Muhasebe Hizmet Sözleşmesi: Kapsam, Ücret ve Şartlar

İmzalamadan önce muhasebe hizmet sözleşmesinde neler açıkça yazılmalı?

Hizmet sözleşmesi (engagement letter); hizmet anlaşması veya retainer sözleşmesi olarak da bilinir ve işletmenizle muhasebe sorumlusu veya muhasebeci arasındaki yazılı sözleşmedir. Şartlarının çoğunu hiçbir federal vergi kuralı yazmaz. On şeyi netleştirmelidir:

Bir sözleşme şu durumlarda daha yakından okunmalıdır:

• bir yıllık ücreti peşin istiyorsa
• “ek hizmetleri” saatlik olarak, listelemeden faturalıyorsa
• kendiliğinden yenileniyorsa
• defterlerinizi muhasebe sorumlusunun kendi yazılım hesabında tutuyorsa
• kapanış tarihi belirlemiyorsa

Hiç sözleşme yoksa, bir fatura sizi şaşırttıysa, kayıtlar gecikmişse, bir bildirim geldiyse veya işletmenin birden fazla eyalette bordrosu ya da satış vergisi varsa da aynısı geçerlidir. Bu durumlarda genellikle bir uzmanın sözleşmeyi defterlerinizle birlikte okuması gerekir.

Sözleşme taslağını, tüm banka, kart, bordro ve satış vergisi hesaplarınızın listesini, işletme türünüzü, her beyanname ve son tarihini ve geçen yılın beyannamelerini toplayın.

Muhasebeci hizmet sözleşmesi vermezse ne olur?

Ödeme yapmadan veya giriş bilgilerini paylaşmadan önce bir sözleşme isteyin. Bu sayfada anılan IRS kuralları, muhasebe sorumlusunun size sözleşme vermesini şart koşmaz. Sözleşme yoksa kapsam, fiyat ve kayıtlarınızın iadesi söylenenlere dayanır. Kişi imzalamak istemezse işi, ücreti ve başlangıç tarihini e-postayla alın ve saklayın.

Unvanı da yazılı isteyin. Hazine Bakanlığı'nın IRS nezdinde temsil kurallarını içeren Circular 230'u esas olarak avukatlar, CPA'ler ve enrolled agent'ları kapsar. Yalnızca defter tutmak bu kuralda anılmaz; bu yüzden kuralların sizi koruduğunu varsaymayın. Beyanname hazırlamak için ücret alan herkesin hazırlayıcı vergi kimlik numarası (PTIN) olmalıdır, ancak yalnızca avukatlar, CPA'ler ve enrolled agent'ların sizi sınırsız temsil hakkı vardır. IRS'nin rehberi yeterlilik belgeli hazırlayıcıları listeler. Bu sayfanın kapsamadığı eyalet sözleşme ve lisans kuralları ek hükümler getirebilir. Kimin ne yaptığı için bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.

Kapsamda hangi işler var ve sözleşme neleri dışarıda bırakıyor?

Kapsam, aylık ücretin karşıladığı işlerin listesidir. Listede olmayan iş ya başkasının işidir ya da ek ücretle faturalanır; bu yüzden her işi adıyla yazın.

Aylık bir hizmetin neyi teslim etmesi gerektiği için bkz. aylık muhasebe hizmeti neleri içerir.

Sözleşme hangi tarihleri belirtmeli?

Kapanış gününü, teslim gününü ve her vergi tarihini kimin karşılayacağını yazın. Kapanış ve teslim günlerini sözleşme belirler, çünkü bunları hiçbir vergi kuralı belirlemez. Defterlerin kendilerine bağlı ilk vergi tarihinden, örneğin bir satış vergisi beyannamesinden, önce hazır olması için kapanış gününü yeterince erken seçin.

Hafta sonuna veya resmi tatile denk gelen bir son tarih sonraki iş gününe kayar. Bu vergi yılının formları için 31 Ocak Pazar gününe denk gelir; bu yüzden Form 940 ve dördüncü çeyrek Form 941 1 Şubat 2027 tarihine kayar. Tüm yatırımlarını zamanında yapan bir işveren ikisini de 10 Şubat'a kadar verebilir (Form 941, Form 940). Sözleşme ayrıca süre uzatımını kimin ve en geç ne zaman isteyeceğini de belirtmelidir. Form 7004 işletme beyannamelerine genellikle otomatik 6 aylık uzatma verir ve genellikle olağan son tarihe kadar verilmelidir (talimatlar). Bireyler Form 4868 kullanır. İkisi de ödeme süresini uzatmaz (bireyler; işletme beyannameleri).

Anlaşma adil olsun diye ücretler nasıl yazılmalı?

Her ücret bir tutar, neyi karşıladığı ve neyin daha fazlasını tetiklediğini belirtmelidir. Tetikleyicisi yazılmamış bir ücret, sürpriz faturaların başladığı yerdir.

Aylık ücretin ne kadar olması gerektiği için bkz. aylık muhasebe maliyeti.

Muhasebe sorumlusu bir yılın tamamını peşin ödetebilir mi?

Muhasebe sorumlusu isteyebilir. Burada anılan federal kurallar bir faturalama takvimi belirlemez; bu yüzden bir yıllık peşin ödeme, kabul edebileceğiniz, değiştirebileceğiniz veya reddedebileceğiniz bir şarttır. Peşin ödeme riski size kaydırır: iş beşinci ayda durursa, kullanılmayan aylar sizin tahsil etmeniz gereken paradır.

Kabul ederseniz sözleşme şunları belirtmelidir:

• ödemenin hangi ayları kapsadığı
• taraflardan biri sözleşmeyi sona erdirirse kullanılmayan ayların iade edileceği, ne kadar hızlı ve hangi yöntemle
• kurulum ücretinin kalem kalem yazıldığı ve hangi kısmının iade edilmediği

Aylık veya üç aylık faturalama daha az parayı riske atar. Peşin ödenen bir ücretin nasıl indirileceği ve kaydedileceği yıl sonunda peşin ödenen giderler rehberindedir.

Bir beyanname veya ödeme gecikirse kim sorumludur?

IRS açısından, işletme genellikle sorumlu taraftır ve sizinle muhasebe sorumlusu arasındaki bir sözleşme bunu değiştirmez. IRS, bir vergi uzmanına güvenmeyi geç beyan veya ödeme için genellikle mazeret kabul etmez: vergilerinizi başkası yürütse bile vergi kanununa uymaktan genellikle siz sorumlusunuz. Bordroda işveren, yatırımlardan nihai olarak sorumludur. Bir sahip, yönetici, ortak veya hangi faturaların ödeneceğini denetleyen herkes, kesilen vergiyi kasten yatırmadığı için, ödenmeyen stopaj vergisine eşit trust fund recovery penalty ile kişisel olarak da tarh edilebilir (6672 maddesi; IRS). Olağan zamanaşımı süresi, bordro yılından sonraki 15 Nisan tarihinden itibaren 3 yıl, ya da beyan tarihi daha geçse beyan tarihinden itibarendir: güven fonu kurtarma cezası.

Sözleşmenin yapabileceği şey, maliyeti sizinle muhasebe sorumlusu arasında paylaştırmaktır. Bir mahkemenin bu paylaşımı uygulayıp uygulamayacağı, bu sayfanın kapsamadığı eyalet hukukuna bağlıdır. Sözleşme ayrıca kontroller de koyabilir:

• Her kalemi kimin vereceğini ve ödeyeceğini, tarihiyle birlikte yazın.
• Her beyan ve ödeme için belirli bir gün sayısı içinde kanıt isteyin. IRS, hazırlayıcınızın neyi verdiğini bilmenizi ve zamanında gönderildiğinin kanıtını almanızı söyler.
• IRS'deki kayıtlı adresi kendinizde tutun. Bordro için IRS, bunu bir sağlayıcının adresine çevirmemenizi önemle önerir.
• Bordro vergisi yatırımı kayıtlarına (EFTPS) kendi çevrimiçi erişiminizi tutun; böylece ödemeleri kendiniz kontrol edebilirsiniz. Bir raporlama temsilcisi, başlangıçta ve sonrasında en az üç ayda bir kaydolmanızı yazılı olarak önermelidir (Form 8655 talimatları).
• Muhasebe sorumlusunun kendi hatasının yol açtığı ceza ve faizi kimin geri ödediğini sorun.

Bir taslak seçeneklerinizi sınırlayan maddeler de taşıyabilir. Hangilerinin geçerli kalacağı eyalet hukukuna göre değişir; bu yüzden her birini dikkatle okuyun:

• Muhasebe sorumlusunun geri ödeyeceği tutara getirilen üst sınır veya muafiyet; örneğin yalnızca sizin ödediğiniz ücretler.
• Talep için kısa bir süre sınırı.
• Her uyuşmazlık için tahkim veya seçilmiş bir eyaletin hukuku.
• Geç ödeme faizi ve tahsilat maliyetleri ve bunları kimin ödediği.
• O hafta bir beyan gerekse bile, ödenmemiş bir fatura nedeniyle işi durdurma hakkı.

IRS'den bir cezanın kaldırılmasını istemek veya muhasebe sorumlusundan geri almak için bkz. muhasebe sorumlusunun hataları ve cezayı kimin ödediği.

Defterlerin ve yazılım dosyasının sahibi kim, kayıtlarınızı geri alır mısınız?

Sözleşme, defterlerin işletmeye ait olduğunu belirtmelidir. Circular 230 kapsamındaki bir uygulayıcı, örneğin bir CPA, enrolled agent veya avukat, federal vergi yükümlülüklerinizi yerine getirmek için gereken kayıtlarınızın tamamını talep üzerine derhal iade etmek zorundadır ve kopyalarını saklayabilir (10.28 bölümü). Ücret uyuşmazlığı bunu genellikle mazur kılmaz. Eyalet hukuku uygulayıcının ücret uyuşmazlığı sırasında kayıtları tutmasına izin veriyorsa yalnızca beyannamenize eklenmesi gerekeni iade etmesi gerekir ve geri kalanı gözden geçirip kopyalamanız için makul erişim sağlamalıdır.

Kuralın boşlukları vardır. “Kayıtlarınız”, siz veya başkalarının uygulayıcıya verdiği şeyler ile uygulayıcının hazırladığı ve daha önceki bir hizmet sırasında size zaten verilmiş belgeler anlamına gelir. Şu anda sizin için hazırladıkları defterler anılmaz ve kendi ücreti ödenene kadar tutulan bir belge kapsam dışıdır. CPA, enrolled agent veya avukat olmayan bir muhasebe sorumlusuna ancak 10.8 bölümü yoluyla ulaşılır; bu bölüm, bir beyannamenin tamamını veya büyük kısmını ya da IRS'ye gönderilen vergi borcuyla ilgili bir belgenin önemli bir kısmını hazırlamak için ücret alan bireyi kapsar. Bu bölümün böyle bir hazırlayıcıyı bağlayıp bağlayamayacağı belirsizdir: Loving v. IRS (2014), IRS'nin kendi nezdindeki uygulamayı düzenleme yetkisinin beyanname hazırlayıcılarını kapsamadığına hükmetti ve Annual Filing Season Program bu hazırlayıcıların bu görevleri kabul etmesini sağlar (Rev. Proc. 2014-42). Dolayısıyla bir muhasebe sorumlusu bağlı olmayabilir. Gösterebileceğiniz şey sözleşmedir. Eski bir muhasebeci dosyalarınızı hâlâ elinde tutuyorsa bkz. eski muhasebeciden defterlerin devralınması.

Sözleşme şunları belirtmelidir:

• İşletme, defterlerinin ve sağladığı her kaydın sahibidir.
• Yazılım aboneliği işletmenin adına ve yönetici olarak sahibin adına alınmıştır veya muhasebe sorumlusu talep üzerine dosyanın tam bir kopyasını teslim eder.
• Talepten sonra veya sözleşmenin sonunda belirli bir gün sayısı içinde muhasebe sorumlusu dosyayı veya tam bir dışa aktarımı, hesap planını, defter ayrıntısını, mutabakatları, bordro kayıtlarını, verilen beyannamelerin kopyalarını ve destekleyici belgeleri teslim eder.
• Teslim, bir ücret uyuşmazlığının bitmesini beklemez.
• Muhasebe sorumlusunun kopyaları ne kadar süre sakladığı ve nasıl imha ettiği. Kendi saklama süreniz için bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı.

Muhasebe sorumlusu sizin adınıza IRS ile görüşebilir mi?

Yalnızca imzalı yetkilendirmenizle; muhasebe sorumlusunun neler yapabileceği forma ve unvana bağlıdır.

Avukatların, CPA'lerin ve enrolled agent'ların sınırsız temsil hakkı vardır. Annual Filing Season Program katılımcılarının sınırlı hakları vardır; yalnızca PTIN'i olan bir hazırlayıcının sizi temsil etme yetkisi genellikle yoktur.

Sözleşme, muhasebe sorumlusunun herhangi bir yetkisi olup olmadığını, hangi formla, hangi vergiler ve dönemler için olduğunu ve hizmet sona erdiğinde iptal edileceğini belirtmelidir. Bir denetimde, itirazda veya tahsilat işinde sizi temsil etmek genellikle IRS önünde uygulama yapmaya yetkili, Form 2848'de adı geçen bir birey gerektirir ve ayrı bir sözleşmeyle yapılır.

Sözleşme banka girişlerinizi (login) ve mali verilerinizi nasıl korumalı?

Sözleşme, hangi girişi kimin tuttuğunu, muhasebe sorumlusunun verilerinizi nasıl koruduğunu ve iş bittiğinde onlara ne olacağını belirtmelidir.

IRS, vergi uzmanlarına müşteri bilgilerine erişen herkes için çok faktörlü kimlik doğrulaması, benzersiz parolalar, sınırlı erişim, şifreleme ve yedekleme kullanmalarını söyler. Beyanname hazırlayıcıların FTC Safeguards Rule uyarınca yazılı bir bilgi güvenliği planı olması gerektiğini ve hazırlayıcının sözleşmelerinin dış hizmet sağlayıcılardan da güvenlik önlemleri istemesi gerektiğini belirtir. Bu yayın vergi uzmanları için yazılmıştır. Beyanname hazırlamayan bir muhasebe sorumlusu kapsamda olmayabilir, ancak sözleşme aynı kontrolleri isteyebilir.

Sözleşmenin şunları belirtmesini isteyin:

• Hangi girişleri sizin tuttuğunuz, hangilerini muhasebe sorumlusunun tuttuğu; mümkünse yalnızca görüntüleme yetkili banka erişimi. Bkz. muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim verme.
• Muhasebe sorumlusunun firmasındaki her kişi kendi girişini kullanır ve ikinci bir oturum açma adımı vardır.
• Verilerinize dokunan her dış yüklenici veya firma adıyla anılır ve aynı kontrollere tabi tutulur.
• Verileriniz kaybolur veya çalınırsa muhasebe sorumlusu size derhal haber verir.
• Sonunda erişim kaldırılır ve kopyalar belirli bir tarihe kadar iade edilir veya imha edilir.

Sözleşmeyi nasıl sona erdirirsiniz ve bitmemiş işlere ne olur?

Sözleşme, yazılı bildirimle sona erdirmenize izin vermeli, aynı hakkı muhasebe sorumlusuna da vermeli ve nelerin ödenip teslim edileceğini belirtmelidir. Defterleri kim tutarsa tutsun vergi tarihleriniz işlemeye devam eder.

• Bildirim: 30 gün gibi belirli bir süre. Sözleşme kendiliğinden yenileniyorsa, yenilenmeden önce bildirimin verilebileceği son tarih.
• Son fatura: bitiş tarihine kadar yapılan işin ücreti ve kullanılmayan peşin ücretin iadesi.
• Teslim edilenler: kapatılmış ve mutabakatı yapılmış aylar, yazılı açık kalemler (mutabakatı yapılmamış hesaplar, verilmemiş beyannameler, bekleyen yatırımlar ve son tarihleri) ve yukarıda anlatılan kayıtlar ile girişler.
• Bitmemiş işler: her biri için kararlaştırılan fiyatla tamamlanıp tamamlanmayacağı, olduğu gibi devredilip devredilmeyeceği veya bırakılıp bırakılmayacağı.
• Yetkilendirmeler: Form 2848 ve Form 8821 talimatlarında anlatıldığı gibi her Form 2848, 8821 veya 8655 yetkisini yazılı olarak iptal edin ve Business Tax Account'taki Designated User erişimini sonlandırın. Bir kopyanın (Form 2848'in ilk sayfası) üstüne “REVOKE” yazın, güncel imza ve tarih ekleyin ve IRS'ye veya belirli bir konu için ilgili ofise gönderin. Kopyanız yoksa iptal edilen her adı ve adresi, Form 2848 veya 8821 için de konuları ve dönemleri belirten imzalı ve tarihli bir beyan gönderin. IRS ayrıca vergi uzmanlarına artık müşteri olmayan kişilerin yetkilerini geri çekmelerini söyler.

Tam geçiş için bkz. muhasebe sorumlusunu değiştirme ve eski muhasebeciden defterlerin devralınması.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Bir yıl peşin

Yemek kamyonu işleten bir LLC'ye, yıllık US$3.600'ı peşin öderse aylık US$300 teklif ediliyor. Sözleşme LLC'nin haziran sonrasında anlaşmayı sona erdirmesine izin veriyor, ancak kalan altı ay hakkında sessiz. LLC bir satır eklenmesini istiyor: kullanılmayan aylar, burada US$1.800, bitiş tarihinden sonra 30 gün içinde iade edilir.

İki işi dışarıda bırakan sabit ücret

Bir peyzajcı aylık sabit US$400 ödüyor. Sözleşme banka mutabakatlarını listeliyor, ancak satış vergisi beyannamelerini veya 1099'ları listelemiyor; ek işi saati US$90'dan faturalıyor. Her ay iki saatlik satış vergisi işi US$180 ekler; bu yüzden gerçek maliyet ayda US$580 olur ve yıl sonundan sonra vadesi gelen 1099'lar için kimse adıyla anılmıyor. Peyzajcı, sözleşmenin her iki işi de adıyla yazmasını, kimin verip ödeyeceğini belirtmesini ve bu işleri ya sabit ücrete dahil etmesini ya da ayrıca fiyatlandırmasını istiyor.

Defterler muhasebe sorumlusunun aboneliğinde

İki ortağın defterleri muhasebe sorumlusunun kendi yazılım aboneliğinde duruyor. Sözleşme, dosyanın şirkete ait olduğunu, şirketin yönetici girişi tuttuğunu ve tam bir dışa aktarım isteyebileceğini belirtmelidir. Bu satırlar olmadan ayrılmak, çalışma ilişkisi bittikten sonra geçmişi istemek demektir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Elinizde peşin ödeme isteyen, kapsamı belirsiz veya saatlik ücret maddesi içeren bir sözleşme taslağı var ya da geçmiş bir fatura sizi şaşırttı: işletmenin hangi işe aylık, hangisine bir defaya mahsus ihtiyaç duyduğu, ücretin neleri içermesi gerektiği ve hangi maddelerin değişeceği defterlerinize ve işletme türünüze bağlıdır. Bkz. muhasebe hizmetleri.
• Defterleriniz geride veya yıllar verilmemiş: gecikmiş kayıtların tamamlanması genellikle aylık işten ayrı teklif edilir ve kapsamlandırılır. Bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması ve muhasebe hizmetleri.
• Bir ceza veya bildirim muhasebe sorumlusunun hatasından geldi: açık bir bildirimin kendi yanıt tarihi vardır. Bkz. muhasebe sorumlusunun hataları ve cezayı kimin ödediği ve muhasebe hizmetleri.
• Birden fazla eyalette bordro veya satış vergisi var ya da sahip yurt dışında yaşıyor: her beyannameyi kimin verdiği ve sözleşmenin neleri kapsaması gerektiği eyaletlere ve işletme türüne göre değişir. Bkz. satış vergisi beyannamelerinin verilmesi, yabancı sahipli bir ABD şirketi için muhasebe ve muhasebe hizmetleri.
• Yıl ortasında muhasebe sorumlusu değiştiriyorsunuz: muhasebe sorumlusunu değiştirme rehberini izleyin.
• Hiç işe alıp almayacağınıza karar veriyorsunuz: defterleri kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak ile işe almadan önce sorulacak sorular rehberlerini karşılaştırın.
• Hangi uzmanın ne yaptığını bilmeniz gerekiyor: bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.
• Şirketiniz Kanadalı veya hizmet Kanada'da veriliyor: bkz. Kanada şirketi teklifleri ve hizmet sözleşmesi şartları.