Carta de contratação de escrituração contábil: o que conferir

O que uma carta de contratação de escrituração contábil deve prever antes de você assinar?

A carta de contratação (engagement letter), também chamada de contrato de serviços ou de contrato de retainer, é o contrato escrito entre a sua empresa e o responsável contábil ou contador. Nenhuma regra tributária federal define a maior parte dos seus termos. A carta deve resolver dez pontos:

Uma carta precisa de leitura mais atenta se:

• pede um ano adiantado
• cobra “serviços adicionais” por hora sem listá-los
• se renova sozinha
• guarda seus livros na conta de software do próprio responsável contábil
• não define uma data de fechamento

O mesmo vale se não há carta nenhuma, se uma cobrança já o surpreendeu, se os livros estão atrasados, se chegou um aviso do IRS ou se a empresa tem folha de pagamento ou imposto sobre vendas em mais de um estado. Nesses casos, em geral é preciso que um profissional leia a carta junto com os seus livros.

Reúna o rascunho da carta, uma lista de todas as contas bancárias, de cartão, de folha de pagamento e de imposto sobre vendas, o tipo da sua entidade com cada declaração e seu vencimento, e as declarações do ano passado.

E se o contador não tem carta de contratação?

Peça uma antes de pagar ou de compartilhar logins. As regras do IRS citadas nesta página não obrigam o responsável contábil a lhe dar uma carta; sem ela, o escopo, o preço e a devolução dos seus registros dependem apenas do que foi dito. Se a pessoa não quiser assinar, registre o trabalho, o honorário e a data de início em um e-mail e guarde-o.

Peça também a credencial por escrito. A Circular 230 do Tesouro, as regras para atuar perante o IRS, rege principalmente advogados, CPAs e enrolled agents. A simples escrituração contábil não é citada nela; por isso, não presuma que essas regras protegem você. Quem recebe para preparar uma declaração precisa de um número de identificação de preparador do IRS (PTIN), mas só advogados, CPAs e enrolled agents têm direitos ilimitados de representar você. O diretório do IRS lista preparadores credenciados. Regras estaduais de contratos e de licenciamento, que esta página não aborda, podem acrescentar outras exigências. Para saber quem faz o quê, veja responsável contábil, contador ou CPA.

Quais trabalhos entram no escopo, e o que a carta deixa de fora?

O escopo é a lista de trabalhos que o honorário mensal cobre. Um trabalho que não está nela é de outra pessoa ou é cobrado à parte; por isso, cite cada um pelo nome.

Para saber o que um serviço mensal deve entregar, veja o que um serviço mensal inclui.

Quais datas a carta deve indicar?

Indique o dia do fechamento, o dia da entrega e quem cumpre cada data fiscal. Os dias de fechamento e de entrega são definidos pela carta, pois nenhuma regra tributária os define. Escolha um dia de fechamento cedo o bastante para que os livros fiquem prontos antes da primeira data fiscal que depende deles, como uma declaração de imposto sobre vendas.

Um vencimento que cai em fim de semana ou feriado passa para o próximo dia útil. Nos formulários deste ano fiscal, 31 de janeiro cai em um domingo; por isso, o Form 940 e o Form 941 do quarto trimestre passam para 1º de fevereiro de 2027. O empregador que fez todos os depósitos no prazo pode entregar os dois até 10 de fevereiro (Form 941, Form 940). A carta também deve dizer quem pede a prorrogação e até quando. O Form 7004 geralmente dá às declarações de empresas uma prorrogação automática de 6 meses e, em geral, deve ser entregue até a data de vencimento normal (instruções). Pessoas físicas usam o Form 4868. Nenhum dos dois prorroga o prazo de pagamento (pessoas físicas; declarações de empresas).

Como escrever os honorários para que o acordo seja justo?

Cada honorário deve indicar um valor, o que ele cobre e o que gera cobrança adicional. Um honorário sem gatilho definido é onde começam as cobranças surpresa.

Para saber quanto deve custar a escrituração contábil mensal, veja custo mensal da escrituração contábil.

O responsável contábil pode exigir que você pague o ano inteiro adiantado?

Ele pode pedir. As regras federais citadas aqui não definem um calendário de cobrança; por isso, um ano adiantado é um termo que você pode aceitar, mudar ou recusar. Pagar adiantado transfere o risco para você: se o trabalho parar no quinto mês, os meses não usados são um dinheiro que você terá de cobrar de volta.

Se você concordar, a carta deve dizer:

• quais meses o pagamento cobre
• que os meses não usados são devolvidos se qualquer das partes encerrar a carta, em quanto tempo e por qual meio
• que qualquer taxa de implantação é detalhada, e qual parte não é reembolsável

Cobrar por mês ou por trimestre deixa menos dinheiro em risco. Como um honorário pago adiantado é deduzido e lançado está em despesas antecipadas no fim do ano.

Quem é o responsável se uma declaração ou um pagamento atrasar?

Para o IRS, a empresa geralmente é a responsável, e uma carta entre você e o responsável contábil não muda isso. O IRS em geral não aceita a confiança em um profissional fiscal como motivo para perdoar uma entrega ou um pagamento em atraso: você geralmente é responsável por cumprir a lei tributária mesmo que outra pessoa cuide dos seus impostos. Na folha de pagamento, o empregador é o responsável final pelos depósitos. O proprietário, o diretor, o sócio ou qualquer outra pessoa que controla quais contas são pagas também pode ser cobrado pessoalmente pela trust fund recovery penalty, igual ao imposto retido e não pago, por deixar de repassá-lo de forma intencional (seção 6672; IRS). O prazo habitual é de 3 anos a partir de 15 de abril após o ano da folha de pagamento, ou da data de entrega, se posterior: multa de responsabilidade pessoal sobre impostos retidos.

O que a carta pode fazer é dividir o custo entre você e o responsável contábil. Se um tribunal faz valer essa divisão depende da lei estadual, que esta página não aborda. A carta também pode prever controles:

• Indique quem entrega e quem paga cada item, com a sua data.
• Exija a comprovação de cada entrega e de cada pagamento em um número de dias definido. O IRS recomenda saber o que o seu preparador entrega e obter a prova de que foi enviado no prazo.
• Mantenha como seu o endereço registrado no IRS. Na folha de pagamento, o IRS recomenda fortemente não trocá-lo pelo endereço de um prestador.
• Tenha o seu próprio acesso on-line aos registros de depósitos da folha de pagamento (EFTPS), para conferir os pagamentos você mesmo. Um agente de declarações (reporting agent) deve recomendar por escrito que você se inscreva, no início e pelo menos a cada trimestre depois disso (instruções do Form 8655).
• Pergunte quem reembolsa as multas e os juros causados por erro do próprio responsável contábil.

Um rascunho também pode trazer cláusulas que limitam suas opções. A lei estadual varia sobre quais delas são válidas; por isso, leia cada uma com atenção:

• Um limite, ou a exclusão, do que o responsável contábil reembolsa, como apenas os honorários que você pagou.
• Um prazo curto para apresentar uma reclamação.
• Arbitragem, ou a lei de um estado escolhido, para qualquer disputa.
• Juros por atraso de pagamento e custos de cobrança, e quem os paga.
• O direito de suspender o trabalho por uma fatura em aberto, mesmo quando há uma entrega de declaração vencendo na mesma semana.

Para pedir ao IRS que retire uma multa ou para recuperá-la do responsável contábil, veja erros do responsável contábil e quem paga as multas.

De quem são os livros e o arquivo do software, e você recebe seus registros de volta?

A carta deve dizer que a empresa é proprietária dos seus livros. O profissional sujeito à Circular 230, como um CPA, um enrolled agent ou um advogado, deve, quando solicitado, devolver prontamente todos os seus registros necessários para cumprir suas obrigações tributárias federais, e pode ficar com cópias (seção 10.28). Uma disputa de honorários em geral não o dispensa disso. Se a lei estadual permite que o profissional retenha registros durante uma disputa de honorários, ele precisa devolver apenas o que deve ser anexado à sua declaração e deve lhe dar acesso razoável para revisar e copiar o resto.

A regra tem lacunas. “Seus registros” significa o que você ou outras pessoas deram ao profissional, mais os documentos que ele preparou e que você já recebeu em um contrato anterior. Os livros que ele está montando para você agora não são citados, e um documento retido até o pagamento do seu próprio honorário fica excluído. O responsável contábil que não é CPA, enrolled agent nem advogado só é alcançado pela seção 10.8, que cobre a pessoa paga para preparar toda ou substancialmente toda uma declaração, ou uma parte substancial de um documento sobre uma obrigação tributária enviado ao IRS. Se ela pode obrigar esse preparador é uma questão em aberto: o caso Loving v. IRS (2014) decidiu que o poder do IRS de regular a atuação perante ele não alcança os preparadores de declarações, e o Annual Filing Season Program faz esses preparadores concordarem com esses deveres (Rev. Proc. 2014-42). Assim, o responsável contábil pode não estar obrigado. A carta é o que você pode apresentar. Se um ex-contador já está com seus arquivos, veja como assumir os livros de um ex-contador.

A carta deve dizer:

• A empresa é proprietária dos seus livros e de todos os registros que forneceu.
• A assinatura do software está no nome da empresa, com o proprietário como administrador, ou o responsável contábil entrega uma cópia completa do arquivo quando solicitado.
• Em um número de dias definido após o pedido, ou no fim do contrato, o responsável contábil entrega o arquivo ou uma exportação completa, o plano de contas, o detalhe do livro-razão, as conciliações, os registros da folha de pagamento, as cópias das declarações entregues e os documentos de apoio.
• A entrega não espera o fim de uma disputa de honorários.
• Por quanto tempo o responsável contábil guarda cópias e como elas são destruídas. Para o seu próprio prazo de guarda, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

O responsável contábil pode falar com o IRS por você?

Somente com a sua autorização assinada, e o que ele pode fazer depende do formulário e da credencial.

Advogados, CPAs e enrolled agents têm direitos ilimitados de representação. Os participantes do Annual Filing Season Program têm direitos limitados, e um preparador que tem apenas um PTIN geralmente não tem autoridade para representar você.

A carta deve dizer se o responsável contábil tem alguma autorização, qual formulário, para quais impostos e períodos, e que ela é revogada quando o contrato termina. Representar você em uma auditoria, em um recurso ou em uma cobrança geralmente exige uma pessoa física habilitada a atuar perante o IRS, indicada no Form 2848, em um contrato separado.

Como a carta deve proteger seus logins bancários e seus dados financeiros?

A carta deve dizer quem guarda cada login, como o responsável contábil protege seus dados e o que acontece com eles quando o trabalho termina.

O IRS manda os profissionais fiscais usarem autenticação em várias etapas para qualquer pessoa que acesse informações de clientes, senhas exclusivas, acesso limitado, criptografia e cópias de segurança. Ele diz que os preparadores de declarações devem ter um plano escrito de segurança da informação conforme a FTC Safeguards Rule, e que os contratos do preparador devem exigir que os prestadores de serviços externos mantenham proteções. Essa publicação é escrita para profissionais fiscais. O responsável contábil que não prepara declarações pode não estar coberto, mas a carta pode exigir os mesmos controles.

Peça que a carta diga:

• Quais logins ficam com você e quais ficam com o responsável contábil, com acesso bancário somente para consulta sempre que possível. Veja como dar acesso às suas contas a um responsável contábil.
• Cada pessoa da empresa do responsável contábil usa o próprio login, com uma segunda etapa de verificação.
• Qualquer prestador ou empresa externa que toque nos seus dados é nomeado e sujeito aos mesmos controles.
• O responsável contábil avisa você prontamente se seus dados forem perdidos ou roubados.
• No fim, o acesso é removido e as cópias são devolvidas ou destruídas até uma data definida.

Como encerrar o contrato, e o que acontece com o trabalho inacabado?

A carta deve permitir que você a encerre por aviso escrito, dar o mesmo direito ao responsável contábil e dizer o que é devido e o que é entregue. Suas datas fiscais continuam correndo, não importa quem esteja com os livros.

• Aviso prévio: um prazo definido, como 30 dias. Se a carta se renova sozinha, a última data para avisar antes que isso aconteça.
• Fatura final: honorários pelo trabalho feito até a data de término e a devolução de qualquer honorário pago adiantado e não usado.
• O que é entregue: os meses fechados e conciliados, as pendências por escrito (contas não conciliadas, declarações não entregues, depósitos pendentes e seus vencimentos), além dos registros e logins descritos acima.
• Trabalhos inacabados: para cada um, se será concluído pelo preço combinado, entregue como está ou abandonado.
• Autorizações: revogue por escrito qualquer Form 2848, 8821 ou 8655, como descrevem as instruções do Form 2848 e do Form 8821, e encerre qualquer acesso de Designated User no Business Tax Account. Escreva “REVOKE” no alto de uma cópia (a primeira página do Form 2848), acrescente uma assinatura e uma data atuais e envie ao IRS, ou, para um assunto específico, ao escritório que o está tratando. Sem a cópia, envie uma declaração assinada e datada com o nome e o endereço de cada pessoa revogada e os assuntos e períodos do Form 2848 ou 8821. O IRS também manda os profissionais fiscais retirarem as autorizações de pessoas que deixaram de ser clientes.

Para a troca completa, veja como substituir seu responsável contábil e como assumir os livros de um ex-contador.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares americanos.

Um ano adiantado

Oferecem a uma LLC de food truck US$300 por mês se ela pagar US$3.600 pelo ano adiantado. A carta permite que a LLC encerre o contrato depois de junho, mas não diz nada sobre os outros seis meses. A LLC pede que se acrescente uma linha: os meses não usados, US$1.800 neste caso, são devolvidos em até 30 dias após a data de término.

Um valor fixo que deixa dois trabalhos de fora

Um paisagista paga um valor fixo de US$400 por mês. A carta lista as conciliações bancárias, mas não as declarações de imposto sobre vendas nem os Forms 1099, e cobra o trabalho extra a US$90 por hora. Duas horas de trabalho com imposto sobre vendas por mês acrescentam US$180; assim, o custo real é de US$580 por mês, e ninguém é indicado para os 1099 que vencem depois do fim do ano. O paisagista pede que a carta cite os dois trabalhos, diga quem entrega e quem paga, e os inclua no valor fixo ou lhes dê um preço.

Livros na assinatura do responsável contábil

Os livros de dois coproprietários estão na assinatura de software do próprio responsável contábil. A carta deve dizer que a empresa é proprietária do arquivo, tem um login de administrador e pode pedir uma exportação completa. Sem essas linhas, sair significa pedir o histórico depois que a relação de trabalho já acabou.

E no seu caso?

• Você tem um rascunho de carta com pedido de pagamento adiantado, escopo vago ou cláusula por hora, ou uma cobrança anterior já o surpreendeu: que trabalho a empresa precisa todo mês e qual só uma vez, o que o honorário deve incluir e quais cláusulas mudar dependem dos seus livros e do tipo da sua entidade. Veja serviços de escrituração contábil.
• Seus livros estão atrasados ou há anos sem entregar declaração: a atualização geralmente é orçada e definida à parte do trabalho mensal. Veja como atualizar livros atrasados e serviços de escrituração contábil.
• Uma multa ou um aviso veio de uma falha do responsável contábil: um aviso em aberto tem a sua própria data de resposta. Veja erros do responsável contábil e quem paga as multas e serviços de escrituração contábil.
• Folha de pagamento ou imposto sobre vendas em mais de um estado, ou um proprietário que mora no exterior: quem entrega cada declaração e o que a carta deve cobrir mudam conforme os estados e a entidade. Veja como entregar declarações de imposto sobre vendas, escrituração contábil de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e serviços de escrituração contábil.
• Você está trocando de responsável contábil no meio do ano: siga como substituir seu responsável contábil.
• Você está decidindo se vai contratar alguém: compare fazer a própria escrituração contábil ou contratar um responsável contábil e as perguntas antes de contratar.
• Você precisa saber qual profissional faz o quê: veja responsável contábil, contador ou CPA.
• Sua corporação é canadense, ou o contrato é no Canadá: veja orçamentos e termos de contratação para corporações canadenses.