מכתב התקשרות להנהלת חשבונות: היקף העבודה, שכר טרחה ותנאים לבדיקה

מה צריך לפרט מכתב התקשרות להנהלת חשבונות לפני שחותמים?

מכתב התקשרות, שנקרא גם הסכם שירות או הסכם ריטיינר, הוא החוזה הכתוב בין העסק שלכם לבין איש המקצוע להנהלת חשבונות או לרואה החשבון. אין כלל מס פדרלי שקובע את רוב התנאים שבו. המכתב צריך להסדיר עשרה עניינים:

מכתב שצריך לקרוא בעיון רב יותר אם הוא:

• דורש תשלום של שנה מראש
• מחייב “שירותים נוספים” לפי שעה בלי לפרט אותם
• מתחדש מעצמו
• שומר את הספרים שלכם בחשבון התוכנה של איש המקצוע
• לא קובע יום סגירה

אותו דבר נכון אם אין מכתב כלל, אם חשבון כבר הפתיע אתכם, אם הספרים מאחרים, אם הגיעה הודעה, או אם לעסק יש שכר או מס מכירה ביותר ממדינה אחת. במקרים כאלה בדרך כלל כדאי שאיש מקצוע יקרא את המכתב מול הספרים שלכם.

הכינו את טיוטת המכתב, רשימה של כל חשבון בנק, כרטיס, שכר ומס מכירה, את סוג הישות שלכם עם כל דוח ומועד ההגשה שלו, ואת הדוחות של השנה שעברה.

מה אם לרואה החשבון אין מכתב התקשרות?

בקשו מכתב לפני שמשלמים או משתפים פרטי כניסה. כללי IRS שמוזכרים בעמוד הזה אינם מחייבים איש מקצוע להנהלת חשבונות למסור לכם מכתב, ולכן בלעדיו היקף העבודה, המחיר והחזרת הרישומים שלכם נשענים על מה שנאמר בעל פה. אם האדם מסרב לחתום, קבלו בדוא״ל את העבודה, שכר הטרחה ותאריך ההתחלה, ושמרו אותו.

בקשו בכתב גם את ההסמכה. Circular 230 של משרד האוצר, הכללים לייצוג מול IRS, חל בעיקר על עורכי דין, CPA וסוכני מס מורשים. הנהלת חשבונות בלבד אינה מוזכרת בו, ולכן אל תניחו שהכללים האלה מגנים עליכם. כל מי שמקבל תשלום על הכנת דוח צריך מספר זיהוי של מכין דוחות מס (PTIN), אבל רק עורכי דין, CPA וסוכני מס מורשים (enrolled agents) יכולים לייצג אתכם ללא הגבלה. הרשימה של IRS מפרטת מכיני דוחות מוסמכים. כללי חוזים ורישוי של המדינה, שהעמוד הזה אינו מכסה, עשויים להוסיף דרישות. למי עושה מה, ראו מנהל חשבונות, רואה חשבון או CPA.

אילו עבודות כלולות בהיקף העבודה, ומה המכתב משאיר בחוץ?

היקף העבודה הוא רשימת העבודות ששכר הטרחה החודשי מכסה. עבודה שחסרה בה היא של מישהו אחר או מחויבת בנפרד, ולכן ציינו כל עבודה בשמה.

מה שירות חודשי צריך לספק מפורט במה כלול בשירות הנהלת חשבונות חודשי.

אילו מועדים המכתב צריך לקבוע?

קבעו את יום הסגירה, יום המסירה ומי עומד בכל מועד מס. את יום הסגירה ויום המסירה קובע המכתב, כי אין כלל מס שקובע אותם. בחרו יום סגירה מוקדם מספיק כדי שהספרים יהיו מוכנים לפני מועד המס הראשון שתלוי בהם, כמו דוח מס מכירה.

מועד שחל בסוף שבוע או בחג רשמי עובר ליום העסקים הבא. בטפסים של שנת המס הזו, 31 בינואר חל ביום ראשון, ולכן טופס 940 וטופס 941 של הרבעון הרביעי עוברים ל-⁠1 בפברואר 2027. מעסיק ששילם את כל ההפקדות במועד רשאי להגיש את שניהם עד 10 בפברואר (טופס 941, טופס 940). המכתב צריך לקבוע גם מי מבקש הארכה ועד מתי. טופס 7004 נותן בדרך כלל לדוחות עסקיים הארכה אוטומטית של 6 חודשים, ובדרך כלל יש להגישו עד מועד ההגשה הרגיל (הוראות). יחידים משתמשים בטופס 4868. אף אחד מהם אינו מאריך את מועד התשלום (יחידים; דוחות עסקיים).

איך לנסח את שכר הטרחה כדי שההסכם יהיה הוגן?

כל סעיף שכר טרחה צריך לציין סכום, מה הוא מכסה ומה מחייב תשלום נוסף. סעיף שלא מציין מה מחייב תשלום נוסף הוא המקום שבו מתחילים חשבונות מפתיעים.

כמה שכר חודשי צריך להיות, ראו עלות הנהלת חשבונות לחודש.

האם איש הנהלת חשבונות יכול לחייב אתכם לשלם על שנה שלמה מראש?

הוא יכול לבקש. הכללים הפדרליים שמוזכרים כאן אינם קובעים לוח חיוב, ולכן שנה מראש היא תנאי שאפשר לקבל, לשנות או לסרב לו. תשלום מראש מעביר את הסיכון אליכם: אם העבודה נפסקת בחודש החמישי, החודשים שלא נוצלו הם כסף שתצטרכו לגבות בחזרה.

אם אתם מסכימים, המכתב צריך לקבוע:

• אילו חודשים התשלום מכסה
• שחודשים שלא נוצלו מוחזרים אם אחד הצדדים מסיים את המכתב, תוך כמה זמן ובאיזו דרך
• שכל דמי הקמה מפורטים, ואיזה חלק מהם אינו ניתן להחזר

חיוב חודשי או רבעוני מסכן פחות כסף. איך ניכוי של שכר טרחה ששולם מראש נרשם בספרים, ראו הוצאות ששולמו מראש בסוף השנה.

מי אחראי אם דוח או תשלום מתאחרים?

מבחינת IRS, העסק הוא בדרך כלל הגורם האחראי, ומכתב בינכם לבין איש המקצוע לא משנה זאת. IRS אינו מקבל בדרך כלל הסתמכות על איש מקצוע למס כסיבה לפטור מאיחור בהגשה או בתשלום: אתם בדרך כלל אחראים לעמוד בחוק המס גם אם מישהו אחר מטפל במסים שלכם. בשכר, המעסיק אחראי בסופו של דבר להפקדות. גם בעלים, נושא משרה, שותף או כל מי ששולט באילו חשבונות משולמים יכול לקבל באופן אישי שומה של קנס השבת מסים שנוכו (trust fund recovery penalty), השווה למס שנוכה ולא שולם, בשל אי-העברה מכוונת שלו (סעיף 6672; IRS). מגבלת הזמן הרגילה היא 3 שנים מ-⁠15 באפריל שאחרי שנת השכר, או ממועד ההגשה אם הוא מאוחר יותר: קנס השבת מסים שנוכו.

מה שהמכתב יכול לעשות הוא לחלק את העלות בינכם לבין איש המקצוע. אם בית משפט יאכוף את החלוקה הזאת, זה תלוי בחוק המדינה, שהעמוד הזה אינו מכסה. המכתב יכול גם לקבוע בקרות:

• ציינו מי מגיש ומי משלם כל פריט, עם התאריך שלו.
• דרשו הוכחה לכל הגשה ותשלום תוך מספר ימים שנקבע. IRS אומר לדעת מה מכין הדוחות שלכם מגיש ולקבל הוכחה שהוא נשלח במועד.
• השאירו את הכתובת הרשומה ב-⁠IRS כשלכם. בשכר, IRS ממליץ בחום לא להחליף אותה בכתובת של ספק.
• שמרו גישה מקוונת משלכם לרישומי הפקדות השכר (EFTPS), כדי שתוכלו לבדוק תשלומים בעצמכם. סוכן דיווח חייב להמליץ לכם בכתב להירשם, בתחילת ההתקשרות ולפחות אחת לרבעון אחר כך (הוראות טופס 8655).
• שאלו מי משלם קנסות וריבית שנגרמו מטעות של איש המקצוע עצמו.

בטיוטה עשויים להופיע גם סעיפים שמגבילים את האפשרויות שלכם. חוק המדינה שונה בשאלה אילו מהם יעמדו, ולכן קראו כל אחד בעיון:

• תקרה על הסכום שאיש המקצוע משיב, או שלילה שלו, כגון רק שכר הטרחה ששילמתם.
• מועד קצר להגשת תביעה.
• בוררות, או חוק של מדינה שנבחרה, לכל מחלוקת.
• ריבית על תשלום מאוחר ועלויות גבייה, ומי משלם אותם.
• זכות להשעות את העבודה בגלל חשבונית שלא שולמה, גם כשיש הגשה באותו שבוע.

כדי לבקש מ-⁠IRS להסיר קנס או לגבות אותו מאיש המקצוע, ראו טעויות של מנהל חשבונות ומי משלם את הקנסות.

מי הבעלים של הספרים ושל קובץ התוכנה, והאם מחזירים לכם את הרישומים?

המכתב צריך לקבוע שהעסק הוא הבעלים של הספרים שלו. איש מקצוע שחל עליו Circular 230, כמו CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין, חייב, לפי בקשה, להחזיר מיד את כל הרישומים שלכם הנדרשים כדי לעמוד בחובות המס הפדרליות שלכם, ורשאי לשמור עותקים (סעיף 10.28). מחלוקת על שכר טרחה אינה פוטרת אותו בדרך כלל. אם חוק המדינה מאפשר לאיש המקצוע להחזיק רישומים בזמן מחלוקת על שכר, עליו להחזיר רק מה שחייב להיות מצורף לדוח שלכם, ולתת לכם גישה סבירה לעיין ביתר ולהעתיק אותו.

בכלל יש פערים. “הרישומים שלכם” הם מה שאתם או אחרים מסרתם לאיש המקצוע, וגם מסמכים שהכין והגיעו אליכם כבר בהתקשרות קודמת. ספרים שהוא בונה עבורכם עכשיו אינם מוזכרים, ומסמך שמוחזק עד ששכר הטרחה עליו משולם אינו נכלל. איש הנהלת חשבונות שאינו CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין מושג רק דרך סעיף 10.8, שחל על אדם שמקבל תשלום על הכנת כל הדוח או חלק מהותי ממנו, או חלק מהותי ממסמך על חבות מס שנשלח ל-⁠IRS. אם הוא יכול לחייב מכין דוחות כזה, זה לא מוכרע: Loving v. IRS ⁦(2014)⁩ קבע שסמכות IRS להסדיר ייצוג מולו אינה חלה על מכיני דוחות מס, ותוכנית Annual Filing Season Program מקבלת מהם הסכמה לחובות האלה (Rev. Proc. 2014-42). לכן ייתכן שאיש הנהלת חשבונות אינו מחויב. המכתב הוא מה שתוכלו להצביע עליו. אם רואה חשבון קודם כבר מחזיק בקבצים שלכם, ראו קבלת ספרים מרואה חשבון קודם.

המכתב צריך לקבוע:

• העסק הוא הבעלים של הספרים שלו ושל כל רישום שמסר.
• מנוי התוכנה רשום על שם העסק והבעלים הוא המנהל, או שאיש המקצוע מוסר עותק מלא של הקובץ לפי בקשה.
• תוך מספר ימים שנקבע מהבקשה, או בסיום, איש המקצוע מוסר את הקובץ או ייצוא מלא, את מפתח החשבונות, פירוט הספר הראשי, התאמות, רישומי שכר, עותקים של דוחות שהוגשו ואת המסמכים התומכים.
• המסירה אינה ממתינה ליישוב מחלוקת על שכר טרחה.
• כמה זמן איש המקצוע שומר עותקים, ואיך הם מושמדים. לשמירה שלכם, ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

האם איש הנהלת חשבונות יכול לדבר עם IRS בשמכם?

רק עם הרשאה חתומה מכם, ומה שהוא יכול לעשות תלוי בטופס ובהסמכה.

לעורכי דין, ל-⁠CPA ולסוכני מס מורשים יש זכויות ייצוג בלתי מוגבלות. למשתתפי Annual Filing Season Program יש זכויות מוגבלות, ולמכין דוחות שיש לו רק PTIN אין בדרך כלל סמכות לייצג אתכם.

המכתב צריך לקבוע אם לאיש המקצוע יש הרשאה כלשהי, באיזה טופס, לאילו מסים ותקופות, ושהיא מבוטלת כשההתקשרות מסתיימת. ייצוג בביקורת, בערעור או בהליך גבייה דורש בדרך כלל יחיד שרשאי לייצג מול IRS, ששמו מופיע בטופס 2848, לפי הסכם נפרד.

איך המכתב צריך להגן על פרטי הכניסה לבנק ועל הנתונים הפיננסיים שלכם?

המכתב צריך לקבוע מי מחזיק בכל פרטי כניסה, איך איש המקצוע מגן על הנתונים שלכם, ומה קורה להם כשהעבודה מסתיימת.

IRS מורה לאנשי מקצוע למס להשתמש באימות רב-שלבי לכל מי שניגש למידע על לקוחות, בסיסמאות ייחודיות, בגישה מוגבלת, בהצפנה ובגיבויים. הוא קובע שמכיני דוחות מס חייבים לנהל תוכנית כתובה לאבטחת מידע לפי FTC Safeguards Rule, ושהחוזים של מכין דוחות צריכים לחייב ספקי שירות חיצוניים לשמור על אמצעי הגנה. הפרסום הזה נכתב לאנשי מקצוע למס. איש הנהלת חשבונות שאינו מכין דוחות אולי אינו מכוסה, אבל המכתב יכול לבקש אותן בקרות.

בקשו שהמכתב יקבע:

• באילו פרטי כניסה אתם מחזיקים ובאילו מחזיק איש המקצוע, עם גישה לבנק לצפייה בלבד כשאפשר. ראו מתן גישה לחשבונות שלכם לאיש הנהלת חשבונות.
• כל אדם במשרד של איש המקצוע משתמש בפרטי כניסה משלו, עם שלב כניסה שני.
• כל קבלן או משרד חיצוני שנוגע בנתונים שלכם מצוין בשמו ומחויב באותן בקרות.
• איש המקצוע מודיע לכם מיד אם הנתונים שלכם אבדו או נגנבו.
• בסיום, הגישה מוסרת ועותקים מוחזרים או מושמדים עד תאריך שנקבע.

איך מסיימים את ההתקשרות, ומה קורה לעבודה שלא הושלמה?

המכתב צריך לאפשר לכם לסיים אותו בהודעה בכתב, לתת לאיש המקצוע אותה זכות, ולקבוע מה חייבים ומה נמסר. מועדי המס שלכם ממשיכים לרוץ, בלי קשר למי שמחזיק בספרים.

• הודעה מוקדמת: תקופה שנקבעה, כגון 30 ימים. אם המכתב מתחדש מעצמו, התאריך האחרון למסור הודעה לפני החידוש.
• חשבון סופי: שכר טרחה על עבודה שבוצעה עד תאריך הסיום, והחזר של כל שכר טרחה ששולם מראש ולא נוצל.
• מה נמסר: חודשים שנסגרו והותאמו, פריטים פתוחים בכתב (חשבונות שלא הותאמו, דוחות שלא הוגשו, הפקדות שממתינות ומועדיהן), וכן הרישומים ופרטי הכניסה שתוארו למעלה.
• עבודות שלא הושלמו: לגבי כל אחת, אם היא תושלם במחיר המוסכם, תימסר כפי שהיא, או תיעצר.
• הרשאות: בטלו בכתב כל טופס 2848, 8821 או 8655, כפי שההוראות לטופס 2848 ולטופס 8821 מתארות, והפסיקו כל גישת Designated User ב-⁠Business Tax Account. כתבו “REVOKE” בראש העותק (העמוד הראשון של טופס 2848), הוסיפו חתימה ותאריך עדכניים ושלחו ל-⁠IRS, או לעניין ספציפי אחד למשרד שמטפל בו. אם אין עותק, שלחו הצהרה חתומה ומתוארכת עם כל שם וכתובת שמבוטלים, והעניינים והתקופות לטופס 2848 או 8821. IRS מורה גם לאנשי מקצוע למס לבטל הרשאות של אנשים שאינם עוד לקוחות.

למעבר מלא, ראו החלפת איש הנהלת חשבונות וקבלת ספרים מרואה חשבון קודם.

דוגמה

הדוגמאות כאן להמחשה בלבד, בדולרים אמריקאים.

שנה מראש

ל-⁠LLC שמפעילה משאית מזון מציעים ⁦US$300⁩ בחודש אם תשלם ⁦US$3,600⁩ על השנה מראש. המכתב מאפשר ל-⁠LLC לסיים את ההסדר אחרי יוני, אבל שותק לגבי ששת החודשים האחרים. ה-⁠LLC מבקשת להוסיף שורה אחת: חודשים שלא נוצלו, כאן ⁦US$1,800⁩, יוחזרו תוך 30 ימים מתאריך הסיום.

שכר טרחה קבוע שמשאיר בחוץ שתי עבודות

בעל עסק לגינון משלם ⁦US$400⁩ קבועים בחודש. המכתב מפרט התאמות בנק אבל לא דוחות מס מכירה או טפסי 1099, ומחייב עבודה נוספת ב-⁦US$90⁩ לשעה. שעתיים של עבודת מס מכירה בכל חודש מוסיפות ⁦US$180⁩, כך שהעלות האמיתית היא ⁦US$580⁩ בחודש, ואיש אינו מצוין לטפסי 1099 שמועדם אחרי סוף השנה. בעל העסק מבקש שהמכתב יציין את שתי העבודות, יקבע מי מגיש ומשלם, ויכלול אותן בשכר הקבוע או יתמחר אותן.

ספרים במנוי של איש המקצוע

הספרים של שני שותפים נמצאים במנוי התוכנה של איש המקצוע עצמו. המכתב צריך לקבוע שהחברה היא הבעלים של הקובץ, מחזיקה בפרטי כניסה של מנהל ויכולה לבקש ייצוא מלא. בלי השורות האלה, עזיבה פירושה לבקש את ההיסטוריה אחרי שיחסי העבודה הסתיימו.

המצב שלכם שונה?

• בידיכם טיוטת מכתב עם בקשה לתשלום מראש, היקף עבודה עמום או סעיף שעתי, או שחשבון קודם כבר הפתיע אתכם: איזו עבודה העסק צריך מדי חודש ואיזו פעם אחת, מה שכר הטרחה צריך לכלול ואילו סעיפים לשנות תלוי בספרים שלכם ובסוג הישות. ראו שירותי הנהלת חשבונות.
• הספרים מאחרים או שנים לא הוגשו: השלמת ספרים מתומחרת ומוגדרת בדרך כלל בנפרד מהעבודה החודשית. ראו השלמת ספרים באיחור ושירותי הנהלת חשבונות.
• קנס או הודעה הגיעו בגלל החמצה של איש המקצוע: להודעה פתוחה יש מועד תשובה משלה. ראו טעויות של מנהל חשבונות ומי משלם את הקנסות ושירותי הנהלת חשבונות.
• שכר או מס מכירה ביותר ממדינה אחת, או בעלים שגר בחו״ל: מי מגיש כל דוח, ומה המכתב צריך לכסות, משתנים לפי המדינות והישות. ראו הגשת דוחות מס מכירה, הנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה ושירותי הנהלת חשבונות.
• אתם מחליפים איש הנהלת חשבונות באמצע השנה: עקבו אחרי החלפת איש הנהלת חשבונות.
• אתם מחליטים אם לשכור בכלל: השוו בין ניהול הספרים בעצמכם לבין שכירת איש הנהלת חשבונות וראו את השאלות לשאול לפני ששוכרים.
• אתם צריכים לדעת איזה איש מקצוע עושה מה: ראו מנהל חשבונות, רואה חשבון או CPA.
• החברה שלכם קנדית, או שההתקשרות בקנדה: ראו הצעות מחיר ותנאי התקשרות לחברה קנדית.