İşletme Banka Hesabı: Şahıs İşletmesi veya LLC İçin Gerekli mi?

Serbest meslek sahibi, şahıs işletmesi veya LLC için ayrı bir işletme banka hesabı gerekir mi?

ABD federal vergi hukuku, şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için ayrı bir işletme banka hesabı şart koşmaz. Yine de IRS, yeni işletme sahiplerine erkenden bir işletme vadesiz hesabı açmalarını ve bunu kişisel hesaptan ayrı tutmalarını (Publication 583), işletme için ayrı bir banka hesabı bulundurmalarını (Publication 334) söyler.

Hukukun şart koştuğu şey kayıttır. Gelir vergisine tabi bir kişi, brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini kanıtlamaya yetecek defter veya kayıt tutmak zorundadır (26 CFR 1.6001-1). Birkaç durum dışında hukuk belirli bir kayıt türü şart koşmaz (Publication 583); ancak işletme çek defteri, işletme giderlerini kaydetmenin temel kaynağıdır. Ayrı bir hesapta hesap özetleri defterlerin başlangıç noktasıdır. Ortak kullanılan hesapta ise beyanname hazırlanmadan önce her işlem elle ayıklanmalıdır ve hazırlayıcı karmakarışık tek bir hesap alır.

Bir kredi sözleşmesi veya LLC'nin faaliyet sözleşmesi kendi şartını ekleyebilir; eyalet hukuku da bu sayfada ele alınmayan kurallar ekleyebilir.

Şu durumlarda mesele basit değildir:

• işletme ve kişisel para zaten karışmışsa ya da karışan aylar verilmiş bir beyannamede yer alıyorsa,
• bir hazırlayıcı her şeyi karıştıran tek bir hesabı bekliyorsa,
• bir banka hesabı kapatmış veya açmayı reddetmişse,
• LLC'nin birden fazla sahibi varsa (eşler dahil),
• birden fazla işletme yürütüyorsanız; her biri için eksiksiz ve ayrı bir kayıt seti gerekir (Publication 583),
• dava, büyük bir borç veya kişisel kefalet nedeniyle LLC'nin sağladığı sorumluluk koruması sizin için önemliyse.

Bu durumlar her kaydın değerlendirilmesine bağlıdır; son bölüm nereye başvuracağınızı gösterir.

Başlamadan önce şunları toplayın: eyalete verilmiş kuruluş belgeleri (LLC için), EIN'i gösteren IRS yazısı, varsa DBA veya ticari ad kaydı, devlet tarafından verilmiş fotoğraflı kimlik ve işletme parasının geçtiği her hesabın hesap özetleri.

Şahıs işletmesi sahibi LLC kurmadan işletme banka hesabı açabilir mi?

Genellikle evet. Şahıs işletmesi sahibi, tüzel kişiliği olmayan bir işletmeye tek başına sahip olan bireydir (IRS) ve işletmenin sahibinden ayrı bir varlığı yoktur (Publication 583). Federal vergi hukuku açısından LLC gerekmez; bankanın ne isteyeceğini banka belirler. SBA, bankaların istediği kimlik numarası olarak EIN'i, şahıs işletmesi için ise SSN'yi sayar (SBA).

Hesapta kendi adınız yerine bir işletme adı kullanmak istiyorsanız (DBA, yani “doing business as”; farazi ad veya ticari ad da denir), eyaletinizin bu adın kaydedilmesini isteyip istemediğine bakın; SBA, kendi adınızdan farklı bir ad için çoğu eyaletin kayıt istediğini söyler (SBA). Kaydın nereye yapılacağı eyalete göre değişir; Texas'ta farazi ad kullanan şahıs işletmesi sahibi, ilçe kayıt memuruna bir sertifika verir (Texas Secretary of State). Adın nasıl belgelenmesini istediğini bankaya sorun.

Şahıs işletmesi sahibinin hesabı kayıtlara yardım eder, sorumluluğu ayırmaz. İşletme ayrı bir tüzel kişi değildir ve borçları sahibinin kişisel borçlarıdır (Publication 583; SBA).

Tek üyeli LLC'nin işletme banka hesabı olması gerekir mi?

Hiçbir federal vergi kuralı bunu şart koşmaz, ama LLC'nin hesabı şahıs işletmesininkinden daha fazla iş görür. Gelir vergisi açısından tek üyeli LLC genellikle yok sayılır; yani sahibinden ayrı sayılmaz: faaliyeti sahibinin kendi beyannamesine girer, işletme için genellikle Schedule C ile, yani Form 1040 ile verilen işletme kâr veya zarar formuyla (IRS). Eyalet hukukunda LLC ayrı bir tüzel kişidir ve üyeleri genellikle borçlarından kişisel olarak sorumlu değildir (Publication 583).

Ayrı bir hesap, hangi paranın LLC'ye ait olduğunu göstermeyi kolaylaştırır. LLC'nin gelirlerini bu hesaba yatırın ve LLC'nin giderlerini bu hesaptan ödeyin. İstihdam vergisi ve bazı özel tüketim vergileri bakımından IRS, tek üyeli LLC'yi ayrı bir kuruluş sayar ve kendi adını ve EIN'ini ister (IRS).

Kişisel ve LLC parasını karıştırmak LLC'nin sorumluluk korumasını zayıflatır mı?

Zayıflatabilir, ama bunun ne zaman olacağını söyleyen federal bir kaynak yoktur. SBA, LLC'nin sahipleri çoğu durumda kişisel sorumluluktan koruduğunu söyler (SBA) ve sınırlı kişisel sorumluluk korumasını işletme fonlarını kişisel fonlardan ayrı tutmaya bağlar (SBA).

Bir mahkemenin LLC'nin ötesine bakıp bakmayacağı, eyalet mahkeme hukukunun konusudur. IRS de SBA da bir ölçüt vermez; bu yüzden parayı ayrı tutmak korumayı garanti etmez. Pratik adımlar sahibin elindedir: LLC gelirleri içeri, LLC giderleri dışarı, sahibin parası da etiketli çekimler ve katkılarla hareket eder.

Dava, büyük bir borç veya kişisel kefalet söz konusuysa, LLC'nin kurulduğu eyalette ruhsatlı bir avukata danışın. Geçmişte karışan aylar işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme rehberinde ele alınır.

İşletme banka hesabı açmak için EIN gerekir mi?

Her zaman değil. EIN (işveren kimlik numarası), IRS'nin bir işletmeye verdiği numaradır. Şahıs işletmesi sahibi genellikle SSN ile hesap açabilir, tek üyeli LLC'den EIN istenebilir; birden fazla üyesi olan bir LLC ya da bir şirketin EIN'i olmalıdır. EIN doğrudan IRS'den ücretsizdir ve çevrimiçi dakikalar içinde alınır (IRS).

IRS'nin EIN sayfası, EIN gerektiren kuruluşlar arasında her LLC'yi sayar; tek üyeli LLC sayfası ise çalışanı veya özel tüketim vergisi olmayan, yok sayılan bir LLC'nin buna ihtiyaç duymadığını söyler. Bankanın EIN istemesi başvurmak için yeterli bir nedendir. Tamamı yabancı bir kişiye ait, yok sayılan bir ABD LLC'sinin Form 5472 vermek için kendi EIN'ine ihtiyacı vardır ve sahibin katkıları ile dağıtımları bu formun verilmesini gerekli kılabilir (Form SS-4 talimatları; Form 5472 talimatları); bkz. yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı.

Birlikte topluluk malı olarak LLC'ye sahip olan karı koca, onu ortaklık veya yok sayılan işletme olarak değerlendirebilir ve IRS ikisini de kabul eder (Revenue Procedure 2002-69). Beyannamenizin hangi işlemi kullandığını doğrulayın.

Önce LLC'yi eyalette kurun; adımlar şirketi kurduktan sonra neler verilir rehberindedir. Adı kuruluş belgelerinde göründüğü gibi girin. IRS yalnızca harf, rakam, tire ve & işaretini kabul eder; bu yüzden EIN yazısındaki ad, verilen addan biraz farklı olabilir. Bankaya ikisini de gösterin (IRS). Çevrimiçi başvuru için ABD'de veya bir ABD bölgesinde asıl iş yeri ve kuruluşun sorumlusu olan kişinin SSN'si veya ITIN'i gerekir; EIN bu numaranın yerini tutmaz (IRS: EIN alma). Bu numara yoksa IRS başvuruları faksla (yaklaşık 4 iş günü) veya postayla (yaklaşık 4 hafta) kabul eder; bu yüzden erken başlayın.

Banka işletme hesabı açarken ne ister?

Banka, hesap açmadan önce kimlik bilgilerini toplamak ve makul bir süre içinde doğrulamak zorundadır; daha fazlasını da isteyebilir. Federal asgari bilgi; ad, birey için doğum tarihi, adres ve kimlik numarasıdır. ABD kişisi için bu, vergi kimlik numarasıdır. ABD kişisi olmayan için vergi kimlik numarası, pasaport numarası ve veren ülke, yabancı kimlik kartı numarası veya uyrukluğu ya da ikameti gösteren başka bir devlet fotoğraflı kimliği olabilir (31 CFR 1020.220). Birey olmayan bir müşteri için banka, varlığını gösteren belgelerle doğrulama yapabilir; onaylı kuruluş belgesi, devletçe verilmiş işletme ruhsatı veya ortaklık sözleşmesi gibi. SBA en yaygın istekleri şöyle sayar: EIN (şahıs işletmesi için SSN), kuruluş belgeleri, ortaklık sözleşmeleri ve işletme ruhsatı (SBA).

Banka Form W-9 da isteyebilir. ABD kişisine ait, yok sayılan tek üyeli LLC için form, LLC'nin EIN'ini değil sahibin adını ve vergi kimlik numarasını kullanır; yabancı sahip bunun yerine Form W-8 verir (Form W-9 talimatları). Ayrıntılar ABD işletme adresleri ve banka hesapları rehberindedir.

Müşteri, o bankada ilk hesabını açan bir LLC, şirket veya genel ortaklıksa banka ayrıca arkasındaki kişileri de belirlemek zorundadır: özkaynağın %25 veya daha fazlasına sahip her birey ve kuruluşu kontrol eden veya yöneten bir birey (31 CFR 1010.230). Tek üyeli LLC'de sahip ikisi de olabilir. Aynı bankadaki sonraki hesaplar için FinCEN, bilgiler güvenilmez görünmedikçe veya banka risk kontrolleri yeni bir inceleme gerektirmedikçe bankanın elindekini yeniden kullanmasına izin verir; banka yine de her seferinde sorabilir (FinCEN order FIN-2026-R001). Şahıs işletmesi bu kuralın tüzel kişi müşteri listesinde yer almaz.

Bankanın sahiplik soruları, ABD'de kurulan şirketler için artık geçerli olmayan FinCEN gerçek faydalanıcı bildiriminden ayrıdır (FinCEN).

İşletme hesabını ne zaman açmalıyım: ilk müşteri ödemesinden önce mi?

İlk müşteri ödemesinden veya ilk işletme alımından önce. SBA, işletme olarak para almaya veya harcamaya başlar başlamaz bir işletme hesabı açmanızı söyler (SBA); Publication 583 de bunu yapılacak ilk işler arasında sayar (Publication 583).

LLC için sıra şöyledir:

1. Kuruluş belgelerini eyalete verin.
2. EIN'i alın.
3. Hesabı LLC'nin tam adıyla açın.
4. İlk fatura çıkmadan önce hesabı faturalara ve ödeme ayarlarına ekleyin.

Şahıs işletmesi sahibi 1. adımı atlar; banka veya vergi kuralları EIN gerektirmiyorsa 2. adımı da atlar. Hesap açıldıktan sonra müşteriler çekleri size değil işletmeye yazabilir (SBA).

Hesap açılana kadar her mevduatın nereden geldiğini (işletme geliri, kendi paranız veya kredi) kaydedin ve mevduat kayıtlarını saklayın; Publication 583 bu alışkanlığı işletme çek defteri için tarif eder (Publication 583). Şahıs işletmesi sahibi veya tek üyeli LLC için, hesap açılmadan önce kişisel olarak ödenen maliyetler genellikle sahibin işletmeye koyduğu para olarak kaydedilir; iki veya daha fazla sahip varsa uygulama farklı olabilir. Bkz. LLC'nin hesabı olmadan önce kişisel ödenen kuruluş giderleri.

İşletme hesabından defterleri bozmadan kendime nasıl ödeme yapabilirim?

Şahıs işletmesi sahibi veya şahıs işletmesi gibi vergilendirilen tek üyeli LLC'nin sahibi, kendine parayı sahibin çekimi olarak aktarır: kişisel hesaba yapılan bir transfer; çekim hesabına kaydedilir, asla gider olarak yazılmaz. Şahıs işletmesi sahibi işletmenin çalışanı değildir ve IRS kendi maaşınızı veya kişisel çekimlerinizi indiremeyeceğinizi söyler (Publication 334). Kişisel, ev ve aile giderleri de indirilemez (Publication 334).

Publication 583, kendinize çek yazmayı yalnızca işletmeden yapılan kişisel çekimler için önerir. Publication 334 çekim hesabını, kişisel ve aile giderleri için çekilen işletme gelirini kaydeden ayrı hesap olarak tarif eder.

1. Kendinize yaptığınız her transferi sahibin çekimi olarak etiketleyin.
2. Kişisel faturaları yalnızca kişisel hesaptan ödeyin. İşletme hesabından doğrudan ödenen kişisel fatura da bir çekimdir ve sonradan bulunup ayıklanması gerekir.
3. İşletmeye para koyarken de aynı yolu izleyin ve sahibin yatırımı olarak etiketleyin.

Kayıtlar sahibin çekimini kaydetme ve LLC özkaynak hesapları rehberlerindedir. Ortaklık veya şirket olarak vergilendirilen bir LLC sahiplerine farklı ödeme yapar; bkz. LLC sahipleri kendilerine nasıl ödeme yapar.

Hangi kartlar ve ödeme hesapları işletme hesabına taşınmalı?

İşletme parasının geçtiği her kanal. SBA; vadesiz, tasarruf, kredi kartı ve tüccar (merchant) hizmet hesaplarını yaygın işletme hesapları olarak sayar ve ödeme almak için bir ödeme işlemcisinin yine de bir işletme vadesiz hesabına bağlanması gerektiğini söyler (SBA).

Şahıs işletmesi sahibi veya tek üyeli LLC için, kişisel karttaki işletme maliyetleri genellikle sahibin ödediği olarak kaydedilir; iki veya daha fazla sahip ya da bir şirket varsa farklı olabilir. Bkz. kişisel kredi kartındaki işletme giderleri.

Param zaten karıştıysa veya banka hesabımı kapattıysa ne yapmalıyım?

Olağan sıra şudur: karışmayı durdurun, doğru hesabı açın, sonra geçmiş ayları ayıklayın. Kapatılan hesap kayıtları silmez; hesap özetleri ayıklamanın ana kaynağıdır. Publication 583, okunaklı hesap özetlerini ödeme kanıtı olarak kabul eder, ancak ödeme kanıtı tek başına indirimi doğrulamaz; bu yüzden faturaları ve makbuzları da saklayın (Publication 583).

1. Yeni hesabı doğru adla, kuruluş belgeleri, EIN yazısı ve kimliğinizle açın.
2. Yeni parayı ona taşıyın: faturalar, ödemeler ve düzenli faturalar.
3. Çevrimiçi erişim bitmeden eski hesabın ve işletme parasının geçtiği diğer hesapların tüm hesap özetlerini indirin.
4. Bir geçiş tarihi seçin. Bu tarihten sonraki para yalnızca yeni hesaba dokunmalıdır. Bundan öncesinin işletme ve kişisel olarak ayıklanması gerekir.

Bankanın gerekçesi için ilk bakılacak yerler kapatma bildirimi ve hesap sözleşmesidir. Kimlik, EIN yazısı ve kuruluş belgeleri arasında farklı olan adları, yeniden başvurmadan önce düzeltmek faydalıdır.

Uzun bir karışık dönem, değerlendirme gerektiren kararların yığıldığı yerdir: bir ödemenin gelir mi sahibin borcu mu olduğu, bir kart harcamasının işletme maliyeti olup olmadığı ve çekimlerin nasıl kaydedildiği. Tam temizlik işletme ve kişisel paranın karışmasını düzeltme rehberindedir; kişisel hesaba zaten gelen müşteri ödemeleri, işletme adına yazılmış çekler dahil, kişisel hesaptaki işletme geliri rehberindedir; aylarca geride kalan defterler ise gecikmiş defterleri tamamlama rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

LLC'si olmayan serbest çalışan tasarımcı

Texas'ta serbest çalışan bir tasarımcı yıl içinde US$60.000 fatura keser ve her ödemeyi kişisel vadesiz hesabına alır. Vergi zamanı hesapta yaklaşık 400 işlem vardır: kira, market, yazılım ve müşteri ödemeleri. İşletme gelir ve giderleri Schedule C'ye yazılmadan önce her biri ayıklanmalıdır. İşletme hesabı açmak için LLC'ye ihtiyacı yoktu. Başlangıç noktası genellikle SSN'si ve fotoğraflı kimliğidir; hesabı bir ticari ad altında açmak isteseydi buna bir ilçe farazi ad sertifikası da eklenirdi. İlk faturadan itibaren bir işletme hesabı olsaydı banka dökümü kâr ve zarar raporunun başlangıç noktası olurdu ve çıkarılacak kişisel kalem daha az olurdu. Bu yıl için 400 kalemin yine de ayıklanması gerekiyor.

Hâlâ marketi ödeyen tek üyeli LLC

Bir sahip Wyoming'de, vergi seçimi yapmadan tek üyeli bir LLC kurar, EIN alır ve yine de kirayı ve marketi LLC hesabından öder. LLC kâğıt üzerinde vardır, ama kayıtlar hangi paranın LLC'ye, hangisinin sahibine ait olduğunu göstermez. Bir mahkemenin ayrımı geçerli sayıp saymayacağı eyalet hukuku sorusudur. Bundan sonra kişisel faturalar kişisel hesaptan çıkar ve sahip ona ayda US$4.000 tutarında etiketli bir çekim aktarır.

Bir banka karışık hesabı kapatıyor

Bir banka, bir danışmanın karışık hesabını Mart'ta kapatır. Danışman, verilmiş kuruluş belgeleri ve EIN yazısıyla LLC adına bir hesap açar, ardından faturalarındaki ödeme bilgilerini ve işlemcisinin ödeme ayarını değiştirir. Yeni hesap açılış tarihinden temiz başlar. Kapatılan hesapta kalan Ocak–Mart dönemi hâlâ ayıklanmayı bekler ve danışman çevrimiçi erişimi bitmeden bu hesap özetlerini indirir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• İşletme ve kişisel para bir yıl veya daha uzun süredir karışık ya da karışan aylar verilmiş bir beyannamede: her kaydı ayıklamak değerlendirme gerektirir. Karışan fonları düzeltme ve kişisel hesaptaki işletme geliri rehberleriyle başlayın ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir banka hesabınızı kapattı veya hazırlayıcıya karmakarışık tek bir hesap vermeniz gerekiyor: defterlerin hesap özetlerinden yeniden oluşturulması gerekir. Gecikmiş defterleri tamamlama rehberine bakın ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Müşteri veya pazaryeri ödemeleri bir eşin ya da akrabanın hesabına veya ödeme uygulamasına gidiyor: bkz. başkasının satışları için ödeme uygulaması vergi formları.
• Kiralık mülkleriniz veya birden fazla LLC'niz var: bkz. her kiralık mülk için ayrı hesap.
• LLC'nizin birden fazla üyesi var veya şirket olarak vergilendirilmeyi seçti: bkz. LLC sahipleri kendilerine nasıl ödeme yapar.
• LLC'yi yeni kurdunuz: bkz. şirketi kurduktan sonra neler verilir ve yeni LLC için muhasebe kayıtları kurulumu.
• ABD dışında yaşıyorsunuz veya SSN'niz yok: bankanın neyi kabul edeceğine yukarıdaki kural içinde banka karar verir; bkz. ABD işletme adresleri ve banka hesapları.
• Defterleri kendiniz tutmaya mı yoksa muhasebe sorumlusu tutmaya mı karar veriyorsunuz: bkz. defterleri kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak.