خطاب التعاقد لمسك الدفاتر: النطاق والرسوم وشروط تراجعها

ما الذي يجب أن يوضحه خطاب التعاقد لمسك الدفاتر قبل أن توقّع؟

خطاب التعاقد، ويسمى أيضًا اتفاقية الخدمة أو اتفاقية التوكيل بالأتعاب، هو العقد المكتوب بين نشاطك ومسؤول مسك الدفاتر أو المحاسب. لا توجد قاعدة ضريبية فيدرالية تكتب معظم شروطه. ويجب أن يحسم عشرة أمور:

يحتاج الخطاب إلى قراءة أدق إذا كان:

• يطلب دفع سنة كاملة مقدمًا
• يحاسب على «خدمات إضافية» بالساعة دون أن يحددها
• يتجدد تلقائيًا
• يحفظ دفاترك في حساب البرنامج الخاص بمسؤول مسك الدفاتر
• لا يحدد يوم إقفال

وينطبق الأمر نفسه إذا لم يوجد خطاب أصلًا، أو فاجأتك فاتورة بالفعل، أو كانت الدفاتر متأخرة، أو وصلك إشعار، أو كان للنشاط رواتب أو ضريبة مبيعات في أكثر من ولاية. هذه الحالات تستدعي عادةً مختصًا يقرأ الخطاب مقابل دفاترك.

اجمع مسودة الخطاب، وقائمة بكل حساب مصرفي وبطاقة وحساب رواتب وضريبة مبيعات، ونوع كيانك مع كل إقرار وموعد استحقاقه، وإقرارات السنة الماضية.

ماذا لو لم يكن لدى المحاسب خطاب تعاقد؟

اطلب خطابًا قبل أن تدفع أو تشارك بيانات الدخول. قواعد IRS المذكورة في هذه الصفحة لا تُلزم مسؤول مسك الدفاتر بتسليمك خطابًا، فبدونه يعتمد النطاق والسعر وإعادة سجلاتك على ما قيل شفهيًا. وإذا رفض الشخص التوقيع على خطاب، فاحصل على العمل والرسم وتاريخ البدء في رسالة بريد إلكتروني واحتفظ بها.

اطلب الشهادة المهنية مكتوبة أيضًا. إن Circular 230 الصادر عن وزارة الخزانة، وهو قواعد الممارسة أمام IRS، يحكم أساسًا المحامين وCPA والوكلاء المسجلين. ولا يذكر مسك الدفاتر وحده، فلا تفترض أن هذه القواعد تحميك. يحتاج كل من يتقاضى أجرًا على إعداد إقرار إلى رقم تعريف معدّ الإقرار الضريبي (PTIN)، لكن المحامين وCPA والوكلاء المسجلين وحدهم لهم حقوق تمثيل غير محدودة. ويضم دليل IRS معدّي الإقرارات الحاصلين على شهادات مهنية. وقد تضيف قواعد الولاية في العقود والترخيص، التي لا تغطيها هذه الصفحة، متطلبات أخرى. لمعرفة من يفعل ماذا، انظر مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA.

ما الأعمال المشمولة في النطاق، وما الذي يستثنيه الخطاب؟

النطاق هو قائمة الأعمال التي يغطيها الرسم الشهري. العمل غير المذكور فيه إما يخص جهة أخرى أو يُحاسب عليه بشكل إضافي، لذا سمِّ كل عمل.

لمعرفة ما يجب أن تقدمه الخدمة الشهرية، انظر ما تشمله خدمة مسك الدفاتر الشهرية.

ما المواعيد التي يجب أن يذكرها الخطاب؟

اذكر يوم الإقفال ويوم التسليم ومن يلتزم بكل موعد ضريبي. يوما الإقفال والتسليم من شأن الخطاب، إذ لا تحددهما قاعدة ضريبية. اختر يوم إقفال مبكرًا بما يكفي لتكون الدفاتر جاهزة قبل أول موعد ضريبي يعتمد عليها، مثل إقرار ضريبة المبيعات.

الموعد الذي يصادف عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية ينتقل إلى يوم العمل التالي. ففي نماذج هذه السنة الضريبية يصادف 31 يناير يوم أحد، فينتقل موعد النموذج 940 والنموذج 941 للربع الرابع إلى 1 فبراير 2027. ويجوز لصاحب العمل الذي أودع كل الدفعات في موعدها تقديمهما حتى 10 فبراير (النموذج 941، النموذج 940). وينبغي أن يذكر الخطاب أيضًا من يطلب التمديد وبحلول متى. يمنح النموذج 7004 عمومًا إقرارات الأعمال تمديدًا تلقائيًا لمدة 6 أشهر، ويجب عمومًا تقديمه في موعد الاستحقاق المعتاد (التعليمات). ويستخدم الأفراد النموذج 4868. ولا يمدّ أي منهما مهلة السداد (الأفراد؛ إقرارات الأعمال).

كيف تُكتب الرسوم ليكون الاتفاق عادلًا؟

يجب أن يذكر كل رسم مبلغه وما يغطيه وما يستوجب زيادته. الرسم الذي لا يُذكر ما يستوجب زيادته هو أصل الفواتير المفاجئة.

لمعرفة كم يجب أن يكون الرسم الشهري، انظر تكلفة مسك الدفاتر شهريًا.

هل يستطيع مسؤول مسك الدفاتر إلزامك بدفع السنة كاملة مقدمًا؟

يستطيع أن يطلب ذلك. القواعد الفيدرالية المذكورة هنا لا تضع جدولًا للفوترة، فدفع سنة مقدمًا شرط يمكنك قبوله أو تعديله أو رفضه. والدفع المسبق ينقل المخاطرة إليك: فإذا توقف العمل في الشهر الخامس، فالأشهر غير المستخدمة مال عليك استرداده.

إذا وافقت، فيجب أن يذكر الخطاب:

• الأشهر التي تغطيها الدفعة
• أن الأشهر غير المستخدمة تُرد إذا أنهى أي طرف الخطاب، وبأي سرعة، وبأي وسيلة
• أن أي رسم إعداد مفصّل بنودًا، وأي جزء منه غير قابل للاسترداد

الفوترة الشهرية أو ربع السنوية تُبقي مبلغًا أقل معرضًا للخطر. وطريقة خصم الرسم المدفوع مقدمًا وتسجيله في المصروفات المدفوعة مقدمًا في نهاية السنة.

من المسؤول إذا تأخر إقرار أو دفعة؟

بالنسبة إلى IRS، النشاط عمومًا هو الطرف المسؤول، والخطاب بينك وبين مسؤول مسك الدفاتر لا يغيّر ذلك. ولا تقبل IRS عمومًا الاعتماد على مختص ضريبي سببًا لإعفاء من التأخر في التقديم أو السداد: فأنت مسؤول عمومًا عن الامتثال للقانون الضريبي حتى لو تولى غيرك شؤونك الضريبية. وفي الرواتب، صاحب العمل هو المسؤول في النهاية عن الإيداعات. كما يجوز أن تُفرض شخصيًا غرامة استرداد ضريبة الأمانة، وتساوي الضريبة المستقطعة غير المسددة، على المالك أو المسؤول التنفيذي أو الشريك أو أي شخص آخر يتحكم في الفواتير التي تُسدد، إذا تعمد عدم سدادها (المادة 6672؛ IRS). والمهلة المعتادة هي 3 سنوات من 15 أبريل التي تلي سنة الرواتب، أو من تاريخ التقديم إن كان لاحقًا: غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

ما يستطيع الخطاب فعله هو تقسيم التكلفة بينك وبين مسؤول مسك الدفاتر. وهل تفرض المحكمة هذا التقسيم يتوقف على قانون الولاية، الذي لا تغطيه هذه الصفحة. ويمكن للخطاب أيضًا أن يضع ضوابط:

• حدد من يقدّم كل بند ومن يسدده، مع تاريخه.
• اشترط إثبات كل تقديم وسداد خلال عدد محدد من الأيام. وتقول IRS إن عليك معرفة ما يقدّمه معدّ إقرارك والحصول على إثبات بإرساله في الموعد.
• أبقِ العنوان المسجل لدى IRS عنوانك. وفي الرواتب، تنصح IRS بشدة بعدم تغييره إلى عنوان مزوّد الخدمة.
• احتفظ بصلاحية دخول خاصة بك إلى سجلات إيداع الرواتب عبر الإنترنت (EFTPS، نظام سداد الضرائب الفيدرالية الإلكتروني)، لتتحقق من المدفوعات بنفسك. ويجب على وكيل التقارير أن يوصيك كتابيًا بالتسجيل فيه، عند البداية وفي كل ربع سنة على الأقل بعد ذلك (تعليمات النموذج 8655).
• اسأل من يسدد الغرامات والفوائد التي يتسبب بها خطأ مسؤول مسك الدفاتر نفسه.

وقد تحمل المسودة أيضًا بنودًا تقيّد خياراتك. ويختلف قانون الولاية فيما يصمد منها، فاقرأ كل بند بدقة:

• حد أقصى لما يعوّضه مسؤول مسك الدفاتر أو استثناء له، مثل الرسوم التي دفعتها فقط.
• مهلة قصيرة لرفع مطالبة.
• التحكيم، أو قانون ولاية يُختار، لأي نزاع.
• فوائد التأخر في السداد وتكاليف التحصيل، ومن يدفعها.
• حق تعليق العمل بسبب فاتورة غير مسددة، حتى لو كان موعد تقديم يحل في الأسبوع نفسه.

لطلب إلغاء غرامة من IRS أو استردادها من مسؤول مسك الدفاتر، انظر أخطاء مسؤول مسك الدفاتر ومن يتحمل الغرامات.

من يملك الدفاتر وملف البرنامج، وهل تستعيد سجلاتك؟

يجب أن يذكر الخطاب أن النشاط يملك دفاتره. والممارس الخاضع لـ Circular 230، مثل CPA أو الوكيل المسجل أو المحامي، عليه عند الطلب أن يعيد فورًا كل سجلاتك اللازمة للوفاء بالتزاماتك الضريبية الفيدرالية، وله أن يحتفظ بنسخ (المادة 10.28). ولا يعفيه عمومًا نزاع على الأتعاب. وإذا سمح قانون الولاية للممارس بحجز السجلات أثناء نزاع على الأتعاب، فعليه إعادة ما يجب إرفاقه بإقرارك فقط، وإتاحة اطلاع معقول لك على الباقي ونسخه.

وفي القاعدة ثغرات. فعبارة «سجلاتك» تعني ما قدمته أنت أو غيرك إلى الممارس، إضافة إلى مستندات أعدّها وتسلمتها بالفعل في تعاقد سابق. أما الدفاتر التي يبنيها لك الآن فلا تُذكر، والمستند المحجوز إلى أن يُدفع رسمه الخاص مستثنى. ومسؤول مسك الدفاتر الذي ليس CPA ولا وكيلًا مسجلًا ولا محاميًا لا تطاله إلا المادة 10.8، التي تشمل الفرد المأجور على إعداد إقرار ضريبي كله أو معظمه، أو جزء كبير من مستند عن التزام ضريبي يُرسل إلى IRS. وهل تستطيع إلزام معدّ كهذا أمر غير محسوم: فقد قضت قضية Loving v. IRS ⁦(2014)⁩ بأن سلطة IRS في تنظيم الممارسة أمامها لا تمتد إلى معدّي الإقرارات الضريبية، ويجعل برنامج موسم التقديم السنوي هؤلاء المعدّين يوافقون على هذه الواجبات (Rev. Proc. 2014-42). لذا قد لا يكون مسؤول مسك الدفاتر ملزمًا. والخطاب هو ما يمكنك الاحتجاج به. وإذا كان محاسب سابق يحتفظ بملفاتك بالفعل، فانظر تسلّم الدفاتر من محاسب سابق.

يجب أن يذكر الخطاب:

• أن النشاط يملك دفاتره وكل سجل قدّمه.
• أن اشتراك البرنامج باسم النشاط وأن المالك هو المسؤول عن الحساب، أو أن مسؤول مسك الدفاتر يسلّم نسخة كاملة من الملف عند الطلب.
• أنه خلال عدد محدد من الأيام من الطلب، أو عند النهاية، يسلّم مسؤول مسك الدفاتر الملف أو تصديرًا كاملًا، ودليل الحسابات، وتفاصيل دفتر الأستاذ، والتسويات، وسجلات الرواتب، ونسخًا من الإقرارات المقدمة، والمستندات الداعمة.
• أن التسليم لا ينتظر حل نزاع على الأتعاب.
• كم يحتفظ مسؤول مسك الدفاتر بالنسخ، وكيف تُتلف. وللاحتفاظ بسجلاتك أنت، انظر مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط.

هل يستطيع مسؤول مسك الدفاتر التحدث إلى IRS نيابةً عنك؟

فقط بتفويض موقّع منك، وما يستطيع فعله يعتمد على النموذج وعلى الشهادة المهنية.

للمحامين وCPA والوكلاء المسجلين حقوق تمثيل غير محدودة. وللمشاركين في برنامج موسم التقديم السنوي حقوق محدودة، وأما معدّ الإقرار الذي لا يحمل سوى PTIN فلا سلطة له عمومًا لتمثيلك.

يجب أن يذكر الخطاب هل يحمل مسؤول مسك الدفاتر أي تفويض، وأي نموذج، ولأي ضرائب وفترات، وأنه يُلغى عند انتهاء التعاقد. أما تمثيلك في تدقيق أو استئناف أو قضية تحصيل فيحتاج عمومًا إلى فرد مؤهل للممارسة أمام IRS، مسمى في النموذج 2848، بموجب اتفاق منفصل.

كيف يحمي الخطاب بيانات دخولك المصرفي وبياناتك المالية؟

يجب أن يذكر الخطاب من يحتفظ بأي بيانات دخول، وكيف يحمي مسؤول مسك الدفاتر بياناتك، وما يحدث لها عند انتهاء العمل.

توجّه IRS المختصين الضريبيين إلى استخدام المصادقة متعددة العوامل لكل من يصل إلى معلومات العملاء، وكلمات مرور فريدة، ووصول محدود، وتشفير، ونسخ احتياطية. وتقول إن على معدّي الإقرارات الضريبية أن تكون لديهم خطة مكتوبة لأمن المعلومات بموجب قاعدة الحماية (Safeguards Rule) الصادرة عن لجنة التجارة الفيدرالية (FTC)، وإن عقود المعدّ ينبغي أن تُلزم مزوّدي الخدمة الخارجيين بالحفاظ على الضمانات. وهذا المنشور موجّه للمختصين الضريبيين. وقد لا يشمل مسؤول مسك الدفاتر الذي لا يعدّ إقرارات، لكن الخطاب يمكنه أن يطلب الضوابط نفسها.

اطلب أن يذكر الخطاب:

• بيانات الدخول التي تحتفظ بها أنت وتلك التي يحتفظ بها مسؤول مسك الدفاتر، مع وصول للاطلاع فقط إلى الحساب المصرفي حيثما أمكن. انظر منح مسؤول مسك الدفاتر صلاحية الوصول إلى حساباتك.
• أن كل شخص في مكتب مسؤول مسك الدفاتر يستخدم بيانات دخوله الخاصة، مع خطوة تسجيل دخول ثانية.
• أن أي مقاول أو جهة خارجية تطّلع على بياناتك تُسمّى وتلتزم بالضوابط نفسها.
• أن مسؤول مسك الدفاتر يُبلغك فورًا إذا فُقدت بياناتك أو سُرقت.
• أنه عند النهاية تُزال صلاحية الوصول وتُعاد النسخ أو تُتلف بحلول تاريخ محدد.

كيف تنهي التعاقد، وماذا يحدث للأعمال غير المنجزة؟

يجب أن يتيح الخطاب لك إنهاءه بإشعار كتابي، ويمنح مسؤول مسك الدفاتر الحق نفسه، ويحدد ما يُستحق دفعه وما يُسلَّم. وتبقى مواعيدك الضريبية سارية أيًّا كان من يحتفظ بالدفاتر.

• الإشعار: مدة محددة، مثل 30 يومًا. وإذا كان الخطاب يتجدد تلقائيًا، فآخر تاريخ لتقديم الإشعار قبل التجديد.
• الفاتورة الأخيرة: رسوم الأعمال المنجزة حتى تاريخ الانتهاء، واسترداد أي رسم مدفوع مقدمًا لم يُستخدم.
• ما يُسلَّم: الأشهر المقفلة والمسوّاة، والبنود المفتوحة كتابةً (الحسابات غير المسوّاة، والإقرارات غير المقدمة، والإيداعات المعلقة ومواعيد استحقاقها)، إضافة إلى السجلات وبيانات الدخول الموصوفة أعلاه.
• الأعمال غير المنجزة: لكل عمل، هل يُنجز بالسعر المتفق عليه، أو يُسلَّم كما هو، أو يُلغى.
• التفويضات: ألغِ كتابةً أي نموذج 2848 أو 8821 أو 8655، كما تصف تعليمات النموذج 2848 والنموذج 8821، وأنهِ أي وصول مستخدم معيّن في حساب الأعمال الضريبي (Business Tax Account). اكتب «REVOKE» أعلى نسخة (الصفحة الأولى من النموذج 2848)، وأضف توقيعًا وتاريخًا حاليين، وأرسلها إلى IRS، أو إلى المكتب الذي يتولى مسألة بعينها. وإذا لم تكن لديك نسخة، فأرسل بيانًا موقعًا ومؤرخًا يذكر كل اسم وعنوان مُلغى، والمسائل والفترات في النموذج 2848 أو 8821. وتوجّه IRS المختصين الضريبيين أيضًا إلى سحب التفويضات عن الأشخاص الذين لم يعودوا عملاء.

للانتقال الكامل، انظر استبدال مسؤول مسك الدفاتر وتسلّم الدفاتر من محاسب سابق.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية، بالدولار الأمريكي.

سنة مدفوعة مقدمًا

تُعرض على شركة LLC لعربة طعام 300 دولار أمريكي شهريًا إذا دفعت 3,600 دولار أمريكي عن السنة مقدمًا. ويتيح الخطاب للشركة إنهاء الترتيب بعد يونيو، لكنه صامت عن الأشهر الستة الأخرى. فتطلب الشركة إضافة سطر واحد: الأشهر غير المستخدمة، وهي هنا 1,800 دولار أمريكي، تُرد خلال 30 يومًا من تاريخ الانتهاء.

رسم ثابت يستثني عملين

صاحب نشاط تنسيق حدائق يدفع رسمًا ثابتًا قدره 400 دولار أمريكي شهريًا. ويذكر الخطاب تسوية الحسابات المصرفية لكنه لا يذكر إقرارات ضريبة المبيعات ولا النماذج 1099، ويحاسب على الأعمال الإضافية بسعر 90 دولارًا أمريكيًا للساعة. ساعتان من عمل ضريبة المبيعات كل شهر تضيفان 180 دولارًا أمريكيًا، فتصبح التكلفة الفعلية 580 دولارًا أمريكيًا شهريًا، ولا يُسمّى أحد للنماذج 1099 المستحقة بعد نهاية السنة. فيطلب صاحب النشاط أن يسمي الخطاب العملين، ويذكر من يقدّم ومن يسدد، وأن يُدرجا في الرسم الثابت أو يُسعَّرا.

دفاتر في اشتراك مسؤول مسك الدفاتر

دفاتر شريكين مالكين محفوظة في اشتراك البرنامج الخاص بمسؤول مسك الدفاتر. ينبغي أن يذكر الخطاب أن الشركة تملك الملف وتحتفظ بحساب مسؤول عنه، ويحق لها طلب تصدير كامل. وبدون هذه السطور، يعني الانتهاء من التعاقد أن تطلب السجل التاريخي بعد انتهاء العلاقة.

الوضع مختلف لديك؟

• بين يديك مسودة خطاب فيها طلب دفع مسبق أو نطاق غامض أو بند بالساعة، أو فاجأتك فاتورة سابقة: الأعمال التي يحتاجها النشاط شهريًا مقابل مرة واحدة، وما ينبغي أن يشمله الرسم، والبنود التي يجب تغييرها، كلها تتوقف على دفاترك ونوع كيانك. انظر خدمات مسك الدفاتر.
• دفاترك متأخرة أو سنوات لم تُقدَّم إقراراتها: يُسعَّر استكمال الدفاتر ويُحدَّد نطاقه عادةً بمعزل عن العمل الشهري. انظر استكمال الدفاتر المتأخرة وخدمات مسك الدفاتر.
• جاءتك غرامة أو إشعار بسبب تقصير من مسؤول مسك الدفاتر: لكل إشعار مفتوح موعد رد خاص به. انظر أخطاء مسؤول مسك الدفاتر ومن يتحمل الغرامات وخدمات مسك الدفاتر.
• رواتب أو ضريبة مبيعات في أكثر من ولاية، أو مالك يقيم في الخارج: من يقدّم كل إقرار وما يجب أن يغطيه الخطاب يتغيران بحسب الولايات والكيان. انظر تقديم إقرارات ضريبة المبيعات ومسك الدفاتر لشركة أمريكية مملوكة لأجنبي وخدمات مسك الدفاتر.
• تغيّر مسؤول مسك الدفاتر في منتصف السنة: اتبع استبدال مسؤول مسك الدفاتر.
• تقرر هل توظف أصلًا: قارن بين مسك دفاترك بنفسك أم توظيف مسؤول مسك دفاتر وأسئلة تطرحها قبل توظيف مسؤول مسك دفاتر.
• تحتاج إلى معرفة أي مختص يفعل ماذا: انظر مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA.
• شركتك كندية، أو التعاقد في كندا: انظر عروض أسعار إقرار الشركة الكندية وشروط التعاقد.