Plano de contas para imóvel de aluguel, por linha do Schedule E

Preciso de um plano de contas para todos os meus imóveis alugados ou de um para cada imóvel?

Para um proprietário que informa tudo em um único Schedule E, use um único plano de contas para todos os imóveis alugados: uma conta de despesa para cada linha do Schedule E e uma etiqueta de imóvel em cada transação. O Schedule E mostra cada imóvel em uma coluna própria e repete as linhas 3 e 5 a 19 para cada um. As linhas são as suas contas; os imóveis são as suas etiquetas. Com mais de três imóveis, você anexa mais cópias do Schedule E, e uma cópia traz os totais combinados (instruções).

Um conjunto separado de contas para cada imóvel cresce a cada compra e dificulta a montagem dos totais combinados. Este modelo pressupõe o regime de caixa, que a maioria das pessoas físicas usa: o aluguel conta quando é recebido e as despesas quando são pagas (Tax Topic 414). Uma conta de ativo guarda o que você possui ou tem a receber, uma conta de passivo guarda o que você deve, e o patrimônio líquido guarda o seu próprio dinheiro colocado ou retirado.

O seu caso deixa de ser simples se:

• a sua escrituração mistura os imóveis alugados, ou o dinheiro dos aluguéis e o pessoal, e por isso você não consegue gerar uma demonstração do resultado de cada imóvel, com um banco, uma venda ou um preparador à espera;
• o razão não bate com o Schedule E já entregue, ou a escrituração está atrasada em meses ou anos;
• um empréstimo pagou algo diferente do imóvel alugado, como em um refinanciamento com retirada de dinheiro (cash-out refinance);
• você também usa o imóvel ou aluga apenas parte dele;
• reparos, equipamentos e melhorias estão no mesmo monte de despesas;
• você é coproprietário de um imóvel alugado, ou os imóveis têm proprietários diferentes, e cada proprietário informa só a sua parte;
• os imóveis estão em LLCs diferentes: uma LLC de um único membro que não optou pela tributação de corporação ainda informa no seu próprio Schedule E, mas uma LLC tributada como sociedade de pessoas entrega a própria declaração (26 CFR 301.7701-3);
• uma sociedade de pessoas ou corporação S é a dona deles, inclusive uma LLC tributada como uma das duas; ela informa no Form 8825, não no Schedule E.

Reúna o Schedule E e a tabela de depreciação do ano anterior, o extrato de fim de ano de cada empréstimo, os demonstrativos de fechamento das compras, os extratos de banco e de cartão de todas as contas que tocaram em um imóvel alugado, os contratos de aluguel ou a relação de aluguéis (rent roll) e o pedido do banco ou do comprador, se houver. Se a sua escrituração já mistura imóveis ou não fecha, veja escrituração contábil.

Como mantenho a renda e as despesas separadas por imóvel: subcontas, etiquetas ou livros separados?

Marque cada linha de renda e de despesa com o seu imóvel. Use subcontas se a sua ferramenta não tiver etiquetas, e mantenha livros separados só para um proprietário ou uma entidade diferente.

Em uma planilha, duas colunas fazem o mesmo trabalho: Imóvel e linha do Schedule E.

A Publication 583 pede que quem tem mais de um negócio mantenha registros completos e separados para cada negócio. Se um imóvel alugado é um negócio, e se vários imóveis alugados são um negócio ou mais, depende dos fatos. Uma etiqueta de imóvel permite tirar um relatório completo de renda e despesas de cada imóvel; pergunte ao seu preparador como ele trata o seu caso. Se cada imóvel está em uma LLC própria, veja escrituração de uma LLC para cada imóvel alugado. Para contas bancárias separadas, veja uma conta bancária para cada imóvel alugado.

Quais contas de renda preciso para aluguel, multas por atraso e depósitos retidos?

Toda conta do tipo aluguel alimenta a linha 3 do Schedule E daquele imóvel. Mantenha três contas do tipo aluguel, para que o razão corresponda aos contratos.

Aluguel é qualquer pagamento pelo uso ou pela ocupação de um imóvel, e não só o aluguel mensal. Serviços ou bens recebidos no lugar de dinheiro contam pelo valor justo de mercado (Publication 527). As instruções do Schedule E mandam as outras rendas de aluguel para a linha 3, com uma declaração anexada (instruções).

Se um inquilino paga uma conta sua e a desconta do aluguel, registre o aluguel inteiro como renda e a conta conforme o que ela pagou, na própria linha: uma despesa, se for dedutível, ou um ativo, se for uma melhoria (Publication 527). Se uma administradora de imóveis recebe o seu aluguel, o demonstrativo do proprietário dela lista o aluguel recebido, a taxa dela (linha 11) e as contas que ela pagou, de modo que cada item possa ir para a sua linha. O Form 8825 de uma sociedade de pessoas informa os aluguéis brutos separados das outras rendas de aluguel, mais um motivo para manter duas contas.

Depósitos restituíveis, recursos de empréstimos e seus próprios aportes não são aluguel. Eles são tratados mais adiante.

Quais contas correspondem às linhas 5 a 19 do Schedule E, e o que vai na linha 19?

Crie uma conta de despesa por linha, com o nome da linha, para que o relatório de fim de ano passe direto para o formulário. Os títulos vêm do Schedule E final de 2025. O rascunho do IRS para este ano fiscal tem as mesmas linhas 5 a 21 e 23a a 23e, exceto que a linha 13 se divide em 13a, juros de financiamento de veículo, e 13b, outros juros; um rascunho pode mudar antes da divulgação.

A linha 19 recebe custos comuns e necessários do imóvel alugado que não têm linha própria. O formulário pede que você os liste, então dê a cada tipo a sua própria conta. O IRS cita vários, entre eles compras pequenas deduzidas pelo de minimis safe harbor (regra simplificada para itens de baixo valor) (Publication 527) e parcelas de leasing de veículo quando você usa as despesas reais do carro (instruções). O Schedule E não tem linha de salários, então o pagamento de empregados em geral também vai aqui (o Tax Topic 414 lista salários de empregados como despesas operacionais). Um empregado também traz obrigações da folha de pagamento; avise o seu preparador.

Mantenha uma conta “A revisar” para tudo o que você não souber classificar. Ela deve estar vazia antes de você totalizar o ano.

Onde entram as parcelas do financiamento, os depósitos de escrow e as taxas do empréstimo?

Divida cada parcela do financiamento em principal, juros e escrow. Só os juros, e depois os impostos e o seguro que o escrow paga, são despesas.

Os impostos imobiliários são dedutíveis quando pagos à autoridade que os cobra, diretamente ou por meio de uma conta de escrow, e só conta o que o credor de fato pagou (Publication 530, escrita para quem tem casa própria). O extrato de escrow do credor no fim do ano mostra isso. Você não pode deduzir pagamentos do principal do financiamento (Publication 527). As despesas de aluguel geralmente são deduzidas no ano em que são pagas, então o seguro pago pelo escrow segue a mesma lógica de data (Publication 527).

Onde entram os points e outras taxas do empréstimo?

Os points (pontos) pagos para obter o empréstimo são juros pagos adiantado, deduzidos ao longo da vida do empréstimo, e não quando são pagos (instruções). Guarde-os em uma conta de ativo e libere uma fatia para juros a cada ano. Quando o empréstimo termina, o saldo restante pode ser dedutível naquele ano. Depois de um refinanciamento com o mesmo credor, em geral não é, e o saldo passa a correr pelo prazo do novo empréstimo (Publication 527).

Os outros custos de obter um empréstimo não são despesas do imóvel alugado no ano em que são pagos. Guarde-os em uma única conta de ativo “Custos do empréstimo” até que o seu preparador classifique cada um; o tratamento de cada custo de fechamento está em o demonstrativo de fechamento do imóvel alugado na escrituração.

Como lanço um refinanciamento com retirada de dinheiro (cash-out refinance)?

Registre o novo empréstimo como subcontas de passivo por uso: a parte que quitou o empréstimo do imóvel alugado ou financiou um imóvel alugado e a parte usada em outra coisa. Divida cada pagamento de juros da mesma forma. Os juros seguem o uso do dinheiro do empréstimo. As instruções exigem registros que mostrem como os recursos de cada dívida foram usados e dizem que o jeito mais fácil de rastreá-los é manter os recursos de um empréstimo separados de outros fundos. Quando um imóvel alugado é refinanciado por mais do que o saldo antigo, os juros da parte não usada no imóvel alugado geralmente não são despesa do aluguel, e os points dessa parte também não (Publication 527). Leve a parte do aluguel para a linha 12 ou 13, na coluna do imóvel para o qual o dinheiro foi. Trate os juros do uso pessoal como retirada do proprietário; se o dinheiro foi para outro negócio ou investimento, um preparador deve classificar esses juros.

Como separo reparos de melhorias e organizo as contas de telhados e eletrodomésticos?

Deduza reparos e manutenção na linha 14. Coloque as melhorias em uma conta de ativo com a etiqueta do imóvel e deprecie-as. Uma despesa é uma melhoria se melhora, restaura ou adapta o imóvel; o teste em si está em reparo ou melhoria em imóvel alugado. A Publication 527 diz para manter contas separadas das melhorias depreciáveis feitas depois que o imóvel entra em uso, porque você precisa do custo delas para depreciar e para vender. Custos comuns de conservação e administração são despesas a partir do momento em que você coloca o imóvel à disposição para aluguel (Publication 527); por isso, guarde os custos anteriores de arrumação em uma conta de ativo até que o seu preparador os classifique; veja despesas antes do primeiro inquilino.

Divida o preço de compra entre terreno e edifício pelo valor justo de mercado ou, se você não tiver certeza, pelos valores avaliados (instruções); veja o demonstrativo de fechamento do imóvel alugado na escrituração. Para uma casa em que você morou antes, divida entre terreno e edifício tanto o custo-base ajustado quanto o valor justo de mercado no dia em que ela virou imóvel alugado. A base de depreciação do edifício é o menor dos dois valores do edifício; guarde os seus registros de custo-base originais para uma venda futura. Os períodos de recuperação e estas regras vêm da Publication 527. Os períodos são os do General Depreciation System (sistema geral de depreciação); uma opção ou uma regra pode exigir o Alternative Depreciation System (sistema alternativo de depreciação), com períodos mais longos, então siga a tabela de depreciação do imóvel.

Dois safe harbors (regras simplificadas) anuais permitem lançar como despesa alguns custos que parecem de capital, e ambos dependem da sua escrituração:

• De minimis safe harbor. Itens de até US$2.500 por fatura ou item, conforme a fatura, podem ser deduzidos se você fizer a opção na declaração e a sua escrituração os lançar como despesa do mesmo modo. A opção vale para todo item que se enquadre no ano, então um eletrodoméstico abaixo do limite vai para a linha 19, não para a conta de ativo de eletrodomésticos. Sem uma demonstração financeira aplicável, você precisa de uma política consistente em vigor no início do ano (IRS). Veja lançar compras pequenas como despesa.
• Small taxpayer safe harbor. Para um edifício com um custo-base ajustado pequeno, reparos, manutenção e melhorias podem ser deduzidos, em vez de somados ao custo do imóvel, em um ano se o total do ano nesse edifício ficar abaixo de um limite. O total inclui os itens pequenos lançados como despesa pelo primeiro safe harbor, e uma unidade de condomínio é uma unidade de propriedade própria para o teste (26 CFR 1.263(a)-3(h)). Os limites estão em reparo ou melhoria em imóvel alugado.

Cada um é escolhido todo ano por uma declaração com nome próprio, anexada à declaração original entregue no prazo, prorrogações incluídas (“Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election” e “Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers”). Uma sociedade de pessoas ou corporação S faz a opção por conta própria, e reclassificar lançamentos antigos depois não torna válida uma opção tardia. Por isso, marque cada fatura com o seu edifício e mantenha um total acumulado por edifício.

As taxas ou cobranças de condomínio para manter as áreas comuns são dedutíveis. Uma cobrança especial para melhorias não é, mas pode ser depreciada (Publication 527).

Onde entram os depósitos caução, o aluguel adiantado e o dinheiro do proprietário?

Um depósito restituível é um passivo, o aluguel adiantado é renda quando recebido e o dinheiro do proprietário é patrimônio líquido. Nenhum dos três é despesa.

• Depósitos caução. Registre um depósito restituível em uma conta de passivo “Depósitos de inquilinos retidos”, com a etiqueta do imóvel. Ele não é renda quando você o recebe, se você pretende devolvê-lo. Se você retém uma parte porque o inquilino rompeu o contrato, essa parte é renda no ano em que você a retém; no caso de danos, depende de você deduzir ou não os reparos (Tax Topic 414). Um “depósito” destinado a ser o pagamento do último aluguel é aluguel adiantado e é renda quando recebido (Publication 527). Mais em depósitos caução na escrituração de imóveis alugados.
• Aluguel adiantado. O aluguel adiantado é renda no ano em que você o recebe, seja qual for o período que ele cobre e o seu método contábil (Publication 527). Lance-o como aluguel quando recebido e anote os meses cobertos na relação de aluguéis.
• Aportes e retiradas do proprietário. O dinheiro que você coloca, como uma conta do imóvel alugado paga com um cartão pessoal, é um aporte. O dinheiro que você retira é uma retirada. Nenhum dos dois é aluguel nem despesa, e nenhum aparece no Schedule E. Registre a própria conta como despesa e o outro lado como aporte. A Publication 583 sugere anotar em cada depósito bancário se é renda do negócio, dinheiro pessoal ou empréstimo. As sociedades de pessoas acompanham isso por sócio: veja contas de capital dos sócios.

Acompanho um prédio com várias unidades por imóvel ou por unidade? E uma casa que eu também uso?

Use o prédio como o imóvel e acrescente uma etiqueta de unidade só se você quiser uma relação de aluguéis ou a vacância por unidade. O Schedule E pede um endereço físico por imóvel e oferece o tipo “Multi-Family Residence” (residência multifamiliar), então um prédio geralmente vai em uma coluna (formulário). Se a sua ferramenta aceita uma única etiqueta, coloque a unidade no campo do inquilino ou de observações. Os totais das unidades devem somar o total do prédio.

Se você aluga só parte de um imóvel, como um quarto ou uma metade de um duplex, divida as despesas que servem aos dois usos por qualquer método razoável, como número de cômodos ou metragem. Os custos só da parte alugada são totalmente de aluguel. Se você aluga uma moradia inteira que também usa, como uma casa de veraneio, divida pelos dias de uso para aluguel em relação ao total de dias de uso (Publication 527). Lance o custo compartilhado na etiqueta do imóvel, depois mova a parte pessoal para uma retirada do proprietário no fim do ano e anote o método.

A linha 2 do Schedule E também pede os dias de aluguel a valor justo e os dias de uso pessoal, então mantenha um calendário (instruções). A contagem de dias, os limites das deduções e a divisão estão em dias de aluguel a valor justo e uso pessoal. Uma casa que passa a ser alugada no meio do ano divide os custos anuais entre o tempo pessoal e o tempo de aluguel (Publication 527).

Como confiro o razão com o Schedule E no fim do ano?

Faça as conferências abaixo para cada imóvel e depois para os totais combinados.

1. Sem etiqueta e sem classificação. Nenhuma linha de renda ou despesa sem etiqueta de imóvel, e a conta “A revisar” está vazia.
2. Linha 3. O aluguel e as outras rendas de aluguel recebidos do imóvel são iguais à coluna de valores recebidos da relação de aluguéis. Os depósitos bancários dele são iguais a esse valor, mais os depósitos retidos, o dinheiro de empréstimos e o dinheiro do proprietário, menos o que uma administradora reteve antes de lhe pagar, o aluguel pago por meio de uma conta paga pelo inquilino ou em bens ou serviços e qualquer depósito retido que você recebeu antes.
3. Linhas 5 a 19. O total de cada conta de despesa, por imóvel, é o valor da linha correspondente. A linha 20 é a soma das linhas 5 a 19; a linha 21 é a linha 3 menos a linha 20 (formulário).
4. Totais combinados. Os aluguéis de todos os imóveis são a linha 23a, os juros da linha 12 são a 23c, a depreciação é a 23d e o total de despesas é a 23e (formulário).
5. Documentos externos. Os juros, contra cada Form 1098, ajustados por qualquer parte não usada no imóvel alugado; os impostos, contra as guias de imposto ou o extrato de escrow; a depreciação, contra a tabela.
6. Balanço patrimonial. Cada empréstimo contra o seu extrato, o escrow contra o credor, os depósitos retidos contra os contratos e toda conta bancária conciliada.
7. Fornecedores. A linha A do Schedule E pergunta se você fez pagamentos que exigiam um Form 1099, então guarde os totais por fornecedor. Veja Forms 1099 para proprietários de imóveis alugados.

Se o razão não fecha, o primeiro lugar para olhar é um empréstimo, uma conta de escrow ou um depósito lançado como renda ou despesa. Veja como colocar em dia a escrituração de imóveis alugados.

Exemplo

Os valores são ilustrativos e estão em dólares americanos.

Três casas alugadas, um empréstimo para cada uma

Um plano de contas, uma etiqueta por imóvel. No fim do ano, os totais das etiquetas são copiados para as colunas A, B e C.

As linhas sem lançamento ficam de fora. Cada empréstimo tem a sua própria conta de passivo, então os juros de cada Form 1098 caem na coluna certa.

Um prédio de quatro unidades (fourplex)

Um fourplex na 55 Lake Rd recebe US$48.000 de aluguel ao longo do ano. O prédio é o imóvel: uma etiqueta, uma coluna do Schedule E, US$48.000 na linha 3. O proprietário acrescenta uma etiqueta de unidade para ver o aluguel e a vacância de cada apartamento, e os totais das quatro unidades devem somar US$48.000. Um conserto de aquecedor de US$1.200 que atende ao prédio inteiro recebe a etiqueta do prédio.

Um refinanciamento com retirada de dinheiro e um carro pessoal

O proprietário refinancia um imóvel alugado com um empréstimo de US$300.000. US$200.000 quitam o financiamento antigo do imóvel alugado; US$100.000 compram um carro para uso pessoal. A escrituração tem duas subcontas de passivo, de US$200.000 e de US$100.000. Se os juros do ano são US$18.000 e a divisão se mantém, cerca de US$12.000 iriam na linha 12 e US$6.000 seriam juros pessoais, lançados como retirada do proprietário. Isto é simplificado: as regras de rastreamento dos pagamentos podem mudar a divisão, então um preparador deve confirmá-la.

E no seu caso?

• O seu razão não fecha com o Schedule E, a sua escrituração está anos atrasada ou há uma carta do IRS à espera, ou um único conjunto de livros cobre todos os imóveis alugados: corrigir a estrutura de contas e etiquetas, reclassificar lançamentos antigos e deixar a escrituração pronta para o seu preparador é trabalho de escrituração contábil. Veja como colocar em dia a escrituração de imóveis alugados.
• Um banco ou uma venda está chegando: veja demonstração do resultado de imóvel alugado para um banco e recaptura de depreciação ao vender um imóvel alugado. Se a escrituração não está pronta, isso também é trabalho de escrituração contábil.
• Uma sociedade de pessoas, uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou uma corporação S é dona dos imóveis alugados: ela entrega o Form 8825, anexado ao Form 1065 ou ao Form 1120-S, com uma única linha de juros, uma linha de salários e as outras deduções detalhadas no Schedule A (Form 8825). As mesmas contas servem, mas o mapa de linhas é diferente e o patrimônio líquido é acompanhado por sócio ou acionista. Veja contas de capital dos sócios. Uma corporação C informa o aluguel no Form 1120, não no Schedule E nem no Form 8825 (instruções); veja escrituração contábil.
• Você é coproprietário de um imóvel alugado com outra pessoa: você informa só a sua parte da renda e das despesas (instruções) e deduz as despesas pela sua porcentagem de propriedade (Publication 527). Se o grupo precisa de uma declaração de sociedade de pessoas depende dos fatos; veja imóvel alugado em copropriedade: Schedule E ou declaração de sociedade de pessoas.
• Cada imóvel alugado está em uma LLC própria: veja escrituração de uma LLC para cada imóvel alugado.
• Você mora fora dos EUA, ou é canadense com um imóvel alugado nos EUA: o que você entrega e o que é retido na fonte pode mudar. Veja proprietários não residentes de imóveis alugados e canadenses com imóvel alugado nos EUA.
• Você presta serviços substanciais, como serviço de camareira: a atividade pode pertencer ao Schedule C. Veja plano de contas para o Schedule C. Para estadias de curta duração, veja renda de aluguel de curta duração no Schedule C ou no Schedule E.
• Você está escolhendo entre planilha, aplicativo ou responsável contábil: veja planilha, software ou responsável contábil para imóveis alugados.
• Você quer saber como o aluguel é tributado e o que é dedutível: veja impostos sobre imóveis alugados.