חשבון בנק עסקי: האם בעל עסק יחידני או LLC חייבים אחד?

האם פרילנסר, בעל עסק יחידני או LLC צריכים חשבון בנק עסקי נפרד?

הדין הפדרלי בענייני מס אינו מחייב בעל עסק יחידני או LLC עם בעלים יחיד לנהל חשבון בנק עסקי נפרד. עם זאת, IRS ממליץ לבעלי עסקים חדשים לפתוח חשבון עו״ש עסקי מוקדם ולהפריד אותו מהחשבון האישי (פרסום 583), ולנהל חשבון בנק נפרד לעסק (פרסום 334).

מה שהחוק כן מחייב הוא רישומים. מי שחייב במס הכנסה חייב לנהל ספרים או רישומים שמספיקים כדי לקבוע הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). חוץ ממקרים בודדים, החוק אינו מחייב סוג מסוים של רישומים (פרסום 583), אבל פנקס השיקים העסקי הוא המקור הבסיסי לרישום הוצאות עסקיות. עם חשבון נפרד, דפי החשבון הם נקודת המוצא לספרים. עם חשבון משותף יש למיין כל תנועה ידנית לפני הכנת הדוח, ומכין הדוחות מקבל חשבון אחד סבוך.

הסכם הלוואה או הסכם תפעול של LLC עשויים להוסיף דרישה משלהם, ודיני המדינה עשויים להוסיף כללים שהעמוד הזה אינו מכסה.

המקרה לא פשוט אם:

• הכסף העסקי והאישי כבר מעורבבים, או שהחודשים המעורבבים כבר נמצאים בדוח שהוגש,
• מכין הדוחות ממתין לחשבון אחד שמערבב הכול,
• בנק סגר חשבון או סירב לפתוח אותו,
• ל-⁠LLC יש יותר מבעלים אחד, כולל בני זוג,
• אתם מפעילים יותר מעסק אחד, ולכל אחד נדרשת מערכת רישומים מלאה ונפרדת (פרסום 583), או
• ההגנה מפני אחריות אישית של ה-⁠LLC חשובה לכם בגלל תביעה, חוב גדול או ערבות אישית.

המקרים האלה תלויים בשיקול דעת לגבי כל רישום; הסעיף האחרון מראה לאן לפנות.

אספו לפני שמתחילים: את מסמכי ההקמה שהוגשו למדינה (ל-⁠LLC), את הודעת IRS שמראה את ה-⁠EIN, כל רישום של DBA או שם מסחרי, תעודה מזהה ממשלתית עם תמונה, ודפי חשבון מכל חשבון שנשא כסף עסקי.

האם בעל עסק יחידני יכול לפתוח חשבון בנק עסקי בלי להקים LLC?

בדרך כלל כן. בעל עסק יחידני הוא יחיד שבבעלותו לבדו עסק שאינו מאוגד (IRS), ולעסק אין קיום נפרד מהבעלים (פרסום 583). דיני המס הפדרליים אינם דורשים LLC, והבנק קובע מה הוא מבקש. SBA מונה EIN, או מספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN) לעסק יחידני, כמספר הזיהוי שהבנקים מבקשים (SBA).

כדי לרשום על החשבון שם עסק במקום שמכם (DBA, קיצור של “doing business as”, כלומר “פועל בשם”, שנקרא גם assumed name או שם מסחרי), בדקו אם המדינה שלכם מחייבת לרשום אותו; לפי SBA רוב המדינות מחייבות זאת לשם שאינו שם הבעלים (SBA). מקום הרישום תלוי במדינה; בטקסס בעל עסק יחידני שמשתמש ב-⁠assumed name מגיש תעודה אצל פקיד המחוז (משרד מזכיר המדינה של טקסס). שאלו את הבנק איך הוא רוצה שהשם יתועד.

חשבון של בעל עסק יחידני עוזר לרישומים, לא לאחריות. העסק אינו ישות משפטית נפרדת, והחובות שלו הם חובות אישיים של הבעלים (פרסום 583; SBA).

האם LLC עם בעלים יחיד צריכה חשבון בנק עסקי?

שום כלל מס פדרלי לא מחייב זאת, אבל החשבון של LLC עושה יותר עבודה מזה של בעל עסק יחידני. לצורכי מס הכנסה, LLC עם בעלים יחיד היא בדרך כלל ישות שאינה מוכרת לצורכי מס (disregarded), כלומר אינה נחשבת נפרדת מבעליה: הפעילות שלה נכללת בדוח האישי של הבעלים, בעסק בדרך כלל ב-⁠Schedule C, טופס רווח והפסד עסקי שמוגש עם טופס 1040 (IRS). לפי דיני המדינה, ה-⁠LLC היא ישות נפרדת, וחבריה בדרך כלל אינם אחראים אישית לחובותיה (פרסום 583).

חשבון נפרד מקל להראות איזה כסף שייך ל-⁠LLC. הפקידו אליו את התקבולים של ה-⁠LLC ושלמו ממנו את עלויותיה. לצורכי מס שכר ומסי בלו מסוימים, IRS רואה ב-⁠LLC עם בעלים יחיד ישות נפרדת ודורש לה שם ו-⁠EIN משלה (IRS).

האם ערבוב כסף אישי וכסף של ה-⁠LLC מחליש את ההגנה מאחריות של ה-⁠LLC?

ייתכן, אבל אין מקור פדרלי שקובע מתי. SBA אומר ש-⁠LLC מגנה על הבעלים מאחריות אישית ברוב המקרים (SBA), וקושר את ההגנה המוגבלת מאחריות אישית להפרדת כספי העסק מהכספים האישיים (SBA).

השאלה אם בית משפט יתעלם מה-⁠LLC היא שאלה של דיני בתי המשפט במדינה. לא IRS ולא SBA נותנים מבחן, ולכן הפרדת הכסף אינה מבטיחה הגנה. הצעדים המעשיים בידי הבעלים: תקבולי ה-⁠LLC נכנסים, עלויות ה-⁠LLC יוצאות, וכסף של הבעלים מועבר במשיכות והזרמות הון מסומנות.

אם מעורבים תביעה, חוב גדול או ערבות אישית, פנו לעורך דין שמורשה במדינה שבה הוקמה ה-⁠LLC. חודשים מעורבבים מהעבר מוסברים בתיקון כספים עסקיים ואישיים מעורבבים.

האם צריך EIN כדי לפתוח חשבון בנק עסקי?

לא תמיד. EIN (מספר זיהוי מעסיק פדרלי) הוא המספר של IRS לעסק. בעל עסק יחידני יכול בדרך כלל לפתוח חשבון עם מספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN), מ-⁠LLC עם בעלים יחיד אפשר לבקש EIN, ו-⁠LLC עם יותר מחבר אחד או חברה צריכות אותו. EIN ניתן ללא עלות ישירות מ-⁠IRS ומתקבל תוך דקות באינטרנט (IRS).

דף ה-⁠EIN של IRS מונה כל LLC בין הישויות שצריכות EIN, ואילו הדף על LLC עם בעלים יחיד שלו אומר שאין צורך בו ב-⁠LLC שאינה מוכרת לצורכי מס, בלי עובדים ובלי מסי בלו. בנק שמבקש EIN הוא סיבה מספקת לבקש. LLC אמריקאית שאינה מוכרת לצורכי מס ובבעלות מלאה של אדם זר צריכה EIN משלה כדי להגיש טופס 5472, וההזרמות והחלוקות של הבעלים יכולות לחייב את הטופס (הוראות טופס ⁦SS-4⁩; הוראות טופס 5472); ראו הגשת דוחות של LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה.

בני זוג נשואים שמחזיקים LLC יחד כרכוש משותף יכולים להתייחס אליה כשותפות או כישות שאינה מוכרת לצורכי מס, ו-⁠IRS מקבל את שתי האפשרויות (Revenue Procedure 2002-69). ודאו באיזה טיפול משתמש הדוח שלכם.

הקימו את ה-⁠LLC במדינה קודם; השלבים במה להגיש אחרי הקמת החברה. הזינו את השם כפי שהוא מופיע במסמכי ההקמה. IRS מקבל רק אותיות, ספרות, מקפים וסימן &, ולכן השם בהודעת ה-⁠EIN יכול להיות שונה מעט מהשם שהוגש; הראו לבנק את שניהם (IRS). הבקשה המקוונת דורשת מקום עסקים עיקרי בארה״ב או בטריטוריה אמריקאית, ומספר ביטוח לאומי אמריקאי (SSN) או ITIN של האחראי על הישות; EIN אינו מחליף מספר זה (IRS: קבלת EIN). בלי מספר כזה, IRS מקבל בקשות בפקס (כ-⁠4 ימי עסקים) או בדואר (כ-⁠4 שבועות), ולכן התחילו מוקדם.

מה הבנק מבקש בפתיחת חשבון עסקי?

בנק חייב לאסוף פרטים מזהים לפני שהוא פותח חשבון ולאמת אותם בתוך זמן סביר, והוא רשאי לבקש יותר. המינימום הפדרלי הוא שם, תאריך לידה ליחיד, כתובת ומספר זיהוי. באדם אמריקאי זה מספר זיהוי מס (TIN). באדם שאינו אמריקאי זה יכול להיות TIN, מספר דרכון ומדינת הנפקה, מספר תעודת זיהוי של זר, או תעודה מזהה ממשלתית אחרת עם תמונה שמראה אזרחות או מגורים (⁦31 CFR 1020.220⁩). בלקוח שאינו יחיד, הבנק רשאי לאמת באמצעות מסמכים שמראים שהוא קיים, כמו מסמכי התאגדות מאושרים, רישיון עסק ממשלתי או הסכם שותפות. SBA מונה כבקשות הנפוצות ביותר EIN (או מספר ביטוח לאומי אמריקאי לעסק יחידני), מסמכי הקמה, הסכמי בעלות ורישיון עסק (SBA).

הבנק עשוי לבקש גם טופס ⁦W-9⁩. ב-⁠LLC עם בעלים יחיד שאינה מוכרת לצורכי מס ובבעלות אדם אמריקאי, הטופס משתמש בשם ובמספר הזיהוי של הבעלים ולא ב-⁠EIN של ה-⁠LLC; בעלים זר מוסר במקום זאת טופס ⁦W-8⁩ (הוראות טופס ⁦W-9⁩). פרטים בכתובות עסקיות וחשבונות בנק בארה״ב.

כשהלקוח הוא LLC, חברה או שותפות כללית שפותחת את חשבונה הראשון בבנק הזה, הבנק חייב לזהות גם את האנשים שמאחוריה: כל יחיד שמחזיק ⁦25%⁩ או יותר מההון, ויחיד אחד ששולט בישות או מנהל אותה (⁦31 CFR 1010.230⁩). ב-⁠LLC עם בעלים יחיד, הבעלים יכול להיות שניהם. לחשבונות נוספים באותו בנק, FinCEN מאפשר לבנק להשתמש שוב במה שיש לו, אלא אם המידע נראה לא אמין או שבדיקות הסיכון שלו מחייבות בדיקה חדשה, והבנק עדיין רשאי לבקש בכל פעם (צו ⁦FIN-2026-R001⁩ של FinCEN). עסק יחידני אינו ברשימת הלקוחות שהם ישויות משפטיות בכלל הזה.

שאלות הבנק על הבעלים נפרדות מדוח הבעלות המוטבת של FinCEN, שכבר אינו חל על חברות שהוקמו בארה״ב (FinCEN).

מתי לפתוח את החשבון העסקי: לפני התשלום הראשון מלקוח?

לפני התשלום הראשון מלקוח או הרכישה העסקית הראשונה. SBA אומר לפתוח חשבון עסקי ברגע שמתחילים לקבל או להוציא כסף בשם העסק (SBA), ופרסום 583 מונה זאת בין הדברים הראשונים לעשות (פרסום 583).

ב-⁠LLC הסדר הוא:

1. מגישים את מסמכי ההקמה למדינה.
2. מקבלים EIN.
3. פותחים את החשבון בשם המדויק של ה-⁠LLC.
4. מציינים את החשבון בחשבוניות ובהגדרות התשלום לפני שהחשבונית הראשונה יוצאת.

בעל עסק יחידני מדלג על שלב 1, ועל שלב 2 אלא אם הבנק או כללי המס דורשים EIN. אחרי שהחשבון קיים, לקוחות יכולים לכתוב שיקים לעסק במקום לכם (SBA).

עד שהחשבון קיים, רשמו מאיפה הגיעה כל הפקדה (הכנסה עסקית, כסף שלכם או הלוואה) ושמרו את רישומי ההפקדות; פרסום 583 מתאר את ההרגל הזה לפנקס השיקים העסקי (פרסום 583). בעל עסק יחידני או LLC עם בעלים יחיד בדרך כלל רושמים עלויות ששולמו אישית לפני שהחשבון היה קיים ככסף שהבעלים הכניס; עם שני בעלים או יותר הטיפול יכול להיות שונה. ראו עלויות הקמה ששולמו לפני שהיה ל-⁠LLC חשבון.

איך משלמים לעצמי מחשבון עסקי בלי לקלקל את הספרים?

בעל עסק יחידני, או בעלים של LLC עם בעלים יחיד שחויבת במס כמוהו, מעביר כסף לעצמו כמשיכת בעלים: העברה לחשבון האישי, שנרשמת בחשבון משיכות ולעולם לא כהוצאה. בעל עסק יחידני אינו עובד של העסק, ו-⁠IRS אומר שאי אפשר לנכות את המשכורת שלכם או משיכות אישיות כלשהן (פרסום 334). גם הוצאות אישיות, הוצאות מחיה והוצאות משפחה אינן ניתנות לניכוי (פרסום 334).

פרסום 583 אומר לכתוב שיקים לעצמכם רק למשיכות אישיות מהעסק. פרסום 334 מתאר את חשבון המשיכות כחשבון נפרד שרושם הכנסה עסקית שנמשכה להוצאות אישיות ומשפחתיות.

1. סמנו כל העברה לעצמכם כמשיכת בעלים.
2. שלמו חשבונות אישיים מהחשבון האישי בלבד. חשבון אישי ששולם ישירות מהחשבון העסקי הוא גם משיכה, וצריך למצוא אותו ולמיין אותו מאוחר יותר.
3. העבירו כסף לעסק באותה דרך וסמנו אותו כהשקעת בעלים.

הרישומים ברישום משיכת בעלים ובחשבונות הון של LLC. LLC שחויבת במס כשותפות או כחברה משלמת לבעלים אחרת; ראו איך בעלי LLC משלמים לעצמם.

אילו כרטיסים וחשבונות תשלום כדאי להעביר לחשבון העסקי?

כל ערוץ שנושא כסף עסקי. SBA מונה חשבונות עו״ש, חיסכון, כרטיס אשראי ושירותי סליקה כחשבונות עסקיים נפוצים, ואומר שמעבד תשלומים עדיין צריך להיות מחובר לחשבון עו״ש עסקי כדי לקבל תשלומים (SBA).

בעל עסק יחידני או LLC עם בעלים יחיד בדרך כלל רושמים עלויות עסקיות בכרטיס אישי כמשולמות על ידי הבעלים; בשני בעלים או יותר או בחברה זה יכול להיות שונה. ראו הוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי.

ומה אם הכסף שלי כבר מעורבב, או שהבנק סגר את החשבון?

הסדר הרגיל הוא להפסיק את הערבוב, לפתוח את החשבון הנכון, ואז למיין את החודשים שעברו. חשבון סגור אינו מוחק את הרישומים: דפי החשבון שלו הם המקור העיקרי למיון. פרסום 583 מקבל דפי חשבון קריאים כהוכחת תשלום, אבל הוכחת תשלום לבדה אינה קובעת ניכוי, ולכן שמרו גם חשבוניות וקבלות (פרסום 583).

1. פתחו את החשבון החדש בשם הנכון עם מסמכי ההקמה, הודעת ה-⁠EIN והתעודה המזהה שלכם.
2. העבירו אליו כסף חדש: חשבוניות, העברות ממעבדי תשלומים וחשבונות חוזרים.
3. הורידו כל דף חשבון מהחשבון הישן, ומכל חשבון אחר שנשא כסף עסקי, לפני שהגישה המקוונת נסגרת.
4. בחרו תאריך מעבר. כסף אחרי התאריך צריך לגעת רק בחשבון החדש. את כל מה שלפניו יש למיין בין עסקי לאישי.

הודעת הסגירה והסכם החשבון הם המקום הראשון לחפש בו את הסיבה של הבנק. כדאי לתקן שמות שונים בין התעודה המזהה, הודעת ה-⁠EIN ומסמכי ההקמה לפני שמגישים בקשה שוב.

תקופה ארוכה של ערבוב היא המקום שבו מצטברות החלטות שיקול דעת: אם תשלום היה הכנסה או הלוואת בעלים, אם חיוב בכרטיס היה עלות עסקית, ואיך רושמים את המשיכות. הניקוי המלא מפורט בתיקון כספים עסקיים ואישיים מעורבבים; תשלומי לקוחות שכבר נכנסו לחשבון אישי, כולל שיקים שנכתבו לעסק, מפורטים בהכנסה עסקית בחשבון אישי; וספרים שמאחרים בחודשים מפורטים בהשלמת ספרים באיחור.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מעצבת פרילנסרית בלי LLC

מעצבת פרילנסרית בטקסס מוציאה חשבוניות בסך ⁦US$60,000⁩ במהלך השנה וכל תשלום נכנס לחשבון העו״ש האישי שלה. בזמן הדוח החשבון מכיל כ-⁠400 תנועות: שכר דירה, מצרכים, תוכנה ותשלומי לקוחות. כל אחת צריכה להימיין לפני שאפשר להעביר את ההכנסות וההוצאות העסקיות ל-⁠Schedule C. היא לא הייתה צריכה LLC כדי לפתוח חשבון עסקי. מספר הביטוח הלאומי שלה ותעודה מזהה עם תמונה הם נקודת המוצא הרגילה, ובנוסף תעודת רישום assumed name מפקיד המחוז אם רצתה את החשבון תחת שם מסחרי. עם חשבון עסקי מהחשבונית הראשונה, ייצוא הבנק היה נקודת מוצא לדוח הרווח וההפסד שלה, עם פחות פריטים אישיים להסיר. לשנה הזו, 400 הפריטים עדיין צריכים מיון.

LLC עם בעלים יחיד שעדיין משלמת מצרכים

בעלים מקים LLC עם בעלים יחיד בוויומינג בלי בחירת מס, מקבל EIN, ועדיין משלם שכר דירה ומצרכים מחשבון ה-⁠LLC. ה-⁠LLC קיימת על הנייר, אבל הרישומים אינם מראים איזה כסף שייך ל-⁠LLC ואיזה לבעלים. האם בית משפט יכבד את ההפרדה היא שאלה של דיני המדינה. מכאן והלאה חשבונות אישיים יוצאים מהחשבון האישי, והבעלים מעביר אליו משיכה מסומנת של ⁦US$4,000⁩ בחודש.

בנק סוגר חשבון מעורבב

בנק סוגר במרץ את החשבון המעורבב של יועצת. היא פותחת חשבון על שם ה-⁠LLC עם מסמכי ההקמה שהוגשו והודעת ה-⁠EIN, ואז משנה את פרטי התשלום בחשבוניות שלה ואת הגדרת ההעברה של מעבד התשלומים. החשבון החדש מתחיל נקי בתאריך הפתיחה שלו. ינואר עד מרץ, שהיו בחשבון הסגור, עדיין צריכים מיון, והיא מורידה את דפי החשבון האלה לפני שהגישה המקוונת שלה מסתיימת.

שונה אצלכם?

• הכסף העסקי והאישי מעורבבים שנה או יותר, או שהחודשים המעורבבים נמצאים בדוח שהוגש: מיון כל רישום דורש שיקול דעת. התחילו בתיקון כספים מעורבבים ובהכנסה עסקית בחשבון אישי, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• בנק סגר את החשבון שלכם, או שעליכם למסור למכין דוחות חשבון אחד סבוך: צריך לבנות מחדש את הספרים מדפי החשבון. ראו השלמת ספרים באיחור וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• תשלומי לקוחות או זירות מסחר מגיעים לחשבון או לאפליקציית תשלום של בן זוג או קרוב: ראו טופס מס מאפליקציית תשלום על מכירות של מישהו אחר.
• אתם מחזיקים נכסים להשכרה או כמה LLC: ראו חשבון בנק נפרד לכל נכס להשכרה.
• ל-⁠LLC שלכם יש יותר מחבר אחד, או שהיא בחרה להיות מחויבת במס כחברה: ראו איך בעלי LLC משלמים לעצמם.
• הקמתם זה עתה את ה-⁠LLC: ראו מה להגיש אחרי הקמת החברה והקמת ספרים ל-⁠LLC חדשה.
• אתם גרים מחוץ לארה״ב, או שאין לכם מספר ביטוח לאומי אמריקאי: הבנק מחליט מה הוא מקבל במסגרת הכלל שלמעלה; ראו כתובות עסקיות וחשבונות בנק בארה״ב.
• אתם שוקלים אם לנהל את הספרים בעצמכם: ראו ניהול ספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות.