Thư thỏa thuận dịch vụ ghi sổ: phạm vi, phí, điều khoản cần xem

Thư thỏa thuận dịch vụ ghi sổ nên nêu rõ những gì trước khi bạn ký?

Thư thỏa thuận dịch vụ (engagement letter), còn gọi là hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng giữ chân (retainer agreement), là hợp đồng bằng văn bản giữa doanh nghiệp của bạn và nhân viên ghi sổ hoặc kế toán viên. Không có quy tắc thuế liên bang nào ấn định phần lớn các điều khoản của nó. Thư nên chốt mười điều sau:

Cần đọc kỹ hơn nếu thư:

• yêu cầu trả trước cả năm
• tính phí theo giờ cho "dịch vụ bổ sung" mà không liệt kê chúng
• tự động gia hạn
• giữ sổ sách của bạn trong tài khoản phần mềm riêng của nhân viên ghi sổ
• không đặt ngày khóa sổ

Điều này cũng đúng nếu không có thư nào, nếu một hóa đơn đã làm bạn bất ngờ, nếu sổ sách bị chậm, nếu đã nhận thông báo, hoặc nếu doanh nghiệp có tiền lương hay thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang. Những trường hợp đó thường cần một chuyên gia đọc thư và đối chiếu với sổ sách của bạn.

Hãy chuẩn bị bản thảo thư, danh sách mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, tiền lương và thuế bán hàng, loại hình pháp nhân của bạn cùng từng tờ khai và hạn nộp, và các tờ khai của năm ngoái.

Nếu kế toán viên không có thư thỏa thuận dịch vụ thì sao?

Hãy yêu cầu một bản trước khi bạn trả tiền hoặc chia sẻ thông tin đăng nhập. Các quy tắc của IRS được nêu ở trang này không bắt buộc nhân viên ghi sổ phải đưa thư cho bạn, nên nếu không có thư, phạm vi công việc, giá và việc trả lại hồ sơ của bạn chỉ dựa vào những gì đã nói miệng. Nếu người đó không chịu ký, hãy nhận công việc, mức phí và ngày bắt đầu bằng email và lưu lại.

Cũng hãy yêu cầu chứng chỉ bằng văn bản. Circular 230 của Bộ Tài chính Hoa Kỳ, bộ quy tắc về hành nghề trước IRS, chủ yếu điều chỉnh luật sư, kế toán viên công chứng (CPA) và enrolled agent. Việc chỉ ghi sổ không được nêu tên trong đó, nên đừng cho rằng các quy tắc này bảo vệ bạn. Bất kỳ ai được trả tiền để lập tờ khai đều cần mã số định danh người chuẩn bị thuế (PTIN), nhưng chỉ luật sư, CPA và enrolled agent mới có quyền đại diện không giới hạn cho bạn. Danh bạ của IRS liệt kê những người chuẩn bị thuế có chứng chỉ. Quy tắc tiểu bang về hợp đồng và cấp phép, mà trang này không đề cập, có thể bổ sung thêm. Về việc ai làm gì, xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.

Công việc nào nằm trong phạm vi, và thư loại trừ những gì?

Phạm vi là danh sách các công việc mà phí hằng tháng bao gồm. Công việc không có trong đó thì hoặc là của người khác, hoặc bị tính thêm tiền, nên hãy gọi tên từng việc.

Về những gì một dịch vụ hằng tháng nên mang lại, xem dịch vụ ghi sổ hằng tháng bao gồm gì.

Thư nên nêu những ngày nào?

Hãy nêu ngày khóa sổ, ngày giao báo cáo và ai lo từng ngày hạn thuế. Ngày khóa sổ và ngày giao báo cáo do thư tự đặt, vì không có quy tắc thuế nào ấn định chúng. Hãy chọn ngày khóa sổ đủ sớm để sổ sách sẵn sàng trước ngày hạn thuế đầu tiên phụ thuộc vào chúng, chẳng hạn tờ khai thuế bán hàng.

Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp. Với các form của năm thuế này, ngày 31 tháng 1 rơi vào Chủ nhật, nên Form 940 và Form 941 của quý 4 chuyển sang ngày 1 tháng 2 năm 2027. Người sử dụng lao động đã nộp đủ và đúng hạn mọi khoản nộp thuế có thể nộp cả hai form chậm nhất vào ngày 10 tháng 2 (Form 941, Form 940). Thư cũng nên nêu ai xin gia hạn và chậm nhất khi nào. Form 7004 nói chung cho tờ khai của doanh nghiệp gia hạn tự động 6 tháng và nói chung phải nộp chậm nhất vào hạn nộp thông thường (hướng dẫn). Cá nhân dùng Form 4868. Cả hai đều không kéo dài thời gian nộp tiền thuế (cá nhân; tờ khai của doanh nghiệp).

Nên viết phí thế nào để thỏa thuận công bằng?

Mỗi khoản phí nên nêu số tiền, khoản phí đó bao gồm gì và điều gì khiến phí tăng thêm. Phí không ghi rõ điều kiện làm tăng là nơi các hóa đơn bất ngờ bắt đầu.

Về mức phí hằng tháng nên là bao nhiêu, xem chi phí ghi sổ mỗi tháng.

Nhân viên ghi sổ có thể bắt bạn trả trước cả năm không?

Nhân viên ghi sổ có thể đề nghị. Các quy tắc liên bang được nêu ở đây không đặt lịch thanh toán nào, nên trả trước cả năm là điều khoản bạn có thể chấp nhận, sửa hoặc từ chối. Trả trước chuyển rủi ro sang bạn: nếu công việc dừng ở tháng thứ năm, các tháng chưa dùng là tiền bạn phải đòi lại.

Nếu bạn đồng ý, thư nên nêu:

• khoản thanh toán bao gồm những tháng nào
• các tháng chưa dùng được hoàn lại nếu một bên chấm dứt thư, hoàn trong bao lâu và bằng cách nào
• mọi khoản phí thiết lập được ghi chi tiết, và phần nào không hoàn lại

Thanh toán theo tháng hoặc theo quý ít đặt tiền vào rủi ro hơn. Cách khấu trừ và ghi sổ phí trả trước nằm trong chi phí trả trước cuối năm.

Ai chịu trách nhiệm nếu tờ khai hoặc khoản nộp bị trễ?

Đối với IRS, doanh nghiệp nói chung là bên chịu trách nhiệm, và thư giữa bạn với nhân viên ghi sổ không thay đổi điều đó. IRS nói chung không chấp nhận việc dựa vào một chuyên gia thuế làm lý do để bỏ qua việc nộp tờ khai hoặc nộp tiền trễ: bạn nói chung chịu trách nhiệm tuân thủ luật thuế dù người khác lo thuế của bạn. Về tiền lương, người sử dụng lao động chịu trách nhiệm cuối cùng về các khoản nộp. Chủ sở hữu, cán bộ điều hành, thành viên hợp danh hoặc bất kỳ ai quyết định hóa đơn nào được thanh toán cũng có thể bị ấn định cá nhân tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty), bằng số thuế đã khấu trừ nhưng chưa nộp, vì cố ý không nộp (section 6672; IRS). Thời hạn thông thường là 3 năm kể từ 15 tháng 4 sau năm tính lương, hoặc từ ngày nộp tờ khai nếu muộn hơn: tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.

Điều thư có thể làm là chia chi phí giữa bạn và nhân viên ghi sổ. Tòa án có thi hành cách chia đó hay không phụ thuộc vào luật tiểu bang, mà trang này không đề cập. Thư cũng có thể đặt ra các biện pháp kiểm soát:

• Nêu ai nộp tờ khai và ai nộp tiền cho từng khoản, kèm ngày.
• Yêu cầu bằng chứng về từng lần nộp tờ khai và nộp tiền trong một số ngày nhất định. IRS khuyên bạn biết người chuẩn bị tờ khai nộp những gì và lấy bằng chứng đã nộp đúng hạn.
• Giữ địa chỉ đăng ký với IRS là của bạn. Về tiền lương, IRS khuyến nghị mạnh không đổi sang địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ.
• Tự có quyền truy cập trực tuyến vào hồ sơ nộp thuế lương trong hệ thống nộp thuế điện tử EFTPS của IRS, để bạn tự kiểm tra các khoản đã nộp. Đại lý báo cáo (reporting agent) phải khuyến nghị bằng văn bản rằng bạn đăng ký, lúc bắt đầu và ít nhất mỗi quý sau đó (hướng dẫn Form 8655).
• Hỏi ai hoàn trả tiền phạt và tiền lãi do chính lỗi của nhân viên ghi sổ gây ra.

Bản thảo cũng có thể chứa các điều khoản hạn chế quyền lựa chọn của bạn. Luật tiểu bang khác nhau về việc điều khoản nào có hiệu lực, nên hãy đọc kỹ từng điều:

• Mức trần, hoặc loại trừ, khoản nhân viên ghi sổ phải hoàn trả, chẳng hạn chỉ hoàn lại phí bạn đã trả.
• Thời hạn ngắn để nộp yêu cầu bồi thường.
• Trọng tài, hoặc luật của một tiểu bang được chọn, cho mọi tranh chấp.
• Tiền lãi chậm thanh toán và chi phí thu nợ, và ai trả chúng.
• Quyền tạm ngừng công việc vì một hóa đơn chưa trả, kể cả khi tuần đó có tờ khai đến hạn.

Về việc nhờ IRS xóa tiền phạt hoặc đòi lại từ nhân viên ghi sổ, xem lỗi của nhân viên ghi sổ và ai trả tiền phạt.

Ai sở hữu sổ sách và tệp phần mềm, và bạn có lấy lại được hồ sơ không?

Thư nên nêu rằng doanh nghiệp sở hữu sổ sách của mình. Người hành nghề thuộc Circular 230, như CPA, enrolled agent hoặc luật sư, phải, khi được yêu cầu, kịp thời trả lại mọi hồ sơ của bạn cần để thực hiện nghĩa vụ thuế liên bang, và có thể giữ bản sao (section 10.28). Tranh chấp về phí nói chung không phải lý do để miễn nghĩa vụ này. Nếu luật tiểu bang cho phép người hành nghề giữ hồ sơ trong tranh chấp về phí, họ chỉ cần trả lại phần phải đính kèm tờ khai của bạn, và phải cho bạn tiếp cận hợp lý để xem xét và sao chép phần còn lại.

Quy tắc này có kẽ hở. "Hồ sơ của bạn" nghĩa là những gì bạn hoặc người khác đã đưa cho người hành nghề, cộng các tài liệu họ đã lập mà bạn đã nhận trong một hợp đồng trước đó. Sổ sách họ đang dựng cho bạn lúc này không được nêu tên, và tài liệu bị giữ cho đến khi trả phí của chính nó thì bị loại trừ. Nhân viên ghi sổ không phải CPA, enrolled agent hay luật sư chỉ chịu điều chỉnh qua section 10.8, áp dụng cho cá nhân được trả tiền để lập toàn bộ hoặc gần như toàn bộ tờ khai, hoặc một phần đáng kể của tài liệu về nghĩa vụ thuế gửi cho IRS. Việc quy tắc này có ràng buộc được người chuẩn bị như vậy hay không chưa ngã ngũ: Loving v. IRS (2014) phán rằng quyền quản lý việc hành nghề trước IRS của cơ quan này không mở rộng đến người chuẩn bị tờ khai thuế, và Annual Filing Season Program yêu cầu những người chuẩn bị đó đồng ý với các nghĩa vụ này (Rev. Proc. 2014-42). Vì vậy nhân viên ghi sổ có thể không bị ràng buộc. Thư là thứ bạn có thể viện dẫn. Nếu một kế toán viên cũ đang giữ hồ sơ của bạn, xem tiếp nhận sổ sách từ kế toán viên cũ.

Thư nên nêu:

• Doanh nghiệp sở hữu sổ sách và mọi hồ sơ do mình cung cấp.
• Gói đăng ký phần mềm đứng tên doanh nghiệp với chủ sở hữu là quản trị viên, hoặc nhân viên ghi sổ giao bản sao đầy đủ của tệp khi có yêu cầu.
• Trong một số ngày nhất định kể từ khi có yêu cầu, hoặc khi kết thúc, nhân viên ghi sổ bàn giao tệp hoặc bản xuất đầy đủ, hệ thống tài khoản kế toán, chi tiết sổ cái, các bản đối chiếu, hồ sơ tiền lương, bản sao tờ khai đã nộp và chứng từ hỗ trợ.
• Việc bàn giao không chờ giải quyết tranh chấp về phí.
• Nhân viên ghi sổ giữ bản sao bao lâu, và hủy chúng thế nào. Về việc tự lưu hồ sơ của bạn, xem lưu hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Nhân viên ghi sổ có thể thay bạn làm việc với IRS không?

Chỉ khi có ủy quyền ký của bạn, và việc nhân viên ghi sổ làm được gì tùy vào form và chứng chỉ.

Luật sư, CPA và enrolled agent có quyền đại diện không giới hạn. Người tham gia Annual Filing Season Program có quyền hạn chế, và người chuẩn bị chỉ có PTIN nói chung không có thẩm quyền đại diện cho bạn.

Thư nên nêu nhân viên ghi sổ có giữ ủy quyền nào không, form nào, cho loại thuế và kỳ nào, và ủy quyền bị thu hồi khi hợp đồng kết thúc. Đại diện cho bạn trong kiểm tra thuế, khiếu nại hoặc việc thu nợ thuế nói chung cần một cá nhân đủ điều kiện hành nghề trước IRS, được nêu tên trên Form 2848, theo một thỏa thuận riêng.

Thư nên bảo vệ thông tin đăng nhập ngân hàng và dữ liệu tài chính của bạn thế nào?

Thư nên nêu ai giữ thông tin đăng nhập nào, nhân viên ghi sổ bảo vệ dữ liệu của bạn ra sao, và dữ liệu được xử lý thế nào khi công việc kết thúc.

IRS yêu cầu các chuyên gia thuế dùng xác thực đa yếu tố cho bất kỳ ai truy cập thông tin khách hàng, mật khẩu riêng biệt, quyền truy cập hạn chế, mã hóa và sao lưu. IRS cho biết người chuẩn bị tờ khai thuế phải có kế hoạch an ninh thông tin bằng văn bản theo FTC Safeguards Rule, và hợp đồng của người chuẩn bị nên yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài duy trì các biện pháp bảo vệ. Tài liệu đó viết cho các chuyên gia thuế. Nhân viên ghi sổ không lập tờ khai có thể không thuộc phạm vi, nhưng thư vẫn có thể yêu cầu các biện pháp kiểm soát tương tự.

Hãy yêu cầu thư nêu:

• Bạn giữ thông tin đăng nhập nào và nhân viên ghi sổ giữ thông tin nào, với quyền truy cập ngân hàng chỉ để xem nếu có thể. Xem cấp cho nhân viên ghi sổ quyền truy cập tài khoản của bạn.
• Mỗi người ở công ty của nhân viên ghi sổ dùng thông tin đăng nhập riêng, với bước đăng nhập thứ hai.
• Mọi nhà thầu hoặc công ty bên ngoài tiếp cận dữ liệu của bạn đều được nêu tên và chịu cùng các biện pháp kiểm soát.
• Nhân viên ghi sổ báo ngay cho bạn nếu dữ liệu của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp.
• Khi kết thúc, quyền truy cập bị gỡ và các bản sao được trả lại hoặc hủy chậm nhất vào một ngày đã nêu.

Chấm dứt hợp đồng thế nào, và công việc dở dang ra sao?

Thư nên cho phép bạn chấm dứt bằng thông báo bằng văn bản, cho nhân viên ghi sổ cùng quyền đó, và nêu khoản phải trả và những gì được bàn giao. Hạn thuế của bạn vẫn chạy dù ai giữ sổ sách.

• Thông báo: một thời gian nhất định, như 30 ngày. Nếu thư tự động gia hạn, ngày cuối cùng để báo trước khi nó gia hạn.
• Hóa đơn cuối cùng: phí cho công việc đã làm đến ngày kết thúc, và hoàn lại mọi khoản phí trả trước chưa dùng.
• Những gì được bàn giao: các tháng đã khóa sổ và đối chiếu, các việc còn mở bằng văn bản (tài khoản chưa đối chiếu, tờ khai chưa nộp, khoản nộp đang chờ xử lý và hạn của chúng), cùng hồ sơ và thông tin đăng nhập nêu ở trên.
• Công việc dở dang: với từng việc, hoàn tất theo giá đã thỏa thuận, bàn giao nguyên trạng, hay bỏ.
• Ủy quyền: thu hồi mọi Form 2848, 8821 hoặc 8655 bằng văn bản, như hướng dẫn cho Form 2848 và Form 8821 mô tả, và chấm dứt mọi quyền truy cập Designated User trong Business Tax Account. Viết "REVOKE" ngang đầu một bản sao (trang đầu của Form 2848), thêm chữ ký và ngày hiện tại, rồi gửi cho IRS, hoặc cho văn phòng đang xử lý nếu chỉ liên quan một vụ việc cụ thể. Nếu không có bản sao, hãy gửi một văn bản có ký tên và ghi ngày, nêu từng tên và địa chỉ bị thu hồi, cùng các vụ việc và kỳ đối với Form 2848 hoặc 8821. IRS cũng yêu cầu các chuyên gia thuế rút các ủy quyền của những người không còn là khách hàng.

Để biết toàn bộ quá trình chuyển đổi, xem thay nhân viên ghi sổ và tiếp nhận sổ sách từ kế toán viên cũ.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ.

Trả trước cả năm

Một LLC xe bán đồ ăn được chào US$300 mỗi tháng nếu trả trước US$3.600 cho cả năm. Thư cho phép LLC chấm dứt sau tháng 6 nhưng không nói gì về sáu tháng còn lại. LLC yêu cầu thêm một dòng: các tháng chưa dùng, ở đây là US$1.800, được hoàn lại trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc.

Phí trọn gói bỏ sót hai công việc

Một chủ doanh nghiệp cảnh quan trả phí trọn gói US$400 mỗi tháng. Thư liệt kê việc đối chiếu ngân hàng nhưng không có tờ khai thuế bán hàng hay các Form 1099, và tính công việc phát sinh ở mức US$90 mỗi giờ. Hai giờ làm thuế bán hàng mỗi tháng thêm US$180, nên chi phí thật là US$580 mỗi tháng, và không ai được nêu tên cho các Form 1099 đến hạn sau cuối năm. Chủ doanh nghiệp yêu cầu thư nêu tên cả hai việc, ghi ai nộp tờ khai và nộp tiền, và hoặc đưa chúng vào phí trọn gói hoặc định giá riêng.

Sổ sách nằm trong gói đăng ký của nhân viên ghi sổ

Sổ sách của hai đồng sở hữu nằm trong gói đăng ký phần mềm riêng của nhân viên ghi sổ. Thư nên nêu rằng công ty sở hữu tệp, giữ một tài khoản quản trị viên và có thể yêu cầu bản xuất đầy đủ. Không có những dòng đó, rời đi nghĩa là phải xin lịch sử sau khi quan hệ làm việc đã kết thúc.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn cầm bản thảo thư có yêu cầu trả trước, phạm vi mơ hồ hoặc điều khoản tính theo giờ, hoặc một hóa đơn trước đây đã làm bạn bất ngờ: việc doanh nghiệp cần công việc nào hằng tháng và công việc nào làm một lần, phí nên bao gồm gì và nên sửa điều khoản nào tùy vào sổ sách và loại hình pháp nhân của bạn. Xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách của bạn bị chậm hoặc có những năm chưa nộp tờ khai: việc bắt kịp thường được báo giá và định phạm vi tách khỏi công việc hằng tháng. Xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Có tiền phạt hoặc thông báo do nhân viên ghi sổ bỏ sót: thông báo đang mở có ngày trả lời riêng. Xem lỗi của nhân viên ghi sổ và ai trả tiền phạt và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Có tiền lương hoặc thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang, hoặc chủ sở hữu sống ở nước ngoài: ai nộp từng tờ khai và thư nên bao gồm gì thay đổi theo tiểu bang và loại hình pháp nhân. Xem nộp tờ khai thuế bán hàng, ghi sổ cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn đổi nhân viên ghi sổ giữa năm: làm theo thay nhân viên ghi sổ.
• Bạn đang cân nhắc có nên thuê không: so sánh tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ và các câu hỏi nên hỏi trước khi thuê.
• Bạn cần biết chuyên gia nào làm việc gì: xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.
• Công ty của bạn là công ty Canada, hoặc hợp đồng dịch vụ ở Canada: xem báo giá và điều khoản dịch vụ cho công ty Canada.