장부 관리 계약서: 업무 범위·수수료·확인할 조건

장부 관리 계약서에는 서명하기 전에 무엇이 명시되어 있어야 하나요?

계약서(engagement letter)는 서비스 계약서나 정기 용역 계약서라고도 하며, 사업체와 장부 담당자 또는 회계사 사이의 서면 계약입니다. 연방 세법은 대부분의 조건을 정해 두지 않았습니다. 계약서는 다음 10가지를 정해야 합니다.

다음에 해당하는 계약서는 더 꼼꼼히 읽어야 합니다.

• 연간 수수료를 미리 요구함
• "추가 서비스"를 항목을 나열하지 않고 시간당으로 청구함
• 자동으로 갱신됨
• 장부를 장부 담당자 본인의 소프트웨어 계정에 보관함
• 마감일이 정해져 있지 않음

계약서가 아예 없거나, 이미 청구서 때문에 놀란 적이 있거나, 장부가 밀렸거나, 통지서가 왔거나, 사업체가 여러 주에 급여나 판매세 의무가 있는 경우도 마찬가지입니다. 이런 경우에는 보통 전문가가 장부와 대조하면서 계약서를 읽어 보는 것이 좋습니다.

계약서 초안, 모든 은행·카드·급여·판매세 계정 목록, 사업체 유형과 각 신고서 및 제출 기한, 작년 신고서를 준비하세요.

회계사가 계약서를 주지 않는다면 어떻게 하나요?

돈을 내거나 로그인 정보를 공유하기 전에 계약서를 요청하세요. 이 페이지에서 인용한 IRS 규정은 장부 담당자가 계약서를 줘야 한다고 요구하지 않습니다. 따라서 계약서가 없으면 업무 범위, 가격, 기록 반환은 구두로 한 말에 의존하게 됩니다. 상대방이 서명을 거부하면 업무 내용, 수수료, 시작일을 이메일로 받아 보관하세요.

자격도 서면으로 확인해 달라고 요청하세요. IRS 업무 수행 규정인 재무부 Circular 230은 주로 변호사, CPA, 등록 대리인(enrolled agent)에게 적용됩니다. 장부 기장만 하는 사람은 여기에 명시되어 있지 않으므로 이 규정이 본인을 보호한다고 가정하지 마세요. 대가를 받고 신고서를 작성하는 사람은 모두 신고 대행인 식별번호(PTIN)가 있어야 하지만, 본인을 제한 없이 대리할 수 있는 사람은 변호사, CPA, 등록 대리인뿐입니다. IRS 명단에서 자격을 갖춘 신고 대행인을 찾을 수 있습니다. 이 페이지에서 다루지 않는 주 계약법과 면허 규정이 더해질 수도 있습니다. 누가 어떤 일을 하는지는 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이를 참고하세요.

계약서에는 어떤 업무가 포함되고, 어떤 업무가 빠지나요?

업무 범위는 월 수수료에 포함되는 업무 목록입니다. 목록에 없는 업무는 다른 사람의 일이거나 추가 요금이 붙으므로, 업무를 하나씩 이름으로 적어야 합니다.

월 서비스가 제공해야 하는 내용은 월 장부 관리 서비스에 포함되는 업무를 참고하세요.

계약서에는 어떤 날짜를 적어야 하나요?

마감일, 전달일, 각 세금 기한을 누가 지키는지 적으세요. 마감일과 전달일은 정해진 세법 기준이 없으므로 계약서에서 정합니다. 판매세 신고서처럼 장부에 의존하는 첫 번째 세금 기한보다 장부가 먼저 준비되도록 마감일을 충분히 앞당겨 정하세요.

기한이 주말이나 법정 공휴일이면 다음 영업일로 넘어갑니다. 이번 과세연도 서식은 1월 31일이 일요일이므로 Form 940과 4분기 Form 941의 기한이 2027년 2월 1일로 넘어갑니다. 모든 납부를 기한 내에 한 고용주는 두 서식을 2월 10일까지 제출해도 됩니다(Form 941, Form 940). 계약서에는 누가 기한 연장을 신청하고 언제까지 신청하는지도 적어야 합니다. Form 7004는 일반적으로 사업체 신고서에 6개월 자동 연장을 주며, 일반적으로 정규 기한까지 제출해야 합니다(작성 안내). 개인은 Form 4868을 사용합니다. 어느 쪽도 납부 기한을 연장하지는 않습니다(개인, 사업체 신고서).

공정한 거래가 되려면 수수료를 어떻게 적어야 하나요?

각 수수료에는 금액, 포함되는 업무, 추가 요금이 붙는 조건이 명시되어야 합니다. 추가 요금의 조건이 없는 수수료에서 뜻밖의 청구서가 시작됩니다.

월 수수료 수준은 월 장부 관리 비용을 참고하세요.

장부 담당자가 연간 수수료 전체를 선결제하라고 요구할 수 있나요?

요청할 수는 있습니다. 여기서 인용한 연방 규정은 청구 일정을 정하지 않으므로, 연간 수수료 선결제는 받아들이거나 바꾸거나 거절할 수 있는 조건입니다. 선결제는 위험을 본인에게 넘깁니다. 5개월째에 업무가 중단되면 사용하지 않은 개월 수만큼의 돈을 본인이 직접 돌려받아야 합니다.

동의한다면 계약서에 다음 내용을 적어야 합니다.

• 결제 금액이 어느 달들을 포함하는지
• 어느 쪽이든 계약을 끝내면 사용하지 않은 개월 수의 대금을 환불한다는 점, 환불 기한과 방법
• 설정 비용은 항목별로 명시하고 어느 부분이 환불되지 않는지

매월 또는 분기별로 청구하면 위험에 놓이는 돈이 줄어듭니다. 선결제한 수수료를 공제하고 장부에 기록하는 방법은 연말의 선급 비용에 있습니다.

신고서나 납부가 늦으면 누구에게 책임이 있나요?

IRS 입장에서는 일반적으로 사업체가 책임자이며, 본인과 장부 담당자 사이의 계약서가 이를 바꾸지 못합니다. IRS는 세금 전문가를 믿었다는 이유로 늦은 제출이나 납부를 면책해 주는 것을 일반적으로 인정하지 않습니다. 다른 사람이 세금 업무를 처리하더라도 세법을 지킬 책임은 일반적으로 본인에게 있습니다. 급여의 경우 고용주가 납부에 대한 최종 책임을 집니다. 소유주, 임원, 파트너, 또는 어떤 청구서를 지급할지 결정하는 사람은 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않았을 때 납부하지 않은 원천징수세와 같은 금액의 신탁기금 회수 가산세(trust fund recovery penalty)를 개인적으로 부과받을 수도 있습니다(제6672조, IRS). 일반적인 부과 기한은 급여 연도 다음 해의 4월 15일부터 3년이며, 실제 제출일이 더 늦으면 제출일부터 계산합니다. 자세한 내용은 신탁기금 회수 가산세를 참고하세요.

계약서로 할 수 있는 일은 비용을 본인과 장부 담당자가 나누도록 정하는 것입니다. 법원이 그 분담을 인정하는지는 주 법에 따라 달라지며, 이 페이지는 이를 다루지 않습니다. 계약서에는 다음과 같은 통제 장치도 둘 수 있습니다.

• 각 업무와 날짜별로 누가 제출하고 누가 납부하는지 명시합니다.
• 정해진 일수 안에 각 제출과 납부의 증빙을 보내도록 요구합니다. IRS는 신고 대행인이 무엇을 제출하는지 알고, 기한 내에 보냈다는 증빙을 받으라고 안내합니다.
• IRS에 등록된 주소를 본인 주소로 유지합니다. 급여의 경우 IRS는 업체의 주소로 바꾸지 말 것을 강력히 권고합니다.
• 급여 납부 기록(EFTPS)에 본인이 직접 온라인으로 접근할 수 있게 해 두어, 납부 내역을 직접 확인합니다. 보고 대리인은 처음에, 그리고 그 후 최소 분기마다 본인에게 가입을 서면으로 권고해야 합니다(Form 8655 작성 안내).
• 장부 담당자 본인의 실수로 생긴 가산세와 이자를 누가 갚는지 물어보세요.

초안에는 본인의 선택지를 제한하는 조항이 들어 있을 수도 있습니다. 어떤 조항이 효력을 갖는지는 주 법에 따라 다르므로 각각 꼼꼼히 읽으세요.

• 장부 담당자가 변상하는 금액의 상한이나 제외(예: 본인이 낸 수수료만 변상)
• 청구를 제기할 수 있는 짧은 기한
• 모든 분쟁에 대한 중재 또는 특정 주의 법 적용
• 연체 이자와 추심 비용, 그리고 누가 부담하는지
• 미납 청구서를 이유로 한 업무 중단 권리(그 주에 제출 기한이 있어도 적용)

IRS에 가산세 면제를 요청하거나 장부 담당자에게서 가산세를 돌려받는 방법은 장부 담당자의 실수와 가산세 부담을 참고하세요.

장부와 소프트웨어 파일은 누구의 소유이고, 내 기록을 돌려받을 수 있나요?

계약서에는 사업체가 장부를 소유한다고 적혀 있어야 합니다. CPA, 등록 대리인, 변호사처럼 Circular 230을 적용받는 실무자는 요청이 있으면 연방 세금 의무를 이행하는 데 필요한 모든 기록을 지체 없이 돌려줘야 하며, 사본은 보관할 수 있습니다(section 10.28). 수수료 분쟁이 있다고 해서 일반적으로 면제되지 않습니다. 주 법이 수수료 분쟁 중 실무자가 기록을 보유하도록 허용하더라도, 신고서에 첨부해야 하는 자료만 돌려주면 되고 나머지는 본인이 검토하고 복사할 수 있도록 합리적인 접근 권한을 줘야 합니다.

이 규정에는 빈틈이 있습니다. "본인의 기록"은 본인이나 다른 사람이 실무자에게 제공한 자료와, 이전 업무에서 실무자가 작성해 이미 본인이 받은 문서를 뜻합니다. 지금 본인을 위해 작성 중인 장부는 명시되어 있지 않고, 자체 수수료를 받을 때까지 보류한 문서는 제외됩니다. CPA, 등록 대리인, 변호사가 아닌 장부 담당자는 section 10.8을 통해서만 적용 대상이 됩니다. 이 조항은 신고서의 전부 또는 대부분을 작성하거나, IRS에 보내는 세금 관련 문서의 상당 부분을 작성하는 대가를 받는 개인을 다룹니다. 이 조항이 그런 신고 대행인을 구속할 수 있는지는 확정되지 않았습니다. Loving v. IRS(2014) 판결은 IRS가 자신 앞에서의 업무 수행을 규율할 수 있는 권한이 신고서 작성 대행인에게는 미치지 않는다고 보았고, Annual Filing Season Program은 이런 신고 대행인이 이 의무에 동의하도록 합니다(Rev. Proc. 2014-42). 따라서 장부 담당자가 구속되지 않을 수도 있습니다. 본인이 제시할 수 있는 근거는 계약서입니다. 이전 회계사가 이미 파일을 가지고 있다면 이전 회계사의 장부 인수를 참고하세요.

계약서에는 다음 내용이 있어야 합니다.

• 사업체가 장부와 사업체가 제공한 모든 기록을 소유합니다.
• 소프트웨어 구독은 사업체 명의이고 소유주가 관리자이거나, 장부 담당자가 요청 시 파일 전체 사본을 전달합니다.
• 요청을 받은 날부터, 또는 계약이 끝나는 날부터 정해진 일수 안에 장부 담당자가 파일 또는 전체 내보내기 파일, 계정과목표, 원장 상세 내역, 대사 자료, 급여 기록, 제출한 신고서 사본, 증빙 서류를 넘겨줍니다.
• 수수료 분쟁이 있어도 자료 전달은 미뤄지지 않습니다.
• 장부 담당자가 사본을 얼마나 오래 보관하고 어떻게 파기하는지. 본인의 보관 기간은 사업 기록을 얼마나 오래 보관해야 하나요를 참고하세요.

장부 담당자가 본인을 대신해 IRS와 이야기할 수 있나요?

본인이 서명한 위임이 있어야만 가능하며, 장부 담당자가 할 수 있는 일은 서식과 자격에 따라 달라집니다.

변호사, CPA, 등록 대리인은 제한 없는 대리 권한이 있습니다. Annual Filing Season Program 참여자는 제한된 권한이 있고, PTIN만 있는 신고 대행인은 일반적으로 본인을 대리할 권한이 없습니다.

계약서에는 장부 담당자가 위임을 받았는지, 어떤 서식인지, 어떤 세금과 기간에 대한 것인지, 계약이 끝나면 철회된다는 점을 적어야 합니다. 세무조사, 이의 신청, 징수 사안에서 본인을 대리하려면 일반적으로 IRS 앞에서 업무를 수행할 자격이 있는 개인이 별도 계약에 따라 Form 2848에 지정되어야 합니다.

계약서로 은행 로그인 정보와 재무 데이터를 어떻게 보호하나요?

계약서에는 누가 어떤 로그인 정보를 갖는지, 장부 담당자가 데이터를 어떻게 보호하는지, 업무가 끝나면 데이터를 어떻게 하는지 적혀 있어야 합니다.

IRS는 세금 전문가에게 고객 정보에 접근하는 모든 사람에게 다단계 인증, 고유한 비밀번호, 접근 제한, 암호화, 백업을 사용하라고 안내합니다. 또한 신고서 작성 대행인은 FTC Safeguards Rule에 따라 서면 정보 보안 계획을 갖춰야 하며, 신고 대행인의 계약에는 외부 서비스 업체도 보호 조치를 유지하도록 요구해야 한다고 설명합니다. 이 간행물은 세금 전문가를 대상으로 쓰였습니다. 신고서를 작성하지 않는 장부 담당자는 적용 대상이 아닐 수 있지만, 계약서에서 같은 통제를 요구할 수 있습니다.

계약서에 다음 내용을 적어 달라고 요청하세요.

• 본인이 보유하는 로그인 정보와 장부 담당자가 보유하는 로그인 정보. 가능하면 은행은 조회 전용 접근으로 합니다. 장부 담당자에게 계좌 접근 권한 주기를 참고하세요.
• 장부 담당자 회사의 직원은 각자 자기 로그인을 사용하며 2단계 로그인을 거칩니다.
• 본인의 데이터를 다루는 모든 외부 계약자나 회사의 이름을 명시하고, 같은 통제를 적용합니다.
• 데이터가 분실되거나 도난당하면 장부 담당자가 즉시 알립니다.
• 계약이 끝나면 접근 권한을 삭제하고, 정해진 날짜까지 사본을 돌려주거나 파기합니다.

계약은 어떻게 끝내고, 끝내지 못한 업무는 어떻게 되나요?

계약서에는 본인이 서면 통지로 계약을 끝낼 수 있고, 장부 담당자도 같은 권리가 있으며, 무엇을 지급하고 무엇을 넘겨주는지 적혀 있어야 합니다. 장부를 누가 가지고 있든 세금 기한은 계속 진행됩니다.

• 통지: 30일처럼 정해진 기간입니다. 계약서가 자동으로 갱신된다면 갱신되기 전에 통지해야 하는 마지막 날도 적어야 합니다.
• 최종 청구서: 종료일까지 수행한 업무의 수수료와 사용하지 않은 선결제 수수료의 환불입니다.
• 인계 자료: 마감하고 대사를 마친 달, 서면으로 정리한 미결 항목(대사하지 못한 계정, 제출하지 못한 신고서, 처리 중인 납부와 그 기한), 그리고 위에서 설명한 기록과 로그인 정보입니다.
• 끝내지 못한 업무: 각 업무를 합의한 가격으로 마무리할지, 현재 상태로 넘길지, 중단할지 정합니다.
• 위임 철회: Form 2848, Form 8821, Form 8655의 위임은 Form 2848과 Form 8821의 작성 안내에 나온 대로 서면으로 철회하고, Business Tax Account의 Designated User 접근 권한도 종료하세요. 사본(Form 2848은 첫 페이지) 맨 위에 "REVOKE"라고 쓰고 현재 날짜의 서명을 추가해 IRS에 보내며, 특정 사안만 철회할 때는 그 사안을 처리하는 부서에 보냅니다. 사본이 없다면 철회하는 각 사람의 이름과 주소, Form 2848이나 Form 8821의 경우 해당 사안과 기간을 적은 서명과 날짜가 있는 진술서를 보냅니다. IRS는 세금 전문가에게도 더 이상 고객이 아닌 사람에 대한 위임을 철회하라고 안내합니다.

장부 담당자를 완전히 교체하는 방법은 장부 담당자 교체하기와 이전 회계사의 장부 인수를 참고하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 사용합니다.

연간 수수료 선결제

푸드트럭 LLC가 연간 요금 US$3,600을 선결제하면 월 US$300에 해 주겠다는 제안을 받습니다. 계약서에는 LLC가 6월 이후에 계약을 끝낼 수 있다고만 적혀 있고, 나머지 기간에 대한 내용은 없습니다. LLC는 한 줄을 추가해 달라고 요청합니다. 사용하지 않은 개월 수의 대금, 이 경우 US$1,800를 종료일부터 30일 안에 환불한다는 내용입니다.

두 가지 업무가 빠진 정액 수수료

조경업자가 월 US$400 정액을 냅니다. 계약서에는 은행 대사는 나와 있지만 판매세 신고서와 Form 1099는 없고, 추가 업무는 시간당 US$90로 청구합니다. 매달 판매세 업무에 2시간이 들면 US$180가 더해져 실제 비용은 월 US$580이 되고, 연말 이후에 기한이 오는 1099는 담당자가 정해져 있지 않습니다. 조경업자는 계약서에 두 업무를 명시하고, 누가 제출하고 납부하는지 적고, 정액에 포함하거나 가격을 정해 달라고 요청합니다.

장부 담당자의 구독 계정에 있는 장부

공동 소유주 두 사람의 장부가 장부 담당자 본인의 소프트웨어 구독에 있습니다. 계약서에는 회사가 파일을 소유하고, 관리자 로그인을 갖고, 전체 내보내기를 요청할 수 있다고 적혀 있어야 합니다. 이런 문구가 없으면 거래 관계가 끝난 뒤에 과거 기록을 달라고 부탁해야 합니다.

상황이 다르다면?

• 선결제 요청, 모호한 업무 범위, 시간당 조항이 있는 계약서 초안을 받았거나, 과거 청구서 때문에 이미 놀란 적이 있는 경우: 사업체에 매달 필요한 업무와 한 번만 필요한 업무, 수수료에 포함되어야 하는 내용, 바꿔야 할 조항은 장부와 사업체 유형에 따라 달라집니다. 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 장부가 밀렸거나 여러 해의 신고서를 제출하지 않은 경우: 밀린 장부 정리는 보통 월 업무와 별도로 견적과 범위를 정합니다. 밀린 장부 따라잡기와 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 장부 담당자의 실수로 가산세나 통지서가 온 경우: 진행 중인 통지서에는 별도의 회신 기한이 있습니다. 장부 담당자의 실수와 가산세 부담과 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 여러 주에 급여나 판매세 의무가 있거나 소유주가 해외에 거주하는 경우: 각 신고서를 누가 제출하는지, 계약서에 무엇을 담아야 하는지는 주와 사업체 유형에 따라 달라집니다. 판매세 신고서 제출, 외국인이 소유한 미국 회사의 장부 관리, 장부 관리 서비스를 참고하세요.
• 연도 중에 장부 담당자를 바꾸는 경우: 장부 담당자 교체하기를 따르세요.
• 고용 자체를 고민하는 경우: 직접 장부 관리 또는 장부 담당자 고용과 장부 담당자를 고용하기 전에 물어볼 질문을 비교해 보세요.
• 어떤 전문가가 무슨 일을 하는지 알아야 하는 경우: 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이를 참고하세요.
• 법인이 캐나다 법인이거나 업무가 캐나다에서 이뤄지는 경우: 캐나다 법인 견적과 업무 계약 조건을 참고하세요.