व्यावसायिक बैंक खाता: क्या एकल स्वामी या LLC को चाहिए?

क्या फ़्रीलांसर, एकल स्वामी या LLC को अलग व्यावसायिक बैंक खाता चाहिए?

अमेरिकी संघीय कर कानून एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC के लिए अलग व्यावसायिक बैंक खाता अनिवार्य नहीं करता। फिर भी IRS नए व्यवसाय-स्वामियों से कहता है कि शुरुआत में ही व्यावसायिक चेकिंग खाता खोलें और उसे निजी खाते से अलग रखें (Publication 583), और व्यवसाय के लिए अलग बैंक खाता रखें (Publication 334)।

कानून जो ज़रूर माँगता है, वह रिकॉर्ड है। आयकर के दायरे में आने वाले व्यक्ति को ऐसी बही या रिकॉर्ड रखने होते हैं जिनसे सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट साबित हो सकें (26 CFR 1.6001-1)। कुछ मामलों को छोड़कर कानून किसी खास तरह के रिकॉर्ड की माँग नहीं करता (Publication 583), पर व्यावसायिक चेकबुक व्यावसायिक खर्च दर्ज करने का बुनियादी स्रोत है। अलग खाते के साथ उसके विवरण ही बहीखाते की शुरुआत होते हैं। साझा खाते में रिटर्न बनाने से पहले हर लेन-देन हाथ से छाँटना पड़ता है, और कर तैयारकर्ता को एक उलझा हुआ खाता मिलता है।

ऋण समझौता या LLC का संचालन समझौता (operating agreement) अपनी अलग शर्त जोड़ सकता है, और राज्य का कानून ऐसे नियम जोड़ सकता है जो इस पृष्ठ में शामिल नहीं हैं।

मामला आसान नहीं है अगर:

• व्यावसायिक और निजी पैसा पहले से मिला हुआ है, या मिले हुए महीने पहले ही दाखिल रिटर्न में हैं,
• कर तैयारकर्ता उस एक खाते का इंतज़ार कर रहा है जिसमें सब कुछ मिला हुआ है,
• किसी बैंक ने खाता बंद कर दिया है या खोलने से मना कर दिया है,
• LLC के एक से ज़्यादा स्वामी हैं, जीवनसाथी भी इसमें गिने जाते हैं,
• आप एक से ज़्यादा व्यवसाय चलाते हैं, जिनमें से हर एक के लिए पूरे और अलग रिकॉर्ड चाहिए (Publication 583), या
• मुकदमे, बड़े कर्ज़ या निजी गारंटी की वजह से LLC की देयता सुरक्षा आपके लिए मायने रखती है।

ये मामले हर एंट्री पर विवेक से तय होते हैं; आखिरी हिस्सा बताता है कि कहाँ जाएँ।

शुरू करने से पहले इकट्ठा करें: राज्य में दाखिल स्थापना के दस्तावेज़ (LLC के लिए), EIN दिखाने वाला IRS का नोटिस, DBA या व्यापार-नाम का पंजीकरण, सरकारी फ़ोटो ID, और हर उस खाते के विवरण जिसमें व्यावसायिक पैसा आया है।

क्या एकल स्वामी LLC बनाए बिना व्यावसायिक बैंक खाता खोल सकता है?

आम तौर पर हाँ। एकल स्वामी वह व्यक्ति है जो बिना निगमन के अकेले किसी व्यवसाय का स्वामी है (IRS), और व्यवसाय का स्वामी से अलग कोई अस्तित्व नहीं होता (Publication 583)। अमेरिकी संघीय कर कानून के तहत LLC की ज़रूरत नहीं है, और बैंक खुद तय करता है कि वह क्या माँगेगा। SBA पहचान संख्या के रूप में EIN, या एकल स्वामित्व के लिए सामाजिक सुरक्षा संख्या, को बैंकों की माँग बताता है (SBA)।

खाते पर अपने नाम की जगह व्यावसायिक नाम रखने के लिए (DBA, यानी "doing business as", जिसे assumed name या trade name भी कहते हैं), जाँचें कि आपके राज्य में उसे पंजीकृत कराना ज़रूरी है या नहीं; SBA के अनुसार ज़्यादातर राज्य आपके अपने नाम से अलग नाम के लिए यह माँगते हैं (SBA)। यह कहाँ होता है, यह राज्य पर निर्भर है; Texas में assumed name इस्तेमाल करने वाला एकल स्वामी काउंटी क्लर्क के पास प्रमाणपत्र दाखिल करता है (Texas Secretary of State)। बैंक से पूछें कि वह नाम का दस्तावेज़ कैसे चाहता है।

एकल स्वामी का खाता रिकॉर्ड में मदद करता है, देयता में नहीं। व्यवसाय अलग कानूनी इकाई नहीं है, और उसकी देयताएँ स्वामी की निजी देयताएँ हैं (Publication 583; SBA)।

क्या एकल-सदस्य LLC को व्यावसायिक बैंक खाता चाहिए?

कोई संघीय कर नियम इसे अनिवार्य नहीं करता, पर LLC का खाता एकल स्वामी के खाते से ज़्यादा काम करता है। आयकर के लिए एकल-सदस्य LLC को आम तौर पर उपेक्षित संस्था (disregarded entity) माना जाता है, यानी उसे स्वामी से अलग नहीं गिना जाता: उसकी गतिविधि स्वामी के अपने रिटर्न पर जाती है, व्यवसाय के लिए आम तौर पर Schedule C पर, जो Form 1040 (अमेरिकी व्यक्तिगत आयकर रिटर्न) के साथ दाखिल होने वाला व्यवसाय का लाभ-हानि फ़ॉर्म है (IRS)। राज्य के कानून के तहत LLC अलग इकाई है, और उसके सदस्य आम तौर पर उसके कर्ज़ों के लिए निजी तौर पर ज़िम्मेदार नहीं होते (Publication 583)।

अलग खाते से यह दिखाना आसान होता है कि कौन सा पैसा LLC का है। LLC की प्राप्तियाँ उसमें डालें और LLC के खर्च उसी से चुकाएँ। रोज़गार कर और कुछ उत्पाद शुल्कों (excise taxes) के लिए IRS एकल-सदस्य LLC को अलग इकाई मानता है और उसका अपना नाम और EIN माँगता है (IRS)।

निजी और LLC का पैसा मिलाने से क्या LLC की देयता सुरक्षा कमज़ोर होती है?

हो सकती है, पर कोई संघीय स्रोत यह नहीं बताता कि कब। SBA कहता है कि LLC ज़्यादातर मामलों में स्वामियों को निजी देयता से बचाती है (SBA), और सीमित निजी देयता की सुरक्षा को व्यावसायिक और निजी धन अलग रखने से जोड़ता है (SBA)।

अदालत LLC के पार देखेगी या नहीं, यह राज्य की अदालती कानून का सवाल है। न IRS और न SBA कोई कसौटी देते हैं, इसलिए पैसा अलग रखने से सुरक्षा की गारंटी नहीं मिलती। व्यावहारिक कदम स्वामी के हाथ में हैं: LLC की प्राप्तियाँ अंदर, LLC के खर्च बाहर, और स्वामी का पैसा लेबल लगी निकासी और अंशदान से आए-जाए।

अगर मुकदमा, बड़ा कर्ज़ या निजी गारंटी शामिल है, तो उस राज्य में लाइसेंस प्राप्त वकील से पूछें जहाँ LLC बनी थी। पिछले मिले हुए महीनों के बारे में मिले हुए व्यावसायिक और निजी धन को सुधारना में बताया है।

क्या व्यावसायिक बैंक खाता खोलने के लिए EIN चाहिए?

हमेशा नहीं। EIN (नियोक्ता पहचान संख्या) IRS की दी हुई व्यवसाय की संख्या है। एकल स्वामी आम तौर पर सामाजिक सुरक्षा संख्या से खाता खोल सकता है, एकल-सदस्य LLC से EIN माँगा जा सकता है, और एक से ज़्यादा सदस्यों वाली LLC या कंपनी को EIN चाहिए ही। EIN सीधे IRS से मुफ़्त मिलता है और ऑनलाइन कुछ ही मिनटों में आ जाता है (IRS)।

IRS का EIN पृष्ठ किसी भी LLC को उन इकाइयों में गिनता है जिन्हें EIN चाहिए, जबकि उसका एकल-सदस्य LLC पृष्ठ कहता है कि कर्मचारी या उत्पाद शुल्क के बिना उपेक्षित LLC को नहीं चाहिए। जिस LLC से बैंक EIN माँगे, उसके लिए आवेदन करना काफ़ी वजह है। पूरी तरह किसी विदेशी व्यक्ति के स्वामित्व वाली अमेरिकी उपेक्षित LLC को Form 5472 फ़ाइल करने के लिए अपना EIN चाहिए, और स्वामी के अंशदान और वितरण से वह फ़ॉर्म देय हो सकता है (Form SS-4 के निर्देश; Form 5472 के निर्देश); देखें विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग।

जो विवाहित जोड़ा किसी LLC का साझा संपत्ति (community property) के रूप में संयुक्त स्वामी है, वह उसे साझेदारी या उपेक्षित संस्था मान सकता है, और IRS दोनों स्वीकार करता है (Revenue Procedure 2002-69)। पुष्टि करें कि आपका रिटर्न किस व्यवहार का उपयोग करता है।

पहले राज्य में LLC बनाएँ; कदम कंपनी बनाने के बाद क्या फ़ाइल करें में हैं। नाम वैसे ही दर्ज करें जैसा स्थापना के दस्तावेज़ों में है। IRS सिर्फ अक्षर, अंक, हाइफ़न और ampersand स्वीकार करता है, इसलिए EIN नोटिस पर नाम दाखिल किए नाम से थोड़ा अलग हो सकता है; बैंक को दोनों दिखाएँ (IRS)। ऑनलाइन आवेदन के लिए अमेरिका या उसके किसी क्षेत्र में मुख्य व्यावसायिक स्थान, और इकाई के प्रभारी व्यक्ति का SSN या व्यक्तिगत करदाता पहचान संख्या (ITIN) चाहिए; EIN उस संख्या की जगह नहीं लेता (IRS: EIN पाएँ)। उसके बिना IRS फ़ैक्स (लगभग 4 कार्यदिवस) या डाक (लगभग 4 सप्ताह) से आवेदन लेता है, इसलिए जल्दी शुरू करें।

व्यावसायिक खाता खोलते समय बैंक क्या माँगता है?

बैंक को खाता खोलने से पहले पहचान की जानकारी जुटानी होती है और उचित समय के भीतर उसकी पुष्टि करनी होती है, और वह इससे ज़्यादा भी माँग सकता है। संघीय न्यूनतम है: नाम, व्यक्ति के लिए जन्म तिथि, पता और पहचान संख्या। अमेरिकी व्यक्ति (US person) के लिए यह करदाता पहचान संख्या होती है। जो अमेरिकी व्यक्ति नहीं है, उसके लिए यह करदाता पहचान संख्या, पासपोर्ट संख्या और जारी करने वाला देश, एलियन पहचान कार्ड संख्या, या राष्ट्रीयता या निवास दिखाने वाला कोई दूसरा सरकारी फ़ोटो ID हो सकता है (31 CFR 1020.220)। व्यक्ति के अलावा किसी ग्राहक के लिए बैंक उसके अस्तित्व को दिखाने वाले दस्तावेज़ों से पुष्टि कर सकता है, जैसे प्रमाणित articles of incorporation, सरकार से जारी व्यावसायिक लाइसेंस या साझेदारी समझौता। SBA सबसे आम माँगें EIN (या एकल स्वामित्व के लिए सामाजिक सुरक्षा संख्या), स्थापना के दस्तावेज़, स्वामित्व के समझौते और व्यावसायिक लाइसेंस बताता है (SBA)।

बैंक Form W-9 भी माँग सकता है। किसी अमेरिकी व्यक्ति के स्वामित्व वाली उपेक्षित एकल-सदस्य LLC के लिए यह फ़ॉर्म स्वामी का नाम और करदाता ID इस्तेमाल करता है, LLC का EIN नहीं; विदेशी स्वामी इसके बजाय Form W-8 देता है (Form W-9 के निर्देश)। ब्योरा अमेरिकी व्यावसायिक पते और बैंक खाते में है।

जब ग्राहक LLC, कंपनी या सामान्य साझेदारी हो और वह उस बैंक में पहला खाता खोल रही हो, तो बैंक को उसके पीछे के लोगों की भी पहचान करनी होती है: हर वह व्यक्ति जिसके पास इक्विटी का 25% या उससे ज़्यादा हिस्सा है, और एक व्यक्ति जो इकाई को नियंत्रित या प्रबंधित करता है (31 CFR 1010.230)। एकल-सदस्य LLC में स्वामी दोनों हो सकता है। उसी बैंक में आगे के खातों के लिए FinCEN बैंक को पहले की जानकारी दोबारा इस्तेमाल करने देता है, जब तक वह जानकारी अविश्वसनीय न लगे या जोखिम जाँच नई समीक्षा न माँगे, और बैंक फिर भी हर बार माँग सकता है (FinCEN order FIN-2026-R001)। एकल स्वामित्व उस नियम की कानूनी इकाई ग्राहकों की सूची में नहीं है।

बैंक के स्वामित्व वाले सवाल FinCEN की लाभकारी स्वामित्व रिपोर्ट से अलग हैं, जो अब अमेरिका में बनी कंपनियों पर लागू नहीं होती (FinCEN)।

व्यावसायिक खाता कब खोलूँ: पहले ग्राहक-भुगतान से पहले?

पहले ग्राहक-भुगतान या पहली व्यावसायिक खरीद से पहले। SBA कहता है कि जैसे ही आप व्यवसाय के रूप में पैसा लेना या खर्च करना शुरू करें, व्यावसायिक खाता खोल लें (SBA), और Publication 583 इसे शुरुआती कामों में गिनता है (Publication 583)।

LLC के लिए क्रम यह है:

1. राज्य में स्थापना के दस्तावेज़ दाखिल करें।
2. EIN लें।
3. LLC के ठीक नाम पर खाता खोलें।
4. पहला चालान भेजने से पहले चालानों और भुगतान सेटिंग में खाता डाल दें।

एकल स्वामी चरण 1 छोड़ देता है, और चरण 2 भी, जब तक बैंक या कर नियम EIN न माँगें। खाता बनने के बाद ग्राहक चेक आपके नाम की जगह व्यवसाय के नाम पर काट सकते हैं (SBA)।

खाता बनने तक हर जमा का स्रोत दर्ज करें (व्यावसायिक आय, आपका अपना पैसा या ऋण) और जमा के रिकॉर्ड रखें; Publication 583 व्यावसायिक चेकबुक के लिए यही आदत बताता है (Publication 583)। एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC के लिए, खाता बनने से पहले आपने जो लागत निजी तौर पर चुकाई, उसे आम तौर पर स्वामी का लगाया पैसा दर्ज किया जाता है; दो या ज़्यादा स्वामियों में व्यवहार अलग हो सकता है। देखें LLC के खाते से पहले निजी तौर पर चुकाई शुरुआती लागत।

व्यावसायिक खाते से अपना भुगतान कैसे लूँ ताकि बहीखाता न बिगड़े?

एकल स्वामी, या उस एकल-सदस्य LLC का स्वामी जिस पर एकल स्वामी की तरह कर लगता है, खुद को पैसा स्वामी की निकासी (owner's draw) के रूप में देता है: निजी खाते में ट्रांसफ़र, जो ड्रॉइंग खाते में दर्ज होता है और कभी खर्च के रूप में नहीं। एकल स्वामी व्यवसाय का कर्मचारी नहीं होता, और IRS कहता है कि आप अपना वेतन या कोई निजी निकासी नहीं काट सकते (Publication 334)। निजी, रहन-सहन और पारिवारिक खर्च भी कटौती योग्य नहीं हैं (Publication 334)।

Publication 583 कहता है कि खुद के नाम चेक सिर्फ व्यवसाय से निजी निकासी के लिए काटें। Publication 334 ड्रॉइंग खाते को वह अलग खाता बताता है जो निजी और पारिवारिक खर्च के लिए निकाली गई व्यावसायिक आय दर्ज करता है।

1. खुद को किए हर ट्रांसफ़र पर स्वामी की निकासी का लेबल लगाएँ।
2. निजी बिल सिर्फ निजी खाते से चुकाएँ। व्यावसायिक खाते से सीधे चुकाया गया निजी बिल भी निकासी है, और उसे बाद में ढूँढकर छाँटना पड़ता है।
3. व्यवसाय में पैसा भी इसी तरह डालें और उस पर स्वामी के निवेश का लेबल लगाएँ।

एंट्री स्वामी की निकासी दर्ज करना और LLC के इक्विटी खाते में हैं। साझेदारी या कंपनी की तरह कर वाली LLC स्वामियों को अलग तरह से भुगतान करती है; देखें LLC के स्वामी खुद को भुगतान कैसे करते हैं।

कौन से कार्ड और भुगतान खाते व्यावसायिक खाते में ले जाने चाहिए?

हर वह रास्ता जिससे व्यावसायिक पैसा आता है। SBA चेकिंग, बचत, क्रेडिट कार्ड और मर्चेंट सेवाओं के खातों को आम व्यावसायिक खाते गिनता है, और कहता है कि भुगतान प्रोसेसर को भुगतान पाने के लिए फिर भी व्यावसायिक चेकिंग खाते से जोड़ना होता है (SBA)।

एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC के लिए, निजी कार्ड पर किए व्यावसायिक खर्च आम तौर पर स्वामी द्वारा चुकाए गए दर्ज होते हैं; दो या ज़्यादा स्वामियों या कंपनी में यह अलग हो सकता है। देखें निजी क्रेडिट कार्ड पर व्यावसायिक खर्च।

अगर मेरा पैसा पहले से मिला हुआ है, या बैंक ने मेरा खाता बंद कर दिया तो?

आम क्रम यह है: मिलाना बंद करें, सही खाता खोलें, फिर पिछले महीने छाँटें। खाता बंद होने से रिकॉर्ड नहीं मिटते: उसके विवरण छाँटने का मुख्य स्रोत हैं। Publication 583 पठनीय खाता विवरण को भुगतान का प्रमाण मानता है, पर भुगतान का प्रमाण अकेले कटौती साबित नहीं करता, इसलिए चालान और रसीदें भी रखें (Publication 583)।

1. स्थापना के दस्तावेज़, EIN नोटिस और अपने ID के साथ सही नाम पर नया खाता खोलें।
2. नया पैसा उसमें ले जाएँ: चालान, पेआउट और नियमित बिल।
3. ऑनलाइन पहुँच खत्म होने से पहले पुराने खाते के, और उस हर दूसरे खाते के जिसमें व्यावसायिक पैसा आया, सभी विवरण डाउनलोड करें।
4. बदलाव की एक तारीख चुनें। उसके बाद का पैसा सिर्फ नए खाते से गुज़रे। उससे पहले की हर चीज़ को व्यावसायिक और निजी में छाँटना होगा।

बैंक के कारण के लिए सबसे पहले बंद करने का नोटिस और खाता समझौता देखें। ID, EIN नोटिस और स्थापना के दस्तावेज़ों में जो नाम अलग हैं, उन्हें दोबारा आवेदन से पहले ठीक करना अच्छा है।

लंबे समय तक मिला हुआ पैसा वह जगह है जहाँ विवेक के फ़ैसले जमा हो जाते हैं: भुगतान आय था या स्वामी का ऋण, कार्ड का खर्च व्यावसायिक लागत थी या नहीं, और निकासी कैसे दर्ज हो। पूरी सफ़ाई मिले हुए व्यावसायिक और निजी धन को सुधारना में है; जो ग्राहक भुगतान पहले ही निजी खाते में आ गए, व्यवसाय के नाम के चेक समेत, वे निजी खाते में व्यावसायिक आय में हैं; और महीनों पीछे चल रहा बहीखाता बकाया बहीखाता पूरा करना में है।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

LLC के बिना एक फ़्रीलांस डिज़ाइनर

Texas की एक फ़्रीलांस डिज़ाइनर साल भर में US$60,000 के चालान बनाती है और हर भुगतान निजी चेकिंग खाते में लेती है। कर के समय खाते में लगभग 400 लेन-देन हैं: किराया, किराने का सामान, सॉफ़्टवेयर और ग्राहकों के भुगतान। व्यावसायिक आय और खर्च Schedule C पर जाने से पहले हर लेन-देन छाँटना होगा। व्यावसायिक खाता खोलने के लिए उसे LLC की ज़रूरत नहीं थी। उसकी सामाजिक सुरक्षा संख्या और फ़ोटो ID आम शुरुआत हैं, साथ में काउंटी का assumed-name प्रमाणपत्र अगर वह खाता व्यापार-नाम पर चाहती थी। पहले चालान से व्यावसायिक खाता होता, तो बैंक का एक्सपोर्ट उसकी लाभ-हानि रिपोर्ट की शुरुआत होता, और हटाने के लिए निजी मदें कम होतीं। इस साल के लिए 400 मदों को अब भी छाँटना बाकी है।

एकल-सदस्य LLC जो अब भी किराने का सामान चुकाती है

एक स्वामी Wyoming में कर चुनाव के बिना एकल-सदस्य LLC बनाता है, EIN लेता है, और फिर भी LLC के खाते से किराया और किराने का सामान चुकाता है। LLC कागज़ पर है, पर रिकॉर्ड नहीं दिखाते कि कौन सा पैसा LLC का है और कौन सा स्वामी का। क्या अदालत इस अलगाव को मानेगी, यह राज्य-कानून का सवाल है। आगे से निजी बिल निजी खाते से आएँगे, और स्वामी हर महीने US$4,000 की लेबल लगी निकासी उसमें ले जाएगा।

बैंक मिला हुआ खाता बंद कर देता है

एक बैंक मार्च में एक सलाहकार का मिला हुआ खाता बंद कर देता है। वह दाखिल स्थापना के दस्तावेज़ों और EIN नोटिस के साथ LLC के नाम पर नया खाता खोलती है, फिर अपने चालानों पर भुगतान का ब्योरा और प्रोसेसर की पेआउट सेटिंग बदलती है। नया खाता अपनी खुलने की तारीख से साफ़ शुरू होता है। जनवरी से मार्च, जो बंद खाते में था, अब भी छाँटना बाकी है, और वह ऑनलाइन पहुँच खत्म होने से पहले उन विवरणों को डाउनलोड कर लेती है।

आपके मामले में अलग है?

• व्यावसायिक और निजी पैसा एक साल या उससे ज़्यादा से मिला हुआ है, या मिले हुए महीने दाखिल रिटर्न पर हैं: हर एंट्री छाँटने में विवेक लगता है। मिले हुए धन को सुधारना और निजी खाते में व्यावसायिक आय से शुरू करें, और बहीखाता सहायता लें।
• बैंक ने आपका खाता बंद कर दिया, या आपको कर तैयारकर्ता को एक उलझा हुआ खाता देना है: बहीखाता विवरणों से दोबारा बनाना होगा। देखें बकाया बहीखाता पूरा करना और बहीखाता सहायता लें।
• ग्राहक या मार्केटप्लेस के भुगतान जीवनसाथी या रिश्तेदार के खाते या पेमेंट ऐप में जा रहे हैं: देखें दूसरे की बिक्री के लिए पेमेंट ऐप के कर फ़ॉर्म।
• आपके पास किराये की संपत्तियाँ या कई LLC हैं: देखें हर किराये की संपत्ति के लिए अलग खाता।
• आपकी LLC में एक से ज़्यादा सदस्य हैं, या उसने कंपनी की तरह कर चुना है: देखें LLC के स्वामी खुद को भुगतान कैसे करते हैं।
• आपने अभी LLC बनाई है: देखें कंपनी बनाने के बाद क्या फ़ाइल करें और नई LLC का बहीखाता सेटअप।
• आप अमेरिका के बाहर रहते हैं, या आपके पास सामाजिक सुरक्षा संख्या नहीं है: ऊपर के नियम के दायरे में बैंक खुद तय करता है कि वह क्या मानेगा; देखें अमेरिकी व्यावसायिक पते और बैंक खाते।
• आप तय कर रहे हैं कि बहीखाता खुद रखें या नहीं: देखें खुद बहीखाता रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना।