Plan de cuentas para alquileres según el Schedule E

¿Necesito un plan de cuentas para todas mis propiedades de alquiler, o uno por propiedad?

Para un propietario que reporta en un solo Schedule E, use un solo plan de cuentas para todos sus alquileres: una cuenta de gasto por cada línea del Schedule E y una etiqueta de propiedad en cada transacción. El Schedule E muestra cada propiedad en su propia columna y repite las líneas 3 y 5 a 19 para cada una. Las líneas son sus cuentas; las propiedades son sus etiquetas. Con más de tres propiedades se adjuntan más copias del Schedule E, y una copia lleva los totales combinados (instrucciones).

Un conjunto de cuentas aparte para cada propiedad crece con cada compra y hace más difícil armar los totales combinados. Esta estructura supone el método de efectivo, que usa la mayoría de las personas físicas: el alquiler cuenta cuando se cobra y los gastos cuando se pagan (Tax Topic 414). Una cuenta de activo guarda lo que usted posee o le deben, una cuenta de pasivo guarda lo que usted debe, y el capital guarda su propio dinero aportado o retirado.

Su caso no es sencillo si:

• su contabilidad mezcla los alquileres, o el dinero del alquiler con el personal, de modo que no puede sacar un estado de resultados por propiedad, y un prestamista, una venta o un preparador está esperando;
• el libro no concilia con el Schedule E presentado, o la contabilidad tiene meses o años de atraso;
• un préstamo pagó algo distinto del alquiler, como en un refinanciamiento con retiro de efectivo (cash-out);
• usted también usa la propiedad, o alquila solo una parte;
• las reparaciones, el equipo y las mejoras están en un solo montón de gastos;
• usted es copropietario de un alquiler, o los alquileres tienen distintos propietarios, de modo que cada propietario reporta solo su parte;
• los alquileres están en LLC distintas: una LLC de un solo miembro que no eligió tributar como corporación igual reporta en su propio Schedule E, pero una LLC gravada como sociedad de personas presenta su propia declaración (26 CFR 301.7701-3);
• una sociedad de personas o una corporación S es propietaria de los alquileres, incluida una LLC gravada como cualquiera de las dos; reporta en el Form 8825, no en el Schedule E.

Reúna el Schedule E y el calendario de depreciación del año anterior, el estado de cuenta de fin de año de cada préstamo, los estados de cierre de las compras, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de cada cuenta que tocó un alquiler, los contratos de arrendamiento o la lista de alquileres (rent roll), y la solicitud del prestamista o del comprador, si la hay. Si su contabilidad ya mezcla propiedades o no concilia, consulte registro contable.

¿Cómo separo los ingresos y gastos de cada propiedad: subcuentas, etiquetas o contabilidades separadas?

Ponga a cada línea de ingreso y gasto la etiqueta de su propiedad. Use subcuentas si su herramienta no tiene etiquetas, y lleve contabilidades separadas solo para un propietario o entidad distinto.

En una hoja de cálculo, dos columnas hacen el mismo trabajo: Propiedad y línea del Schedule E.

La Publication 583 pide a quien tiene más de un negocio que lleve un conjunto de registros completo y separado para cada negocio. Si un alquiler es un negocio, y si varios alquileres son un solo negocio o más, depende de los hechos. Una etiqueta de propiedad le permite sacar un informe completo de ingresos y gastos de cada propiedad; pregunte a su preparador cómo trata los suyos. Si cada alquiler está en su propia LLC, consulte contabilidad de una LLC por alquiler. Para cuentas bancarias separadas, consulte una cuenta bancaria para cada alquiler.

¿Qué cuentas de ingresos necesito para el alquiler, los cargos por mora y los depósitos retenidos?

Toda cuenta de tipo alquiler alimenta la línea 3 del Schedule E de esa propiedad. Lleve tres cuentas de tipo alquiler, para que el libro coincida con los contratos.

El alquiler es cualquier pago por el uso u ocupación de una propiedad, no solo el alquiler mensual. Los servicios o bienes recibidos en lugar de dinero cuentan a su valor justo de mercado (Publication 527). Las instrucciones del Schedule E envían otros ingresos de alquiler a la línea 3 con una declaración adjunta (instrucciones).

Si un inquilino paga una de sus facturas y la descuenta del alquiler, registre el alquiler completo como ingreso y la factura según aquello por lo que se pagó, en su propia línea: un gasto si es deducible, un activo si es una mejora (Publication 527). Si un administrador de la propiedad cobra su alquiler, su estado del propietario enumera el alquiler cobrado, su comisión (línea 11) y las facturas que pagó, de modo que cada una puede ir a su propia línea. El Form 8825 de una sociedad de personas reporta los alquileres brutos aparte de otros ingresos de alquiler, otro motivo para llevar dos cuentas.

Los depósitos reembolsables, el dinero de préstamos y sus propios aportes no son alquiler. Se tratan más abajo.

¿Qué cuentas corresponden a las líneas 5 a 19 del Schedule E, y qué va en la línea 19?

Cree una cuenta de gasto por línea, con el nombre de la línea, para que el informe de fin de año se pase directo al formulario. Los títulos son los del Schedule E final de 2025. El borrador del IRS para este año fiscal tiene las mismas líneas 5 a 21 y 23a a 23e, salvo que la línea 13 se divide en 13a, intereses de préstamos de vehículos, y 13b, otros intereses; un borrador puede cambiar antes de su publicación.

La línea 19 recibe los costos ordinarios y necesarios del alquiler que no tienen línea propia. El formulario pide detallarlos, así que dé a cada tipo su propia cuenta. El IRS menciona varios, entre ellos las compras pequeñas deducidas bajo el puerto seguro de minimis (Publication 527) y los pagos de arrendamiento de un vehículo cuando usa gastos reales (instrucciones). El Schedule E no tiene una línea de salarios, así que el pago a empleados generalmente va aquí también (Tax Topic 414 enumera los sueldos de empleados como gastos operativos). Un empleado también implica trámites de nómina; avise a su preparador.

Lleve una cuenta «Por revisar» para todo lo que no pueda ubicar. Debe estar vacía antes de totalizar el año.

¿Dónde van los pagos de la hipoteca, los depósitos de escrow y las comisiones del préstamo?

Divida cada pago de la hipoteca en principal, intereses y escrow. Solo los intereses, y más adelante los impuestos y el seguro que paga el escrow, son gastos.

Los impuestos sobre bienes raíces son deducibles cuando se pagan a la autoridad que los cobra, directamente o a través de una cuenta de escrow, y solo cuenta lo que el prestamista realmente pagó (Publication 530, escrita para propietarios de vivienda). El estado de escrow de fin de año del prestamista lo muestra. No puede deducir los pagos del principal de la hipoteca (Publication 527). Los gastos de alquiler generalmente se deducen en el año en que se pagan, así que el seguro pagado desde el escrow sigue la misma lógica de fechas (Publication 527).

¿Dónde van los puntos y otras comisiones del préstamo?

Los puntos pagados para obtener el préstamo son intereses pagados por adelantado, que se deducen durante la vida del préstamo, no cuando se pagan (instrucciones). Regístrelos en una cuenta de activo y pase una parte a intereses cada año. Cuando termina el préstamo, el saldo restante puede ser deducible ese año. Tras un refinanciamiento con el mismo prestamista, generalmente no lo es, y en cambio se reparte durante el plazo del nuevo préstamo (Publication 527).

Los otros costos de obtener un préstamo no son gastos de alquiler en el año en que se pagan. Regístrelos en una sola cuenta de activo «Costos del préstamo» hasta que su preparador ubique cada uno; cómo se trata cada costo de cierre está en el estado de cierre de un alquiler en la contabilidad.

¿Cómo registro un refinanciamiento con retiro de efectivo?

Registre el nuevo préstamo como subcuentas de pasivo según su uso: la parte que pagó el préstamo del alquiler o financió un alquiler, y la parte usada en otra cosa. Divida cada pago de intereses de la misma manera. Los intereses siguen el uso que se dio al dinero del préstamo. Las instrucciones exigen registros que muestren cómo se usó el producto de cada deuda, y dicen que la forma más fácil de rastrearlo es mantener el producto de un préstamo separado de otros fondos. Cuando se refinancia un alquiler por más que el saldo anterior, los intereses de la parte no usada para el alquiler generalmente no son un gasto de alquiler, ni lo son los puntos de esa parte (Publication 527). Envíe la parte de alquiler a la línea 12 o 13, en la columna de la propiedad a la que fue el dinero. Trate los intereses del uso personal como un retiro del propietario; si el dinero fue a otro negocio o inversión, un preparador debe ubicar esos intereses.

¿Cómo separo las reparaciones de las mejoras y armo las cuentas para techos y electrodomésticos?

Deduzca las reparaciones y el mantenimiento en la línea 14. Ponga las mejoras en una cuenta de activo con la etiqueta de la propiedad y deprécielas. Un gasto es una mejora si mejora, restaura o adapta la propiedad; la prueba está en reparación o mejora en un alquiler. La Publication 527 indica llevar cuentas separadas para las mejoras depreciables hechas después de que la propiedad entra en servicio, porque se necesita su costo para depreciar y para vender. Los costos ordinarios de mantenimiento y administración son gastos desde el momento en que la propiedad está disponible para alquilar (Publication 527), así que registre los costos de arreglo anteriores en una cuenta de activo hasta que su preparador los ubique; consulte gastos antes del primer inquilino.

Divida el precio de compra entre terreno y edificio según el valor justo de mercado, o según los valores de evaluación fiscal si no está seguro (instrucciones); consulte el estado de cierre de un alquiler en la contabilidad. Para una vivienda en la que vivió primero, divida entre terreno y edificio tanto su base ajustada como su valor justo de mercado el día en que pasó a ser un alquiler. La base de depreciación del edificio es el menor de esos dos montos del edificio; conserve sus registros de la base original para una venta posterior. Los períodos de recuperación y estas reglas provienen de la Publication 527. Los períodos son del Sistema General de Depreciación (General Depreciation System); una elección o una regla puede exigir el Sistema Alternativo de Depreciación (Alternative Depreciation System), con períodos más largos, así que siga el calendario de depreciación de la propiedad.

Dos puertos seguros anuales permiten registrar como gasto algunos costos que parecen de capital, y ambos dependen de su contabilidad:

• Puerto seguro de minimis. Los artículos de hasta $2,500 por factura o por artículo, según la factura, se pueden deducir si lo elige en la declaración y su contabilidad los registra como gasto de la misma manera. La elección cubre todos los artículos que califican en el año, así que un electrodoméstico por debajo del límite va a la línea 19, no a la cuenta de activo de electrodomésticos. Sin un estado financiero aplicable, necesita una política consistente vigente al inicio del año (IRS). Consulte registrar como gasto las compras pequeñas.
• Puerto seguro del contribuyente pequeño. Para un edificio con una base sin ajustar pequeña, las reparaciones, el mantenimiento y las mejoras se pueden deducir en lugar de sumarse al costo de la propiedad durante un año si el total del año en ese edificio se mantiene por debajo de un límite. El total incluye los artículos pequeños registrados como gasto bajo el primer puerto seguro, y una unidad de condominio es su propia unidad de propiedad para la prueba (26 CFR 1.263(a)-3(h)). Los límites están en reparación o mejora en un alquiler.

Cada uno se elige cada año con una declaración con nombre adjunta a la declaración original presentada a tiempo, prórrogas incluidas ("Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election" y "Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers"). Una sociedad de personas o una corporación S elige por sí misma, y reclasificar asientos antiguos más tarde no suple una elección tardía. Por eso etiquete cada factura con su edificio y lleve un total acumulado por edificio.

Las cuotas o cobros de un condominio para mantener las áreas comunes son deducibles. Un cobro especial para mejoras no lo es, pero puede depreciarse (Publication 527).

¿Dónde van los depósitos de garantía, el alquiler pagado por adelantado y el dinero del propietario?

Un depósito reembolsable es un pasivo, el alquiler pagado por adelantado es ingreso cuando se cobra y el dinero del propietario es capital. Ninguno de los tres es un gasto.

• Depósitos de garantía. Registre un depósito reembolsable en una cuenta de pasivo «Depósitos de inquilinos en custodia», con la etiqueta de la propiedad. No es ingreso cuando lo recibe si piensa devolverlo. Si retiene una parte porque el inquilino incumplió el contrato, esa parte es ingreso en el año en que la retiene; por daños, depende de si usted deduce las reparaciones (Tax Topic 414). Un «depósito» pensado como el pago final del alquiler es alquiler adelantado y es ingreso cuando se recibe (Publication 527). Más en depósitos de garantía en la contabilidad de alquileres.
• Alquiler pagado por adelantado. El alquiler adelantado es ingreso en el año en que lo recibe, sin importar el período que cubra ni su método contable (Publication 527). Regístrelo como alquiler cuando lo reciba y anote los meses cubiertos en la lista de alquileres (rent roll).
• Aportes y retiros del propietario. El dinero que usted pone, como una factura del alquiler pagada con una tarjeta personal, es un aporte. El dinero que saca es un retiro. Ninguno es alquiler ni gasto, y ninguno aparece en el Schedule E. Registre la factura misma como gasto y la otra parte como un aporte. La Publication 583 sugiere anotar en cada depósito bancario si es ingreso del negocio, fondos personales o un préstamo. Las sociedades de personas llevan esto por socio: consulte cuentas de capital de los socios.

¿Llevo un edificio de varias unidades por propiedad o por unidad, y qué hago con una vivienda que también uso?

Ponga la etiqueta de propiedad al edificio y agregue una etiqueta de unidad solo si quiere una lista de alquileres o de vacantes por unidad. El Schedule E pide una dirección física por propiedad y ofrece el tipo «Multi-Family Residence», así que un edificio generalmente va en una columna (formulario). Si su herramienta admite una sola etiqueta, ponga la unidad en el campo de inquilino o de nota. Los totales de las unidades deben sumar el total del edificio.

Si alquila solo una parte de una propiedad, como una habitación o una mitad de un dúplex, divida los gastos que sirven a ambos usos con cualquier método razonable, como el número de habitaciones o la superficie. Los costos de la parte alquilada únicamente son totalmente de alquiler. Si alquila una vivienda completa que usted también usa, como una cabaña, divida en cambio según los días de uso como alquiler frente a los días totales de uso (Publication 527). Registre el costo compartido en la etiqueta de la propiedad, y al cierre del año pase la parte personal a un retiro del propietario y anote el método.

La línea 2 del Schedule E también pide los días de alquiler a precio justo y los días de uso personal, así que lleve un calendario (instrucciones). Los conteos de días, los límites a las deducciones y la división están en días de alquiler a precio justo y uso personal. Una vivienda que pasa a uso de alquiler a mitad de año reparte sus costos anuales entre el tiempo personal y el de alquiler (Publication 527).

¿Cómo comparo el libro con el Schedule E al cierre del año?

Haga las verificaciones de abajo para cada propiedad y luego para los totales combinados.

1. Sin etiqueta y sin ubicar. Ninguna línea de ingreso o gasto sin etiqueta de propiedad, y la cuenta «Por revisar» está vacía.
2. Línea 3. El alquiler y otros ingresos de alquiler cobrados de la propiedad son iguales a la columna de cobrado de la lista de alquileres (rent roll). Sus depósitos bancarios son iguales a eso, más los depósitos en custodia, el dinero de préstamos y el dinero del propietario, menos todo lo que un administrador retuvo antes de pagarle, el alquiler pagado como una factura pagada por el inquilino o en bienes o servicios, y cualquier depósito retenido que usted recibió antes.
3. Líneas 5 a 19. El total de cada cuenta de gasto, por propiedad, es el monto de esa línea. La línea 20 es la suma de las líneas 5 a 19; la línea 21 es la línea 3 menos la línea 20 (formulario).
4. Totales combinados. Los alquileres de todas las propiedades son la línea 23a, los intereses de la línea 12 son la 23c, la depreciación es la 23d y los gastos totales son la 23e (formulario).
5. Documentos externos. Los intereses contra cada Form 1098, ajustados por cualquier parte no usada para el alquiler; los impuestos contra las facturas de impuestos o el estado de escrow; la depreciación contra el calendario.
6. Balance general. Cada préstamo contra su estado de cuenta, el escrow contra el prestamista, los depósitos en custodia contra los contratos y todas las cuentas bancarias conciliadas.
7. Proveedores. La línea A del Schedule E pregunta si hizo pagos que exigían un Form 1099, así que lleve los totales por proveedor. Consulte Forms 1099 para arrendadores.

Si el libro no concilia, el primer lugar donde buscar es un préstamo, una cuenta de escrow o un depósito registrado como ingreso o gasto. Consulte ponerse al día con la contabilidad de propiedades de alquiler.

Ejemplo

Los montos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses.

Tres alquileres de vivienda unifamiliar, un préstamo cada uno

Un plan de cuentas, una etiqueta por propiedad. Al cierre del año, los totales de las etiquetas se copian a las columnas A, B y C.

Las líneas sin entradas se omiten. Cada préstamo tiene su propia cuenta de pasivo, así que los intereses de cada Form 1098 caen en la columna correcta.

Un edificio de cuatro unidades

Un edificio de cuatro unidades en 55 Lake Rd cobra $48,000 de alquiler en el año. El edificio es la propiedad: una etiqueta, una columna del Schedule E, $48,000 en la línea 3. El propietario agrega una etiqueta de unidad para ver el alquiler y las vacantes de cada apartamento, y los totales de las cuatro unidades deben sumar $48,000. Una reparación de la caldera de $1,200 que sirve a todo el edificio se etiqueta al edificio.

Un refinanciamiento con retiro de efectivo y un auto personal

El propietario refinancia un alquiler con un préstamo de $300,000. $200,000 pagan la hipoteca anterior del alquiler; $100,000 compran un auto de uso personal. La contabilidad lleva dos subcuentas de pasivo, de $200,000 y $100,000. Si los intereses del año son $18,000 y la división se mantiene, unos $12,000 irían en la línea 12 y $6,000 serían intereses personales, registrados como retiro del propietario. Esto está simplificado: las reglas para rastrear los pagos pueden cambiar la división, así que un preparador debe confirmarla.

¿Su caso es distinto?

• Su libro no concilia con el Schedule E, su contabilidad tiene años de atraso o espera una carta del IRS, o un solo conjunto de libros cubre todos los alquileres: arreglar la estructura de cuentas y etiquetas, reclasificar asientos anteriores y dejar la contabilidad lista para su preparador es trabajo de registro contable. Consulte ponerse al día con la contabilidad de propiedades de alquiler.
• Se acerca un prestamista o una venta: consulte un estado de resultados de alquiler para un prestamista y recuperación de depreciación al vender un alquiler. Si la contabilidad no está lista, eso también es trabajo de registro contable.
• Una sociedad de personas, una LLC gravada como sociedad de personas o una corporación S es propietaria de los alquileres: presenta el Form 8825, adjunto al Form 1065 o 1120-S, con una sola línea de intereses, una línea de salarios y otras deducciones detalladas en el Schedule A (Form 8825). Sirven las mismas cuentas, pero el mapa de líneas es distinto y el capital se lleva por socio o accionista. Consulte cuentas de capital de los socios. Una corporación C reporta el alquiler en el Form 1120, no en el Schedule E ni en el Form 8825 (instrucciones); consulte registro contable.
• Usted es copropietario de un alquiler: reporta solo su parte de los ingresos y gastos (instrucciones) y deduce los gastos según su porcentaje de propiedad (Publication 527). Si el grupo necesita una declaración de sociedad de personas depende de los hechos; consulte alquileres en copropiedad: Schedule E o declaración de sociedad de personas.
• Cada alquiler está en su propia LLC: consulte contabilidad de una LLC por alquiler.
• Usted vive fuera de EE. UU., o es canadiense con un alquiler en EE. UU.: lo que presenta y lo que se retiene pueden cambiar. Consulte arrendadores no residentes y canadienses con propiedad de alquiler en EE. UU..
• Usted presta servicios sustanciales, como servicio de limpieza de habitaciones: la actividad puede corresponder al Schedule C. Consulte plan de cuentas para el Schedule C. Para estancias de corto plazo, consulte ingresos de alquiler de corto plazo en el Schedule C o E.
• Está eligiendo entre hoja de cálculo, app o responsable contable: consulte hoja de cálculo, software o responsable contable para alquileres.
• Quiere saber cómo tributa el alquiler y qué es deducible: consulte impuestos de propiedades de alquiler.