Plan comptable pour un immeuble locatif, par ligne de l'annexe E

Me faut-il un plan comptable pour tous mes immeubles locatifs, ou un par immeuble?

Pour un seul propriétaire qui déclare sur une seule annexe E, utilisez un seul plan comptable pour tous vos immeubles locatifs : un compte de dépenses pour chaque ligne de l'annexe E, et une étiquette d'immeuble sur chaque transaction. L'annexe E montre chaque immeuble dans sa propre colonne et répète les lignes 3 et 5 à 19 pour chacun. Les lignes sont vos comptes; les immeubles sont vos étiquettes. Avec plus de trois immeubles, vous joignez d'autres exemplaires de l'annexe E, et un exemplaire porte les totaux combinés (instructions).

Un jeu de comptes distinct pour chaque immeuble grossit à chaque achat et rend les totaux combinés plus difficiles à établir. Cette structure suppose la méthode de caisse, que la plupart des particuliers utilisent : le loyer compte à la réception et les dépenses au paiement (Tax Topic 414). Un compte d'actif contient ce que vous possédez ou ce qui vous est dû, un compte de passif contient ce que vous devez, et les capitaux propres contiennent votre propre argent investi ou retiré.

Votre situation n'est pas simple si :

• vos livres mélangent les immeubles, ou l'argent locatif et personnel, de sorte que vous ne pouvez pas produire un état des résultats par immeuble, et un prêteur, une vente ou un préparateur attend;
• le grand livre ne concorde pas avec l'annexe E produite, ou les livres ont des mois ou des années de retard;
• un prêt a servi à autre chose que l'immeuble locatif, comme dans un refinancement avec retrait de liquidités;
• vous utilisez aussi l'immeuble vous-même, ou vous n'en louez qu'une partie;
• les réparations, l'équipement et les améliorations sont dans un même tas de dépenses;
• vous détenez un immeuble locatif en copropriété, ou les immeubles ont des propriétaires différents, de sorte que chaque propriétaire ne déclare que sa propre part;
• les immeubles sont dans des LLC différentes : une LLC à membre unique qui n'a pas choisi l'impôt des sociétés se déclare tout de même sur votre propre annexe E, mais une LLC imposée comme une société de personnes produit sa propre déclaration (26 CFR 301.7701-3);
• une société de personnes ou une société de type S les détient, y compris une LLC imposée comme l'une ou l'autre; elle les déclare sur le formulaire 8825, et non sur l'annexe E.

Rassemblez l'annexe E et le tableau d'amortissement de l'an dernier, le relevé de fin d'année de chaque prêt, les états de clôture des achats, les relevés bancaires et de carte de chaque compte lié à un immeuble locatif, les baux ou la liste des loyers, et la demande du prêteur ou de l'acheteur, le cas échéant. Si vos livres mélangent déjà les immeubles ou ne concordent pas, voyez tenue de livres.

Comment garder séparés les revenus et les dépenses de chaque immeuble : sous-comptes, étiquettes ou livres distincts?

Étiquetez chaque ligne de revenu et de dépense avec son immeuble. Utilisez des sous-comptes si votre outil n'a pas d'étiquettes, et ne tenez des livres distincts que pour un autre propriétaire ou une autre entité.

Dans un tableur, deux colonnes font le même travail : Immeuble et Ligne de l'annexe E.

La Publication 583 demande à quiconque exploite plus d'une entreprise de tenir un jeu de registres complet et distinct pour chacune. Savoir si un immeuble locatif est une entreprise, et si plusieurs immeubles forment une entreprise ou plusieurs, dépend des faits. Une étiquette d'immeuble permet de tirer un rapport complet des revenus et des dépenses de chaque immeuble; demandez à votre préparateur comment il traite le vôtre. Si chaque immeuble locatif est dans sa propre LLC, voyez les livres d'une LLC par immeuble locatif. Pour des comptes bancaires distincts, voyez un compte bancaire pour chaque immeuble locatif.

Quels comptes de revenus me faut-il pour le loyer, les frais de retard et les dépôts conservés?

Chaque compte de type loyer alimente la ligne 3 de l'annexe E pour cet immeuble. Gardez trois comptes de type loyer, pour que le grand livre corresponde aux baux.

Le loyer est tout paiement pour l'usage ou l'occupation d'un bien, et pas seulement le loyer mensuel. Les services ou les biens reçus au lieu d'argent comptent à leur juste valeur marchande (Publication 527). Les instructions de l'annexe E envoient les autres revenus de location à la ligne 3, avec un état joint (instructions).

Si un locataire paie l'une de vos factures et la déduit du loyer, inscrivez le loyer complet comme revenu et la facture selon ce qu'elle a payé, sur sa propre ligne : une dépense si elle est déductible, un actif s'il s'agit d'une amélioration (Publication 527). Si un gestionnaire immobilier perçoit votre loyer, son relevé du propriétaire indique le loyer perçu, ses honoraires (ligne 11) et les factures qu'il a payées, de sorte que chacun peut aller à sa propre ligne. Le formulaire 8825 d'une société de personnes déclare les loyers bruts séparément des autres revenus de location, une autre raison de garder deux comptes.

Les dépôts remboursables, le produit de prêts et vos propres apports ne sont pas du loyer. Ils sont traités plus bas.

Quels comptes correspondent aux lignes 5 à 19 de l'annexe E, et que met-on à la ligne 19?

Créez un compte de dépenses par ligne, nommé d'après la ligne, pour que le rapport de fin d'année se reporte directement sur le formulaire. Les libellés viennent de l'annexe E définitive de 2025. Le projet de l'IRS pour cette année d'imposition contient les mêmes lignes 5 à 21 et 23a à 23e, sauf que la ligne 13 se divise en 13a, intérêts sur un prêt de véhicule, et 13b, autres intérêts; un projet peut changer avant sa publication.

La ligne 19 reçoit les coûts de location ordinaires et nécessaires qui n'ont pas leur propre ligne. Le formulaire demande de les énumérer; donnez donc à chaque type son propre compte. L'IRS en nomme plusieurs, dont les petits achats déduits selon la règle refuge de minimis (Publication 527) et les paiements de location de véhicule lorsque vous utilisez les frais réels d'automobile (instructions). L'annexe E n'a pas de ligne pour les salaires; la rémunération des employés va donc généralement ici aussi (Tax Topic 414 range les salaires des employés parmi les dépenses d'exploitation). Un employé entraîne aussi des déclarations de paie; informez-en votre préparateur.

Gardez un compte « À réviser » pour tout ce que vous ne pouvez pas placer. Il doit être vide avant de totaliser l'année.

Où vont les paiements hypothécaires, les dépôts au séquestre et les frais de prêt?

Divisez chaque paiement hypothécaire en capital, intérêts et séquestre. Seuls les intérêts, et plus tard les taxes et l'assurance que paie le séquestre, sont des dépenses.

Les taxes foncières sont déductibles lorsqu'elles sont versées à l'autorité fiscale, directement ou par un compte de séquestre, et seul ce que le prêteur a réellement payé compte (Publication 530, rédigée pour les propriétaires de maison). Le relevé de séquestre de fin d'année du prêteur l'indique. Vous ne pouvez pas déduire les paiements de capital hypothécaire (Publication 527). Les dépenses de location sont généralement déduites l'année où elles sont payées; l'assurance payée par le séquestre suit donc la même logique de date (Publication 527).

Où vont les points et les autres frais de prêt?

Les points payés pour obtenir le prêt sont des intérêts payés d'avance, déduits sur la durée du prêt, et non à la date du paiement (instructions). Gardez-les dans un compte d'actif et libérez une tranche en intérêts chaque année. À la fin du prêt, le solde restant peut être déductible cette année-là. Après un refinancement auprès du même prêteur, il ne l'est généralement pas, et s'étale plutôt sur la durée du nouveau prêt (Publication 527).

Les autres frais d'obtention d'un prêt ne sont pas des dépenses de location l'année où ils sont payés. Gardez-les dans un seul compte d'actif « Frais de prêt » jusqu'à ce que votre préparateur place chacun; le traitement de chaque frais de clôture est expliqué dans l'état de clôture d'un immeuble locatif dans les livres.

Comment inscrire un refinancement avec retrait de liquidités?

Inscrivez le nouveau prêt sous forme de sous-comptes de passif selon l'usage : la partie qui a remboursé le prêt de l'immeuble locatif ou financé un immeuble locatif, et la partie utilisée ailleurs. Répartissez chaque paiement d'intérêts de la même façon. Les intérêts suivent l'usage de l'argent du prêt. Les instructions exigent des registres montrant comment le produit de chaque dette a été utilisé, et disent que le plus simple pour le retracer est de garder le produit d'un prêt séparé des autres fonds. Lorsqu'un immeuble locatif est refinancé pour plus que l'ancien solde, les intérêts sur la partie non utilisée pour l'immeuble locatif ne sont généralement pas une dépense de location, pas plus que les points sur cette partie (Publication 527). Envoyez la part locative à la ligne 12 ou 13, dans la colonne de l'immeuble auquel l'argent a servi. Traitez les intérêts sur l'usage personnel comme un retrait du propriétaire; si l'argent a servi à une autre entreprise ou à un placement, un préparateur devrait placer ces intérêts.

Comment séparer les réparations des améliorations, et configurer des comptes pour les toits et les appareils?

Déduisez les réparations et l'entretien à la ligne 14. Mettez les améliorations dans un compte d'actif étiqueté avec l'immeuble et amortissez-les. Une dépense est une amélioration si elle bonifie, remet en état ou adapte le bien; le critère lui-même est dans réparation ou amélioration d'un immeuble locatif. La Publication 527 dit de tenir des comptes distincts pour les améliorations amortissables faites après la mise en service du bien, parce qu'il faut leur coût pour les amortir et pour vendre. Les frais d'entretien courant et de gestion sont des dépenses à partir du moment où vous rendez le bien disponible pour la location (Publication 527); gardez donc les frais de remise en état antérieurs dans un compte d'actif jusqu'à ce que votre préparateur les place; voyez les dépenses avant le premier locataire.

Répartissez un prix d'achat entre le terrain et le bâtiment selon la juste valeur marchande, ou selon les valeurs d'évaluation si vous avez un doute (instructions); voyez l'état de clôture d'un immeuble locatif dans les livres. Pour une maison où vous avez d'abord habité, répartissez entre le terrain et le bâtiment à la fois son coût de base rajusté et sa juste valeur marchande le jour où elle est devenue un immeuble locatif. Le coût de base d'amortissement du bâtiment est le moindre de ces deux montants du bâtiment; conservez vos registres du coût de base d'origine pour une vente ultérieure. Les périodes de recouvrement et ces règles viennent de la Publication 527. Les périodes valent pour le Système général d'amortissement (GDS); un choix ou une règle peut exiger le Système d'amortissement alternatif (ADS), avec des périodes plus longues; suivez donc le tableau d'amortissement du bien.

Deux règles refuges annuelles permettent de passer en charges certains coûts qui ressemblent à des coûts en capital, et les deux dépendent de vos livres :

• Règle refuge de minimis. Les articles jusqu'à 2 500 $ par facture ou par article, selon la facture, peuvent être déduits si vous en faites le choix dans la déclaration et que vos livres les passent en charges de la même façon. Le choix vise tous les articles admissibles de l'année; un appareil sous la limite va donc à la ligne 19, et non au compte d'actif Appareils. Sans état financier applicable, vous devez avoir une politique constante en place au début de l'année (IRS). Voyez passer en charges les petits achats.
• Règle refuge pour petits contribuables. Pour un bâtiment dont le coût de base non rajusté est faible, les réparations, l'entretien et les améliorations peuvent être déduits au lieu d'être ajoutés au coût du bien pour une année si le total de l'année pour ce bâtiment reste sous une limite. Le total comprend les petits articles passés en charges selon la première règle refuge, et une unité de copropriété est sa propre unité de bien pour le test (26 CFR 1.263(a)-3(h)). Les limites sont dans réparation ou amélioration d'un immeuble locatif.

Chacune est choisie chaque année au moyen d'un énoncé nommé joint à la déclaration originale produite à temps, prolongations comprises (« Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election » et « Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers »). Une société de personnes ou une société de type S fait son choix pour elle-même, et reclasser d'anciennes écritures plus tard ne rend pas un choix tardif valide. Étiquetez donc chaque facture avec son bâtiment et tenez un total cumulatif par bâtiment.

Les frais de copropriété ou les cotisations pour l'entretien des parties communes sont déductibles. Une cotisation spéciale pour des améliorations ne l'est pas, mais peut être amortie (Publication 527).

Où vont les dépôts de garantie, les loyers payés d'avance et l'argent du propriétaire?

Un dépôt remboursable est un passif, un loyer payé d'avance est un revenu à la réception, et l'argent du propriétaire fait partie des capitaux propres. Aucun des trois n'est une dépense.

• Dépôts de garantie. Inscrivez un dépôt remboursable dans un compte de passif « Dépôts de locataires détenus », étiqueté avec l'immeuble. Ce n'est pas un revenu à la réception si vous prévoyez le rendre. Si vous en gardez une partie parce que le locataire a rompu le bail, cette partie est un revenu dans l'année où vous la gardez; pour des dommages, cela dépend du fait que vous déduisiez ou non les réparations (Tax Topic 414). Un « dépôt » destiné à être le dernier paiement de loyer est un loyer payé d'avance et un revenu à la réception (Publication 527). Plus de détails dans les dépôts de garantie dans les livres d'un immeuble locatif.
• Loyer payé d'avance. Le loyer payé d'avance est un revenu dans l'année où vous le recevez, peu importe la période qu'il couvre et votre méthode comptable (Publication 527). Inscrivez-le comme loyer à la réception et notez les mois couverts dans la liste des loyers.
• Apports et retraits du propriétaire. L'argent que vous mettez, comme une facture de l'immeuble locatif payée avec une carte personnelle, est un apport. L'argent que vous retirez est un retrait. Ni l'un ni l'autre n'est du loyer ou une dépense, et aucun ne figure à l'annexe E. Inscrivez la facture elle-même comme dépense et l'autre côté comme apport. La Publication 583 suggère de noter sur chaque dépôt bancaire s'il s'agit de revenu d'entreprise, de fonds personnels ou d'un prêt. Les sociétés de personnes suivent cela par associé : voyez les comptes de capital des associés.

Dois-je suivre un immeuble à logements multiples par immeuble ou par logement, et qu'en est-il d'une maison que j'utilise aussi?

Étiquetez l'immeuble comme le bien, et ajoutez une étiquette de logement seulement si vous voulez une liste des loyers ou l'inoccupation par logement. L'annexe E demande une adresse physique par bien et offre un type « Résidence multifamiliale »; un immeuble va donc généralement dans une seule colonne (formulaire). Si votre outil n'autorise qu'une étiquette, mettez le logement dans le champ du locataire ou du mémo. Les totaux des logements doivent égaler le total de l'immeuble.

Si vous ne louez qu'une partie d'un bien, comme une chambre ou la moitié d'un duplex, répartissez les dépenses qui servent aux deux usages selon toute méthode raisonnable, comme le nombre de pièces ou la superficie. Les coûts de la seule partie louée sont entièrement locatifs. Si vous louez un logement entier que vous utilisez aussi vous-même, comme un chalet, répartissez plutôt selon les jours de location par rapport au total des jours d'utilisation (Publication 527). Inscrivez le coût commun à l'étiquette de l'immeuble, puis déplacez la part personnelle vers un retrait du propriétaire à la fin de l'année et notez la méthode.

La ligne 2 de l'annexe E demande aussi les jours de location à juste valeur et les jours d'usage personnel; tenez donc un calendrier (instructions). Le décompte des jours, les limites sur les déductions et la répartition sont dans jours de location à juste valeur et usage personnel. Une maison convertie à la location en cours d'année répartit ses coûts annuels entre le temps personnel et le temps locatif (Publication 527).

Comment vérifier le grand livre avec l'annexe E à la fin de l'année?

Faites les vérifications ci-dessous pour chaque immeuble, puis pour les totaux combinés.

1. Sans étiquette et non placé. Aucune ligne de revenu ou de dépense sans étiquette d'immeuble, et le compte « À réviser » est vide.
2. Ligne 3. Le loyer et les autres revenus de location reçus de l'immeuble égalent la colonne perçue de la liste des loyers. Ses dépôts bancaires égalent ce total, plus les dépôts détenus, l'argent de prêt et l'argent du propriétaire, moins tout ce qu'un gestionnaire a gardé avant de vous payer, le loyer payé sous forme de facture payée par le locataire ou en biens ou services, et tout dépôt gardé que vous aviez reçu plus tôt.
3. Lignes 5 à 19. Le total de chaque compte de dépenses, par immeuble, est l'inscription de cette ligne. La ligne 20 est la somme des lignes 5 à 19; la ligne 21 est la ligne 3 moins la ligne 20 (formulaire).
4. Totaux combinés. Les loyers de tous les immeubles forment la ligne 23a, les intérêts de la ligne 12 forment la 23c, l'amortissement forme la 23d et le total des dépenses forme la 23e (formulaire).
5. Documents externes. Les intérêts comparés à chaque formulaire 1098, rajustés pour toute partie non utilisée pour l'immeuble locatif; les taxes comparées aux comptes de taxes ou au relevé de séquestre; l'amortissement comparé au tableau.
6. Bilan. Chaque prêt comparé à son relevé, le séquestre comparé au prêteur, les dépôts détenus comparés aux baux, et chaque compte bancaire rapproché.
7. Fournisseurs. La ligne A de l'annexe E demande si vous avez fait des paiements qui exigeaient un formulaire 1099; gardez donc les totaux par fournisseur. Voyez les formulaires 1099 pour les propriétaires.

Si le grand livre ne concorde pas, le premier endroit à regarder est un prêt, un compte de séquestre ou un dépôt inscrit comme revenu ou dépense. Voyez rattraper les livres d'un immeuble locatif.

Exemple

Les montants sont illustratifs et en dollars américains.

Trois maisons unifamiliales louées, un prêt chacune

Un seul plan, une étiquette par immeuble. À la fin de l'année, les totaux des étiquettes se reportent aux colonnes A, B et C.

Les lignes sans inscription sont omises. Chaque prêt a son propre compte de passif, de sorte que les intérêts de chaque formulaire 1098 aboutissent dans la bonne colonne.

Un quadruplex

Un quadruplex au 55 Lake Rd perçoit 48 000 $ de loyer au cours de l'année. L'immeuble est le bien : une étiquette, une colonne de l'annexe E, 48 000 $ à la ligne 3. Le propriétaire ajoute une étiquette de logement pour voir le loyer et l'inoccupation de chaque appartement, et les quatre totaux de logement doivent s'additionner à 48 000 $. Une réparation de fournaise de 1 200 $ qui dessert tout l'immeuble est étiquetée à l'immeuble.

Un refinancement avec retrait de liquidités et une voiture personnelle

Le propriétaire refinance un immeuble locatif avec un prêt de 300 000 $. Un montant de 200 000 $ rembourse l'ancienne hypothèque de l'immeuble locatif; 100 000 $ achètent une voiture à usage personnel. Les livres comptent deux sous-comptes de passif, 200 000 $ et 100 000 $. Si les intérêts de l'année sont de 18 000 $ et que la répartition tient, environ 12 000 $ iraient à la ligne 12 et 6 000 $ seraient des intérêts personnels, inscrits comme retrait du propriétaire. C'est simplifié : les règles de traçage des remboursements peuvent changer la répartition; un préparateur devrait donc la confirmer.

Votre situation est différente?

• Votre grand livre ne concorde pas avec l'annexe E, vos livres ont des années de retard ou une lettre de l'IRS attend, ou un seul jeu de livres couvre tous les immeubles locatifs : corriger la structure des comptes et des étiquettes, reclasser les écritures passées et préparer les livres pour votre préparateur relève de la tenue de livres. Voyez rattraper les livres d'un immeuble locatif.
• Un prêteur ou une vente approche : voyez un état des résultats locatif pour un prêteur et la récupération de l'amortissement à la vente d'un immeuble locatif. Si les livres ne sont pas prêts, cela relève aussi de la tenue de livres.
• Une société de personnes, une LLC imposée comme une société de personnes, ou une société de type S détient les immeubles locatifs : elle produit le formulaire 8825, joint au formulaire 1065 ou 1120-S, avec une seule ligne d'intérêts, une ligne de salaires, et d'autres déductions détaillées à l'annexe A (formulaire 8825). Les mêmes comptes fonctionnent, mais la correspondance des lignes diffère et les capitaux propres sont suivis par associé ou actionnaire. Voyez les comptes de capital des associés. Une société de type C déclare le loyer sur le formulaire 1120, et non sur l'annexe E ni sur le formulaire 8825 (instructions); voyez tenue de livres.
• Vous détenez un immeuble locatif en copropriété avec quelqu'un : vous ne déclarez que votre part des revenus et des dépenses (instructions), et vous déduisez les dépenses selon votre pourcentage de propriété (Publication 527). Savoir si le groupe a besoin d'une déclaration de société de personnes dépend des faits; voyez les immeubles locatifs en copropriété : annexe E ou déclaration de société de personnes.
• Chaque immeuble locatif est dans sa propre LLC : voyez les livres d'une LLC par immeuble locatif.
• Vous vivez hors des États-Unis, ou vous êtes un Canadien qui possède un immeuble locatif aux États-Unis : ce que vous produisez et ce qui est retenu peuvent changer. Voyez propriétaires non-résidents et Canadiens propriétaires d'un bien locatif aux États-Unis.
• Vous fournissez des services importants, comme un service de ménage : l'activité peut relever de l'annexe C. Voyez plan comptable pour l'annexe C. Pour les séjours de courte durée, voyez revenu de location à court terme à l'annexe C ou E.
• Vous choisissez entre un tableur, une application et un spécialiste de la tenue de livres : voyez tableur ou logiciel pour des immeubles locatifs.
• Vous voulez savoir comment le loyer est imposé et ce qui est déductible : voyez l'impôt sur un immeuble locatif.