Carta de compromiso contable: alcance, honorarios y condiciones

¿Qué debe especificar una carta de compromiso de contabilidad antes de firmarla?

Una carta de compromiso, también llamada acuerdo de servicios o contrato de retención, es el contrato escrito entre su negocio y el responsable contable o el contador. Ninguna regla tributaria federal redacta la mayoría de sus condiciones. Debe definir diez puntos:

Conviene leer con más cuidado una carta que:

• pide un año por adelantado
• cobra «servicios adicionales» por hora sin enumerarlos
• se renueva sola
• guarda sus libros en la cuenta de software del propio responsable contable
• no fija una fecha de cierre

Lo mismo aplica si no hay ninguna carta, si una factura ya lo sorprendió, si los libros están atrasados, si llegó un aviso, o si el negocio tiene nómina o impuesto sobre las ventas en más de un estado. En esos casos, por lo general conviene que un profesional lea la carta junto con sus libros.

Reúna el borrador de la carta, una lista de cada cuenta bancaria, de tarjeta, de nómina y de impuesto sobre las ventas, su tipo de entidad con cada declaración y su fecha de vencimiento, y las declaraciones del año pasado.

¿Qué hago si el contador no tiene carta de compromiso?

Pídala antes de pagar o de compartir accesos. Las reglas del IRS citadas en esta página no obligan a un responsable contable a darle una carta, así que, sin ella, el alcance, el precio y la devolución de sus registros dependen de lo que se haya dicho. Si la persona no quiere firmar una, deje por escrito en un correo el trabajo, los honorarios y la fecha de inicio, y conserve ese correo.

Pida también la credencial por escrito. La Circular 230 del Treasury, que son las reglas para ejercer ante el IRS, rige principalmente a abogados, CPA y agentes inscritos. Llevar libros por sí solo no aparece en ella, así que no dé por hecho que esas reglas lo protegen. Quien cobra por preparar una declaración necesita un número de identificación fiscal de preparador (PTIN), pero solo los abogados, los CPA y los agentes inscritos tienen derechos ilimitados para representarlo. El directorio del IRS enumera a los preparadores con credencial. Las reglas estatales de contratos y de licencias, que esta página no cubre, pueden agregar más requisitos. Para saber quién hace qué, consulte responsable contable, contador o CPA.

¿Qué trabajo queda dentro del alcance y qué deja fuera la carta?

El alcance es la lista de trabajos que cubre el honorario mensual. Un trabajo que no está en ella lo hace otra persona o se cobra aparte, así que nombre cada uno.

Para saber qué debe entregar un servicio mensual, consulte qué incluye un servicio mensual de contabilidad.

¿Qué fechas debe indicar la carta?

Indique el día de cierre, el día de entrega y quién cumple cada fecha de impuestos. Los días de cierre y de entrega los fija la carta, porque ninguna regla tributaria los establece. Elija un día de cierre lo bastante temprano para que los libros estén listos antes de la primera fecha de impuestos que dependa de ellos, como una declaración del impuesto sobre las ventas.

Una fecha de vencimiento que cae en fin de semana o día feriado pasa al siguiente día hábil. En los formularios de este año fiscal, el 31 de enero cae en domingo, así que el Form 940 y el Form 941 del cuarto trimestre pasan al 1 de febrero de 2027. Un empleador que hizo todos los depósitos a tiempo puede presentar ambos a más tardar el 10 de febrero (Form 941, Form 940). La carta también debe decir quién solicita una prórroga y para cuándo. El Form 7004 por lo general da a las declaraciones de negocios una prórroga automática de 6 meses y, por lo general, debe presentarse a más tardar en la fecha de vencimiento regular (instrucciones). Las personas usan el Form 4868. Ninguno de los dos extiende el plazo para pagar (personas; declaraciones de negocios).

¿Cómo deben redactarse los honorarios para que el trato sea justo?

Cada honorario debe indicar un monto, qué cubre y qué lo aumenta. Un honorario sin un motivo de aumento definido es donde empiezan las facturas sorpresa.

Para saber cuánto debe costar un honorario mensual, consulte cuánto cuesta la contabilidad por mes.

¿Puede un responsable contable obligarlo a pagar todo el año por adelantado?

Puede pedirlo. Las reglas federales citadas aquí no fijan un calendario de cobro, así que un año por adelantado es una condición que usted puede aceptar, cambiar o rechazar. Pagar por adelantado traslada el riesgo a usted: si el trabajo se detiene en el mes cinco, los meses sin usar son dinero que usted tendría que cobrar.

Si acepta, la carta debe decir:

• qué meses cubre el pago
• que los meses sin usar se reembolsan si cualquiera de las partes termina la carta, en cuánto tiempo y por qué medio
• que cualquier cargo de instalación se detalla, y qué parte no es reembolsable

Pagar cada mes o cada trimestre pone menos dinero en riesgo. Cómo se deduce y se registra un honorario pagado por adelantado está en gastos pagados por adelantado al cierre del año.

¿Quién es responsable si una declaración o un pago llega tarde?

Para el IRS, el negocio es por lo general la parte responsable, y una carta entre usted y el responsable contable no cambia eso. Por lo general, el IRS no acepta confiar en un profesional de impuestos como motivo para excusar una presentación o un pago tardíos: usted es por lo general responsable de cumplir con la ley tributaria aunque otra persona se encargue de sus impuestos. En la nómina, el empleador es el responsable final de los depósitos. A un propietario, ejecutivo, socio o cualquier otra persona que controle qué facturas se pagan también se le puede determinar personalmente la multa de recuperación de fondos fiduciarios (trust fund recovery penalty), igual al impuesto retenido sin pagar, por no remitirlo de forma intencional (sección 6672; IRS). El plazo habitual es de 3 años contado desde el 15 de abril posterior al año de la nómina, o desde la fecha de presentación si es posterior: multa de recuperación de fondos fiduciarios.

Lo que la carta sí puede hacer es repartir el costo entre usted y el responsable contable. Si un tribunal hace cumplir ese reparto depende de la ley estatal, que esta página no cubre. La carta también puede fijar controles:

• Nombre quién presenta y quién paga cada partida, con su fecha.
• Exija comprobante de cada presentación y cada pago dentro de un número de días definido. El IRS indica que debe saber qué presenta su preparador y obtener comprobante de que se envió a tiempo.
• Mantenga como suya la dirección que el IRS tiene registrada. En la nómina, el IRS recomienda con firmeza no cambiarla por la de un proveedor.
• Conserve su propio acceso en línea a los registros de depósitos de nómina (EFTPS), para poder revisar los pagos usted mismo. Un agente informante (reporting agent) debe recomendarle por escrito que se inscriba, al inicio y, después, al menos cada trimestre (instrucciones del Form 8655).
• Pregunte quién reembolsa las multas y los intereses que cause un error del propio responsable contable.

Un borrador también puede incluir cláusulas que limitan sus opciones. La ley estatal varía en cuáles se sostienen, así que lea cada una con cuidado:

• Un tope o una exclusión de lo que el responsable contable le reembolsa, como solo los honorarios que usted pagó.
• Un plazo corto para presentar un reclamo.
• Arbitraje, o la ley de un estado elegido, para cualquier disputa.
• Intereses por pago tardío y costos de cobranza, y quién los paga.
• Un derecho a suspender el trabajo por una factura sin pagar, incluso cuando una presentación vence esa semana.

Para pedir al IRS que elimine una multa o para recuperarla del responsable contable, consulte errores del responsable contable y quién paga las multas.

¿Quién es el propietario de los libros y del archivo del software, y le devuelven sus registros?

La carta debe decir que el negocio es propietario de sus libros. Un profesional sujeto a la Circular 230, como un CPA, un agente inscrito o un abogado, debe, si usted lo pide, devolver sin demora todos sus registros que necesite para cumplir con sus obligaciones tributarias federales, y puede quedarse con copias (sección 10.28). Una disputa por honorarios por lo general no excusa esa obligación. Si la ley estatal permite al profesional retener registros durante una disputa de honorarios, solo debe devolver lo que deba adjuntarse a su declaración, y debe darle acceso razonable para revisar y copiar el resto.

La regla tiene vacíos. «Sus registros» significa lo que usted u otras personas dieron al profesional, más los documentos que preparó y que usted ya recibió en un compromiso anterior. Los libros que está armando para usted ahora no se nombran, y un documento retenido hasta que se pague su propio honorario queda excluido. Un responsable contable que no es CPA, agente inscrito ni abogado solo queda alcanzado por la sección 10.8, que cubre a una persona que cobra por preparar la totalidad o la mayor parte de una declaración, o una parte sustancial de un documento sobre una obligación tributaria enviado al IRS. Si esa regla puede obligar a ese preparador no está resuelto: Loving v. IRS (2014) sostuvo que la facultad del IRS de regular la práctica ante él no alcanza a los preparadores de declaraciones, y el Annual Filing Season Program hace que esos preparadores acepten estos deberes (Rev. Proc. 2014-42). Por eso, un responsable contable podría no estar obligado. La carta es lo que usted puede señalar. Si un contador anterior ya tiene sus archivos, consulte cómo recibir los libros de un contador anterior.

La carta debe decir:

• Que el negocio es propietario de sus libros y de todo registro que aportó.
• Que la suscripción del software está a nombre del negocio con el propietario como administrador, o que el responsable contable entrega una copia completa del archivo si se la piden.
• Que, dentro de un número de días definido desde la solicitud o al terminar, el responsable contable entrega el archivo o una exportación completa, el catálogo de cuentas, el detalle del libro mayor, las conciliaciones, los registros de nómina, las copias de las declaraciones presentadas y los documentos de respaldo.
• Que la entrega no espera a que se resuelva una disputa por honorarios.
• Cuánto tiempo guarda el responsable contable las copias y cómo se destruyen. Para su propio plazo de conservación, consulte cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Puede su responsable contable hablar con el IRS en su nombre?

Solo con su autorización firmada, y lo que puede hacer el responsable contable depende del formulario y de la credencial.

Los abogados, los CPA y los agentes inscritos tienen derechos de representación ilimitados. Quienes participan en el Annual Filing Season Program tienen derechos limitados, y un preparador que solo tiene un PTIN por lo general no tiene autoridad para representarlo.

La carta debe decir si el responsable contable tiene alguna autorización, qué formulario, para qué impuestos y períodos, y que se revoca cuando termina el compromiso. Representarlo en una auditoría, una apelación o un asunto de cobro por lo general requiere a una persona autorizada para ejercer ante el IRS, nombrada en el Form 2848, bajo un acuerdo aparte.

¿Cómo debe proteger la carta sus accesos bancarios y sus datos financieros?

La carta debe decir quién tiene cada acceso, cómo protege el responsable contable sus datos y qué pasa con ellos cuando termina el trabajo.

El IRS indica a los profesionales de impuestos que usen autenticación de múltiples factores para cualquiera que acceda a información de clientes, contraseñas únicas, acceso limitado, cifrado y copias de seguridad. Dice que los preparadores de declaraciones deben tener un plan escrito de seguridad de la información conforme a la FTC Safeguards Rule, y que los contratos de un preparador deben exigir a los proveedores externos que mantengan medidas de protección. Esa publicación está escrita para profesionales de impuestos. Un responsable contable que no prepara declaraciones puede no estar cubierto, pero la carta puede pedir los mismos controles.

Pida que la carta diga:

• Qué accesos conserva usted y cuáles tiene el responsable contable, con acceso bancario de solo lectura cuando sea posible. Consulte cómo dar acceso a sus cuentas a un responsable contable.
• Cada persona de la firma del responsable contable usa su propio acceso, con un segundo paso para iniciar sesión.
• Todo contratista externo o firma que toque sus datos se nombra y está sujeto a los mismos controles.
• El responsable contable le avisa sin demora si sus datos se pierden o se roban.
• Al terminar, se elimina el acceso y las copias se devuelven o se destruyen a más tardar en una fecha definida.

¿Cómo se termina el compromiso y qué pasa con el trabajo sin terminar?

La carta debe permitirle terminarla con un aviso por escrito, dar al responsable contable el mismo derecho, y decir qué se debe y qué se entrega. Sus fechas de impuestos siguen corriendo, sin importar quién tenga los libros.

• Aviso: un plazo definido, como 30 días. Si la carta se renueva sola, la última fecha para avisar antes de que eso ocurra.
• Factura final: los honorarios por el trabajo hecho hasta la fecha de terminación, y el reembolso de cualquier honorario pagado por adelantado y sin usar.
• Qué se entrega: los meses cerrados y conciliados, las partidas abiertas por escrito (cuentas sin conciliar, declaraciones sin presentar, depósitos pendientes y sus fechas de vencimiento), además de los registros y accesos descritos arriba.
• Trabajos sin terminar: para cada uno, si se termina al precio acordado, se entrega como está o se abandona.
• Autorizaciones: revoque por escrito cualquier Form 2848, 8821 o 8655, como describen las instrucciones del Form 2848 y del Form 8821, y termine cualquier acceso como usuario designado en la cuenta de impuestos del negocio (Business Tax Account). Escriba «REVOKE» en la parte superior de una copia (la primera página del Form 2848), agregue una firma y una fecha actuales, y envíela al IRS, o, para un asunto específico, a la oficina que lo atiende. Si no tiene una copia, envíe una declaración firmada y fechada con cada nombre y dirección que se revoca, y los asuntos y períodos del Form 2848 o del Form 8821. El IRS también indica a los profesionales de impuestos que retiren las autorizaciones de quienes ya no son clientes.

Para ver el cambio completo, consulte cómo reemplazar a su responsable contable y cómo recibir los libros de un contador anterior.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses.

Un año por adelantado

A una LLC de un camión de comida le ofrecen US$300 al mes si paga US$3,600 por el año por adelantado. La carta permite a la LLC terminar el acuerdo después de junio, pero no dice nada de los otros seis meses. La LLC pide agregar una línea: los meses sin usar, US$1,800 en este caso, se reembolsan dentro de los 30 días siguientes a la fecha de terminación.

Un honorario fijo que deja fuera dos trabajos

Un paisajista paga un honorario fijo de US$400 al mes. La carta enumera las conciliaciones bancarias, pero no las declaraciones del impuesto sobre las ventas ni los Forms 1099, y cobra el trabajo extra a US$90 la hora. Dos horas al mes de trabajo de impuesto sobre las ventas suman US$180, así que el costo real es de US$580 al mes, y nadie queda nombrado para los 1099 que vencen después del cierre del año. El paisajista pide que la carta nombre ambos trabajos, diga quién presenta y quién paga, y los incluya en el honorario fijo o les ponga precio.

Libros en la suscripción del responsable contable

Los libros de dos copropietarios están en la suscripción de software del propio responsable contable. La carta debe decir que la empresa es propietaria del archivo, tiene un acceso de administrador y puede pedir una exportación completa. Sin esas líneas, irse significa pedir el historial cuando la relación de trabajo ya terminó.

¿Es distinto en su caso?

• Usted tiene un borrador de carta con una solicitud de pago por adelantado, un alcance vago o una cláusula por hora, o una factura anterior ya lo sorprendió: qué trabajo necesita el negocio cada mes frente a una sola vez, qué debe incluir el honorario y qué cláusulas cambiar dependen de sus libros y de su tipo de entidad. Consulte servicios de contabilidad.
• Sus libros están atrasados o hay años sin presentar: una puesta al día por lo general se cotiza y se define aparte del trabajo mensual. Consulte cómo ponerse al día con libros atrasados y servicios de contabilidad.
• Llegó una multa o un aviso por un error del responsable contable: un aviso abierto tiene su propia fecha de respuesta. Consulte errores del responsable contable y quién paga las multas y servicios de contabilidad.
• Nómina o impuesto sobre las ventas en más de un estado, o un propietario que vive en el extranjero: quién presenta cada declaración y qué debe cubrir la carta cambian según los estados y la entidad. Consulte cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas, contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera y servicios de contabilidad.
• Está cambiando de responsable contable a mitad de año: siga cómo reemplazar a su responsable contable.
• Está decidiendo si contratar a alguien: compare llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable y las preguntas que conviene hacer antes de contratar.
• Necesita saber qué profesional hace qué: consulte responsable contable, contador o CPA.
• Su corporación es canadiense, o el compromiso es en Canadá: consulte cotizaciones y condiciones de servicio para una corporación canadiense.