Conta bancária empresarial: empresário individual ou LLC precisa?

Freelancer, empresário individual ou LLC precisa de uma conta bancária empresarial separada?

A lei fiscal federal dos EUA não exige que um empresário individual ou uma LLC de um único membro tenha uma conta bancária empresarial separada. Mesmo assim, o IRS orienta quem abre uma empresa a abrir logo uma conta corrente empresarial e mantê-la separada da conta pessoal (Publication 583), e a manter uma conta bancária separada para a empresa (Publication 334).

O que a lei exige são registros. Quem está sujeito ao imposto de renda deve manter livros ou registros suficientes para comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos (26 CFR 1.6001-1). Salvo em poucos casos, a lei não exige nenhum tipo específico de registro (Publication 583), mas o talão de cheques da empresa é a fonte básica para registrar as despesas empresariais. Com uma conta separada, os extratos são o ponto de partida da escrituração contábil. Com uma conta compartilhada, é preciso separar cada transação à mão antes de preparar uma declaração, e o preparador recebe uma conta toda embaralhada.

Um contrato de empréstimo ou o acordo operacional de uma LLC pode acrescentar uma exigência própria, e a lei estadual pode ter regras que esta página não aborda.

O caso deixa de ser simples quando:

• o dinheiro da empresa e o pessoal já estão misturados, ou os meses misturados já constam de uma declaração entregue;
• um preparador está esperando por uma única conta que mistura tudo;
• um banco encerrou ou recusou uma conta;
• a LLC tem mais de um proprietário, inclusive cônjuges;
• você tem mais de uma empresa, e cada uma exige um conjunto completo e separado de registros (Publication 583); ou
• a proteção de responsabilidade da LLC importa para você por causa de um processo, de uma dívida grande ou de uma garantia pessoal.

Esses casos dependem do julgamento sobre cada lançamento; a última seção mostra aonde ir.

Reúna antes de começar: os documentos de constituição registrados no estado (para uma LLC), a carta do IRS com o EIN, o registro de DBA ou de nome fantasia, um documento de identidade com foto emitido pelo governo e os extratos de todas as contas que movimentaram dinheiro da empresa.

Um empresário individual pode abrir uma conta bancária empresarial sem constituir uma LLC?

Em geral, sim. O empresário individual é uma pessoa física que é dona, sozinha, de uma empresa sem personalidade jurídica (IRS), e a empresa não existe separada do proprietário (Publication 583). A lei fiscal federal não exige uma LLC, e o banco define o que pede. A SBA lista o EIN, ou o SSN no caso de empresa individual, como o número de identificação que os bancos pedem (SBA).

Para colocar o nome da empresa na conta, em vez do seu, use um DBA (sigla de “doing business as”, também chamado de nome presumido ou nome fantasia). Veja se o seu estado exige o registro; a SBA diz que a maioria dos estados exige para um nome diferente do seu (SBA). Onde o registro é feito depende do estado; no Texas, o empresário individual que usa um nome presumido entrega um certificado ao escrivão do condado (Texas Secretary of State). Pergunte ao banco como ele quer que o nome seja documentado.

A conta de um empresário individual ajuda os registros, não a responsabilidade. A empresa não é uma pessoa jurídica separada, e as dívidas dela são dívidas pessoais do proprietário (Publication 583; SBA).

Uma LLC de um único membro precisa de uma conta bancária empresarial?

Nenhuma regra fiscal federal exige, mas a conta de uma LLC faz mais pelo proprietário do que a de um empresário individual. Para o imposto de renda, a LLC de um único membro em geral é desconsiderada, ou seja, não é tratada como separada do proprietário: a atividade dela vai para a declaração do próprio proprietário, normalmente no Schedule C, o formulário de lucro ou prejuízo da empresa entregue com o Form 1040 (IRS). Pela lei estadual, a LLC é uma pessoa jurídica separada, e os membros em geral não respondem pessoalmente pelas dívidas dela (Publication 583).

Uma conta separada facilita mostrar qual dinheiro pertence à LLC. Deposite nela as receitas da LLC e pague os custos da LLC com ela. Para o imposto sobre a folha e certos impostos específicos sobre consumo, o IRS trata a LLC de um único membro como uma pessoa jurídica separada e exige nome e EIN próprios (IRS).

Misturar dinheiro pessoal e da LLC enfraquece a proteção de responsabilidade da LLC?

Pode enfraquecer, mas nenhuma fonte federal diz quando. A SBA diz que a LLC protege os proprietários de responsabilidade pessoal na maioria dos casos (SBA) e liga a proteção da responsabilidade pessoal limitada à separação entre os recursos da empresa e os pessoais (SBA).

Saber se um tribunal vai desconsiderar uma LLC é uma questão da lei estadual aplicada pelos tribunais. Nem o IRS nem a SBA dão um critério; portanto, manter o dinheiro separado não garante a proteção. Os passos práticos estão ao alcance do proprietário: receitas da LLC entram, custos da LLC saem, e o dinheiro do proprietário passa por retiradas e aportes identificados.

Se houver um processo, uma dívida grande ou uma garantia pessoal, consulte um advogado habilitado no estado em que a LLC foi constituída. Os meses passados com dinheiro misturado estão em como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.

Preciso de um EIN para abrir uma conta bancária empresarial?

Nem sempre. O EIN (número de identificação do empregador) é o número que o IRS dá a uma empresa. Um empresário individual normalmente consegue abrir a conta com o SSN, uma LLC de um único membro pode ser solicitada a apresentar um EIN, e uma LLC com mais de um membro ou uma corporação precisa de um. O EIN é gratuito, direto no IRS, e sai em minutos pela internet (IRS).

A página do EIN do IRS lista qualquer LLC entre as entidades que precisam de um EIN, enquanto a página das LLCs de um único membro diz que uma LLC desconsiderada, sem empregados nem impostos específicos sobre consumo, não precisa. Se o banco pede um EIN, isso já é motivo suficiente para solicitá-lo. Uma LLC americana desconsiderada, cujo único proprietário é estrangeiro, precisa do próprio EIN para entregar o Form 5472, e os aportes e as distribuições do proprietário podem tornar esse formulário devido (instruções do Form SS-4; instruções do Form 5472); veja declaração de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira.

Marido e mulher que são donos de uma LLC em conjunto, como bem comum do casal (community property), podem tratá-la como sociedade de pessoas ou como desconsiderada, e o IRS aceita as duas formas (Revenue Procedure 2002-69). Confirme qual tratamento a sua declaração usa.

Constitua primeiro a LLC no estado; as etapas estão em o que entregar depois de constituir a empresa. Informe o nome como aparece nos documentos de constituição. O IRS aceita apenas letras, números, hifens e o “&”, então o nome na carta do EIN pode diferir um pouco do nome registrado; mostre os dois ao banco (IRS). O pedido pela internet exige um local principal de atividade nos EUA ou em um território dos EUA e o SSN ou ITIN da pessoa responsável pela entidade; o EIN não substitui esse número (IRS: como obter um EIN). Sem esse número, o IRS aceita pedidos por fax (cerca de 4 dias úteis) ou por correio (cerca de 4 semanas); portanto, comece cedo.

O que o banco pede para abrir uma conta empresarial?

O banco deve coletar informações de identificação antes de abrir a conta e verificá-las em prazo razoável, e pode pedir mais. O mínimo federal é um nome, a data de nascimento no caso de pessoa física, um endereço e um número de identificação. Para uma pessoa dos EUA (US person), é o número de identificação fiscal. Para quem não é dos EUA, pode ser um número de identificação fiscal, o número do passaporte e o país emissor, o número de um cartão de identificação de estrangeiro ou outro documento de identidade com foto emitido pelo governo que mostre nacionalidade ou residência (31 CFR 1020.220). Quando o cliente não é pessoa física, o banco pode verificar com documentos que comprovem a existência dele, como estatuto autenticado, alvará de funcionamento emitido pelo governo ou contrato de sociedade. A SBA lista como pedidos mais comuns o EIN (ou o SSN, no caso de empresa individual), os documentos de constituição, os acordos de propriedade e um alvará de funcionamento (SBA).

O banco também pode pedir um Form W-9. Para uma LLC de um único membro desconsiderada e de propriedade de uma pessoa dos EUA, o formulário usa o nome e o número de identificação fiscal do proprietário, não o EIN da LLC; o proprietário estrangeiro entrega um Form W-8 no lugar (instruções do Form W-9). Os detalhes estão em endereços empresariais e contas bancárias nos EUA.

Quando o cliente é uma LLC, uma corporação ou uma sociedade de pessoas em nome coletivo que abre a primeira conta naquele banco, o banco também deve identificar as pessoas por trás dela: cada pessoa física que possui 25% ou mais do capital e uma pessoa física que controla ou administra a entidade (31 CFR 1010.230). Em uma LLC de um único membro, o proprietário pode ser as duas coisas. Para contas posteriores no mesmo banco, a FinCEN permite que o banco reutilize o que já tem, a menos que a informação pareça pouco confiável ou as verificações de risco peçam uma nova análise, e o banco ainda pode pedir os dados a cada vez (FinCEN order FIN-2026-R001). A empresa individual não consta da lista de clientes que são pessoas jurídicas dessa regra.

As perguntas do banco sobre os proprietários são separadas do relatório de beneficiários finais da FinCEN, que não se aplica mais a empresas criadas nos EUA (FinCEN).

Quando devo abrir a conta empresarial: antes do primeiro pagamento de um cliente?

Antes do primeiro pagamento de um cliente ou da primeira compra da empresa. A SBA diz para abrir a conta empresarial assim que você começar a receber ou gastar dinheiro como empresa (SBA), e a Publication 583 a inclui entre as primeiras providências (Publication 583).

Para uma LLC, a ordem é:

1. Registre os documentos de constituição no estado.
2. Obtenha o EIN.
3. Abra a conta com o nome exato da LLC.
4. Informe a conta nas faturas e nas configurações de pagamento antes de enviar a primeira fatura.

O empresário individual pula a etapa 1 e a etapa 2, a menos que o banco ou as regras fiscais exijam um EIN. Com a conta aberta, os clientes podem emitir cheques em nome da empresa, em vez de em seu nome (SBA).

Enquanto a conta não existe, registre a origem de cada depósito (renda da empresa, recursos seus ou um empréstimo) e guarde os comprovantes dos depósitos; a Publication 583 descreve esse hábito para o talão de cheques da empresa (Publication 583). Para o empresário individual ou a LLC de um único membro, os custos que você pagou pessoalmente antes de a conta existir em geral são registrados como dinheiro aportado pelo proprietário; com dois ou mais proprietários, o tratamento pode ser diferente. Veja custos de abertura pagos antes de a LLC ter conta.

Como me pago pela conta empresarial sem bagunçar a escrituração contábil?

O empresário individual, ou o proprietário de uma LLC de um único membro tributada como tal, transfere dinheiro para si como retirada do proprietário: uma transferência para a conta pessoal, registrada em uma conta de retiradas e nunca como despesa. O empresário individual não é empregado da própria empresa, e o IRS diz que você não pode deduzir o seu próprio salário nem retiradas pessoais (Publication 334). Despesas pessoais, de subsistência e familiares também não são dedutíveis (Publication 334).

A Publication 583 diz para emitir cheques em seu próprio nome apenas para retiradas pessoais da empresa. A Publication 334 descreve a conta de retiradas como a conta separada que registra a renda da empresa retirada para despesas pessoais e familiares.

1. Identifique cada transferência para você como retirada do proprietário.
2. Pague as contas pessoais somente com a conta pessoal. Uma conta pessoal paga direto da conta empresarial também é uma retirada, e precisa ser encontrada e classificada depois.
3. Coloque dinheiro na empresa do mesmo modo e identifique-o como aporte do proprietário.

Os lançamentos estão em como registrar a retirada do proprietário e em contas de patrimônio da LLC. Uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou como corporação paga os proprietários de outra forma; veja como os proprietários de uma LLC se pagam.

Quais cartões e contas de pagamento devo passar para a conta empresarial?

Todos os canais que movimentam dinheiro da empresa. A SBA lista conta corrente, poupança, cartão de crédito e contas de serviços de adquirência como as contas empresariais mais comuns, e diz que um processador de pagamentos ainda precisa estar ligado a uma conta corrente empresarial para receber os pagamentos (SBA).

Para o empresário individual ou a LLC de um único membro, os custos da empresa pagos em um cartão pessoal em geral são registrados como pagos pelo proprietário; com dois ou mais proprietários ou com uma corporação, pode ser diferente. Veja despesas da empresa no cartão de crédito pessoal.

E se o meu dinheiro já está misturado ou o banco encerrou a minha conta?

A ordem usual é parar a mistura, abrir a conta certa e depois separar os meses passados. Uma conta encerrada não apaga os registros: os extratos dela são a principal fonte para a separação. A Publication 583 aceita extratos legíveis como prova de pagamento, mas a prova de pagamento, por si só, não comprova uma dedução; portanto, guarde também as faturas e os recibos (Publication 583).

1. Abra a nova conta com o nome correto, com os documentos de constituição, a carta do EIN e o seu documento de identidade.
2. Passe o dinheiro novo para ela: faturas, repasses e contas recorrentes.
3. Baixe todos os extratos da conta antiga e de qualquer outra conta que tenha movimentado dinheiro da empresa, antes que o acesso pela internet termine.
4. Escolha uma data de corte. O dinheiro depois dela deve passar apenas pela nova conta. Tudo o que veio antes precisa ser separado entre empresa e pessoal.

A carta de encerramento e o contrato da conta são o primeiro lugar para procurar o motivo do banco. Vale corrigir nomes que diferem entre o documento de identidade, a carta do EIN e os documentos de constituição antes de pedir outra conta.

Um período longo de mistura é onde se acumulam os julgamentos: se um pagamento foi renda ou um empréstimo do proprietário, se uma compra no cartão foi um custo da empresa e como as retiradas são lançadas. A limpeza completa está em como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal; pagamentos de clientes que já caíram em uma conta pessoal, inclusive cheques emitidos em nome da empresa, estão em renda da empresa em uma conta pessoal; e a escrituração com meses de atraso está em como colocar a escrituração em dia.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Uma designer freelancer sem LLC

Uma designer freelancer no Texas fatura US$60.000 no ano e recebe todos os pagamentos na conta corrente pessoal. Na época dos impostos, a conta tem cerca de 400 transações: aluguel, supermercado, software e pagamentos de clientes. Cada uma precisa ser separada antes que a renda e as despesas da empresa possam ir para o Schedule C. Ela não precisava de uma LLC para abrir uma conta empresarial. O SSN e um documento de identidade com foto são o ponto de partida usual, além de um certificado de nome presumido do condado, se ela quisesse a conta em um nome fantasia. Com uma conta empresarial desde a primeira fatura, a exportação do banco seria um ponto de partida para o relatório de lucros e perdas dela, com menos itens pessoais para retirar. Neste ano, os 400 itens ainda precisam ser separados.

Uma LLC de um único membro que ainda paga o supermercado

Um proprietário constitui uma LLC de um único membro em Wyoming, sem opção de tributação, obtém um EIN e continua pagando aluguel e supermercado com a conta da LLC. A LLC existe no papel, mas os registros não mostram qual dinheiro é da LLC e qual é do proprietário. Saber se um tribunal respeitaria a separação é uma questão de lei estadual. Daqui em diante, as contas pessoais saem da conta pessoal, e o proprietário transfere para ela uma retirada identificada de US$4.000 por mês.

Um banco encerra uma conta misturada

Um banco encerra, em março, a conta misturada de uma consultora. Ela abre uma conta no nome da LLC, com os documentos de constituição registrados e a carta do EIN, e depois muda os dados de pagamento das faturas e a configuração de repasse do processador. A nova conta começa limpa na data de abertura. Os meses de janeiro a março, que ficaram na conta encerrada, ainda precisam ser separados, e ela baixa esses extratos antes que o acesso pela internet termine.

E no seu caso?

• O dinheiro da empresa e o pessoal estão misturados há um ano ou mais, ou os meses misturados constam de uma declaração entregue: separar cada lançamento exige julgamento. Comece por como corrigir a mistura de dinheiro e renda da empresa em uma conta pessoal, e busque ajuda com a escrituração contábil.
• Um banco encerrou a sua conta, ou você precisa entregar a um preparador uma única conta embaralhada: a escrituração precisa ser reconstruída a partir dos extratos. Veja como colocar a escrituração em dia e busque ajuda com a escrituração contábil.
• Pagamentos de clientes ou de marketplaces vão para a conta ou o aplicativo de pagamento de um cônjuge ou parente: veja formulário fiscal do aplicativo de pagamento para vendas de outra pessoa.
• Você tem imóveis para aluguel ou várias LLCs: veja uma conta separada para cada imóvel alugado.
• A sua LLC tem mais de um membro ou optou por ser tributada como corporação: veja como os proprietários de uma LLC se pagam.
• Você acabou de constituir a LLC: veja o que entregar depois de constituir a empresa e como montar a escrituração contábil de uma LLC nova.
• Você mora fora dos EUA ou não tem SSN: o banco decide o que aceita dentro da regra acima; veja endereços empresariais e contas bancárias nos EUA.
• Você está decidindo se faz a escrituração por conta própria: veja fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.