Kiralık Mülk Muhasebe Kayıtları: Hesap Tablosu mu, Yazılım mı?

Kiralık mülk muhasebe kayıtları, hangi sistemde tutulursa tutulsun, neyi göstermelidir?

Kayıtlarınız, beyannamenizdeki her kira gelirini ve her indirimi ortaya koymalıdır; sistemi siz seçersiniz. Gelir vergisine tabi olan herkes brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini ortaya koyacak yeterlilikte kalıcı defter veya kayıt tutmak zorundadır (26 CFR 1.6001-1). IRS'ye göre işinize uygun, gelir ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir sistemi kullanabilirsiniz; her kaydı kanıtlama yükü de sizdedir (Publication 583; IRS kayıt tutma sayfası). Publication 583 işletmeler için yazılmıştır ve kiralık mülkün işletme sayılıp sayılmayacağı olgulara bağlıdır; Schedule E talimatları ise ayrıca, formdaki her kalemi destekleyen kayıtlar tutmanızı şart koşar.

Vergilendirilebilir gelirinizi hesaplarken ve defterlerinizi tutarken aynı muhasebe yöntemini kullanmanız gerekir (Publication 583); bu yüzden yazılımınızın ürettiği her raporun, beyanname verdiğiniz yöntemi kullandığını kontrol edin. Bireylerin çoğu nakit esasını kullanır: kira, alındığı yıl; giderler, ödendiği yıl hesaba katılır (Publication 527).

Sistemi yalnızca ev sayısına göre değil, kayıtlardan ne beklediğinize göre seçin: bilanço, her LLC için ayrı defter, borç veren veya hazırlayıcı için rapor gerekiyorsa aşağıdaki tabloda yazılım ve muhasebe sorumlusu satırları öne çıkar. İki LLC'de on sekiz evin bulunduğu ikinci örnek bunu gösterir.

Mülkler birden fazla LLC'de ya da ortak sahiplerle duruyorsa, borç veren gelir tablosu veya bilanço istiyorsa, hazırlayıcınız sürekli rakam soruyorsa, sistem değiştirmek üzereyseniz, kayıtlarınız geride kaldıysa veya rakamlar bankayla tutmuyorsa kiralık mülk düzeni basit değildir. Aşağıdaki bölümler her düzenin nerede yetersiz kaldığını anlatır.

Önce toplayın: mülklerin listesi; her kredinin hesap özetleri; her satın alma işleminin kapanış belgesi; kira sözleşmeleri ve elinizdeki depozitoların listesi; en son verilen beyanname; kiralık mülke dokunan her banka ve kart hesabının özetleri.

Kiralık mülklerim için hesap tablosu yeterli mi?

Hesap tablosu; her mülkün yıllık gelir ve giderini gösteriyorsa, her ay bankayla tutuyorsa ve kredi, depozito ve varlık kayıtları ayrı tutuluyorsa yeterli olabilir. IRS hiçbir biçimi dışlamaz: kağıt defterler için geçerli her şart elektronik kayıtlar için de geçerlidir (IRS: hangi kayıtlar; Publication 583). Aynı yayın, gelir ve gider akışını kaydeden tek kayıt sisteminin, küçük bir işletme yeni başlarken basit ve pratik olabileceğini belirtir.

Mülk başına bir sekmesi olan hesap tablosu şu durumlarda yetersiz kalır:

Publication 583 hesap tablolarından söz etmez; bu yüzden bilgisayarlı sistem testlerinin bir çalışma dosyasına nasıl uygulanacağını belirlemez. Kapanmış her yılın salt okunur bir kopyasını saklamak basit bir denetimdir. Küçük işletmelerdeki hesap tabloları için hesap tablosunda muhasebe kayıtları rehberine bakın.

Kiralık mülk defterleri, gelir ve giderin ötesinde neyi izlemelidir?

Kiralık mülk defterleri gelir veya gider olmayan parayı da izler: kredi anaparası, kiracı depozitoları, her mülkün ve iyileştirmelerinin maliyeti ve sahibin kendi parası. Schedule E her mülk için yalnızca gelir, gider ve amortismanı listeler (Publication 527); bu kalemler formda ayrı satır olarak görünmez, ancak formda görünen rakamlar onlara dayanır.

IRS ayrıca maliyet esasını etkileyen her kalemin doğru kaydının tutulmasını söyler (Publication 551). Satın almanın deftere nasıl girileceği için kiralık mülk kapanış belgesinin defterlere işlenmesi, depozitolar için kiralık mülk defterlerinde güvence depozitoları rehberlerine bakın.

Kira gelirlerini ve giderlerini izlemek için muhasebe yazılımına ne zaman ihtiyaç duyarım?

Defterlerin yalnızca gelir ve gider listesine değil, bilançoya da ihtiyacı varsa muhasebe yazılımı uygundur: krediler, elde tutulan depozitolar, amortismana tabi varlıklar, birden fazla işletme veya rapor isteyen bir borç veren ya da hazırlayıcı. Publication 583, çift kayıt sistemini kendi kendini dengeleyen, varlık, borç ve net değer hesaplarının sürekli açık tutulduğu ve yerleşik kontrol ve denge mekanizmaları bulunan bir sistem olarak tanımlar (Publication 583).

Her bilgisayarlı sistem, beyannameyi destekleyen okunaklı kayıtlar üretmelidir. Kayıtlar defterler ve beyannameyle mutabık olmalı, hesap planı dahil sistemin bir açıklamasını da saklamanız gerekir (Publication 583). Her program her işlemi tek bir mülke etiketlemeli, kredileri, depozitoları ve sabit varlıkları bilanço hesapları olarak tutmalı, sahibin parasını gelir ve giderden ayrı tutmalıdır. Yapmaya değer iki kontrol daha vardır; ilki IRS'nin denetimlerde istediğini yansıtır, ikincisi bir IRS şartı değil, bir iç denetimdir:

• Dosyanın tamamını dışa aktarır ve ödemeyi bıraktıktan sonra da bir kopya saklayabilirsiniz. IRS'ye göre, defterler yazılımda tutuluyorsa denetçiler vakaların çoğunda muhasebe yazılımının yedek dosyasını ister; dar kapsamlı bir denetimde buna gerek kalmayabilir. IRS ayrıca, hesap tablolarına dönüştürülmüş kayıtlarda bütünlük testlerinin yeterince yapılamayacağını belirtir (IRS SSS).
• Beyanı verilmiş bir yılı kapatabilir, böylece yıl fark edilmeden değiştirilemez.

Birden fazla işletmede her birinin hesaplarını, kredilerini ve sahip parasını ayrı tutun; birden fazla işletmesi olan sahip her biri için eksiksiz ve ayrı bir defter takımı tutmalıdır (Publication 583). Kiralık mülk başına LLC defterleri rehberine bakın. Hiçbir resmi kaynak programları sıralamaz. Aralarında seçim yapmak için genel muhasebe programları arasında seçim, birini iptal ettiğinizde nelerin saklanacağı için muhasebe yazılımını iptal ederken saklanacak kayıtlar rehberlerine bakın. Mülk bazında hesap kurulumu için kiralık mülk için hesap planı rehberine bakın.

Mülk sahipleri için bir muhasebe uygulaması neleri izlemelidir?

Mülk sahibi uygulaması, para girişi ve çıkışından fazlasını kaydediyorsa kiralık mülk için eksiksiz bir defter takımıdır. IRS hiçbir uygulamanın adını vermez veya onu sıralamaz; bu yüzden herhangi bir kiralık mülk yazılımını, kayıtların neleri içermesi gerektiğine göre sınayın:

Yalnızca para girişi ve çıkışını kaydeden bir uygulamada kredi bakiyesi, elde tutulan depozitolar, mülk maliyeti ve amortisman başka yerde tutulmak zorundadır: bir kredi sayfasında, bir depozito listesinde ve bir varlık listesinde. Amortisman geçmişi, beyannamenin dayandığı bir kayıttır; kaybolduysa eksik amortisman çizelgesini yeniden oluşturma rehberine bakın. Ücretsiz de olsa ücretli de olsa uygulamayı aynı şekilde sınayın ve sizin yerinize sınıflandırdığı banka satırlarını her hesap özetiyle karşılaştırın.

Muhasebe sorumlusu kiralık mülk sahibi için her ay ne yapar, benim üzerimde ne kalır?

Muhasebe sorumlusu defterleri tutmanın aylık işini yapabilir; ancak yeterli kayıt tutma görevi ve beyannameyi kanıtlama yükü mükellefte kalır. IRS, mükelleflerin beyannamelerini destekleyecek yeterli defter ve kayıtları tutmaktan sorumlu olduğunu söyler (IRS SSS; 26 CFR 1.6001-1). Muhasebe sorumlusu defterleri tutar ve mutabakatını yapar; beyanname ve vergi seçimleri hazırlayıcınızla birlikte kararlaştırılır.

Kiralık mülk sahibinin defterlerini kim tutarsa tutsun, siz de olsanız muhasebe sorumlusu da olsa, aylık işler şunlardır:

Banka satırı kimin ödendiğini gösterir, neyin satın alındığını veya hangi mülke hizmet ettiğini göstermez; ödeme kanıtı da tek başına indirimi ispatlamaz (Publication 583). Belgelerin ve açıklamaların sizde kalmasının nedeni budur. Mülk, işletme, hesap ve aylık işlem sayısı arttıkça kaydedilecek ve mutabakatı yapılacak şey de artar; geçmiş yıllar ise telafi işi ekler.

Maliyet için aylık muhasebe sorumlusunun maliyeti rehberine bakın. Kendiniz yapmayı tartmak için kendi muhasebenizi tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak rehberine bakın. Bir muhasebe sorumlusunu denetlemek için muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etmek rehberine bakın. Her kiralık mülkün veya LLC'nin ayrı banka hesabına ihtiyaç duyup duymadığı her kiralık mülk için ayrı banka hesabı rehberindedir.

Hangi sistemi kullanırsam kullanayım, kayıtlarımı mülk başına bir sütun olan Schedule E ile nasıl tutturabilirim?

Her gelir ve gider satırını mülk bazında tutun; çünkü Schedule E'de her kiralık mülk için bir sütun vardır. Part I her mülkün adresini ve türünü, emsal kira bedeliyle kiralandığı gün sayısını ve kişisel kullanım günlerini, ardından A, B ve C sütunlarında kira, gider ve amortismanı listeler. Üçten fazla mülkünüz varsa gereken sayıda Schedule E ekler ve toplamları tek bir forma yazarsınız (Schedule E talimatları).

Formu kuruluş belirler. Tek üyeli bir ABD LLC'si gelir vergisi bakımından genellikle ayrı bir kuruluş sayılmaz; bu yüzden kirası sahibinin Schedule E'sine yazılır (Schedule E talimatları). İki veya daha fazla üyeli bir ABD LLC'si, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmedikçe genellikle ortaklık olarak sınıflandırılır (IRS: LLC); yalnızca eşlerin ortak mülkiyet rejimiyle sahip olduğu bir LLC için IRS her iki uygulamayı da kabul eder (Revenue Procedure 2002-69). Ortaklık genellikle kiralık gayrimenkulü, yine her mülk için bir sütun içeren ve sayfada dört mülke yer veren Form 8825 ile beyan eder (Form 8825 talimatları). Üye sayısındaki değişiklik formu da değiştirir: ikinci üye alan tek üyeli bir LLC o andan itibaren ortaklıktır, tek üyeye inen bir ortaklık ise yok sayılan işletme olur (26 CFR 301.7701-3(f)). Hangi durumda olursa olsun defterler mülk bazında raporlar. Kiralık mülk başına LLC defterleri, eş ve aile LLC'leri ve ortak sahipli kiralık mülk: Schedule E mi, ortaklık beyannamesi mi rehberlerine bakın.

Kiranızı bir mülk yöneticisi tahsil ediyorsa, yöneticinin aylık özeti net rakamları gösterir; sahip özetini Schedule E rakamlarına çevirme rehberine bakın.

Geçmişi kaybetmeden hesap tablosundan muhasebe yazılımına nasıl geçerim?

Temiz bir başlangıç tarihi seçin, her banka hesabı, kredi, depozito ve varlık için açılış bakiyelerini yükleyin ve kapanmış hesap tablosunu o yılın kayıtlarıyla birlikte saklayın. Vergi yılının ilk günü en temizidir; çünkü her beyanname tek bir sistemden çıkar. Yıl ortasında geçiş yaparsanız, bir yılın Schedule E'si iki ayrı kayıt takımından beslenir; yıl ortasında muhasebe yazılımı değiştirmek rehberine bakın.

1. Eski yılı kapatın. Geçiş tarihinde her banka ve kart hesabının mutabakatını hesap özetine göre yapın.
2. Hesap tablosunu saklayın. O yılın kayıtlarıyla birlikte salt okunur bir kopya tutun. Bu, eski dönem için asıl kayıttır ve beyannameyi destekler.
3. Açılış bakiyelerini hafızadan değil belgelerden alın. Nakit için kapanıştaki banka mutabakatını (tahsil edilmemiş çekler ve yoldaki mevduatlar dahil), borçlar için her kart ve kredi özetini, elde tutulan depozitolar için depozito listesini, her mülkün maliyeti ve o ana kadarki amortismanı için kapanış belgelerini ve son amortisman çizelgesini kullanın. Özkaynak, varlıklardan tüm borçlar düşüldükten sonra kalandır (Publication 583). Herhangi bir farkı özkaynağa yazmak yerine araştırın. Ortaklıkta her ortağın kapanış sermayesini ayrı taşıyın ve hazırlayıcının vergi esasına göre sermaye kayıtlarını saklayın (Form 1065 talimatları).
4. Eski işlemleri değil, bakiyeleri girin. Ayrıntıyı yalnızca bir rapor gerektiriyorsa taşıyın. Tahsil edilmemiş çekleri ve mevduatları mutabakat kalemi olarak taşıyın; böylece sonradan tahsil edilmeleri yeni gelir veya gider oluşturmaz.
5. Aynı muhasebe yöntemini koruyun. Nakit esasından tahakkuk esasına geçmek muhasebe yönteminizi değiştirir ve genellikle IRS onayı gerektirir (Publication 538).
6. İlk ayı kontrol edin. Kredi bakiyeleri borç verenin özetleriyle tutmalı; nakit, tahsil edilmemiş çekler ve mevduatlar hesaba katıldıktan sonra banka bakiyesine eşit olmalıdır.

Açılış bakiyelerinin işleyişi için muhasebeci değiştirdikten sonra açılış bakiyeleri rehberine bakın.

Kiralık mülk kayıtlarını ne kadar süre saklarım ve elektronik kopyalar yeterli mi?

Bir beyanname kaleminin arkasındaki kayıtları, o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın; bu süre genellikle beyannamenin verildiği tarih ile son tarihinden geç olanın üzerinden 3 yıl sonradır, çünkü erken verilen beyanname son tarihinde verilmiş sayılır (IRS; Topic 305). Ortaklık (ortaklık olarak vergilendirilen çok üyeli bir LLC dahil) kayıtlarını genellikle, her ortağın beyannamesinin ve kendi beyannamesinin son tarihi ile verildiği tarihten geç olanın üzerinden 3 yıl saklar (Form 1065 talimatları).

Kiralık mülkün satın alma, iyileştirme ve amortisman kayıtları, mülkü satış gibi vergiye tabi bir şekilde elden çıkardığınız yılın süresi dolana kadar saklanır. Vergiye tabi olmayan bir takastan sonra eski mülkün kayıtlarını da yeni mülkü elden çıkardığınız yılın süresi dolana kadar saklayın. Beyan edilmeyen gelir, gösterilen brüt gelirin %25 değerini aştığında uygulanan 6 yıl dahil diğer süreler işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir. Verilmiş beyanname kopyalarını da saklayın. Borç verenler ve sigortacılar kayıtların IRS'nin istediğinden daha uzun saklanmasını isteyebilir (Publication 583).

Elektronik kopyalar yalnızca saklama sistemi kağıt defterlerle aynı IRS testlerini karşılıyorsa, yani istendiğinde okunaklı kayıt üretebiliyorsa yeterlidir. Kağıt asılları ancak sistem test edildikten ve uyumun sürmesini sağlayan prosedürler kurulduktan sonra imha edebilirsiniz (Publication 583). Makbuzlar için kağıt yerine taranmış makbuzlar ve kiralık mülk kayıtları ve makbuzları rehberlerine bakın.

Yıl sonunda hazırlayıcıma ne vermeliyim?

Hazırlayıcınıza yalnızca bir çıktı değil, defterleri ve dayandıkları belgeleri verin. Schedule E ve arkasındaki kayıtlar (talimatlar) şunları gerektirir:

• Her mülkün adresi, türü, emsal kira bedeliyle kiralandığı gün sayısı ve kişisel kullanım günleri.
• Yıl için mülk bazında, banka hesap özetleriyle tutturulmuş gelir tablosu.
• Ödenen faiz için her borç verenin yıl sonu özeti veya Form 1098.
• Emlak vergisi ve sigorta faturaları.
• Satın alınan veya satılan her mülk için kapanış belgesi ve her iyileştirme için faturalar.
• Varlık listesi: maliyet, arsa ve bina ayrımı, kiraya hazır olduğu tarih, ayrılmış amortisman ve önceki Form 4562'ler; eskiden oturulan ev için kiralık hale geldiği tarihteki değeri.
• Yıl sonunda elde tutulan depozitolar, kiracı bazında.
• Hizmet karşılığı ödeme yapılan kişilerin adları, adresleri ve her birine ödenen tutar; kiralık mülk sahipleri için Form 1099'lar rehberine bakın.
• Varsa mülk yöneticisinin yıllık özeti ve platform ödeme raporları.
• Nitelikli işletme geliri indirimi için kiralık mülk güvenli limanına dayanabiliyorsanız (bu, sunulan kiralama hizmetlerinin saatine bağlıdır): her kiralık gayrimenkul teşebbüsü için ayrı gelir ve gider kayıtları ile saatlerin, hizmetlerin, tarihlerin ve işi kimin yaptığının o sırada tutulmuş kayıtları. Süresinde verilen asıl beyannameye bir beyan eklenmelidir (Revenue Procedure 2019-38; IRS).
• Geçen yılın beyannamesi.

Defterlerdeki yıl sonu adımları için yıl sonu kapanış kontrol listesi sayfasına bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Üç daire, tek sahip, bir hesap tablosu

Bir sahibin üç dairesi var; toplam aylık kira $5.400, her birinin bir kredisi var ve rapor isteyen bir borç veren yok. Çalışma dosyasında her mülk için bir sekme bulunuyor: kira ve giderler Schedule E satırlarına göre giriliyor; her ödemeyi borç verenin özetine göre faiz, anapara ve varsa emanet hesabı payına bölen bir kredi sayfası, bir depozito listesi ve maliyet, arsa payı ve amortismanı içeren bir varlık sekmesi var. Toplamlar her ay hesap özetleriyle tutturuluyor. Kira sözleşmesi sonunda iade edilecek $1.800 tutarındaki kiracı depozitosu kiraya değil, depozito listesine yazılıyor. Yıl sonunda üç sekme, tek bir Schedule E'nin A, B ve C sütunlarını dolduruyor.

İki LLC'de on sekiz ev ve borç verenin talebi

Bir sahibin iki LLC'de on sekiz evi, toplam aylık $40.000 kirası ve gelir tablosu isteyen bir borç vereni var. Hesap tablosu artık banka bakiyeleriyle ve iki kuruluşun kredi ve depozitolarıyla tutturulamıyor. Sahip, her LLC için ayrı bir defter takımı olan, her işlemin bir mülke etiketlendiği muhasebe yazılımına geçiyor ve her hesabın mutabakatını yapan aylık bir muhasebe sorumlusu tutuyor. Borç verenin gelir tablosu defterlerden çıkıyor. Beyannamede Schedule E mi Form 8825 mi kullanılacağı her LLC'nin üye sayısına ve vergi seçimine bağlıdır; hangisi olursa olsun rakamlar mülk bazındadır.

1 Ocak'ta geçiş

Bir sahip 1 Ocak'ta hesap tablosundan yazılıma geçiyor. 31 Aralık'ta her banka hesabının mutabakatı yapılıyor ve hesap tablosu o yılın kayıtlarıyla birlikte salt okunur olarak saklanıyor. Açılış bakiyeleri; tahsil edilmemiş çekleri ve mevduatları içeren kapanış banka mutabakatından, her borç verenin yıl sonu kredi özetinden, depozito listesinden ve son amortisman çizelgesiyle birlikte varlık sekmesinden geliyor. Açılış özkaynağı varlıklardan borçların düşülmesiyle bulunuyor; fark varsa özkaynağa yazılmıyor, araştırılıyor. Mülk bazındaki ilk gelir tablosu yalnızca Ocak ayını kapsıyor ve eski hesap tablosu eski yıl için dosyada kalıyor.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Mülk başına bir sekmeyi aştınız: birden fazla LLC, gelir tablosu veya bilanço isteyen bir borç veren, sürekli rakam soran bir hazırlayıcı ya da yaklaşan bir sistem değişikliği. Düzenin neleri izlemesi gerektiği, her ay kimin tutacağı ve geçmişin nasıl taşınacağı kuruluşlarınıza, kredilerinize ve yazılımınıza bağlıdır. Muhasebe desteği tam burada devreye girer; ayrıca borç veren için kiralık mülk gelir tablosu rehberine bakın.
• Kiralık mülk kayıtlarınız geride kaldı veya yıllar eksik: kiralık mülk kayıtlarını tamamlama rehberine bakın; birkaç yılı yeniden oluşturmak muhasebe desteğinin devreye girdiği yerdir.
• Mülkler LLC'lerde veya ortak sahiplerle duruyor: kiralık mülk başına LLC defterleri ve LLC içinde kiralık mülk rehberlerine bakın.
• Yıl ortasında geçiş yapıyorsunuz: yıl ortasında muhasebe yazılımı değiştirmek rehberine, ardından geçmişi taşımak için muhasebe desteğine bakın.
• ABD dışında yaşıyorsunuz veya kiralık mülk ABD dışında: yurt dışından sahip olunan ABD kiralık mülkleri ve yurt dışındaki evi kiraya vermek rehberlerine bakın; iki ülkeye yayılan defterler muhasebe desteğinin devreye girdiği yerdir.
• Bir platform veya mülk yöneticisi size ödeme yapıyor: platform ödemeleri, brüt mü net mi ve yöneticinin sahip özeti rehberlerine bakın.
• Makbuzlar veya amortisman geçmişi eksik: kiralık mülk kayıtları ve makbuzları ve kiralık mülkte atlanan amortisman rehberlerine bakın.