Tài khoản ngân hàng kinh doanh: LLC, doanh nghiệp một chủ có cần?

Người làm tự do, chủ doanh nghiệp một chủ hay LLC có cần tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng không?

Luật thuế liên bang không bắt buộc chủ doanh nghiệp một chủ hay LLC một thành viên phải có tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng. Tuy vậy, IRS vẫn khuyên chủ doanh nghiệp mới mở sớm một tài khoản vãng lai kinh doanh và giữ tách khỏi tài khoản cá nhân (Publication 583), cũng như giữ một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp (Publication 334).

Điều luật bắt buộc là hồ sơ. Người chịu thuế thu nhập phải giữ sổ sách hoặc hồ sơ đủ để chứng minh tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế (26 CFR 1.6001-1). Trừ vài trường hợp, luật không yêu cầu loại hồ sơ cụ thể nào (Publication 583), nhưng sổ séc của doanh nghiệp là nguồn cơ bản để ghi chi phí kinh doanh. Với tài khoản riêng, sao kê là điểm xuất phát để dựng sổ sách. Với tài khoản dùng chung, từng giao dịch phải được phân loại thủ công trước khi lập được tờ khai, và người chuẩn bị thuế nhận về một tài khoản rối tung.

Hợp đồng vay hoặc thỏa thuận hoạt động của LLC có thể đặt thêm yêu cầu riêng, và luật tiểu bang có thể có thêm quy tắc mà trang này không đề cập.

Trường hợp của bạn không còn đơn giản nếu:

• tiền kinh doanh và tiền cá nhân đã lẫn lộn, hoặc những tháng lẫn lộn đó đã nằm trong tờ khai đã nộp,
• người chuẩn bị thuế đang chờ một tài khoản trộn lẫn mọi thứ,
• ngân hàng đã đóng hoặc từ chối một tài khoản,
• LLC có nhiều hơn một chủ sở hữu, kể cả vợ chồng,
• bạn điều hành nhiều hơn một doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp cần một bộ hồ sơ đầy đủ và riêng (Publication 583), hoặc
• khả năng bảo vệ trách nhiệm hữu hạn của LLC quan trọng với bạn vì có vụ kiện, khoản nợ lớn hoặc bảo lãnh cá nhân.

Những trường hợp đó phụ thuộc vào cách xét từng bút toán; phần cuối trang chỉ nơi nên tìm hỗ trợ.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu: giấy tờ thành lập đã nộp tại tiểu bang (đối với LLC), thông báo của IRS ghi EIN, giấy đăng ký DBA hoặc tên thương mại nếu có, giấy tờ tùy thân có ảnh do chính phủ cấp, và sao kê của mọi tài khoản đã từng có tiền kinh doanh.

Chủ doanh nghiệp một chủ có mở được tài khoản kinh doanh mà không cần lập LLC không?

Nhìn chung là được. Chủ doanh nghiệp một chủ là cá nhân sở hữu một mình một doanh nghiệp chưa thành lập công ty (IRS), và doanh nghiệp không tồn tại tách biệt khỏi chủ (Publication 583). Luật thuế liên bang không đòi hỏi phải có LLC, và ngân hàng tự quy định họ yêu cầu gì. SBA liệt kê EIN, hoặc SSN đối với doanh nghiệp một chủ, là mã số định danh mà ngân hàng yêu cầu (SBA).

Nếu muốn đặt tên doanh nghiệp trên tài khoản thay vì tên của bạn (DBA, viết tắt của "doing business as", còn gọi là tên giả định hoặc tên thương mại), hãy kiểm tra xem tiểu bang của bạn có bắt buộc đăng ký hay không; SBA cho biết phần lớn tiểu bang yêu cầu đối với tên khác tên của bạn (SBA). Nơi đăng ký tùy tiểu bang; ở Texas, chủ doanh nghiệp một chủ dùng tên giả định nộp giấy chứng nhận cho thư ký quận (county clerk) (Texas Secretary of State). Hãy hỏi ngân hàng họ muốn chứng minh tên đó bằng giấy tờ nào.

Tài khoản của chủ doanh nghiệp một chủ giúp ích cho hồ sơ, không giúp ích cho trách nhiệm pháp lý. Doanh nghiệp không phải pháp nhân riêng, và nghĩa vụ của doanh nghiệp là nghĩa vụ cá nhân của chủ (Publication 583; SBA).

LLC một thành viên có cần tài khoản ngân hàng kinh doanh không?

Không có quy tắc thuế liên bang nào bắt buộc, nhưng tài khoản của LLC có vai trò lớn hơn tài khoản của chủ doanh nghiệp một chủ. Về thuế thu nhập, LLC một thành viên thường là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded), nghĩa là không được coi là tách khỏi chủ sở hữu: hoạt động của LLC khai trên tờ khai của chủ, với hoạt động kinh doanh thường là Schedule C, biểu mẫu lãi lỗ kinh doanh nộp kèm Form 1040 (IRS). Theo luật tiểu bang, LLC là một pháp nhân riêng, và các thành viên thường không phải chịu trách nhiệm cá nhân về nợ của LLC (Publication 583).

Một tài khoản riêng giúp dễ chứng minh khoản tiền nào thuộc về LLC. Hãy đưa các khoản thu của LLC vào đó và trả chi phí của LLC từ đó. Đối với thuế lương và một số loại thuế tiêu thụ đặc biệt, IRS coi LLC một thành viên là pháp nhân riêng và yêu cầu có tên và EIN riêng (IRS).

Trộn tiền cá nhân với tiền LLC có làm yếu khả năng bảo vệ trách nhiệm hữu hạn không?

Có thể, nhưng không nguồn liên bang nào nói rõ khi nào. SBA cho biết LLC bảo vệ chủ sở hữu khỏi trách nhiệm cá nhân trong hầu hết trường hợp (SBA), và gắn việc bảo vệ trách nhiệm hữu hạn với việc giữ tiền kinh doanh tách khỏi tiền cá nhân (SBA).

Tòa án có bỏ qua tư cách riêng của LLC hay không là vấn đề của luật án lệ tiểu bang. IRS và SBA đều không đưa ra tiêu chí, nên giữ tiền tách bạch cũng không bảo đảm được bảo vệ. Các bước thực tế nằm trong tầm kiểm soát của chủ sở hữu: tiền thu của LLC vào, chi phí của LLC ra, và tiền của chủ chuyển qua các khoản rút và khoản góp có gắn nhãn.

Nếu có vụ kiện, khoản nợ lớn hoặc bảo lãnh cá nhân, hãy hỏi luật sư có giấy phép tại tiểu bang nơi LLC được thành lập. Những tháng đã lẫn lộn được hướng dẫn trong sửa tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị trộn lẫn.

Tôi có cần EIN để mở tài khoản ngân hàng kinh doanh không?

Không phải lúc nào cũng cần. EIN (mã số định danh người sử dụng lao động) là mã số của IRS dành cho doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp một chủ thường mở được tài khoản bằng SSN, LLC một thành viên có thể bị yêu cầu cung cấp EIN, còn LLC có từ hai thành viên trở lên hoặc công ty thì cần EIN. EIN miễn phí khi xin trực tiếp từ IRS và có sau vài phút nếu xin trực tuyến (IRS).

Trang EIN của IRS liệt kê mọi LLC trong nhóm pháp nhân cần EIN, trong khi trang LLC một thành viên nói LLC bị bỏ qua về thuế mà không có nhân viên hay thuế tiêu thụ đặc biệt thì không cần. Ngân hàng yêu cầu EIN là đủ lý do để bạn xin. LLC tại Hoa Kỳ thuộc sở hữu hoàn toàn của người nước ngoài và bị bỏ qua về thuế cần EIN riêng để nộp Form 5472, và các khoản góp vốn và phân phối của chủ có thể khiến phải nộp biểu mẫu đó (Hướng dẫn Form SS-4; Hướng dẫn Form 5472); xem nộp tờ khai cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.

Vợ chồng cùng sở hữu một LLC theo chế độ tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể coi LLC là hợp danh hoặc là pháp nhân bị bỏ qua về thuế, và IRS chấp nhận cả hai (Revenue Procedure 2002-69). Hãy xác nhận tờ khai của bạn dùng cách nào.

Hãy lập LLC tại tiểu bang trước; các bước nằm trong những việc cần nộp sau khi thành lập công ty. Nhập tên đúng như trên giấy tờ thành lập. IRS chỉ chấp nhận chữ cái, chữ số, dấu gạch ngang và dấu và (&), nên tên trên thông báo EIN có thể hơi khác tên đã nộp; hãy cho ngân hàng xem cả hai (IRS). Đơn xin trực tuyến cần địa điểm kinh doanh chính tại Hoa Kỳ hoặc lãnh thổ Hoa Kỳ, và SSN hoặc ITIN của người phụ trách pháp nhân; EIN không thay thế số đó (IRS: Get an EIN). Nếu không có, IRS nhận hồ sơ qua fax (khoảng 4 ngày làm việc) hoặc qua thư (khoảng 4 tuần), nên hãy bắt đầu sớm.

Ngân hàng yêu cầu gì khi mở tài khoản kinh doanh?

Ngân hàng phải thu thập thông tin nhận diện trước khi mở tài khoản và xác minh trong thời gian hợp lý, và có thể yêu cầu thêm. Mức tối thiểu của liên bang gồm tên, ngày sinh nếu là cá nhân, địa chỉ và một mã số định danh. Với người Hoa Kỳ (US person), đó là mã số định danh người nộp thuế. Với người không phải người Hoa Kỳ, có thể là mã số định danh người nộp thuế, số hộ chiếu và quốc gia cấp, số thẻ nhận dạng người nước ngoài, hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh khác của chính phủ cho biết quốc tịch hoặc nơi cư trú (31 CFR 1020.220). Với khách hàng không phải cá nhân, ngân hàng có thể xác minh bằng giấy tờ chứng minh pháp nhân tồn tại, như điều lệ thành lập có chứng thực, giấy phép kinh doanh do chính phủ cấp hoặc thỏa thuận hợp danh. SBA liệt kê các yêu cầu phổ biến nhất là EIN (hoặc SSN đối với doanh nghiệp một chủ), giấy tờ thành lập, thỏa thuận về quyền sở hữu và giấy phép kinh doanh (SBA).

Ngân hàng cũng có thể yêu cầu Form W-9. Với LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế và thuộc sở hữu của người Hoa Kỳ, biểu mẫu dùng tên và mã số thuế của chủ sở hữu, không dùng EIN của LLC; chủ sở hữu nước ngoài đưa Form W-8 thay thế (Hướng dẫn Form W-9). Chi tiết có trong địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.

Khi khách hàng là LLC, công ty hoặc hợp danh chung mở tài khoản đầu tiên tại ngân hàng đó, ngân hàng còn phải xác định những người đứng sau: mỗi cá nhân sở hữu từ 25% vốn trở lên, và một cá nhân kiểm soát hoặc quản lý pháp nhân (31 CFR 1010.230). Trong LLC một thành viên, chủ sở hữu có thể giữ cả hai vai trò. Với các tài khoản mở sau tại cùng ngân hàng, FinCEN cho phép ngân hàng dùng lại thông tin đã có, trừ khi thông tin có vẻ không đáng tin hoặc việc kiểm tra rủi ro của ngân hàng đòi hỏi rà soát mới, và ngân hàng vẫn có thể hỏi lại mỗi lần (FinCEN order FIN-2026-R001). Doanh nghiệp một chủ không nằm trong danh sách khách hàng là pháp nhân của quy tắc đó.

Các câu hỏi về chủ sở hữu của ngân hàng khác với báo cáo chủ sở hữu hưởng lợi của FinCEN, báo cáo này không còn áp dụng cho các công ty được thành lập tại Hoa Kỳ (FinCEN).

Khi nào nên mở tài khoản kinh doanh: trước khi khách hàng trả tiền lần đầu?

Trước khi nhận khoản thanh toán đầu tiên của khách hàng hoặc trước lần mua hàng kinh doanh đầu tiên. SBA khuyên mở tài khoản kinh doanh ngay khi bạn bắt đầu nhận hoặc chi tiền với tư cách doanh nghiệp (SBA), và Publication 583 liệt kê đó là một trong những việc đầu tiên cần làm (Publication 583).

Với LLC, thứ tự là:

1. Nộp giấy tờ thành lập cho tiểu bang.
2. Xin EIN.
3. Mở tài khoản đúng theo tên chính xác của LLC.
4. Đưa tài khoản vào hóa đơn và cài đặt thanh toán trước khi gửi hóa đơn đầu tiên.

Chủ doanh nghiệp một chủ bỏ bước 1, và bỏ bước 2 trừ khi ngân hàng hoặc quy tắc thuế yêu cầu EIN. Khi đã có tài khoản, khách hàng có thể ghi séc cho doanh nghiệp thay vì cho bạn (SBA).

Cho đến khi có tài khoản, hãy ghi lại nguồn của từng khoản tiền gửi (thu nhập kinh doanh, tiền riêng của bạn hay khoản vay) và giữ chứng từ tiền gửi; Publication 583 mô tả thói quen này cho sổ séc của doanh nghiệp (Publication 583). Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên, chi phí bạn tự trả trước khi có tài khoản thường được ghi là tiền chủ sở hữu bỏ vào; với từ hai chủ sở hữu trở lên, cách xử lý có thể khác. Xem chi phí khởi sự trả trước khi LLC có tài khoản.

Tôi trả tiền cho chính mình từ tài khoản kinh doanh thế nào để không làm sai sổ sách?

Chủ doanh nghiệp một chủ, hoặc chủ của LLC một thành viên bị đánh thuế như vậy, chuyển tiền cho mình dưới dạng khoản rút tiền của chủ sở hữu (owner's draw): một lần chuyển sang tài khoản cá nhân, ghi vào tài khoản rút tiền và không bao giờ ghi là chi phí. Chủ doanh nghiệp một chủ không phải là nhân viên của doanh nghiệp, và IRS cho biết bạn không thể khấu trừ tiền lương của chính mình hay các khoản rút cá nhân (Publication 334). Chi phí cá nhân, sinh hoạt và gia đình cũng không được khấu trừ (Publication 334).

Publication 583 hướng dẫn chỉ ghi séc cho chính mình khi rút tiền cá nhân từ doanh nghiệp. Publication 334 mô tả tài khoản rút tiền là tài khoản riêng ghi thu nhập kinh doanh được rút ra để chi cho nhu cầu cá nhân và gia đình.

1. Hãy gắn nhãn mỗi lần chuyển tiền cho mình là khoản rút tiền của chủ sở hữu.
2. Chỉ trả hóa đơn cá nhân từ tài khoản cá nhân. Hóa đơn cá nhân trả thẳng từ tài khoản kinh doanh cũng là một khoản rút, và sau này phải tìm ra và phân loại.
3. Chuyển tiền vào doanh nghiệp theo cách tương tự và gắn nhãn là khoản đầu tư của chủ sở hữu.

Các bút toán nằm trong ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu và tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC. LLC bị đánh thuế như hợp danh hoặc công ty trả tiền cho chủ sở hữu theo cách khác; xem chủ LLC tự trả tiền cho mình thế nào.

Những thẻ và tài khoản thanh toán nào nên chuyển sang tài khoản kinh doanh?

Mọi kênh có tiền kinh doanh đi qua. SBA liệt kê tài khoản vãng lai, tiết kiệm, thẻ tín dụng và dịch vụ thương nhân là những tài khoản kinh doanh phổ biến, và cho biết đơn vị xử lý thanh toán vẫn phải được kết nối với tài khoản vãng lai kinh doanh để nhận tiền (SBA).

Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên, chi phí kinh doanh trả bằng thẻ cá nhân thường được ghi là chủ sở hữu đã trả; với từ hai chủ sở hữu trở lên hoặc công ty thì có thể khác. Xem chi phí kinh doanh trả bằng thẻ tín dụng cá nhân.

Nếu tiền của tôi đã bị trộn lẫn, hoặc ngân hàng đã đóng tài khoản thì sao?

Thứ tự thông thường là ngừng trộn tiền, mở đúng tài khoản, rồi phân loại những tháng trước. Tài khoản bị đóng không xóa hồ sơ: sao kê của nó là nguồn chính để phân loại. Publication 583 chấp nhận sao kê tài khoản đọc rõ làm bằng chứng đã thanh toán, nhưng bằng chứng thanh toán một mình không xác lập khoản khấu trừ, nên hãy giữ cả hóa đơn và biên lai (Publication 583).

1. Mở tài khoản mới đúng tên, kèm giấy tờ thành lập, thông báo EIN và giấy tờ tùy thân của bạn.
2. Chuyển tiền mới vào đó: hóa đơn, tiền từ đơn vị xử lý thanh toán và hóa đơn định kỳ.
3. Tải mọi sao kê của tài khoản cũ, và của mọi tài khoản khác từng có tiền kinh doanh, trước khi quyền truy cập trực tuyến chấm dứt.
4. Chọn một ngày chuyển đổi. Tiền sau ngày đó chỉ đi qua tài khoản mới. Mọi thứ trước ngày đó cần được phân loại giữa kinh doanh và cá nhân.

Thông báo đóng tài khoản và thỏa thuận tài khoản là nơi đầu tiên để tìm lý do của ngân hàng. Nếu tên trên giấy tờ tùy thân, thông báo EIN và giấy tờ thành lập khác nhau, hãy sửa cho khớp trước khi nộp đơn lần nữa.

Giai đoạn trộn tiền kéo dài là nơi các quyết định phán đoán chồng chất: khoản thanh toán là thu nhập hay khoản vay của chủ sở hữu, khoản quẹt thẻ có phải chi phí kinh doanh không, và các khoản rút được ghi thế nào. Cách dọn dẹp đầy đủ nằm trong sửa tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị trộn lẫn; tiền khách hàng đã vào tài khoản cá nhân, kể cả séc ghi cho doanh nghiệp, nằm trong thu nhập kinh doanh trong tài khoản cá nhân; còn sổ sách chậm nhiều tháng nằm trong bắt kịp sổ sách quá hạn.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà thiết kế làm tự do không có LLC

Một nhà thiết kế làm tự do ở Texas xuất hóa đơn US$60.000 trong năm và nhận mọi khoản thanh toán vào tài khoản vãng lai cá nhân. Đến mùa thuế, tài khoản có khoảng 400 giao dịch: tiền thuê nhà, tiền đi chợ, phần mềm và tiền khách hàng trả. Mỗi giao dịch phải được phân loại trước khi thu nhập và chi phí kinh doanh đưa được lên Schedule C. Cô không cần LLC để mở tài khoản kinh doanh. SSN và giấy tờ tùy thân có ảnh của cô là điểm bắt đầu thông thường, cộng với giấy chứng nhận tên giả định của quận nếu cô muốn tài khoản mang tên thương mại. Nếu có tài khoản kinh doanh từ hóa đơn đầu tiên, bản xuất từ ngân hàng sẽ là điểm xuất phát cho báo cáo lãi lỗ của cô, với ít khoản cá nhân phải loại bỏ hơn. Với năm này, 400 giao dịch vẫn cần phân loại.

LLC một thành viên vẫn trả tiền đi chợ

Một chủ sở hữu lập LLC một thành viên tại Wyoming, không chọn cách đánh thuế khác, xin EIN, nhưng vẫn trả tiền thuê nhà và tiền đi chợ từ tài khoản LLC. LLC tồn tại trên giấy tờ, nhưng sổ sách không cho thấy khoản tiền nào của LLC và khoản nào của chủ sở hữu. Tòa án có tôn trọng sự tách biệt đó hay không là vấn đề của luật tiểu bang. Từ nay, hóa đơn cá nhân được trả từ tài khoản cá nhân, và chủ sở hữu chuyển sang đó một khoản rút có gắn nhãn US$4.000 mỗi tháng.

Ngân hàng đóng tài khoản có tiền lẫn lộn

Một ngân hàng đóng tài khoản lẫn lộn của một chuyên gia tư vấn vào tháng 3. Cô mở tài khoản mang tên LLC với giấy tờ thành lập đã nộp và thông báo EIN, rồi đổi thông tin thanh toán trên hóa đơn và cài đặt nhận tiền của đơn vị xử lý thanh toán. Tài khoản mới bắt đầu sạch từ ngày mở. Tháng 1 đến tháng 3, nằm trong tài khoản đã đóng, vẫn cần được phân loại, và cô tải các sao kê đó trước khi quyền truy cập trực tuyến chấm dứt.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị trộn lẫn từ một năm trở lên, hoặc những tháng lẫn lộn đã nằm trong tờ khai đã nộp: phân loại từng bút toán cần phán đoán. Hãy bắt đầu với sửa tiền bị trộn lẫn và thu nhập kinh doanh trong tài khoản cá nhân, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Ngân hàng đã đóng tài khoản của bạn, hoặc bạn phải đưa người chuẩn bị thuế một tài khoản rối tung: sổ sách phải được dựng lại từ sao kê. Xem bắt kịp sổ sách quá hạn và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Tiền khách hàng hoặc sàn thương mại vào tài khoản hay ứng dụng thanh toán của vợ/chồng hoặc người thân: xem biểu mẫu thuế của ứng dụng thanh toán cho doanh thu của người khác.
• Bạn sở hữu bất động sản cho thuê hoặc nhiều LLC: xem tài khoản riêng cho từng bất động sản cho thuê.
• LLC của bạn có nhiều hơn một thành viên, hoặc đã chọn đánh thuế như công ty: xem chủ LLC tự trả tiền cho mình thế nào.
• Bạn vừa lập LLC: xem những việc cần nộp sau khi thành lập công ty và thiết lập sổ sách cho LLC mới.
• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ, hoặc chưa có SSN: ngân hàng quyết định họ chấp nhận gì trong phạm vi quy tắc nêu trên; xem địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.
• Bạn đang cân nhắc tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.