Compte bancaire d'entreprise : nécessaire pour une LLC ou un travailleur autonome?

Un pigiste, un entrepreneur individuel ou une LLC a-t-il besoin d'un compte bancaire d'entreprise distinct?

Aux États-Unis, la loi fiscale fédérale n'oblige pas une entreprise individuelle ni une LLC à membre unique à avoir un compte bancaire d'entreprise distinct. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) dit tout de même aux nouveaux propriétaires d'entreprise d'ouvrir tôt un compte-chèques d'entreprise et de le garder séparé du compte personnel (Publication 583), et de tenir un compte bancaire distinct pour l'entreprise (Publication 334).

Ce que la loi exige, ce sont des registres. Une personne assujettie à l'impôt sur le revenu doit tenir des livres ou des registres suffisants pour établir son revenu brut, ses déductions et ses crédits (26 CFR 1.6001-1). Sauf dans quelques cas, la loi n'impose aucun type de registre précis (Publication 583), mais le chéquier de l'entreprise est la source de base pour inscrire les dépenses d'entreprise. Avec un compte distinct, les relevés sont le point de départ des livres. Avec un compte partagé, chaque opération doit être triée à la main avant de produire une déclaration, et le préparateur reçoit un seul compte tout emmêlé.

Un contrat de prêt ou la convention d'exploitation d'une LLC peut ajouter sa propre exigence, et le droit de l'État peut ajouter des règles que cette page ne couvre pas.

Votre cas n'est pas simple si :

• l'argent de l'entreprise et l'argent personnel sont déjà mélangés, ou les mois mélangés figurent déjà sur une déclaration produite;
• un préparateur attend un seul compte où tout est mélangé;
• une banque a fermé ou refusé un compte;
• la LLC compte plus d'un propriétaire, y compris des conjoints;
• vous exploitez plus d'une entreprise, ce qui exige un ensemble complet de registres distinct pour chacune (Publication 583);
• la protection de responsabilité de la LLC vous importe en raison d'une poursuite, d'une dette importante ou d'une garantie personnelle.

Ces cas dépendent d'un jugement sur chaque écriture; la dernière section indique où vous adresser.

À rassembler avant de commencer : les documents de constitution déposés auprès de l'État (pour une LLC), l'avis de l'IRS qui indique l'EIN, tout enregistrement de nom commercial (DBA), une pièce d'identité avec photo émise par un gouvernement, et les relevés de chaque compte qui a servi à l'argent de l'entreprise.

Un entrepreneur individuel peut-il ouvrir un compte d'entreprise sans constituer une LLC?

En général, oui. Un entrepreneur individuel est un particulier qui possède seul une entreprise non constituée en société (IRS), et l'entreprise n'a aucune existence distincte de son propriétaire (Publication 583). Aucune LLC n'est requise selon la loi fiscale fédérale, et c'est la banque qui fixe ce qu'elle demande. La SBA indique qu'une banque demande comme numéro d'identification un EIN, ou un numéro de sécurité sociale pour une entreprise individuelle (SBA).

Pour mettre un nom d'entreprise sur le compte plutôt que le vôtre (un DBA, de l'anglais « doing business as », aussi appelé nom commercial ou dénomination commerciale), vérifiez si votre État exige de l'enregistrer; selon la SBA, la plupart des États l'exigent pour un nom autre que le vôtre (SBA). L'endroit où se fait l'enregistrement dépend de l'État; au Texas, un entrepreneur individuel qui utilise un nom commercial dépose un certificat auprès du greffier du comté (Secrétaire d'État du Texas). Demandez à la banque comment elle veut que le nom soit documenté.

Le compte d'un entrepreneur individuel aide les registres, pas la responsabilité. L'entreprise n'est pas une entité juridique distincte, et ses dettes sont les dettes personnelles du propriétaire (Publication 583; SBA).

Une LLC à membre unique a-t-elle besoin d'un compte bancaire d'entreprise?

Aucune règle fiscale fédérale ne l'exige, mais le compte d'une LLC fait plus de travail que celui d'un entrepreneur individuel. Pour l'impôt sur le revenu, une LLC à membre unique est en général une entité ignorée, c'est-à-dire qu'elle n'est pas traitée comme distincte de son propriétaire : son activité va dans la déclaration personnelle du propriétaire, pour une entreprise habituellement sur l'annexe C, le formulaire de profit ou perte d'entreprise produit avec le formulaire 1040 (IRS). Selon le droit de l'État, la LLC est une entité distincte, et ses membres ne sont en général pas personnellement responsables de ses dettes (Publication 583).

Un compte distinct permet de montrer plus facilement quel argent appartient à la LLC. Déposez-y les recettes de la LLC et payez-en les coûts. Pour l'impôt sur l'emploi et certaines taxes d'accise, l'IRS traite une LLC à membre unique comme une entité distincte et exige son propre nom et son propre EIN (IRS).

Mélanger l'argent personnel et celui de la LLC affaiblit-il la protection de responsabilité de la LLC?

Cela peut arriver, mais aucune source fédérale ne dit quand. La SBA indique qu'une LLC protège les propriétaires contre la responsabilité personnelle dans la plupart des cas (SBA), et elle lie la protection de responsabilité personnelle limitée au fait de garder les fonds de l'entreprise séparés des fonds personnels (SBA).

La question de savoir si un tribunal ignore une LLC relève du droit des tribunaux de l'État. Ni l'IRS ni la SBA ne donnent de critère; séparer l'argent ne garantit donc pas la protection. Les gestes pratiques sont à la portée du propriétaire : les recettes de la LLC y entrent, les coûts de la LLC en sortent, et l'argent du propriétaire circule par des retraits et des apports identifiés.

En cas de poursuite, de dette importante ou de garantie personnelle, consultez un avocat autorisé à exercer dans l'État où la LLC a été constituée. Les mois mélangés du passé sont traités dans corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.

Ai-je besoin d'un EIN pour ouvrir un compte bancaire d'entreprise?

Pas toujours. L'EIN (numéro d'identification de l'employeur) est le numéro que l'IRS attribue à une entreprise. Un entrepreneur individuel peut habituellement ouvrir un compte avec un numéro de sécurité sociale; on peut demander un EIN à une LLC à membre unique, et une LLC à plusieurs membres ou une société en a besoin. L'EIN est gratuit auprès de l'IRS et s'obtient en quelques minutes en ligne (IRS).

La page de l'IRS sur l'EIN range toute LLC parmi les entités qui ont besoin d'un EIN, tandis que sa page sur les LLC à membre unique dit qu'une LLC ignorée sans employés ni taxe d'accise n'en a pas besoin. Une banque qui demande un EIN est une raison suffisante d'en demander un. Une LLC américaine ignorée, détenue entièrement par une personne étrangère, a besoin de son propre EIN pour produire le formulaire 5472, et les apports et les distributions du propriétaire peuvent rendre ce formulaire exigible (instructions du formulaire SS-4; instructions du formulaire 5472); voir déclaration d'une LLC à membre unique détenue par un étranger.

Un mari et une femme qui possèdent ensemble une LLC en tant que biens communs peuvent la traiter comme une société de personnes ou comme une entité ignorée, et l'IRS accepte l'un ou l'autre (Revenue Procedure 2002-69). Confirmez quel traitement votre déclaration utilise.

Constituez d'abord la LLC auprès de l'État; les étapes se trouvent dans quoi produire après la constitution de votre société. Inscrivez le nom tel qu'il figure sur les documents de constitution. L'IRS n'accepte que des lettres, des chiffres, des traits d'union et des esperluettes; le nom sur l'avis d'EIN peut donc différer légèrement du nom déposé, et il faut montrer les deux à la banque (IRS). La demande en ligne exige un établissement principal aux États-Unis ou dans un territoire américain, ainsi que le numéro de sécurité sociale ou l'ITIN de la personne responsable de l'entité; l'EIN ne remplace pas ce numéro (IRS : obtenir un EIN). Sans ce numéro, l'IRS accepte les demandes par télécopieur (environ 4 jours ouvrables) ou par la poste (environ 4 semaines); commencez donc tôt.

Que demande la banque à l'ouverture d'un compte d'entreprise?

Une banque doit recueillir des renseignements d'identification avant d'ouvrir un compte et les vérifier dans un délai raisonnable; elle peut en demander davantage. Le minimum fédéral est un nom, une date de naissance pour un particulier, une adresse et un numéro d'identification. Pour une personne américaine, il s'agit d'un numéro d'identification fiscale. Pour une personne non américaine, il peut s'agir d'un numéro d'identification fiscale, d'un numéro de passeport et du pays d'émission, d'un numéro de carte d'identité d'étranger, ou d'une autre pièce d'identité avec photo émise par un gouvernement qui indique la nationalité ou la résidence (31 CFR 1020.220). Pour un client qui n'est pas un particulier, une banque peut vérifier au moyen de documents qui prouvent son existence, comme des statuts constitutifs certifiés, un permis d'exploitation délivré par un gouvernement ou une convention de société de personnes. La SBA indique que les demandes les plus courantes sont un EIN (ou un numéro de sécurité sociale pour une entreprise individuelle), les documents de constitution, les ententes de propriété et un permis d'exploitation (SBA).

La banque peut aussi demander un formulaire W-9. Pour une LLC à membre unique ignorée et détenue par une personne américaine, le formulaire porte le nom et le numéro d'identification fiscale du propriétaire, et non l'EIN de la LLC; un propriétaire étranger remet plutôt un formulaire W-8 (instructions du formulaire W-9). Les détails se trouvent dans adresses d'entreprise et comptes bancaires aux États-Unis.

Lorsque le client est une LLC, une société ou une société en nom collectif qui ouvre son premier compte à cette banque, la banque doit aussi identifier les personnes derrière elle : chaque particulier qui détient 25 % ou plus des capitaux propres, et un particulier qui contrôle ou dirige l'entité (31 CFR 1010.230). Dans une LLC à membre unique, le propriétaire peut être les deux. Pour les comptes ultérieurs à la même banque, le Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) du Trésor américain permet à la banque de réutiliser ce qu'elle a, sauf si les renseignements semblent peu fiables ou si ses contrôles de risque exigent un nouvel examen, et la banque peut tout de même les redemander chaque fois (ordonnance FIN-2026-R001 du FinCEN). Une entreprise individuelle ne figure pas sur la liste des clients qui sont des personnes morales visés par cette règle.

Les questions de la banque sur les propriétaires sont distinctes de la déclaration des bénéficiaires effectifs du FinCEN, qui ne s'applique plus aux sociétés créées aux États-Unis (FinCEN).

Quand ouvrir le compte d'entreprise : avant le premier paiement d'un client?

Avant le premier paiement d'un client ou le premier achat d'entreprise. La SBA conseille d'ouvrir un compte d'entreprise dès que vous commencez à accepter ou à dépenser de l'argent au nom de l'entreprise (SBA), et la Publication 583 le range parmi les premières choses à faire (Publication 583).

Pour une LLC, l'ordre est le suivant :

1. Déposez les documents de constitution auprès de l'État.
2. Obtenez l'EIN.
3. Ouvrez le compte au nom exact de la LLC.
4. Indiquez le compte sur les factures et dans les paramètres de paiement avant l'envoi de la première facture.

Un entrepreneur individuel saute l'étape 1, et l'étape 2 sauf si la banque ou les règles fiscales exigent un EIN. Une fois le compte ouvert, les clients peuvent faire leurs chèques à l'ordre de l'entreprise plutôt qu'à votre nom (SBA).

Tant que le compte n'existe pas, notez la provenance de chaque dépôt (revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt) et conservez les pièces de dépôt; la Publication 583 décrit cette habitude pour le chéquier de l'entreprise (Publication 583). Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, les coûts payés personnellement avant l'ouverture du compte sont en général inscrits comme de l'argent mis par le propriétaire; avec deux propriétaires ou plus, le traitement peut différer. Voir frais de démarrage payés avant que la LLC ait un compte.

Comment me payer à partir d'un compte d'entreprise sans fausser les livres?

Un entrepreneur individuel, ou le propriétaire d'une LLC à membre unique imposée comme tel, transfère de l'argent à lui-même sous forme de retrait du propriétaire : un virement vers le compte personnel, inscrit dans un compte de retraits et jamais comme une dépense. Un entrepreneur individuel n'est pas un employé de l'entreprise, et l'IRS précise qu'on ne peut pas déduire son propre salaire ni des retraits personnels (Publication 334). Les dépenses personnelles, de subsistance et familiales ne sont pas non plus déductibles (Publication 334).

La Publication 583 recommande de ne faire des chèques à son propre ordre que pour des retraits personnels de l'entreprise. La Publication 334 décrit le compte de retraits comme le compte distinct qui enregistre le revenu d'entreprise retiré pour des dépenses personnelles et familiales.

1. Identifiez chaque virement vers vous-même comme un retrait du propriétaire.
2. Payez les factures personnelles uniquement à partir du compte personnel. Une facture personnelle payée directement par le compte d'entreprise est aussi un retrait, et il faudra le retrouver et le trier plus tard.
3. Mettez de l'argent dans l'entreprise de la même façon et identifiez-le comme un apport du propriétaire.

Les écritures se trouvent dans inscrire un retrait du propriétaire et comptes de capitaux propres d'une LLC. Une LLC imposée comme une société de personnes ou une société rémunère ses propriétaires autrement; voir comment les propriétaires d'une LLC se paient.

Quelles cartes et quels comptes de paiement transférer au compte d'entreprise?

Tous les canaux par lesquels passe l'argent de l'entreprise. La SBA cite les comptes-chèques, les comptes d'épargne, les cartes de crédit et les comptes de services marchands comme comptes d'entreprise courants, et précise qu'un processeur de paiement doit quand même être relié à un compte-chèques d'entreprise pour recevoir des paiements (SBA).

Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique, les coûts d'entreprise réglés sur une carte personnelle sont en général inscrits comme payés par le propriétaire; avec deux propriétaires ou plus ou avec une société, le traitement peut différer. Voir dépenses d'entreprise sur une carte de crédit personnelle.

Et si mon argent est déjà mélangé, ou si la banque a fermé mon compte?

L'ordre habituel : cesser le mélange, ouvrir le bon compte, puis trier les mois passés. La fermeture d'un compte n'efface pas les registres : ses relevés sont la principale source pour le tri. La Publication 583 accepte des relevés de compte lisibles comme preuve de paiement, mais la preuve de paiement seule n'établit pas une déduction; conservez donc aussi les factures et les reçus (Publication 583).

1. Ouvrez le nouveau compte au bon nom avec les documents de constitution, l'avis d'EIN et votre pièce d'identité.
2. Dirigez-y l'argent nouveau : factures, versements et factures récurrentes.
3. Téléchargez chaque relevé de l'ancien compte, et de tout autre compte qui a servi à l'argent de l'entreprise, avant la fin de l'accès en ligne.
4. Choisissez une date de bascule. L'argent postérieur ne doit toucher que le nouveau compte. Tout ce qui précède doit être trié entre l'entreprise et le personnel.

L'avis de fermeture et la convention de compte sont les premiers endroits où chercher la raison de la banque. Des noms qui diffèrent entre la pièce d'identité, l'avis d'EIN et les documents de constitution valent la peine d'être corrigés avant de présenter une nouvelle demande.

Une longue période mélangée est celle où les décisions de jugement s'accumulent : un paiement était-il un revenu ou un prêt du propriétaire, une dépense sur carte était-elle un coût d'entreprise, et comment inscrire les retraits. Le nettoyage complet se trouve dans corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels; les paiements de clients déjà tombés dans un compte personnel, y compris les chèques faits à l'ordre de l'entreprise, sont dans revenu d'entreprise dans un compte personnel; et les livres en retard de plusieurs mois sont dans rattraper des livres en retard.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Une conceptrice pigiste sans LLC

Une conceptrice pigiste du Texas facture 60 000 $ US durant l'année et dépose chaque paiement dans son compte-chèques personnel. Au moment des impôts, le compte contient environ 400 opérations : loyer, épicerie, logiciels et paiements de clients. Chacune doit être triée avant que les revenus et les dépenses d'entreprise puissent aller sur l'annexe C. Elle n'avait pas besoin d'une LLC pour ouvrir un compte d'entreprise. Son numéro de sécurité sociale et une pièce d'identité avec photo sont le point de départ habituel, plus un certificat de nom commercial du comté si elle voulait que le compte porte un nom commercial. Avec un compte d'entreprise dès la première facture, l'exportation bancaire serait un point de départ pour son état des résultats, avec moins d'éléments personnels à retirer. Pour cette année, les 400 éléments restent à trier.

Une LLC à membre unique qui paie encore l'épicerie

Un propriétaire constitue une LLC à membre unique au Wyoming sans choix fiscal, obtient un EIN, et paie encore le loyer et l'épicerie à partir du compte de la LLC. La LLC existe sur papier, mais les registres ne montrent pas quel argent est celui de la LLC et quel argent est celui du propriétaire. La question de savoir si un tribunal respecterait la séparation relève du droit de l'État. À l'avenir, les factures personnelles sont payées par le compte personnel, et le propriétaire y verse un retrait identifié de 4 000 $ US par mois.

Une banque ferme un compte mélangé

Une banque ferme en mars le compte mélangé d'une consultante. Elle ouvre un compte au nom de la LLC avec les documents de constitution déposés et l'avis d'EIN, puis change les coordonnées de paiement sur ses factures et le réglage de versement de son processeur. Le nouveau compte démarre propre à sa date d'ouverture. Janvier à mars, qui se trouvaient dans le compte fermé, restent à trier, et elle télécharge ces relevés avant la fin de son accès en ligne.

Votre situation est différente?

• L'argent de l'entreprise et l'argent personnel sont mélangés depuis un an ou plus, ou les mois mélangés figurent sur une déclaration produite : trier chaque écriture demande du jugement. Commencez par corriger le mélange des fonds et revenu d'entreprise dans un compte personnel, et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une banque a fermé votre compte, ou vous devez remettre à un préparateur un seul compte emmêlé : les livres doivent être reconstitués à partir des relevés. Voir rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les paiements de clients ou de places de marché vont dans le compte ou l'application de paiement d'un conjoint ou d'un proche : voir formulaire fiscal d'une application de paiement pour les ventes de quelqu'un d'autre.
• Vous possédez des immeubles locatifs ou plusieurs LLC : voir un compte distinct pour chaque immeuble locatif.
• Votre LLC compte plus d'un membre, ou a choisi d'être imposée comme une société : voir comment les propriétaires d'une LLC se paient.
• Vous venez de constituer la LLC : voir quoi produire après la constitution de votre société et mise en place de la tenue de livres d'une nouvelle LLC.
• Vous vivez à l'extérieur des États-Unis, ou n'avez pas de numéro de sécurité sociale : la banque décide de ce qu'elle accepte dans le cadre de la règle ci-dessus; voir adresses d'entreprise et comptes bancaires aux États-Unis.
• Vous hésitez à tenir vous-même vos livres : voir tenir vos livres vous-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres.