Comisiones, facturas y transferencias de PayPal en sus libros

¿Cuál monto de PayPal es mi ingreso: la venta o el neto que recibo?

El ingreso es el precio bruto de la venta, antes de la comisión de PayPal. El impuesto sobre las ventas que se cobra al comprador y que usted remite no es ingreso, y los reembolsos reducen las ventas. La comisión de PayPal es un gasto aparte, y la transferencia a su banco no es ingreso en absoluto. El IRS describe el monto bruto del Form 1099-K como un monto que no se ajusta por comisiones, créditos, reembolsos ni envío, y dice que esas partidas se pueden deducir de él.

Cómo clasificar cada monto de un mismo pago:

El impuesto sobre las ventas que se impone al comprador y que usted debe cobrar y remitir no es ingreso (Publication 334). Déjelo fuera de las ventas. El impuesto que se le impone a usted como vendedor y que se cobra al comprador forma parte de los ingresos brutos (misma publicación). En cuál de los dos casos está depende de la ley que impone el impuesto; vea conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K.

Las ventas brutas son la cifra que va a la línea de ingresos brutos de la declaración: el Schedule C para un propietario único (IRS) o una LLC de un solo miembro de una persona, el Form 1065 para una sociedad de personas o una LLC con dos o más propietarios, y el Form 1120 o 1120-S para una corporación o una LLC que eligió tributar como corporación (IRS). Una LLC de un solo miembro cuyo propietario es una corporación o una sociedad de personas se declara en la declaración de ese propietario (IRS). El lado fiscal está en impuesto sobre la renta de quien vende en línea y cómo tributa una LLC.

Cinco cosas hacen que un caso no sea sencillo:

• Un saldo de PayPal y una cuenta bancaria que no cuadran después de la revisión de un mes.
• Una factura y su pago registrados ambos como ingreso.
• Pagos personales recibidos en la misma cuenta.
• Dinero que queda en el saldo de PayPal el 31 de diciembre, o que está retenido.
• Años anteriores registrados con los depósitos netos, o un Form 1099-K muy distinto de los libros. Una rutina nueva no cambia los meses que ya se registraron en neto. Esos meses pueden tener que reconstruirse a partir de los informes de actividad (vea contabilidad).

Reúna antes de empezar: el informe de actividad de PayPal de cada mes (no solo la conexión bancaria), su lista de facturas, los estados de cuenta bancarios y el Form 1099-K del año.

¿Cómo registro las comisiones de PayPal en mi contabilidad?

Registre cada comisión como un gasto del negocio aparte, el día en que la cuenta la muestra, nunca como una venta más pequeña. El IRS incluye las comisiones entre los montos que se restan de los pagos brutos (IRS), así que los libros deben mostrar ambas cosas: la venta completa y la comisión.

• Una cuenta de gastos para las comisiones de pago. Las comisiones por ventas, por conversión de moneda y por pagos en disputa pueden compartirla, o cada una puede tener su propia línea si quiere llevar el seguimiento. Eso es una elección, no una regla.
• Tome la comisión del informe de actividad, una comisión por cada pago, no una estimación mensual.

Si registra solo el depósito neto, la utilidad en los libros queda igual, pero se subestiman los ingresos brutos y los gastos, y todo lo que se mide sobre ingresos brutos, y los libros ya no se pueden comparar con el Form 1099-K. En qué línea de la declaración va una comisión de procesamiento lo decide su preparador. Los libros solo necesitan la comisión en su propia cuenta.

¿Cómo evito que una transferencia de PayPal a mi banco se cuente dos veces?

Trate la cuenta de PayPal como una cuenta propia en sus libros, como una segunda cuenta bancaria. Las ventas y comisiones se registran en ella, y una transferencia a su banco mueve dinero entre las dos. Nunca es una venta.

1. Cree una cuenta en sus libros para el saldo de PayPal.
2. Registre cada venta en ingresos y en el saldo de PayPal por el monto completo. Registre cada comisión como un gasto que sale del saldo.
3. Registre cada movimiento al banco como una transferencia del saldo de PayPal al banco.
4. Cuando la conexión bancaria muestre ese depósito, concílielo con la transferencia. No lo clasifique como ingreso. Si el depósito es menor que la transferencia porque el propio movimiento tuvo una comisión, registre la diferencia como un gasto por comisión, no como una transferencia más pequeña.

El conteo doble ocurre cuando la venta se registra desde el informe de PayPal y el depósito correspondiente también se clasifica como ingreso. La Publication 583 indica que los registros deben identificar el origen de cada cobro, para poder separar los cobros del negocio de los que no lo son, y el ingreso gravable del no gravable.

Para un propietario único, un movimiento a su cuenta personal es un retiro del propietario, no un gasto del negocio. Para una sociedad de personas o una corporación, cómo se registra depende de lo que sea (un retiro, un sueldo, una distribución o un préstamo): vea cómo registrar los retiros del propietario y consulte a su preparador. Si ya hay duplicados en los libros, vea ingresos duplicados en sus libros.

¿Cuándo se cuenta el ingreso de PayPal: en mi saldo de PayPal o cuando lo paso al banco?

El ingreso de PayPal se cuenta cuando llega a su saldo de PayPal y usted puede usarlo, no cuando lo pasa a su banco. Con el método de efectivo, el ingreso se cuenta cuando usted lo recibe en realidad o de forma presunta, incluso cuando lo recibe por usted un agente que usted autoriza. Recepción presunta significa que el monto se acredita a su cuenta o se pone a su disposición sin restricción. No necesita retirarlo (Publication 334; Publication 538). Pasar el dinero a su banco más tarde no cambia el año.

El dinero que un cliente paga antes del trabajo o de la entrega en general es ingreso del año en que se recibe, incluso con el método de acumulación, a menos que el negocio haya elegido el diferimiento limitado de un año (Publication 538). Consulte a su preparador antes de dejar fuera del ingreso un pago adelantado de diciembre.

Una retención o reserva (dinero que el procesador guarda por un tiempo) es una cuestión de restricción. La Publication 538 indica que no hay recepción presunta del ingreso si su control sobre la recepción está sujeto a restricciones o limitaciones sustanciales. Una restricción por sí sola no anula la recepción por un agente autorizado, y las fuentes no resuelven todos los tipos de retención. Cuando una parte del saldo estaba retenida al cierre del año, entregue a su preparador el acuerdo de procesamiento y los informes que muestran cuándo pagó el cliente, cuándo recibió el dinero el procesador y cuándo quedó disponible. Método de efectivo: el ingreso se cuenta cuando usted lo recibe. Acumulación: el ingreso se cuenta cuando usted lo gana y el monto es conocido, aunque no se haya pagado. Una corporación C, o una sociedad de personas con un socio que es corporación C, puede tener prohibido el método de efectivo; los métodos se explican en método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño.

¿Cómo aplico un pago de PayPal a una factura para no contarlo dos veces?

Registre la factura una sola vez y aplíquele el pago. El pago salda la factura. No es una segunda venta.

1. Cree la factura una sola vez. En libros por acumulación, registra la venta y un monto que le deben.
2. Cuando el cliente pague, aplique a la factura el monto bruto que el cliente realmente pagó, antes de comisiones. Registre la comisión como su propia línea de gasto, y el resto va al saldo de PayPal. Un pago parcial deja abierto el resto de la factura.
3. Trate el depósito bancario posterior como una transferencia, no como otro cobro.
4. Conserve las fechas de pago en la lista de facturas. Una declaración con el método de efectivo sigue la fecha en que se recibió el dinero, aunque los libros también lleven el seguimiento de las facturas.

Una comisión descontada del pago es la trampa habitual. Si aplica solo el monto neto a una factura bruta, queda abierto un saldo pequeño como impago. Aplique el pago bruto, no el neto, y registre la comisión por separado; cierre toda la factura solo si se pagó completa.

Verifique emparejando cada pago bruto del informe de actividad de PayPal con su pago de factura o su venta directa en los libros, usando los números de transacción y las fechas, después de quitar el impuesto sobre las ventas del comprador y los pagos personales. Un pago con dos ventas detrás puede haberse registrado dos veces. En libros por acumulación, un pago puede saldar la factura de un mes anterior sin crear una venta este mes; por eso concilie las ventas con los pagos usando las facturas impagas al inicio y al final del mes, y los pagos adelantados de clientes, antes de llamar duplicado a una diferencia.

¿Ya está mal clasificado? Trabaje un mes a la vez: reclasifique como transferencia cada depósito bancario registrado como venta, y vuelva a aplicar cada pago a su factura por el monto bruto pagado, con la comisión en su propia línea.

¿Cómo registro los reembolsos, contracargos y conversiones de moneda de PayPal?

Registre un reembolso como su propia línea que reduce las ventas, en el mes en que ocurre, y no como un neto contra la venta original. Para saber dónde aparece en la declaración, y los reembolsos que caen en un año posterior, vea cómo registrar reembolsos en los libros.

• Contracargos. Un contracargo es cuando un cliente disputa un pago con tarjeta y se le devuelve el dinero. Registre la comisión cuando se cobre. La venta sigue en ingresos mientras la disputa está abierta, el monto que el procesador sacó de su saldo se lleva como un monto en disputa, una disputa perdida se registra como un reembolso de la venta original, y una disputa ganada devuelve el dinero al saldo. Las fuentes del IRS no dan un método de registro, así que pregunte a su preparador qué línea de la declaración aplica.
• Conversiones de moneda. Los montos en una declaración de EE. UU. deben estar en dólares estadounidenses. Si el dólar es su moneda funcional (los libros de su negocio están en dólares estadounidenses, como en la mayoría de los pequeños negocios), convierta cada partida al tipo de cambio vigente cuando la reciba, la pague o la acumule (IRS). Una comisión de conversión aparte va en la cuenta de comisiones como cualquier otra comisión. Si hay más de un tipo de cambio, use el que refleje mejor su ingreso. Cuando la aplicación de pagos convierte a su propio tipo de cambio, el costo puede estar dentro de ese tipo de cambio y no en una línea de comisión; pregunte a su preparador cómo registrar la diferencia. Un saldo en moneda extranjera que se mantiene un tiempo puede producir una ganancia o pérdida cambiaria: vea cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU..

¿Cómo mantengo los pagos personales y de amigos y familiares de PayPal fuera del ingreso del negocio?

El dinero de amigos y familiares como regalo o como reembolso de un gasto personal no es ingreso gravable, así que nunca lo registre como venta (IRS). El IRS también indica que, cuando sea posible, se marquen estos pagos como no comerciales en las aplicaciones de pago.

• La solución más limpia: mantenga los pagos del negocio y los personales en cuentas separadas. La Publication 583 indica que se mantenga la cuenta del negocio separada de la cuenta corriente personal.
• Si una sola cuenta tiene ambos: un propietario único puede registrar un pago personal en una cuenta del propietario, no en ventas, y conservar el mensaje que muestra que era personal (vea el ejemplo más abajo). Una sociedad de personas o una corporación debe preguntar a su preparador cómo registrarlo (cómo registrar los retiros del propietario).
• Lo que decide es para qué es el pago. Los pagos por bienes que vende o servicios que presta son ingreso, llegue o no un formulario (IRS).

Si el Form 1099-K incluye pagos personales, pida a quien lo emitió un formulario corregido. Eso se trata en regalos y cuentas compartidas en un Form 1099-K de una aplicación de pagos. Si los clientes pagaron a su cuenta personal, vea ingresos del negocio en una cuenta personal.

¿Cómo concilio cada mes mi saldo de PayPal con su informe de actividad y con mi banco?

Compruebe tres cosas cada mes: que el saldo en sus libros sea igual al saldo que muestra la cuenta, que las ventas y comisiones sean iguales al informe de actividad, y que cada transferencia coincida con un depósito bancario. La Publication 583 indica que debe conciliar la cuenta corriente del negocio cada mes, y la cuenta de PayPal necesita la misma revisión.

1. Descargue el informe de actividad completo del mes y anote el saldo final de la cuenta.
2. Empiece con el saldo final del mes anterior. Sume todo lo que entró: ventas con el impuesto sobre las ventas incluido, pagos personales y dinero que usted pasó desde el banco. Reste todo lo que salió: comisiones, reembolsos, contracargos y disputas retenidas, el impuesto que el procesador retuvo (casilla 4 del Form 1099-K, retención adicional), los pagos que usted hizo desde el saldo (proveedores, contratistas, compras) y las transferencias de salida. El resultado debe ser igual al saldo final.
3. Compare los asientos de pagos y comisiones en los libros con los totales del informe. En libros por acumulación, un pago puede saldar una factura anterior, así que cuadre las ventas con los pagos usando el saldo de facturas impagas.
4. Empareje cada transferencia de salida con un depósito bancario. Una transferencia que sale el día 31 y llega el mes siguiente está en tránsito, no perdida.
5. Corrija todas las diferencias antes de cerrar el mes.

Una conexión bancaria no es una conciliación: vea las conexiones bancarias no son conciliación.

¿Mi Form 1099-K de PayPal coincide con mis libros, y por qué no?

Compare la casilla 1a del Form 1099-K con sus ventas brutas, no con los depósitos. El formulario muestra el monto bruto de los pagos declarables sin considerar comisiones, montos reembolsados, envío, descuentos ni ningún otro monto, y cada transacción se valora en su propia fecha (instrucciones).

Para conciliar ambos: empiece con la casilla 1a, reste los pagos que no son ventas (pagos personales, impuesto sobre las ventas del comprador cobrado para remitirlo), ajuste por fechas y moneda, y sume los cobros fuera de PayPal. El resultado debe ser igual a las ventas brutas en los libros.

Según la regla federal, una aplicación de pagos debe enviar el formulario cuando los pagos por bienes o servicios superan $20,000 en más de 200 transacciones, y puede enviar uno por debajo de eso. Un procesador de tarjetas declara cualquier monto de las transacciones con tarjeta de pago. Llegue o no un formulario, todo el ingreso del negocio es declarable (IRS). La casilla 4 muestra la retención adicional federal, que según las instrucciones va en la declaración del beneficiario como impuesto retenido: no es una comisión ni una reducción de ventas, así que entréguela a su preparador (instrucciones). No registre el formulario mismo como ventas: los pagos ya están en los libros.

Si queda una diferencia después de estas partidas, no la cuadre contra el ingreso. Puede faltar en los libros un mes, una cuenta o una entidad. La conciliación completa, incluido un formulario duplicado o un beneficiario equivocado, está en conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K. Si un cliente también envió un Form 1099-NEC por los mismos pagos, vea el mismo ingreso en dos formularios fiscales.

¿Cuándo necesitan ayuda profesional los libros con PayPal?

Una rutina mensual funciona mientras haya una cuenta, una moneda y cada mes cuadre. Deja de funcionar en estos casos:

• El saldo y el banco nunca cuadran después de las revisiones anteriores, o hay meses que nunca se conciliaron.
• El ingreso y las comisiones se registraron en neto, o los depósitos se registraron como ventas, en un año ya presentado. Si hay que corregir una declaración presentada depende de cómo se declararon los ingresos brutos y los gastos.
• El Form 1099-K está muy lejos de los libros después de explicar comisiones, reembolsos, impuesto sobre las ventas y fechas. La declaración personal de un propietario único puede recibir un aviso de la serie CP2000 cuando la información de ingresos de terceros no coincide con ella, y el aviso fija una fecha de respuesta (IRS).
• Muchos canales. PayPal más otros procesadores, marketplaces y facturas: vea pagos de procesadores de tarjetas en los libros.
• Volumen, muchas monedas o disputas abiertas al cierre del año.
• Una sociedad de personas o una corporación que usa una cuenta abierta a nombre de un propietario, o con dinero del propietario mezclado.
• Años anteriores sin tocar. Vea ponerse al día con libros atrasados.

Los meses pasados se pueden corregir agregando lo que falta a partir de los informes de actividad o volviendo a registrar el año. Cuál conviene depende de lo que se presentó y de lo que ya muestran los libros. Lleve los informes de actividad, la lista de facturas, los estados de cuenta bancarios y el Form 1099-K a contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una factura pagada por PayPal

Una diseñadora freelance factura $5,000 a un cliente. La comisión es de $175, así que llegan $4,825 al saldo de PayPal, y la diseñadora los pasa al banco.

El ingreso es de $5,000, la comisión es de $175 y el depósito bancario es una transferencia, no una segunda venta. La factura queda pagada por completo. En libros con el método de efectivo, omita la primera fila y abone Ventas $5,000 en la segunda.

Dinero que sigue en PayPal el 31 de diciembre

Una persona que vende en línea, con año calendario y método de efectivo, recibe $2,000 en ventas en diciembre, disponibles para retirar ese mes, sin comisiones, impuesto sobre las ventas, reembolsos ni saldo anterior. El dinero queda en el saldo de PayPal el 31 de diciembre y pasa al banco el 4 de enero. Esas ventas cuentan como recibidas en diciembre porque el dinero está disponible sin restricción. El dinero recibido por primera vez en un año anterior pertenece a ese año. El movimiento de enero es una transferencia, no un ingreso. Los libros muestran $2,000 en el saldo de PayPal al cierre del año, igual que el saldo final de la cuenta. Si una parte estaba retenida, pregunte al preparador si esa parte se recibió.

Pagos de amigos y familiares en una cuenta del negocio

La cuenta de PayPal de una diseñadora también recibe $300 en pagos de amigos y familiares para una cuenta de alquiler compartida. Los $300 no son ventas si son un regalo o el reembolso de un costo personal. Para un propietario único, van a una cuenta del propietario: dinero que entra del propietario cuando llega, y dinero que sale al propietario cuando pasa al banco personal. Las ventas y comisiones no cambian. Si el Form 1099-K del año cuenta los $300, la diseñadora pide a quien lo emitió un formulario corregido.

¿Su caso es distinto?

• Su saldo de PayPal y su banco nunca cuadran, el Form 1099-K está muy lejos de sus libros, o el ingreso y las comisiones se registraron en neto durante años: lleve los informes de actividad, la lista de facturas, los estados de cuenta bancarios y el Form 1099-K a contabilidad para ponerse al día y para saber si hay que corregir una declaración presentada.
• También recibe pagos por otros procesadores: vea pagos de procesadores de tarjetas en los libros y conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K.
• Los mismos pagos aparecen en un Form 1099-NEC y en un Form 1099-K: vea el mismo ingreso en dos formularios fiscales.
• El Form 1099-K incluye regalos o cuentas compartidas: vea regalos y cuentas compartidas en un Form 1099-K de una aplicación de pagos.
• Los pagos de clientes llegaron a una cuenta personal: vea ingresos del negocio en una cuenta personal.
• El ingreso se cuenta dos veces por facturas y depósitos sincronizados: vea ingresos duplicados en sus libros.
• Usted retira a una cuenta bancaria fuera de EE. UU., o su negocio se maneja desde el extranjero: las cuentas en el extranjero de un negocio de EE. UU. pueden tener sus propios requisitos de declaración; vea FBAR: qué cuentas cuentan (incluye los saldos de aplicaciones de pago) y FBAR para cuentas de empresas en el extranjero, y registre la conversión como se explica en cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU..
• Quiere saber el impuesto sobre la renta de una tienda en línea: vea impuesto sobre la renta de quien vende en línea.