PayPal Ücretleri, Faturaları ve Transferleri Muhasebe Kayıtlarında

PayPal'da hangi tutar gelirimdir: satış mı, yoksa elime geçen net tutar mı?

PayPal ücreti düşülmeden önceki brüt satış fiyatı sizin gelirinizdir. Alıcıya yüklenen, tahsil edip devlete ödediğiniz satış vergisi gelir değildir ve iadeler satışları azaltır. PayPal ücreti ayrı bir giderdir; bankanıza yapılan transfer ise hiçbir şekilde gelir değildir. IRS, Form 1099-K üzerindeki brüt tutarı ücretler, krediler, iadeler veya kargo için düzeltilmemiş olarak tanımlar ve bu kalemlerin ondan indirilebileceğini söyler.

Tek bir ödemedeki her tutar şöyle sınıflandırılır:

Alıcıya yüklenen ve sizin tahsil edip devlete ödemeniz gereken satış vergisi gelir değildir (Publication 334). Bunu satışların dışında tutun. Satıcı olarak size yüklenen ve alıcıdan tahsil edilen vergi ise brüt hasılatın parçasıdır (aynı yayın). Hangisinde olduğunuz vergiyi getiren yasaya bağlıdır; bkz. Satışların, ödemelerin ve Form 1099-K'nin mutabakatı.

Brüt satışlar, beyannamenin brüt hasılat satırına giden rakamdır: şahıs işletmesi veya bir bireyin tek üyeli LLC'si için Schedule C (IRS), ortaklık veya iki ya da daha çok sahibi olan LLC için Form 1065, şirket veya şirket vergisini seçen LLC için Form 1120 ya da 1120-S (IRS). Bir şirketin veya ortaklığın sahip olduğu tek üyeli LLC, o sahibin beyannamesinde bildirilir (IRS). Vergi tarafı Çevrimiçi satıcı gelir vergisi ve LLC nasıl vergilendirilir rehberlerindedir.

Beş durum bir işi basit olmaktan çıkarır:

• Bir aylık kontrolün ardından birbirini tutmayan PayPal bakiyesi ve banka hesabı.
• Hem faturanın hem de ödemesinin gelir olarak kaydedilmesi.
• Aynı hesaba gelen kişisel ödemeler.
• 31 Aralık'ta PayPal bakiyesinde kalan veya bekletilen para.
• Net mevduatlardan kaydedilmiş geçmiş yıllar veya muhasebe kayıtlarından çok uzak bir Form 1099-K. Yeni bir düzen, net olarak kaydedilmiş aylardaki durumu değiştirmez. Bu ayların etkinlik raporlarından yeniden kurulması gerekebilir (bkz. muhasebe).

Başlamadan önce toplayın: her ayın PayPal etkinlik raporu (yalnızca banka akışı değil), fatura listeniz, banka hesap özetleri ve yılın Form 1099-K'si.

PayPal ücretlerini muhasebemde nasıl kaydederim?

Her ücreti, hesapta göründüğü gün kendi işletme gideri olarak kaydedin; asla daha küçük bir satış olarak değil. IRS ücretleri brüt ödemelerden düşülen tutarlar arasında sayar (IRS); bu yüzden kayıtlar ikisini de göstermelidir: tam satışı ve ücreti.

• Ödeme ücretleri için tek bir gider hesabı. Satış ücretleri, döviz çevirme ücretleri ve itirazlı ödeme ücretleri aynı hesabı paylaşabilir; takip etmek isterseniz her biri kendi satırına da sahip olabilir. Bu bir tercihtir, kural değildir.
• Ücreti etkinlik raporundan alın; aylık tahminle değil, ödeme başına bir ücret olarak.

Yalnızca net mevduatı kaydetmek kayıtlardaki karı aynı bırakır, ama brüt hasılatı ve giderleri olduğundan düşük gösterir; brüt hasılata bağlı ölçütleri de etkiler ve kayıtlar artık Form 1099-K ile karşılaştırılamaz. İşlem ücretinin hangi beyanname satırına gireceği hazırlayıcınızın işidir. Muhasebe kayıtları için ücretin kendi hesabında olması yeterlidir.

PayPal'dan bankama yaptığım transferin iki kez sayılmasını nasıl önlerim?

PayPal hesabını muhasebe kayıtlarınızda ikinci bir banka hesabı gibi kendi hesabı olarak ele alın. Satışlar ve ücretler bu hesaba işlenir; bankanıza yapılan transfer iki hesap arasında para taşır. Hiçbir zaman satış değildir.

1. Muhasebe kayıtlarınızda PayPal bakiyesi için tek bir hesap açın.
2. Her satışı tam tutarıyla gelire ve PayPal bakiyesine işleyin. Her ücreti bakiyeden çıkan bir gider olarak işleyin.
3. Bankanıza yaptığınız her aktarımı PayPal bakiyesinden bankaya bir transfer olarak işleyin.
4. Banka akışı bu mevduatı gösterdiğinde onu transferle eşleştirin. Gelire kodlamayın. Aktarımın kendisi ücret taşıdığı için mevduat transferden küçükse farkı daha küçük bir transfer olarak değil, ücret gideri olarak kaydedin.

Çifte sayım, satış PayPal raporundan işlenip eşleşen mevduat da gelir olarak kodlandığında olur. Publication 583, kayıtların her tahsilatın kaynağını belirlemesi gerektiğini söyler; böylece işletme ve işletme dışı tahsilatlar ile vergiye tabi ve vergiye tabi olmayan gelir ayrılabilir.

Şahıs işletmesinde kişisel hesabınıza yapılan aktarım sahibin çekimidir, işletme gideri değildir. Ortaklık veya şirkette nasıl kaydedileceği ne olduğuna bağlıdır (çekim, ücret, dağıtım veya kredi): bkz. Sahip çekimlerinin kaydı ve hazırlayıcınıza sorun. Mükerrer kayıtlar zaten muhasebe kayıtlarındaysa bkz. Kayıtlarınızdaki mükerrer gelir.

PayPal geliri ne zaman sayılır: PayPal bakiyeme geçtiğinde mi, bankaya aktardığımda mı?

PayPal geliri, bankanıza aktardığınızda değil, PayPal bakiyenize geçtiğinde ve onu kullanabildiğinizde sayılır. Nakit esasında gelir, fiilen veya hükmen aldığınızda sayılır; yetkilendirdiğiniz bir temsilcinin sizin adınıza alması da buna dahildir. Hükmen tahsil, tutarın hesabınıza yazılması veya kısıtlama olmaksızın size sunulması demektir. Çekmeniz gerekmez (Publication 334; Publication 538). Parayı sonradan bankanıza aktarmak yılı değiştirmez.

Müşterinin iş veya teslimattan önce ödediği para, işletme sınırlı bir yıllık erteleme seçmediyse, tahakkuk esasında bile genel olarak alındığı yılın gelirindir (Publication 538). Aralık ayındaki bir peşin ödemeyi gelirin dışında bırakmadan önce hazırlayıcınıza danışın.

Bekletme veya rezerv (ödeme sağlayıcının bir süre alıkoyduğu para) bir kısıtlama sorusudur. Publication 538, paranın alınması üzerindeki denetiminiz önemli kısıtlama veya sınırlamalara tabiyse hükmen tahsil edilmiş sayılmayacağını söyler. Kısıtlama, yetkili bir temsilcinin tahsilini tek başına ortadan kaldırmaz ve kaynaklar her tür bekletmeyi çözmez. Bakiyenin bir kısmı yıl sonunda bekletilmişse hazırlayıcınıza işlem sözleşmesini ve müşterinin ne zaman ödediğini, sağlayıcının parayı ne zaman aldığını, paranın ne zaman kullanılabilir hale geldiğini gösteren raporları verin. Nakit esası: gelir aldığınızda sayılır. Tahakkuk esası: gelir, ödenmemiş olsa bile kazandığınızda ve tutar belli olduğunda sayılır. Bir C şirketi veya C şirketi ortağı olan bir ortaklık nakit esasını kullanamayabilir; yöntemler Küçük işletme için nakit veya tahakkuk esası rehberinde ele alınır.

Bir PayPal ödemesini bir faturaya, iki kez sayılmayacak şekilde nasıl uygularım?

Faturayı bir kez kaydedin ve ödemeyi ona uygulayın. Ödeme faturayı kapatır. İkinci bir satış değildir.

1. Faturayı bir kez oluşturun. Tahakkuk esaslı kayıtlarda bu, satışı ve sizden alacak tutarını kaydeder.
2. Müşteri ödediğinde, müşterinin fiilen ödediği brüt tutarı ücretler düşülmeden faturaya uygulayın. Ücreti kendi gider satırı olarak işleyin; kalan PayPal bakiyesine gider. Kısmi ödeme faturanın geri kalanını açık bırakır.
3. Sonraki banka mevduatını yeni bir tahsilat olarak değil, transfer olarak ele alın.
4. Ödeme tarihlerini fatura listesinde tutun. Nakit esaslı bir beyanname, muhasebe kayıtları faturaları da takip etse bile paranın alındığı zamana bakar.

Ödemeden kesilen ücret olağan tuzaktır. Brüt bir faturaya yalnızca net tutarı uygularsanız küçük bir bakiye ödenmemiş olarak açık kalır. Net değil, brüt ödemeyi uygulayın ve ücreti ayrı kaydedin; faturanın tamamını yalnızca tam ödendiyse kapatın.

Kontrol için, alıcıya yüklenen satış vergisini ve kişisel ödemeleri çıkardıktan sonra PayPal etkinlik raporundaki her brüt ödemeyi, işlem numaralarını ve tarihleri kullanarak muhasebe kayıtlarındaki fatura ödemesi veya doğrudan satışla eşleştirin. Arkasında iki satış olan bir ödeme iki kez işlenmiş olabilir. Tahakkuk esaslı kayıtlarda bir ödeme, bu ay bir satış oluşturmadan önceki bir ayın faturasını kapatabilir; bu yüzden bir farka mükerrer demeden önce satışları ödemelerle ayın başındaki ve sonundaki ödenmemiş faturalar ve müşteri peşinatları üzerinden mutabık hale getirin.

Zaten yanlış kodlandıysa ayları tek tek düzeltin: satış olarak kaydedilmiş her banka mevduatını transfere çevirin ve her ödemeyi, ücret kendi satırında olacak şekilde, ödenen brüt tutarla faturasına yeniden uygulayın.

PayPal iadelerini, ödeme itirazlarını (chargeback) ve döviz çevirmelerini nasıl kaydederim?

İadeyi, orijinal satıştan düşmeden, gerçekleştiği ayda satışları azaltan ayrı bir satır olarak kaydedin. Beyannamede nerede göründüğü ve sonraki yıla düşen iadeler için bkz. Kayıtlarda iadeleri işleme.

• Ödeme itirazları (chargeback). Chargeback, bir müşterinin kart ödemesine itiraz ederek paranın geri alınmasıdır. Ücreti alındığında kaydedin. İtiraz açıkken satış gelirde kalır, ödeme sağlayıcının bakiyenizden çektiği tutar itirazlı tutar olarak izlenir, kaybedilen itiraz orijinal satışın iadesi gibi kaydedilir ve kazanılan itiraz parayı bakiyeye geri verir. IRS kaynakları bir kayıt yöntemi vermez; hangi beyanname satırının geçerli olduğunu hazırlayıcınıza sorun.
• Döviz çevirmeleri. ABD beyannamesindeki tutarlar ABD doları olmalıdır. Dolar işlevsel para biriminizse (çoğu küçük işletmede olduğu gibi, işletme kayıtlarınız ABD doları ile tutuluyorsa), her kalemi aldığınız, ödediğiniz veya tahakkuk ettirdiğiniz tarihteki geçerli döviz kuruyla çevirin (IRS). Ayrı bir çevirme ücreti, diğer ücretler gibi ücret hesabına yazılır. Birden fazla döviz kuru varsa gelirinizi en doğru yansıtanı kullanın. Ödeme uygulaması kendi kuruyla çevirirse maliyet ayrı bir ücret satırında değil, kurun içinde olabilir; farkı nasıl kaydedeceğinizi hazırlayıcınıza sorun. Bir süre tutulan yabancı para bakiyesi kur kazancı veya zararı doğurabilir: bkz. ABD kayıtlarında yabancı para hesapları.

Arkadaş ve aile ödemelerini ve kişisel PayPal ödemelerini işletme gelirinin dışında nasıl tutarım?

Arkadaş ve ailenizden hediye olarak veya kişisel bir gideri geri ödeme olarak gelen para vergiye tabi gelir değildir; bu yüzden asla satış olarak işlemeyin (IRS). IRS ayrıca, mümkün olduğunda bu ödemeleri ödeme uygulamalarında işletme dışı olarak işaretlemenizi söyler.

• En temiz çözüm: işletme ve kişisel ödemeleri ayrı hesaplarda tutun. Publication 583, işletme hesabınızı kişisel çek hesabınızdan ayrı tutmanızı söyler.
• Tek hesapta ikisi de varsa: şahıs işletmesi sahibi kişisel bir ödemeyi satışa değil, sahip hesabına işleyebilir ve ödemenin kişisel olduğunu gösteren mesajı saklayabilir (aşağıdaki örneğe bakın). Ortaklık veya şirket nasıl kaydedileceğini hazırlayıcısına sormalıdır (Sahip çekimlerinin kaydı).
• Belirleyici olan ödemenin ne için yapıldığıdır. Sattığınız mal veya verdiğiniz hizmet karşılığı ödemeler, bir form gelsin ya da gelmesin, gelirdir (IRS).

Form 1099-K kişisel ödemeleri de içeriyorsa düzenleyen kuruluştan düzeltilmiş form isteyin. Bu, Ödeme uygulaması Form 1099-K'sinde hediyeler ve bölüşülen hesaplar rehberinde ele alınır. Müşteriler kişisel hesabınıza ödediyse bkz. Kişisel hesaptaki işletme geliri.

PayPal bakiyemi her ay etkinlik raporu ve bankamla nasıl mutabık hale getiririm?

Her ay üç şeyi kanıtlayın: kayıtlarınızdaki bakiye hesabın gösterdiği bakiyeye eşit, satışlar ve ücretler etkinlik raporuna eşit ve her transfer bir banka mevduatıyla eşleşiyor. Publication 583, işletme çek hesabının her ay mutabık hale getirilmesi gerektiğini söyler; PayPal hesabı da aynı kontrolü gerektirir.

1. Ayın tam etkinlik raporunu indirin ve hesabın kapanış bakiyesini not edin.
2. Geçen ayın kapanış bakiyesiyle başlayın. Giren her şeyi ekleyin: satış vergisi dahil satışlar, kişisel ödemeler ve bankadan aktardığınız para. Çıkan her şeyi çıkarın: ücretler, iadeler, chargeback'ler ve bekletilen itirazlar, ödeme sağlayıcının kestiği vergi (Form 1099-K 4. kutu, yedek stopaj), bakiyeden yaptığınız ödemeler (tedarikçiler, yükleniciler, alımlar) ve dışarı transferler. Sonuç kapanış bakiyesine eşit olmalıdır.
3. Kayıtlardaki ödeme ve ücret girişlerini rapor toplamlarıyla karşılaştırın. Tahakkuk esaslı kayıtlarda bir ödeme önceki bir faturayı kapatabilir; bu yüzden satışlardan ödemelere ödenmemiş fatura bakiyesi üzerinden köprü kurun.
4. Dışarı giden her transferi bir banka mevduatıyla eşleştirin. Ayın 31'inde çıkıp sonraki ay ulaşan bir transfer eksik değil, yoldadır.
5. Ayı kapatmadan önce her farkı düzeltin.

Bağlı bir banka akışı mutabakat değildir: bkz. Banka akışları mutabakat değildir.

PayPal 1099-K'm muhasebe kayıtlarımla neden uyuşmuyor?

Form 1099-K'nin 1a kutusunu mevduatlarla değil, brüt satışlarınızla karşılaştırın. Form, bildirilebilir ödemelerin brüt tutarını ücretler, iade edilen tutarlar, kargo, indirimler veya başka tutarlar dikkate alınmadan gösterir ve her işlem kendi tarihindeki değerle yazılır (talimatlar).

İkisini birbirine bağlamak için 1a kutusundan başlayın, satış olmayan ödemeleri (kişisel ödemeler, devlete aktarılmak üzere alıcıdan tahsil edilen satış vergisi) çıkarın, zamanlama ve para birimi için düzeltme yapın ve PayPal dışındaki tahsilatları ekleyin. Sonuç kayıtlardaki brüt satışlara eşit olmalıdır.

Federal kurala göre bir ödeme uygulaması, mal veya hizmet ödemeleri 200 işlem işlemden fazlasında $20.000 tutarını aştığında formu göndermek zorundadır ve bunun altında da gönderebilir. Kart işlemcisi, ödeme kartı işlemleri için her tutarda bildirim yapar. Form gelsin gelmesin, tüm işletme geliri bildirilebilirdir (IRS). 4. kutu federal yedek stopajı gösterir; talimatlara göre bu, alıcının beyannamesinde kesilmiş vergi olarak yer alır: ücret veya satış indirimi değildir, bu yüzden hazırlayıcınıza verin (talimatlar). Formun kendisini satış olarak işlemeyin: ödemeler zaten kayıtlardadır.

Bu kalemlerden sonra bir fark kalırsa onu gelire kapatmayın. Muhasebe kayıtlarında bir ay, bir hesap veya bir işletme eksik olabilir. Mükerrer bir form ya da yanlış alıcı dahil tam köprü Satışların, ödemelerin ve Form 1099-K'nin mutabakatı rehberindedir. Bir müşteri aynı ödemeler için Form 1099-NEC de gönderdiyse bkz. İki vergi formunda aynı gelir.

PayPal kayıtları ne zaman bir uzmana ihtiyaç duyar?

Tek hesap, tek para birimi varsa ve her ay tutuyorsa aylık bir düzen işe yarar. Şu durumlarda artık yetmez:

• Yukarıdaki kontrollerden sonra bile bakiye ve banka hiç tutmuyor veya aylar hiç mutabık hale getirilmemiş.
• Verilmiş bir yılda gelir ve ücretler net kaydedildi ya da mevduatlar satış olarak kaydedildi. Verilmiş bir beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediği, brüt hasılat ve giderlerin nasıl bildirildiğine bağlıdır.
• Ücretler, iadeler, satış vergisi ve zamanlama açıklandıktan sonra bile Form 1099-K muhasebe kayıtlarından çok uzak. Üçüncü taraf gelir bilgisi şahıs işletmesi sahibinin kişisel beyannamesiyle uyuşmadığında CP2000 serisi bir bildirim gelebilir ve bildirim bir yanıt tarihi belirler (IRS).
• Birçok kanal. PayPal artı diğer ödeme sağlayıcılar, pazaryerleri ve faturalar: bkz. Kart işlemcisi ödemeleri muhasebe kayıtlarında.
• Yüksek hacim, çok sayıda para birimi veya yıl sonunda açık itirazlar.
• Bir sahibin adına açılmış hesap kullanan veya sahip parası karışmış bir ortaklık ya da şirket.
• Elden geçmemiş geçmiş yıllar. Bkz. Gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlamak.

Geçmiş aylar, etkinlik raporlarından eksik olanı ekleyerek ya da yılı yeniden işleyerek düzeltilebilir. Hangisinin uygun olduğu neyin verildiğine ve kayıtların zaten ne gösterdiğine bağlıdır. Etkinlik raporlarını, fatura listesini, banka hesap özetlerini ve Form 1099-K'yi muhasebe ekibine getirin.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

PayPal ile ödenen bir fatura

Serbest çalışan bir tasarımcı bir müşteriye $5.000 fatura keser. Ücret $175'tir; bu yüzden PayPal bakiyesine $4.825 ulaşır ve tasarımcı bunu bankaya aktarır.

Gelir $5.000, ücret $175'tir ve banka mevduatı ikinci bir satış değil, transferdir. Fatura tamamen ödenmiştir. Nakit esaslı kayıtlarda ilk satırı atlayın ve ikinci satırda Satışlar $5.000'i alacak yazın.

31 Aralık'ta hâlâ PayPal'da duran para

Takvim yılı ve nakit esası kullanan bir çevrimiçi satıcı, Aralık ayında $2.000 satış alır; bu para o ay çekilebilir durumdadır, ücret, satış vergisi, iade veya önceki bakiye yoktur. Para 31 Aralık'ta PayPal bakiyesinde kalır ve 4 Ocak'ta bankaya aktarılır. Para kısıtlama olmadan kullanılabilir olduğu için bu satışlar Aralık'ta alınmış sayılır. Daha önceki bir yılda ilk alınan para o yıla aittir. Ocak'taki aktarım transferdir, gelir değildir. Muhasebe kayıtları yıl sonunda PayPal bakiyesinde $2.000 gösterir; bu, hesabın kapanış bakiyesiyle eşleşir. Bir kısmı bekletilmişse o kısmın alınıp alınmadığını hazırlayıcıya sorun.

İşletme hesabındaki arkadaş ve aile ödemeleri

Bir tasarımcının PayPal hesabına ortak kira faturası için $300 arkadaş ve aile ödemesi de gelir. $300, hediye veya kişisel bir giderin geri ödemesiyse satış değildir. Şahıs işletmesi sahibi için bu tutar sahip hesabına gider: geldiğinde sahipten giren para, kişisel bankaya aktarıldığında sahibe çıkan para olarak. Satışlar ve ücretler değişmez. Yılın Form 1099-K'si $300'ü de sayıyorsa tasarımcı düzenleyen kuruluştan düzeltilmiş form ister.

Sizin durumunuz farklı mı?

• PayPal bakiyeniz ve bankanız hiç tutmuyor, Form 1099-K muhasebe kayıtlarınızdan çok uzak veya gelir ve ücretler yıllarca net kaydedildi: etkinlik raporlarını, fatura listesini, banka hesap özetlerini ve Form 1099-K'yi, kayıtların tamamlanması ve verilmiş bir beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediğine dair görüş için muhasebe ekibine götürün.
• Başka ödeme sağlayıcılar üzerinden de ödeme alıyorsunuz: bkz. Kart işlemcisi ödemeleri muhasebe kayıtlarında ve Satışların, ödemelerin ve Form 1099-K'nin mutabakatı.
• Aynı ödemeler hem Form 1099-NEC hem Form 1099-K'de görünüyor: bkz. İki vergi formunda aynı gelir.
• Form 1099-K hediyeleri veya bölüşülen hesapları içeriyor: bkz. Ödeme uygulaması Form 1099-K'sinde hediyeler ve bölüşülen hesaplar.
• Müşteri ödemeleri kişisel bir hesaba geçti: bkz. Kişisel hesaptaki işletme geliri.
• Senkronize edilen faturalar ve mevduatlar yüzünden gelir iki kez sayılıyor: bkz. Kayıtlarınızdaki mükerrer gelir.
• ABD dışındaki bir banka hesabına çekiyorsunuz veya işletmeniz yurt dışından yönetiliyor: bir ABD işletmesinin yurt dışındaki hesapları kendi bildirim yükümlülüklerini getirebilir; bkz. FBAR: hangi hesaplar sayılır (ödeme uygulaması bakiyelerini kapsar) ve Yurt dışındaki şirket hesapları için FBAR; dönüşümü de ABD kayıtlarında yabancı para hesapları rehberindeki gibi kaydedin.
• Çevrimiçi mağazanızın gelir vergisini öğrenmek istiyorsunuz: bkz. Çevrimiçi satıcı gelir vergisi.