuestra que actué como agente del cliente?

Conserve registros que muestren consentimiento, autoridad y control, y que el monto era del cliente y no suyo:

• Términos escritos, vigentes antes de la compra, que digan que usted compra como agente del cliente ciertos tipos de costos nombrados.
• Las aprobaciones del cliente de presupuestos o compras.
• Las facturas y los recibos del vendedor, a quién nombran como comprador, quién tiene la cuenta con el vendedor y a quién se factura y quién es responsable de pagar.
• Registros bancarios que muestren el dinero del cliente separado del suyo, y libros que muestren los montos fuera de sus propios ingresos y gastos.

Consérvelos durante 6 años desde el fin del año al que se refieren (Guide RC4022). Es más fácil reunirlos antes de emitir la factura.

¿Cómo muestro un traslado directo verdadero en la factura y en la contabilidad?

Muestre el honorario y el traslado directo como líneas separadas, y mantenga el traslado directo fuera de sus ingresos y gastos.

1. Confirme las condiciones del agente antes de comprar.
2. En la factura, cobre su honorario con el GST/HST a la tasa de su servicio.
3. Debajo, agregue una línea con el monto pagado por el cliente, al costo exacto, que nombre al vendedor y adjunte su factura. No sume impuesto propio. Si el vendedor cobró impuesto, el monto que usted pagó ya lo incluye. El cliente, si está registrado, puede reclamar el crédito sobre él.
4. En la contabilidad, registre el pago como dinero que el cliente le debe, no como un gasto. Registre el reembolso del cliente como la cancelación de esa deuda, no como ingreso.
5. En la declaración del GST/HST, informe solo su honorario como ventas y no reclame crédito sobre el traslado directo.

La CRA considera coherente con una relación de agencia que estos montos se mantengan fuera de sus ingresos y gastos, y el dinero separado del suyo (GI-012). Los costos que son suyos van en sentido contrario: muéstrelos en una línea aparte o inclúyalos en su honorario, con GST/HST sobre el total de cualquiera de las dos formas, regístrelos como gastos y reclame los créditos que permita su método de contabilidad sobre lo que pagó.

Si los hechos no están claros, ¿quién puede darme una resolución?

Por lo general, un GST/HST Rulings Centre de la CRA. La CRA dice que cuando no está claro si una persona actúa como agente, puede pedir una resolución o una interpretación (GI-012). Los negocios de Quebec por lo general consultan a Revenu Québec, que administra allí el GST/HST (Memorandum 1-4).

Una resolución es una posición escrita sobre los hechos que usted expone, y la CRA se considera obligada por ella, dentro de ciertos límites. Una interpretación cubre una situación general, y la CRA dice que no queda obligada por ella (mismo memorándum).

Las respuestas sobre publicidad aplican la prueba del agente, y la opinión de la CRA sobre sus hechos puede diferir. Anote primero los hechos: el contrato, quién tiene la cuenta, a quién se factura y qué muestra la factura.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares canadienses, con HST de 13% en Ontario. Suponen el método regular de contabilidad, no el Quick Method.

Viajes reservados para hacer el trabajo

Un consultor de Ontario compra C$3,000 en vuelos y hotel (antes del HST pagado por ellos) para hacer un trabajo para un cliente y los factura junto con un honorario de C$7,000. Los C$10,000 completos son el precio del servicio, así que el HST es de C$1,300 y el cliente paga C$11,300. El consultor reclama créditos sobre el GST/HST pagado por los viajes, sujeto a las condiciones habituales.

Publicidad como agente del cliente, o no

Suponga que la plataforma no cobra GST/HST en ninguna de las dos versiones. Una agencia paga C$10,000 a una plataforma de publicidad como agente del cliente, según un contrato escrito, y luego factura un honorario de C$2,000. Si se cumplen las condiciones del agente, solo el honorario lleva HST: C$260. El cliente paga C$12,260, y la agencia no reclama crédito sobre los C$10,000.

Si la agencia compró los anuncios para sí misma, el HST se aplica a C$12,000: C$1,560. La diferencia es de C$1,300.

Un per diem fijo

Un contratista suma un per diem de comidas fijo de C$75 al día durante 20 días: C$1,500. Forma parte del precio del contratista, así que el HST es de C$195. El contratista no paga un per diem a nadie más, por lo que no hay crédito sobre él.

¿Es distinto en su caso?

• Usted refactura publicidad, viajes o comidas y sus facturas los tratan de forma distinta, o un cliente cuestionó el impuesto: qué costos fueron traslados directos verdaderos, qué debe mostrar su plantilla de factura y si hay que corregir declaraciones ya presentadas depende de sus contratos y facturas. El plazo habitual de nueva determinación es de 4 años desde la fecha posterior entre el vencimiento y la presentación. Vea ayuda con el registro contable.
• Una plataforma le cobró GST/HST por anuncios: vea el GST/HST sobre anuncios de plataformas de publicidad.
• Algunos de sus costos dan solo parte de un crédito: vea gastos sin crédito fiscal por insumos o con crédito parcial.
• El cliente está en EE. UU.: vea cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..
• Pagó costos del negocio con una tarjeta personal: vea gastos del negocio pagados a título personal.
• Ya salió una factura con el impuesto equivocado: vea se cobró la tasa equivocada de GST/HST.
• El cliente pagó un depósito o todavía no ha pagado: vea el GST/HST sobre depósitos y facturas sin pagar.
• Necesita reclamar los créditos o presentar la declaración: vea cómo presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos.