Lettre de mission en tenue de livres : portée, frais et clauses

Que doit préciser une lettre de mission de tenue de livres avant la signature?

Une lettre de mission, aussi appelée contrat de service ou convention de provision, est le contrat écrit entre votre entreprise et le spécialiste de la tenue de livres ou le comptable. Aucune règle fiscale fédérale n'en fixe la plupart des clauses. Elle devrait régler dix points :

Une lettre mérite une lecture plus attentive si elle :

• demande une année payée d'avance
• facture des « services supplémentaires » à l'heure sans les énumérer
• se renouvelle d'elle-même
• garde vos livres dans le compte de logiciel du spécialiste de la tenue de livres
• ne fixe aucun jour de clôture

Il en va de même s'il n'y a pas de lettre du tout, si une facture vous a déjà surpris, si les livres sont en retard, si un avis est arrivé, ou si l'entreprise a de la paie ou de la taxe de vente dans plus d'un État. Ces cas demandent habituellement qu'un professionnel lise la lettre en la comparant à vos livres.

Rassemblez le projet de lettre, la liste de tous vos comptes bancaires, de cartes, de paie et de taxe de vente, votre type d'entité avec chaque déclaration et sa date d'échéance, ainsi que les déclarations de l'an dernier.

Et si le comptable n'a pas de lettre de mission?

Demandez-en une avant de payer ou de partager des identifiants. Les règles de l'IRS citées sur cette page n'obligent pas un spécialiste de la tenue de livres à vous remettre une lettre; sans elle, la portée, le prix et la restitution de vos dossiers reposent sur ce qui a été dit. Si la personne refuse d'en signer une, obtenez le travail, les frais et la date de début dans un courriel et conservez-le.

Demandez aussi le titre professionnel par écrit. La Circular 230 du Trésor américain, qui encadre la pratique devant l'IRS, vise surtout les avocats, les CPA et les agents inscrits (enrolled agents). La tenue de livres seule n'y est pas nommée; ne supposez donc pas que ces règles vous protègent. Toute personne payée pour préparer une déclaration doit avoir un numéro d'identification fiscale de préparateur (PTIN), mais seuls les avocats, les CPA et les agents inscrits ont le droit illimité de vous représenter. Le répertoire de l'IRS dresse la liste des préparateurs titrés. Les règles des États sur les contrats et les permis, que cette page ne traite pas, peuvent s'ajouter. Pour savoir qui fait quoi, voir spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Quels travaux sont inclus, et que laisse de côté la lettre?

La portée est la liste des travaux couverts par les frais mensuels. Un travail qui n'y figure pas appartient à quelqu'un d'autre ou est facturé en sus; nommez donc chacun d'eux.

Pour savoir ce qu'un service mensuel devrait livrer, voir ce qu'inclut un service mensuel.

Quelles dates la lettre doit-elle indiquer?

Indiquez le jour de clôture, le jour de remise et qui respecte chaque date fiscale. Les jours de clôture et de remise relèvent de la lettre, car aucune règle fiscale ne les fixe. Choisissez un jour de clôture assez tôt pour que les livres soient prêts à la première date fiscale qui en dépend, comme une déclaration de taxe de vente.

Une date d'échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié passe au jour ouvrable suivant. Pour les formulaires de cette année d'imposition, le 31 janvier tombe un dimanche; le formulaire 940 et le formulaire 941 du quatrième trimestre passent donc au 1er février 2027. Un employeur qui a fait tous ses dépôts à temps peut produire les deux au plus tard le 10 février (formulaire 941, formulaire 940). La lettre devrait aussi dire qui demande une prolongation et pour quelle date. Le formulaire 7004 accorde généralement aux déclarations d'entreprise une prolongation automatique de 6 mois et doit généralement être produit au plus tard à la date d'échéance ordinaire (instructions). Les particuliers utilisent le formulaire 4868. Ni l'un ni l'autre ne prolonge le délai de paiement (particuliers; déclarations d'entreprise).

Comment rédiger les frais pour que l'entente soit équitable?

Chaque frais devrait indiquer un montant, ce qu'il couvre et ce qui en déclenche d'autres. Un frais sans déclencheur précisé est l'endroit où commencent les factures surprises.

Pour savoir ce que devraient être les frais mensuels, voir coût mensuel de la tenue de livres.

Un spécialiste de la tenue de livres peut-il vous obliger à payer toute l'année d'avance?

Il peut le demander. Les règles fédérales citées ici ne fixent aucun calendrier de facturation; une année payée d'avance est donc une clause que vous pouvez accepter, modifier ou refuser. Prépayer vous transfère le risque : si le travail s'arrête au cinquième mois, les mois inutilisés sont de l'argent que vous devez récupérer.

Si vous acceptez, la lettre devrait préciser :

• quels mois le paiement couvre
• que les mois inutilisés sont remboursés si l'une ou l'autre partie met fin à la lettre, dans quel délai et par quel moyen
• que tout frais de mise en place est détaillé, et quelle partie n'est pas remboursable

Une facturation mensuelle ou trimestrielle limite l'argent exposé. La façon de déduire et d'inscrire des frais prépayés est expliquée dans charges payées d'avance à la fin de l'année.

Qui est responsable si une déclaration ou un paiement est en retard?

Pour l'IRS, l'entreprise est généralement la partie responsable, et une lettre entre vous et le spécialiste de la tenue de livres n'y change rien. L'IRS n'accepte généralement pas le fait de s'être fié à un professionnel de la fiscalité comme motif d'excuser une production ou un paiement tardif : vous êtes généralement responsable de respecter la loi fiscale même si quelqu'un d'autre s'occupe de vos impôts. Pour la paie, l'employeur est responsable en dernier ressort des dépôts. Un propriétaire, un dirigeant, un associé ou toute autre personne qui contrôle quelles factures sont payées peut aussi se voir imposer personnellement la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), égale à l'impôt retenu non versé, pour avoir omis volontairement de le verser (article 6672; IRS). Le délai habituel est de 3 ans à compter du 15 avril suivant l'année de paie, ou de la date de production si elle est postérieure : pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.

Ce que la lettre peut faire, c'est répartir le coût entre vous et le spécialiste de la tenue de livres. Qu'un tribunal fasse respecter ce partage dépend du droit de l'État, que cette page ne traite pas. La lettre peut aussi prévoir des contrôles :

• Nommez qui produit et qui paie chaque élément, avec sa date.
• Exigez la preuve de chaque production et de chaque paiement dans un nombre de jours précisé. L'IRS recommande de savoir ce que votre préparateur produit et d'obtenir la preuve que c'est envoyé à temps.
• Gardez l'adresse au dossier de l'IRS comme étant la vôtre. Pour la paie, l'IRS recommande fortement de ne pas la remplacer par celle d'un fournisseur.
• Gardez votre propre accès en ligne aux dossiers de dépôts de paie (EFTPS, le système de paiement électronique des impôts fédéraux), pour vérifier vous-même les paiements. Un agent déclarant doit recommander par écrit que vous vous inscriviez, au début puis au moins chaque trimestre (instructions du formulaire 8655).
• Demandez qui rembourse les pénalités et les intérêts causés par l'erreur du spécialiste de la tenue de livres lui-même.

Un projet peut aussi contenir des clauses qui limitent vos options. Le droit de l'État varie quant à celles qui tiennent; lisez donc chacune de près :

• Un plafond ou une exclusion de ce que le spécialiste de la tenue de livres rembourse, par exemple seulement les frais que vous avez payés.
• Un court délai pour présenter une réclamation.
• Un arbitrage, ou le droit d'un État choisi, pour tout litige.
• Les intérêts sur paiement tardif et les frais de recouvrement, et qui les paie.
• Un droit de suspendre le travail pour une facture impayée, même quand une production est due cette semaine-là.

Pour demander à l'IRS d'annuler une pénalité ou la recouvrer auprès du spécialiste de la tenue de livres, voir erreurs du spécialiste de la tenue de livres et qui paie les pénalités.

Qui possède les livres et le fichier du logiciel, et récupérez-vous vos dossiers?

La lettre devrait dire que l'entreprise possède ses livres. Un praticien soumis à la Circular 230, comme un CPA, un agent inscrit ou un avocat, doit, sur demande, rendre promptement tous vos dossiers nécessaires pour respecter vos obligations fiscales fédérales, et peut en garder des copies (article 10.28). Un litige sur les frais ne l'en dispense généralement pas. Si le droit de l'État permet au praticien de retenir des dossiers pendant un litige sur les frais, il n'a qu'à rendre ce qui doit être joint à votre déclaration, et doit vous donner un accès raisonnable pour examiner et copier le reste.

La règle a des lacunes. « Vos dossiers » désigne ce que vous ou d'autres avez remis au praticien, plus les documents qu'il a préparés et que vous avez déjà reçus dans un mandat antérieur. Les livres qu'il monte actuellement pour vous ne sont pas nommés, et un document retenu jusqu'au paiement de ses propres frais est exclu. Un spécialiste de la tenue de livres qui n'est ni CPA, ni agent inscrit, ni avocat n'est visé que par l'article 10.8, qui s'applique à une personne payée pour préparer la totalité ou la quasi-totalité d'une déclaration, ou une partie substantielle d'un document sur une obligation fiscale envoyé à l'IRS. Qu'il puisse lier un tel préparateur est incertain : Loving v. IRS (2014) a jugé que le pouvoir de l'IRS de réglementer la pratique devant lui ne s'étend pas aux préparateurs de déclarations, et l'Annual Filing Season Program fait consentir ces préparateurs à ces obligations (Rev. Proc. 2014-42). Un spécialiste de la tenue de livres peut donc ne pas être lié. La lettre est ce que vous pouvez invoquer. Si un ancien comptable détient déjà vos dossiers, voir reprendre des livres d'un ancien comptable.

La lettre devrait dire :

• L'entreprise possède ses livres et tous les dossiers qu'elle a fournis.
• L'abonnement au logiciel est au nom de l'entreprise, le propriétaire en étant l'administrateur, ou le spécialiste de la tenue de livres livre sur demande une copie complète du fichier.
• Dans un nombre de jours précisé après une demande, ou à la fin, le spécialiste de la tenue de livres remet le fichier ou une exportation complète, le plan comptable, le détail du grand livre, les rapprochements, les dossiers de paie, les copies des déclarations produites et les pièces justificatives.
• La remise n'attend pas la fin d'un litige sur les frais.
• Combien de temps le spécialiste de la tenue de livres garde des copies, et comment elles sont détruites. Pour votre propre conservation, voir combien de temps garder les dossiers d'entreprise.

Votre spécialiste de la tenue de livres peut-il parler à l'IRS pour vous?

Seulement avec votre autorisation signée, et ce qu'il peut faire dépend du formulaire et du titre professionnel.

Les avocats, les CPA et les agents inscrits ont des droits de représentation illimités. Les participants à l'Annual Filing Season Program ont des droits limités, et un préparateur qui n'a qu'un PTIN n'a généralement aucune autorité pour vous représenter.

La lettre devrait dire si le spécialiste de la tenue de livres détient une autorisation, quel formulaire, pour quels impôts et périodes, et qu'elle est révoquée à la fin du mandat. Vous représenter lors d'une vérification, d'un appel ou d'un dossier de recouvrement exige généralement un particulier admissible à pratiquer devant l'IRS, nommé sur le formulaire 2848, aux termes d'une entente distincte.

Comment la lettre doit-elle protéger vos identifiants bancaires et vos données financières?

La lettre devrait dire qui détient quel identifiant de connexion, comment le spécialiste de la tenue de livres protège vos données, et ce qu'il en advient à la fin du travail.

L'IRS demande aux professionnels de la fiscalité d'utiliser l'authentification multifacteur pour toute personne qui accède aux renseignements des clients, des mots de passe uniques, un accès limité, le chiffrement et des copies de sauvegarde. Elle dit que les préparateurs de déclarations doivent avoir un plan écrit de sécurité de l'information en vertu de la FTC Safeguards Rule de la Federal Trade Commission, et que les contrats d'un préparateur devraient exiger des fournisseurs de services externes qu'ils maintiennent des mesures de protection. Cette publication s'adresse aux professionnels de la fiscalité. Un spécialiste de la tenue de livres qui ne prépare aucune déclaration peut ne pas être visé, mais la lettre peut demander les mêmes contrôles.

Demandez que la lettre précise :

• Quels identifiants vous gardez et lesquels le spécialiste de la tenue de livres détient, avec un accès bancaire en lecture seule dans la mesure du possible. Voir donner à un spécialiste de la tenue de livres l'accès à vos comptes.
• Chaque personne du cabinet du spécialiste de la tenue de livres utilise son propre identifiant, avec une deuxième étape de connexion.
• Tout sous-traitant ou cabinet externe qui touche vos données est nommé et tenu aux mêmes contrôles.
• Le spécialiste de la tenue de livres vous avise promptement si vos données sont perdues ou volées.
• À la fin, les accès sont retirés et les copies sont rendues ou détruites à une date précisée.

Comment mettre fin au mandat, et que devient le travail inachevé?

La lettre devrait vous permettre d'y mettre fin par avis écrit, donner le même droit au spécialiste de la tenue de livres, et dire ce qui est dû et remis. Vos dates fiscales continuent de courir, peu importe qui détient les livres.

• Préavis : une période précisée, comme 30 jours. Si la lettre se renouvelle d'elle-même, la dernière date pour donner un préavis, après quoi elle se renouvelle.
• Facture finale : les frais des travaux faits jusqu'à la date de fin, et le remboursement de tout frais prépayé inutilisé.
• Ce qui est remis : les mois clos et rapprochés, les éléments en suspens par écrit (comptes non rapprochés, déclarations non produites, dépôts à venir et leurs dates d'échéance), ainsi que les dossiers et identifiants décrits plus haut.
• Travaux inachevés : pour chacun, s'il est terminé au prix convenu, remis tel quel, ou abandonné.
• Autorisations : révoquez par écrit tout formulaire 2848, 8821 ou 8655, comme le décrivent les instructions du formulaire 2848 et du formulaire 8821, et mettez fin à tout accès d'utilisateur désigné dans le Business Tax Account. Écrivez « REVOKE » en haut d'une copie (la première page du formulaire 2848), ajoutez une signature et une date à jour, et envoyez-la à l'IRS, ou, pour une affaire précise, au bureau qui la traite. Sans copie, envoyez une déclaration signée et datée donnant chaque nom et adresse révoqués, ainsi que les affaires et les périodes pour le formulaire 2848 ou 8821. L'IRS dit aussi aux professionnels de la fiscalité de retirer les autorisations des personnes qui ne sont plus des clients.

Pour le changement complet, voir remplacer votre spécialiste de la tenue de livres et reprendre des livres d'un ancien comptable.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs, en dollars américains.

Une année payée d'avance

On offre à une LLC de camion de cuisine de rue 300 $ US par mois si elle paie 3 600 $ US pour l'année d'avance. La lettre permet à la LLC de mettre fin à l'entente après juin, mais elle est muette sur les six autres mois. La LLC demande qu'on ajoute une ligne : les mois inutilisés, 1 800 $ US ici, sont remboursés dans les 30 jours suivant la date de fin.

Un forfait qui laisse de côté deux travaux

Un paysagiste paie un forfait de 400 $ US par mois. La lettre énumère les rapprochements bancaires, mais ni les déclarations de taxe de vente ni les formulaires 1099, et facture les travaux supplémentaires à 90 $ US l'heure. Deux heures de travail sur la taxe de vente chaque mois ajoutent 180 $ US; le coût réel est donc de 580 $ US par mois, et personne n'est nommé pour les formulaires 1099 dus après la fin de l'année. Le paysagiste demande que la lettre nomme les deux travaux, dise qui produit et paie, et soit les inclue dans le forfait, soit les tarife.

Des livres dans l'abonnement du spécialiste

Les livres de deux copropriétaires se trouvent dans l'abonnement de logiciel du spécialiste de la tenue de livres. La lettre devrait dire que l'entreprise possède le fichier, détient un identifiant d'administrateur et peut demander une exportation complète. Sans ces lignes, partir veut dire réclamer l'historique après la fin de la relation de travail.

Votre situation est différente?

• Vous avez un projet de lettre avec une demande de prépaiement, une portée vague ou une clause horaire, ou une facture passée vous a déjà surpris : les travaux dont l'entreprise a besoin chaque mois ou une seule fois, ce que les frais devraient comprendre et les clauses à changer dépendent de vos livres et de votre type d'entité. Voir services de tenue de livres.
• Vos livres sont en retard ou des années ne sont pas produites : un rattrapage est généralement soumissionné et délimité à part du travail mensuel. Voir rattraper des livres en retard et services de tenue de livres.
• Une pénalité ou un avis découle d'une erreur du spécialiste de la tenue de livres : un avis ouvert a sa propre date de réponse. Voir erreurs du spécialiste de la tenue de livres et qui paie les pénalités et services de tenue de livres.
• De la paie ou de la taxe de vente dans plus d'un État, ou un propriétaire qui vit à l'étranger : qui produit chaque déclaration, et ce que la lettre devrait couvrir, varient selon les États et l'entité. Voir la production des déclarations de taxe de vente, tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers et services de tenue de livres.
• Vous changez de spécialiste de la tenue de livres en cours d'année : suivez remplacer votre spécialiste de la tenue de livres.
• Vous hésitez à embaucher quelqu'un : comparez tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres et les questions à poser avant d'embaucher.
• Vous voulez savoir quel professionnel fait quoi : voir spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.
• Votre société est canadienne, ou le mandat se déroule au Canada : voir soumissions et conditions de mandat d'une société canadienne.