Cuenta bancaria del negocio para una LLC o propietario único

¿Un trabajador independiente, un propietario único o una LLC necesita una cuenta bancaria separada del negocio?

La ley tributaria federal no exige una cuenta bancaria separada del negocio a un propietario único ni a una LLC de un solo miembro. Aun así, el IRS indica a los nuevos propietarios abrir pronto una cuenta corriente del negocio y mantenerla separada de la personal (Publication 583), y llevar una cuenta bancaria aparte para el negocio (Publication 334).

Lo que la ley sí exige son registros. Toda persona sujeta al impuesto sobre la renta debe llevar libros o registros suficientes para establecer sus ingresos brutos, deducciones y créditos (26 CFR 1.6001-1). Salvo en unos pocos casos, la ley no exige ningún tipo específico de registros (Publication 583), pero la chequera del negocio es la fuente básica para registrar sus gastos. Con una cuenta separada, los estados de cuenta son el punto de partida de la contabilidad. Con una cuenta compartida, hay que clasificar cada transacción a mano antes de preparar la declaración, y el preparador recibe una sola cuenta enredada.

Un contrato de préstamo o el acuerdo operativo de una LLC pueden añadir su propio requisito, y la ley estatal puede añadir reglas que esta página no cubre.

Un caso no es sencillo si:

• el dinero del negocio y el personal ya están mezclados, o los meses mezclados ya están en una declaración presentada,
• un preparador espera una sola cuenta que lo mezcla todo,
• un banco cerró o rechazó una cuenta,
• la LLC tiene más de un propietario, incluidos los cónyuges,
• usted tiene más de un negocio, y cada uno requiere un conjunto completo y separado de registros (Publication 583), o
• la protección de responsabilidad de la LLC le importa por una demanda, una deuda grande o una garantía personal.

Esos casos dependen del criterio sobre cada asiento; la última sección indica adónde acudir.

Reúna antes de empezar: los documentos de constitución presentados ante el estado (para una LLC), el aviso del IRS con el EIN, el registro del DBA o nombre comercial, una identificación oficial con foto y los estados de cuenta de todas las cuentas que hayan manejado dinero del negocio.

¿Puede un propietario único abrir una cuenta del negocio sin formar una LLC?

Por lo general, sí. Un propietario único es una persona física que posee sola un negocio no constituido en corporación (IRS), y el negocio no tiene existencia aparte del propietario (Publication 583). La ley tributaria federal no exige una LLC, y el banco decide qué pide. La SBA indica que los números de identificación que piden los bancos son un EIN o, para una empresa individual, un número de Seguro Social (SBA).

Para poner un nombre comercial en la cuenta en lugar del suyo (un DBA, siglas de «doing business as», que también se llama nombre ficticio o nombre comercial), verifique si su estado exige registrarlo; la SBA dice que la mayoría de los estados lo exigen para un nombre distinto del suyo (SBA). Dónde se hace depende del estado; en Texas, un propietario único que usa un nombre ficticio presenta un certificado ante el secretario del condado (Texas Secretary of State). Pregunte al banco cómo quiere que se documente el nombre.

La cuenta de un propietario único ayuda a los registros, no a la responsabilidad. El negocio no es una entidad legal separada, y sus deudas son deudas personales del propietario (Publication 583; SBA).

¿Una LLC de un solo miembro necesita una cuenta bancaria del negocio?

Ninguna regla tributaria federal lo exige, pero la cuenta de una LLC cumple más funciones que la de un propietario único. Para el impuesto sobre la renta, una LLC de un solo miembro por lo general es una entidad ignorada, es decir, no se trata como separada de su propietario: su actividad va en la declaración del propio propietario, que para un negocio suele ser el Schedule C, el formulario de ganancias y pérdidas del negocio que se presenta con el Form 1040 (IRS). Según la ley estatal, la LLC es una entidad separada, y sus miembros por lo general no responden personalmente por sus deudas (Publication 583).

Una cuenta separada facilita demostrar qué dinero pertenece a la LLC. Deposite en ella los ingresos de la LLC y pague desde ella los costos de la LLC. Para los impuestos de nómina y ciertos impuestos especiales, el IRS trata a una LLC de un solo miembro como una entidad separada y exige su propio nombre y EIN (IRS).

¿Mezclar dinero personal y de la LLC debilita la protección de responsabilidad de la LLC?

Puede hacerlo, pero ninguna fuente federal dice cuándo. La SBA dice que una LLC protege a los propietarios de la responsabilidad personal en la mayoría de los casos (SBA), y vincula la protección de responsabilidad personal limitada con mantener los fondos del negocio separados de los personales (SBA).

Si un tribunal ignora una LLC es una cuestión de derecho judicial estatal. Ni el IRS ni la SBA dan una prueba, así que mantener el dinero separado no garantiza la protección. Los pasos prácticos dependen del propietario: los ingresos de la LLC entran, los costos de la LLC salen, y el dinero del propietario se mueve con retiros y aportes rotulados.

Si hay una demanda, una deuda grande o una garantía personal, consulte a un abogado con licencia en el estado donde se formó la LLC. Los meses mezclados del pasado se tratan en cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.

¿Necesito un EIN para abrir una cuenta bancaria del negocio?

No siempre. Un EIN (número de identificación del empleador) es el número del IRS para un negocio. Un propietario único por lo general puede abrir una cuenta con su número de Seguro Social, a una LLC de un solo miembro puede pedírsele un EIN, y una LLC con más de un miembro o una corporación lo necesita. El EIN es gratuito directamente en el IRS y se obtiene en minutos por internet (IRS).

La página del EIN del IRS incluye a cualquier LLC entre las entidades que necesitan un EIN, mientras que su página sobre las LLC de un solo miembro dice que una LLC ignorada sin empleados ni impuestos especiales no lo necesita. Que un banco pida un EIN es motivo suficiente para solicitarlo. Una LLC ignorada de EE. UU. cuyo único dueño es una persona extranjera necesita su propio EIN para presentar el Form 5472, y los aportes y distribuciones del propietario pueden hacer que ese formulario sea obligatorio (instrucciones del Form SS-4; instrucciones del Form 5472); vea presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.

Un esposo y una esposa que son dueños de una LLC en conjunto como bienes gananciales pueden tratarla como sociedad de personas o como entidad ignorada, y el IRS acepta ambas (Revenue Procedure 2002-69). Confirme cuál tratamiento usa su declaración.

Primero forme la LLC ante el estado; los pasos están en qué presentar después de formar su empresa. Escriba el nombre tal como aparece en los documentos de constitución. El IRS acepta solo letras, números, guiones y el signo &, así que el nombre del aviso del EIN puede diferir un poco del nombre registrado; muestre ambos al banco (IRS). La solicitud en línea requiere un lugar principal de actividad en EE. UU. o en un territorio de EE. UU. y el número de Seguro Social o ITIN de la persona a cargo de la entidad; el EIN no reemplaza ese número (IRS: cómo obtener un EIN). Sin ese número, el IRS recibe solicitudes por fax (unos 4 días hábiles) o por correo (unas 4 semanas), así que empiece con tiempo.

¿Qué pide el banco para abrir una cuenta del negocio?

Un banco debe reunir datos de identificación antes de abrir una cuenta y verificarlos en un plazo razonable, y puede pedir más. El mínimo federal es un nombre, una fecha de nacimiento si es una persona física, una dirección y un número de identificación. Para una persona de EE. UU. es un número de identificación fiscal. Para una persona de fuera de EE. UU. puede ser un número de identificación fiscal, un número de pasaporte con el país emisor, el número de una tarjeta de identificación de extranjero u otra identificación oficial con foto que muestre nacionalidad o residencia (31 CFR 1020.220). Si el cliente no es una persona física, el banco puede verificarlo con documentos que demuestren que existe, como documentos de constitución certificados, una licencia comercial emitida por el gobierno o un acuerdo de sociedad. La SBA indica que lo que más se pide es un EIN (o un número de Seguro Social para una empresa individual), documentos de constitución, acuerdos de propiedad y una licencia comercial (SBA).

El banco también puede pedir un Form W-9. Para una LLC de un solo miembro ignorada y de propiedad de una persona de EE. UU., el formulario usa el nombre y el número de identificación fiscal del propietario, no el EIN de la LLC; un propietario extranjero entrega un Form W-8 en su lugar (instrucciones del Form W-9). Los detalles están en direcciones comerciales y cuentas bancarias en EE. UU..

Cuando el cliente es una LLC, una corporación o una sociedad colectiva que abre su primera cuenta en ese banco, el banco también debe identificar a las personas detrás de ella: cada persona física que posee 25% o más del capital, y una persona física que controla o administra la entidad (31 CFR 1010.230). En una LLC de un solo miembro, el propietario puede ser ambas. Para cuentas posteriores en el mismo banco, FinCEN permite que el banco reutilice lo que ya tiene, salvo que la información parezca poco confiable o sus controles de riesgo exijan una nueva revisión, y el banco aún puede pedirla cada vez (orden FIN-2026-R001 de FinCEN). Una empresa individual no figura en la lista de esa regla de clientes que son entidades legales.

Las preguntas del banco sobre los propietarios son distintas del informe de beneficiarios finales de FinCEN, que ya no se aplica a las empresas creadas en EE. UU. (FinCEN).

¿Cuándo debo abrir la cuenta del negocio: antes del primer pago de un cliente?

Antes del primer pago de un cliente o de la primera compra del negocio. La SBA dice que se abra una cuenta del negocio en cuanto empiece a recibir o gastar dinero como negocio (SBA), y la Publication 583 la incluye entre las primeras cosas por hacer (Publication 583).

Para una LLC, el orden es:

1. Presente los documentos de constitución ante el estado.
2. Obtenga el EIN.
3. Abra la cuenta con el nombre exacto de la LLC.
4. Ponga la cuenta en las facturas y en la configuración de pagos antes de enviar la primera factura.

Un propietario único se salta el paso 1, y el paso 2 salvo que el banco o las reglas tributarias exijan un EIN. Cuando la cuenta ya existe, los clientes pueden hacer los cheques a nombre del negocio en lugar del suyo (SBA).

Mientras la cuenta no exista, anote de dónde vino cada depósito (ingreso del negocio, fondos propios o un préstamo) y conserve los comprobantes de los depósitos; la Publication 583 describe este hábito para la chequera del negocio (Publication 583). Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, los costos que pagó personalmente antes de que existiera la cuenta por lo general se registran como dinero que el propietario aportó; con dos o más propietarios el tratamiento puede ser distinto. Vea costos de inicio pagados antes de que la LLC tuviera cuenta.

¿Cómo me pago desde la cuenta del negocio sin desordenar la contabilidad?

Un propietario único, o el dueño de una LLC de un solo miembro que tributa como tal, se pasa dinero como retiro del propietario: una transferencia a la cuenta personal, registrada en una cuenta de retiros y nunca como gasto. Un propietario único no es empleado del negocio, y el IRS dice que no puede deducir su propio sueldo ni los retiros personales (Publication 334). Los gastos personales, de vida y familiares tampoco son deducibles (Publication 334).

La Publication 583 indica emitir cheques a su nombre solo para retiros personales del negocio. La Publication 334 describe la cuenta de retiros como la cuenta separada que registra los ingresos del negocio retirados para gastos personales y familiares.

1. Rotule cada transferencia a usted como retiro del propietario.
2. Pague las cuentas personales solo desde la cuenta personal. Una cuenta personal pagada directamente desde la cuenta del negocio también es un retiro, y hay que encontrarla y clasificarla después.
3. Ingrese dinero al negocio de la misma manera y rotúlelo como inversión del propietario.

Los asientos están en cómo registrar el retiro de un propietario y cuentas de capital de una LLC. Una LLC que tributa como sociedad de personas o corporación paga a sus propietarios de otra forma; vea cómo se pagan los propietarios de una LLC.

¿Qué tarjetas y cuentas de pago debo pasar a la cuenta del negocio?

Todo canal que maneje dinero del negocio. La SBA indica que las cuentas comunes de un negocio son la cuenta corriente, de ahorros, de tarjeta de crédito y de servicios para comercios, y dice que un procesador de pagos debe estar conectado a una cuenta corriente del negocio para recibir pagos (SBA).

Para un propietario único o una LLC de un solo miembro, los costos del negocio pagados con una tarjeta personal por lo general se registran como pagados por el propietario; con dos o más propietarios o con una corporación puede ser distinto. Vea gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.

¿Qué hago si mi dinero ya está mezclado o el banco cerró mi cuenta?

El orden habitual es dejar de mezclar, abrir la cuenta correcta y luego clasificar los meses pasados. Una cuenta cerrada no borra los registros: sus estados de cuenta son la fuente principal para clasificar. La Publication 583 acepta estados de cuenta legibles como prueba de pago, pero la prueba de pago por sí sola no establece una deducción, así que conserve también las facturas y los recibos (Publication 583).

1. Abra la nueva cuenta con el nombre correcto, los documentos de constitución, el aviso del EIN y su identificación.
2. Pase el dinero nuevo a esa cuenta: facturas, pagos recibidos y facturas recurrentes.
3. Descargue todos los estados de cuenta de la cuenta anterior, y de cualquier otra que haya manejado dinero del negocio, antes de que termine el acceso en línea.
4. Elija una fecha de corte. El dinero posterior solo debe pasar por la cuenta nueva. Todo lo anterior hay que clasificarlo entre negocio y personal.

El aviso de cierre y el contrato de la cuenta son el primer lugar para buscar el motivo del banco. Conviene corregir los nombres que difieran entre la identificación, el aviso del EIN y los documentos de constitución antes de volver a solicitar.

Un período largo de mezcla es donde se acumulan las decisiones de criterio: si un pago fue ingreso o un préstamo del propietario, si un cargo con tarjeta fue un costo del negocio y cómo se registran los retiros. La limpieza completa está en cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados; los pagos de clientes que ya cayeron en una cuenta personal, incluidos los cheques hechos al negocio, están en ingresos del negocio en una cuenta personal; y la contabilidad atrasada por meses está en cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Una diseñadora independiente sin LLC

Una diseñadora independiente en Texas factura US$60,000 en el año y recibe todos los pagos en su cuenta corriente personal. A la hora de los impuestos, la cuenta tiene unas 400 transacciones: alquiler, supermercado, software y pagos de clientes. Hay que clasificar cada una antes de poder pasar los ingresos y gastos del negocio al Schedule C. No necesitaba una LLC para abrir una cuenta del negocio. Su número de Seguro Social y una identificación con foto son el punto de partida habitual, más un certificado de nombre ficticio del condado si quería la cuenta bajo un nombre comercial. Con una cuenta del negocio desde la primera factura, la exportación del banco habría sido un punto de partida para su estado de resultados, con menos movimientos personales que quitar. Para este año, los 400 movimientos aún hay que clasificarlos.

Una LLC de un solo miembro que sigue pagando el supermercado

Un propietario forma una LLC de un solo miembro en Wyoming sin elección tributaria, obtiene un EIN y sigue pagando el alquiler y el supermercado desde la cuenta de la LLC. La LLC existe en papel, pero los registros no muestran qué dinero es de la LLC y cuál es del propietario. Si un tribunal respetaría la separación es una cuestión de ley estatal. De ahora en adelante, las cuentas personales salen de la cuenta personal, y el propietario le pasa un retiro rotulado de US$4,000 al mes.

Un banco cierra una cuenta mezclada

Un banco cierra en marzo la cuenta mezclada de una consultora. Ella abre una cuenta a nombre de la LLC con los documentos de constitución presentados y el aviso del EIN, y luego cambia los datos de pago de sus facturas y la configuración de pagos de su procesador. La cuenta nueva empieza limpia en su fecha de apertura. De enero a marzo, que estaban en la cuenta cerrada, aún hay que clasificar, y ella descarga esos estados de cuenta antes de que termine su acceso en línea.

¿Su caso es distinto?

• El dinero del negocio y el personal llevan un año o más mezclados, o los meses mezclados están en una declaración presentada: clasificar cada asiento requiere criterio. Empiece con cómo corregir fondos mezclados e ingresos del negocio en una cuenta personal, y busque ayuda con la contabilidad.
• Un banco cerró su cuenta, o debe entregar a un preparador una sola cuenta enredada: hay que reconstruir la contabilidad desde los estados de cuenta. Vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada y busque ayuda con la contabilidad.
• Los pagos de clientes o de un marketplace van a la cuenta o aplicación de pagos de un cónyuge o pariente: vea formularios de impuestos de aplicaciones de pago por ventas de otra persona.
• Tiene propiedades de alquiler o varias LLC: vea una cuenta separada para cada propiedad de alquiler.
• Su LLC tiene más de un miembro, o eligió tributar como corporación: vea cómo se pagan los propietarios de una LLC.
• Acaba de formar la LLC: vea qué presentar después de formar su empresa y cómo preparar la contabilidad de una LLC nueva.
• Vive fuera de EE. UU. o no tiene número de Seguro Social: el banco decide qué acepta dentro de la regla anterior; vea direcciones comerciales y cuentas bancarias en EE. UU..
• Está decidiendo si llevar usted mismo la contabilidad: vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.