Geschäftskonto: Brauchen Einzelunternehmer oder LLC eines?

Brauchen Selbstständige, Einzelunternehmer oder eine LLC ein getrenntes Geschäftskonto?

Das US-Steuerrecht verlangt von einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied kein getrenntes Geschäftskonto. Der IRS rät neuen Unternehmern dennoch, früh ein Geschäfts-Girokonto zu eröffnen und es vom privaten Konto getrennt zu halten (Publication 583) sowie ein eigenes Bankkonto für das Unternehmen zu führen (Publication 334).

Verlangt wird nach dem Gesetz die Führung von Unterlagen. Wer einkommensteuerpflichtig ist, muss Bücher oder Unterlagen führen, die ausreichen, um Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften nachzuweisen (26 CFR 1.6001-1). Bis auf wenige Fälle schreibt das Gesetz keine bestimmte Art von Unterlagen vor (Publication 583), aber das Scheckbuch des Unternehmens ist die Grundlage, um Betriebsausgaben zu erfassen. Mit einem getrennten Konto sind die Kontoauszüge der Ausgangspunkt für die Bücher. Bei einem gemeinsamen Konto muss jede Buchung von Hand sortiert werden, bevor eine Steuererklärung erstellt werden kann, und der Ersteller der Steuererklärung erhält ein einziges verworrenes Konto.

Ein Darlehensvertrag oder das Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag der LLC) kann eine eigene Anforderung enthalten, und das Recht des Bundesstaates kann weitere Regeln vorsehen, die diese Seite nicht behandelt.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• geschäftliches und privates Geld bereits vermischt ist oder die vermischten Monate schon in einer eingereichten Erklärung stehen,
• ein Ersteller der Steuererklärung auf ein Konto wartet, in dem alles vermischt ist,
• eine Bank ein Konto gekündigt oder abgelehnt hat,
• die LLC mehr als einen Eigentümer hat, auch Ehepartner,
• Sie mehrere Unternehmen führen, die jeweils vollständige und getrennte Unterlagen brauchen (Publication 583), oder
• Ihnen der Haftungsschutz der LLC wegen eines Rechtsstreits, einer hohen Schuld oder einer persönlichen Bürgschaft wichtig ist.

In diesen Fällen kommt es auf die Beurteilung jeder einzelnen Buchung an; der letzte Abschnitt zeigt, wohin Sie sich wenden können.

Legen Sie vorab bereit: die beim Bundesstaat eingereichten Gründungsunterlagen (bei einer LLC), das IRS-Schreiben mit der EIN, eine eventuelle DBA- oder Handelsnamen-Registrierung, einen amtlichen Lichtbildausweis und die Kontoauszüge aller Konten, über die Geschäftsgeld lief.

Kann ein Einzelunternehmer ein Geschäftskonto ohne Gründung einer LLC eröffnen?

In der Regel ja. Ein Einzelunternehmer ist eine Einzelperson, die ein nicht eingetragenes Unternehmen allein besitzt (IRS), und das Unternehmen besteht nicht getrennt vom Eigentümer (Publication 583). Nach dem US-Steuerrecht ist keine LLC nötig, und die Bank legt fest, was sie verlangt. Die SBA nennt als Nummer, nach der Banken fragen, eine EIN oder bei einem Einzelunternehmen eine SSN (SBA).

Wenn Sie auf dem Konto einen Geschäftsnamen statt Ihres eigenen Namens führen möchten (ein DBA, kurz für „doing business as“, auch Assumed Name oder Handelsname genannt), prüfen Sie, ob Ihr Bundesstaat eine Registrierung verlangt; laut SBA verlangen das die meisten Bundesstaaten für einen anderen Namen als Ihren eigenen (SBA). Wo die Eintragung erfolgt, hängt vom Bundesstaat ab; in Texas reicht ein Einzelunternehmer, der einen Assumed Name nutzt, eine Bescheinigung beim County Clerk ein (Texas Secretary of State). Fragen Sie die Bank, wie sie den Namen belegt haben möchte.

Das Konto eines Einzelunternehmers hilft den Unterlagen, nicht der Haftung. Das Unternehmen ist keine eigene juristische Person, und seine Verbindlichkeiten sind die persönlichen Verbindlichkeiten des Eigentümers (Publication 583; SBA).

Braucht eine LLC mit einem Mitglied ein Geschäftskonto?

Keine US-Steuerregel verlangt es, aber das Konto einer LLC leistet mehr als das eines Einzelunternehmers. Bei der Einkommensteuer ist eine LLC mit einem Mitglied in der Regel steuerlich nicht eigenständig (Disregarded Entity), das heißt, sie wird nicht getrennt von ihrem Eigentümer behandelt: Ihre Tätigkeit steht in der eigenen Erklärung des Eigentümers, bei einem Unternehmen meist auf Schedule C, dem Formular für Gewinn oder Verlust des Unternehmens, das mit Form 1040 eingereicht wird (IRS). Nach dem Recht des Bundesstaates ist die LLC eine eigene juristische Person, und ihre Mitglieder haften in der Regel nicht persönlich für ihre Schulden (Publication 583).

Ein getrenntes Konto macht es leichter zu zeigen, welches Geld der LLC gehört. Leiten Sie die Einnahmen der LLC dorthin und zahlen Sie die Kosten der LLC davon. Für Lohnsteuern und bestimmte Verbrauchsteuern behandelt der IRS eine LLC mit einem Mitglied als eigene Einheit und verlangt dafür einen eigenen Namen und eine eigene EIN (IRS).

Schwächt das Vermischen von privatem und LLC-Geld den Haftungsschutz der LLC?

Das kann sein, aber keine Bundesquelle sagt, wann. Laut SBA schützt eine LLC die Eigentümer in den meisten Fällen vor persönlicher Haftung (SBA), und sie knüpft den Schutz vor persönlicher Haftung daran, Geschäftsgeld getrennt vom Privatgeld zu halten (SBA).

Ob ein Gericht über eine LLC hinwegsieht, richtet sich nach dem Gerichtsrecht des Bundesstaates. Weder der IRS noch die SBA nennen einen Test; getrenntes Geld garantiert also keinen Schutz. Die praktischen Schritte liegen in der Hand des Eigentümers: Einnahmen der LLC hinein, Kosten der LLC heraus, und Geld des Eigentümers über gekennzeichnete Entnahmen und Einlagen bewegen.

Wenn ein Rechtsstreit, eine hohe Schuld oder eine persönliche Bürgschaft im Spiel ist, fragen Sie einen Anwalt, der in dem Bundesstaat zugelassen ist, in dem die LLC gegründet wurde. Vergangene vermischte Monate behandelt vermischte geschäftliche und private Gelder bereinigen.

Brauche ich eine EIN, um ein Geschäftskonto zu eröffnen?

Nicht immer. Eine EIN (Employer Identification Number) ist die Nummer des IRS für ein Unternehmen. Ein Einzelunternehmer kann in der Regel ein Konto mit einer SSN eröffnen, bei einer LLC mit einem Mitglied kann die Bank eine EIN verlangen, und eine LLC mit mehr als einem Mitglied oder eine Kapitalgesellschaft braucht eine. Eine EIN ist direkt beim IRS kostenlos und online in wenigen Minuten erhältlich (IRS).

Die EIN-Seite des IRS nennt jede LLC unter den Einheiten, die eine EIN brauchen, während die Seite zur LLC mit einem Mitglied sagt, dass eine steuerlich nicht eigenständige LLC ohne Arbeitnehmer oder Verbrauchsteuer keine braucht. Wenn eine Bank nach einer EIN fragt, ist das Grund genug, sie zu beantragen. Eine US-LLC, die steuerlich nicht eigenständig ist und einer ausländischen Person ganz gehört, braucht eine eigene EIN, um Form 5472 (Meldung zu nahestehenden Personen bei US-Gesellschaften in ausländischem Besitz) einzureichen, und Einlagen und Ausschüttungen des Eigentümers können diese Form fällig machen (Anleitung zu Form SS-4; Anleitung zu Form 5472); siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz.

Ein Ehepaar, dem eine LLC gemeinsam als Gütergemeinschaft (Community Property) gehört, kann sie als Personengesellschaft oder als steuerlich nicht eigenständig behandeln; der IRS akzeptiert beides (Revenue Procedure 2002-69). Prüfen Sie, welche Behandlung Ihre Erklärung verwendet.

Gründen Sie die LLC zuerst beim Bundesstaat; die Schritte stehen unter was Sie nach der Gründung Ihres Unternehmens einreichen müssen. Tragen Sie den Namen so ein, wie er in den Gründungsunterlagen steht. Der IRS akzeptiert nur Buchstaben, Zahlen, Bindestriche und das Et-Zeichen, daher kann der Name auf dem EIN-Schreiben leicht vom eingetragenen Namen abweichen; zeigen Sie der Bank beide (IRS). Der Online-Antrag verlangt einen Hauptgeschäftssitz in den USA oder einem US-Territorium sowie die SSN oder ITIN (US-Steuernummer für Personen ohne SSN) der verantwortlichen Person; eine EIN ersetzt diese Nummer nicht (IRS: Eine EIN beantragen). Ohne eine solche Nummer nimmt der IRS Anträge per Fax (etwa 4 Werktage) oder per Post (etwa 4 Wochen) an; fangen Sie also früh an.

Was verlangt die Bank bei der Eröffnung eines Geschäftskontos?

Eine Bank muss vor der Kontoeröffnung identifizierende Angaben erheben und sie innerhalb angemessener Zeit überprüfen; sie darf mehr verlangen. Das bundesrechtliche Minimum sind ein Name, bei einer Einzelperson ein Geburtsdatum, eine Adresse und eine Identifikationsnummer. Für eine US-Person ist das eine Steueridentifikationsnummer. Für eine Person außerhalb der USA kann es eine Steueridentifikationsnummer sein, eine Passnummer mit Ausstellungsland, die Nummer eines Ausländerausweises oder ein anderer amtlicher Lichtbildausweis, der Staatsangehörigkeit oder Wohnsitz zeigt (31 CFR 1020.220). Bei einem Kunden, der keine Einzelperson ist, darf die Bank mit Dokumenten prüfen, die sein Bestehen belegen, etwa beglaubigte Gründungsurkunden, eine amtliche Geschäftslizenz oder ein Gesellschaftsvertrag. Die SBA nennt als häufigste Forderungen eine EIN (bei einem Einzelunternehmen eine SSN), Gründungsunterlagen, Eigentümervereinbarungen und eine Geschäftslizenz (SBA).

Die Bank verlangt eventuell auch eine Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer). Bei einer steuerlich nicht eigenständigen LLC mit einem Mitglied, die einer US-Person gehört, verwendet das Formular Namen und Steuernummer des Eigentümers, nicht die EIN der LLC; ein ausländischer Eigentümer gibt stattdessen eine Form W-8 ab (Anleitung zu Form W-9). Einzelheiten stehen unter US-Geschäftsadressen und Bankkonten.

Ist der Kunde eine LLC, eine Kapitalgesellschaft oder eine General Partnership (Personengesellschaft ohne Haftungsbeschränkung), die ihr erstes Konto bei dieser Bank eröffnet, muss die Bank auch die Personen dahinter identifizieren: jede Einzelperson, die 25 % oder mehr des Eigenkapitals hält, und eine Einzelperson, die die Einheit kontrolliert oder leitet (31 CFR 1010.230). Bei einer LLC mit einem Mitglied kann der Eigentümer beides sein. Bei späteren Konten bei derselben Bank erlaubt FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network, US-Behörde gegen Finanzkriminalität) der Bank, das Vorhandene wiederzuverwenden, sofern die Angaben nicht unzuverlässig wirken oder ihre Risikoprüfung eine neue Prüfung verlangt; die Bank darf aber trotzdem jedes Mal fragen (FinCEN-Order FIN-2026-R001). Ein Einzelunternehmen steht nicht in der Liste der Kunden dieser Regel, die juristische Personen sind.

Die Fragen der Bank zu den Eigentümern sind von der Meldung wirtschaftlich Berechtigter bei FinCEN zu trennen, die für in den USA gegründete Unternehmen nicht mehr gilt (FinCEN).

Wann sollte ich das Geschäftskonto eröffnen: vor der ersten Kundenzahlung?

Vor der ersten Kundenzahlung oder dem ersten geschäftlichen Einkauf. Laut SBA sollten Sie ein Geschäftskonto eröffnen, sobald Sie als Unternehmen Geld annehmen oder ausgeben (SBA), und Publication 583 nennt es unter den ersten Schritten (Publication 583).

Bei einer LLC ist die Reihenfolge:

1. Reichen Sie die Gründungsunterlagen beim Bundesstaat ein.
2. Beantragen Sie die EIN.
3. Eröffnen Sie das Konto auf den genauen Namen der LLC.
4. Hinterlegen Sie das Konto auf Rechnungen und in den Zahlungseinstellungen, bevor die erste Rechnung hinausgeht.

Ein Einzelunternehmer überspringt Schritt 1 und Schritt 2, außer die Bank oder die Steuerregeln verlangen eine EIN. Sobald das Konto besteht, können Kunden Schecks auf das Unternehmen statt auf Sie ausstellen (SBA).

Solange das Konto nicht besteht, halten Sie fest, woher jede Einzahlung stammt (Geschäftseinkünfte, eigene Mittel oder ein Darlehen), und bewahren Sie die Einzahlungsbelege auf; Publication 583 beschreibt diese Gewohnheit für das Scheckbuch des Unternehmens (Publication 583). Bei einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied werden Kosten, die Sie vor Bestehen des Kontos privat bezahlt haben, in der Regel als Einlage des Eigentümers gebucht; bei zwei oder mehr Eigentümern kann die Behandlung abweichen. Siehe Gründungskosten, die vor dem Konto der LLC privat bezahlt wurden.

Wie zahle ich mir aus dem Geschäftskonto etwas aus, ohne die Bücher durcheinanderzubringen?

Ein Einzelunternehmer oder der Eigentümer einer LLC mit einem Mitglied, die wie ein Einzelunternehmen besteuert wird, überweist sich Geld als Entnahme: eine Überweisung auf das Privatkonto, gebucht auf einem Entnahmekonto und nie als Ausgabe. Ein Einzelunternehmer ist kein Arbeitnehmer des Unternehmens, und laut IRS können Sie weder Ihr eigenes Gehalt noch private Entnahmen abziehen (Publication 334). Private Lebenshaltungs- und Familienausgaben sind ebenfalls nicht abzugsfähig (Publication 334).

Publication 583 sagt, dass Schecks auf Sie selbst nur für private Entnahmen aus dem Unternehmen auszustellen sind. Publication 334 beschreibt das Entnahmekonto als das getrennte Konto, das Geschäftseinkünfte erfasst, die für private und familiäre Ausgaben entnommen werden.

1. Kennzeichnen Sie jede Überweisung an sich selbst als Entnahme.
2. Zahlen Sie private Rechnungen nur vom Privatkonto. Eine private Rechnung, die direkt vom Geschäftskonto bezahlt wird, ist ebenfalls eine Entnahme und muss später gefunden und zugeordnet werden.
3. Überweisen Sie Geld auf dieselbe Weise ins Unternehmen und kennzeichnen Sie es als Einlage des Eigentümers.

Die Buchungen stehen unter Entnahme des Eigentümers buchen und Eigenkapitalkonten einer LLC. Eine LLC, die als Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft besteuert wird, zahlt ihre Eigentümer anders aus; siehe wie LLC-Eigentümer sich bezahlen.

Welche Karten und Zahlungskonten sollten auf das Geschäftskonto umziehen?

Jeder Kanal, über den Geschäftsgeld läuft. Die SBA nennt Girokonto, Sparkonto, Kreditkarte und Konten für Zahlungsdienste als die üblichen Geschäftskonten und sagt, dass ein Zahlungsdienstleister weiterhin mit einem Geschäfts-Girokonto verbunden sein muss, um Zahlungen zu erhalten (SBA).

Bei einem Einzelunternehmer oder einer LLC mit einem Mitglied werden Geschäftskosten auf einer Privatkarte in der Regel als vom Eigentümer bezahlt gebucht; bei zwei oder mehr Eigentümern oder einer Kapitalgesellschaft kann das abweichen. Siehe Geschäftsausgaben auf der privaten Kreditkarte.

Was ist, wenn mein Geld schon vermischt ist oder die Bank mein Konto gekündigt hat?

Üblich ist diese Reihenfolge: das Vermischen beenden, das richtige Konto eröffnen und dann die vergangenen Monate sortieren. Ein gekündigtes Konto löscht die Unterlagen nicht: Seine Kontoauszüge sind die wichtigste Quelle für das Sortieren. Publication 583 akzeptiert lesbare Kontoauszüge als Zahlungsnachweis, aber ein Zahlungsnachweis allein begründet keinen Abzug; bewahren Sie deshalb auch Rechnungen und Belege auf (Publication 583).

1. Eröffnen Sie das neue Konto unter dem richtigen Namen mit den Gründungsunterlagen, dem EIN-Schreiben und Ihrem Ausweis.
2. Leiten Sie neues Geld dorthin um: Rechnungen, Auszahlungen und wiederkehrende Rechnungen.
3. Laden Sie jeden Kontoauszug des alten Kontos und jedes anderen Kontos, über das Geschäftsgeld lief, herunter, bevor der Online-Zugang endet.
4. Wählen Sie ein Stichdatum. Geld danach darf nur das neue Konto berühren. Alles davor muss in Geschäftliches und Privates sortiert werden.

Das Kündigungsschreiben und der Kontovertrag sind die erste Stelle, um nach dem Grund der Bank zu suchen. Namen, die auf Ausweis, EIN-Schreiben und Gründungsunterlagen voneinander abweichen, sollten Sie beheben, bevor Sie sich erneut bewerben.

Bei einem langen vermischten Zeitraum häufen sich Ermessensfragen: ob eine Zahlung Einkünfte oder ein Darlehen des Eigentümers war, ob eine Kartenbelastung Geschäftskosten waren und wie die Entnahmen gebucht sind. Die vollständige Bereinigung steht unter vermischte geschäftliche und private Gelder bereinigen; Kundenzahlungen, die schon auf einem Privatkonto gelandet sind, einschließlich Schecks auf das Unternehmen, behandelt Geschäftseinkünfte auf einem Privatkonto; und Bücher, die Monate im Rückstand sind, behandelt überfällige Buchhaltung aufholen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine freiberufliche Designerin ohne LLC

Eine freiberufliche Designerin in Texas stellt im Jahr US$60.000 in Rechnung und lässt jede Zahlung auf ihr privates Girokonto laufen. Zur Steuererklärung enthält das Konto rund 400 Buchungen: Miete, Lebensmittel, Software und Kundenzahlungen. Jede muss sortiert werden, bevor die Geschäftseinkünfte und -ausgaben auf Schedule C eingetragen werden können. Sie brauchte keine LLC, um ein Geschäftskonto zu eröffnen. Ihre SSN und ein Lichtbildausweis sind der übliche Ausgangspunkt, dazu eine Bescheinigung über den Assumed Name beim County, wenn sie das Konto unter einem Handelsnamen wollte. Mit einem Geschäftskonto ab der ersten Rechnung wäre der Bankexport ein Ausgangspunkt für ihre Gewinn- und Verlustrechnung, mit weniger privaten Posten, die zu entfernen wären. Für dieses Jahr müssen die 400 Posten trotzdem sortiert werden.

Eine LLC mit einem Mitglied, die weiter Lebensmittel bezahlt

Ein Eigentümer gründet eine LLC mit einem Mitglied in Wyoming ohne Steuerwahl, erhält eine EIN und bezahlt Miete und Lebensmittel weiter vom Konto der LLC. Die LLC besteht auf dem Papier, aber die Unterlagen zeigen nicht, welches Geld der LLC und welches dem Eigentümer gehört. Ob ein Gericht die Trennung anerkennen würde, ist eine Frage des Rechts des Bundesstaates. Künftig kommen private Rechnungen vom Privatkonto, und der Eigentümer überweist dorthin eine gekennzeichnete Entnahme von US$4.000 im Monat.

Eine Bank kündigt ein vermischtes Konto

Eine Bank kündigt im März das vermischte Konto einer Beraterin. Sie eröffnet ein Konto auf den Namen der LLC mit den eingereichten Gründungsunterlagen und dem EIN-Schreiben und ändert dann die Zahlungsangaben auf ihren Rechnungen und die Auszahlungseinstellung ihres Zahlungsdienstleisters. Das neue Konto beginnt sauber mit dem Eröffnungsdatum. Januar bis März, die auf dem gekündigten Konto lagen, müssen noch sortiert werden, und sie lädt diese Kontoauszüge herunter, bevor ihr Online-Zugang endet.

Anders in Ihrem Fall?

• Geschäftliches und privates Geld sind seit einem Jahr oder länger vermischt, oder die vermischten Monate stehen in einer eingereichten Erklärung: Jede Buchung zu sortieren verlangt Urteilsvermögen. Beginnen Sie mit vermischte Gelder bereinigen und Geschäftseinkünfte auf einem Privatkonto und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung ein.
• Eine Bank hat Ihr Konto gekündigt, oder Sie müssen einem Ersteller der Steuererklärung ein einziges verworrenes Konto übergeben: Die Bücher müssen aus den Kontoauszügen neu aufgebaut werden. Siehe überfällige Buchhaltung aufholen und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung ein.
• Zahlungen von Kunden oder Marktplätzen gehen auf das Konto oder die Zahlungs-App eines Ehepartners oder Verwandten: siehe Steuerformulare von Zahlungs-Apps für fremde Verkäufe.
• Sie besitzen Mietobjekte oder mehrere LLCs: siehe ein eigenes Konto für jedes Mietobjekt.
• Ihre LLC hat mehr als ein Mitglied oder hat sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden: siehe wie LLC-Eigentümer sich bezahlen.
• Sie haben die LLC gerade gegründet: siehe was Sie nach der Gründung Ihres Unternehmens einreichen müssen und Buchhaltung für eine neue LLC einrichten.
• Sie leben außerhalb der USA oder haben keine SSN: Die Bank entscheidet im Rahmen der oben genannten Regel, was sie akzeptiert; siehe US-Geschäftsadressen und Bankkonten.
• Sie überlegen, ob Sie die Bücher selbst führen: siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen.