Engagement Letter Buchhaltung: Umfang, Gebühren, Bedingungen

Was sollte ein Engagement Letter für die Buchhaltung vor der Unterschrift regeln?

Ein Engagement Letter (auch Dienstleistungsvertrag oder Retainer-Vereinbarung genannt) ist der schriftliche Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Buchhalter oder Rechnungswesen-Dienstleister. Keine Bundessteuerregel schreibt die meisten seiner Bedingungen vor. Er sollte zehn Punkte klären:

Lesen Sie einen Vertrag genauer, wenn er:

• ein Jahr im Voraus verlangt
• „zusätzliche Leistungen“ nach Stunden abrechnet, ohne sie aufzulisten
• sich von selbst verlängert
• Ihre Bücher im Softwarekonto des Buchhalters führt
• keinen Abschlusstag festlegt

Dasselbe gilt, wenn es gar keinen Vertrag gibt, Sie bereits eine überraschende Rechnung erhalten haben, die Buchhaltung im Rückstand ist, ein Schreiben der Behörde eingegangen ist oder das Unternehmen Lohnabrechnung oder Sales Tax in mehr als einem Bundesstaat hat. In diesen Fällen sollte meist ein Fachmann den Vertrag anhand Ihrer Bücher prüfen.

Legen Sie den Vertragsentwurf bereit, dazu eine Liste aller Bank-, Karten-, Lohnabrechnungs- und Sales-Tax-Konten, Ihre Rechtsform mit jeder Steuererklärung und ihrem Fälligkeitstermin sowie die Steuererklärungen des Vorjahres.

Was gilt, wenn der Buchhalter keinen Engagement Letter hat?

Verlangen Sie einen, bevor Sie zahlen oder Zugänge teilen. Die hier genannten IRS-Regeln verpflichten einen Buchhalter nicht, Ihnen einen Vertrag zu geben. Ohne ihn hängen Umfang, Preis und Rückgabe Ihrer Unterlagen davon ab, was mündlich gesagt wurde. Unterschreibt die Person keinen, halten Sie Arbeit, Gebühr und Starttermin in einer E-Mail fest und bewahren Sie sie auf.

Verlangen Sie auch die Qualifikation schriftlich. Circular 230 des Finanzministeriums (US-Finanzministerium), die Regeln für die Tätigkeit vor dem IRS, gilt vor allem für Rechtsanwälte, CPAs und Enrolled Agents. Das reine Führen von Büchern nennt sie nicht, gehen Sie also nicht davon aus, dass diese Regeln Sie schützen. Wer gegen Bezahlung eine Steuererklärung erstellt, braucht eine PTIN (Preparer Tax Identification Number, Steuernummer für Ersteller von Steuererklärungen). Nur Rechtsanwälte, CPAs (Certified Public Accountant) und Enrolled Agents (vom IRS zugelassene Steuervertreter) haben jedoch uneingeschränkte Vertretungsrechte. Das Verzeichnis des IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) listet qualifizierte Ersteller auf. Vertrags- und Zulassungsregeln der Bundesstaaten, die diese Seite nicht behandelt, können weitere Pflichten bringen. Wer was macht, steht unter Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.

Welche Arbeiten gehören zum Umfang, und was lässt der Vertrag aus?

Der Umfang ist die Liste der Arbeiten, die die Monatsgebühr abdeckt. Eine Arbeit, die dort fehlt, macht entweder jemand anderes oder sie wird extra berechnet. Nennen Sie daher jede einzeln.

Was ein monatlicher Service leisten sollte, steht unter was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst.

Welche Termine sollte der Vertrag nennen?

Nennen Sie den Abschlusstag, den Liefertag und wer welchen Steuertermin einhält. Abschluss- und Liefertag bestimmt der Vertrag selbst, da keine Steuerregel sie vorgibt. Wählen Sie einen Abschlusstag, der früh genug liegt, damit die Bücher vor dem ersten Steuertermin fertig sind, der von ihnen abhängt, etwa einer Sales-Tax-Erklärung.

Fällt ein Fälligkeitstermin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. Für die Formulare dieses Steuerjahres fällt der 31. Januar auf einen Sonntag, daher verschieben sich Form 940 und Form 941 für das vierte Quartal auf 1. Februar 2027. Ein Arbeitgeber, der alle Einzahlungen pünktlich geleistet hat, darf beide bis zum 10. Februar einreichen (Form 941, Form 940). Der Vertrag sollte außerdem sagen, wer eine Fristverlängerung beantragt und bis wann. Form 7004 gewährt Unternehmenserklärungen in der Regel eine automatische Verlängerung um 6 Monate und muss in der Regel bis zum regulären Fälligkeitstermin eingereicht werden (Anleitung). Privatpersonen verwenden Form 4868. Keine von beiden verlängert die Zahlungsfrist (Privatpersonen; Unternehmenserklärungen).

Wie sollten Gebühren formuliert sein, damit die Abmachung fair ist?

Jede Gebühr sollte einen Betrag nennen, was sie abdeckt und was zusätzliche Kosten auslöst. Eine Gebühr ohne genannten Auslöser ist der Ursprung überraschender Rechnungen.

Wie hoch eine Monatsgebühr sein sollte, steht unter Buchhaltungskosten pro Monat.

Kann ein Buchhalter verlangen, dass ich das ganze Jahr im Voraus bezahle?

Ein Buchhalter kann darum bitten. Die hier genannten Bundesregeln legen keinen Abrechnungsrhythmus fest, ein Jahr im Voraus ist also eine Bedingung, die Sie annehmen, ändern oder ablehnen können. Vorauszahlung verlagert das Risiko auf Sie: Endet die Arbeit im fünften Monat, sind die unbenutzten Monate Geld, das Sie zurückholen müssen.

Wenn Sie zustimmen, sollte der Vertrag regeln:

• welche Monate die Zahlung abdeckt
• dass unbenutzte Monate erstattet werden, wenn eine Seite den Vertrag beendet, wie schnell und auf welchem Weg
• dass jede Einrichtungsgebühr aufgeschlüsselt wird und welcher Teil nicht erstattbar ist

Monatliche oder vierteljährliche Abrechnung setzt weniger Geld aufs Spiel. Wie eine Vorauszahlung abgezogen und gebucht wird, steht unter im Voraus bezahlte Ausgaben zum Jahresende.

Wer ist verantwortlich, wenn eine Erklärung oder Zahlung verspätet ist?

Gegenüber dem IRS ist das Unternehmen in der Regel der Verantwortliche, und ein Vertrag zwischen Ihnen und dem Buchhalter ändert daran nichts. Der IRS akzeptiert das Vertrauen auf einen Steuerprofi in der Regel nicht als Grund, eine verspätete Einreichung oder Zahlung zu entschuldigen: Sie sind in der Regel für die Einhaltung des Steuerrechts verantwortlich, auch wenn jemand anderes Ihre Steuern erledigt. Bei der Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber letztlich für die Einzahlungen verantwortlich. Ein Eigentümer, Officer, Gesellschafter oder jeder andere, der bestimmt, welche Rechnungen bezahlt werden, kann außerdem persönlich mit der Trust Fund Recovery Penalty (persönliche Haftung für nicht abgeführte einbehaltene Steuern) in Höhe der nicht gezahlten einbehaltenen Steuer belangt werden, wenn er die Abführung vorsätzlich unterlässt (Abschnitt 6672; IRS). Die übliche Frist beträgt 3 Jahre ab dem 15. April nach dem Lohnabrechnungsjahr oder, falls später, ab dem Einreichungsdatum: Trust Fund Recovery Penalty.

Der Vertrag kann die Kosten zwischen Ihnen und dem Buchhalter aufteilen. Ob ein Gericht diese Aufteilung durchsetzt, hängt vom Recht des Bundesstaates ab, das diese Seite nicht behandelt. Außerdem kann der Vertrag Kontrollen festlegen:

• Nennen Sie, wer was einreicht und wer was zahlt, jeweils mit Termin.
• Verlangen Sie den Nachweis jeder Einreichung und Zahlung innerhalb einer genannten Zahl von Tagen. Der IRS rät, zu wissen, was Ihr Ersteller einreicht, und einen Nachweis zu verlangen, dass es pünktlich abgeschickt wird.
• Lassen Sie die beim IRS hinterlegte Adresse Ihre eigene bleiben. Bei der Lohnabrechnung rät der IRS dringend davon ab, sie auf die eines Dienstleisters zu ändern.
• Behalten Sie einen eigenen Online-Zugang zu den Einzahlungsnachweisen der Lohnabrechnung (EFTPS, elektronisches US-Zahlungssystem für Bundessteuern), damit Sie Zahlungen selbst prüfen können. Ein Reporting Agent muss Ihnen schriftlich empfehlen, sich anzumelden, zu Beginn und danach mindestens vierteljährlich (Anleitung zu Form 8655).
• Fragen Sie, wer Strafzuschläge und Zinsen erstattet, die ein Fehler des Buchhalters verursacht.

Ein Entwurf kann auch Klauseln enthalten, die Ihre Möglichkeiten einschränken. Das Recht der Bundesstaaten unterscheidet sich darin, welche davon Bestand haben, lesen Sie daher jede genau:

• Eine Obergrenze oder ein Ausschluss dessen, was der Buchhalter erstattet, etwa nur die von Ihnen gezahlten Gebühren.
• Eine kurze Frist für Ansprüche.
• Schiedsverfahren oder das Recht eines gewählten Bundesstaates für jeden Streit.
• Verzugszinsen und Inkassokosten und wer sie zahlt.
• Ein Recht, die Arbeit wegen einer unbezahlten Rechnung auszusetzen, selbst wenn in dieser Woche eine Einreichung fällig ist.

Wie Sie den IRS bitten, einen Strafzuschlag zu erlassen, oder ihn vom Buchhalter zurückholen, steht unter Fehler des Buchhalters und wer die Strafzuschläge zahlt.

Wem gehören die Bücher und die Softwaredatei, und bekommen Sie Ihre Unterlagen zurück?

Der Vertrag sollte festhalten, dass dem Unternehmen seine Bücher gehören. Ein Praktiker unter Circular 230, etwa ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt, muss auf Verlangen unverzüglich alle Ihre Unterlagen zurückgeben, die Sie zur Erfüllung Ihrer Bundessteuerpflichten brauchen, und darf Kopien behalten (Abschnitt 10.28). Ein Streit über Gebühren entschuldigt das in der Regel nicht. Erlaubt das Recht des Bundesstaates dem Praktiker, Unterlagen während eines Gebührenstreits zurückzuhalten, muss er nur das herausgeben, was Ihrer Steuererklärung beizufügen ist, und Ihnen angemessenen Zugang geben, den Rest einzusehen und zu kopieren.

Die Regel hat Lücken. „Ihre Unterlagen“ sind das, was Sie oder andere dem Praktiker gegeben haben, plus Dokumente, die er erstellt hat und die Sie in einem früheren Auftrag bereits erhalten haben. Bücher, die er gerade für Sie aufbaut, werden nicht genannt, und ein Dokument, das bis zur Zahlung seiner eigenen Gebühr zurückgehalten wird, ist ausgenommen. Ein Buchhalter, der kein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt ist, wird nur über Abschnitt 10.8 erfasst. Er gilt für eine Person, die dafür bezahlt wird, eine Steuererklärung ganz oder im Wesentlichen oder einen wesentlichen Teil eines Dokuments über eine Steuerschuld für den IRS zu erstellen. Ob er einen solchen Ersteller binden kann, ist ungeklärt: Loving v. IRS (2014) entschied, dass die Befugnis des IRS, die Tätigkeit vor ihm zu regeln, Ersteller von Steuererklärungen nicht erfasst, und das Annual Filing Season Program lässt solche Ersteller diesen Pflichten zustimmen (Rev. Proc. 2014-42). Ein Buchhalter ist also möglicherweise nicht gebunden. Der Vertrag ist das, worauf Sie sich berufen können. Hält ein früherer Buchhalter bereits Ihre Dateien, siehe Bücher von einem früheren Buchhalter übernehmen.

Der Vertrag sollte sagen:

• Dem Unternehmen gehören seine Bücher und jede Unterlage, die es geliefert hat.
• Das Software-Abonnement läuft auf den Namen des Unternehmens mit dem Eigentümer als Administrator, oder der Buchhalter liefert auf Verlangen eine vollständige Kopie der Datei.
• Innerhalb einer genannten Zahl von Tagen nach einer Aufforderung oder am Ende übergibt der Buchhalter die Datei oder einen vollständigen Export, den Kontenplan, die Einzelbuchungen, Abstimmungen, Lohnabrechnungsunterlagen, Kopien der eingereichten Erklärungen und die Belege.
• Die Übergabe wartet nicht auf die Klärung eines Gebührenstreits.
• Wie lange der Buchhalter Kopien aufbewahrt und wie sie vernichtet werden. Zu Ihrer eigenen Aufbewahrung siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Darf Ihr Buchhalter für Sie mit dem IRS sprechen?

Nur mit Ihrer unterschriebenen Ermächtigung, und was der Buchhalter tun darf, hängt vom Formular und von der Qualifikation ab.

Rechtsanwälte, CPAs und Enrolled Agents haben uneingeschränkte Vertretungsrechte. Teilnehmer des Annual Filing Season Program haben eingeschränkte Rechte, und ein Ersteller nur mit PTIN hat in der Regel keine Befugnis, Sie zu vertreten.

Der Vertrag sollte sagen, ob der Buchhalter eine Ermächtigung hat, welche Form, für welche Steuern und Zeiträume, und dass sie mit dem Ende des Auftrags widerrufen wird. Sie in einer Prüfung, einem Einspruch oder einem Vollstreckungsverfahren zu vertreten, erfordert in der Regel eine zur Tätigkeit vor dem IRS berechtigte Person, die in Form 2848 benannt ist, im Rahmen einer gesonderten Vereinbarung.

Wie sollte der Vertrag Ihre Bank-Zugänge und Finanzdaten schützen?

Der Vertrag sollte sagen, wer welchen Zugang hat, wie der Buchhalter Ihre Daten schützt und was damit geschieht, wenn die Arbeit endet.

Der IRS weist Steuerprofis an, Multi-Faktor-Authentifizierung für jeden Zugriff auf Kundendaten, einzigartige Passwörter, beschränkten Zugriff, Verschlüsselung und Backups zu verwenden. Er sagt, dass Ersteller von Steuererklärungen nach der Safeguards Rule der FTC einen schriftlichen Informationssicherheitsplan haben müssen und dass ihre Verträge externe Dienstleister zu Schutzmaßnahmen verpflichten sollten. Diese Publikation richtet sich an Steuerprofis. Ein Buchhalter, der keine Erklärungen erstellt, fällt möglicherweise nicht darunter, aber der Vertrag kann dieselben Kontrollen verlangen.

Lassen Sie den Vertrag sagen:

• Welche Zugänge Sie behalten und welche der Buchhalter hat, wenn möglich mit reinem Lesezugriff auf die Bank. Siehe einem Buchhalter Zugang zu Ihren Konten geben.
• Jede Person in der Firma des Buchhalters nutzt einen eigenen Zugang mit einem zweiten Anmeldeschritt.
• Jeder externe Auftragnehmer oder jede Firma, die Ihre Daten berührt, wird benannt und denselben Kontrollen unterworfen.
• Der Buchhalter informiert Sie umgehend, wenn Ihre Daten verloren gehen oder gestohlen werden.
• Am Ende wird der Zugang entfernt, und Kopien werden bis zu einem genannten Termin zurückgegeben oder vernichtet.

Wie beenden Sie den Auftrag, und was geschieht mit unfertigen Arbeiten?

Der Vertrag sollte Ihnen erlauben, ihn mit schriftlicher Kündigung zu beenden, dem Buchhalter dasselbe Recht geben und festlegen, was geschuldet und übergeben wird. Ihre Steuertermine laufen weiter, wer auch immer die Bücher führt.

• Kündigung: eine genannte Frist, etwa 30 Tage. Verlängert sich der Vertrag von selbst, der letzte Tag für die Kündigung, bevor das geschieht.
• Schlussrechnung: Gebühren für die Arbeit bis zum Enddatum und Erstattung jeder unverbrauchten Vorauszahlung.
• Was übergeben wird: abgeschlossene und abgestimmte Monate, offene Punkte schriftlich (nicht abgestimmte Konten, nicht eingereichte Erklärungen, ausstehende Einzahlungen und ihre Fälligkeitstermine) sowie die oben beschriebenen Unterlagen und Zugänge.
• Unfertige Arbeiten: für jede, ob sie zum vereinbarten Preis fertiggestellt, im jetzigen Stand übergeben oder fallen gelassen wird.
• Ermächtigungen: Widerrufen Sie jede Form 2848, 8821 oder 8655 schriftlich, wie es die Anleitungen zu Form 2848 und Form 8821 beschreiben, und beenden Sie jeden Zugriff als Designated User im Business Tax Account. Schreiben Sie „REVOKE“ quer über den oberen Rand einer Kopie (die erste Seite von Form 2848), fügen Sie eine aktuelle Unterschrift und ein Datum hinzu und senden Sie sie an den IRS, oder für eine bestimmte Angelegenheit an die zuständige Dienststelle. Haben Sie keine Kopie, senden Sie eine unterschriebene, datierte Erklärung mit jedem widerrufenen Namen und jeder Adresse sowie, bei Form 2848 oder 8821, den Angelegenheiten und Zeiträumen. Der IRS weist Steuerprofis außerdem an, Ermächtigungen für Personen zurückzuziehen, die keine Kunden mehr sind.

Den vollständigen Wechsel beschreiben Ihren Buchhalter wechseln und Bücher von einem früheren Buchhalter übernehmen.

Beispiel

Diese Beispiele sind veranschaulichend und in US-Dollar.

Ein Jahr im Voraus

Einer LLC, die einen Foodtruck betreibt, werden US$300 im Monat angeboten, wenn sie US$3.600 für das Jahr im Voraus zahlt. Der Vertrag erlaubt der LLC, die Vereinbarung nach Juni zu beenden, schweigt aber zu den anderen sechs Monaten. Die LLC bittet um eine zusätzliche Zeile: Unbenutzte Monate, hier US$1.800, werden innerhalb von 30 Tagen nach dem Enddatum erstattet.

Eine Pauschale, die zwei Arbeiten auslässt

Ein Landschaftsgärtner zahlt eine Pauschale von US$400 im Monat. Der Vertrag listet Bankabstimmungen auf, aber weder Sales-Tax-Erklärungen noch Form 1099, und berechnet Zusatzarbeiten mit US$90 pro Stunde. Zwei Stunden Sales-Tax-Arbeit pro Monat kosten zusätzlich US$180, die tatsächlichen Kosten liegen also bei US$580 im Monat, und für die nach Jahresende fälligen 1099 ist niemand benannt. Der Landschaftsgärtner bittet den Vertrag, beide Arbeiten zu nennen, zu sagen, wer einreicht und zahlt, und sie entweder in die Pauschale aufzunehmen oder zu bepreisen.

Bücher im Abonnement des Buchhalters

Die Bücher zweier Mitinhaber liegen im eigenen Software-Abonnement des Buchhalters. Der Vertrag sollte sagen, dass der Gesellschaft die Datei gehört, sie einen Administratorzugang hat und einen vollständigen Export verlangen kann. Ohne diese Zeilen heißt Gehen, den Verlauf zu verlangen, nachdem die Zusammenarbeit beendet ist.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben einen Vertragsentwurf mit Vorauszahlung, unklarem Umfang oder Stundenklausel, oder eine frühere Rechnung hat Sie bereits überrascht: Welche Arbeit das Unternehmen monatlich und welche einmalig braucht, was die Gebühr umfassen sollte und welche Klauseln zu ändern sind, hängt von Ihren Büchern und Ihrer Rechtsform ab. Siehe Buchhaltungsleistungen.
• Ihre Buchhaltung ist im Rückstand oder Jahre sind nicht eingereicht: Ein Nachholen wird meist getrennt von der Monatsarbeit angeboten und abgegrenzt. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Buchhaltungsleistungen.
• Ein Strafzuschlag oder Schreiben kam durch ein Versäumnis des Buchhalters: Ein offenes Schreiben hat seine eigene Antwortfrist. Siehe Fehler des Buchhalters und wer die Strafzuschläge zahlt und Buchhaltungsleistungen.
• Lohnabrechnung oder Sales Tax in mehr als einem Bundesstaat, oder ein Eigentümer im Ausland: Wer welche Erklärung einreicht und was der Vertrag regeln sollte, hängt von den Bundesstaaten und der Rechtsform ab. Siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen, Buchhaltung für ein US-Unternehmen im Besitz von Ausländern und Buchhaltungsleistungen.
• Sie wechseln mitten im Jahr den Buchhalter: Folgen Sie Ihren Buchhalter wechseln.
• Sie überlegen noch, ob Sie überhaupt jemanden einstellen: Vergleichen Sie die Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen und die Fragen vor der Beauftragung.
• Sie wollen wissen, welcher Profi was macht: Siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.
• Ihre Kapitalgesellschaft ist kanadisch, oder der Auftrag liegt in Kanada: Siehe Angebote und Vertragsbedingungen für kanadische Kapitalgesellschaften.