Kişisel Hesaba Yatan İşletme Geliri: Nasıl Kaydedilir

Kişisel hesabıma yatan işletme gelirini yine de beyan etmem gerekir mi?

Evet. İşletme geliri hangi hesaba yatarsa yatsın beyan edilir. Brüt gelir, hangi kaynaktan elde edilirse edilsin tüm gelirdir; IRS, işletme gelirinin ürün veya hizmet satışından elde edilen geliri içerebileceğini söyler; Schedule C talimatları ise işletmeden tüm kaynaklardan elde edilen tüm gelirin bildirilmesini söyler. Publication 334, işletme olmasaydı yapılmayacak bir ödemeyi işletme geliri sayar.

Hesap kayıtları değiştirir, vergiyi değil. Nakit esasında (geliri para geldiğinde, maliyeti ödediğinizde sayarsınız) gelir, hesabınıza yatırıldığı veya kısıtlama olmaksızın size sunulduğu zaman dahil, aldığınızda sayılır (Publication 334; 26 CFR 1.451-2). Kişisel çek hesabınıza yatan bir ödeme, daha sonra taşıdığınız gün değil, en geç o gün alınmış sayılır. Platform parayı kısıtlamasız çekebileceğiniz bir bakiyeye zaten geçirmişse daha önce de sayılabilir; bu yüzden bunun önem kazandığı yer yıl sonu kesim tarihidir. Tahakkuk esasında gelir genellikle kazanıldığı yılda sayılır (Publication 334; bkz. nakit esası mı tahakkuk esası mı).

Her satışı işletme geliri olarak bir kez kaydedin ve kişisel hesabı kendi paranız olarak ele alın; adımlar bir sonraki bölümdedir.

Şunlardan biri doğruysa durum basit değildir:

• İşletme iki veya daha fazla üyeli bir LLC, bir ortaklık veya bir şirkettir. Gelir sizin değil, kuruluşundur.
• Müşteri parası bir yıl veya daha uzun süredir kişisel bir hesaptan geçiyor ya da hangi mevduatların işletmeye ait olduğunu ayıramıyorsunuz.
• Verilmiş bir beyannamede gelir eksik olabilir.
• Mevduatlar satışlarla, ödeme raporlarıyla veya Form 1099'larla tutmuyor.
• IRS size, bildirilenle uyuşmayan gelir hakkında yazdı.
• Müşteriler yalnızca size ait olmayan bir hesaba ödeme yaptı (eşin, bir akrabanın, bir arkadaşın veya ortak bir hesap).
• Kişisel hesap ABD dışında ya da müşteriler başka bir para biriminde ödüyor.

Toplanacaklar: her platformun satış ve ödeme raporları, müşteri parasını alan her hesabın hesap özetleri, Form 1099-K ve 1099-NEC, tahsil edilen satış vergisi kayıtları ve kişisel hesaptan ödediğiniz işletme faturaları.

Kişisel hesabıma yatan bir müşteri ödemesini veya platform ödemesini nasıl kaydederim?

Satışı bir kez işletme geliri olarak kaydedin, sonra kişisel hesabı sahibin parası olarak ele alın: işletme parası oraya yattığında sahibin çekimi, sahibin parası bir işletme faturasını ödediğinde sermaye katkısı. Sahibin çekimi, kendiniz için aldığınız işletme parasıdır; sermaye katkısı ise işletmeye koyduğunuz kendi paranızdır. Kişisel hesabı kayıtlara eklemezsiniz: onun yerini çekim hesabı tutar. Bu, sahibin beyannamesinin parçası olarak vergilendirilen bir şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için geçerlidir (IRS); diğer işletme türleri aşağıdadır.

1. Kişisel hesap özetindeki müşteri mevduatlarını işaretleyin. Maaşları, hediyeleri, iadeleri ve aktarımları dışarıda bırakın.
2. Satışı bir fatura veya işlemci kaydı zaten kaydettiyse ödemeyi o bakiyeye uygulayın ve satışı yeniden gelire yazmayın. Aksi halde satışı bir satış hesabına brüt tutarıyla, muhasebe yönteminize göre sayıldığı tarihte (nakit esasında alındığı gün) kaydedin. Ödeme, arkasındaki satışlardan küçüktür: IRS, brüt ödeme tutarının komisyonlar, krediler, iadeler, nakliye veya indirimlerle azaltılmadığını söyler; bu yüzden bunları ayrı kaydedin. Alıcılarınıza yüklenen ve tahsil edip devlete aktarmanız gereken satış vergisi brüt hasılatın parçası değildir; eyalete borç olarak kaydedin (satış vergisi kayıtları). Eyaletiniz vergiyi satıcı olarak size yüklüyorsa, Schedule C talimatları tahsil ettiğiniz tutarı brüt hasılata dahil eder ve vergiyi indirim olarak yazar; hangisinin geçerli olduğunu eyalet vergi idaresine sorun.
3. Eşleşen tutarı sahibin çekim hesabına yazın. Publication 334, çekim hesabını, kişisel ve ailevi giderler için çektiğiniz işletme geliri için ayrı bir hesap olarak tanımlar. İşletme bu nakdi hiç elinde tutmadı; bu yüzden kayıt, nakdi işletme tarafından alınmış ve sahip tarafından çekilmiş sayar.
4. Ödeme raporunu ve hesap özeti satırını saklayın. Publication 583, kayıtların tahsilatların kaynağını belirleyebileceğini söyler; böylece işletme tahsilatlarını işletme dışı tahsilatlardan, vergiye tabi geliri vergiye tabi olmayandan ayırabilirsiniz.

Çekimler ve katkılar yalnızca özkaynağı (sahibin işletmedeki payı) hareket ettirir; bu yüzden kârı asla değiştirmez. Bazı muhasebe sorumluları bunun yerine parayı işletme hesabına ulaşana kadar “sahibin borcu” hesabında tutar; kâr aynı çıkar. Bir yöntem seçin ve her ay onu kullanın. Aktarmanız gereken, alıcıya yüklenmiş satış vergisi satışlara değil, ödenecek satış vergisine gider. Her ödemeyi satışlarıyla, komisyonlarıyla, iadeleriyle ve rezervleriyle eşleştirmek için bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.

Kişisel hesabımdan yapılan bir işletme faturasını veya kart ödemesini nasıl kaydederim?

Şahıs işletmesi veya beyannamenizin parçası olarak vergilendirilen tek üyeli LLC için, her işletme faturasını normal kategorisinde işletme maliyeti olarak kaydedin ve sermaye katkısı hesabına alacak yazın. Faturayı hangi hesabın ödediği, indirilebilir olup olmadığını belirlemez. Bir maliyet ancak olağan ve gerekli ise indirilebilir ve Publication 583 onu destekleyen ödenmiş faturaları, tedarikçi faturalarını, makbuzları ve iptal edilmiş çekleri sayar. Schedule C talimatları kişisel, geçim ve ailevi giderleri kapsam dışı bırakır.

Yalnızca kısmen işletmeye ait bir fatura, örneğin telefon, yalnızca işletme payını alır (karma kullanımlı giderler). İşletme hesabından ödenen kişisel faturalar sahibin çekim hesabına gider (işletme hesabından ödenen kişisel giderler).

Para bir işletme kredi kartını ödüyorsa, harcamalar yapıldıklarında zaten maliyet olarak kaydedilmiştir. Ödemenin kendisi başka bir gider değildir: kartın bakiyesini azaltır, diğer tarafta sermaye katkısı bulunur (kayıtlarda kredi kartı ödemeleri).

Ortaklık veya şirket farklıdır. Kuruluşun faturasını kişisel olarak ödeyen bir sahip, indirimi kuruluşa otomatik olarak vermez: Schedule E talimatları bir ortağın, karşılanmamış ortaklık giderlerini ancak ortaklık sözleşmesi ortaktan bunları ödemesini gerektiriyorsa indirmesine izin verir; bir sahibin ödediği şirketin kendi faturası ise hissedar kredisi veya sermaye katkısı olarak kaydedilebilir, sahibin kendi iş masrafları ise geri ödeme kurallarını izler. Bkz. ortağın kişisel olarak ödediği LLC giderleri ve hiç geri ödenmeyen S şirketi giderleri.

İşletmem adına düzenlenmiş bir çeki kişisel hesabıma yatırabilir miyim?

Bankanın kabul edip etmeyeceği, geliri bildirmeye ilişkin vergi kurallarına değil, bankanın kendi politikasına bağlıdır; bu yüzden yatırmadan önce bankaya sorun.

Vergi açısından hesap önemli değildir. Nakit esasında çek, aldığınızda gelirdir: vergi yılının sonuna kadar geçerli bir çekin alınması, ertesi yıla kadar yatıramasanız bile o yılın gelirdir. Bunu yukarıdaki tabloda olduğu gibi satış ve sahibin çekimi olarak kaydedin ve çekin kaynağını mevduat kaydınıza not edin (Publication 583).

Bir ortaklığa veya şirkete ödenecek çek, o kuruluşun gelirdir. Kuruluşun kayıtları ve beyannamesi bunu yine göstermelidir; sahibin sonradan elinde tuttuğu şey ise aşağıdaki kuruluş bölümündeki sorudur. Banka mevduatı reddederse veya parayı karıştırmak istemezseniz bir işletme hesabı açın ve oraya yatırın.

Parayı geliri iki kez saymadan işletme hesabına nasıl taşırım?

Geliri muhasebe yönteminizin gerektirdiği dönemde tutun, sonra taşımayı sermaye katkısı olarak kaydedin; asla satış olarak değil. Bu, makbuzu çekim olarak kaydetmiş bir şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC içindir; “sahibin borcu” olarak kaydettiyseniz, taşıma onun yerine o bakiyeyi kapatır. Bir ortaklıkta veya şirkette, geri borçlu bakiyeye karşı yatırılan para da o bakiyeyi kapatır (aşağıdaki kuruluş bölümüne bakın). Banka verilerinde aynı dolarlar iki kez görünür: bir kez kişisel hesaptaki müşteri ödemesi olarak, bir kez işletme hesabındaki “aktarım” mevduatı olarak. Yalnızca ilki gelirdir.

IRS inceleme el kitabı aynı şekilde, öbür taraftan işler. IRS geliri banka mevduatlarından tahmin ettiğinde, mükellefin kontrol ettiği işletme ve kişisel hesaplardaki mevduatları sayar, sonra hesaplar arası aktarımları çıkarır; bunların ek tahsilat olmadığını söyler.

Muhasebe yazılımında, “kişiselden aktarım” yazan bir banka akışı satırını sermaye katkısı olarak (veya o yöntemi kullanıyorsanız sahibin borcu bakiyesini kapatma olarak), işletme hesabından kişisele giden hareketi ise sahibin çekimi olarak kodlayın. Satış olarak kodlanırsa aktarım geliri iki kez sayar (iki kez sayılan gelir).

Paranın bir kısmını taşıyabilir veya aylar sonra taşıyabilirsiniz. Satışlar, daha sonra ne taşırsanız taşıyın, yönteminizin gerektirdiği dönemde tam olarak kayıtlı kalır. Nakit esasında 30 Aralık'ta size ulaşan bir ödeme, Ocak'ta taşısanız bile o yılın gelirdir ve Aralık'taki kısıtlamasız bir işlemci bakiyesi daha da önce sayılabilir (Publication 334). Tahakkuk esasında satış zaten kaydedilmiş olabilir ve ödeme onu kapatır.

Form 1099-K'm kayıtların gösterdiğiyle tutuyor mu?

Satır satır değil. Form 1099-K, tahsil ettiğiniz satış vergisi ve nakliye dahil brüt ödemeleri gösterir; kayıtlarınız ise aktarmanız gereken, alıcıya yüklenmiş satış vergisi olmadan, iadeler düşülmüş, komisyonlar gider olarak satışları gösterir. IRS, box 1a'nın komisyonlar, krediler, iadeler, nakliye, nakit benzerleri veya indirimlerle düzeltilmediğini söyler. Formda adı yazılı alıcıya yapılan ödemeleri bildirir. Bir ödeyen veya platform sizin için geçerli bir vergi kimlik numarasına sahip değilse yedek stopaj yapmış olabilir; bu, box 4 içinde görünür ve sizin adınıza zaten ödenmiş vergidir, komisyon veya satışlarda azalma değildir.

Bir form eksik olabilir, çift olabilir, yanlış ad veya numara taşıyabilir ya da arkadaşlardan gelen hediyeleri ve geri ödemeleri içerebilir. Form gelse de gelmese de gelir beyan edilir (IRS). Bkz. 1099-K eşiği, yanlış veya düzeltilmiş form ve formdaki kişisel ödemeler. Aynı ödeme bir Form 1099-NEC'de de görünebilir; gelir yine bir kez sayılır (aynı gelirin iki vergi formunda görünmesi). Mevduatlardan forma adım adım köprü satışların ve ödemelerin mutabakatı rehberindedir.

İşletme bir LLC, ortaklık veya şirketse ne olur?

Gelir, yattığı hesaba değil, işletmenin hangi mükellef olduğuna aittir ve bu, sahibin elindeki paranın ne anlama geldiğini belirler. Topic 407, her türün nasıl beyan verdiğini açıklar (IRS).

Bir şirketin veya ortaklığın sahip olduğu tek üyeli LLC ise bunun yerine o sahibin beyannamesinde bildirilir (IRS). Eyalet hukuku uyarınca eşlerin ortak mal rejimi (community property) kapsamında tamamen sahip olduğu bir LLC, beyannamelerinin parçası veya bir ortaklık olarak ele alınabilir ve sonradan tutum değiştirmek kuruluşun dönüşümü sayılır; eşler başka yerde sahipse ortaklık olarak beyan verir (IRS). Bir LLC dışında tüzel kişiliği olmayan bir işletmeye birlikte sahip olan, ikisi de fiilen katılan ve ortak beyanname veren eşler, nitelikli ortak girişim olmayı seçip Form 1065 yerine her biri bir Schedule C verebilir (Schedule C talimatları).

Ortaklık brüt hasılatını Form 1065'in 1a satırında, S şirketi ise Form 1120-S'nin 1a satırında bildirir; nakdi hangi hesabın aldığı fark etmez.

Ortaklar: kayıtlar, bir ortağın elinde tuttuğu müşteri parasını ortaklığa geri borçlu olunan tutar olarak ya da o ortağa dağıtım olarak göstermelidir. Dağıtım, Schedule K-1'de o ortağın sermaye hesabından (işletmedeki birikmiş payı) bir çekimdir (Form 1065 talimatları); bu yüzden seçim K-1'i değiştirir. Beyanname hazırlanmadan önce hangi uygulamanın geçerli olacağını diğer ortaklarla ve hazırlayıcınızla kararlaştırın (ortak sermaye hesapları).

İşletmede çalışan S şirketi sahipleri: IRS, hissedar-yöneticiye yapılan ve dağıtım ya da kredi diye adlandırılan ödemelerin ücret sayıldığı mahkeme kararlarına işaret eder. Hiçbir IRS sayfası belirli bir olayın nasıl sonuçlanacağını belirlemez; bu, olgulara ve belgelere bağlıdır. Bkz. kişisel giderleri ödeyen S şirketi ve kendi şirketinizden borç alma.

Paranın karıştırılmasının bir LLC'nin sorumluluk korumasını zayıflatıp zayıflatmadığı, bir vergi kuralı değil, eyalet hukuku sorusudur. Bir avukata sorun.

İşletme parasını yalnızca işletme için kullanılan bir hesapta nasıl tutarım?

Müşteri parasının düştüğü tek yer işletme hesabı olsun ve her mevduatın nereden geldiğini kaydedin. Ayrı bir hesap tutmanız gerekip gerekmediği ve paranın karıştırılmasının bir LLC'nin sorumluluk korumasına ne yaptığı işletme banka hesabı rehberinde anlatılır. Publication 583, işletme çek hesabı açmanın yapılacak ilk işlerden biri olduğunu söyler. Onu kişisel hesabınızdan ayrı tutun, tüm günlük tahsilatları ona yatırın, yalnızca işletme için kullanın ve her mevduatın işletme geliri, kişisel para ya da kredi olup olmadığını not edin.

1. İşletme hesabını açın. Bankanın EIN dahil ne istediği işletme banka hesabı rehberindedir.
2. Her ödeme işlemcisinde, pazaryerinde ve ödeme uygulamasında ödeme hesabını değiştirin ve faturalarınıza işletme hesabını yazın. İşletme yapısını, adını veya numarasını değiştirdiyse, Form 1099-K yeni kuruluşla eşleşsin diye kart işlemcisine hemen bildirin (IRS).
3. Kişisel hesapta hâlâ duran müşteri parasını tek bir aktarımla taşıyın ve yukarıdaki gibi kaydedin.
4. Kendinize işletme hesabından aktarımla ödeme yapın. Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC çekim kaydeder (sahibin çekimlerini kaydetme). Bir ortağa ödeme dağıtım veya başka bir ortak düzeyi işlemdir; bir şirketin sahibine ücret, dağıtım veya gerçek bir kredi ödenir ve bu, kaydedilmeden önce kararlaştırılır (yukarıdaki kuruluş bölümüne bakın). Koyduğunuz para katkı veya kredidir (sermaye katkısı mı kredi mi).
5. Her ay mutabakat yapın: hesap özeti, kayıtlar ve ödeme raporları. Publication 583 çek hesabında her ay mutabakat yapılmasını söyler.

Kimsenin tanımlayamadığı mevduatları savunmak zordur. IRS, banka mevduatları yöntemini anlatırken el kitabında tanımlanamayan banka mevduatlarının doğası gereği gelir görünümünde olduğunu söyler.

Önceki yıllarda bu gelir bir beyannameden dışarıda kaldıysa ne olur?

Verilmiş bir beyanname işletme gelirini dışarıda bıraktıysa, düzenleme bunu düzeltmeyi söyler. Bir kalemin önceki bir yılın brüt gelirine ait olduğunu fark eden mükellef, zamanaşımı süresi içindeyse düzeltme beyannamesi verip ödenmesi gereken ek vergiyi ödemelidir.

IRS genellikle bir beyanname verildikten sonra daha fazla vergi tarh etmek için 3 yıl süreye sahiptir (26 U.S.C. 6501). Dışarıda kalan gelir beyannamedeki brüt gelirin (bir işletme için satışların maliyeti öncesi hasılat) %25 tutarından fazlaysa veya bunun $5.000 tutarından fazlası bir yabancı mali varlığa bağlıysa bu süre 6 yıl olur. Beyanname verilmediyse veya beyanname hileliyse sınır yoktur. Geçmişe ne kadar dönüp düzeltme yapılacağı, cezalar ve faiz geçmiş beyannamelerde dışarıda kalan gelir için düzeltme rehberindedir. Bildirilecek tutar, kişisel hesabın hesap özetlerinden ve ödeme raporlarından ay ay çıkarılır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Online mağaza ödemesiyle işletme kartının ödenmesi

Bir şahıs işletmesi sahibinin online mağazasının dönem için US$2.150 satışı var. İşlemci US$150 komisyon tutar ve US$2.000'ı kişisel çek hesabına öder. Bu parayı, işletme alımlarını zaten maliyet olarak taşıyan işletme kredi kartını ödemek için kullanır.

• Ödeme: satışlar US$2.150, işlem komisyonları US$150, sahibin çekimi US$2.000.
• Kişisel çek hesabından kart ödemesi: kart bakiyesi US$2.000 düşer, sermaye katkısı US$2.000.

Gelir bir kez, US$2.150 olarak kaydedilir. Çekim ve katkı birbirini götürür ve başka hiçbir şey gelir veya gider olarak kaydedilmez.

Kişisel çek hesabına yatırılan müşteri çeki

Bir şahıs işletmesi sahibi US$5.000 tutarında bir müşteri çekini kişisel çek hesabına yatırır. Bu, Schedule C'de yine US$5.000 işletme gelirdir; yalnızca hesap farklıdır. US$5.000 satış ve US$5.000 sahibin çekimi kaydeder. Nakit esasında çek 28 Aralık'ta geldiyse ve 3 Ocak'ta yatırdıysa, önceki yılın gelirdir. Daha sonra US$5.000'ı yeni bir işletme hesabına taşır: işletme banka hesabı artar, sermaye katkısı artar. Bu, yeniden gelir değildir.

Satışların bir ortağa ödendiği iki üyeli LLC

Ortaklık olarak vergilendirilen iki üyeli bir LLC'nin yıl içinde bir ortağın kişisel hesabına ödenen US$30.000 satışı var. Bu, yalnızca o ortağın değil, Form 1065'in 1a satırındaki ortaklık gelirdir. Kaydetmenin bir yolu, US$30.000 satış ve o ortak parayı yatırana kadar ondan geri borçlu olunan US$30.000'dır; bunun yerine dağıtım saymak o ortağın sermaye hesabını değiştirir. Hangisi olursa olsun, ortaklık beyannamesi hazırlanmadan önce kayıtlar satışı göstermelidir. Her ortak, elinde tesadüfen tuttuğu nakdi değil, ortaklığın gelirindeki K-1 payını bildirir.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Müşteri parası bir yıl veya daha uzun süredir kişisel bir hesaptan geçiyor, yalnızca size ait olmayan bir hesaba gitti veya mevduatlar satışlarla tutmuyor: geliri ay ay yeniden kurmak ve hesaplar arası aktarımları kaydetmek yargı gerektiren bir iştir ve önceki beyannamelerin eksik olup olmadığını belirler. Bkz. birbirine karışan işletme ve kişisel fonları düzeltme ve kayıtları banka hesap özetlerinden yeniden kurma; sonra muhasebe desteği alın.
• LLC'nizin birden fazla üyesi var veya bir S ya da C şirketine sahipsiniz: sahibin elindeki paranın borç, dağıtım veya ücret olması kayıtları ve beyannameyi değiştirir. Bkz. ortak sermaye hesapları ve kendi şirketinizden borç alma; beyanname hazırlanmadan önce muhasebe desteği alın.
• Önceki beyannameler bu geliri dışarıda bırakmış olabilir: bkz. geçmiş beyannamelerde dışarıda kalan gelir için düzeltme; geliri ay ay yeniden kurmak için muhasebe desteğine bakın.
• IRS, beyannamenizle uyuşmayan gelir hakkında bildirim gönderdi: bkz. gelir uyuşmazlığı (underreporter) bildirimine yanıt verme; bildirimin konusu olan geliri yeniden kurmak için muhasebe desteği alın.
• Hesap ABD dışında veya müşteriler yurt dışından ödüyor: yabancı hesapların kendi bildirimleri olabilir. Bkz. yabancı hesap bildirimi; sonra muhasebe desteği alın.
• Ödemeleriniz veya Form 1099-K'nız kayıtlarınızla tutmuyor: bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.
• Henüz bir işletme hesabınız yok: bkz. işletme banka hesabı rehberi.
• Kişisel faturalar işletme hesabından çıktı: bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler.